Endring i organisasjoner_Tom Karp_utdrag by Cappelen Damm

Denne boken tar for seg ideologiske, teoretiske og praktiske perspektiver på endring i organisasjoner. Den dekker den teoretiske bredden og dybden i feltet, men tar samtidig mål av seg til å være relevant for dem som arbeider praktisk med endringsprosesser. Endring i organisasjoner gir en grundig oversikt over et fagfelt som behandler det å bevege en organisasjon med dens arbeidsgrupper og enkeltindivider fra en tilstand til en annen. Dette innebærer blant annet forandringer i struktur, kultur, verdier, arbeidsprosesser og samhandlingsmønstre. Endring gir resultater, reaksjoner og oppmerksomhet, også utenfor organisasjonen. Fagfeltet er derfor omgitt av myter, forventninger og sterke følelser. Målgruppen for boken er studenter på masternivå innen organisatorisk endring, endringsledelse, HR eller organisasjonspsykologi, og studenter som har masteroppgaver om fagområdet. Boken er også nyttig for bachelorstudenter innen de samme områdene og for ledere som er involvert i pågående endringsprosesser, eller av andre grunner ønsker å lære mer om organisatorisk endring.

Foto: Erle Kyllingmark

With a focus on the individual, the book encourages the readers to explore and reflect on their own reality, experiences and ideas. Tom Karp emphasises that change isn’t necessarily something that is done to you – it’s something we can all be a part of, playing a proactive and positive role. Organisational change is about identity, purpose, ethics, power and politics. It’s about acknowledging and working with a wide range of different and highly personal realities and organisational cultures.» Professor Rune Todnem By, Staffordshire University Business School. Sjefredaktør i Journal of Change Management og medforfatter av Managing Change in Organizations (Pearson Education, 2012). I S B N 978-82-02-39481-3

TOM KARP ENDRING I ORGANISASJONER Ideologi, teori og praksis

«Det er vi mennesker som skaper endringer, ikke strukturer og organisasjoner. Tom Karp har skrevet en god og viktig fagbok om fenomenet endring og hvordan mennesker reagerer på endring.» Bjarne Rask Thomsen, administrerende direktør i Denofa

«Næringslivet opplever en stadig tøffere global konkurranse der kundene er mindre lojale enn før og teknologiske endringer skaffer kundene nye preferanser, mens offentlig forvaltning utsettes for krav til mer effektiv drift. Næringsliv og offentlig forvaltning er dermed kontinuerlig utsatt for et stort endringspress fra omgivelsene, samtidig som empiri viser at bare halvparten av endringsinitiativene lykkes. Forfatteren har skrevet en utfyllende og svært nyttig bok om emnet, som både omhandler ideologi, teori og praksis, og der involvering av ansatte og mobilisering til endring er viktige faktorer for å lykkes. Anbefalt bok for mastergradsstudenter, ledere og alle som ønsker å lære om ledelse.» Berit Svendsen, administrerende direktør i Telenor Norge

Ideologi, teori og praksis

Tom Karp er professor i ledelse ved Markedshøyskolen. Hans forskning er i hovedsak konsentrert om ledelse, forandrings- og selvledelse, lederutvikling og organisatorisk forandring. I tillegg har han bred praktisk erfaring med gjennomføring av forandringsprosjekter, både som rådgiver og fra sin tidligere karriere som leder på toppnivå.

«Professor Tom Karp’s book Endring i organisasjoner: Ideologi, teori og praksis is a breath of fresh air as it is setting out to introduce students, leaders, managers and other organisational members to the theories, practices and challenges of organisational change. His focus is on individuals rather than structure. It avoids presenting a ‘one right way’ approach – simply because there isn’t one – and instead invites the reader to make up their own mind.

TOM KARP ENDRING ORGANISASJONER

Organisatorisk endring er et fagfelt som har fått mye oppmerksomhet de siste 20–30 årene blant ledere, medarbeidere og forskere så vel som i media og i litteraturen. Temaet er aktuelt i en tid hvor endringspresset på organisasjonen og dens medlemmer og ledere er stort.

ISBN 978-82-02-39481-3

788202 394813

www.cda.no

9788202394813_Endring i organisa1 1

8/7/14 11:04:17 AM

Forord Endring er et bilde på vår tid, det fanger tidsånden. Uroen, rastløsheten og søken etter noe bedre. Jakten på det perfekte. En flukt fra stillstand. En flukt som preger individer, organisasjoner og samfunnet. Endring opptar mange. Hvordan vi kan endre organisasjoner, er derfor et spørsmål mange stiller seg, og som det menes mye om, skrives mye om og forskes mye på. Det er mange som vil ha løsninger og verktøy og svar på hvordan de best kan jobbe for å endre i sine organisasjoner og i seg selv. Det er ikke alltid så lett å finne slike løsninger og svar. Hvorfor da skrive en fagbok om organisatorisk endring? Jo, for å avkrefte at det finnes entydige løsninger og verktøykasser med «quick fixes». Og for å sette spørsmålstegn ved noe av lettvintheten som preger fagfeltet, både når det gjelder teoriutvikling og gjennomføring av endringsprosjekter. Boka er et resultat av en lang prosess som har tatt sikte på å finne svar på et sentralt spørsmål: Hvordan kan ledere eller andre, best påvirke endringer i organisasjoner? Endringer som ofte utspiller seg uten at det ligger mye bevisst styring og planarbeid bak. Dette er også et spørsmål uten klare og entydige svar. Bokas formål er derfor å invitere leserne til selv å finne løsninger ved hjelp av det faglige rammeverket som presenteres. Takk til forlagets anonyme konsulent for faglig gjennomgang, kritikk og råd. Takk til Norsk faglitterær forfatter- og oversetterforening for prosjektstøtte. Takk til Nils Jørgen Gundersen, redaktør hos Cappelen Damm Akademisk. Og takk til redaksjonssjef Tor Paulson, som lanserte ideen til boka, og som har vært sterkt til stede i skriveprosessen. Nøtterøy, 24. juni 2014 Tom Karp

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 5

31.07.14 13:57

Kapittel 1

Innledning: Bokas struktur I dette innledende kapitlet introduseres fagfeltet organisatorisk endring, samt bokas målgruppe, struktur, oppbygging, og vitenskapelige ståsted.

