Facturaci贸n Electr贸nica: Novedades, claves y soluciones
Introducción Conceptos Previos - Certificados Digitales - Firma Electrónica
Facturación Electrónica - Principios básicos: validez jurídica y tributaria - Automatización del proceso - Soluciones: niveles de automatización - Integración facturas de proveedores
Aplicación Práctica 2
Introducción Objetivos de la jornada
Acercamiento a los conceptos fundamentales de la Firma Electrónica Aplicabilidad de esta herramienta en nuestras organizaciones: facturación electrónica
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Introducción Algunas preguntas…
“Lo bueno de Internet es que nadie sabe que eres un perro” 4
Introducción Algunas preguntas… En todo momento hay más de 1 billón de personas en la red Más de 3 millones de usuarios nuevos semanales Se crea un blog cada segundo
Se roba una identidad cada 79 segundos
No Repudio Confidencialidad Autenticidad
Integridad
Certificados Digitales 5
Introducción Algunas preguntas… Autenticación ¿La información ha sido enviada por la persona que dice que la ha enviado? ¿Quién accede a mi red es efectivamente quién dice ser? Integridad ¿Alguien ha podido modificar el contenido? Confidencialidad ¿La información ha sido leída por terceros? Repudio (Negación de envío) Si hay algún problema ¿podría el remitente negar la autoría del documento?.
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Introducción Conceptos Previos - Certificados Digitales - Firma Electrónica
Facturación Electrónica - Principios básicos: validez jurídica y tributaria - Automatización del proceso - Soluciones: niveles de automatización - Integración facturas de proveedores
Aplicación Práctica 7
Certificados Digitales Introducción
Es un archivo electrónico que identifica a un usuario Es el equivalente electrónico a un Documento de Identidad.
Asocia una clave única a una identidad, – Cada certificado está identificado por un número de serie único y tiene un periodo de validez que está incluido en el certificado – De tal forma que ésta queda fehacientemente ligada a los documentos electrónicos sobre la que se aplica. 8
Certificados Digitales Introducción Un certificado electrónico consta de dos partes diferenciadas: Clave pública: es la que le posibilita al destinatario verificar quien es el autor del mensaje y la integridad de los datos enviados. – –
Esta clave se comparte (al enviar documentos firmados) y es conocida por otras Personas Contiene datos como el nombre, apellidos, razón social, CIF, e-mail…
Clave privada: nivel de seguridad para posibilitar el uso del certificado – –
Debe permanecer bajo el exclusivo control de su propietario. Esta característica permite que una firma digital identifique en forma unívoca al firmante.
Conocida una NO se obtiene la otra
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Certificados Digitales Confianza en el certificado Podremos confiar en el certificado digital de una persona a la que no conocemos, si dicho certificado está avalado por una entidad en la que sí confiamos; es decir, si está avalado por un Prestador de Servicios de Certificación en el que confiemos. – El Prestador de Servicios de Certificación garantiza que el certificado es de fiar mediante su firma digital en el mismo.
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Certificados Digitales Certificado digital / Firma electrónica
Sistema de seguridad, cuyo objetivo es establecer confianza en las relaciones electrónicas. Los certificados digitales, por tanto, son una herramienta imprescindible para garantizar: – La identidad de una persona/empresa. – La integridad de la información. – La confidencialidad de la información.
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Certificados Digitales Ventajas de los certificados Eliminación del papel en procesos empresariales (contratos, solicitudes de vacaciones, ofertas, pedidos, ...). Correspondencia instantánea con validez legal. Trámites telemáticos con la Administración y otros organismos.
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Certificados Digitales Quien interviene en la emisión de un certificado Autoridad de Certificación (AC) – Es quién emite el certificado digital y quién interviene como tercero de confianza. Autoridad de Registro (AR) – Persona o entidad delegada por la AC para la verificación de la identidad de los solicitantes y otras funciones dentro del proceso de expedición y manejo de certificados digitales. Suscriptor – Es la persona/entidad para la cual se expide el certificado.
Solicitante – Quién solicita la expedición del certificado que puede ser distinta que el suscriptor ya que, por ejemplo, el solicitante puede ser la empresa y el suscriptor un empleado.
