Bericht van de Raad van Toezicht

Het jaar 2020 was vanwege de coronacrisis een jaar met veel uitdagingen. De Raad van Toezicht kijkt met enige ambivalentie terug op dit bewogen kalenderjaar. Enerzijds is met trots geconstateerd dat de universitaire gemeenschap in zeer korte tijd het onderwijs wist om te zetten in online onderwijs van hoog niveau, en dat het noodzakelijk onderzoek – met de nodige restricties – doorgang kon vinden. Anderzijds is het droevig te constateren dat het persoonlijk contact tussen studenten, tussen student en docent alsook het wetenschappelijk debat, aan kracht hebben ingeboet. Voor het komend jaar zijn de vooruitzichten gelukkig beter, mede door de snelle vaccinontwikkeling met belangrijke bijdragen van Leidse onderzoekers.

De Raad van Toezicht is het orgaan dat vanuit een nadrukkelijk onafhankelijke positie toezicht houdt op het bestuur van de universiteit. Hij volgt vanuit die rol de besluiten en acties van het College van Bestuur op kritische wijze. De Raad van Toezicht ziet erop toe dat het College van Bestuur bij de uitoefening van zijn bevoegdheden de op de universiteit betrekking hebbende wetten, regelingen, reglementen en richtlijnen naleeft. De Raad van Toezicht vervult de formele rol van werkgever van de leden van het College van Bestuur. Hiernaast treedt de Raad van Toezicht op als sparringpartner van het College van Bestuur, waarbij de verschillende leden van de raad ruime bestuurlijke ervaring meenemen vanuit verschillende disciplines, aandachtsgebieden en achtergronden.

De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar zesmaal plenair met het College van Bestuur vergaderd. Voorafgaand aan deze bijeenkomst voert de Raad van Toezicht, ter voorbereiding en interne besluitvorming, steeds onderling beraad. Het is goed gebruik om iedere bijeenkomst een belangrijk strategisch onderwerp te bespreken zodat de raad zijn rol als inhoudelijke gesprekspartner kan vervullen. De bespreking van de strategische onderwerpen biedt de Raad van Toezicht ook verdiepend inzicht in het reilen en zeilen van de universiteit en de faculteiten. Zo besprak de Raad van Toezicht de ontwerp-strategie 2020-2030 van Campus Den Haag. De Raad heeft grote waardering voor de ontwikkeling die de Haagse Campus van de Universiteit Leiden heeft doorgemaakt. Door de positionering in Den Haag als stad van internationaal recht en veiligheid, geniet de campus veel aantrekkingskracht op de publieke en private organisaties die op dit snijvlak en in de nabijheid in Den Haag opereren. Belangrijk was ook het onderwerp Artificial Intelligence, waarover de commissie zich in juni 2020 uitgebreid liet informeren door de decaan van de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen.

De vergadering tussen de raad en het college in maart, vond plaats in het Pieter de la Courtgebouw van de Faculteit Sociale Wetenschappen (FSW). De decaan gaf daar twee inzichtelijke presentaties over enerzijds de ontwikkeling van de strategie van FSW en anderzijds de ontwikkelingen op het gebied van het borgen van een veilig werkklimaat. De Raad van Toezicht hecht er veel belang aan om ook via ontmoetingen binnen de faculteiten in verbinding te staan met de organisatie. Helaas bleef het, vanwege de beperkingen die in verband met corona werden opgelegd, bij dit ene werkbezoek.

Een vooraanstaand onderwerp waarover de Raad van Toezicht nauwgezet is geïnformeerd, is uiteraard de corona-aanpak geweest. Schriftelijk heeft de Raad van Toezicht hierover tienmaal de stand van zaken gekregen. In iedere plenaire vergadering is over dit onderwerp van gedachten gewisseld tussen Raad van Toezicht en College van Bestuur. De raad heeft grote waardering voor de wijze waarop de leden van het college, ieder vanuit hun eigen verantwoordelijkheden, zijn opgetreden in deze moeilijke tijd. De raad is met name veel dank verschuldigd aan de vicevoorzitter van het college die als voorzitter van het Centrale Crisis Team en als gedelegeerd collegelid en verbindingsman met de VSNU, zo accuraat en daadkrachtig is opgetreden. De raad is onder de indruk van de wijze waarop de universiteit erin geslaagd is het onderzoek en onderwijs zoveel mogelijk en op het vereiste niveau te laten voortgaan.