1.1

En kort introduksjon til fagfeltet

Organisatorisk endring (organisational change) er et fagfelt som har fått mye oppmerksomhet de seneste 20–30 år, både av utøvende ledere, medarbeidere, forskere, i mediene og populærlitteraturen. 0,0000220% 0,0000200% 0,0000180% 0,0000160% 0,0000140% 0,0000120% 0,0000100% 0,0000080% 0,0000060% 0,0000040% 0,0000020% 0,0000000% 1960

organisatorisk endring

1965

1970

1975

1980

1985

1990

1995

2000

2005

Figur 1.1 Et søk i litteraturdatabaser på organisatorisk endring og endringsledelse viser at referansene til 1 begrepene har tidoblet seg siden fagets spede begynnelse i 1960-årene (kilde: By mfl. 2014 )

I denne boka brukes organisatorisk endring som et begrep som favner både organisasjonsforståelse og ledelsesaspekter ved det å påvirke endring i organisasjoner. Beslektede begreper er endringsledelse eller forandringsledelse (change management). Temaet endring i organisasjoner har lange tradisjoner i organisasjonsteorien. Der dette tidligere var delkapitler i faglitteratur om organisasjoner, har det i dag inntatt 1

Gjengitt med tillatelse fra Taylor & Francis Ltd, http://tandf.co.uk/journals.

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 13

31.07.14 13:57

14 kapittel 1 hovedscenen. Ikke så rart i en samtid hvor endringspresset på organisasjoner og dets ledere, samt på dem som arbeider der, er så sterkt til stede. Det er få ledere eller arbeidstakere som ikke har vært utsatt for endring. Det kan være som en følge av omstilling, restrukturering, reorganisering, tilpasning eller andre organisatoriske justeringer, og dermed høstet gode eller dårlige erfaringer med endringer. Faget tar for seg det å bevege en organisasjon, dens arbeidsgrupper og individene som jobber der fra en tilstand til en annen. Det kan være endringer i struktur, kultur, verdier, kompetansebase, ledergrupper, arbeidsprosesser, samhandlingsmønstre, systemer, produksjonsmetoder, samt endring av individers kompetanse, holdninger og atferd. Det ligger i sakens natur at endring ofte inkluderer samfunnsmessige, organisatoriske og individuelle prosesser som har potensial i seg til å føre til støy, diskusjoner, uenigheter, stridigheter, sterke reaksjoner og negativ oppmerksomhet. Fagfeltet er derfor omgitt av myter, forventninger av negativ eller positiv art, samt følelser og blandede erfaringer. I denne boka vil vi ta fatt i noe av dette, og organisatorisk endring som ideologi, teori og praksis vil bli gjennomgått og diskutert fra et faglig ståsted.

1.2

Mål og målgruppe

Målet med denne boka er å gi en oversikt over fagfeltet organisatorisk endring. Den behandler både ideologiske, teoretiske og praktiske perspektiver på organisatoriske og individuelle nivåer. Boka dekker den teoretiske bredden og dybden av feltet, men har samtidig som mål å være praksisrelevant for dem som har ambisjoner om å endre i organisasjoner. Den inkluderer derfor råd til praktikere, samtidig som balansen mellom forskningsbasert kunnskap og erfaringsbasert praksis er søkt ivaretatt. Bokas målgruppe er studenter fortrinnsvis på masternivå, det være seg om de tar spesialiserte masterutdanninger innen organisatorisk endring, endringsledelse, HR eller organisasjonspsykologiske programmer, enkeltstående masterkurs, eller mer generelle programmer som MBA-utdanninger. Boka egner seg også for studenter som har masteroppgaver innen fagområdet. Den kan også brukes av bachelorstudenter som har fag som organisatorisk endring og endrings ledelse som spesialisering, valgfag, fordypning eller som tema i bacheloroppgaver. Boka er også av interesse for utøvende ledere som ønsker å lære mer om organisatorisk endring, både i teori og praksis, eller som på annen måte er involvert i pågående endringsprosesser.

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 14

31.07.14 13:57

innledning: bokas struktur 15

Boka inneholder temaer for refleksjon og samtale, og leseren får best utbytte hvis man stopper opp og diskuterer når relevante temaer dukker opp. Slike diskusjoner kan med fordel kobles til leserens egne erfaringer og situasjoner man selv opplever. Jeg har ønsket å gjøre teoretisk stoff tilgjengelig, dekke bredden av dette, og i større grad anvende dette materialet for praksisutøvelse. Mange er for opptatt av «hva er»-kunnskap på bekostning av «hvordan gjøre»-kunnskap, og dyrker en kunstig dikotomi mellom teori og praksis. Dette er en barriere mot videre utvikling av fagfeltet, og noe denne boka prøver å ta hensyn til. Boka inneholder råd, samt tips om strategier, taktikker, verktøy og metoder som kan brukes for å håndtere reelle problemstillinger. Det gis imidlertid få entydige svar. Til det er organisatorisk endring for komplekst, kontekstavhengig, og sammenvevd med den enkelte organisasjons og dens medlemmers egenart og særtrekk.