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Certificados Digitales Proceso de emisión
Comisaría
DNI
Certificado Digital
Ministerio de Interior
Ministerio de Industria
Dirección General de Policía
Autoridad de Certificación
Comisaría
Comisaría
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Autoridad de Registro
Autoridad de Registro
Autoridad de Registro
Certificados Digitales Qué es una Autoridad de Certificación (CA)
–
Las Autoridades de Certificación mantienen la responsabilidad de verificar la identidad de un usuario, emitiendo certificados digitales y verificando la validez de los mismos.
–
Las Autoridades de Certificación otorgan a las distintas partes la confianza necesaria para interactuar en un entorno en el que nadie se conoce. Son el elemento imprescindible para la existencia de una firma electrónica legal.
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Certificados Digitales Funciones de la Autoridad de Certificación Gestionar el servicio de certificación digital Definir las Políticas de certificación Gestionar el directorio de certificados emitidos Gestionar las listas de revocación (CRL) Cubrir la responsabilidad Civil. Inscripción en el registro de entidades de certificación Auditar las Autoridades de Registro (RA) Gestionar la seguridad del sistema Negociar el reconocimiento de los certificados mediante acuerdos con otras entidades de certificación Definir la estrategia del servicio de certificación actual y futuro. Proporcionar un servicio de Hot-line 24/horas* 365días, de información, gestión y revocación.
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Certificados Digitales Autoridades de Certificación
Ceres – Fabrica Nacional de Moneda y Timbre
Izenpe – Gobierno Vasco y Diputaciones Forales
Camerfirma – Cámaras de Comercio españolas
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Certificados Digitales Características de las Autoridades Precios de solicitud y uso de CRL – Ceres: Solicitud gratuita, uso de CRL previo pago – Izenpe: Solicitud gratuita pero restringida, uso de CRL gratis – Camerfirma: Solicitud de pago, uso de CRL gratis
Ámbito de aplicación – Ceres: Estatal – Izenpe: Autonómico – Camerfirma: Internacional (iniciativa Chambersign)
Reconocimientos – Ceres: Organismos estatales (Ministerios) – Izenpe: Organismos autonómicos CAPV y AEAT – Camerfirma: AEAT, Forcem (Formación Continua), Correos, Ministerio de Industria, gobiernos autonómicos (Cataluña, Galicia, Baleares, Valencia, etc…), Administración País Vasco
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Certificados Digitales Procedimientos asociados a la emisión Renovación – Cuando llega su fecha de caducidad
Revocación – – – –
Anulación definitiva de un certificado antes de que caduque P.ej. Baja en la empresa, seguridad comprometida por pérdida o robo,… Cada autoridad de certificación mantiene una lista de certificados revocados (CRL) Ésta puede o no ser accesible públicamente (vía Web o automáticamente con el software de firma usado)
Suspensión – Invalidación temporal de un certificado digital como consecuencia de la petición del suscriptor, o por propia iniciativa de la Autoridad de certificación, en caso de duda sobre la seguridad de las claves.
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Certificados Digitales Validez de un certificado ďƒź La capacidad de revocar un certificado es un derecho que asiste al titular del mismo, o a las entidades que representa, – Si el certificado es obtenido por terceros en conocimiento del PIN, podrĂan quedar comprometidos por firmas no realizadas bajo su voluntad.
Vigencia del certificado
Firma
No Repudio Tiempo
Firma
Vigencia del certificado
Repudio Tiempo
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Certificados Digitales Validez de un certificado
La validez de un Certificado depende primeramente de la credibilidad de quien lo emite, es decir de la Autoridad de certificación. Depende también del método y los recursos utilizados para su emisión: soporte, identificación, seguridad, etc. Finalmente la validez también depende del ámbito de reconocimiento
de este certificado.
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Certificados Digitales Tipos de Certificados Digitales: personal Acredita la identidad de la persona firmante que siempre será una persona física No contiene datos de vinculación a ninguna entidad. Usos indicados: – Firma de correos electrónicos (asegurar la identidad del remitente, evitar fraudes) – Validación para accesos a zonas Web – Trámites on-line que lo requieran
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Certificados Digitales Tipos de Certificados Digitales: de pertenencia a empresa Garantiza la identidad de la persona física titular del certificado, así como su vinculación a una determinada entidad en función del cargo que ocupa en la misma. Lo puede solicitar la propia persona física titular del certificado siempre que disponga de la autorización de un representante de la empresa para la que trabaja. Usos indicados: – Los mismos que el certificado personal – Tramitaciones con las Administraciones.
