Manual de correspondencia

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

2.6.4 PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS Se elaboran siempre en papel con membrete.

Número (referencia): Número consecutivo que se ubica a dos interlíneas del margen superior que ayuda a llevar control de la expedición. Puede antecederlo el código de la dependencia determinado por la Universidad.

Fecha: Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben a tres interlineas de la referencia y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

Cargo: El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA y a tres interlíneas de la fecha. En la Universidad la responsabilidad la tiene el Secretario General y para cada una de las Sedes, el Secretario de Sede (acuerdo 13 de 1999).

Anotaciones jurídicas: Se usan para aclarar el funcionamiento de la institución, pueden ser leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo a tres renglones de los cargos y con interlineación sencilla.

Identificación: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos, se escriben a tres interlíneas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida.

Ejemplo: EL SUSCRITO SECRETARIO DE SEDE HACE CONSTAR Texto: A tres interlineas de la identificación y contra el margen izquierdo se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante: Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad.

Naturaleza o vínculo con la Universidad, razón social, en mayúscula sostenida y NIT. Ejemplo: Que la estudiante Marcel Durán, con carné 199735476...

Que MUEBLES LA SIERRA, con NIT 890.987.900-5 presentó...