1.3

Struktur og oppbygging av boka

Boka har tre hoveddeler: en første del som tar for seg endring som ideologi, deretter en del som presenterer de teoretiske grunnlaget, og til slutt en praksisorientert del. I del I diskuteres det å tro på endring. For mange organisasjoner, institusjoner og enkeltmennesker er endring noe man tror på, og disse forholdene problematiseres og diskuteres i bokas første del. Bokas del II tar for seg fagfeltets teoretiske grunnlag. Nær 60 år med en bred og mangfoldig teoriproduksjon presenteres. I kapitlet legges det vekt på å presentere bredden av teorier innen feltet. Boka behandler så noen av teoriene mer i dybde i den praktiske delen. I kapitlets første del diskuteres teorier som tar for seg endring som tilpasning eller seleksjon. Det kan være i form av rasjonelle eller organiske tiltak, eller som et resultat av seleksjonsmekanismer. I kapitlets neste del er det radikal og transformativ endring som er tema. Her presenteres teorier innen konfigurasjoner, institusjonalisme, kognitive, kulturelle, politiske og prosesstilnærminger En av bokas teser er at individer må endre seg for at organisasjoner skal endre seg. Neste kapittel er derfor i sin helhet viet endring på individnivå. Bidrag fra psykodynamikk, kognitiv psykologi, atferdspsykologi, humanisme, evolusjonspsykologi, utviklingspsykologi og positiv psykologi er derfor dekket i boka. I teoridelens siste seksjon presenteres endring forstått som evolusjon eller sosial dynamikk. Dette er teorier innen lærings- og kunnskapsutvikling, evolusjons-

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 15

31.07.14 13:57

16 kapittel 1 tilnærminger, kritiske perspektiver, samt diskurs- og praksisorientering. Boka har et ledelsesperspektiv, og sentrale teorier for ledelsesutøvelse er presentert i relevante teoriseksjoner. Bokas del III er satt av til praktisk anvendelse av faget. Her er boka mer normativ i formen. Et utvalg av teoriene presentert i forrige del anvendes til å diskutere konkrete prosesser, tiltak og virkemidler. I første del av praksisdelen er det diskontinuerlige endringsinitiativ som er tema. Det har å gjøre med planlegging, målsetting, strategier og taktikker for å forberede et endringsinitiativ. I det neste kapitlet diskuteres gjennomføring av endringsinitiativ i organisasjoner. Det er å skape klima for kommunikasjon og læring, gjennomføre prosesser og prosessintervensjoner, samt utøve ledelse når det er friksjon. I neste seksjon av praksisdelen diskuteres stabilitetsledelse som en nødvendig dualisme og balanse i gjennomføringen av organisatorisk endring. Sosial struktur og ledelse forstått som grenseregulering er to temaer som gis oppmerksomhet. Siste del av boka behandler kontinuerlig endring. Det å slippe opp, finne en balanse mellom orden og kaos, mellom løs og fast struktur, samt skape et klima for kontinuerlig læring og samtaler i organisasjoner er viktige elementer i kapitlet.

1.4

Bokas posisjon og ståsted

Endring er et fenomen som en hel rekke av disipliner fra filosofi, biologi, økonomi, sosiologi, antropologi, psykologi til nevrologi har laget modeller, hypoteser og teorier om. I denne boka har psykologiske teorier og modeller en fremtredende plass. I større grad enn en del annen faglitteratur på feltet legges det vekt også på interaksjon på mikronivå som driver for endringsprosesser i organisasjoner. Fagfeltets bredde presenteres, men vitenskapsteoretisk tar boka i hovedsak utgangspunkt i pragmatisme, samt prosessperspektiver for å drøfte fenomenet organisatorisk endring. Sosial konstruksjon og kompleksitetstenkning legger også føringer for forståelsen av organisasjoner og prosessene som der foregår. Når det gjelder endring, er det særlig praksisorienterte forklaringsmodeller som ligger til grunn, i form av makt, diskurs- og dialektiske perspektiver. Individuell og kollektiv meningsdannelse og påvirkning er også viktige premisser. Selv om boka har organisatorisk endring som nedslagsfelt, behandles fenomenet også på gruppe- og individnivå. Psykologi for å fremme prosesser for endring på individnivå er derfor viet oppmerksomhet. I boka anlegges et aktørperspektiv, et ståsted om at endring i organisasjoner formes av individer og dermed kan påvirkes gjennom ledelsesutøvelse.

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 16

31.07.14 13:57

Kapittel 3

Fremveksten av et fagfelt Begrepet organisasjon er naturlig sentralt for fagfeltet organisatorisk endring. Begrepene organisasjon og organisering inneholder mange forståelser og tolkningsrammer. I dette kapitlet vies det særlig plass til organisasjoner forstått som prosesser, sosiale konstruksjoner og nettverk. I tillegg presenteres organisasjonsteori som fag, og historien og de kontekstuelle rammer for fagfeltet organisatorisk endring drøftes.

3.1

Hva er en organisasjon

Organisatorisk endring er utviklet fra faget organisasjonsutvikling, som igjen kommer fra organisasjonsteori. Dette er en betydelig vitenskapelig disiplin, og innen organisasjonsteori er fenomenene organisasjon, samt det å organisere, sentrale størrelser. Organisasjonsforskere har vært skeptiske til å gi klare definisjoner på hva en organisasjon er. En arbeidsdefinisjon, som egner seg godt til denne bokas tema, kommer fra de svenske professorene Göran Ahrne og Nils Brunsson. De hevder at en organisasjon kan forstås som en vedtatt orden som inkluderer medlemskap, hierarki, regler, oppfølging og sanksjoner.35 Organisasjoner er således et system av orden, eller prosesser som arbeider i retning av orden. Et relevant spørsmål uten klare svar er hva som skaper orden ut av det som ser ut som stokastiske hendelser.36 Det er disse stokastiske variasjonene som gir opphavet til systemers mangfold. Psykologen Dian Marie Hosking legger i tillegg vekt på at konseptet organisasjon må inkludere en form for sosial referanse, samt et minimum av aktivitetsnivå.37 Det som også er et særtrekk ved organisasjoner, er formålet, hvorfor menneskene i en organisasjon samhandler, 35 36 37

Definisjonen er lånt av Ahrne og Brunsson 2011. Hernes 2014. En hendelse betegnes som stokastisk hvis det er sannsynlig at den inntreffer, men uten at man kan forutsi når den inntreffer. Se Hosking 1988 for mer om organisering.

