Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Disciplina: Técnicas de Secretariado II Professora Domitila Cardoso
Tipos de Comunicação
Trabalho efetuado por: Andreia Vicente e Inês Silva Disciplina: Técnicas de Secretariado II
Tipos de Comunicação
Técnicas de Secretariado II
Índice Introdução ............................................................................................................................................... 2 Comunicação ........................................................................................................................................... 3 Informação .............................................................................................................................................. 4 Circulação de Informação ......................................................................... Erro! Marcador não definido. Importância da Comunicação .............................................................................................................. 5 Elementos da Comunicação .................................................................................................................... 6 Tipos de Comunicação ............................................................................................................................ 7 Comunicação Interna ............................................................................................................................ 10 Conclusão .............................................................................................................................................. 12
Andreia Vicente e Inês Silva
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Introdução Este trabalho sobre “Comunicação” é realizado no âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado onde estamos a trabalhar o módulo 10 - “A comunicação e a Informação”. Utilizámos o programa Microsoft Word, onde vamos incluir algumas imagens. Este trabalho vai ter como subtemas, a Comunicação, a Informação, os Elementos da comunicação, os Tipos de comunicação e por fim a Comunicação Interna. O trabalho tem como objetivo, distinguir “comunicação” de “informação”, identificar os elementos da comunicação e elencar ainda os diferentes tipos de comunicação.
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Comunicação Significa a ação de tornar algo comum a muitos. É o estabelecimento de uma corrente de pensamento ou mensagem, dirigida de um indivíduo a outro, com o fim de informar, persuadir, ou divertir. Significa, também, a troca de informações entre um emissor e um recetor, e a inferência (percepção) do significado entre os indivíduos envolvidos.
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Informação Informação é a mensagem que um emissor envia para um ou mais recetores. Informação é sempre sobre alguma coisa. Vista desta maneira, a informação não tem de ser precisa. Ela pode ser correta ou incorreta, ou apenas um som. Mesmo um ruído inoportuno feito para inibir o fluxo de comunicação e criar equívoco, seria, sob esse ângulo, uma forma de informação. Um ruído é usado na teoria da comunicação para se referir a qualquer coisa que interfira na comunicação. Todavia, em termos gerais, quanto maior a quantidade de informação na mensagem recebida, mais precisa ela é. Informação é um termo com muitos significados dependendo do contexto, mas como regra é relacionada de perto com conceitos tais como significado, conhecimento, instrução, comunicação, representação e estímulo mental. Declarado simplesmente, informação é uma mensagem recebida e entendida. Em termos de dados, pode ser definida como uma coleção de factos dos quais podem ser extraídas conclusões. Existem muitos outros aspetos da informação visto que ela é o conhecimento adquirido através do estudo, experiência ou instrução. Mas, acima de tudo, informação é o resultado do processamento, manipulação e organização de dados numa forma que se some ao conhecimento da pessoa que o recebe. A teoria da comunicação analisa a medida numérica da incerteza de um resultado.
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A Importância da Comunicação Estamos tão habituados a pensar, a falar com os outros e com nós próprios, que na grande maioria das vezes nos esquecemos que o nosso cérebro processa tudo isso, todas as formas de comunicação. Uma coisa muito importante que sabemos é que ele tem dificuldade em lidar com a palavra “não”. Evite utilizar a palavra “Não”. O cérebro não processa essa palavra de forma direta. Quando se diz a uma criança: “Menino, não bata a porta”, normalmente ele bate a porta, para, abre e fecha a porta devagarinho. Isso ocorre porque o cérebro precisa primeiro realizar o ato (bater a porta) para depois negar o ato. A consequência do mau uso desta palavra são as pessoas programarem a sua mente para o oposto do desejado ( “não quero ser gordo”, “Não quero ficar assim...”). Passe a dar os comandos de forma positiva, sempre!
