Manuale Utente per l'inserimento delle Anagrafiche

Guida all’utilizzo della funzione Anagrafica Persone ed Organizzazioni

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Data 28/10/2012

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Gestione anagrafica Persone e Organizzazioni

Sommario Premessa ............................................................................................................................. 3 Verifica esistenza anagrafica. .................................................................................................. 4 Inserimento nuova anagrafica ................................................................................................. 9 Profilo...................................................................................................................................................................9 Gestionali............................................................................................................................................................ 12 Relazioni ............................................................................................................................................................. 14

Qualificare l’anagrafica. ........................................................................................................ 17 Profilo................................................................................................................................................................. 17 Gestione recapito/i ............................................................................................................................................... 21 Relazioni. ............................................................................................................................................................ 25 Componenti......................................................................................................................................................... 26 Rapporti.............................................................................................................................................................. 27 Ricorda ............................................................................................................................................................... 28 Utente ................................................................................................................................................................ 29

Allegati .............................................................................................................................. 29 ALLEGATO A. ....................................................................................................................................................... 29 ALLEGATO B. ....................................................................................................................................................... 29 ALLEGATO C. ...................................................................................................................................................... 29

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Premessa Il presente documento intende esporre le linee guida per la corretta gestione delle anagrafiche persone e organizzazioni all’interno del Data Base myDonor®.

Per una migliore efficienza delle funzionalità è opportuno che ogni soggetto con cui si viene ad interagire (stakeholder) sia inserito all’interno del data base di myDonor® con una propria anagrafica a sé.

Partendo dal concetto di Organizzazione è possibile creare relazioni gerarchiche tra le anagrafiche (relazioni verticali), con la possibilità quindi di disporre di legami che consentiranno di identificare i componenti ed il loro ruolo all’interno di questi nuclei (famiglie, aziende, associazioni,..). Questa opportunità è quindi il motivo che determina l’importanza di creare, per i nuclei familiari, un’ anagrafica della famiglia al pari dell’anagrafica dell’azienda con i suoi dipendenti.

Queste informazioni potranno essere utilizzate anche come criteri di estrazione dei target offrendo le seguenti possibilità: 1. Evitare di inviare due comunicazioni allo stesso nucleo (stessa comunicazione a marito e moglie) 2. Assicurarsi di inviare la comunicazione a tutti i componenti di un nucleo (comunicare a tutti i dipendenti di un’azienda senza ometterne) 3. Estrarre tutte le anagrafiche con un certo legame al nucleo di appartenenza (direttori, dipendenti, mariti,…)

4. Avere la totalizzazione delle donazioni per famiglia direttamente nella pagina “profilo” 5. Mandare comunicazioni differenziate alla famiglia e al singolo componente.

Le relazioni gerarchiche sono senza limiti di continuità.

I rapporti sono invece delle relazioni orizzontali (es. amico/amica) ma non producono automatismi.

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Verifica esistenza anagrafica.

Entrando nella funzione, la prima attività richiesta è la verifica dell’esistenza dell’anagrafica che si sta per inserire.

I parametri di ricerca delle anagrafiche presenti possono esse scelti nella metà superiore della maschera; in quella inferiore appariranno i risultati. Non necessario rispettare maiuscolo e minuscolo.

Ad eccezione dei campi evidenziati, tutti gli altri parametri possono essere utilizzati contemporaneamente. Quelli gialli e verdi devono essere inseriti alternativamente

Figura 1

Tutti i pulsanti possono essere invocati schiacciando la combinazione del tasto “alt” e il tasto corrispondente alla lettere sottolineata. Es: il tasto aggiorna corrisponde a Alt+A Per procedere alla ricerca occorre inserire i parametri e schiacciare invio o cliccare sul pulsante “Aggiorna”.

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Ad eccezione del campo evidenziato nella figura (figura 2):  

Quello che viene inserito viene cercato con la logica del “inizia per”. Se si desidera cercare con la logica del “contiene” occorre anteporre il simbolo % alla stringa da ricercare Quello che viene inserito viene cercato all’interno del campo corrispondente. Il contenuto del campo evidenziato consente di cercare contemporaneamente in ciascuno dei 3 campi anagrafici e del campo presso del recapito.

Figura 2

Per una maggiore efficacia nella verifica dell’esistenza del nominativo cercato, è consigliabile cercare utilizzando le minime stringhe che qualunque operatore ha sicuramente inserito.

