PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ Archivo de la Universidad Siempre sirviendo
Curso sobre el establecimiento del Sistema Institucional de Archivos PUCP (I) I . DATOS GENERALES Título: Curso sobre el establecimiento del Sistema Institucional de Archivos PUCP (I) Unidad: Archivo de la Universidad Coordinador: César Gutiérrez Muñoz, Archivero de la Universidad Duración: Cada grupo en tres sesiones (nueve horas lectivas) durante el mes de noviembre II. PRESENTACIÓN Este primer curso de capacitación responde a la necesidad de uniformar el trabajo archivístico en la PUCP.
III. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS CLAVE
En este sentido consideramos importante definir algunos conceptos básicos que orientarán nuestra capacitación….: 1. Archivo La palabra “archivo” en castellano tiene varias acepciones, todas vinculadas entre sí: 1) local o espacio donde se conservan los documentos. 2) Conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por la PUCP por cada una de sus unidades u oficinas en el cumplimiento de sus fines y funciones. 3) Unidad u oficina encargada de la Administración de los documentos. 4) Archivo Histórico RivaAgüero con colecciones documentales adquiridas por la PUCP, pero sin vínculo directo con ella. Ejemplo: Archivo de la Facultad de Letras y Ciencias Humanas.
2. Sistema Institucional de Archivos
El Sistema Institucional de Archivos es la integración de todos los archivos de la Universidad, sea cual fuere su origen, su edad en el ciclo vital y su fin, con el propósito de uniformar el trabajo archivístico y facilitar el acceso a los documentos. Está conformado por los archivos de gestión, los archivos periféricos, los archivos permanentes, el Archivo Histórico RivaAgüero y cualquier otro que se cree o adhiera. 3. Documento archivístico universitario Es todo medio que expresa una función o actividad de la institución que lo crea o recibe, independientemente de su singularidad y soporte. Por su naturaleza, es auténtico, fiable, íntegro, accesible, único e irreemplazable. Puede ser textual, cartográfico, fotográfico, sonoro, audiovisual, electrónico y cualquier otro distinto que se produzca. 4. Gestión documental Es el proceso integral que cubre el ciclo vital de los documentos, desde su diseño y producción hasta el destino final, garantizando la adecuada marcha del Sistema Institucional de Archivos de la Universidad, la economía de los recursos disponibles, la eficacia del servicio archivístico y la oportuna toma de decisiones. 5. Organización La organización es el proceso mediante el cual los documentos producidos o recibidos se identifican, se clasifican y se ordenan en el lugar que les corresponde con el objeto de usarlos y servirlos oportunamente.
IV. JUSTIFICACIÓN La generación de documentos (producidos o recibidos) en la PUCP ha crecido al ritmo de la propia Universidad. Sin embargo, pese a la gran masa documental, todavía no hay un sistema uniforme de archivamiento, carencia que dificulta y encarece la administración acertada de dichos testimonios. V. PÚBLICO OBJETIVO La capacitación está dirigida al personal que maneja los documentos producidos o recibidos en cada unidad de la PUCP VI. OBJETIVOS Introducir y familiarizar al personal PUCP en el adecuado y normalizado manejo de los documentos producidos o recibidos por la Universidad en el ejercicio de sus funciones y actividades. Destacar la calidad del Manual de normas y procedimientos archivísticos de la PUCP como instrumento fundamental para establecer el trabajo archivístico normalizado. Ofrecer los lineamientos básicos de la organización archivística en la PUCP en todas las etapas del ciclo vital de los documentos, insistiendo en el valor del cuadro de clasificación, de la tabla de retención y de la descripción de dichos documentos.
Conseguir la integración de las diversas unidades PUCP con el Archivo de la Universidad, ente rector del Sistema Institucional de Archivos.