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Certificados Digitales Tipos de Certificados Digitales: de persona jurídica A nombre de una entidad, no de una persona – Similar a un “sello de empresa”
En la solicitud ha de figurar un solicitante (“custodio”) Quién puede ser solicitante (casos comunes: S.A., S.L.) – Representante legal: • Administrador Único / Solidario / Mancomunado • Consejero Delegado
– Representante voluntario: Resto de casos • IMPORTANTE: Necesario poder notarial específico para este caso
Usos indicados: – Fundación Tripartita (bonificación por acciones de formación) – Agencia Estatal Tributaria (declaraciones de la empresa)
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Certificados Digitales Tipos de Certificados Digitales: DNI electrónico Acredita a una persona, no a su vinculación con una entidad El chip electrónico contiene los mismos datos que aparecen impresos en la tarjeta (datos personales, fotografía, Firma Electrónica, huella dactilar digitalizada) junto con los certificados de Autenticación y de Firma Electrónica. Capacidad de autenticación y firma pero no de cifrado Únicamente en soporte tarjeta
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Certificados Digitales Tipos de Certificados Digitales: DNI electr贸nico
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Certificados Digitales
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Certificados Digitales Otros usos Caixa Galicia y Caja Madrid serán los primeros en incorporar el uso del DNI-e a sus cajeros automáticos a lo largo del primer trimestre del 2008 Se podrá retirar efectivo, consultar saldo, solicitar préstamos y realizar gestiones con la administración
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Certificados Digitales Tipos de Certificados Digitales: para factura electrónica A nombre de una entidad, no de una persona – Similar a un “sello de empresa”
En la solicitud ha de figurar una persona física, titular del certificado, con capacidad de representación dentro de la empresa ó autorizado por un representante de la empresa para realizar facturación electrónica en nombre de la misma. Uso exclusivo para facturación electrónica
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Certificados Digitales Soportes para certificados Software El certificado está instalado dentro del equipo. Se pueden proteger mediante PIN. Se permite la exportación a otros equipos
Tarjetas Permiten realizar una personalización Requieren un lector USB o PCMCIA Acceso protegido mediante PIN
Llaves USB Diseñado para aplicaciones portátiles, Conectividad sin cables adicionales. Posibilidad de incorporar otros certificados, passwords,..
Llaves biométricas Opciones adicionales a la de almacenar certificados digitales. Identifican al usuario mediante medidas biométricas (huella dactilar) 30
Certificados Digitales C贸mo se comprueba el certificado
El Emisor
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Certificados Digitales C贸mo se comprueba el certificado
El Titular
La jerarqu铆a de confianza a la que pertenece el certificado
En esta zona, si los hubiese, se presentan los problemas encontrados en la verificaci贸n del certificado
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Aplicación Práctica 33
Firma Electrónica Firma Electrónica La firma electrónica es un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. –
La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.
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Firma Electrónica Firma Electrónica: proceso de firma La firma electrónica identifica al firmante y garantiza la integridad del contenido del documento
Documento
Herramienta de Firma Certificado
Clave privada
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Documento Firmado
Firma Electr贸nica C贸mo es un documento e-firmado (word)
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Firma Electr贸nica C贸mo es un documento e-firmado (PDF)
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Firma Electrónica Cómo se comprueba una firma Para realizar una comprobación completa de una firma electrónica se deben verificar las siguientes propiedades:
Autenticidad del firmante Integridad del contenido del documento Reconocimiento del certificado utilizado Caducidad del certificado utilizado Estado de revocación del certificado utilizado
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Firma Electrónica Ejemplos de usos empresariales Factura electrónica Firma de actas/informes Acceso restringido a una página web: – Trámites con la Administración – Identificación en Intranet y Extranet
Firmas de documentación de sistemas de calidad Firma de ofertas y pedidos – Formulario Electrónico
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Firma Electr贸nica 驴Hace falta originales en papel?
