Regulamento de Candidatura à Organização do XXI Encontro Nacional de Estudantes de Biologia Artigo 1 - Objetivo Este Regulamento define as regras e todo o processo obrigatório para a apresentação de qualquer candidatura à organização do XXI Encontro Nacional de Estudantes de Biologia (ENEB), a realizar no ano 2018.
Artigo 2 – Apresentação de candidatura A. Qualquer grupo de associados da Associação Nacional de Estudantes de Biologia (ANEBio) pode apresentar candidatura, enquanto Comissão Temática da ANEBio, como disposto no artigo primeiro do Regulamento das Comissões Temáticas da ANEBio. B. A Comissão Temática proposta para o XXI ENEB deverá conter um mínimo de cinco elementos, incluindo Presidente, Vice-Presidente, Secretária/o e Tesoureiro/a, como disposto no ponto 1 do artigo segundo do Regulamento das Comissões Temáticas da ANEBio, a quantidade de vogais será opção da comissão, de acordo com o disposto no ponto 2 do artigo segundo. C. No momento da apresentação o grupo candidato assume ter conhecimento e aceita as normas do presente Regulamento e do Regulamento das Comissões Temáticas. D. Só serão aceites candidaturas que garantam um mínimo de 200 vagas para o ENEB. E. As candidaturas deverão ser apresentadas em duas formas: a. Documento escrito conforme o modelo apresentado no Anexo A. b. Apresentação oral da candidatura em Assembleia Geral dos Estudantes de Biologia (AG).
Artigo 3 – Prazos A. O documento escrito de cada proposta deverá ser enviado para anebio.pt@gmail.com até ao dia 5 de Março de 2017 às 23h59. B. A apresentação oral da candidatura decorrerá em Assembleia Geral (AG) da ANEBio, a ser marcada pela Mesa da Assembleia Geral da ANEBio (MAG), antes do XX ENEB, que decorrerá de 7 a 11 de Abril de 2017, em Aveiro. C. Os restantes prazos são especificados no Anexo B.
Artigo 4 – Escolha da candidatura vencedora A. A escolha da candidatura vencedora ocorre de acordo com o estipulado em Anexo B no Regimento Interno da Assembleia Geral. B. A candidatura vencedora é aquela que reunir a maioria dos votos dos delegados representantes dos Associados Coletivos, presentes em AG. C. Em caso de empate, será realizada segunda volta. Caso o empate continue será dada preferência à candidatura no local onde nunca antes se tenha realizado um ENEB ou onde tenha sido realizado há mais tempo.
D. A candidatura vencedora tomará posse na sessão de encerramento do XX ENEB.
Artigo 5 – Condições legais A. O XXI Encontro Nacional de Estudantes de Biologia é uma atividade que pertence à Associação Nacional de Estudantes de Biologia (ANEBio), representante dos Estudantes de Biologia, ao abrigo da Lei 23/2006; B. Todas as candidaturas apresentadas são automaticamente propriedade da ANEBio, sendo obrigatória a apresentação de uma declaração de cedência da candidatura e das ideias nela contidas à ANEBio (modelo no Anexo C). Esta declaração deve ser entregue juntamente com o documento escrito da candidatura, assinada pelo elemento que irá assumir as funções de Presidente, caso a sua candidatura seja vencedora. C. À Direção da ANEBio reserva-se o direito de não aprovar qualquer candidatura caso a sua qualidade o justifique, informando de forma fundamentada os proponentes. D. A candidatura vencedora poderá sofrer reformulações justificadas, incluindo ideias de outras candidaturas apresentadas. Neste caso, os proponentes destas mesmas propostas poderão, preferencialmente, contribuir para a realização dessas mesmas ideias. E. Caso não seja apresentada nenhuma candidatura nos prazos estabelecidos, cabe à Direção da ANEBio sugerir uma Comissão Temática para organizar o ENEB, seguindo o disposto no artigo décimo nono do regulamento das comissões temáticas. a. Esta Comissão deverá entregar um projeto para a organização do Encontro que respeite as mesmas condições que as candidaturas referidas no presente documento. F. Na entrega de candidatura, deverá vir, em anexo, comprovativo de que cada membro da comissão é associado à ANEBio, de acordo com o décimo primeiro artigo dos Estatutos em vigor: a. Qualquer Estudantes pertencente a um Associado coletivo é associado da ANEBio. Nesse caso, a/o Presidente do respetivo Associado coletivo deverá assinar a lista dos respetivos membros do seu Núcleo ou Conselho de Estudantes. b. Qualquer Estudante que, não pertencendo a qualquer Associado Coletivo, tenha preenchido a ficha de inscrição de Associados Individuais, junto da direção da ANEBio. Neste caso, deverá estar presente, igualmente, o comprovativo de inscrição dos Associados individuais.
