Manuale per l'uso del Modulo Lasciti Testamentali

Guida applicativa Gestione Lasciti Testamentari

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Data 29/10/2012

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Sommario Sommario .............................................................................................................................................................2 Introduzione..........................................................................................................................................................3 Nomenclatura utilizzata ..........................................................................................................................................3 Come operare sui target di possibili Testatori? ...........................................................................................................3 form - mrm/campagna/estrazione target .................................................................................................................4 Form - mrm/campagna/estrazione target ........................................................... Errore. Il segnalibro non è definito.

Testatori interessati - La gestione lasciti ...................................................................................................................6 Come operare sui Testatori interessati? ....................................................................................................................7 Operare sui Testatori interessati ..............................................................................................................................7 Come operare sui Testatori attivi? ............................................................................................................................8 Gestione tabelle modulo Lasciti .............................................................................................................................. 10 Valore gestionale Testatore ................................................................................................................................... 10 Form - Gestione pratica testamentale ..................................................................................................................... 12 Descrizione Campi................................................................................................................................................ 12 Form - Gestione asse ereditario ............................................................................................................................. 14 Descrizione campi ................................................................................................................................................ 14 form - gestione oneri e condizioni .......................................................................................................................... 15 Form - Gestione contatti ....................................................................................................................................... 16 La funzione di estrazione dati nel modulo Lasciti ..................................................................................................... 16 Form di selezione ................................................................................................................................................. 17 Le relazione tra le tabelle del Modulo Lasciti ............................................................................................................ 18 Le relazione tra le tabelle del modulo Lasciti ............................................................................................................ 19 La gestione della riservatezza nel modulo Lasciti ...................................................................................................... 19 Il modulo ToDo .................................................................................................................................................... 20

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Introduzione Il modulo Gestione Lasciti è stato sviluppato per dare all’Associazione la possibilità di: Sviluppare un’organica attività di scouting testamentale su tutte quelle persone che hanno un interesse verso la propria missione. La possibilità quindi di sfruttare le informazioni presenti nel data base per un’efficace targhettizzazione e successivamente facilitare un’attività di comunicazione ricorsiva sia verso chi ha dimostrato interesse all’argomento anche solo con una semplice telefonata informativa od un consiglio, sia verso chi ha rimandato più in avanti qualsiasi riflessione sull’argomento Testamento.

Archiviare e tenere sotto controllo sia la numerosa documentazione sia le varie incombenze giuridiche ed amministrative che la gestione di un testamento comporta .

Avere un quadro sia riepilogativo che di sintesi, anche in termini patrimoniali, di tutti i lasciti, presenti o futuri, di cui l’Associazione è entrata in possesso.

Nomenclatura utilizzata Testatore, chi fa o ha fatto testamento Erede, colui che sia stato chiamato a succedere nella universalità dei beni o in una quota di essi.

Esecutore Testamentario, è la persona di fiducia del testatore, ovvero colui al quale viene dato l’incarico di curare che siano esattamente seguite le ultime volontà scritte nel testamento.

Eredità, nell'uso comune si intende generalmente il patrimonio ereditario complessivamente considerato, ossia, più precisamente, il patrimonio.

Asse Ereditario, indica il complesso dei beni, già appartenenti al defunto che ricadono nella successione Legato, la disposizione con cui il testatore attribuisce ad un soggetto da lui indicato nominativamente, detto legatario, singoli beni a carico dell'eredità. Viene di fatto riferito all'oggetto (cosa) che viene in concreto legato.

Disposto, indica una disposizione testamentale a favore dell’Organizzazione.

Come operare sui target di possibili Testatori?

1. Da myDonor® gestisco le campagne di promozione Lasciti estraendo uno o più target di probabili Testatori interessati, partendo da tutte le possibili categorizzazioni gestite ed eventualmente mettendo a confronto anche dati relativi alla fidelizzazione nei confronti dell’Organizzazione (n.ro e valore donazioni fatte, età, ecc…).

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2. Posso anche ricevere richieste d’informazione spontanee da parte di Donatori o comunque di persone che si sentono coinvolte nella mission dell’Organizzazione e che manifestano interesse verso la possibilità di fare testamento a favore di questa.