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Aplicaciones prácticas Aplicaciones WEB – Correo electrónico: seguro Vs falso – Bancos: http://www.kutxa.net/jkn_home/Home?idid=1204648450958 – Acceso restringido: https://aeat.es/facturai.html
Herramientas de firma manual: firma, verificación – – – – – – –
Office (word, excell) Acrobat Adobe Camerfirma: http://www.camerfirma.com/ ASP (AEAT): https://aeat.es/facturai.html Soluciones de mobilidad Cifrado sin certificado Cifrado con certificado
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Aplicación Práctica 42
Facturación electrónica Antecedentes e-Factura que está revolucionando los procedimientos administrativos de las empresas, ya que nos ofrece dejar en el pasado los papeles, sustituyéndolos por representaciones informáticas de un documento comercial y tributario. Mismas funcionalidades que la factura tradicional, con la diferencia de que viaja electrónicamente con mayores requisitos de seguridad.
Cambio tecnológico para las empresas, oportunidad que nos brinda la normativa tributaria para optimizar la gestión administrativa y de facturación. No es sólo un cambio tecnológico, es una oportunidad de negocio. En España para finales del 2006 se emitirán más de 10 millones de e-facturas/mes. Nuevo plan del Gobierno de acabar con el retraso tecnológico (Ingenio 2010 – Plan Avanza). Según la Agencia Tributaria, parece que se va a imponer como obligatorio a partir de un volumen de facturación.
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Facturación electrónica ¿Qué es facturación electrónica? Diferentes terminologías: Factura Electrónica, factura digital, factura telemática, … según la AEAT una factura puede ser: – En papel (posibilidades de digitalización) – En electrónico con e-firma avanzada y reconocida
Factura Electrónica: Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que documenta operaciones empresariales o profesionales y reemplaza al documento físico tradicional en papel conservando su mismo valor legal, siempre que cumpla las condiciones de emisión, remisión y conservación exigidos en el REAL DECRETO 1496/2003.
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Facturación electrónica ¿Qué es la factura electrónica? Definición de Factura Electrónica: – Documento mercantil, justificante de las operaciones comerciales referidas al suministro de bienes y servicios. – Regulada por el derecho fiscal, pues acredita los impuestos indirectos repercutidos. – Debe cumplir unas normativas según la legislación.
Una factura generada y/o almacenada en medios electrónicos: – – – – –
Reconocida por las Administraciones y válida fiscalmente. Mismas características que la factura convencional. Total validez legal. Mayor seguridad: Identifica al emisor, no modificable. Opcional: se puede emplear para algunos o todos los Clientes. Posibilidad de coexistencia del proceso convencional y el electrónico. – Cada factura, enviada electrónicamente, se puede convertir en un documento convencional. 45
Facturación electrónica ¿Qué es facturación electrónica? Facturación electrónica es cualquier solución que emplea la tecnología de la firma electrónica para el proceso de facturación. La e-facturación contempla la generación y entrega de Facturas. – Este ámbito incluye todas las fases del proceso que debe completar el vendedor para generar y entregar una factura al comprador. – La facturación electrónica posibilita el intercambio de facturas entre el comprador y el vendedor. Esto se soporta según diversos métodos.
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Facturación electrónica Enfoque de las implantaciones
Análisis de Valor del Proceso
Solución Marco Normativo
Tecnología
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Facturación electrónica Principios de facturación electrónica
Garantía de autenticidad e integridad Contenidos: equivalentes al papel Consentimiento del destinatario Libertad de Gestión Neutralidad tecnológica
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Facturación electrónica Principios: garantía de autenticidad La factura electrónica se debe confeccionar con mecanismos que garanticen dos principios básicos: – Autenticidad del origen. – Integridad de su contenido.
e-Firma
La firma Electrónica ofrece componentes de seguridad adicional
No Repudio Confidencialidad Autenticidad
Integridad Firma Electrónica
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Facturación electrónica Principios: contenidos
Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación – – – – –
Facturas tradicionales Recapitulativas Rectificativas
Duplicados Documentos sustitutivos, etc.
Mismos requisitos y formalidades: Contenidos, plazos remisión, etc.