Gli esempi di seguito presuppongono che lo stilema preveda il cognome nel primo campo anagrafico e il nome nel secondo.

Dovendo cercare Rossi Maria Grazia, il cui nome potrebbe essere stato inserito sia congiunto che disgiunto, è opportuno cercare utilizzando uno dei seguenti metodi: 1. Inserendo “Rossi” nel campo A Questo metodo è infallibile perché non è influenzato né dal fatto che Maria e Grazia siano congiunti, né che il cognome sia stato invertito con il nome, né che il nome contenga solo uno dei due nomi 2. Inserendo “Rossi%grazia” nel campo A Questo metodo cercherà tutti coloro che hanno la parola Rossi seguita dalla parola “grazia”indipendentemente da quello che compare in mezzo. Molto efficace per i nomi composti e per le famiglie. ( 3. Inserendo “Rossi” nel campo B e “%Grazia” nel campo C Questo metodo cercherà tutti coloro che iniziano per “Rossi” nel campo B e contengono “Grazia” nel campo C 4. Inserendo “Rossi” nel campo B e “Maria Grazia” nel campo C Questo metodo cercherà tutti coloro che iniziano per “Rossi” nel campo B e iniziano per “Maria Grazia” nel campo C

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Figura 3

Altri parametri di ricerca.

Oltre ai parametri di ricerca anagrafici e di recapito, ci sono alcuni criteri particolari evidenziati e dettagliati qui sotto. (Figura 4)

Figura 4

A. Il valore “Sì” corrisponde a coloro che non sono persone fische.

B. Nel caso il valore A sia “Sì” , questo valore identifica il tipo di organizzazione ( tra cui la Famiglia” C. Scegliendo l’anagrafica di un’organizzazione, il risultato di una ricerca saranno i componenti D. Sezione Sostegno a distanza (SAD). Identifica se le anagrafiche risultanti si riferiscono a Sponsor (colui che paga) o a Padrino ( colui a cui è intestato il SAD) E. Sezione Sostegno a distanza (SAD). Codice bambino sostenuto ( le anagrafiche risultanti dalla ricerca saranno di coloro che sono legati ai sostegni del bambino sostenuto) F. Sezione Sostegno a distanza (SAD). Codice in loco bambino sostenuto ( le anagrafiche risultanti dalla ricerca saranno di coloro che sono legati ai sostegni del bambino sostenuto) G. Sezione RID. Codice identificativo RID di myDonor®. L’anagrafica risultante è quella dell’intestatario del rapporto di RID H. Codice debitore. L’anagrafica risultante è quella dell’intestatario del rapporto di RID I. Consente di filtrarle anagrafiche in funzione dell’esito della normalizzazione: a. Normalizzati scartati b. Normalizzati Documentazione ad uso interno strettamente confidenziale © 2011 myDonor Italia

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J.

K. L.

M.

c. Normalizzati esternamente d. Non normalizzati e. Normalizzati forzati Le scelte possibili sono: a. Con indirizzo e-mail b. Senza indirizzo e-mail c. Solo e-mail (Anagrafiche con indirizzo e-mail e senza nessuna delle 3 componenti anagrafiche) Seleziona la preferenza a donare tra progetti e adottati (SAD) Le scelte possibili sono: a. Operativo b. Annullato c. Defunto (Usato per le persone fisiche) d. Cessata (Usato per le organizzazioni. Equivalente a Defunto) e. Trasferito f. Tutti Le scelte possibili sono: a. Si. (anagrafica da verificare) b. No. (anagrafica verificata)

Alla pressione del tasto “Aggiorna” viene eseguita la ricerca.

Il risultato ottenuto (figura 5) può essere ordinato in base alle colonne visibili semplicemente cliccando sul titolo della colonna (sezione in giallo). Un secondo clic produce l’ordinamento decrescente.

Figura 5

La colonna evidenziata in verde contiene le informazioni sul tipo di Organizzazione.     

Nessun valore. Persona fisica “S”. Società “F”. Famiglia “O”. Organizzazione “A”. Altro

Le righe visualizzate risultano rosse se il loro stato è “Annullato”.