Artigo 6 – Disposições Finais 1. A partir da data de tomada de posse dos vencedores, serão apresentados pela Comissão Organizadora do ENEB (COENEB) pontos de situação mensais, para o mail anebio.pt@gmail.com. 2. Deverão ainda ser realizadas reuniões entre a Direção da ANEBio e a XXI COENEB, presenciais ou por videoconferência. 3. O não cumprimento do estipulado neste regulamento pode levar em qualquer altura à retirada da responsabilidade da organização aos proponentes vencedores, sendo assim assegurada a continuidade da organização do ENEB pela Direção. 4. A COENEB utilizará a imagem da ANEBio, sempre que adequado, e terá acesso ao domínio eneb.pt e e-mails com o mesmo domínio. Terá ainda acesso à página do facebook do ENEB. 2
5. A COENEB terá um mês para terminar atividade, incluindo o envio de certificados e agradecimentos. 6. Após essa data, apresentará o Relatório de Atividades e Contas no prazo de dois meses. Este documento escrito será conforme o modelo apresentado no Anexo D.
Artigo 7 – Casos Omissos Qualquer caso não previsto neste regulamento, será ponderado e resolvido pela Direção da ANEBio.
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ANEXO A – Modelo de Candidatura A candidatura deverá abordar os seguintes pontos: 1. Organigrama da Comissão candidata: a. Estrutura de funcionamento da Comissão e respetivos contactos. 2. Manifesto de Interesse: a. Objetivos, motivação dos proponentes e defesa da candidatura b. Mais-valias para os estudantes de ciências biológicas do país. c. Realce dos pontos inovadores em relação às anteriores organizações. 3. Plano de atividades a. b. c. d. e. f.
Local. Data e duração prováveis. Lema e logótipo. Programa. Número de participantes previsto e sistema de acompanhamento dos mesmos. Calendarização relativa à organização.
4. Estratégia de divulgação a. Formas e “timings” de divulgação. b. Locais de divulgação privilegiada. 5. Infraestruturas disponíveis a. Espaços a utilizar e respetiva lotação. b. Equipamentos disponíveis. 6. Estratégia de angariação de fundos a. Entidades públicas e/ou privadas consideradas prioritárias. b. Formas e “timings” de abordagem a estas e outras entidades. 7. Orçamento, incluindo o preço máximo de inscrição para os estudantes.
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ANEXO B – Prazos a. Envio das candidaturas: 15 de Janeiro de 2017 até 5 de Março de 2017. A Direção reserva-se ao direito de ignorar qualquer candidatura enviada fora deste prazo. b. As candidaturas serão revistas pela Direção e divulgadas no dia 12 de Março. c. Apresentação oral das candidaturas: a decorrer em AG, antes do XX ENEB. Data a convocar pela Mesa da Assembleia Geral (MAG). d. No caso de não haver candidatura, cabe à Direção contactar um grupo de Associados, que deverão apresentar um projeto até 2 de Abril. e. Votação das candidaturas: a decorrer na AG de apresentação oral das candidaturas. f. Ponto de situação da candidatura vencedora: mensalmente. g. O XXI ENEB deverá ocorrer durante, ou próximo, das férias da Páscoa. h. Apresentação do Relatório de Atividades e Contas: até dois meses após o término do ENEB.
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ANEXO C – Modelo de declaração de cedência de candidatura
Eu ......................................................................................................, que me candidato a Presidente da XXI Comissão Organizadora do Encontro Nacional de Estudantes de Biologia, declaro que cedo à Associação Nacional de Estudantes de Biologia a proposta apresentada sob a minha responsabilidade, assim como todas as ideias contidas na mesma.
Data:
Assinatura ____________________
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ANEXO D – Modelo de Relatório de Atividades e Contas O relatório de atividades e contas deverá conter os seguintes pontos: 1. Resumo dos vários momentos do Encontro, contendo alterações de grande ordem que possam ter ocorrido e cumprimento do plano de atividades. 2. Opinião dos participantes no Encontro, estando a Direção responsável pela realização e tratamento de dados de um inquérito que constituirá um anexo deste relatório. 3. Pontos negativos e problemas encontrados em relação à organização (COENEB, cumprimento de “timings”, entidades apoiantes/patrocinadoras, métodos de divulgação e infraestruturas) e aos participantes: a. Durante a organização. b. No decorrer do Encontro. c. Após o Encontro. 4. Aspetos positivos relativos à organização (COENEB, cumprimento de “timings”, entidades apoiantes/patrocinadoras, métodos de divulgação e infraestruturas) e aos participantes: a. Durante a organização. b. No decorrer do Encontro. c. Após o Encontro. 5. Avaliação final do Encontro e principais aspetos a melhorar/corrigir. 6. Contas: a. Despesas pormenorizadas. b. Receitas detalhadas. c. Saldo final. 7. Anexo: listagem de contactos indicando apoios/parcerias/patrocínios recebidos e recusados e quais os protocolos estabelecidos.
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