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Elementos da Comunicação Os elementos da comunicação são, o Emissor ou destinatário, o recetor, o código, o contexto, a mensagem, o Canal de comunicação e o referente. O Emissor é alguém que emite a mensagem. Pode ser uma pessoa, um grupo, uma empresa ou uma instituição. O Receptor ou destinatário é a pessoa a quem se destina a mensagem. O Código é a maneira pela qual a mensagem se organiza, é formado por um conjunto de sinais, organizados de acordo com determinadas regras, em que cada um dos elementos tem significado em relação com os demais. Pode ser a língua, oral ou escrita, gestos, código de Morse, sons, entre outros. O Contexto é um conjunto de circunstâncias em que se produz a mensagem que se deseja emitir, o lugar e o tempo, cultura do emissor e do recetor. Canal de comunicação é o meio físico ou virtual, que assegura a circulação da mensagem, por exemplo, ondas sonoras, no caso da voz. O canal deve garantir o contato entre emissor e recetor. Mensagem é o objeto da comunicação, é constituída pelo conteúdo das informações transmitidas. Referente é o contexto, a situação. O contexto pode-se constituir na situação, nas circunstâncias de espaço e tempo em que se encontra o destinatário da mensagem. Pode também dizer respeito aos aspectos do mundo textual da mensagem.
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Tipos de Comunicação A comunicação não se realiza apenas entre os homens, mas é típica da espécie humana, no entanto, há muitos outros meios de que o homem se serve para comunicar ideias. Todos os sinais, além das palavras, que se empregam para indicar os sentimentos e atitudes, expressões faciais, gestos corporais, são excelentes meios de comunicação. Alguns dos tipos de comunicação são, Comunicação Verbal, Comunicação Não-verbal, Gestos, Postura, Expressões Faciais, Contacto Visual, Silêncios, Toque, Sorrir, Roupa e Adornos. Comunicação Verbal A comunicação verbal, é a expressão de ideias, desejos, opiniões, crenças, valores, entre outros… Comunicação Não-verbal A comunicação não verbal processa-se através dos gestos, das posturas, das expressões faciais, das utilizações da voz e do silêncio, do vestuário, dos objetos de que nos fazemos cercar, da relação que estabelecemos, quer com esses objetos, quer entre nós. Todas estas formas de linguagens não-verbais exprimem e comunicam ideias, sentimentos e emoções, acompanham, reforçam e chegam a substituir a linguagem verbal, delineando significações e conferindo uma vivência mais profunda e autentica à comunicação. Podemos cessar a comunicação verbal, simplesmente, não a utilizando. Ao contrário da comunicação verbal que se faz por intermédio de signos discretos, a comunicação não verbal é contínua e ininterrupta. O que significa que não podemos nunca impedir a comunicação não-verbal, mesmo que não seja deliberada e intencional.
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Gestos Acompanham a linguagem falada e reforçam a mensagem verbal. Os gestos são aprendidos e estão limitados pela sociedade e cultura onde estamos inseridos. Aprendemos a utilizar um código gestual e interpretamo-lo. Ajudam a interpretar o conteúdo das comunicações, definir os papéis e os desempenhos sociais. Postura A forma como nos posicionamos transmite aos outros se estamos interessados em estabelecer contacto ou se estamos interessados no que eles têm para dizer. Expressões Faciais Quando comunicamos o nosso corpo também fala. As nossas expressões faciais comunicam os nossos sentimentos, emoções e reações, intencionalmente ou não. Através da nossa expressão facial podemos mostrar respeito ou desrespeito para com os outros. Contacto Visual É algo muito potente. A sua ausência é entendida como desonestidade, ansiedade ou desinteresse. É também uma oportunidade perdida da nossa parte, pois não conseguimos aperceber-nos das reações do outro. Em contrapartida, quando fazemos contacto visual transmitimos interesse. Olhar os outros nos olhos também nos permite, saber do seu interesse em nós ou em algo que estão a observar. Silêncios Fazem parte integrante da comunicação. São bastante frequentes nas relações interpessoais, embaraçosos, criam um vazio nas relações afetando-as. Constituem um momento de profunda troca de emoções e sentimentos. São fundamentais, porque para escutar o outro é preciso estar em silêncio.