Le altre colorazioni sono in funzione della loro appartenenza ad una specifica categoria secondo quanto definito in configurazione. Vedi allegato A

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Se dichiarato in configurazione, il risultato della ricerca comprende sia coloro che soddisfano i criteri di ricerca che le anagrafiche a cui sono subordinate. Ad es. se tra coloro che soddisfano le richieste risultasse compare un appartenente ad un nucleo familiare, verrebbe presentato anche l’anagrafica del nucleo familiare Se dichiarato in configurazione, il risultato della ricerca può evidenziare la preferenza del donatore (progetto / adozione).

Pulsanti:  “Aggiorna”.  “Seleziona”.  “Aggiungi”.  “Azzera”.

Esegue la ricerca in funzione dei parametri scelti Entra nel dettaglio dell’anagrafica evidenziata Apre una nuova scheda anagrafica Pulisce qualsiasi criterio di ricerca inserito

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Inserimento nuova anagrafica Cliccando sul pulsante “aggiungi” apparirà la seguente finestra chiamata “Profilo” L’inserimento dell’anagrafica si divide in un primo step di inserimento minimale dei dati e, dopo la pressione del tasto Conferma, è possibile qualificare ulteriormente.

Profilo

Figura 6

Tralasciando le informazioni esplicitate dalle etichette che le identificano, di seguito una dettagliata spiegazione delle informazioni presenti nella figura 6.

A. Lasciare vuoto nel caso di persona fisica. Spuntare nel caso di organizzazione (generica, azienda, famiglia, …)

B. L’elenco dei tipi di organizzazione compare solo nel caso in cui sia stato selezionato il campo A. L’elenco è popolato tramite l’apposita funzione nel menù tabelle.

C. Dati anagrafici. Compilare secondo quanto indicato nelle etichette a fianco dei singoli campi. Si può scrivere indifferentemente in minuscolo o maiuscolo (che può essere impostato di default in configurazione).

D. Può essere utilizzato all’interno dei documenti prodotti (es. come incipit della lettera) E. Può essere utilizzato all’interno dei documenti prodotti (es. come incipit della lettera)

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F. Attribuzione alla categoria rapporto con l’associazione (il titolo è modificabile nelle tabelle).

Viene automaticamente assegnata la voce prospect.

Altre voci, anch’esse modificabili nel menù tabelle, vengono automaticamente assegnate e sono quelle che si riferiscono a: a. Donatore. Viene spuntato appena si registra un’entrata economica. Toglie automaticamente il flag da “prospect” a. Socio. Viene spuntato appena si registra un’entrata economica finalizzata a quota associativa. Una volta spuntato, viene attivato il modulo specifico visibile nell’anagrafica. b. Sponsor. Viene spuntato appena si attiva un sad di cui questa anagrafica è il pagante. c. Padrino. Viene spuntato appena si attiva un sad di cui questa anagrafica è l’intestatario. b. Abbonato. Viene spuntato appena viene attivato un abbonamento su questa anagrafica. Una volta spuntato, viene attivato il modulo specifico visibile nell’anagrafica Altre voci, anch’esse modificabili nel menù tabelle, hanno effetto in altre funzioni quando vengono selezionate c. Clienti. Attiva la registrazione o modifica dell’anagrafica verso l’ambiente contabile. d. Dialogatore. Una volta spuntato, questa anagrafica sarà disponibile nell’elenco dei possibili dialogatori e capi area del modulo RID. e. Finanziatore. Una volta spuntato, questa anagrafica sarà disponibile nell’elenco dei possibili finanziatori del modulo progetti. f. Fornitore. Attiva la registrazione o modifica dell’anagrafica verso l’ambiente contabile. g. Giornalista. Una volta spuntato, viene attivato il modulo specifico visibile nell’anagrafica h. Notaio i. Partner. Una volta spuntato, viene attivato il modulo specifico visibile nell’anagrafica j. Responsabile adozioni. Una volta spuntato, viene attivato il modulo specifico visibile nell’anagrafica. k. Responsabile progetti. Una volta spuntato, viene attivato il modulo specifico visibile nell’anagrafica l. Risorse umane. Una volta spuntato, viene attivato il modulo specifico visibile nell’anagrafica. Può essere attivato automaticamente in presenza del modulo web connector che acquisisce dal web. m. Testatore. Una volta spuntato, viene attivato il modulo specifico visibile nell’anagrafica. n. Volontario. Una volta spuntato, viene attivato il modulo specifico visibile nell’anagrafica

G. Nazione.

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Oltre ad identificare la nazione, il passaggio da Italia (figura a sinistra) ad un’altra nazione (figura a destra)cambia il prospetto di inserimento perché l’indirizzo, il cap , la città e la provincia diventano dei dati liberi e non più legati a tabelle

H. L’intestazione è popolata tramite l’apposita funzione nel menù tabelle e l’elenco è differenziato a seconda che si stia inserendo un’anagrafica di una persona fisica o di un’organizzazione.

