ANNETTE BJERRE RYHEDE OG FÃ…
SUCCES MED DIN KOMMUNIKATION
AKADEMISK FORLAG
Tal trovĂŚrdigt.indd 2
12/21/17 6:02 PM
Annette Bjerre Ryhede
Tal troværdigt – og få succes med din kommunikation
Akademisk Forlag
Tal troværdigt.indd 3
12/21/17 6:02 PM
Tal troværdigt – og få succes med din kommunikation Annette Bjerre Ryhede © 2018 Akademisk Forlag, København – et forlag under Lindhardt og Ringhof Forlag A/S, et selskab i Egmont Mekanisk, fotografisk, elektronisk eller anden gengivelse af denne bog eller dele heraf er kun tilladt efter Copydans regler, se www.tekstognode.dk/ undervisning. Forlagsredaktion: Marianne Thorhauge Sats: Lumina Bogen er sat med ITC Garamond Std, Myriad Pro Illustrationer: Annette Bjerre Ryhede Omslag: Henriette Mørk Forfatterportræt: Christan Reinholtz/Lindhardt og Ringhof Forlag Tryk: Livonia Print Hvor intet andet er angivet, tilhører rettigheder til illustrationerne bogens forfatter. 1. udgave, 1. oplag, 2018 ISBN: 978-87-500-5141-1
www.akademisk.dk
Tal troværdigt.indd 4
12/21/17 6:02 PM
Indhold Forord
11
Indledning 13 Ryk dig selv og dit projekt fra første sætning 13 Sådan bliver du en stærk taler 14
KAPITEL 1 – PASSION 15 Din passion får dig til at brænde igennem som projektleder 17 Tal om det, du brænder for 17 Din passion tænder publikums nysgerrighed 18 Fernando fik 10 millioner kroner for sit ”Hvorfor” Fortæl, hvorfor projektet gør en forskel
18
20
Kommuniker “hvorfor” – igen og igen 20 Du har sagt ja til en ledelsesopgave
21
Du er et menneske af kød og blod 21 Projektet skal motivere dig, for at det kan motivere andre 22 Når du er sendt i byen af andre 23 Overbevis dig selv, før du åbner munden 24 Din relation til publikum påvirker, hvordan de tager imod dit budskab 25 Find dine værdier for din kommunikation som projektleder 26 Brug dig selv, og byg hurtigt en relation 26 Vær den første til at vise tillid
29
Dit team og interessenter skal tro på det, du siger 29 Din troværdighed er din vigtigste kapital 30 Præsenter dig selv troværdigt
30
Hvorfor er det lige præcis dig, der er vores projektleder? 32 De tre troværdighedsdyder
Tal troværdigt.indd 5
32
12/21/17 6:02 PM
Viden
33
Velvilje 33 Sympati
34
Hold en opstartstale for dit team 35
KAPITEL 2 – PUBLIKUM 37 Find dine målgruppers interesse i dit projekt og få dem med på vognen 39 Publikum skal spille hovedrollen i din kommunikation 39 Publikum, målgruppe eller interessenter? 39 Dit publikum ser dit projekt igennem deres egne briller 40 Det tager tid at se med publikums briller 43 Dine målgrupper
44
Planlæg din kommunikation til dine målgrupper 44 Hvad så, når dit publikum består af forskellige målgrupper? 47 Publikum skal ikke vide alt det, du ved 47 Vær generøs med dine briefinger 48 Få den enkelte med på vognen
49
Knyt arbejdsopgaverne sammen med jeres vision 50 Situationen påvirker publikum 51 Tal publikums sprog
51
Lav Tante Oda-testen 52 Byg relationer til dine målgrupper 53 Få den gode stemning til at vokse Hvorfor vil du dit publikum?
