a respeito dos quais falaremos no próximo item. 4. Testes de observância e de execução Segundo Almeida (1996, p. 60), os testes de observância consistem em a organização se certificar de que o sistema de controle interno levantado é o que realmente está sendo utilizado. Acontece com freqüência que uma empresa tem um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos; entretanto, na prática, a situação é totalmente diferente.
Convém enfatizar que, se a empresa tiver em mãos o trabalho elaborado pela diretoria sobre o sistema de controle interno, pode aplicar testes de observância para se certificar se o sistema funciona de fato e se cumpre a finalidade para a qual foi implantado. Por essa razão, é importante que, antes de aplicar os testes, a administração discuta os pontos fortes e fracos com os funcionários da empresa, para que os controles internos sejam avaliados, mesmo sabendo que não há controles infalíveis. Almeida (1996, p. 60) refere que os testes feitos para avaliar o sistema de controle interno servem para “determinar os erros ou as irregularidades que poderiam acontecer e verificar se o sistema atual de controles detectaria de imediato esses erros ou irregularidades”. Se essa avaliação for feita através dos testes de observância e de execução poderá auxiliar na implantação de um bom sistema de informação. 5. Implantação do Sistema de Informação em uma indústria de eletrodomésticos As indústrias procuram, cada vez mais, implantar seus sistemas de informações visando à eficácia no funcionamento dos seus procedimentos adotados para interagir com os setores que ficam responsáveis por determinada função. Esta pesquisa observou a interação dos setores de vendas, almoxarifado, contábil, centro de custos, fiscal, financeiro, administrativo e de produção de uma indústria de eletrodomésticos, em cuja fábrica há um departamento de vendas a varejo. Por conseguinte, foi implantado nos setores um excelente programa que promove mais 158
interação entre eles, em busca da informação proveniente da venda. No ato da venda, foram feitos os seguintes procedimentos nos setores: Faturamento de nota fiscal com informações inerentes ao produto; Registro
de venda no caixa (1ª via da NF);
Encaminhamento da nota fiscal para o setor fiscal para registrar os tributos (2ª via da NF); Baixa nos estoques, para reposição, no setor de vendas, correspondente à quantidade de produto faturado; Mobilização do setor de produção para confeccionar o produto vendido de acordo com a necessidade para a venda; Apuração
dos custos de produção;
Registro
contábil da venda nas demonstrações financeiras e elaboração de relatórios para a administração. O Quadro 01, na página ao lado, demonstra o contexto da empresa, comparando a condição encontrada. Se os gestores dessa empresa depositarem total confiança nos sistemas informatizados e acharem que são eficientes a ponto de não precisarem de inspeção, haverá negligência administrativa, e o seu controle interno será totalmente prejudicado, o que acarretará problemas como: acúmulo de notas fiscais no setor de vendas e o não repasse desses documentos comprobatórios para os setores contábil e fiscal, prejudicando a apuração dos tributos, o não aproveitamento dos recursos oferecidos pelo sistema de informática e o favorecimento de fraudes nos ambientes interno e externo da indústria. Abaixo, são relacionados quatro casos, através de testes de observância, em que o não aproveitamento dos recursos oferecidos, aliado à credibilidade excessiva nos sistemas, pode acarretar: 1º - Os códigos de barra dos produtos não contêm todas as informações necessárias quando da emissão da nota fiscal. Pode-se observar que o código de barra, C O N C E I T O S Nº 17
Dezembro de 2012