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 31

31.07.14 13:57

toriske rmelle

32 kapittel 3 og hvordan denne samhandlingen foregår. Sosiologen Amitai Etzioni hevder derfor at en organisasjon er: et sosialt system som er bevisst konstruert for å realisere bestemte mål.38 Dekonstruerer vi Etzionis definisjon, refererer uttrykket «sosialt» til at organisasjoner består av mennesker som samhandler. Begrepet «system» viser til at gruppen av mennesker er avgrenset fra omverdenen ved at de utgjør en helhet som skal realisere noe. «Bevisst konstruert» speiler at de som har formet organisasjonen tror at den valgte konstruksjonen er den beste måten å løse organisasjonens oppgaver på. Og «mål» tilsier at hovedgrunnen til at de fleste organisasjoner i det hele tatt er til, er at de ønsker å oppnå noe. Samhandling er således sentralt innenfor organisasjonsforståelse. Faktorer som påvirker samhandling i organisasjoner er forhold som motivasjon, kommunikasjon, beslutninger, læring og utvikling, samt det arbeidet eller den oppgaveløsningen som foregår. Samhandling påvirkes også av forhold i omgivelsene, av formelle trekk som strategi og organisasjonsstruktur, av uformelle trekk som organisasjonskultur og maktforhold, og av ledelse og påvirkning (figur 3.1).39 Organisasjon er altså en størrelse som rommer mye, noe som viser seg i den store mengden forskning rundt fenomenet. I en organisasjon skjer organisering, og samtidig med dette oppstår organisasjonen som en konsekvens av organisering. I og med at størrelsen organisasjon er dynamisk, er det av interesse å forstå og forklare prosessene bak. Den polskfødte organisasjonsteoretikeren og professoren Barbara Czarniawska mener at forskningen på organisasjoner har forandret seg de siste 20 årene. Studier med strukturfokus har minsket i omfang, mens vi derimot har fått flere studier for å forstå organiseringen av organisasjoner.40 Resultatet er at organisasjonsteori har utviklet seg fra å betrakte organisasjoner som relativt lukkede systemer der regelstyring var viktig – til at organisasjoner er åpne systemer der omgivelsene har større betydning. Gjennom dette utsetter organisasjoner seg også for et endringspress. Organisasjon handler derfor om form, mønster og struktur, mens organisering er konstruksjonen av vedtatt orden, det vil si prosessene som leder frem til at mennesker samhandler på en bestemt

38 39

Definisjon fra Etzioni 1964. Mye brukte konsepter er konsulentselskapet McKinseys 7S-modell som konsentrerer seg om harde og myke parametere, samt Nadler og Tushmans congruence model som har en input/output-oppbygning. I tillegg til faktorene som er beskrevet, forklarer også forhold som identitet, relasjoner og sosiale strukturer, prosesser i organisasjoner. 40 Czarniawska 2005.

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 32

31.07.14 13:57

fremveksten av et fagfelt 33

Formell organisasjon – Mål – Strategi – Struktur – Mennesker – Produkter og tjenester – Systemer og prosedyrer

Uformell organisasjon – Verdier, holdninger og antagelser – Normer og organisasjonskultur – Makt og intern politikk – Grupperinger, allianser og uformelle ledere – Identitet – Ledelsesutøvelse

Figur 3.1 Det organisatoriske «isfjell». Formelle og uformelle trekk ved organisasjoner

måte. Således kan organisering forstås som et separat element av endring, og ikke som en konstruksjon som skal endres.41 Forskningen på organisasjoner kan derfor grovt deles i to hovedretninger: (i) det å forstå en organisasjon som et substantiv, det vil si som en tilstand, et definert system eller en konstruksjon av formelle og uformelle elementer som diskutert over, og (ii) det å definere organisasjonen som et verb, en prosess eller en sum aktiviteter.42 I praksis flyter disse retningene over i hverandre. Et poeng i denne boka er imidlertid at samhandling i organisasjoner foregår prosessuelt, det vil si som summen av alt som skjer i organisasjoner, og ikke bare kan betraktes systemisk. Det legges altså til grunn en prosessforståelse av organisasjoner.

41 42

Tsoukas og Chia 2002. Weick 1969.

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 33

31.07.14 13:57

34 kapittel 3

3.2 En prosessforståelse av organisasjoner Prosess er et forslitt begrep i organisasjonslivet. Det brukes hyppig for å beskrive et utall organisasjons- og ledelsesaktiviteter. Prosess handler om hvordan og hvorfor noe blir til, utfolder seg, vokser eller termineres i løpet av en periode. Målet er å forstå hva som gjør at noe fører frem til en vedtatt orden i organisasjoner.43 Tid er sentralt i en prosess. En prosessforståelse tar derfor høyde for hendelser, episoder, aktiviteter, tidssekvensering, flyt og endring.44 Ordet prosess kommer fra det latinske ordet processus, som betyr fremgang eller utvikling. I denne boka brukes prosess i betydningen samspill mellom to eller flere mennesker under innflytelse av en eller annen form for formelt eller uformelt lederskap.45 Prosesser er derfor direkte ansikt-til-ansikt-kontakt mellom mennesker. Relasjonene mellom dem kan være symmetriske eller asymmetriske, og hele eller deler av et organisatorisk system kan delta. Prosessene kan være planlagte eller tilfeldige, og de har som mål å fremme læring, utvikling, stabilitet eller endring. Tid er et fenomen som rommer mye – og tid er viktig for å forstå fenomenet organisering. De gamle grekerne hadde to ord for tid, kronos og kairos. Det første viser til kronologisk eller sekvensiell tid, mens det siste uttrykker en bestemt tidsperiode hvor «noe» spesielt skjer. Med fremveksten av industrialiseringen og oppfinnelsen av klokka, ble kronos eller kvantitativ tid det dominerende tidsbegrepet, mens kairos, som er mer kvalitativ i karakter, ikke har fått samme plass, verken i samfunnet generelt eller i organisasjonsteori spesielt. Det er derfor forskjell på organisasjonsteorier som betrakter tid som en lineær størrelse, og de som ser på tid som subjektive erfaringer formet av historie, kontekst og forventninger.46 Ut fra denne betydningen av tid er det et tankekors at dette ikke har en mer fremtredende rolle i organisasjonsteori. Professor Ann Langley ved handelshøyskolen HEC i Montreal hevder at den organisatoriske virkeligheten består av hendelser og erfaringer i mye større grad enn konkrete objekter.47 Fenomenet organisering opererer derfor ikke bare i en romdimensjon, det vil si i et statisk system med en lineær tidsforståelse hvor det skilles mellom fortid og fremtid. Organisering inneholder også en tidsdimensjon hvor samhandling etter 43 Hernes 2014. 44 Langley mfl. 2013. 45 Gulbrandsen 2001. 46 Dawson 2014. 47 Langley mfl. 2013, s. 5.