I. Questo gruppo di informazioni server per assecondare le richieste relative alla privacy. Non sono solo caratteristiche informative dell’anagrafica ma pilotano le funzioni in cui queste informazioni sono coinvolte. a. Il primo campo contiene le seguenti opzioni i. Acconsente L’anagrafica è operativa e riceve tutte le comunicazioni ad eccezione di quanto specificato nei punti b,c,d,e dell’elenco seguente ii. Non acconsente L’anagrafica non è utilizzabile nelle comunicazioni e nella gestione ma rimane il codice per tracciare le registrazioni economiche iii. Non comunicato iv. Acconsente – No mktg L’anagrafica è operativa ma non riceve alcuna comunicazione b. E-mail Spuntato, significa che può ricevere e-mail. Le e-mail possono essere utilizzate per comunicazioni specifiche, di massa, newsletter , inviare ricevute e ringraziamenti c. Mailing Spuntato, significa che può ricevere comunicazioni cartacee di massa d. SMS-MMS Spuntato, significa che può ricevere SMS o MMS . SMS o MMS possono essere utilizzati per comunicazioni specifiche, di massa o ringraziamenti e. Telemarketing Serve solo come criterio di estraibilità dei target J. Nel caso l’algoritmo segnali che il codice fiscale è errato, questo flag consente di forzarlo K. Nel caso l’algoritmo segnali che la partita iva è errata, questo flag consente di forzarla L. I campi data, luogo e stato di nascita vengono automaticamente compilati in base al codice fiscale ma possono essere compilati manualmente e singolarmente.

M. In fase di migrazione le anagrafiche vengono normalmente etichettate come “da verificare” . Una volta provveduto alla qualificazione dei dati in myDonor®, l’utente Documentazione ad uso interno strettamente confidenziale © 2011 myDonor Italia

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provvederà a cambiare la voce in “Verificata”.Questo flag non ha nessun impatto nell’operatività ma può essere usato come filtro.

N. Consente di assegnare l’anagrafica ad un ufficio o utente di myDonor®.

Gestionali

Figura 7

Di seguito il dettaglio delle informazioni della precedente maschera (figura 7) A. Sezione ringraziamenti. Qui è possibile indicare la lettera standard da attribuire alle donazioni che verranno registrate. Nel caso il donatore richieda di non essere ringraziato, occorre scegliere il documento creato per questa finalità (menù tabelle/ servizio/documenti). In ogni caso, se il donatore desiderasse ricevere un ringraziamento in contrasto a quanto qui stabilito, questo sarà possibile durante la lavorazione della donazione.

B. Sezione ringraziamenti. Si può scegliere la modalità di invio del ringraziamento fra lettera (cartaceo), e-mail o SMS C. Questo flag identifica se l’anagrafica potrà ricevere la newsletter elettronica. E’ direttamente collegato al web tramite il myDonor® connector® che lo popola automaticamente.

D. Riferito al punto C. Identifica a quale newsletter è iscritto. Anch’esso è collegato al web tramite il myDonor® connector®.

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E. Sezione ricevute. Il flag identifica se l’anagrafica desidera ricevere la ricevuta. In ogni caso, se il donatore desiderasse non ricevere una ricevuta in contrasto a quanto qui stabilito, questo sarà possibile durante la lavorazione della donazione.

F. Sezione ricevute. Identifica se la ricevuta deve essere emessa per ogni donazione, riepilogativa o resa disponibile sul web attraverso il myDonor® connector®.

Le prime due opzioni possono essere sostituite da quanto definito in configurazione G. Sezione ricevute. Identifica se la ricevuta deve essere stampata, inviata per e-mail o resa disponibile, tramite il myDonor® connector®, nell’area riservata del donatore presente nel web.

H. Indica la preferenza della donazioni da parte del donatore. Pilota l’inserimento delle donazioni proponendo la maschera in funzione della finalità qui indicata.

