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CAPITULO 1

05/05/2013

ENTORNO A MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel 2010, es una aplicación distribuida por Microsoft office para hojas de cálculo. Este programa es utilizado en tareas financieras y contables. Esta hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas, en donde las filas están representadas mediante números y las columnas mediante letras, las que a su vez están compuestas por celadas. La celda es una unidad básica de información en la hoja de cálculo donde se insertan sus valores y las fórmulas que realizan los cálculos.

CELDA COLUMNA

FILA Página 1


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¿CUÁNTAS COLUMNAS Y FILAS TIENE MICROSOFT EXCEL 2010? Tiene 16384 columnas, siendo la última XFD y tiene hasta 1048576 filas.

ULTIMA COLUMNA ULTIMA FILA

COMO EJECUTAR MICROSOFT EXCEL A. Dar doble clic en el icono de Microsoft Excel del escritorio.

ICONO DE EXCEL EN EL ESCRITORIO

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B. Ir a el botón inicio, dar clic, seleccionar todos los programas y dar clic en Microsoft Excel.

C. Dar clic en el icono de Microsoft Excel en la barra de tareas

D. Oprimir la combinación de teclas WIN + R y en el cuadro emergente escribir Excel.

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HOJA DE CÁLCULO Es una aplicación que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas.

DATOS QUE SE UTILIZAN EN UNA HOJA DE CÁLCULO TIPOS DE DATOS

DATOS

DEFINICIONES

EJEMPLOS

NUMÉRICOS

Son los números que utilizas

1, 2, 3… 9 …

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ALFANUMÉRICOS

Incluyen letras y números

Calle Pitágoras no. 11939

FORMULAS

Son instrucciones que das a la hoja de cálculo para realizar operaciones

= 100 / 5 = 220 + 76

COMPONENTES DE LA HOJA DE CÁLCULO Celda: es una unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Rango: es un conjunto de celdas adyacentes. (Espacio entre celdas). Columna: es la hilera vertical de la hoja de cálculo la cual está representada por letras. Fila: es la hilera horizontal de la hoja de cálculo la cual está representada por números.

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RANGO CELDA

COLUMNA

FILA

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ELEMENTOS O COMPONENTES DE LA VENTANA DE EXCEL 2010 BARRA DE HERRAMNIENTAS DE ACCESO RAPIDO: permite entrar a una serie de acciones de forma rápida. BARRA DE TITULO: sirve para poder ver el título del documento o poder identificarlo. COLUMNA: es la hilera vertical dela hoja de cálculo la cual está representada por letras. FILA: es la hilera horizontal de la hoja de cálculo la cual está representada por números. HOJAS DE TRABAJO: permite seleccionar varia hojas en un mismo documento. CINTA DE OPCIONES: sirve para poder encontrar comandos, para realizar las diferentes opciones fácil y rápidamente. ZOOM: sirve para acerca o alejar o ajustar el tamaño de la pantalla de Excel. INSERTAR HOJA DE CÁLCULO: para seguir abriendo más hojas de cálculo y no solo las que ponen en un inicio. VISTA DE PÁGINA: sirve para poder ver las hojas de cálculo, que se vean todas o solo una por una. BARRAS DE DESPLAZAMIENTO: son dos barras una horizontal y una vertical y sirven para arrastrar la página de arriba abajo o simplemente de un lado a otro para poder ver el documento completo. CELDA: Es donde se pueden insertar los valores. Es donde se pueden insertar los valores. BARRA DE FORMULAS: es en donde puedes capturar información para que aparezca en el documento. Página 7


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BARRA DE

CINTA DE

TITULO

OPCIONES

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO

COLUMNAS

CELDA ACTUAL

FROMULAS BARRAS DE

FILAS

INSERTAR HOJA HOJAS DE

BARRA DE

DE CÁLCULO

DESPLAZAMIENTO

VISTA DE PÁGINA

ZOOM

TRABAJO

ZOOM

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MODIFICAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS I.

Sitúate en los rótulos de las columnas, la zona gris, (donde están las letras) y justo en la inseccion entre una columna y otra.

II.

El cursos del ratón se transforma en una doble ficha horizontal, pulsa el botón derecho del ratón y arrastra hacia la derecha hasta la medida que necesites y suelta el ratón.

III.

Ir al grupo celdas de la ficha inicio y seleccionar la opción formato, del menú tamaño de celda seleccionar la opción ancho de celda y del cuadro de dialogo ancho de celda de insertar la medida y aceptar.

COMO INTRODUCIR DATOS EN EXCEL •

Seleccionar la celda, y escribir directamente en ella la información que necesitemos en el documento.