3. A fronte di contatti che si attivano, l’anagrafica presente in myDonor® che prima era un caratterizzata come Target dalla attività di fundraising, prende la veste di Testatore ed entra sotto il controllo del modulo Gestione Lasciti passando nello Stato 1 = Interessato

Form - mrm/campagna/estrazione target In funzione dei parametri di selezione ottengo una estrazione di candidati target.

Per fasi successive di aggiunte o sottrazioni di questi ottengo la lista target definitiva che trovo nell’area “visualizza”.

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Qui posso decidere di eliminare dalla lista target tutte le anagrafiche che hanno attiva la gestione lasciti indipendentemente dallo stato (interessato / attivo / deceduto) in cui si trova il testatore.

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Testatori interessati - La gestione lasciti

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Come operare sui Testatori interessati?

Ora compito dell’Organizzazione è sviluppare tutte quelle attività verso il Testatore che si è dimostrato interessato al Lascito avendo per obiettivo il portarlo allo Stato = 2 di Attivo: ha redatto un testamento in tutto od in parte a favore dell’Organizzazione.

Per far questo avrò da svolgere una serie di attività periodiche che saranno pianificate nel modulo ToDo (vedi Appendice A).

In questa fase cercherò anche di raccogliere tutte le informazioni possibili riguardo il patrimonio testamentale.

Sia le informazioni di carattere patrimoniale che tutti i documenti acquisiti o prodotti confluiranno nel Modulo Gestione Lasciti, raccolti sotto il Testatore.

Operare sui Testatori interessati

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Come operare sui Testatori attivi?

Il Testatore ha deciso di fare testamento in tutto o in parte a favore dell’Organizzazione.

Si cercherà quindi di acquisire tale documento, se possibile, ed attivare in modo pianificato e strutturato tramite il ToDo tutte quelle attività periodiche atte a mantenere vivo l’interesse verso la mission (SMS, Newsletter, invio documentale…) avendo cura di pianificare anche un contatto periodico telefonico di verifica dello stato del Testatore)

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Il Testatore è deceduto (Stato =3) e: • •

o vengo a conoscenza di un Testamento a favore dell’Organizzazione tramite comunicazione esterna o mi ero rapportato con il Testatore secondo le modalità precedenti avendo già in essere una sua posizione.

In entrambi i casi passo comunque a gestire tramite il modulo Lasciti tutto quanto necessario al’acquisizione a patrimonio dell’Organizzazione dei beni oggetto dell’Asse Ereditario o di uno specifico Legato o l’oggetto di quanto Disposto.

Tramite il modulo ToDo si pianificano le attività connesse all’espletamento delle pratiche amministrative di successione.

2. Si acquisisce le informazioni di tutti gli eventuali Coeredi.

3. Ci si rivolge ad uno o più Notai per l’eventuale Pubblicazione del testamento, Inventario dei beni e Successione 4. Parallelamente si procede a censire i beni dell’Asse ereditario aprendo per ciascuno di essi una scheda e se necessario si coinvolgono i Periti per certificarne il valore.

1.

Tutti i documenti che coinvolgono la pratica testamentale vengono archiviati in formato digitale sotto il Testatore. Ogni azione espletata nel modulo genera un Contatto specifico sul Testatore.

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Gestione tabelle modulo Lasciti Le tabelle in gestione all’utente usate all’interno della procedura lasciti sono raggiungibili tramite il percorso sotto indicato ed evidenziate in rosso.  Menu Principale  Anagrafiche  Persone ed Organizzazioni  Testatori  Asse ereditario  Condizioni d’uso  Destinazioni d’uso  Tipologie di beni  Tipologie di Testamento

Valore gestionale Testatore Prestare molta attenzione alla personalizzazione della tabella Categorie / elemento codice 9999 (generalmente indicato come Stakeholder o Rapporto con Associazione) che contiene importanti valori gestionali. Che cosa significa valori gestionali? Sono parametri che influenzano azioni intraprese in automatico dal programma. Ad esempio se associo il valore gestionale Donatore alla descrizione Testatore alla prima donazione l’anagrafica Prospect viene posta nello stato Testatore e non Donatore e viceversa. Inoltre si deve tenere ben presente viene utilizzato il primo valore gestionale che viene trovato dal programma percorrendo sequenzialmente la tabella. Vediamo in dettaglio