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 34

31.07.14 13:57

fremveksten av et fagfelt 35

samhandling aggregeres til den samlede organisatoriske bevegelse. I det hele tatt er skillet mellom tid og rom et intellektuelt sidespor, noe psykologifagets grunnlegger William James mente skyldes menneskers ønske om å gjøre sine sanseerfaringer om til konseptuelle rammeverk som hjalp dem med å skape mening av sine erfaringer.48 Tid gjør at organisasjonen som helhet eller deler av den beveger seg mot noe, fra noe. Det kan være at strategier realiseres, at det reorganiseres, læres noe nytt, at organisasjonsutvikling eller endringsprosjekter gjennomføres. I et slikt perspektiv blir den analytiske enheten det å organisere, ikke den statiske størrelsen en organisasjon. Organisatoriske prosesser som inneholder kognitive, kulturelle og politiske forhold blir dermed relativt sett viktigere. Det å organisere innebærer både samhandling og samarbeid, men også konflikt og forhandling for å skape prosesser som fører frem mot vedtatt orden. I det menes at vedtatt orden er et resultat av en strøm av hendelser, og ikke omvendt. Tiden som går gjør at det gjøres forsøk på å skape en vedtatt orden. Disse forsøkene på å skape orden skaper organisasjoner.49 Det ene utelukker ikke det andre. Forklaringsmodellene å organisere og en organisasjon er begge nødvendige for å forstå organisasjoner. Spenningene mellom størrelsene en organisasjon og det å organisere kan spores helt tilbake til antikken. Filosofen Demokrit mente at naturen besto av stabile materielle substanser som bare ble forandret hvis de beveget seg i tid og rom.50 Dette i motsetning til Heraklit, som hevdet at virkeligheten ikke kunne forstås som en konstellasjon av materielle objekter, men som prosess. Prosess er fundamentalt. Elva er ikke et objekt, men en strøm i kontinuerlig endring. Sola er ikke en ting, men ild. Alt i naturen er bygget opp av prosesser, aktiviteter og endring.51

Professor ved Universitetet i Minnesota, Andrew Van de Ven, mener at mye av forskningen som er gjort på organisatoriske prosesser enten har livssyklus som premiss, noe som fører til funn som predikerer lineære sammenhenger. Eller de har teleologi som premiss, noe som medfører konklusjoner inneholdende

48 49 50

James 1909/1996. Hernes 2014. Demokrit regnes som en av de første som fremsatte en teori om atomer. Noen mener også at Demokrit utviklet påstanden over som et svar til filosofen Parmenides’ påstand om at «ingenting kommer av ingenting», altså at endring ikke er mulig. Rescher 1996, s. 10.

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 35

31.07.14 13:57

36 kapittel 3 steg-for-steg normative oppskrifter.52 Han argumenterer følgelig med at organisasjonsforskere burde utvikle teorier som ikke er statistiske, og ikke så lineære, i sin beskrivelse av organisatoriske fenomener. En organisasjons omgivelser påvirker naturlig de organisatoriske prosessene og den orden som samhandles og forhandles frem. Grensesnittet organisasjon versus omgivelser er imidlertid ikke så klart som modeller kan gi uttrykk for. Organisasjoner er påvirket av omgivelsene, på samme måte som organisasjoner påvirker omgivelsene. Dette gjensidige avhengighetsforholdet er preget av ressurstransaksjoner, bytteforhold, påvirkning, legitimitet og usikkerhet. Ved å definere dette grensesnittet som et avhengighetsforhold forholder man seg til omgivelser og organisasjoner som definerte størrelser. Dette medfører nødvendigvis ikke alltid riktighet, men det gir en pedagogisk mulighet til å mene noe om parametere som påvirker organisasjoner og organisering.

3.3 Organisasjonsteori Effektivitet og usikkerhet er kritiske parametere i organisasjonsteori.53 Usikkerhet er av særlig interesse når det endres i organisasjoner. Usikkerhet er et produkt av funksjonelle, strukturelle, psykologiske og økonomiske faktorer. Et sveip gjennom organisasjonsteori de siste hundre årene tilsier at organisasjoner lykkes hvis de bedrer sin effektivitet, og minimaliserer usikkerhet, enten gjennom operasjonell drift og/eller gjennom suksessfull endring.54 La oss ta for oss noen av de viktigste retningene innen organisasjonsteori.

Fokus på reduksjon av usikkerhet i organisasjoner Scientific management-bølgen på begynnelsen av 1900-tallet satte søkelyset på effektivitet og usikkerhetsreduksjon blant annet ved å detaljregulere og standardisere arbeidsprosedyrer. Reaksjonen på scientific management, den såkalte human relations-skolen i 1920-årene, håndterte effektivitet og usikkerhet gjennom å vektlegge sosiale og humane elementer. Noe senere, under annen verdenskrig og i perioden rett etter, vokste systemteori frem som metode, på grunn

52 53 54

Van de Ven 1992. Diskutert og problematisert av mange, se for eksempel Thompson 1967; Lawrence og Lorsch 1967; Galbraith 1973; Williamson 1975; Scott 1987, og Weitz og Shenhav 2000. Se blant annet Williamson 1975 for en ytterligere drøfting.

