Come preparare la spedizione delle riviste in abbonamento

Guida operativa procedura “Spedizione riviste in abbonamento�

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Spedizione riviste in abbonamento Versione: A1/01

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Guida operativa spedizione riviste in abbonamento

Sommario Premessa ............................................................................................................................. 3 Spedizione “Una copia Italia” .................................................................................................. 5 Spedizione “Più copie Italia”.................................................................................................. 20 Spedizione “Più copie estero” ................................................................................................ 21 Spedizione “U.S.A.” ............................................................................................................. 21 Spedizione “Estero” ............................................................................................................. 21 Esportazione del file............................................................................................................. 22

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Premessa La seguente documentazione spiega i passi da seguire per preparare i lotti per la spedizione degli abbonamenti.

Come si può notare dalla figura successiva, la preparazione dei lotti è eseguita da funzioni diverse che assecondano differenti necessità di spedizione e confezionamento secondo gli attuali standard postali.

Figura 1

Le funzioni in oggetto sono le seguenti: 1. Una copia Italia Estrae tutti gli abbonamenti di chi risiede in Italia e ricevono una copia della rivista. (sono inclusi la Repubblica di San Marino e Città del Vaticano.)

2. Più copie Italia Estrae tutte gli abbonamenti di coloro che risiedono in Italia e ricevono più di una copia della rivista. (sono inclusi la Repubblica di San Marino e Città del Vaticano.)

3. Più copie estero Estrae tutte gli abbonamenti di coloro che risiedono all’estero(ad eccezione degli U.S.A.) e ricevono più di una copia della rivista.

4. U.s.a.

Estrae tutte gli abbonamenti di coloro che risiedono negli U.S.A. (include sia una copia sia più copie).

5. Estero Estrae tutte gli abbonamenti di coloro che risiedono all’estero(ad eccezione degli U.S.A.) e ricevono una copia della rivista.

Le funzioni sopra elencate dovranno essere eseguite per ciascuna delle riviste previste e ciascuna di esse genererà un lotto.

Per ogni lotto sarò possibile scegliere se stampare o generare dei file per esternalizzare il confezionamento e la spedizione.

Le funzioni di stampa prevedono la produzione di:  Spedizioni in Italia o Bollettini di CCP o Etichette per pacchi e sovrappacchi o Etichette per pallet

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

Spedizioni in U.S.A. o Etichette per i destinatari



Spedizioni all’estero (no U.S.A.) o Cartoline per i destinatari

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Spedizione “Una copia Italia” 1. Entrare nella voce di menù Mrm/Abbonamenti/Preparazione/Una copia Italia

2. Apparirà la maschera di estrazione degli abbonati. a. Nel caso appaia il messaggio della figura seguente, la funzione evidenzia l’esistenza di una precedente estrazione. Qualora debba essere eliminata continuare con il passo successivo, altrimenti andare al passo 2.g.

b. Cliccare OK

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c. Visualizzare l’elenco delle anagrafiche ora presenti cliccando su “Visualizza”.

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d. Apparirà l’elenco delle anagrafiche presenti che è possibile eliminare cliccando il pulsante “Vuota”.

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e. Cliccare “Sì” per eliminare l’elenco delle anagrafiche.

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f. Cliccare su “OK”, poi “Esci” per riprendere l’estrazione.

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g. Entrare nella sezione “Abbonati”, scegliere la rivista e qualsiasi altro parametro necessario per l’estrazione.

Cliccare “Aggiorna” per avviare la ricerca dei destinatari.

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h. Una volta completata la ricerca, il risultato comparirà nella griglia e sarà indicato il totale degli estratti.

Cliccare su “Aggiungi” per inserire il risultato nell’elenco finale della spedizione.

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Cliccare “OK” per proseguire

Se occorre estrarre un altro target ritornare al punto 2.g. altrimenti proseguire con i passi successivi.

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i. Cliccando “Visualizza” si potranno vedere gli abbonati estratti.

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j. Arrivati all’elenco dei destinatari della spedizione è opportuno procedere all’eliminazione di coloro che non sono idonei alla spedizione.

Nello specifico di tratta di coloro che sono privi di CAP e di centro di distribuzione e non sarebbero consegnati perché non potrebbero essere collocati nell’elenco dei destinatari secondo le specifiche postali in vigore.

Cliccare “prepara spedizione” per procedere alla preparazione del lotto di spedizione.

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k. Comparirà un messaggio che chiede la conferma per proseguire nella preparazione della spedizione.

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l. Comparirà la richiesta delle informazioni necessarie all’assemblaggio dei plichi e la creazione del lotto di spedizione: i. Peso rivista.

Il peso della rivista è necessario per l’assegnazione del pallet ai vari plichi e il conteggio del numero dei pallet. ii. N. ro riviste per plico Questo valore determina il numero massimo di riviste per plico. iii. Data d’invio E’ la data con cui sarà memorizzato il lotto e registrato l’evento di spedizione. iv. Campagna e azione Identificano la campagna e l’azione all’interno della quale sarà creato il lotto di spedizione.

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Alla pressione del pulsante “conferma” inizierà il processo e apparirà la seguente pagina.

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m. ComparirĂ la richiesta delle informazioni di corredo del lotto che si sta per creare.

Le informazioni evidenziate sono fondamentali per la prosecuzione della preparazione.

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Premere il pulsante “conferma” e, successivamente, il pulsante “Esci”.

Inizierà il processo e apparirà la seguente pagina.

A conclusione dell’attività apparirà il seguente messaggio. Cliccare “ok”

Si ritornerà nella funzione di estrazione. Cliccando “Esci” su entrambe le seguenti schermate si tornerà a menù.

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Spedizione “Più copie Italia” 1. Entrare nella voce di menù Mrm/Abbonamenti/Preparazione/Più copie Italia.

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2. Eseguire tutti i passaggi della sezione 2 del paragrafo “Spedizione una copia Italia”.

Spedizione “Più copie estero” 1. Entrare nella voce di menù Mrm/Abbonamenti/Preparazione/Più copie estero.

2. Eseguire tutti i passaggi della sezione 2 del paragrafo “Spedizione una copia Italia”.

Spedizione “U.S.A.” 1. Entrare nella voce di menù Mrm/Abbonamenti/Preparazione/U.S.A.

2. Eseguire tutti i passaggi della sezione 2 del paragrafo “Spedizione una copia Italia”.

Spedizione “Estero” 1. Entrare nella voce di menù Mrm/Abbonamenti/Preparazione/Estero

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2. Eseguire tutti i passaggi della sezione 2 del paragrafo “Spedizione una copia Italia”.

Esportazione del file 1. Entrare nella voce di menù Mrm/Abbonamenti/Preparazione/Una copia Italia

2. Apparirà la seguente maschera che elenca, in ordine cronologico decrescente, i lotti creati con la funzione di spedizione abbonamenti. a. Selezionare: 1.

Il lotto da esportare 2.

Il carattere di separazione dei campi del file generato (es. punto e virgola).

3.

Clicca “TXT”

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b. Selezionare la cartella di destinazione del file da generare.

c. Cliccando “OK” inizierà il processo di generazione del file.

d. Quando la creazione del file sarà completata apparirà la seguente schermata.

Cliccare su “OK” per proseguire.

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e. Si tornerà automaticamente alla prima schermata.

Il pulsante “Esci” consentirà di uscire dalla funzione.

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