Richiamo della tabella Categorie e posizionamento sulla riga con codice 9999:  Menu Principale  Anagrafiche  Persone ed Organizzazioni  Generali  Categorie – > selezionare riga con codice 9999

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Nel caso della gestione lasciti deve quindi essere sempre presente una riga nella tabella categorie sotto indicata con valore gestionale Testatore in corrispondenza della descrizione Testatore. Questo valore viene scelto aprendo la combo box in corrispondenza del campo valore gestionale.

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Form - Gestione pratica testamentale Attraverso questo form ha inizio la gestione delle pratiche testamentari, le pratiche posso essere più di una ed ognuna ha archiviato indipendentemente dalle altre tutto quanto ad essa fa riferimento.

Descrizione Campi 1. Data e luogo di nascita e del decesso - Sono ereditati dal form principale dell’anagrafica. Se il Testatore è posto nello stato defunto (fattibile solo dal form principale dell’anagrafica) ed è presente una pratica testamentale attiva non può più essere modificato 2. Testatore - indica lo stato e può assumere i valori Interessato, ho attivato un contatto, Attivo ho in essere una pratica testamentale (attiva o non). Lo stato Defunto non è selezionabile.

3. Pratiche testamentali - riepiloga le pratiche testamenti inserite che sono la radice di tutte le informazioni relative ad un testamento. Questa possibilità di inserire un numero indefinito di pratiche consente di gestire più testamenti attivi o sostituiti.

Ciascuna riga compendia il contenuto dei campi sottostanti: a. Inserita il - Data di inserimento della pratica. b. Stato - in corso, la pratica è in gestione, archiviata la pratica è chiusa e viene richiesta obbligatoriamente la data di archiviazione , annullata ed in quest’ultimo caso l’annullamento è logico e la pratica permane nell’archivio.

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d. Testamento - indica la tipologia (Olografo, Privato, Pubblico), con riferimento alla tabella > Tipologie di testamento. e. In carico - è la persona dell’Organizzazione o l’ufficio che ha in carico la gestione di questo Testatore.

4. Stato associazione - Indica lo stato in cui si pone l’organizzazione nei confronti del Testatore. a. Erede - ha ereditato i beni (possono essere presenti anche altri eredi) b. Legatario - è stata nominata legatario di uno o più beni, c. Beneficiario, è stata nominata beneficiario di polizze, somme in denaro, ecc.

5. Asse ereditario - beni - è l’elenco dei beni oggetto del testamento, i dati possono essere aggiunti alla griglia tramite il tasto Aggiungi (form successivo) 6. Dichiarazione di successione a. Data – la data in cui si è aperta la successione. b. Scadenza - la data entro la quale deve essere accettato il testamento. c. CDA, Data Verbale, Delibera, fanno riferimento ad eventuali documenti interni di delibera/accettazione dell’Organizzazione. d. Allegato - consente di memorizzare ed allegare un documento esterno.

7. Valori – dati solo statistici : a. Stimato - è il valore presunto dell’asse ereditario o legato, b. Realizzato - quanto concretamente ottenuto.

8. Ult. Aggiornamento - Riporta lo storico degli utenti che sono intervenuti sul Testatore a modificare od inserire dati.

9. Debiti - consente di rilevare situazione debitorie del Testatore, indicando il debito complessivo con la possibilità di inserire annotazioni.

10. Utente – tre campi di tipo testo, data, numero per usi specifici dell’utente personalizzabili nella descrizione tramite >menu’ di configurazione >pulsante default lasciti 11. Pubblicazione a. Notaio è selezionabile dall’anagrafica già filtrata per il valore gestionale notai. b. Data e Repertorio sono i dati di pubblicazione.