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 36

31.07.14 13:57

fremveksten av et fagfelt 37

av behov for å løse logistiske utfordringer under krigen.55 Teorier om systemer kan spores tilbake til antikken. Teoriutviklingen fikk et oppsving da den ble vitenskapliggjort gjennom koblinger til termodynamikk og kybernetikk. Systemrasjonalistene utviklet metoder som gjorde at ledere og analytikere kunne modellere sammenhenger i systemer, og som en følge av dette øke effektiviteten og redusere usikkerhet.56 System betegner en sammenhengende helhet, eller en ordnet oversikt over en sådan. Et system består av strukturer som er forbundet med hverandre slik at endringer i en eller flere strukturer må anses å være årsak til endring i en eller flere av de andre strukturene. I organisatorisk sammenheng er struktur en gruppe personer som kan avgrenses, det vil si man kan klart avgjøre hvem som er med i gruppen og hvem som ikke er med. Den må videre ha en viss varighet eller opptre med en viss regularitet, og den må være forutsigbar i den forstand at det må være mulig å definere visse normer og regler for strukturen. Av interesse er teorier om organisasjoner som åpne systemer. Organisasjoner er en del av et større, åpent system, og de får tilført ressurser, informasjon og tilbakemeldinger som gjør at de overlever. Systemteoretikere hevder at systemer mottar input og leverer output gjennom sine transaksjoner med omgivelsene, noe som reguleres av tilbakemeldingssløyfer. Endring i en del av systemet transformeres til andre deler. Systemet kan konfigureres til forskjellig output, og det er sykliske prosesser som foregår. Det søker likevekt, orden og balanse, og er definert av eksterne og interne rammebetingelser og grenser.57 Ifølge systemteori er det viktig å optimalisere effektiviteten i hver organisatoriske del for å styrke helheten. Systemtenkning er en forklaringsmodell som har bidradd til mange fagfelt, og teorien er i dag førende for hvordan mange ledere og forskere forstår organisasjoner.58 Hovedretninger innen organisasjonsteori er fundert på hovedstrømmene skissert over. Sosiologen James Thompson publisert sitt hovedverk Organizations in Action i 1967. Bokas sentrale tese er at organisasjoner må håndtere usikkerhet knyttet til omgivelsesrelaterte forhold for å overleve. Thompson mente at det å håndtere usikkerhet var essensen av ledelsesutøvelse.59 Han og flere med ham tok til orde for at organisasjoner tok forskjellig form og innhold

55 56 57 58 59

Se Wren 1994 for mer om dette. Se for eksempel Barley og Kunda 1992. Se Burns og Stalker 1961 eller Lawrence og Lorch 1967 for mer om åpne systemer. Stacey 2003. Fra Thompson 1967, s. 159.

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 37

31.07.14 13:57

38 kapittel 3 etter omgivelsene de opererte i. Thompsons postulat var at usikkerhet var den sentrale variabelen når ledere designet organisasjoner, samt tilpasset organisasjoner til endringer i omgivelsene.60 Usikkerhet spiller også en sentral rolle i mindre mekanistiske teorier om organisasjoner. Den franske sosiologen Michel Crozier introduserte ideen om usikkerhet som en av flere kilder til makt i organisasjoner. Det kommer særlig til uttrykk når det gjennomføres endringer i organisasjoner. Han mente at usikkerhet var avgjørende for å forstå organisasjoner.61 Beslutningsteoretikere, som nobelprisvinneren Herbert Simon, hevdet at atferd i organisasjoner ikke kan forstås a priori, fordi de fleste organisasjoner opererte i omgivelser som var for komplekse til at det var mulig. Simon mente derfor at det var menneskets kognitive kapasitet som utgjorde begrensningene, såkalt begrenset rasjonalitet. De lanserte derfor teorier for å standardisere ledelses- og organisasjonsprosesser for å bedre effektiviteten på beslutningsprosessene og dermed redusere usikkerheten.62

Organisasjoner er sosialt konstruerte Et annet syn enn de mer rasjonelle modellene for organisering ble utviklet av teoretikere innen retningen struktureringsteori. De hevdet at atferd og prosesser i organisasjoner var et resultat av sosialt konstruerte virkeligheter.63 Strukturforskere mener derfor at struktur blir til som et resultat av atferdsrelaterte vaner og rutiner, og at disse igjen påvirker menneskers atferd.64 Den amerikanske sosiologen Talcott Parsons mente at organisasjoner ikke kunne overleve ved bare å være effektivitetsorienterte, de må også søke legitimitet fra usikre omgivelser.65 Den britiske sosiologen Anthony Giddens er toneangivende innen struktureringsteori. Han kobler struktur- og aktørorienterte teorier, og er opptatt av sammenhengen mellom menneskers handlinger og strukturene de foretas i. Mennesker skaper strukturer som de jobber innenfor, samtidig blir de skapt av strukturene, sier Giddens. Strukturer i sosiale systemer blir således konstruert og rekonstruert igjen og igjen. Struktur blir derfor både mediet og resultatet av menneskers handlinger, og eksisterer bare når aktørene fortsetter å forsterke 60 61 62 63 64 65

Se for eksempel Lawrence og Lorch 1967; Galbraith 1973, 1977; Scott 1987. Se Crozier 1964. Se March og Simon 1958. Eksempler på disse er Meyer og Rowan 1977; DiMaggio og Powell 1983. Cunliffe 2008. Tatt fra Parsons 1956.

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 38

31.07.14 13:57

fremveksten av et fagfelt 39

den. Dette kaller Giddens «strukturens dualitet» og han hevder at: all handling forutsetter struktur, men samtidig er struktur en berettigelse for handling fordi struktur avhenger av det forutsigbare i menneskelig atferd.66 Innenfor struktureringsteori er legitimitet for handlinger viktig, så også strukturenes dynamikk og sosiale innhold. En måte å forstå sosialt innhold på er ved hjelp av sosiale strukturer. En organisasjonens sosiale struktur er dens regler, forordninger, rutiner, ritualer, arbeidsdeling, roller, mål og forventninger. Den eksisterer så lenge aktørene fortsetter å reprodusere den. Sosial struktur har i tillegg med grenseregulering å gjøre. Grenser forutsetter konkrete tegn som regler, ritualer, lover og tabuer. Når grenser ikke er avklart, eller utsettes for endring, skapes det utrygghet og usikkerhet.67