54
55
Forstå og rum publikums modstand
56
Din banehalvdel og publikums banehalvdel 57 Tag ansvar for majoritetens udbytte 58
KAPITEL 3 – POINTER 59 Dine klare pointer skal tage publikum på rejse hen imod dit mål 61 Hvis du ikke selv ved, hvor du vil hen, finder dit publikum aldrig ud af det 61
Tal troværdigt.indd 6
12/21/17 6:02 PM
For meget tekst slår dine pointer ihjel 61 63
Lad ikke tekst konkurrere med tale
63
Apple fortæller historien bag produkterne
Byg bro mellem hovedbudskab og pointer med en grundfortælling 64 Lidt – eller ingenting – på slides giver fokus 65 Åbn ikke PowerPoint (endnu) 66 Mundtligt sprog og skriftsprog har forskellige logikker 66 Du skal føre en samtale med dit publikum
67
Mundtlig kommunikation er bedst til at kommunikere essensen 68 Du skal tale mange gange
68
Sæt ét klart mål for hvert oplæg
69
Din kommunikation handler om forandringer 70 Dit oplæg skal have ét mål 70 Tal til hele mennesket for at overbevise 72 Væk dit publikums hjerner, og overbevis dem 72 Bak det svære budskab op med klare fakta og argumenter 73 Skab overblik ved at metakommunikere 77 Det gyldne tal 3 tvinger dig til at vælge til og fra
78
Dit oplæg skal opsummeres i ét hovedbudskab 79
KAPITEL 4 – PRÆSENTATION 81 Fortæl én overordnet historie, der kobler alle dine data sammen – og sælg den til hukommelsen 83 Der var engang en ung mand ved navn Klods-Hans
83
Præsenter dit projekt med stolthed 84 Eventyrene afslører historiefortællingens kunst Forbind dine fakta med en historie
84
85
Aktantmodellens dynamik får mig til at hænge ved dine ord Præsenter problemet, inden du kommer med løsningen Gør visionen til virkelighed
85
89
91
Tag dit publikum på rejse ind i visionen
91
Form en storyline for din præsentation 91 1000 mennesker, én mand og en flipover 94
Tal troværdigt.indd 7
12/21/17 6:02 PM
Først nu er du klar til at producere slides 95 Sæt fokus på det allervigtigste 96 Vælg et tema for dine slides, som tilfører din præsentation stemning
97
Men hvad så, når dine slides skal brugeT som referat og dokumentation? 98
101
KAPITEL 5 – PRÆSTATIONSANGST
Din sårbarhed er kilden til gennemslagskraft
103
Du skal fortælle styregruppen, at I bliver fire måneder forsinket 103 Vejen ud er igennem – ikke udenom 103 Nervøsitet er ikke et svaghedstegn 104 Accept er mere langtidsholdbar end betablokkere 105 Din accept frigiver din gennemslagskraft 106 Tak for dit input, præstationsangst – jeg gør det alligevel!
107
Din hjerne ser slanger 107 Nu træder du uden for fællesskabet
108
Hvilke krav skal du leve op til? 108 Giv (lidt) slip på kontrollen
110
Rolig: Du er blot i gang med at udvide din comfortzone
110
Brug dine tanker til din fordel 111 Læg pisken fra dig 111 Din dybe vejrtrækning er din bedste ven Få mavemusklerne i sving
112
114
Lad de irrelevante tanker passere 114 Hvordan du holder hovedet koldt og undgår at gå i sort
115
Hvad er det værste, der kan ske? 117 Det værste, der kan ske, er, at de er ligeglade 117 Du er kun alene, hvis du tror, du er det 118 Lad ikke frygten for, hvad publikum tænker, stoppe dig
120
Vær dig selv. Enkelt ... og dog 120
Tal troværdigt.indd 8
12/21/17 6:02 PM
Slut fred med egenskaberne
121
”Uden slides tænker de bare, at jeg ikke er forberedt” 121 Ja, jeg er også – indimellem – uintelligent 122
KAPITEL 6 – POWER 125 Form dit kropssprog og din sindstilstand for at give dine ord gennemslagskraft 127 Du skal være dig selv og øve dig, så du bliver bedre 127 Din krop afslører, hvordan du har det med dit budskab og dit publikum
127
Dit kropssprog begynder imellem dine ører 128 Michaels krop mente noget andet end hans hoved 128 Der, hvor der er aktivitet, dirigeres opmærksomheden hen 130 Dit kropssprog skal støtte dine ord 130 Vær sårbar over for publikum
130
131
”Hej, skat”
De typiske kropssprogs-syndere – og hvad du gør ved det
132
Vejrtrækning 132 Kropssprog 133 Grounding
134
Positur 135 Øjenkontakt 137 Stemme 139 Hænder
144
KAPITEL 7 – PRAKSIS
147
Løft dit bundniveau til nye højder ved at træne dine kommunikationsmuskler 149 Sådan hæver du dit bundniveau
149
Dine styrker bliver selvforstærkende 149 Derfor skal vi finde din indre Obama
Tal troværdigt.indd 9
150
12/21/17 6:02 PM
Hvorfor du har fortjent at være din egen bedste ven
151
Sådan udvider du dit fundament ved at træne i fredstid 152 Din bevidsthed alene rykker dig i den rigtige retning 152 Se dig selv på video
153
Evaluer dig selv og vælg, hvad du vil træne, næste gang du taler 154 Én ihærdig indsats nu rykker langt ind i fremtiden 155 Lynguide: Forbered hurtigt et effektivt oplæg Både amerikanere og danskere snyder
155
158
Accepter, at du nogle gange ikke kan være så forberedt, som du ville ønske – og gør så dette
159
Væk en gammel præsentation til live igen 161 Det var rigtig fint, men … Få anerkendende feedback – og brug den Sådan får du en god start
162
164
Hvorfor du skal spille jazz og ikke Schubert
164
Afvent respons fra dit publikum, og fang deres signaler 165 Jo bedre du er til at lytte, jo bedre kan du kommunikere 166 Imødekom spørgsmålene – de er en gave 166 Fire trin til at imødekomme kritiske afbrydelser 167
Tak 171 Se målbilledet for dig!