12. Inventario - presente solo nel caso di Erede, come punto 10 con la possibilità di scegliere dallla combo box se l’inventario è stato fatto dall’Associazione o Altri.

13. Accettazione – come precedente.

14. Esecutori - Persone nominate esecutori testamentali recuperabili dall’anagrafica con il tasto Aggiungi. Gli ET non hanno una specifica categoria gestionale e quindi vanno opportunamente categorizzati con la tabella categorie se li si vuole poi raggruppare.

15. Note – Campo per annotazioni 16. Storico documenti – Consente di archiviare, legato con la pratica, i documenti relativi ad essa catalogandoli per Titolo e Data di inserimento.

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17. Eredi – Persone presenti nell’anagrafica in successione con il Testatore.

Form - Gestione asse ereditario Inserimento e gestione beni dell’asse ereditario, legati o disposti .Ogni pratica fa riferimento a propri specifici beni così e la nomenclature è in funzione dello stato assunto dall’Associazione (erede, legato, beneficiario).

Descrizione campi 1. Dati del bene a. Pratica – Il progressivo della pratica testamentale a cui il bene è legato. b. Prog. – il numero progressivo del bene catalogato c. Descrizione - Una descrizione libera del bene d. Tipologia – Riferimento alla tabella > Tipologie Beni N.B. Il bene di tipologia <Bene Immobile> attiva il riquadro (2) con i dati in dettaglio 2. Dati Immobile a. Indirizzo – Riporta l’indirizzo completo dell’immobile, Città , via , cap, provincia (Non è controllato dal normalizzatore). b. Destinazione d’uso – Riferimento alla tabella > Destinazione d’uso. c. Condizione d’uso – Riferimento tabella > Condizioni d’uso. d. Locazione – Il canone d’affitto pagato. e. Contratto – Spunta che indica se il bene è soggetto a locazione. f. Tasto Google – Attiva Google Mapps sull’indirizzo indicato nel campo indirizzi.

3. Note – Campo per qualsiasi tipo di annotazione sul bene

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4. Coeredi – Sono scelti tra gli eredi indicati nel form precedente 5. Valori a. Stimato – valore presunto b. Anticipo - eventuali cifre anticipate sul bene c. Realizzo – eventuale valore di realizzo del bene 6. Storico documenti - consente di archiviare con il bene documenti relativi ad esso catalogandoli per: a. Titolo - nome assegnato al documento per catalogarlo b. Data - la data di inserimento.

7. Asse ereditario – beni - Contiene il riepilogo dei beni costituenti l’asse, quello selezionato è quello in evidenza nella parte superiore del form

form - gestione oneri e condizioni La pratica testamentale od i singoli beni possono essere assoggettati a particolari oneri o condizioni ed ogni riga di ciascuna tabella ne riepiloga le caratteristiche

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Form - Gestione contatti La gestione Testamentale utilizza una propria tabella dei contatti separata da quella dell’anagrafica. 

gni contatto è associato ad una tipologia, data e campo note.



I contatti sono presenti nell’estrattore come condizione di selezione.

La funzione di estrazione dati nel modulo Lasciti Premessa funzionale In myDonor® esistono tre diverse tipologie di estrattori dati e questi si differenziano per la loro finalità: 1. Anagrafiche – Si pone come obbiettivo ottenere liste di nomi principalmente per inviare in modo estemporaneo comunicazioni cartacee o via mail, stampare etichette, bollettini postali.

2. Campagne - Parte dall’aver definito in modo strutturato una Campagna /Azione e l’obbiettivo è ottenere un elenco di anagrafiche target sulle quali poi fare comunicazione.

Si differenzia principalmente per: a. Avere estrattori specifici per le varie tipologie di Anagrafiche (Soci, Abbonati, Testatori, Volontari, ecc.) b. La creazione come ultimo passo di quello che è il lotto, il numero che identifica in modo univoco anche temporalmente quella specifica estrazione.

3. Analisi Dati – Come nel caso 1 ma con estrattori specifici e principalmente finalizzate alla creazione di file da processare esternamente.

Quindi in funzione degli obbiettivi di risultato che ci si pone useremo gli estrattori punto 2 o 3.