I. Cliccando su questo flag si abilita il pulsante “RID” che permette di gestire i rapporti di questo tipo.

J. Cliccando su questo flag, il secondo campo anagrafico della pagina “Profilo” si colora di azzurro portando in evidenza, nel caso di contatto con il soggetto, l’opportunità di usare una forma colloquiale più amichevole.

K. Consente di selezionare in quale tipologia di e-mail di massa l’anagrafica viene inclusa. L’elenco è personalizzabile nel menù tabelle.

L. Consente di selezionare in quale tipologia di mailing di massa l’anagrafica viene inclusa. L’elenco è personalizzabile nel menù tabelle.

M. Consente di selezionare a quale finalità l’anagrafica ha mostrato interesse.

N. Consente di selezionare le regole per la ricezione del periodico dell’associazione. Se le regole di estrazione saranno in funzione dell’andamento delle donazioni, è importante usare questo valore per evidenziare la richiesta a NON inviare.

O. Sezione abbonamenti. Questo riquadro consente di attivare rapidamente un abbonamento; indicando la provenienza dell’abbonamento e cliccando sul pulsante “Attiva abbonamento”questo viene caricato con le caratteristiche stabilite in configurazione.

P. Questo campo note permette di inserire informazioni utili per la registrazione delle donazioni di questa anagrafica. Durante l’inserimento delle donazioni, l’operatore preposto vede questo commento in primo piano e può decidere se correggerlo o modificarlo senza uscire dalla maschera in cui sta lavorando.

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Relazioni

Figura 8

A. In questa sezione è importante indicare quale altra anagrafica esistente ha presentato l’anagrafica che si sta inserendo cercandola con l’apposito pulsante.

Il campo sconosciuto sparirà a breve B. Questa sezione è obbligatoria. Per una migliore analisi delle attività di raccolta fondi è fondamentale definire la provenienza dell’anagrafica. Lotto, azione e campagna sono in alternativa ad “acquisita da”. L’elenco è personalizzabile nel menù tabelle.

In generale, se la provenienza non può essere collocata nella struttura campagna, azione e lotto, occorre utilizzare la voce “Acquisita da” L’evento consente una migliore puntualizzazione della provenienza. Si usa quando si organizzano degli eventi e questi sono stati inseriti nel modulo corrispondente.

C. Queste note generiche dovrebbero essere utilizzate al minimo perché occorrerebbe trovare la collocazione delle informazioni negli appositi campi. E’ utile rammentare la presenza in anagrafica,sia a livello generale che di recapito, di campi utente personalizzabili. Questo campo note sarò visibile nella prima pagina dell’anagrafica (profilo)

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Alla pressione del tasto “Conferma” vengono eseguiti i controlli di duplicazione e, qualora ne sussista qualcuno, compare la seguente maschera.

Figura 9

Nella figura 9 si possono notare i criteri di duplicazione che possono fare comparire l’evidenza. Per ognuno è disponibile il pulsante “visualizza” che consente di interrogare l’anagrafica già presente per comprendere se si tratta realmente di un duplicato.

Ad eccezione della duplicazione in funzione della partita iva o del codice fiscale che non consentono di aggiungere l’anagrafica che si sta tentando di caricare, cliccando su “Esci” compare il seguente messaggio:

Figura 10

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Rispondendo “si” l’anagrafica viene creata generando un duplicato, rispondendo “no”posso interrompere l’inserimento. Se ne deduce quindi l’importanza di un’accurata ricerca della presenza dell’anagrafica che si sta inserendo(prima parte del manuale).

Sia nel caso che si risponda “si” o che non siano presentati possibili duplicati, l’anagrafica viene caricata e le viene assegnato un codice visibile in alto a sinistra.

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Qualificare l’anagrafica.

Aggiunta l’anagrafica, prima di uscire è possibile integrare quanto segue.

Profilo.

In questa sezione è possibile integrare ulteriori informazioni.

Figura 11

A. Categorie.

Il pulsante consente di entrare nella sezione in cui viene gestita l’appartenenza a categorie. Il pulsante è grigio se non ci sono assegnazioni e rosso in caso contrario.

Se non ci solo selezioni attive, cliccando sul pulsante appare l’elenco delle possibili categorie a cui abbinare l’anagrafica

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Figura 12

Nella sezione A si seleziona la categoria e il riquadro B si aggiorna con le voci disponibili. E’ possibile operare scelte multiple.

Una volta compiute le scelte, si può entrare in “dettagli” per avere il riepilogo di quanto scelto.