Organisasjoner er nettverk Strukturer kan utvikle seg til nettverk. Et sosialt nettverk er en struktur hvor aktører er koblet sammen med et komplekst sett av dyadiske relasjoner (tosidige forhold). Nettverksteori og nettverksanalyser er definert som separate vitenskapelige disipliner, og innen sosiologi er det utviklet mange teorier om nettverk. Hyppig brukte organisasjonsformer som matriseorganisering, prosjektorganisering, interne nettverk, vertikale nettverk, virtuelle organisasjoner og løst koblede organiske nettverk er alle produkter av nettverksteori. Et eksempel er aktør-nettverksteori (ANT). Den beskriver hvordan aktører i et samfunn og organisasjoner oppfører seg og påvirker hverandre. Disse aktørene kan være individer, men også teknologi, grupper eller andre interessenter. Den grunnleggende tanken er at man kan identifisere nettverk av aktører i samfunnet. Aktørene påvirker nettverket og andre aktører, men blir samtidig også selv påvirket. Aktørene skaper nettverk, men nettverkene blir stadig forandret og utviklet. Det er derfor stadige forsøk på å skape vedtatt orden gjennom etableringen og utviklingen av nettverk. Teoretikerne innen ANT betrakter derfor struktur som den prosessen som organiserer mennesker, teknologi, kunnskap og andre elementer inn i stabile nettverk.68 Det er klare likhetstrekk mellom ANT og struktureringsteori. ANT forklarer hvorfor noen nettverk er mer vellykkede enn andre. Selv om den kalles en teori, er ANT mer å forstå som en metode. ANT forklarer ikke hvorfor og hvordan et 66 Giddens 2001, s. 669. Egen oversettelse. 67 Andersson 2007. 68 Cunliffe 2008, s. 49. Egen oversettelse.

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 39

31.07.14 13:57

40 kapittel 3 nettverk får sin form, men utforsker de relasjonelle båndene innenfor et nettverk, og hvordan disse skaper en helhet. Translasjon er det sentrale konseptet i ANT. Dette er prosessen som gjør at sentrale aktører forplikter seg til å utvikle og vedlikeholde et nettverk – en prosess som særlig er en funksjon av mobilisering av viktige interessenter og alliansedannelser mellom disse.

3.4 Fremveksten av fagområdet organisatorisk endring Fra organisasjonsteori vokste faget organisasjonsutvikling frem. Den amerikanske psykologen Kurt Lewin er av mange sett på som en av grunnleggerne av organisasjonsutvikling som akademisk disiplin.69 Organisasjonsutvikling som fag tar for seg utvikling, forbedring og endring av organisasjoner. Målet er å bedre effektivitet, redusere usikkerhet og øke legitimitet, som diskutert ovenfor. Faget henter sitt tankegods fra psykologi, antropologi, sosiologi og fenomenologi, men også fra områder som systemtenkning, samt teorier om motivasjon, læring og personlighetspsykologi. Fra faget organisasjonsutvikling, og i perioden etter annen verdenskrig, utvik let organisatorisk endring seg til å bli et eget fag. Imidlertid debatteres det om det fortjener betegnelsen eget fag eller er en forlengelse av organisasjonsutvikling og/eller organisasjonsteori. Noe lettvint kan det hevdes at organisatorisk endring ikke ville ha eksistert som fag hvis organisasjoner og ledere hadde fulgt bedre med i timen. Da hadde de til en større grad evnet å kontinuerlig utvikle og justere sine organisasjoner som en følge av eksterne eller interne forhold.70 I praksis er det også slik at det i de fleste organisasjoner er grupper som stadig endrer på ting og justerer hvordan de løser sine arbeidsoppgaver helt uavhengig av styrte initiativ. Hvis organisatorisk endring er et eget fag definert av ontologiske og epistemologiske rammer, samt egne teorier, bør det la seg gjøre å gi klare definisjoner på hva faget er. Organisatorisk endring er imidlertid et upresist begrep, og det finnes få allment aksepterte akademiske definisjoner. Dette er et uttrykk for

69 Lewin er en sentral person innen organisasjons- og ledelsesforskning. Han tok sin doktorgrad i 1916 etter å ha blitt dimittert fra den tyske hæren på grunn av en krigsskade. Doktorgraden tok han i biologi. Han hadde et bredt nedslagsfelt, og han holdt forelesninger i psykologi og filosofi. Hans forskning var vidtrekkende, tverrfaglig og nytenkende, og Lewin jobbet frem teorier innen blant annet personlighetspsykologi, gruppedynamikk, feltteori, ledelse, endringspsykologi, samt aksjonsforskning. 70 Dunphy 1996.

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 40

31.07.14 13:57

fremveksten av et fagfelt 41

bredden, mangfoldet og kompleksiteten i faget, men også den faglige utydeligheten og uryddigheten. På et generelt nivå kan det imidlertid hevdes at organisatorisk endring er et fenomen som har med tid å gjøre. Det har også som premiss at noe nytt introduseres i organisasjoner. Således konvergerer beskrivelser av fenomenet mot: •

•

• •

At endring forstås som hele eller deler av et systems bevegelse i tid og rom fra en tilstand til en annen tilstand B. Det viktige er bevegelsen som sådan, og ikke tilstandene per se. At slike bevegelser kan medføre endringer i systems struktur, kultur, systemer, kunnskap, ressurser og arbeidsprosesser. Men også endringer i verdier, holdninger, normer, atferd og praksisutøvelse hos dem som er involvert. At slike bevegelser kan foregå på system-, gruppe- eller individnivå, enten på et nivå av gangen eller alle nivåer samtidig. At hensikten med det å lede endring i organisasjoner er å påvirke slike bevegelser ved hjelp av identitet, atferd, kunnskap, prosesser, styringssystemer, verktøy og metodikk.

Organisatorisk endring er en funksjon av tid og rom. Romdimensjonen inkluderer rammer og det som konkret forandres, tidsdimensjonen, tar for seg prosessene som fører frem til endring. Professor Andrew Pettigrew ved Saïd Business School i Oxford hevder at organisatorisk endring er en funksjon av størrelsene innhold, kontekst og prosess (figur 3.2).71

Pettigrew 1985.

