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Preisträger 2015
Information by Compliance Elektronische Workflows beschleunigen den Vertriebsprozess bei TIGGES Ralf Klemm, Leitung IT bei der TIGGES GmbH und Co. KG
Das traditionelle Qualitätsversprechen „Made in Germany“ verbindet TIGGES mit Effizienz und Wirtschaftlichkeit zu einer eigenen unternehmerischen Charaktereigenschaft. Ergänzt mit Servicekompetenz, fachlicher Qualifikation und persönlichem Engagement entsteht daraus eine Unternehmenskultur der absoluten Zuverlässigkeit, in der die UnternehmensCompliance sehr wichtig ist. Sie wird von allen Führungsebenen gelebt und definiert ein Alleinstellungsmerkmal, dessen Erfolg verpflichtet. Technologisch war und ist TIGGES immer auf dem neuesten Stand, da das Unternehmen stetig und konsequent in alle Fertigungstechnologien investiert. Aber das immer wichtiger werdende Thema Enterprise Information Management (EIM) hatte man bei TIGGES etwas vernachlässigt. Noch 2008 enthielten allein die Angebots- und Auftragsmappen rund 1500 aktive Vorgänge. Die Informationen lagen dabei nur an einer Stelle, Einblick zu nehmen war aufwendig und zeitraubend. Manches blieb liegen oder verschwand, es gab keine Terminierung und es war schwierig, den Überblick zu behalten. TIGGES plante daher, ein EIM-System einzuführen.
higkeit, sondern weil sich damit u.a. der geplante Workflow „Mappenrundlauf“ realisieren ließ – von der Anfrage, über die Kalkulation bis hin zur Rechnungsstellung. Dabei wurden alle Abteilungen und Entscheider eingebunden, also das gesamte Unternehmen. Mit ELOprofessional ist jetzt eine Parallelverarbeitung möglich, es gibt Wartepunkte, einen Informationstransfer für nachfolgende Abteilungen – und alle Informationen und Dokumente sind jederzeit (je nach ELO Berechtigungsstufe) für die Anwender sichtbar.
matische Archivierung von Massendaten aus zentralen Geschäftsanwendungen heraus (z.B. ERP-System, MS OfficeAnwendungen). Alle Vorgänge werden von ELO dokumentiert und bleiben nachvollziehbar (optimale Transparenz). Information by Compliance Am Anfang waren es bei TIGGES rund 50 aktive ELO User. Heute sind es knapp 80 und alle Standorte der TIGGES-Group (auch Taiwan und USA) sind inzwischen eingebunden. Das System läuft optimal und überzeugt durch den großen Nutzen für das Unternehmen, denn mit den ELO Workflows gelingt es der Tigges Group, den Vertriebsprozess von der Angebotsanfrage über Machbarkeitsstudien bis hin zur Auftragsplanung zu beschleunigen. Arbeitsabläufe zwischen den außereuropäischen Standorten und der Zentrale in Deutschland wurden damit erheblich optimiert und die Daten werden kontrolliert gemäß der Unternehmens-Compliance ausgetauscht.
Die Dokumentation der einzelnen Prozessschritte wird durch ELO langfristig archiviert. Damit können wir auch in x-Jahren noch nachvollziehen, wie ein Artikel entstanden ist.
Die Wahl fiel auf ELOprofessional, aus dem Hause ELO Digital Office GmbH, Stuttgart, nicht nur wegen seiner Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfä-
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DiALOG - Ausgabe März 2015
Archivanbindung an TIGGES ERP Der Archivaufbau für die Projektablage erfolgte nach klaren Vorgaben: Die Mitarbeiter können sich in Farben und Aufbau wiederfinden, allerdings sollen möglichst wenige Eingaben durch die Benutzer erfolgen, um jegliche Art von „Eigenverwirklichung“ zu vermeiden. Das bedeutet, ELO gibt fast alles vor (Ablagepfad, Indizierung etc.) und ein Workflow steuert sogar die Fristenregelung zur Auftragsüberwachung. Die Mitarbeiter können u.a. mit Schlagworten nach Projekten oder Anfragen suchen – über eine Schnittstelle auch im vorhandenen ERP-System. ELO COLD ermöglicht zudem die vollauto-
ELO Workflows steuern die Prozesse Das folgende Beispiel zeigt in Kurzform einen Prozessablauf: Sobald eine Anfrage (per Fax, E-Mail oder Post) eingeht, wird sie in das EIM-System ELO aufgenommen und der Workflow startet, zunächst bis zur Angebotsabgabe. Bis dahin wird die Machbarkeit entsprechend einem definierten Regel-