Noter
175
Litteratur
Tal troværdigt.indd 10
171
179
12/21/17 6:02 PM
Forord Hvad gør de, talerne, der fanger vores opmærksomhed og får os til at lytte intenst? Hvad går galt for dem, der må slæbe sig selv og publikum igennem en præsentation, der føles lang som et ondt år? Den undren har tit ramt mig – både under forberedelse og opvarmning, men også i forbindelse med lejlighedsvis lettere sammenbidt eftertanke. Hver gang giver det anledning til flere spørgsmål: Hvordan bruger jeg mine egne ord og mine præsentationer, oplæg, taler og briefinger til at gøre en forskel? Hvordan giver jeg publikum værdi, så de læner sig frem i stolen og glemmer alt om mobiler, mails og rapporter, der skal skrives? Hvordan får jeg det godt med at spille hovedrollen, selvom mit vigtigste mål er mit publikums udbytte? De spørgsmål førte mig for en del år siden til Annette. Her fandt jeg ikke bare tips og tricks til at kommunikere endnu bedre. Hendes inspiration satte mig i gang med en proces, hvor jeg blev mødt og guidet til at blive ved med at præstere lidt bedre hver gang, jeg stillede mig op foran et nyt publikum. Annette kan noget helt særligt. Hun kan få dig i kontakt med dit mål, så du tør tage scenen, og så vejen derhen bliver både givende og underholdende. Hvis du vil have indflydelse, er din evne til at kommunikere afgørende – uanset om det er som projektmager, rådgiver, politiker, specialist eller leder. Det er ikke nok at have en sag. Uden evnen til at motivere, inspirere og servere klare facts og argumenter er der ikke nogen, der kommer til at følge dig. Retorikken og kommunikationsvidenskaben giver os mange gode teknikker på den rejse. Men hemmeligheden er ikke at
Tal troværdigt.indd 11
12/21/17 6:02 PM
12 | Tal troværdigt
kopiere andre. Det gør dig blot kunstig. Når du for alvor vil excellere og brænde igennem, må du spille din egen melodi. Hvis du vil lære det, er det værd at læse denne bog. Her bliver du på kyndig og inspirerende vis guidet til at finde din autentiske stemme. Du bliver motiveret til at tage ordet – og gøre en forskel med dine ord. Verden har brug for klare stemmer. Og måske sidder den i virkeligheden tålmodigt og venter på, at du træder frem. Merete Wedell-Wedellsborg Januar 2018
Merete Wedell-Wedellsborg er ph.d., cand.psych., specialist i arbejds- og organisationspsykologi, forfatter til bogen Battle Mind. At præstere under pres.
