Bericht van de Universiteitsraad

‘Inwerken, kennismaken met de procedures, de regels van het spel, schakelen tussen dossiers en onderwerpen, inlezen, een mening vormen, contact met de achterban – kortom: alles wat met ons raadswerk te maken heeft, vindt plaats in een snelkookpan.’ Marlene van der Velden (studentlid), op medezeggenschapsblogleiden.nl over de Universiteitsraad in tijden van corona.

De Universiteitsraad (UR) is de centrale medezeggenschapsraad van de Universiteit Leiden en bestaat uit gekozen studenten en medewerkers. De UR behartigt de belangen van studenten en medewerkers bij het College van Bestuur. Daartoe overlegt de UR met het college over het centrale beleid op het gebied van onderwijs en onderzoek, personeel en organisatie, en financiën en huisvesting. In sommige gevallen heeft de UR instemmingsrecht, in andere gevallen adviseert de UR het College van Bestuur, gevraagd of ongevraagd.

De verkiezingen, vanwege het coronavirus online georganiseerd, leidden ertoe dat in 2020 twaalf nieuwe raadsleden werden verkozen en vier raadsleden opnieuw werden verwelkomd. De raadsleden werden op hun raadswerk voorbereid met het inwerkprogramma in september en oktober. Opnieuw was de online Basiscursus medezeggenschap beschikbaar voor de leden van de Universiteitsraad en de faculteitsraden. Tevens werd er weer een succesvolle Introductiedag Medezeggenschap georganiseerd, waarbij leden van de Universiteitsraad, faculteitsraden en dienstraden samenkwamen om ervaringen uit te wisselen, het College van Bestuur te leren kennen en een training over bevoegdheden te volgen.

De nieuw samengestelde Universiteitsraad heeft de volgende speerpunten vastgesteld voor het academisch jaar 2020-2021: ■ Een eerlijke inschatting van taken ■ Optimale ondersteuning van de actieve student ■ Een betere facilitering van docenten ■ Naar een inclusieve gemeenschap ■ Bredere aandacht voor duurzaamheid ■ Psychosociaal welzijn op de werkvloer

Het medezeggenschapsjaar 2020 kenmerkte zich bovenal door de coronacrisis. Niet alleen moest de werkwijze van de Universiteitsraad worden aangepast naar online vergaderen, ook hebben de fractievoorzitters vrijwel vanaf het begin van de crisis bijna wekelijks overleg gevoerd met het College van Bestuur over de te nemen maatregelen. Daarvoor is een versnelde besluitvormingsprocedure ingericht. Tijdens dit ‘woensdagochtendoverleg’ werden stevige discussies en constructieve gesprekken gevoerd over onder andere de vormgeving van online onderwijs en toetsing, de ondersteuning van (jonge) onderzoekers wier onderzoek vertraging opliep, het faciliteren van thuiswerken, en het gebruik van de gebouwen. Door alle extra inzet heeft de UR een belangrijke rol gespeeld als ‘voelhorens’ van het college en heeft hij de zorgen van studenten en medewerkers op zorgvuldige wijze onder de aandacht gebracht, waardoor de effectiviteit van en het draagvlak voor de crisismaatregelen is vergroot.

Ondanks de coronacrisis en alle gerelateerde extra overleggen heeft de Universiteitsraad geprobeerd de medezeggenschap zoveel mogelijk als normaal voort te zetten. De UR was nauw betrokken bij de benoeming van zowel de aankomende rector magnificus als de nieuwe voorzitter van het College van Bestuur. Naast de behandeling van de jaarlijks terugkerende onderwerpen zoals de Kadernota, de model-Onderwijs- en Examenregelingen (OER’en) en de begroting, heeft de UR in 2020 aandacht besteed aan een reeks andere onderwerpen. Een van de grotere discussiepunten was de strategie voor de Campus Den Haag. De raad heeft onder andere benadrukt dat de verbondenheid tussen de twee steden centraal moet staan, dat bestaande knelpunten eerst moeten worden aangepakt en dat de governancestructuur nader moet worden uitgewerkt. Ten aanzien van de kwaliteitsafspraken heeft de raad een voortgangsrapportage over 2019 ontvangen, de reservering van de kwaliteitsmiddelen in de Kadernota laten aanpassen, en twee raadsleden afgevaardigd in de werkgroep Herijking kwaliteitsmiddelen.

