SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO
HISTORIA DEL SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO
CONCEPTO.
CARACTERÍSTICAS:
USOS:
VENTAJAS:
•Su carácter es limitado.
•Lectura rápida. •Exactitud. •Carencia de dudas o errores. •La falla de un documento se pone de manifiesto inmediatamente.
DESVENTAJAS:
•La localización del documento clasificado resulta difícil si no se reconoce el número. •Es necesario una guía de confección de localización. •Necesita un índice. •Posibilidades de intercambiar números.
ORGANIZACIÓN:
Guías principales. Guías secundarias o auxiliares Guía especial auxiliar Expedientes individuales Expediente misceláneo
PASOS PARA ARCHIVAR:
Inspeccionar Clasificación Distribuir Archivar
ORGANIZACIÓN DE LA GAVETA DE ARCHIVO EN UN SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO.
I. LOS MARBETES PARA LAS GAVETAS. II. LAS GUÍAS. III. LAS CARPETAS Y LOS MARBETES DE LA CARPETAS.
ORGANIZACIÓN DE LAS GUÍAS Y CARPETAS.
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GUÍAS PRINCIPALES. GUÍAS ESPECIALES. CARPETAS INDIVIDUALES. CARPETAS MISCELÁNEAS
MANEJO DE LA CORRESPONDECIA.
PROCEDIMIENTOS AL RECIBIR LA CORRESPONDENCIA. • Recepción y registro: • Clasificación: • Manejo y control:
PASOS PARA ARCHIVAR.
Para archivar documentos, puedes seguir los siguientes pasos: Inspeccionar Clasificar Codificar Distribuir Archivar propiamente dicho
GUÍAS PARA DETERMINAR BAJO QUE NOMBRE ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS.
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Tipo de documento Nombre descriptive Orden alfabético Fecha Categorías temáticas
CONCLUSIÓN.