Tal troværdigt.indd 12
12/21/17 6:02 PM
Indledning Ryk dig selv og dit projekt fra første sætning Denne bog er til dig, der vil brænde igennem, når du præsenterer et projekt for dit team, din styregruppe og de interessenter, du vil have med på vognen. Både når der sidder ét menneske, og når der sidder 100 mennesker foran dig. Den er til dig, der vil give effektive briefinger uden at ryste på hånden. Den er til dig, der har brug for at kunne motivere, skabe klarhed og lede dit projekt fremad. I bogen samler jeg trådene fra klassisk retorik til moderne strategisk kommunikation med inspiration fra bl.a. TED Talks og imponerende keynotes fra Apple. Bogen giver dig de værktøjer, der hjælper dig til at formidle budskaber, der har den rigtige effekt på dit publikum. Den giver dig træningen til at kunne kommunikere dem mundtligt med gennemslagskraft. Med hjælp fra ti erfarne projektledere fra organisationer og virksomheder som DSB, Accenture, Carlsberg og Københavns Kommune guider jeg dig igennem de forhold, du skal være særligt opmærksom på for at kunne lede dit projekt ved hjælp af mundtlig kommunikation. Ved at tage ordet med succes skaber du tillid til dig selv som projektleder. Du hjælper alle til at have øje på bolden. Du guider jer sammen over forhindringer og frem til målet. Bogen er opdelt i de syv områder, du skal mestre for at kunne tage ordet med succes. De syv områder er din passion, forståelsen for publikum, klare pointer, en medrivende præsentation, overkommelsen af præstationsangst, at du har power i dit kropssprog og din stemme og endelig den praksis, der får dig til at blive bedre. Disse syv har jeg udviklet på baggrund af mere end ti års erfaring med at
Tal troværdigt.indd 13
12/21/17 6:02 PM
14 | Tal troværdigt
undervise, coache og rådgive projektledere, ledere og konsulenter fra både private og offentlige virksomheder samt fagforeninger og interesseorganisationer.
Sådan bliver du en stærk taler Via bogens kapitler får du hele fundamentet, der gør dig klar til at tage ordet med succes. Du møder øvelser, der sikrer, at du får indarbejdet værktøjerne i din daglige, mundtlige kommunikation. Bogen er bygget således op, at hvis du lige nu står og skal færdiggøre en vigtig præsentation, så kan du ved at slå op på side 155 (Lynguide) få en lynguidning i at blive klar i en fart! Ordet er dit! Annette Bjerre Ryhede November 2017
Tal troværdigt.indd 14
12/21/17 6:02 PM
KAPITEL 1
PASSION
Tal troværdigt.indd 15
12/21/17 6:02 PM
Tal trovĂŚrdigt.indd 16
12/21/17 6:02 PM
Din passion får dig til at brænde igennem som projektleder Tal om det, du brænder for Det er en tidlig søndag morgen i september 2005, og mine medstuderende og jeg er i London. Vi går alle tavse op ad trapperne fra metrostationen og bliver ramt af den friske, kølige luft, mens vi bevæger os ind i Hyde Park mod Speakers’ Corner.1 Vi gik også ruten i går, mens vi snakkede og lo. I dag er vi alle koncentrerede. I går øvede vi. I dag er det alvor. Da vi nærmer os parken, kan vi høre en summen fra folkemængden. Der er allerede talere på ølkasser, der udbreder sig om politik og religion – og alt derimellem! Rundt om talerne står morgenfriske londonere. Vores undervisere samler os og guider os igennem de sidste forberedende øvelser. Vi samler mod og stiller os ved vores to ølkasser. To af mine medstuderende træder hver især op og går i gang med at tale. Pludselig er den ene kasse tom. Jeg kigger mig omkring. Der er ingen andre, der lægger an til at indtage kassen. Så ser jeg mine fødder begynde at gå hen mod kassen og træde op på den. Jeg tager ordet og laver mit anslag. Jeg taler om human trafficking, som jeg ser som moderne slavehandel. Jeg sætter fokus på det område, hvor vi borgere kommer i kontakt med en gruppe af de mennesker, der er ofre for denne handel: i prostitution. Jeg plæderer for, at vi ikke lukker øjnene, men tager stilling og gør, hvad vi kan for at gøre det
Tal troværdigt.indd 17
12/21/17 6:02 PM
18 | Tal troværdigt
sværere for slavehandlerne. Jeg taler for humanisme og omsorg med ordene: “How can we accept that a human being can be an ass or a cunt that you can buy?” På Speakers’ Corner var hele mit publikum bestemt ikke enige med mig. Jeg måtte arbejde for mine argumenter. Jeg måtte bevise, at jeg havde gjort mit forarbejde godt nok, ved at have styr på fakta, lovgivning og statistikker. Men det var ikke mine fakta, der gjorde, at jeg endte med at få lov at have ordet på ølkassen i en hel time i stedet for de forberedte 10 minutter. På Speakers’ Corner går folk bare videre, hvis taleren ikke fanger deres interesse. De blev, fordi jeg havde en passion for det, jeg talte om. Jeg ville noget med mit budskab. Kort efter den dag på Speakers’ Corner begyndte jeg at undervise og rådgive andre i mundtlig kommunikation. Til den allerførste workshop tog jeg denne lærdom med mig: Tal om det, du brænder for!