B. Telefono La casella è operativa solo durante l’inserimento. In fase di variazione occorre cliccare sul pulsante alla sua destra.

Il pulsante consente di entrare nella sezione in cui vengono gestiti i numeri di telefono. Il pulsante è grigio se non ci sono numeri o solo uno e rosso se c’è più di un numero.

Figura 13

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Versione: A1/01 Pagina 19 di 29 Autore: MDI

Per ogni contatto telefonico è possibile inserire il numero, abbinarlo ad una tipologia di recapito, descriverlo e definire il primario. Il flag primario viene assegnato in automatico al primo ma può essere cambiato e può essere presente in una sola voce. I pulsanti evidenziati consentono di rimuovere tutta la riga corrispondente.

C. Cellulare La casella è operativa solo durante l’inserimento. In fase di variazione occorre cliccare sul pulsante alla sua destra.

Il pulsante consente di entrare nella sezione in cui vengono gestiti i numeri di cellulare. Il pulsante è grigio se non ci sono numeri o solo uno e rosso se c’è più di un numero.

Figura 14

Per ogni contatto telefonico è possibile inserire il numero, abbinarlo ad una tipologia di recapito, descriverlo, definire il primario e quale è coinvolto nelle attività di mass marketing. Il flag primario viene assegnato in automatico al primo ma può essere cambiato e può essere presente in una sola voce.

I pulsanti evidenziati consentono di rimuovere tutta la riga corrispondente.

Il flag “primario” identifica il numero di cellulare che viene utilizzato per l’invio si SMS-MMS dall’anagrafica.

Il flag “mass-marketing” identifica se il numero di cellulare, qualora ci sia l’autorizzazione all’invio SMS-MMS, deve essere incluso nelle spedizioni massive.

D. E-mail Il pulsante consente di entrare nella sezione in cui vengono gestiti gli indirizzi e-mail.

Il pulsante è grigio se non ci sono indirizzi o solo uno e rosso se c’è più di un indirizzo.

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Utilizzo della funzione Anagrafica Persone ed Organizzazioni Versione: A1/01

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Figura 15

Per ogni contatto e-mail è possibile inserire l’indirizzo e-mail, abbinarlo ad una tipologia di recapito, descriverlo, definire il primario, scegliere quali sono coinvolti nell’invio multiplo , quali sono coinvolte nelle attività di mass marketing e quali sono destinatarie della newsletter.

Il flag primario viene assegnato in automatico al primo ma può essere cambiato e può essere presente in una sola voce.

I pulsanti evidenziati consentono di rimuovere tutta la riga corrispondente.

Il flag “primario” identifica l’indirizzo e-mail che viene utilizzato per l’invio di e-mail dall’anagrafica. Inoltre, cliccando su invio e-mail dall’anagrafica, viene chiesto se inviare ad un solo indirizzo( il primario) o a tutti gli altri (quelli con invio multiplo).

Il flag “mass-marketing” identifica se l’indirizzo e-mail, qualora ci sia l’autorizzazione all’invio e-mail, deve essere incluso nelle spedizioni massive.

Il flag newsletter identifica quale indirizzo e-mail riceverà la newsletter.

E. 196 Nella sezione evidenziata nella figura successiva è possibile inserire la data dell’acquisizione dell’autorizzazione e allegare l’immagine della scansione (B) Il pulsante C serve per visualizzarla successivamente.

(A)

Figura 16

F. Stato.

Questo campo può contenere le seguenti voci:  Operativo.

Anagrafica attiva. Le caratteristiche per punto coinvolgimento nella spedizione delle comunicazioni.  Annullato.

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E

ne

determinano

il

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



L’unico motivo di questa situazione è in presenza di un errore di inserimento o un duplicato. Quando si sceglie questa opzione compare la richiesta della data in cui storicizzare l’evento. Passarci sopra con il tasto TAB e si attiverà il pulsante “conferma” Defunto / Cessata La differenza delle due opzioni è in funzione del fatto che l’anagrafica sia persona fisica o organizzazione. In questo stato l’anagrafica verrà automaticamente esclusa dalle comunicazioni. Quando si sceglie questa opzione compare la richiesta della data in cui storicizzare l’evento. Passarci sopra con il tasto TAB e si attiverà il pulsante “conferma” Trasferito Questa opzione serve per indicare che sono arrivati dei resi postali e che la spedizione cartacea è compromessa. In questo stato l’anagrafica verrà automaticamente esclusa dalle spedizioni postali. Quando si sceglie questa opzione compare la richiesta della data in cui storicizzare l’evento. Passarci sopra con il tasto TAB e si attiverà il pulsante “conferma”

Gestione recapito/i Indipendentemente dalla diligenza con cui è stato inserito, il recapito italiano deve subire un processo di normalizzazione per assicurarsi che sia inserito formalmente corretto secondo gli standard postali e che siano corrette le corrispondenze di cap, indirizzo e località.