Het College van Bestuur informeerde de Raad van Toezicht over situaties waarin het college actie onderneemt ter bevordering van een sociaal en veilig werkklimaat. Ook wetenschappelijke integriteit was een onderwerp van gesprek. Voorts stond het personeelsbeleid, mede in het kader van erkennen en waarderen, nadrukkelijk op de agenda van het college en van de raad. De Commissie Kwaliteitszorg Onderwijs en Onderzoek van de raad volgt met belangstelling de ontwikkelingen rond erkennen en waarderen en heeft dit veelomvattende programma ook besproken met de voorzitter van de stuurgroep Erkennen en Waarderen.

De raad voerde in het vierde kwartaal van 2020 resultaat- en ontwikkelingsgesprekken met de afzonderlijke leden van het College van Bestuur.

Een belangrijk moment voor de Raad van Toezicht in het verslagjaar was de benoeming van prof.mr. Annetje Ottow als toekomstige voorzitter van het College van Bestuur. De Raad van Toezicht is zeer verheugd en ziet uit naar haar aantreden als hoofd van het College van Bestuur in de ‘nieuwe stijl’, waarin de functies van rector magnificus en voorzitter weer van elkaar gescheiden zijn. Even belangrijk was daarom de benoeming van prof.dr.ir. Hester Bijl als rector magnificus. Wij prijzen ons gelukkig met haar kennis, kunde en enthousiasme, die zij nu ook kan inzetten in haar rectoraat. De schaduwzijde van al dit moois is het vertrek van prof.mr. Carel Stolker als voorzitter en rector magnificus. Wij willen hem hartelijk danken voor zijn erudiete en verbindende leiderschap en de altijd prettige samenwerking, en vooral voor wat hij voor de universiteit heeft betekend. Een voorzitter en rector van zijn kaliber is zeldzaam.

Financiën zijn volgens de gebruikelijke cyclus besproken, waarbij er steeds extra aandacht was voor de effecten van de coronacrisis. De Raad van Toezicht keurde in zijn vergadering van juni de Jaarrekening 2019 en het Bestuursverslag over 2019 goed. Ook werd de Kadernota 2021-2024 besproken. De voortgang van de uitvoering van de begroting 2020 volgde de raad aan de hand van de bestuurlijke financiële tertiaal-rapportages. De raad verleende in zijn vergadering van december goedkeuring aan de Begroting voor 2021-2024. Naar aanleiding van de Kadernota en de Begroting is de raad met het college in gesprek geweest over de financiële onzekerheden die de coronacrisis veroorzaakt. Wij zullen ook in de toekomst mee blijven kijken naar de financiële ontwikkelingen, overigens vol vertrouwen dat de Universiteit Leiden op korte en op lange termijn een financieel gezonde organisatie zal blijven.

De Auditcommissie van de Raad van Toezicht kwam driemaal bijeen dit jaar. In mei 2020 deed zij dat ter voorbereiding van de besluitvorming van de Raad van Toezicht ten aanzien van de jaarrekening 2019, het accountantsverslag en het jaarverslag over 2019. In september 2020 kwamen in de Auditcommissie de operationele audits en IT-audits aan de orde. En in november besprak de commissie de universitaire begroting 2021-2024, en met KPMG de Management Letter 2020. Naast de twee leden van de Auditcommissie neemt ook de voorzitter van de Raad van Toezicht als toehoorder deel aan deze vergaderingen.

Vastgoedontwikkeling stond ook dit jaar op de agenda. De Raad van Toezicht verleende goedkeuring aan de investering in het Collegezalengebouw aan de Einsteinweg. De vernieuwing van dit bekende gebouw op de Campus Bio Science Park dat onderdeel uitmaakt van het Leiden Bio Science Park, is van groot belang voor de campusontwikkeling van Universiteit Leiden. Het doet de raad goed dat dit iconische Collegezalengebouw, een ware ‘modern classic’, behouden blijft voor toekomstige generaties studenten en medewerkers en sterk verduurzaamd wordt.

