SOSIALT - MORSOMT - AKTIVT - du bestemmer! www.4h.no
mediehåndbok for 4H
å lære ved å gjøre
1
innhold
2
hvorfor media .............................................. s. hovedbudskapet ......................................... s. å lære ved å gjøre ........................................ s. skap kontakt ................................................ s. kontakt journalisten.................................... s. journalisten ringer ...................................... s. intervjuet ...................................................... s. regler og rettigheter .................................... s. før trykk........................................................ s. mer informasjon .......................................... s. andre medier................................................ s.
© 4H Norge, postboks 113, 2026 Skjetten www.4h.no - telefon: 64 83 21 00 Utgiver: 4H Norge v/informasjonsgruppa Illustrasjoner: Bjørn P. Bikset (fra 4H-prosjektheftet Informasjon) Utforming: Ann-Helen Bakkelund 1000-03-2005 1000-03-2007 ISBN 82-7348-191-3
3 4 4 5 7 9 11 13 15 16 16
hvorfor media? Gjennom media oppnår vi: - Å være synlige for medlemmene. - Flere medlemmer. - God profilering av 4H. - Bedre synlighet i lokalmiljøet. Mediene er takknemlige for tips. Vi har mange gode saker, tips og arrangement vi kan fortelle om. Målet er at vi skal bli flinkere til å fortelle medier i våre saker. Dette heftet er svært kortfattet og er tenkt brukt av 4Hmedlemmer, tillitsvalgte og ansatte på alle plan i organisasjonen. I 4H-prosjektet Informasjon finner dere mye mer om det å kontakte ulike media, og hvordan dere skriver en artikkel m.m. Vi ønsker at informasjon skal føre til endring. Vellykket bruk av media skaper kommunikasjon og reaksjon.
3
hovedbudskapet 4H Norge er en landsomfattende, ideell barne- og ungdomsorganisasjon som er livssynsnøytral partipolitisk uavhengig. Organisasjonens formål er å utvikle en aktiv og samfunnsengasjert ungdom med ansvarsfølelse og respekt for natur og mennesker. Grunnlaget for organisasjonens arbeid finnes i naturbruksnæringene og lokalmiljøet.
4
4H Norges målsetting uttrykkes gjennom 4H-løftet: Vi lover å arbeide mot det mål å bli en ungdom med klart Hode, varmt Hjerte, flinke Hender og god Helse.
å lære ved å gjøre Aktiv og engasjert deltakelse i en organisasjon gir mulighet for læring, utvikling og trivsel. Disse viktige forutsetningene synliggjør 4H som organisasjon, og gir et positivt og godt omdømme. Dette kommuniserer vi best gjennom medlemmer som er synlige og stolte av organisasjonen sin, og som klarer å kommunisere dette til andre.
skap kontakt! Ikke vent til journalisten kommer til deg. Ta kontakt om du mener du har noe som kan interessere. Journalister har ofte dårlig tid, derfor henvender de seg helst til folk de kjenner fra før når de skal lage en ny sak. Da er det fint at du har vært i kontakt med dem på forhånd, slik at de har deg på lista si.
Noen tips for å skape en god mediekontakt Det er fint hvis en i styret i klubben blir informasjonsansvarlig. Dette kan gjerne gjøres av en som har valgt Informasjon som sitt 4H-prosjekt. Lag en liste over alle medier som er aktuelle å bruke. Listen bør inneholde faktainformasjon som navn, adresse, telefon, e-postadresse og direktenummer til redaksjonen. Husk å ta med lokalradio og lokalTV. Hvis du ikkje kjenner noen spesiell journalist, kan du ringe til redaksjonen og si at du vil snakke med en journalist som dekker området barn/ unge/lokalt arbeid. Etter at kontakt er etablert, må du ta vare på navn og telefonnummer, så har du noen å ringe tilbake en annen gang.