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Facturación electrónica Principios: consentimiento del destinatario Emisor: “…debe notificar su interés en emitir factura electrónica…” – “Además en cualquier momento nos puede solicitar el envío de una copia de sus
facturas (papel o electrónico) dado que disponemos de un sistema de almacenamiento electrónico de los originales”
Receptor: “El consentimiento podrá formularse por cualquier forma verbal o
escrito…”
Futuras novedades de la Normativa – Va a ser una exigencia para trabajar con la Administración Pública – Obligatoria a partir de ciertos volúmenes de facturación – Los particulares van a poder exigirla, se va a convertir en un derecho
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Facturación electrónica Principios: obligaciones del emisor
Utilizar un certificado aprobado por la Agencia Tributaria (AEAT 2/2003) Velar porque se conserven las facturas emitidas (RD/1496/2003) Asegurar legibilidad en formato original (RD/1496/2003) Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión (RD/1496/2003)
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Facturación electrónica Principios: obligaciones del receptor Velar porque se conserven las facturas recibidas (RD/1496/2003) Asegurar legibilidad en formato original (RD/1496/2003) Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión (RD/1496/2003) Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado (RD/1496/2003)
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Facturación electrónica Principios: libertad de gestión
Libertad de Gestión: – Opciones de externalización – Opciones de almacenamiento y custodio • Se debe avisar en caso de almacenar las facturas en formato electrónico fuera del Estado. No es válido para el papel.
Responsabilidad del sujeto pasivo
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Facturación electrónica Principios: neutralidad tecnológica Las facturas y documentos sustitutivos deben: – Emitirse en cualquier formato – (.pdf, .doc, .xls, .html, .xml, edifact, …), aunque lo recomendable es utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido xml
– Gestionarse en el formato original … …junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma. – Recomendación: • Legibilidad: PDF • Integrabilidad: XML (CCI o UBL) • Híbrido
No es necesario mantener copia en papel 55
Facturación electrónica Principios: en resumen debe tenerse en cuenta Neutralidad tecnológica / Asegurar legibilidad El destinatario debe tener las herramientas necesarias para: – Comprobación de la factura – Validación de la firma y vigencia del certificado
Gestionar en el formato original junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma
Es un estándar de hecho
Podemos transformar cualquier tipo de archivo a PDF
Es un formato seguro, no modificable
La factura se ve igual que en el papel
La firma tiee representación gráfica y es dettached
El receptor puede verificar la firma con el Reader (gratuito) n 56
Facturaci贸n electr贸nica
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Facturaci贸n electr贸nica
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Aplicación Práctica 59
Facturación electrónica Proceso de facturación convencional Generación
Impresión
Plegado
Ensobrado
Sellado
Generación
Impresión
Plegado
Ensobrado
Sellado
Envío Postal Envío Postal
Archivo
Recepción
Cliente
Archivo
Recepción
Cliente
Proceso Facturación Electrónica Generación Desde cualquier aplicación de la empresa
Firma
Envío
Usuario reconocido, con certificado digital.
e-Mail Otros medios
Archivo En soporte electrónico
Cliente Recibe la factura en décimas de segundo Proceso seguro
Nos proporciona muchas posibilidades de automatización
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Facturaciรณn electrรณnica Coexistencia de los sistemas de facturaciรณn
Proveedor (Emisor)
Sist. Gestiรณn
Sist. Gestiรณn Cliente (Receptor)
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Facturación electrónica Coexistencia de los sistemas de facturación Sist. Gestión Proveedor (Emisor)
Cliente (Receptor)
Sist. Gestión
Archivo en Formato Electrónico
Factura Firmada Electrónicamente
Archivo en Formato Electrónico 62
Facturación electrónica Coexistencia de los sistemas de facturación Proveedor (Emisor)
Cliente (Receptor)
Sist. Gestión
Sist. Gestión
Archivo en Papel
Factura Firmada Electrónicamente
Sist. Gestión
Cliente (Receptor) Archivo en Electrónico
Archivo en Formato Electrónico
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Facturación electrónica Prácticas erróneas habituales
Utilización del e-mail para el envío de facturas tradicionales y posterior impresión por el receptor: –
“Según consulta vinculante nº 1595-05 a la AEAT, no se conciben como facturas electrónicas las remitidas a través de correo electrónico, ya que dicho sistema no permite garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las mismas.”