Cliccare nella linguetta “Recapiti” Cliccare sulla riga del recapito da normalizzare e apparirà il pulsante apposito (A)

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Figura 17

Il pallino (B) colorato identifica lo stato di normalizzazione di questa anagrafica:  Nero. Anagrafica che non ha mai subito il processo di normalizzazione  Rosso. Anagrafica scartata dal processo automatica di normalizzazione perché non corretta  Giallo. Anagrafica scartata dal processo di normalizzazione e forzata dall’utente.  Verde. Anagrafica normalizzata correttamente.  Blu. Anagrafica normalizzata esternamente Per normalizzare cliccare sul pulante “Normalizza”(A)

Apparirà la maschera qui sotto (figura 18) che contiene le seguenti sezioni: Documentazione ad uso interno strettamente confidenziale © 2011 myDonor Italia

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Figura 18

A. Dati del recapito attualmente presenti.

B. Dati del recapito attualmente presenti che possono essere modificati.

C. Descrizione dell’errore nel caso di errore della normalizzazione.

D. Risultato delle normalizzazione.

Cliccando sul pulsante “normalizza” si attiverà la richiesta al normalizzatore che restituirà l’esito accendendo il “pallino” colorato.

Se il risultato sarà verde, l’anagrafica risulterà normalizzata e verrà memorizzato quanto presente nella sezione D. Se il risultato sarà rosso, occorrerà porre delle correzioni alla sezione B e ripetere la normalizzazione.

Come aiuto per l’identificazione dell’indirizzo, esista la possibilità di consultare il database geografico del normalizzatore cliccando sul tasto “web” (E).

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Data 28/10/2012

Versione: A1/01 Pagina 24 di 29 Autore: MDI

Figura 19

Nella maschera che comparirà basterà iniziare a scrivere nelle caselle interessate per avere le proposte di soluzione. Fare attenzione al fatto che l’elenco che appare cercando la città è suddiviso tra comuni e frazioni.

Se lo si desidera, nel caso l’esito sia negativo ma si ritenga che l’indirizzo sia corretto, dando conferma viene chiesto se memorizzare comunque l’indirizzo forzandola e colorandolo giallo il “pallino” (risposta “si” alla domanda di figura 13)

Figura 20

Una volta completato il processo si ritorna alla sezione”recapiti”

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Data 28/10/2012

Versione: A1/01 Pagina 25 di 29 Autore: MDI

Questa sezione consente di gestire altri recapiti qualora quello primario (qui visibile nella prima riga) non sia l’unico.

Per aggiungere un nuovo recapito è sufficiente compilare i dati del riquadro “recapito” e cliccare su “salva” Relazioni.

Qualora questa anagrafica debba essere subordinata ad un’altra ( se ad es. questa anagrafica deve essere messa in relazione di appartenenza con un’azienda, una famiglia, un’organizzazione,….) , questa scheda è quello che occorre compilare.

Figura 21

A. Consente di selezionare l’anagrafica a cui collegarsi. Il motore di ricerca estrae solo anagrafiche di tipo Org. B. La priorità identifica l’ordine di importanza dei legami che questa anagrafica può avere nei confronti delle altre elencate sotto.

C. Il ruolo determina la caratteristica della relazione con l’anagrafica a cui ci si collega.

L’elenco è personalizzabile nel menù tabelle.

Compilati i campi A,B e C occorre cliccare il tasto “Salva” per memorizzare e il legame generato si presenterà sia nella griglia che nella sezione “Profilo”dell’anagrafica.

Qualora l’anagrafica abbia più di un legame, questo viene evidenziato con un’evidenza nell’angolo in basso a destra del riquadro (figura 22)

Figura 22

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Data 28/10/2012

Versione: A1/01 Pagina 26 di 29 Autore: MDI

N.B. La creazione di un legame nella sezione “Relazioni”, crea una corrispondente voce nella sezioni “Componenti” dell’anagrafica coinvolta.

