4.5 Compliance

symposium in 2020, waaraan meer dan driehonderd belangstellenden deelnamen.

Geïnspireerd door de landelijke Black Lives Matterprotesten en door de sterke betrokkenheid van studenten en medewerkers bij racisme, werd in 2020 extra aandacht besteed aan racisme bij de universiteit. Er zijn dialogen gevoerd en trainingen verzorgd voor studenten, medewerkers en bestuurders over het omgaan met racisme. Het Expertisebureau D&I heeft instituten en opleidingen geadviseerd over en begeleid bij het bespreken van sociale veiligheid en het bevorderen van inclusie in de leeromgeving.

De universitaire nieuwsvoorziening heeft in 2020 regelmatig aandacht besteed aan diversiteit door middel van interviews en berichten over inclusief onderwijs, studeren met een beperking, Black Lives Matter en een inclusief Sinterklaasfeest. Om de bewustwording op dit terrein te bevorderen creëerde D&I het Leiden Inclusion Blog, waarin ervaringen van studenten en medewerkers op dit gebied gedeeld kunnen worden. Coming Out Day kreeg speciale aandacht door het hijsen van de Progress Pride vlag, die de intersectionaliteit van de LHBTQI+ gemeenschap benadrukt. De Universiteit heeft deelgenomen aan de internationale Orange the World Campagne, gericht tegen geweld tegen vrouwen. Een aantal universitaire gebouwen werd oranje verlicht.

In 2020 is een nieuw D&I-netwerk opgericht: het Access & Support Platform, dat zich richt op zichtbaarheid van medewerkers en studenten met een functiebeperking, en werkt aan een leeromgeving die inclusief en toegankelijk is. Eerder werden met steun van het Expertisebureau D&I ook andere netwerken opgericht: een universiteitsbreed vrouwennetwerk (Sophia), een netwerk voor LHBTQI+ en een medewerkersnetwerk (Leiden University Diversity and Equality Netwerk), dat zich inzet voor inclusief onderwijs en het bevorderen van diversiteit en inclusie in de werkomgeving. Netwerken voor internationale studenten en studenten met een migratie-achtergrond zijn: STAR − space to talk about race, de Afro Student Association (ASA) en de Middle East and North Africa Student Association (MENA).

Universiteiten hebben te maken met een uitgebreid stelsel van regels en normen waar onderwijs en onderzoek aan moeten voldoen. Die regels vloeien in de eerste plaats voort uit de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW). Belangrijk zijn ook de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) en de codes die de universiteiten gezamenlijk in VSNUverband hebben afgesproken, zoals de Gedragscode wetenschappelijke integriteit en de Code goed bestuur. Er zijn ook discipline-specifieke gedragscodes en richtlijnen, zoals de Beroepscode voor psychologen en de Gedragscode Gezondheidsonderzoek. De Code goed bestuur is in VSNU-verband in 2019 herzien. Hierbij werd de reikwijdte van de code uitgebreid. In de oude code werden alleen leden van de colleges van bestuur en van de raden van toezicht aangesproken op hun verantwoordelijkheden. In de nieuwe code worden ook decanen en faculteitsbesturen, die zowel wettelijk als in de praktijk een grote bestuurlijke verantwoordelijkheid hebben, aangesproken. De nieuwe code besteedt expliciet aandacht aan het belang van een open cultuur en een veilige omgeving. Beide aspecten zijn van groot belang bij universiteiten, daarom ligt er een belangrijke verantwoordelijkheid bij bestuurders en toezichthouders om hieraan bij te dragen.

