Proceso innovador by Alma Chávez Rojas

Alma Delia Chávez Rojas Instituto Tecnológico de Colima Diplomado de Formación y Desarrollo de Competencias Docentes para la Dirección General de Educación Superior Tecnológica (DGEST) Tutor: Sergio Hernández Vega

Introducción Uno de los retos más importantes en cualquier institución educativa al inicio de cada semestre, es la elaboración de horarios, ésta es una actividad que se lleva a cabo en este periodo pero tiene su origen desde mucho antes. Una vez transcurridas las inscripciones a un nuevo semestre, es momento de empezar a planificar los requerimientos de los estudiantes para un nuevo periodo, aún sin haber concluido el actual. Esta actividad es llevada a cabo por el coordinador académico de cada una de las carreras que se imparten en la institución. El coordinador académico es entonces cuando se ve en la disyuntiva de administrar cuatro variables principalmente: las necesidades académicas de los estudiantes, los requerimientos de los docentes, los tiempos horarios y las aulas. Dado que hay muchos puntos que controlar, esta persona para la mayor parte del semestre organizando y gestionando cada una de ellas, con el propósito de cumplir casi en un 100% los requerimientos de su cliente principal (los alumnos). En el Instituto Tecnológico de Colima (ITC) el coordinador de carrera se encuentra adscrito al departamento de División de Estudios Profesionales y es en dónde se lleva a cabo éste proceso. Algunos tecnológicos han implantado su proceso administrativo para llevarlo a cabo, otros utilizan herramientas computacionales para llevarlo a efecto, lo cierto es que entre más sistemático se encuentre más eficiente es. Problemática Debido al número de variables que el coordinador de carrera tiene que controlar como parte de su actividad, en lo que respecta a la elaboración de horarios, el diseñar un software para lo anterior se torna complicado. En la retícula de carrera se marcan las materias pertenecientes a cada uno de los semestres que la conforman, generalmente 5 o 6 asignaturas. En cada una de ellas se indica la cantidad de horas semanales y los créditos. A cada una de estas columnas se le conoce como “paquete semestral” (ver Fig. 1). Si todos los alumnos aprobaran todas las asignaturas asignadas, no habría problema, éste radica en que el 60% de los estudiantes son irregulares, esto es, reprueban por lo menos una materia al semestre.

Fig. 1 Retícula de la Carrera de Ingeniería en Sistemas

Los requerimientos principales de los estudiantes son:   

Carga horaria sin huecos. Materias sin cruces con otras asignaturas. Carga horaria con 5 o más materias (incluyendo materias de primera vez, en repetición y en especial).

No siempre estas solicitudes son cumplidas al 100% ya que son muchas variables las que hay que considerar. Como parte del trabajo del coordinador de carrera en el semestre Agosto-Diciembre abre las materias del paquete impar y en Enero-Junio, las del paquete par. Adicionalmente, aperturará una o dos más de aquellas asignaturas importantes para el avance de los estudiantes que tengan un alto índice de reprobación. Además hay que tomar en cuenta aspectos como: los maestros de Ciencias Básicas tienen más personal en las horas iniciales de la mañana (además que es más recomendado, por cuestiones de aprendizaje); los profesores de EconómicoAdministrativas y Ciencias de la Tierra, tienen más personal del medio día en adelante;

los docentes del área de Sistemas y Computación en lo general se retiran a las 15:00 horas, lo mismo que aquellos pertenecientes al área de Industrial y Bioquímica. Con respecto a las aulas, la carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales solo cuenta con 4 espacios con pupitres y 10 laboratorios o salones con computadoras, los cuales pueden ser utilizados de las 7:00 a.m. a las 14:00 p.m. El resto del tiempo son utilizados por la carrera de Ingeniería Informática. Propuesta de Solución Un trabajo importante que el coordinador de carrera debe de llevar a cabo con el Jefe de la División de Estudios Profesionales y con el Depto. De Servicios Escolares es el cerrado de la retícula, esto es, en el SIITEC todas y cada una de las materias que conforman la carrera deben llevar los requerimientos para ser cursadas:     

Semestre en el que se cursa. Pre requisitos. Co requisitos. Cantidad de créditos. Las materias de la especialidad no deben de ofrecerse sino hasta que el alumno cumpla los requerimientos.

Si este trabajo se realiza completamente, la demanda de materias (archivo en Excel), será exacto, caso contrario representará un re trabajo para el coordinador de carrera, quién tendrá que eliminar todas aquellas demandas no validas. Extracto SIITEC-EXCEL Una vez que se ejecuta el proceso para extraer del SIITEC (Sistemas de Gestión Escolar), la tablas base correspondiente tienen una apariencia como la que se presenta en la Fig. 2. creditos

control 0 0 0 414 02460350 414 03460192 382 03460319

nombre

c1 c2 c3 c4 c5 1 1 1 1 1 SCB9316 SCB9315 ACM9301 ACB9339 ACC9326 DIS.EST.AL INTROD.I.S MATEMATICAMETODOL.INQUIMICA MERCADO CARRILLO 88 JUAN 85ANTONIO 75 71 70 DE LA MADRID 99 CERNAS IGNACIO 94 ARNOLDO 97 DR 100 VIZCAINO GRANADOS 89 EDUARDO 81 73 76 77

c6 2 SCB9311 CONTABILID 95 100 76

c7 c8 c9 c10 c11 2 2 2 2 2 SCB9305 ACM9302 ACM9303 ACB9312 SCB9317 MATE.DISCRMATEMATICAMATEMATICAPROBABILID PROGRAMACI 84 76 75 73 96 95 98 100 94 93 78 70 70 76 75