Een belangrijk speerpunt van de Universiteitsraad is de versterking van de medezeggenschap binnen de universiteit. Begin februari heeft de UR samen met het College van Bestuur daartoe een succesvolle conferentie georganiseerd: Van inspraak naar invloed. Er werd onder andere gediscussieerd over de zichtbaarheid, facilitering,

opleiding en waardering van de medezeggenschap. De uitkomsten van de conferentie zijn door een werkgroep samengevoegd tot een rapport, dat in de tweede helft van het jaar door faculteitsraden en dienstraden is besproken. De UR is verheugd te zien dat er al op verschillende plekken verbeteringen zijn doorgevoerd. De verdere implementatie van de aanbevelingen blijft de komende tijd hoog op zijn agenda staan.

Naast de overleggen met het College van Bestuur heeft de Universiteitsraad (online) werkbezoeken afgelegd aan de Honours Academy, het samenwerkingsverband Leiden-Delft-Erasmus (LDE) en het Universitair Facilitair Bedrijf. Ook zijn open gesprekken gevoerd met de Raad van Toezicht en de directeuren van het Bestuursbureau. Terugblikkend kunnen we constateren dat de UR zich in het afgelopen jaar weer als een belangrijk gesprekspartner heeft gemanifesteerd.

Tot slot volgt hier een overzicht van onderwerpen waarmee de Universiteitsraad in 2020 heeft ingestemd en een overzicht van onderwerpen waarover hij heeft geadviseerd. De brieven en de verslagen van de vergaderingen zijn terug te vinden op de website: universiteitleiden.nl/ur.

De Universiteitsraad heeft ingestemd met deze dossiers: ■ Wijziging Bestuurs- en Beheersreglement ■ Hoofdlijnen begroting 2021-2024 ■ Leids Universitair Register Opleidingen 2021-2022 ■ Instellingsdeel Studentenstatuut 2020-2021 ■ Model-OER’en 2021-2022 (bachelor en master) ■ Leids Protocol Onderzoeksvisitaties 2021-2027 ■ Richtlijn aanbieden (online) tentamens ■ Addenda Model-OER’en 2019-2020

Over de volgende onderwerpen heeft de Universiteitsraad in 2020 geadviseerd: ■ Drempelloos studeren ■ Follow-up personeelsmonitor ■ Inventarisatie taalbeleid ■ Uitstel strategisch plan ■ Uitkomsten NSE 2019 ■ Benchmark Financiële Ondersteuning Studenten ■ Implementatie rookbeleid ■ ICT-Projectenkalender ■ Regeling Inschrijving, Examen- en Collegegeld ■ Jaarverslagen kwaliteitszorg onderwijs/onderzoek ■ Aanpassing BSA-regeling ■ Capaciteitsfixus 2020-2021 ■ Aangepaste Gemeenschappelijke Regeling LDE ■ Jaarverslag 2019 ■ Proctoring ■ Plan van aanpak studentenwelzijn ■ Advies denktank flexibilisering ■ Tijdelijke aanvullende reisregeling medewerkers en studenten ■ Onderzoek en plan van aanpak postdocs ■ Jaarverslagen vertrouwenspersonen en ombudsfunctionaris voor studenten ■ Personeel in Cijfers 2019 ■ Duurzaamheidsverslag 2019 ■ Retributiebeleid 2020-2021 ■ Bestuurlijke financiële rapportages ■ Tussenrapportage programma doorontwikkeling kwaliteitszorg ■ Werkplan diversiteit en inclusiviteit ■ Vertraging onderzoek door corona, verlenging contracten ■ Aanpassing selectieprocedures bacheloropleidingen met capaciteitsfixus ■ Herziening richtlijn promotietrajecten ■ Meerjaren Business Plan Huisvesting ■ Implementatie Taverne / Open access ■ Voorgenomen transitie Luris ■ Uitbreiding digitale onderwijsvoorzieningen met Zoom ■ Geautomatiseerde bezoekersregistratie ■ Uitvraag inspectie werkdruk en discriminatie

Namens de Universiteitsraad van de Universiteit Leiden,

Charlotte de Roon MSc, voorzitter

Zie bijlage D voor de samenstelling van de Universiteitsraad.