De medezeggenschap heeft in de afgelopen jaren meer bevoegdheden gekregen. Zij krijgt daarom ook ruimer aandacht in de nieuwe code. Een goed functionerende medezeggenschap en een goede relatie tussen het college van bestuur en de medezeggenschap zijn cruciaal voor een goed bestuur van universiteiten. Ook wordt meer aandacht besteed aan governance van samenwerkingsverbanden en de omgang met verbonden rechtspersonen. De bestuursstructuur van de Universiteit Leiden voldoet al grotendeels aan de principes van de herziene code. In 2021 wordt aandacht besteed aan de uitwerking van een aantal principes, zoals het beleid inzake het aangaan van en de omgang met contractuele samenwerkingsverbanden en verbonden partijen. Verder wordt In 2021 een schriftelijk kader opgesteld inzake de risicobeheersing en controle; op basis hiervan wordt gerapporteerd in de continuïteitsparagraaf van het jaarverslag. Voor de Auditcommissie en de commissie Kwaliteitszorg Onderwijs en Onderzoek van de Raad van Toezicht worden reglementen opgesteld. Tevens zal dan gericht aandacht besteed worden aan de principes die aan de code ten grondslag liggen, om zo de bewustwording in alle lagen de universiteit verder te versterken.

De universiteit heeft in 2016 de nieuwe Gedragscode integriteit opgesteld voor medewerkers. De code bevat de voornaamste bepalingen voor medewerkers op het gebied van onder meer integriteit, privacy, geheimhouding, internetgebruik en belangenverstrengeling. Voor het wetenschappelijk onderzoek is er een Regeling datamanagement. Deze is herzien in 2020 en zal in 2021 worden vastgesteld.

Regelgeving en codes zijn in toenemende mate gericht op maatschappelijke verantwoording. De Universiteit Leiden onderschrijft volledig de principes van transparantie en het afleggen van rekenschap in besluitvorming en informatievoorziening. Tegelijkertijd moet worden vastgesteld dat de regeldruk en de administratieve lasten in de uitvoering van wetten en regels voortdurend toenemen.

De WHW schrijft voor dat elke opleiding om de zes jaar door een door de NVAO goedgekeurd panel van onafhankelijke deskundigen wordt beoordeeld. Voor deze beoordeling stelt de opleiding een kritische zelfreflectie op, die goedkeuring behoeft van het faculteitsbestuur en het College van Bestuur. De uitkomst van de visitatie leidt tot een NVAO-besluit over het behoud van de accreditatie en bij de universiteit tot een Plan van aanpak met concrete acties en een tijdpad.

Halverwege de accreditatietermijn van zes jaar voert de opleiding, volgens een interne Leidse procedure, een midterm review uit. De midterm review heeft een ontwikkelingsgericht karakter. Dat houdt in dat er een inhoudelijke dialoog plaatsvindt tussen opleiding en peers over de kwaliteit van de opleiding, opdat de review kan bijdragen aan het verwezenlijken van de doelen en wensen van de opleiding en de faculteit. Centraal daarbij staat de ontwikkelvraag van de opleiding.

Evenals bij de visitatie zijn bij de midterm review externe peers betrokken, naast Leidse deskundigen op het terrein van kwaliteitsbeoordeling van onderwijs. De leeruitkomsten worden getoetst met een kleine, steekproefsgewijze check van eindwerkstukken. In het Protocol voor de midterm review-procedure is het proces vastgelegd. Het protocol wordt in 2021 geactualiseerd. Het volledige proces wordt jaarlijks gevolgd via het opleidingsjaarverslag en het jaarverslag van de examencommissie.

Kwaliteitsborging van onderzoek vindt plaats in onderzoeksbeoordelingen volgens het landelijke SEP en het Leidse Protocol voor onderzoeksbeoordelingen (zie het eerder genoemde Leiden Protocol for Research Assesments). In dit laatste document zijn de verantwoordelijkheden van het College van Bestuur, de faculteitsbesturen en de instituten in het beoordelingsproces vastgelegd. Elke onderzoekseenheid dient eens in de zes jaar beoordeeld te worden door een externe visitatiecommissie volgens de standaarden van het SEP. Ieder jaar bespreken instituten met hun faculteitsbestuur de voortgang van de opvolging van de aanbevelingen. In bepaalde gevallen kan een instituut na drie jaar een midterm review uitvoeren. In het Leiden protocol for research assessments wordt dit nader toegelicht.