Software de facturación que no reúne los requisitos exigidos a la efacturación. Empresas suministradoras de servicios en cuyas Webs ofrecen la descarga y custodia de e-facturas que no cumplen con los requisitos.
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Facturación electrónica Beneficios En términos genéricos, se pueden agrupar en las siguientes áreas y afectan tanto al emisor como al receptor de las mismas:
Reducción Costes
Eficiencia en los Procesos
Mejora del Control y visibilidad
Seguridad
Eliminación de la impresión, plegado, ensobrado, sellado y franqueo. Reduce la intervención manual, minimizando errores y excepciones. Disminución de lugares físicos de almacenaje. Agiliza el proceso de pago, reduciendo el periodo de maduración financiera. Permite integración en los sistemas de información. Fidelización de Clientes. Mejora la trazabilidad de las facturas, reduciendo la posibilidad de fraude. Acelera el proceso de aprobación y gestión de discrepancias.
Accesos simultáneos a las facturas, desde distintos puntos geográficos. Facilita los procesos de auditoría, reporting y control de gestión.
Garantiza la autenticidad en el origen. Confidencialidad Control de modificaciones indeseadas. Plena validez legal.
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Facturación electrónica Facturación Electrónica
Generación
Automatización
Archivo
Firma
Envío
Cliente
Nos proporciona muchas posibilidades de automatización
En función de la complejidad o repetitividad de las tareas o para optimizar el rendimiento del proceso de facturación, las soluciones van orientadas a la automatización.
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Facturación electrónica Automatización del proceso Generación
Archivo
Firma
Envío
La automatización de la tarea de generación de facturas es función, entre otros aspectos, del número de facturas que se emiten. Habitualmente estas tareas están gobernadas por un ERP o una aplicación de contabilidad: – Navision, SAP, Baan, Oracle, … – Conta+, EDS, … – Aplicaciones personalizadas
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Facturación electrónica Automatización del proceso Generación
Archivo
Firma
Envío
No es necesario archivar copias en papel – Las facturas electrónicas se deben almacenar en el formato en que se emiten
Persona responsable de la conservación: – Posibilidad de cumplir esta obligación por un tercero – Actuará en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo – Será el responsable del cumplimiento de las obligaciones que se derivan de su custodia
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Facturación electrónica Automatización del proceso Generación
Archivo
Firma
Existen herramientas de firma integrables en cualquier sistema de gestión y capaces de: – Tratar los formatos de conjuntos de facturas – Firmar automáticamente, mediante firma avanzada y reconocida conjuntos de facturas – Enviar a diferentes destinos dependiendo de las necesidades del destinatario: • • • •
Impresora Envío vía e-mail de un estándar PDF Envío de un fichero plano xml, txt, etc Depositar el archivo en un portal web
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Envío
Facturación electrónica Automatización del proceso Procesamiento
Cliente
Con el propósito de generar valor para el Cliente, se puede facilitar la integración de las facturas en sus sistemas de gestión: – Envío de ficheros planos: • xml, txt, csv, Otros
– Depositar archivos en un portal web
La agencia tributaria ha propuesto un modelo de fichero xml para operaciones entre organizaciones (www.aeat.es) Ejemplos de facturas: firma oculta, xml integrado, firma adjunta, envío PDF, factura eMail
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Facturación electrónica Proceso de implantación ¿Mi empresa está preparada para facturar electrónicamente? La implementación de la e-facturación NO es solamente tecnología. tecnología. Se debe responder a: – –
¿Los procesos actuales de facturación van a cambiar? ¿Me interesa automatizar mi proceso?
¿Me interesa emitir Facturas Electrónicamente? – – – –
¿Mis clientes van a estar listos para recibir? ¿Todos mis clientes deben recibir factura electrónica? ¿Va a suponer algún coste a mis clientes? Para mis sistemas de información, ¿qué alternativas hay?