5
Gi informasjon om arrangement og aktiviteter i god tid. Det holder ikke å ringe avisen dagen før. Mediedekning er ofte avhengig av mange innspill i forkant, og god og personlig oppfølging i etterkant. Ta gjerne bilder og lag et lite referat som sendes avisen etter gjennomført arrangement/aktivitet. Med ferdige artikler er det lettere å få inn stoff i avisene. Journalister har det alltid travelt, og mange synes det er greit å ha et utgangspunkt som de kan skrive ut i fra. Det hander også at journalistene ikke dukker opp som avtalt, og da er det greit å kunne sende inn stoff selv. Bruk e-post, og følg opp med telefon. Gi beskjed om at stoff som sendes inn kan benyttes redaksjonelt, altså gjøres om og presenteres med en journalistisk «vri».
6
Dersom du blir bedt om å finne et intervjuobjekt, er det viktig å foreslå positive 4H-medlemmer som har et forhold til saken media ønsker å belyse. Eller velg 4H-medlemmer som har et forhold til spesielle saker som 4H gjerne vil profilere.
Info om 4H Hvordan får mediene tak i informasjon om 4H? Bruk gjerne informasjonen på side 4 og lag et faktaark med kontaktinformasjon om organisasjonen og send til alle redaksjonene. Dersom 4H-klubben har en nettside å henvise til, må dere sørge for at redaksjonene kjenner til denne. Sørg for å sende med beskjed om hvor riktig logo og/eller kløver kan lastes ned fra nettet. Det er viktig å bruke disse elementene for at 4H lett skal kjennes igjen.
www.4h.no
kontakt journalisten Det meste av det vi driver med i 4H er gode saker for journalisten. Bruk litt tid på et medlemsmøte for å få fram gode ideer. Sett opp en liste over gode forslag, velg ut de beste sakene, og bruk dem som tips til media. - Velg ut et medie og en journalist fra medielisten din, og send en e-post til vedkommende, følg opp med en telefon. - Vær forberedt og bestem på forhånd hva du vil oppnå. - Gå rett på sak og presenter deg selv og nyheten din og spør om dette kan være en sak. - Lag gjerne en spissformulering eller et ordspill om saken. - Tilby oppfølging i form av skriftlig materiale som faktaark, bakgrunnsnotat, kopi av brev som er sendt eller lignende. - Bruk ord som nyhet, god sak, eksklusiv, tips og stor betydning, mange mennesker eller mye penger. - Husk at nyheter er lettest å selge tidlig i uken og tidlig på dagen. Journalisten vil ofte takke for tipset og i tillegg gjerne be deg om å sende noen ord. Det er viktig å lage avtale om når du skal følge opp og få et endelig svar. Dersom saken ikke er interessant for journalisten, så prøv neste medie på lista. Dersom du velger å tipse flere media om samme sak, så si ifra om det.
7
Journalisten liker -
Kontaktpersoner Lokale vinklinger og sammenhenger Respekt Kilder Konkrete faktaark.
Gode saker
8
- Saker som angår flest mulig. - Saker som inneholder en nyhet. Ha alltid nyheten først i alt skriftlig materiale og nevn den først ved henvendelser til journalisten. - Saker som har en viss «sensasjonsfaktor». - Eksklusivitet, dvs at den du kontakter får enerett til stoffet. - Lokale poeng. Dersom du kan fylle flest mulig av disse kriteriene har du stor sjanse for å få saken på trykk. Du kan tipse om små eller store arrangement i regi av organisasjonen, spesielle historier, personer som gjør noe spesielt, tall/fakta og statistikker, meninger om kontroversielle saker, medlemmer som blir lagt merke til nasjonalt/internasjonalt, eller en hvilken som helst annen glad, kreativ og morsom ide!