In voorbereiding op de externe visitatie stelt het betreffende onderzoeksinstituut een zelfstudie op. De visitatiecommissie legt vervolgens een site visit af van een of meerdere dagen en spreekt dan onder andere met het instituutsbestuur, de leiders van de onderzoeksprogramma’s en een aantal promovendi. Na de visitatie stelt de commissie het visitatierapport op, dat vervolgens wordt aangeboden aan het College van Bestuur. Het college vraagt het betrokken instituut en de faculteit om schriftelijk te reageren op de bevindingen van de commissie. De rector, de decaan en de wetenschappelijk directeur bespreken het visitatierapport en de reacties daarop vervolgens in een bestuurlijke hantering. In dit gesprek worden afspraken gemaakt over de follow-up van de visitatie.

Wetenschappelijke integriteit is een onderdeel van compliance en heeft permanent de aandacht van de universiteit. Aspecten van wetenschappelijke integriteit zijn geïntegreerd in de onderwijsprogramma’s, en bij oraties en promoties worden nieuwe hoogleraren en gepromoveerden gewezen op hun verantwoordelijkheid dienaangaande. Naleving naar letter en geest wordt bevorderd door een reeks van maatregelen en voorzieningen (zie ook par. 3.1). Zo volgen promovendi een cursus Wetenschappelijke integriteit. Om mogelijke schendingen op het gebied van wetenschappelijke integriteit aan de orde te stellen is er een Commissie Wetenschappelijke Integriteit. De universiteit heeft drie vertrouwenspersonen wetenschappelijke integriteit, en ook beschikt iedere faculteit over een of meerdere ethiekcommissies. Alle nieuwe wetenschappelijke stafleden verklaren bij het aangaan van hun arbeidsovereenkomst kennis te zullen nemen van de Gedragscode Integriteit Universiteit Leiden en verplichten zich deze code en geldende huisregels en werkinstructies na te leven. Zij tekenen daartoe een verklaring Wetenschappelijke Integriteit. Voor alle personeelsleden geldt dat zij hun nevenfuncties moeten registreren en voor het aanvaarden ervan toestemming moeten vragen aan het bestuur van de faculteit of dienst waar zij werken. De nevenfuncties staan ook op de universitaire website.

In de bedrijfsvoering heeft de universiteit onder meer te maken met de cao Nederlandse Universiteiten, de Richtlijnen voor de jaarrekening, Europese en Nederlandse regelgeving rond inkoop en aanbesteding, en regelgeving rond bouw- en omgevingsvergunningen. De aandacht die de afgelopen jaren is besteed aan het op orde brengen van procedures rond Europese aanbestedingen heeft

geleid tot aanzienlijke versterking van de planmatige inregeling en monitoring van de inkoopopdrachten en aanbestedingstrajecten. Dat heeft geleid tot een zeer laag bedrag aan inkopen (exclusief LUMC) die niet volgens de aanbestedingsregels zijn verlopen: in 2020 was dat nog slechts een half miljoen euro.

Bijzondere verplichtingen vloeien voort uit de vergunningen die nodig zijn bij risicovolle handelingen met gevaarlijke stoffen, straling, genetisch gemodificeerde organismen en proefdieren. De Universiteit Leiden en het LUMC hebben een gezamenlijke Kernenergiewetvergunning. Jaarlijks wordt een Rapport Stralingsbescherming opgesteld voor het College van Bestuur en de overheidsinstanties die betrokken zijn bij de verlening en de handhaving van deze vergunning. De universiteit heeft verder een groot aantal vergunningen vanwege de biologische veiligheid en het Besluit genetisch gemodificeerde organismen.