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Toque Abraço – muitas vezes intimida pelo medo de não ser correspondido, aconselha-se a resolver este problema através de um aperto de mão, onde colocamos a nossa mão esquerda no ombro direito da pessoa a quem apertamos a mão. Na grande maioria das vezes a outra pessoa irá estender o seu braço esquerdo para nós e abraçar-nos. Acenar com a cabeça - permite-nos transmitir aos outros que estamos a compreender aquilo que estão a dizer e incentiva-os a continuar. Existem algumas pessoas que não usam esta linguagem gestual, transmitindo uma mensagem de discordância, desinteresse ou confusão relativamente ao assunto. Sorrir Os três principais tipos de sorriso, são o Sorriso Simples - com os lábios fechados e para cima nos cantos – quando sorri para si mesma, o Sorriso para Cima – com os lábios para cima nos cantos e aberto – quando sorrimos para outra pessoa, o Sorriso Largo - com os lábios para cima e com os dentes claramente à mostra – quando nos estamos a divertir. Roupa e Adornos A maneira como nos vestimos comunica algo aos outros, não só através das cores (alegres, garridas ou escuras), mas através dos tecidos e do corte utilizado.
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Comunicação Interna A comunicação interna pode-se definir como o processo comunicativo pela qual se cria, desenvolve e evolui uma entidade empresa utilizando as meras ações que visam informar o público interno, criando relações verticais nos dois sentidos (ascendentes e descendentes) e relações horizontais no interior da empresa com os objetivos de facilitar não só a produção, circulação e gestão da informação, passando pela relação e interação entre os agentes, atingindo os níveis de funcionamento de outros sistemas. Existem três formas ou tipos de comunicação interna: .Comunicação descendente - é um tipo de comunicação em que a informação se desloca desde a direcção até aos demais membros da organização seguindo a linha hierárquica, e tem como funções, enviar ordens múltiplas ao longo da hierarquia, proporcionar os membros da empresa informações relacionadas com os trabalhos realizados, facilitar um resumo do trabalho realizado e doutrinar os empregados para que reconhecem os objetivos da organização. Muitas organizações saturam nos canais de comunicação descendente sobrecarregando de mensagens dando como resultados ordens que podem confundir os subordinados. .Comunicação ascendente - uma comunicação difícil nas organizações tradicionais devido à sua estrutura hierárquica e mais complicada ainda nas organizações modernas O propósito é fazer chegar aos responsáveis uma informação geral sobre o pessoal da empresa no sentido mais amplo, isto é, institucionalizar causas adequadas que incidem em informar até aos níveis superiores e tem como funções: Proporcionar aos diretores o feedback necessário sobre os assuntos e problemas atuais da organização; Ser uma fonte primária de retorno informativo para a direção que permite determinar a efetividade da sua comunicação descendente; Aliviar as tensões ao permitir aos empregados de nível inferior compartilhar informações relevantes com os seus superiores e estimular a participação e compromisso de todos. Andreia Vicente e Inês Silva
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Os canais de comunicação ascendente têm o problema de facilitar o excesso de controlo por parte da direção, provocar o enfado do diretor quando a mensagem é desagradável. . Comunicação horizontal - é aquela que se relaciona entre pessoas consideradas iguais em hierarquia da organização, as principais funções da comunicação horizontal são as que facilitam as coordenações de tarefas, permitindo aos membros da organização estabelecerem relações interpessoais efetivos através do desenvolvimento de implícito acordo e proporcionar um empregado médio para compartir informações relevantes da empresa
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Conclusão O nosso grupo realizou este trabalho no âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado, baseámo-nos na pesquisa efetuada e tentámos desenvolver os subtemas o melhor que conseguimos.
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