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 41

31.07.14 13:57

42 kapittel 3

Kontekst

Indre Ytre

Innhold

Prosess

Forandringen

Å forandre

Figur 3.2 Endring er en funksjon av innhold, kontekst og prosess (kilde: Pettigrew 1985a)

• Med innhold menes det som er gjenstand for endring. Det er enten systemer, policy, organisasjonsstrukturer, kundegrensesnitt, strategi, teknologi/ produkter/tjenester, finansielle størrelser, intellektuell kapital, form/design, arbeidsprosesser/praksisen som utøves, organisasjonskultur, verdikjeder, bemanning, ressurser og/eller kompetanse. • Med kontekst sikter han til de ytre rammene en organisasjon må forholde seg til, det som refereres til som organisasjonens omgivelser. Dette er politiske rammevilkår, markedsmessige forhold, bransjeforhold, demografiske faktorer, makro- og mikroøkonomiske forhold, teknologiutvikling, legale forhold, media, samfunnsmessige forhold og sosiokulturelle parametere. Kontekst refererer også til organisatoriske forhold som struktur, kultur, maktbaser, kommunikasjonsmønstre, arbeidsprosesser, styringssystemer, medarbeidere, systemer, policyer, fagforeninger, aksjonærer og/eller ledelsesutøvelse. • Med prosess siktes det til den samlede organisatoriske bevegelsen fra en tilstand til en annen tilstand. Dette er transisjonen som skal til for å gjennomføre det som planlegges av endring. Således er det, i teori, en sammenheng mellom innhold, kontekst og prosess – faktorer som gjensidig påvirker hverandre. Heretter følger en presentasjon og drøfting av de viktigste bidragene som i hovedsak har formet, og former, det teoretiske landskapet innen organisatorisk endring. Enhver typologisering har potensialet i seg til å bidra til oversikt, men også til å redusere, utelate og generalisere. I den videre diskusjon er kontekst valgt som primær seleksjonsparameter. Det vil si at tyngdepunktet for teori-

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 42

31.07.14 13:57

fremveksten av et fagfelt 43

produksjonen er forsøkt plassert i tid og historiske rammer. Dette er gjort for å skape et overblikk, men en slik inndeling skaper også kunstige skiller. Det valgte rammeverket betyr imidlertid ikke at teorier fra noen år tilbake ikke fortsatt er i bruk eller har forskernes interesse. Mange av teoriene er også blitt videreutviklet, gitt opphav til nye, eller eksisterer side om side med nyere konsepter. Det som særlig gir grunnlag for faglige skiller, er om organisatorisk endring er et resultat av gradvis tilpasning eller mer radikale tiltak. Noe som også skiller de forskjellige teoretiske retningene, er graden av styrbarhet og muligheten for ledelsespåvirkning. Hovedretningene av teorier kan derfor sorteres etter hvorvidt driveren for endring primært er: • tilpasning til omgivelsene • seleksjonsprinsipper • evolusjonsprinsipper • sosial dynamikk • radikale tiltak og om de kan differensieres etter graden av styrbarhet og muligheten for ledelsesutøvelse. Se figur 3.3. Stor grad

Radikal og transformativ

Tilpasning

Styringsmuligheter

Sosial dynamikk Evolusjon Seleksjon

Liten grad

Små justeringer

Graden av endring

Radikale grep

Figur 3.3 Hovedretningene av teorier sortert etter driveren for endring

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 43

31.07.14 13:57

44 kapittel 3

3.5 Oppsummering En organisasjon er et system av vedtatt orden, eller prosesser i retning av en vedtatt orden. Samhandling er sentralt innenfor organisasjonsforståelse. Det påvirkes av prosesser som kommunikasjon, motivasjon, beslutninger, læring, makt og ledelsesutøvelse. Forskningen på organisasjoner kan deles i to hovedretninger: den som baserer seg på en forståelse av organisasjoner som et definert system, og den som mener organisasjoner må forstås som prosess. Tid er et viktig fenomen i organisasjoner, noe som medfører at prosessen å organisere har avgjørende betydning for å forstå organisasjoner. Organisasjoner er også produkter av sine omgivelser: De påvirker omgivelsene, og omgivelsene påvirker dem. Teorier om organisasjoner som åpne systemer favner dette. Innen organisasjonsteori har reduksjon av usikkerhet vært et mål, både innen rasjonell og organiske organisasjonsmodeller. Det kan også hevdes at organisasjoner er sosialt konstruerte og at sosial struktur er en sentral parameter når organisasjoner skal beskrives. Organisasjoner kan også forstås som nettverk, både som sosiale nettverk, men også som nettverk mellom individer, teknologi og grupperinger. Fra organisasjonsteori utviklet fagområdet organisatorisk endring seg. Endring er et fenomen som har med tid og tilstand å gjøre. Organisatorisk endring kan beskrives som en organisasjons bevegelse fra en tilstand av vedtatt orden mot en annen tilstand av vedtatt orden. Organisatorisk endring er også en funksjon av innhold, kontekst og prosess. Spørsmål til diskusjon 3.1.

Hvordan kan man best beskrive og forstå organisasjoner?

3.2. Hvilke prosesser i en organisasjon påvirker at den beveger seg mot det som kalles en vedtatt orden? 3.3. Hva konstrueres sosialt i en organisasjon? 3.4. Hvordan definere og forstå organisatorisk endring? 3.5. Hva utgjør dimensjonene kontekst, innhold og prosess i et typisk endringsprosjekt?

104632 GRMAT Endring i organisasjoner 140101.indd 44

31.07.14 13:57

Foto: Erle Kyllingmark

TOM KARP ENDRING I ORGANISASJONER Ideologi, teori og praksis

Ideologi, teori og praksis

TOM KARP ENDRING ORGANISASJONER

ISBN 978-82-02-39481-3

788202 394813

www.cda.no

9788202394813_Endring i organisa1 1

8/7/14 11:04:17 AM