YHTEYDENPITO KOTIIN

Yhteydenpito huoltajien kanssa on yhteistyön alku ja juuri. On tärkeää, että huoltajat tietävät, mitä partio on ja millaista toimintaa ryhmässä on. Kasvokkain kohtaaminen aluksi on aina paras tapa luoda suhteet. Muista, että huoltajia tavatessasi edustat koko partioliikettä. Ole siis asiallinen ja kohtelias sekä muista partiomainen käytös. Kutsu kotiväki myös lippukunnan avoimiin tilaisuuksiin.

Huoltajat voivat käyttää eri viestintäkanavia kuin lapset ja nuoret.

Viestinnän ajoitus on tärkeää. Tiedon pitää tulla tarpeeksi ajoissa, jotta esimerkiksi monen lapsen asioita hoitava huoltaja ehtii toimia eivätkä viikonloput ole jo varattuja. Esimerkiksi retken ajankohdasta kannattaa kertoa jo kauden alussa, mutta tarkemmat tiedot ohjelmasta ja retkivarusteista voi kertoa pari viikkoa ennen tapahtumaa.

Mitä viestintäkanavia on?

Mitkä sopivat mihinkin viestintään?

Parasta tapaa viestiä huoltajille kannattaa kysyä heiltä suoraan. Kun kyseessä on viestintä huoltajien suuntaan, saattaa ryhmän sisäinen viestikanava toimia, mutta myös esimerkiksi sähköposti voi olla kätevä tapa. Toisinaan vanhanaikainen paperinen tapahtumakirje saattaa olla paras. Sopiva tapa viestiä riippuu paljon tilanteesta, ja sen suhteen johtajalla pitää olla tilannetajua. Helpointa on sopia huoltajien kanssa vain yksi viestintäkanava, jotta kukaan ei jää ilman tärkeää tietoa, jollei muista lähettää viestejä kaikkien kanavien kautta.

Ryhmän jäsenten huoltajat saattavat olla parikymmentä vuotta vanhempia kuin johtaja. Mitä kannattaa ottaa huomioon heille viestiä lähettäessään? Ensinnäkin kannattaa muistaa, ettei tarvitse jännittää. Toiseksi kannattaa muistaa olla asiallinen ja kertoa kaikki tarpeellinen. Jos ryhmä on lähdössä retkelle, täytyy viestissä olla ainakin retken ajankohta, paikka, varusteluettelo ja johtajien yhteystiedot. Viesti kannattaa lukea vielä uudelleen ennen lähettämistä ja tarkistaa sen ymmärrettävyys sekä korjata mahdolliset kirjoitusvirheet. Retkikirje kannattaa kirjoittaa mallin avulla ja luetuttaa toisella johtajalla, jotta siihen muistaa laittaa kaikki tarpeelliset tiedot ilmoittautumis- ja maksuohjeineen.