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Seleccionar la celda ir a la barra de fórmulas y escribir el texto deseado.

CAPITULO 2

OPERACIONES CON LAS HOJAS DE TRABAJO CREAR UN LIBRO DE TRABAJO Haz clic en el botón archivo, del menú seleccionar nuevo y de las opciones plantillas disponibles seleccionar libro en blanco.

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ASIGNAR NOMBRE A LA HOJA DE TRABAJO 1. Dar doble clic sobre el nombre de la hoja

actual en este caso “hoja 1, hoja 2” etc. Escribir el nuevo nombre y dar enter.

2. Dar clic derecho del ratón sobre el

nombre actual de la hoja y del menú emergente seleccionar opción cambiar de nombre, escribir el nombre y dar enter.

OCULTAR UNA HOJA DE TRABAJO

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1. Para ocultar una hoja de trabajo hay que dar clic derecho sobre la hoja que quiere ocultar, y

del menú emergente seleccionar la opción ocultar.

2. Ir a la ficha inicio, grupo celdas y seleccionar la opción formato del menú visibilidad seleccionar ocultar y mostrar y del menú emergente seleccionar ocultar hoja.

INSERTAR HOJAS 1. Para inserta una hoja, hacer clic en la ficha

insertar hojas de cálculo en la parte inferior de la pantalla.

2. Hacer clic en el grupo celdas de la ficha inicio, seleccionar la opción insertar y del menú

emergente seleccionar la opción insertar hoja.

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ELIMINAR HOJAS En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuación, en Eliminar hoja.

CAPITULO 3

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OPERACIONES DE EDICIÓN AUTORELLENO DE CELDAS Seleccionar celda y poner el numero en el que se desea empezar oprimir control y sin soltar arrastrar. Para días y meses también se debe arrastrar pero sin oprimir la tecla de control.

BUSQUEDA Y SUSTITUCION DE DATOS Para la búsqueda y sustitución de datos hay dos formas: 1. Ir al grupo modificar de la ficha inicio y

seleccionar la opción buscar y ordenar y del menú emergente seleccionar la opción buscar o remplazar dependiendo el caso.

2. Oprimir la combinación de teclas control + B y del

cuadro de dialogo buscar y remplazar seleccionar la ficha buscar y escribir la palabra Página 14


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que se desea buscar, después oprimirá la ficha remplazar y poner la palabra por la que se desea remplazar.

COPIAR Y MOVER TEXTO Para copiar y texto hay dos formas: 1. Seleccionar la celda donde se ubique el texto que se desea copiar, ir al grupo

portapapeles de la ficha inicio y seleccionar la opción copiar, seleccionar la celda en la que se desea poner el texto, y en mismo grupo y ficha seleccionar la opción pegar.

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2. Seleccionar la celda donde se encuentra el texto que se desea copiar y dar clic izquierdo,

del menú emergente seleccionar la opción copiar, seleccionar la opción copiar, dirigirse a la celda donde se desea pegar el texto dar clic izquierdo y seleccionar la opción pegar.

INSERCION DE FILAS, COLUMNAS Y CELDAS Para la inserción de filas, columnas y celdas hay que seguir los siguientes pasos: Dirigirse al grupo celdas de la ficha inicio y seleccionar la opción insertar celdas, del menú emergente escoger la opción que necesitemos ya sea insertar columnas, filas o celdas. También se puede con las combinación de teclas: Control+Mayus+=

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TIPOS DE DATOS TEXTO

NUMEROS

FECHA Y HORA

Todos los caracteres

Son digitos del 0 al 9

Incluye varios formatos: D:

alfanúmericos

DIA, M: mes, AA: año, H: hora, M: minutos, S: segundos

Letras

Los signos

Números

+ (positivo)

Símbolos

-(negativo )

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/(fraccion mixta)

% (porcentajes)

$ (moneda)

: (hasta)

<(menor)

>(mayor)

BORRAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS Para borrar filas, columnas y celdas: Página 18


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Hay que dirigirse al grupo celdas de la ficha inicio, y seleccionar la opción eliminar, del menú emergente seleccionar la opción que se necesite ya se eliminar celda, filas de hoja o columnas de hoja. También se puede con la combinación de teclas: Control+-

DESHACER y REHACER ACCIONES Para hacer y deshacer acciones hay que seguir los siguientes pasos: 1. La opción más rápida es oprimir la combinación de teclas: control+z. 2. Hacer clic en la opción deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido. 3. Para deshacer varias acciones al mismo tiempo dar clic en la opción deshacer de la

barra de herramientas de acceso rápido y dar clic en la flecha, seleccionar todas las acciones que deseemos deshacer y dar clic.