De Raad besprak de Bestuursmonitor, de jaarlijkse rapportage over de monitoring van de bestuursafspraken. Ook besprak de raad de jaarlijkse rapportage op het gebied van informatiebeveiliging en privacy, en het werkplan voor het komend jaar voor deze onderwerpen. De raad heeft voorts het Leids Register Opleidingen 2020-2021 goedgekeurd. Ook nam de raad via de Kadernota en het Bestuursverslag kennis van de voortgang van de inzet van de kwaliteitsmiddelen. Na kennisneming van het Accountantsverslag heeft de Raad van Toezicht in zijn vergadering van 26 mei 2021 dit verslag, inclusief de jaarrekening over 2020, goedgekeurd.

De commissie Kwaliteitszorg Onderwijs en Onderzoek kwam driemaal bijeen en besprak de jaarverslagen kwaliteitszorg onderwijs en onderzoek. Daarnaast is uitgebreid met het College van Bestuur gesproken over het plan van aanpak voor de verdere doorontwikkeling van de kwaliteitszorg. Ondanks de uitstekende bevindingen in het kader van Instellingstoets Kwaliteitszorg in 2019, wil de Universiteit Leiden verder werken aan een kwaliteitssysteem dat nog effectiever zal zijn door de aangeleverde managementinformatie te verbeteren en de inhoudelijke monitoring te versterken. Daarnaast was er ook in deze commissie aandacht voor de omstandigheden rond corona. Zo werd in juni gesproken over het onderzoek in tijden van corona en werd in november een tussenrapportage gegeven van de stand van zaken in het onderwijs. Door de enorme inzet van docenten en studenten zijn de studieresultaten nog steeds goed.

De Raad van Toezicht heeft tweemaal regulier overleg gevoerd met de fractievoorzitters van de Universiteitsraad (UR). De raad is trots op de cultuur bij de Universiteit Leiden, waar de UR namens het personeel en studenten daadwerkelijk een belangrijke rol in de beleidsontwikkeling speelt. De UR sprak onder andere met de raad over zijn speerpunten voor raadsjaar 2020-2021. De Raad van Toezicht constateerde dat deze speerpunten goed aansluiten bij de ambities van het College van Bestuur. Ook is de raad tevreden over de harmonieuze verhoudingen tussen College van Bestuur en Universiteitsraad.

In september heeft de raad onder externe begeleiding een zelfevaluatie uitgevoerd. In het kader van deze

zelfevaluatie is geconstateerd dat de relatie tussen het College van Bestuur en de Raad van Toezicht zeer open en respectvol is. De Raad van Toezicht heeft de wens uitgesproken om meer in het voortraject bij besluitvorming rond strategische onderwerpen betrokken te worden.

Ab van der Touw, de voorzitter van de raad, nam deel aan de twee vergaderingen van de voorzitters van de Nederlandse universitaire Raden van Toezicht, waar op landelijk niveau spelende onderwerpen zoals de financiering van het wetenschappelijk onderwijs en de toekomst van wetenschappelijk onderzoek, werden besproken. Per 1 september 2020 is Van der Touw tevens voorzitter van dit gremium.

De komende tijd blijft de Raad van Toezicht intensief overleg voeren met het College van Bestuur over de impact van de coronacrisis en over scenario’s voor de langere termijn. De mooie prestaties van het afgelopen jaar tonen wederom de veerkracht van de Leidse academische gemeenschap.

Graag breng ik in deze coronacrisis de hoopgevende woorden van Justus Lipsius, hoogleraar in de beginjaren van de universiteit, in herinnering:

‘Tenslotte biedt rampspoed een voorbeeld, omdat de kracht en de weerstand van goede mensen bij tegenslag een lichtbaken vormen voor onze duistere wereld. Door hun voorbeeld roepen zij anderen tot eenzelfde houding op en geven als het ware de weg aan.’

Namens de Raad van Toezicht van de Universiteit Leiden

Drs. A.F. van der Touw, voorzitter