¿Me interesa recibir Facturas Electrónicamente? – –
¿De quién voy a recibir electrónicamente? ¿Hasta dónde quiero incorporar la información a mis sistemas de información? 71
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Aplicación Práctica 72
Aplicación Práctica Soluciones de emisión de factura electrónica Los documentos se pueden firmar de forma unitaria: – Existen multitud de soluciones gratuitas que se pueden descargar de la web (Asimelec, CamerFirma…) – Algunas aplicaciones ofimáticas incluyen esta opción (MS Office, Adobe Writer…)
Implicar al receptor de la factura… – Se debe aportar la hta de visualización de la factura y verificación de firma – Verificación completa: integridad del documento y autenticidad en origen
Óptimo para Organizaciones con número moderado de facturas emitidas – Además de firmar las facturas de forma manual, se deben hacer llegar al Cliente
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Aplicación Práctica Soluciones de emisión de factura electrónica Existen servicios web que nos permiten firmar documentos de forma unitaria. – Algunos de ellos, con plenas garantías (www.aeat.es) – Generalmente, basados en el uso de ActiveX
Implicación del Receptor: – Simplemente se facilita la visualización de la factura. La verificación de la firma la puede realizar desde cualquier puesto con acceso a internet – Obligan a una validación costosa: en tiempo y, generalmente, compleja para usuarios inexpertos.
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Aplicación Práctica Soluciones de facturación electrónica Otra opción válida es la subcontratación del servicio de e-facturación: https:\\clientes.com
Factura
Acceso web
Cliente
Proveedor
-
Estos nuevos servicios están revolucionando el envío y pago de facturas mediante servicios en línea a un costo mínimo y en segundos, Garantizan la confidencialidad de los documentos. (https:\\...) Están ahorrando a sus usuarios hasta el 95% de los gastos por distribución de facturas.
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Aplicación Práctica Soluciones de facturación electrónica Funcionalidades:
Entorno WEB
eFirma masiva
Cifrado/Descifrado
Verificación
Envío correo
Publicación WEB de ficheros firmados
Multiformato
Repositorio documental web
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Aplicación Práctica Soluciones de facturación electrónica
La plataforma firma los archivos, los envía por eMail y los ubica en las carpetas de cada usuario para facilitar al cliente un acceso ágil a sus facturas
El usuario con su acceso tiene disponible la información y puede:
Descargar la factura Verificar la firma Firmar Cifrar/Descifrar 77
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Aplicación Práctica 78
Aplicación Práctica Soluciones de recepción de facturas La AEAT puede posibilitar la digitalización certificada de facturas de proveedores, una solución homologada debe cumplir los siguientes requisitos: Garantizar la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada factura digitalizada, y esa imagen digital es firmada con firma electrónica avanzada El resultado de la digitalización certificada debe organizase en torno a una base de datos. Por cada factura digitalizada se conserva: – –
Un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Reglamento del IVA Un campo que contiene la imagen binaria de la factura digitalizada y firmada
El software de digitalización certificada dispone de las siguientes funcionalidades: –
Firma de la BBDD que garantiza la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período impositivo.
–
Acceso completo (visualización de los documentos, búsqueda selectiva, impresión y copia o descarga en línea a un soporte digital estándar) y sin demora injustificada a la base de datos.
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Aplicación Práctica Soluciones de recepción de facturas Existen soluciones estándar de mercado para la integración de facturas – –
Permite integrar facturas de diferentes formatos, desde diferentes canales Las facturas se almacenan en su formato original (imagen) y la extracción de los datos relevantes
La solución está en proceso de homologación en la AEAT (pendiente de aprobar normativa) – –
Ofrecerá la posibilidad de eliminar el papel de las facturas, tanto emitidas como recibidas La digitalización certificada de facturas se permitirá realizar con efecto retroactivo.
Expedidor
Receptor
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Aplicación Práctica Gestión electrónica de facturas
Papel
Recepción de Factura
Imágenes
ESCANEO
Identificación del proveedor EXTRACCIÓN E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Email Pdf, Tiff Xml Fax
CONTROL DE CALIDAD
Datos
BASE DE DATOS
Validación de datos
TRANSFERENCIA
FLUJO DE APROBACIÒN ARCHIVO DIGITAL
Pagos 81
ERP
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