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Il percorso menu Vediamo ora schematicamente come sono raggiungibili.

Campagne  Menu Principale  MRM  Campagne  Estrazione Target  Da form Promozione Campagna > scelta Campagna ed Azione  Da form Selezione Estrattore > scelta Testatori Analisi Dati  Menu principale  MRM  Campagne  Analisi Dati  Testatori

Form di selezione

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Versione: A1/01 Pagina 18 di 22 Autore: MDI

Le relazione tra le tabelle del Modulo Lasciti Il Testatore, i Notai, gli Esecutori Testamentari, i Periti sono tutte anagrafiche presenti nel Data Base unico di myDonor® e quindi nelle tabelle si fa sempre riferimento al loro codice anagrafico I Notai, al pari dei Testatori, e solo questi appartengono ad una categoria gestionale e quindi sono presenti nella tabella “rapporti con l’associazione”.

Gli altri ruoli possono essere referenziati nella tabella Categorie

Nel modulo Testatore il codice dell’Anagrafica è il riferimento (chiave) di tutte le informazioni gestite.

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Le relazione tra le tabelle del modulo Lasciti

La gestione della riservatezza nel modulo Lasciti myDonor® prevede per il modulo Lasciti che solo gli operatori abilitati possano accedere alle informazioni ad esso relative. Questo comporta di conseguenza che l‘operatore non abilitato non solo non abbia accesso alle informazioni ma che nemmeno possa avere la percezione che l’anagrafica faccia riferimento ad un Testatore.

Per ottenere questo risultato si è operato in modo tale che nel caso di operatore non abilitato non sia visibile l’icona che identifica la presenza di pratiche testamentali , che la linguetta Testatore nel form principale dell’anagrafica sia sempre disabilitata così come non presente la spunta nella tabella “rapporto con l’associazione” . Gli estrattori a sua volta non avranno accesso tra i criteri di selezione alla Categoria “Testatori”.

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Appendice A

Il modulo ToDo Presentazione Il modulo ToDo, prerequisito per la Gestione Lasciti, consente di pianificare attività sia per proprio conto sia assegnandole anche ad altri operatori dell’Organizzazione.

Nel portale myDonor® sul lato sinistro in alto è a disposizione una finestra con barra di scorrimento che consente di vedere subito all’apertura del programma l’elenco delle attività in corso in carico all’utente in ordine crescente di data di scadenza.

Nel modulo ToDo è possibile pianificare attività generiche o abbinarle a specifici moduli, lasciti, eventi, ecc. ed eventualmente assegnarle ad altre persone dell’organizzazione.

Il ToDo è richiamabile con il tasto funzionale F5 da qualsiasi form di myDonor®, fatto salvo anche la presenza di uno specifico pulsante nei moduli sopra citati.

Se utilizzato Outlook, è possibile trasferirvi le attività pianificate.

Form – ToDo

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Descrizione campi

Attività pianificate : • Oggetto - Descrizione breve dell’attività pianificata • Tipo Attività - Da tabella utente > tipologie attività • Stato - in corso / completata • Data inizio - quando deve iniziare l’attività • Data di fine - quando ne è previsto il completamento • % completamento - Avanzamento dell’attività con incremento del 25% • Proprietario - L’utente che ha pianificato l’attività • Promemoria – Spunta per attivare un messaggio di allert alla scadenza • Nota – Campo per annotazioni correlate con l’attività pianificata (max. 200 car.)

• Allegati - Per memorizzare con l’attività immagine, doc, msg. Vocale, ecc…

• Outlook – Possibilità di trasferimento dell’attività su Outlook (se configurato) • Assegna a – Consente di assegnare l’attività ad altre persone dell’Associazione • Elenco attività – la griglia riporta in ordine crescente di data tutte le attività pianificate e non concluse. In rosso quelle pianificate all’utente da altri, in azzurro quella selezionata in quel momento.

Relazioni : •

Relazioni - consente di correlare l’attività a: Anagrafica (impostata per default al Testatore nel caso di attività testamentale), oppure ad un Progetto, una Campagna, un’Azione, un Lotto, un Evento.

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