Fig. 2 Tablas de trabajo extractada

Como se puede observar no cuenta con formato alguno, es el coordinador de carrera quien tiene que insertarla en su formato de Excel para la generación de la demanda, en este punto tiene que revisar que los requisitos establecidos con el depto. De Servicios Escolares se hayan sido realizados.

Además la tabla base proporciona la siguiente información: con una “D” indica la materias en demanda; con una “DR” aquellas que requiere el estudiante pero que lleva en repetición; una “E” expresa que el alumno tiene esa asignatura en la última oportunidad y por consiguiente la carga académica a asignar es, mínima; y con una “C” las que lleva cursando actualmente. Al momento de insertar la anterior tabla en su documento de trabajo, es momento de realizar los siguientes acomodos:   

Ordenar por cantidad de créditos cursados cada una de las generaciones. Ubicar bordes a los paquetes de materias y a cada una de las generaciones. Analizar si las generaciones requieren uno o dos grupos, si fuere éste último caso, adicionará una columna más en dónde corresponda.

Ofimática aplicada a un proceso administrativo Una vez realizado lo anterior, el coordinador de carrera ejecutará la “macro” para ligar el renglón para la planeación horaria con aquellas celdas que indican una demanda por parte del estudiante. Este renglón de planeación es la segunda fila de la tabla de trabajo, tal y como se muestra en la Fig. 3.

Fig. 3 Tabla de trabajo para la generación de la demanda

El coordinador de carrera puede “jugar” con la planeación horaria, es decir, para tratar de cumplir con los requerimientos de estudiantes y maestros, él puede planificar poner una materia en un horario o en otro, considerando como primera necesidad que el estudiante lleve en su carga más de 5 materias. En la parte izquierda de la tabla de trabajo se encuentran las columnas de Oferta y Demanda. La primera demuestra la cantidad de materias que el coordinador de carrera ofrecerá al estudiante y la segunda, aquellas que el alumno necesita, tal y como se muestra en la Fig. 4.

Fig. 4 Parte izquierda de la tabla de trabajo. Controles

Para efectos de llevar un mejor control, en las siguientes columnas se le demuestra al coordinador de carrera aquellos paquetes horarios en los que cada uno de los alumnos tiene un cruce de materias. Por ejemplo, si en el paquete de las 7:00 a.m. la columna demuestra un “2”, indica que dos materias que el estudiante ocupa cursar están planificadas en el mismo horario. Lo anterior sirve para eliminar cruces y otorgar a los alumnos la mayor cantidad posible de asignaturas. Ver Fig. 5.

Fig. 5 Cruce de materias

Adicionalmente, se proporciona información para que el coordinador de carrea tenga conocimiento de cuantas materias está programando por bloque horario, lo anterior para saber si se ha excedido o no de la cantidad de aulas disponibles.

Fig. 6 Aulas disponibles

Para finalizar, en la parte inferior se proporciona información sobre la efectividad en la planificación horaria. Ver Fig. 7.

Para la cuestión ejemplificada, el 96% de la población de la carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales tiene asignadas más de 4 materias, lo que demuestra que el trabajo del coordinador de carrera fue bueno. En caso de que los índices sean desfavorables, la planificación tendrá que re hacerse. Estas gráficas se van generando conforme va trabajando el coordinador de carrera, por lo que él puede corroborar su trabajo en cualquier momento. Ofimática avanzada para fortalecer un proceso administrativo Con la finalidad de que el trabajo del coordinador de carrera sea más eficiente y efectivo, la hoja de trabajo cuenta con una programación en VBA, el lenguaje de programación utilizado en MSOffice. Ver Fig. 7 y 8.

Fig. 7 Programación para pintar las celdas de manera automática

Fig. 8 Programación para ligar las celdas y hacer la planificación

Además es posible, mediante programación, generar cargas académicas: con el propósito de verificar la planificación de la carga horaria de todos y cada uno de los estudiantes, estas pueden socializarse con los alumnos para conocer su opinión y validarlas. Conclusión Al finalizar el semestre los índices de reprobación ya están generados, y es posible que el coordinador de carrera rectifique su programación, así que ésta tendrá que validarse en gran medida utilizando la sección de controles. Una vez que la programación horaria se ha concretado, ahora es momento de subir esa planificación al SIITEC, que es dónde los estudiantes se inscriben en línea. Las herramientas ofimáticas permiten generar recursos mediante los cuales se pueden optimizar los procesos administrativos o la labor docente. Haciendo lo anterior es posible disminuir tiempos y hacerlos más ágiles, en beneficio de los clientes (estudiantes y maestros).