De vergunningen en het interne toezicht op het werken met genetisch gemodificeerd materiaal zorgen voor een veilige werk- en woonomgeving. Dit blijkt ook uit de periodieke inspecties door de Inspectie voor Leefomgeving en Transport. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) heeft in 2020 aan de Universiteit Leiden een vergunning verleend voor het gebruik van dierlijke bijproducten.

In biomedisch wetenschappelijk onderzoek zijn dierproeven soms noodzakelijk. In het kader van de Wet op de dierproeven is de universiteit in het bezit van een vergunning voor zowel het uitvoeren van dierproeven als het fokken van proefdieren.

Dierexperimenten worden uitsluitend uitgevoerd nadat duidelijk is gebleken dat er geen mogelijkheden bestaan voor vervanging, vermindering of verfijning van de voorgenomen proeven. Projectaanvragen voor dierexperimenten verlopen volgens een zorgvuldig traject; ze worden bij de Universiteit Leiden eerst afgestemd met de Instantie voor Dierenwelzijn (IvD), en daarna ingediend bij de Centrale Commissie Dierproeven (CCD). De CCD is het zelfstandig bestuursorgaan dat de projectvergunningen voor dierexperimenten verstrekt. Voor de CCD een vergunning verstrekt, vraagt het eerst advies aan de dierexperimentencommissie Leiden (DEC Leiden). De DEC weegt het belang van de proef af tegen het ongerief voor de dieren. Na het verkrijgen van een projectvergunning, die de CCD aan de instellingsvergunninghouder verstrekt, mogen experimenten worden uitgevoerd. De uitvoering van de experimenten zoals beschreven in de projectvergunning, wordt in detail afgestemd met de IvD en de aangewezen dierenarts. Op deze manier worden gedurende de uitvoering van een project steeds mogelijkheden tot verbetering op het gebied van verfijning, vermindering en vervanging geïdentificeerd. Op deze manier kan ook de competentie van de bij de experimenten betrokken personen worden geverifieerd.

De universiteit heeft in 2020 één projectvergunning bij de CCD aangevraagd (in 2019 waren het er drie). Er zijn in 2020 twee vergunningen verleend. Eén daarvan was aangevraagd in 2019.

De universiteit rapporteert over dierproeven in een openbaar Dierexperimenteel jaarverslag, conform de afspraken in VSNU-verband (‘publieksjaarverslag’). In 2021 zal de presentatie van deze gegevens veranderen door een update van de website. De omgang met dierproeven komt ook aan bod via publicaties over het proefdierbeleid op internet en door middel van de rapportage van de gegevens over dierproeven en proefdieren aan de NVWA.

In 2020 zijn wederom stappen gezet om het niveau van gegevensbescherming te verhogen. In dit kader zijn verbeteringen doorgevoerd op het gebied van capaciteit, governance en prioritering op bestuurlijk niveau. De genoemde maatregelen moeten de compliance op het gebied van de Algemene Verordening Gegevensbescherming verder verbeteren en een fundament leggen voor de komende jaren.

Afgelopen jaar heeft de universiteit vragen gekregen van de Autoriteit Persoonsgegevens over de inzet van online proctoring. Dit onderzoek is afgerond met een rapport voor de onderwijssector waarin aanbevelingen stonden die de universiteit al naleefde.

De verantwoordelijkheid voor compliance is waar mogelijk langs de reguliere lijnen van de organisatie belegd. De faculteiten dragen zorg voor de kwaliteitsbewaking van het onderwijs en onderzoek. Het College van Bestuur bewaakt de universitaire kalender, met name waar het gaat om externe visitaties en de follow-up daarvan. De bewaking van de compliance in de bedrijfsvoering wordt intern ondersteund door audits van de afdeling Audit en Interne Controle op basis van het Audit Charter, en extern door de Raad van Toezicht. De voorbereiding en naleving van milieuvergunningen wordt ondersteund door de afdeling Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM), een gezamenlijke dienst van de universiteit en het LUMC.

De Universiteit Leiden hecht groot belang aan transparantie. Dit jaarverslag bevat daarom veel feitelijke infor-