CAPITULO 4 Página 19


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FORMATO DE LOS DATOS FORMATO DE TEXTO Si desea que Excel trate ciertos tipos de números como texto, puede usar el formato de texto en lugar de un formato de números. Por ejemplo: si va a usar números de tarjetas de crédito u otros códigos de números que contienen 16 dígitos o más, debes usar un formato de texto. Ya que Excel tiene un máximo de 15 dígitos. Para esto hay que seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione la celda o el rango de celdas que contengan los números a los que desee dar

formato de texto. 2. En la ficha inicio en el grupo número haz clic en la flecha situada junto al cuadro de

formato de número y, a continuación dale clic en formato de texto.

FORMATO DE NUMEROS Los formatos más comunes para los números incluyen la adición del signo de porcentaje (%), separador miles (,), el símbolo de moneda ($) y la cantidad de decimales a mostrar. 1. En la ficha inicio del grupo números seleccionar la

opción formato de números.

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ALINEACION DE DATOS EN LA CELDA En la ficha inicio en el grupo alineación dar clic en el lanzador del cuadro de dialogo y seleccionar la pestaña alineación y poner el formato que necesites.

PROTECCIÓN DE CELDAS

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Selecciona ficha inicio, en el grupo fuente, haz clic en el lanzador del cuadro de dialogo formato de celdas, haz clic sobre la pestaña proteger y desactiva la casilla bloqueada y da clic sobres botón aceptar.

ALTURA DE UNA FILA En la Ficha Inicio, en el Grupo Celdas, haz clic en la opción Formato, y del menú emergente tamaño de celda dar clic en la opción Altura de Filas

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CAPITULO 5

FÓRMULAS ESTRUCTURA DE LAS FÓRMULAS Las Formulas pueden contener números, operadores, referencias incluso otras funciones. •

Siempre comienza con un signo de (=).

Pude haber uno o más operadores (aritméticos, de comparación, etc.)

Necesita al menos dos valores con operadores.

Todos los valores que va a devolver una formula como resultado, deberán ir entre comillas (“ ”).

Los nombres de las funciones nunca llevan acentuación ni espacios.

Puede estar escrito en mayúsculas o minúsculas, indistintamente.

Los argumentos o valores que contiene una función siempre van entre paréntesis.

Los argumentos se deberán separar con punto y coma (;).

Ejemplo de las Formulas: =nombre_de_la_formula(argumento1:argumento2:argumento3). Página 23


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LA FUNCION SUMA. La Función SUMA, suma todos los números que especifica como argumentos.

PRIORIDAD

DE LOS

OPERADORES EN LA FORMULA. Las Formulas compuestas están formados como mínimo con dos operadores su estructura básica seria: =<operando> <operador> <operando> <operador> <operando>… Ejemplo =A10+10*B4/2, = SUMA(A1:B10)+E4-G4*10 Al tener varios operandos, es importante saber, cual es la prioridad que Excel le da a las operaciones, es decir debemos saber qué operación se ejecuta primero y cual después. Para entender veamos el siguiente ejemplo: En la formula =10+5*10 hay dos operaciones una suma y una multiplicación, dependiendo del orden en que se ejecuten, habrá un resultado diferente, si se realizara primero la suma el resultado seria el siguiente 10+5 = 15, y 15*10 =150. Ahora si se realizara primero la multiplicación seria 10*5=50 y 10+50 =60, como vez son dos resultados diferentes, de ahí la importancia de que conozcan la prioridad que maneja Excel.

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USO DE NOMBRES EN LOS RANGOS La maneras más sencilla para crear un nombre debes dirigirte al cuadro de nombres que se encuentra en la barra de formulas selecciona la celda y te regresas al cuadro de nombres capturas el nombre y das clic

COPIAR FORMULAS.

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1. Selecciona la celda que tiene la formula que deseas copiar, te diriges a portapapeles de

la ficha inicio y seleccionas la opción copiar, y para pegarla, de igual manera te diriges a la ficha inicio grupo portapapeles y seleccionas la opción pegar.

2. También se puede seleccionar la celda donde se encuentre la formula y oprimirá la

combinación de teclas control+c y para pegarla seleccionar la celda a la que se desea mover y oprimirá la combinación de teclas control+v.

REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS La referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una formula. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la formula conforme cambia de fila o columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a donde se copie la formula y se define utilizando el signo de pesos ($).

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CAPITULO 6

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CAPITULO 6: FUNCIONES. ¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN?

Una función es una fórmula predefinida que realiza cálculos utilizando valores específicos en un orden particular. Una de las principales ventajas de las funciones es que ahorran tiempo porque ya no es necesario que escribas las fórmulas tú mismo.