Hva er mindre gode saker Konflikter internt i organisasjonen, kritikk av egne medlemmer eller rådgivere, eller for mye skryt av egne saker bør vi være svært varsomme med.
journalisten ringer De aller fleste medier har i dag interne saksarkiv der de kan søke på tidligere saker, og hvem som har uttalt seg til media. Hvis du eller andre fra 4H har vært i media tidligere, øker sannsynligheten for at du blir oppringt. En uanmeldt henvendelse fra pressen kan gjøre at du føler deg stresset. Vær ærlig på dette, det er en helt normal reaksjon. Se på det som en positiv mulighet til å profilere organisasjonens arbeid. - Du kommer langt ved å være ærlig, imøtekommende, blid og positiv. - Identifiser journalisten skikkelig. Hvem er det som ringer? Hvilket medie representerer vedkommende? - Vær rolig og skaff deg oversikt over saken før du begynner å diskutere eller svare på spørsmål. - Hva vil journalisten at du skal svare på? - Er det andre personer som også blir kontaktet i samme sak? - Når trenger journalisten svarene? Er det med en gang eller kan du få vite litt om saken, bruke tid til å forberede deg litt og ringe tilbake? - Hva er vedkommendes telefonnummer og e-postadresse?
9
- Avtal en tid du skal ringe tilbake og vær sikker på at du kan holde denne fristen.
Tenketid Hvis journalisten ikke trenger svarene med en gang bør du gjøre følgende: - Undersøk om 4H har noe uttalt syn i denne saken. - Diskuter spørsmålene med andre i styret eller fylket eller med folk sentralt i organisasjonen. Bruk dem som diskusjonspartner som vurderer svarene dere skal gi. - Er det noen andre som kan bli oppringt, og som bør være forberedt? - Skriv kort ned ditt viktigste budskap og hva du skal si. - Ring tilbake på det tidspunktet du har avtalt!
10
intervjuet Husk at du uttaler deg som representant for en organisasjon og ikke som privatperson. Hvem kan du ha med deg til intervjuet? Når dette er bestemt bør du forberede deg ved å gå gjennom noen få punkter:
Ha et klart budskap Ha et kort og tydelig budskap. Sørg for at du får fram poengene dine. Skriv ned noen enkle poenger som du kan konsentrere uttalelsene dine rundt.
Forutse vinklingen Tenk på mulige vinklinger som journalisten kan velge i presentasjonen av saken. Vær forberedt på uventede og overraskende vinklinger.
Øv deg på intervjusituasjonen Bruk gjerne 4H-medlemmer/andre ansatte og øv deg på å få spørsmål og besvar dem.
11
Sørg for skriftlig dokumentasjon Har du skriftlig dokumentasjon som underbygger budskapet ditt. Det finnes mye tilgjengelig informasjon på for eksempel www.4h.no.
Selve intervjuet
12
- Vær presis. Møt fram i tide og vær forberedt. - Slapp av og konsentrer deg. Snakk enkelt, lettfattelig og konkret. Unngå faguttrykk og omstendelige, lange setninger. Det er ikke mange utenom 4H som vet hva alumn og IFYE er for noe. - Vær ærlig og åpen. Troverdighet er helt avgjørende for at budskapet skal nå fram. - Ta initiativ. Hjelp journalisten på vei uten å virke overlegen eller belærende. Det er lov å omformulere spørsmål. - Bruk gjerne eksempler fra din personlige erfaring for å støtte opp om synspunktene dine. Snu det negative til det positive. Dersom du blir intervjuet direkte på radio eller TV, er det best å være ærlig og innrømme feil og svakheter. Du bør også fortelle om hva som gjøres for å rette opp/bedre forholdene. Det provoserer en journalist mye dersom de føler at du prøver å holde noe skjult, eller ikke er ærlig. Da kan hele saken komme til å dreie seg om det.