Ad es. se vado nella sezione “Relazioni” dell’anagrafica di una persona (es. sig. Parisini) per aggiungere un legame con l’anagrafica dell’azienda (es. myDonor® Italia), questo legame sarà evidente anche nella sezione “Collegamenti” dell’anagrafica dell’azienda myDonor® Italia.

Componenti.

Qualora questa anagrafica debba avere delle altre anagrafiche subordinate ad essa ( se ad es. questa fosse un’anagrafica di un’azienda, una famiglia, un’organizzazione,… che deve essere messa in relazione con i propri componenti) , questa scheda è quello che occorre compilare.

Figura 23

L’ elenco proposto contiene tutte le anagrafiche attualmente subordinate e il ruolo ricoperto.

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Data 28/10/2012

Versione: A1/01 Pagina 27 di 29 Autore: MDI

I pulsanti presenti hanno la seguente funzione.  “Aggiungi”. Consente di inserire una nuova anagrafica che, al completamento, viene automaticamente collegata dopo avere chiesto il ruolo.  “Collega”. Consente di ricercare l’anagrafica da collegare e, dopo averla selezionata, viene chiesto il ruolo.  “Scollega”. Selezionato il check in corrispondenza dell’anagrafica su cui operare, alla pressione del pulsante viene reciso il legame.  “Modifica”. Selezionato il check in corrispondenza dell’anagrafica su cui operare, alla pressione del pulsante è possibile modificare il ruolo.

N.B. La creazione di un legame nella sezione componenti, crea una corrispondente voce nella sezione “Profilo” e “Relazioni”dell’anagrafica coinvolta.

Ad es. se vado nella sezione collegamenti dell’anagrafica di un’azienda (es. myDonor® Italia) per aggiungere un legame con l’anagrafica del sig. Parisini, questo legame sarà evidente anche nella sezione “Profilo” e “Relazioni” dell’anagrafica del sig. Parisini.

Rapporti Qualora si desiderasse evidenziare relazioni orizzontali tra anagrafiche, ad es. amico e amica, questa scheda contiene quanto serve.

Figura 24

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Data 28/10/2012

Versione: A1/01 Pagina 28 di 29 Autore: MDI

E’ sufficiente scegliere l’anagrafica da collegare nel riquadro A e definire la relazione nel riquadro B (L’elenco è personalizzabile nel menù tabelle.)

Cliccando sul pulsante “Salva” la relazione viene memorizzata nell’ elenco sottostante e nel riquadro relazioni dell’anagrafica collegata. Il rapporto indicato nell’anagrafica collegata è indicato nella tabella dei rapporti.

Ricorda In questa sezione è possibile memorizzare ricorrenze specifiche ed avere evidenza della partecipazione ad eventi.

Figura 25

A. Per inserire una ricorrenza occorre scegliere il tipo (l’elenco è personalizzabile nel menù tabelle) , la data, la modalità di invio del documento, se notificare all’operatore l’evidenza della scadenza (in presenza del modulo to-do) B. Questo elenco di popola automaticamente quando, nella funzione di gestione degli eventi, si aggiunge questa anagrafica tra i partecipanti.

Dell’evento appare la descrizione, la data in cui si è svolto e la campagna in cui è inserito.

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Data 28/10/2012

Versione: A1/01 Pagina 29 di 29 Autore: MDI

Utente In questa sezione è possibile abilitare la gestione di ulteriori informazioni.

Qualora queste informazioni non avessero trovato collocazione in un’altra sezione dell’anagrafica, è possibile abilitare uno qualsiasi tra campi di tipo testo, numerici, date, tabellari e contenenti oggetti. ( 3 per ogni tipo).

Inoltre, questi campi possono essere resi gestibili a tutti o solo un utente myDonor®.

Allegati ALLEGATO A. Colorazione righe di ricerca anagrafica persone e organizzazioni.

Nel menù di configurazione, sezione “default persone organizzazioni”, è possibile definire la colorazione delle righe di ricerca anagrafica persone e organizzazioni in funzione dell’appartenenza ad una specifica voce della categoria “Rapporto con l’associazione”

ALLEGATO B. Classificazione anagrafica per categorie.

ALLEGATO C. Sezione “Utente”

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