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PARA QUE SIRVE UNA FUNCIÓN LA FUNCIÓN SI La función si es parte del grupo de funciones lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. (Prueba_logica; Valor_si_verdadero; Valor_si_falso)

FUNCIÓN MIN MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. La función MIN la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas.

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FUNCIÓN MAX MAX: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. La función MAX la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas.

FUNCIONES DE TIEMPO Excel contiene tres funciones que nos ayudan a trabajar con información de tiempo las cuales son:

La función de HORA. Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la función HORA de la siguiente manera:

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Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas en el formato de 24-horas.

La funci ón MINUTO en Excel Para extraer la información de los minutos utilizamos la función MINUTO:

La funci ón SEGUNDO en Excel Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la función SEGUNDO:

FUNCIONES FINANCIERAS. FUNCIÓN

DESCRIPCIÓN Página 30


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AMORTIZ.LIN

Devuelve la amortización de cada uno de los períodos contables

CANTIDAD.RECIBIDA

Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido

CUPON.DIAS

Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidación

DB

Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a través del método de amortización de saldo fijo

DURACION

Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos de interés periódico

INT.ACUM.V

Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento

INT.EFECTIVO

Devuelve la tasa de interés anual efectiva

INT.PAGO.DIR

NPER

Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión Devuelve el número de períodos de una inversión Página 31

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PAGO

Devuelve el pago periódico de una anualidad

PAGO.INT.ENTRE

Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos

PAGO.PRINC.ENTRE

Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo entre dos períodos

PAGOINT

Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado

PAGOPRIN

Devuelve el pago de capital de una inversión durante un período determinado

PRECIO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódico

PRECIO.DESCUENTO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con descuento

PRECIO.PER.IRREGULAR.1

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con un primer período impar

PRECIO.PER.IRREGULAR.2

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con un último período impar

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PRECIO.VENCIMIENTO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga interés a su vencimiento

RENDTO

Devuelve el rendimiento de un valor bursátil que paga intereses periódicos

RENDTO.DESC

Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil con descuento; por ejemplo, una letra del Tesoro (de EE.UU.)

RENDTO.PER.IRREGULAR.1

Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un primer período impar

RENDTO.PER.IRREGULAR.2

Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un último período impar

RENDTO.VENCTO

Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento

SLN

Devuelve la amortización por método directo de un bien en un período dado

SYD

Devuelve la amortización por suma de dígitos de los años de un bien durante un período especificado

TASA

Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad Página 33

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TASA.DESC

Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil

TASA.INT

Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un valor bursátil

TASA.NOMINAL

Devuelve la tasa nominal de interés anual

TIR

Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo periódicos

TIR.NO.PER

Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico

TIRM

Devuelve la tasa interna de retorno donde se financian flujos de efectivo positivos y negativos a tasas diferentes

VA

Devuelve el valor actual de una inversión

VDS

Devuelve la amortización de un bien durante un período específico o parcial a través del método de cálculo del saldo en disminución

VF

Devuelve el valor futuro de una inversión

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VF.PLAN

Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto

VNA

Devuelve el valor neto actual de una inversión en función de una serie de flujos periódicos de efectivo y una tasa de descuento

VNA.NO.PER

Devuelve el valor neto actual para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico

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GRÀFICOS

CAPITULO 7

QUE ES UN GRÀFICO Un grafico es una presentación en forma de grafica con los datos de una hoja de cálculo y hace fácil su interpretación.

ELEMENTOS DE UN GRÀFICO •

Área del gráfico

Título del gráfico

Puntos de datos

Serie de datos

Eje

Área de trazado

Líneas de división

Leyenda

COMO CREAR UN GRÀFICO Página 36


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Para crear un grafico debes organizar los datos que deseas trazar, es decir acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda entender la información y crear un grafico. Una vez organizada la información debes seleccionar el rango para indicar que trazara el grafico utilizando como base dicha información.

TIPOS DE GRÀFICOS •

De columnas

Lineales

Circulares

Barra

Área

Radiales Página 37


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Burbujas

Superficie

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EDICIÒN DE UN GRÀFICO Permite personalizar el área del gráfico (clic derecho sobre el gráfico, luego clic izquierdo en formato del área del gráfico), vale decir, aspectos visuales tales como:

Relleno

Color de borde

Estilos de borde

Sombra

Formato 3D

IMPRESIÓN DE UN GRAFICO 1. Haz clic en el grafico que deseas imprimir 2. Haz clic en el

botón de Microsoft continuación haz clic en en el grafico de tu

Office, y a imprimir y haz clic preferencia.

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Manual de excel  

diferentes maneras de utilizarlo

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