Dagen etterpå Ring tilbake til journalisten og takk for intervjuet. Videre bør du: - Gi positive tilbakemeldinger på det du er fornøyd med. - Tilby oppfølging om det kommer nye fakta i saken. - Inviter journalisten til å ta kontakt igjen senere. - Fortell kort hva dere skal drive med framover.
regler og rettigheter Det finnes «regler» om hvordan en journalist skal forholde seg til deg som intervjuobjekt. Redaktørene, som er journalistens overordnede, kan stilles til ansvar dersom journalistene bryter reglene. Her er noen viktige punkter: Ikke vær redd for journalisten. Journalister er seriøst arbeidende mennesker som er glad i og stolt av yrket sitt. De ønsker også å gjøre en best mulig jobb. Journalisten har plikt til å fortelle deg hvem han/hun representerer, og hva som er formålet med samtalen. Han/hun skal videreformidle dine uttalelser og budskap på en riktig måte. Du kan be om å få trekke tilbake eller endre uttalelser, men du har ikke krav på å kunne gjøre det. Du har krav på å kunne rette sitater dersom du er feilsitert. De aller fleste journalister aksepterer det. Du har ikke krav på å endre innhold i en artikkel. Det er journalisten som er eier av innholdet, og som fritt kan gjøre sine egne vurderinger. Dette må alle respektere.
Oppfølgere De fleste journalister liker å følge opp en sak. Hvis det står noe i en avis som er viktig for dere eller 4H, kan du ringe journalisten som har skrevet saken, og spørre om det er interessant med en «oppfølger».
13
Leserinnlegg Hvis mediet ikke er interessert i din mening, kan du skrive et leserinnlegg. Skriv under med navn, verv og foreningsnavn. Si ;D i Aftenposten er en egen side som er spesielt tilrettelagt for ungdom. Her får ingen voksne lov til skrive. Du finner mer om denne siden på http://www.aftenposten.no/sid/.
Klager Hvis du føler deg misbrukt av media, har du mulighet til å klage. Her gjelder egne regler som du absolutt bør følge. Trenger du hjelp kan 4Hs informasjonsgruppe hjelpe deg.
Logo og kløver 4Hs grafiske profil ble utviklet i 2006. Kløver kan brukes alene som designelement.
14
4H-logo består av logo og kløver. Logo skal alltid brukes med kløver. Logo inneholder kløver uten bokstaver. Logofargen er grønn: PMS 355.
Når kløveren skal brukes alene, skal den inneholde 4 H-er, en i hvert kløverblad. Man kan bruke hele kløveren eller utsnitt av den i 15% eller 100% sort/farge som dekorelement.
Det står mer om bruk av logo og kløver på 4Hs nettsider: www.4h.no og i Kommunikasjonsplanen til 4H Norge.
før trykk? Det er mulighet for flere innspill før en sak står på trykk. - Ta initiativ og etabler kontakt med en journalist. Gi tips. => Journalisten diskuterer saken i redaksjonen. - Følg opp journalisten. Kom med nye fakta og ideer dersom du har noen. => Journalisten undersøker saken videre, vurderer fakta og sjekker med kilder. - Forbered intervjuet. => Journalisten skriver ut saken. - Du får saken til gjennomlesing. => Journalisten gjør seg ferdig og sender over til desken. - Det er på desken de aller siste endringene gjøres. Her plasseres bilder i forhold til tekst og her kuttes eventuelt tekst som er levert. Det er her det bestemmes hva som skal bli hovedoppslag og i det hele tatt hva som skal være med i avisen dagen etter.
15
mer informasjon I 4H er det landsstyreleder og generalsekretær som er den øverste ansvarlige for informasjonsflyten i og om organisasjonen. I tillegg er det ansatte som arbeider spesielt med informasjon, både på sekretariatet og ute i fylkene. Disse er organisert i en informasjonsgruppe for hele organisasjonen. Det finnes mye faktainformasjon om 4H, blant annet i tidligere årsmeldinger og på www.4h.no.
16
andre medier Skal du lage oversikt over tilgjengelige medier kan disse nettstedene hjelpe deg:
Mediebedriftenes organisasjon: http://www.mediebedriftene.no/ Henvisning til mange norske medier: http://www.medier.no/ Oversikt over mange aviser, radio- og tv-kanaler: http://www.medieregisteret.no Alle registrete norske fagpressemedier: http://www.fagpressen.no Kvasirs oversikt over norske medier: http://kvasir.sol.no/c/media/
ISBN 82-7348-191-3