Din passion tænder publikums nysgerrighed Jeg spørger alle, jeg coacher og underviser, hvad de brænder for ved deres projekt. Når de begynder at fortælle, sker der noget magisk i rummet: De lyser op. Der kommer gnist i deres øjne og gejst i deres stemme, mens de fortæller. Sidemanden kan slet ikke lade være med at lytte opmærksomt. Ordene kommer frit og levende – helt af sig selv. De behøver ikke at rode i hukommelsen for at finde de rigtige ord. De behøver ikke at tænke på at smile, bevæge hænderne, virke åbne, imødekommende og autentiske – det sker helt af sig selv. Og publikum bliver nysgerrige og åbner ørerne: De vil forstå, hvad der har tændt den gnist?2
Fernando fik 10 millioner kroner for sit ”Hvorfor” For enden af mit mødebord stod Fernando, klar til at præsentere sit fremtidige forskningsprojekt. Fernando var ansøger til et forskningslegat på 10 millioner kroner. På skærmen til venstre for ham
Tal troværdigt.indd 18
12/21/17 6:02 PM
Din passion får dig til at brænde igennem som projektleder | 19
var der billeder af forskellige planter. Fernando tog ordet og begyndte at fortælle om planterne. Han fortalte meget detaljeret og præcist, hvordan han ville forske i dem. Så spurgte jeg Fernando, hvorfor vi har brug for denne forskning. Fernando lyste op og begyndte at fortælle mig, at det handler om at finde fodertyper til kvæg, som er mere bæredygtige, miljøvenlige og billige end dem, der bruges i dag. ”Godt: Det er her, din præsentation skal begynde”, sagde jeg. Når du bringer dit projekt ud i verden, er det spørgsmål, alle har øverst på lystavlen: ”Hvorfor er det her vigtigt?” For at du kan få andre til at synes, projektet er vigtigt, skal du selv vide, hvorfor du synes, projektet er vigtigt for dig. Du skal vide, hvad der tænder dig ved projektet, og hvad der motiverer dig til at få det til at blive en succes. Når du ved det, har du dig selv med i det, du siger. Det giver dig gennemslagskraft. Øvelse: Find din passion I projektarbejde er der ofte rigtig mange forskellige dagsordener med at starte et projekt op. Din ledelse, din styregruppe, jeres kunder, medlemmer og borgergrupper kan have alle mulige grunde til, at de synes, at dette projekt er en god idé. Nu skal du finde din motivation og drivkraft. Reflektér over og find dine svar på spørgsmålene: t Hvorfor synes du, dit projekt er vigtigt? t Hvad motiverer dig ved projektet, dets fagområde, de udfordringer, det skal løse, og de mennesker, det skal gøre en forskel for i sidste ende? t Hvordan kommer projektet til at gøre en forskel? t Hvordan ser dit indre billede af målet ud?
Tal troværdigt.indd 19
12/21/17 6:02 PM
DU KAN GĂ˜RE EN FORSKEL MED DINE ORD DENNE BOG VISER DIG HVORDAN Evnen til at kunne kommunikere med dine medmennesker pĂĽ en autentisk og overbevisende mĂĽde er umĂĽdelig vigtig. +YLV GX YLO KDYH LQGĂ \GHOVH VNDO GX NXQQH WDOH +YLV GX YLO KDYH DQGUH PHQQHVNHU WLO DW WUR Sn GLJ RJ IÂĄOJH GLJ L HQ VDJ VNDO GX NXQQH WDOH +YLV GX YLO KDYH GLQH LGHHU JHQQHPIÂĄUW skal du kunne tale.
TA L T R O V Æ R D I G T guider dig til at mestre den vanskelige NXQVW DW VWLOOH GLJ RS IRUDQ HW SXEOLNXP RJ In GHP WLO DW O\Wte til dig. Gennem en rÌkke eksempler og praktiske øvelser KM OSHU IRUIDWWHUHQ GLJ WLO DW ÀQGH GLQ HJHQ DXWHQWLVNH VWHPme – og dermed fü succes med din kommunikation.
WWW.AKADEMISK.DK