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CONTRATAR LA ADQUISICION E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA UNIVESITARIO DE GESTION ACADEMICA Y REGISTRO PARA EL PROYECTO “SUGAR” DE LA UNIVERSIDAD EAN
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Objeto • Contratar la adquisición e implementación del sistema universitario de gestión académica y registro “SUGAR” de la UNIVERSIDAD EAN, que apoyará la administración de estudiantes (aspirantes, matriculados y egresados), docentes, programa académicos, administración de horarios y espacios físicos, desde el ingreso hasta la culminación del plan de estudios de cada estudiante y el seguimiento como egresado.
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Sistemas y Apertura • Objetivo Principal A: Sistema de Gestión Académica: • Objeto Principal B: Sistema de Portal para catálogo de servicios orientados a los estudiantes y a los docentes. • Objetivo Opcional A: Sistema de Inteligencia de Negocio para SUGAR • Objetivo Opcional B: Sistema de Investigaciones • La apertura de la convocatoria No. 004, se realizará el 30 de Abril de 2008.
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Alcance Sistema Académico Portal Académico SUGAR
B.I.
Investigación
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Integraci贸n Seven
Kactus
Docunet Integraci贸n
Biblioteca LDAP
Portal CRM
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Plazos • El plazo para la ejecución del contrato EN SUS OBJETOS PRINCIPALES (A y B) es de máximo de diez (10) meses a partir de la fecha de firma del contrato. • LOS OBJETOS OPCIONALES (A y B) podrán realizarse simultáneamente o después de la fecha de implementación de los OBJETOS PRINCIPALES (A y B) y tendrán una duración no mayor a tres (3) meses.
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Crongrama ACTIVIDAD
FECHA
PUBLICACION DE TERMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS 30 de Abril de 2.008 a las 10:00 a.m. EN EL PORTAL DE LA EAN. CIERRE DE INVITACION Y CIERRE DEL ACCESO A WEB
7 de Mayo de las 2 p.m.
REUNION ACLARATORIA (Es Obligatoria)
7 de Mayo de las 2 p.m. en sala de tutoría de la Universidad EAN en la Carrera 11 No. 78 - 47.
ENVIO DE RESPUESTA A LAS SOLICITUDES DE ACLARACION
Hasta el 23 de Mayo de las 5:00 p.m.
VISITA POR EMPRESA PARA EXPLORACION Y VALIDACION DE REQUERIMIENTOS EN LA EAN: Levantamiento inicial de los procesos relacionados y afinamiento de los requerimientos funcionales.
Desde el 8 de Mayo hasta el 23 de Mayo, la visita de cada proponente tendrá una duración máxima de un día y medio (12 horas), previa solicitud a la gerencia del proyecto.
FECHA MAXIMA DE ENTREGA DE PROPUESTAS.
27 de Mayo de 2008 a las 5:00 p.m.
PRESENTACION DE LAS PROPUESTAS Y DEMOSTRACION Del 28 de Mayo al 12 de Junio de 2.008 –Máximo un DEL SOFTWARE POR LOS PROPONENTES. (1) día previa solicitud a la Gerencia del Proyecto. ESTUDIO DE PROPUESTAS
Del 28 de Mayo al 27 de Junio de 2008.
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Entada en Producción
Pruebas
Implementación del sistema
Selección del proveedor
Realización de la convocatoria-Revisión
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Levantamiento de Requerimientos
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Conformación del equipo de Proyecto
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Etapas del proyecto y
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Equipo de Proyecto Gerente proyecto (Secretaría General)
Interventoría: Delegado de Control
Lideres funcionales: PregradoPosgrados-InvestigaciónDistancia- Educación continuada- Mercadeo-Medio Universitario- Registro y control académico
Líder Técnico
Líderes de proyecto: Planeación y TIC
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Reunión aclaratoria •Asistentes: –Equipo de proyecto –Delegado de cada proceso que participó en el levantamiento de requerimientos Fecha: 7 de Mayo de las 2 p.m. en sala de tutoría de la Universidad EAN
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Visita por empresa para la exploración de los requerimientos (Desde el 8 de Mayo hasta el 23 de Mayo, ) Tema Mercadeo y Admisiones
Participantes Oficina de Admisiones y mercadeo
Duración 1 hora
Servicios Estudiantiles
Medio Universitario, Vicerrectoria de Formación, Registro Académico,
30 minutos
Proceso de Matricula, Registro de estudiantes, Mantenimiento de Planes de estudio, Auditoria de Grado
Oficina de Registro Académico, Decanatura Académica, Educación a Distancia, Facultades, Posgrados.
1 hora
Planta física y programación académica y manejo de docentes
Oficina de Registro Académico, Académica, Oficina de recursos físicos, Facultades, Posgrados.
1 hora
Programas en extensión, Educación a Distancia Desarrollo Humano
Oficina de Registro Académico, Dirección de Proyección y Extensión Social, Dirección de Investigación, Decanatura de Educación a Distancia Oficina de Desarrollo Humano
30 minutos 30 minutos
Proceso de Graduación y exalumnos
Oficina de Medio Universitario, Oficina de registro, Facultades, Posgrados.
1 hora
Cuentas por cobrar
Oficina de Tesorería, Oficina de Cartera, Oficina de Admisiones y mercadeo
1 hora
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Tema
Duración
Presentación de la propuesta
30 minutos
Portal Académico
30 minutos
Sistema Académico
2 horas
Egresados
1 hora
Inteligencia de Negocios
1 hora
Investigación
1 hora
Requerimientos técnicos
1 hora
Del 28 de Mayo al 12 de Junio de 2.008
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Presentación de las propuestas
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• Presentar obligatoriamente como mínimo (3) certificaciones al menos una de ellas que hayan sido ya ejecutada y finalizada a satisfacción en entidades educativa del país; • Desde 1 de Enero del 2002 • Valor mínimo de DOSCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($250,000.000). • Solo se pueden presentar una certificación por Universidad . • La certificación puede contener los contratos con la misma Universidad y cuyo objeto estén relacionados con los objetos principales u opcionales de los presentes términos de referencia.
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Experiencias de los participantes
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Factores críticos de éxito • Compromiso del proceso de formación, Registro, mercadeo y TIC para las etapas de evaluación e implementación. • Permanencia y constancia del personal comprometido en el proyecto. • Dedicación prioritaria y de preferencia exclusiva dentro del equipo de proyecto. • Disponibilidad de recursos de Hardware, Software y presupuestal. • Contratación con un proveedor de excelencia • Compromiso de toda la comunidad universitaria
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