Issuu on Google+

1

Приложение № 1 к Приказу Администрации Железнодорожного района г. Екатеринбурга от_____________№________

ПОЛОЖЕНИЕ о работе с обращениями граждан в Администрации Железнодорожного района города Екатеринбурга РАЗДЕЛ 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Подраздел 1.1. Общие положения и правовые основы работы с обращениями граждан 1.1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее – граждане), порядок представления материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений по запросам, поступившим из органов государственной власти, местного самоуправления и от должностных лиц, за исключением судов в Администрации Железнодорожного района города Екатеринбурга (далее – Администрация района). 1.1.2. В работе с обращениями граждан (далее – обращения) должностные лица (глава Администрации Железнодорожного района города Екатеринбурга (далее – глава Администрации района) и его заместители), начальники отраслевых (функциональных) структурных подразделений (далее – начальники структурных подразделений) и специалисты отраслевых (функциональных) структурных подразделений (далее – специалисты структурных подразделений) руководствуются Конституцией Российской Федерации, Федеральным Законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», иными Федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Губернатора и Правительства Свердловской области, Законодательного Собрания Свердловской области и Екатеринбургской городской Думы, Уставом муниципального образования «город Екатеринбург», правовыми актами Главы Екатеринбурга, Положением о работе с обращениями граждан в Администрации города Екатеринбурга, настоящим Положением о работе с обращениями граждан в Администрации Железнодорожного района города Екатеринбурга (далее – Положение), а также положениями об отраслевых (функциональных) структурных


2

подразделениях Администрации Железнодорожного района города Екатеринбурга, должностными инструкциями. 1.1.3. Должностные лица Администрации района, начальники и специалисты структурных подразделений осуществляют работу с обращениями в пределах своей компетенции. Подраздел 1.2. Ведение делопроизводства по обращениям 1.2.1. Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от общего делопроизводства. В Администрации района работу с обращениями организует отдел по работе с обращениями граждан. 1.2.2. Для обеспечения учета и поиска документов по обращениям в Администрации района создается поисково-справочный аппарат по обращениям, представляющий собой комплекс взаимосвязанных учетных документов и информационно-поисковых систем: электронная база данных входящих и исходящих документов по обращениям граждан (обращения, ответы на обращения, уведомления органов государственной и муниципальной власти, должностных лиц о рассмотрении обращений, запросы, связанные с рассмотрением поступивших обращений); электронная база данных входящих и исходящих запросов (переписка с органами власти, должностными лицами по вопросам обращений); электронная база данных писем, извещений, уведомлений; электронная база данных личного приема граждан, проводимого заместителями главы Администрации, начальниками и специалистами структурных подразделений. РАЗДЕЛ 2 ПОСТУПЛЕНИЕ, ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА И РЕГИСТРАЦИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ Подраздел 2.1. Поступление и первичная обработка обращений 2.1.1. Обращения поступают в Администрацию района по каналам почтовой и факсимильной связи, по информационным системам общего пользования, доставляются курьерами из Администрации города Екатеринбурга, органов государственной власти, от должностных лиц с сопроводительным письмом, доставляются лично гражданами. Обращения, поступившие по каналам почтовой и факсимильной связи, адресованные должностным лицам, начальникам и специалистам структурных подразделений либо в адрес Администрации района без указания конкретного должностного лица, передаются в отдел по работе с обращениями граждан через отдел организационно-контрольной работы. Обращения, поступившие в Администрацию района в форме электронного документа, с указанием фамилии, адреса электронной почты и (или) почтового адреса отправителя, распечатываются специалистом сектора по информационно-


3

аналитическому обеспечению на бумажном носителе и передаются в отдел по работе с обращениями граждан в течение двух дней с момента поступления. 2.1.2. Специалист отдела по работе с обращениями граждан, ответственный за прием документов: вскрывает конверты, проверяет наличие в них обращений, документов и материалов, приложенных к обращению; конверт сохраняет и скрепляет с письменным обращением, в случае, если только по нему можно установить почтовый адрес заявителя и дату обращения; в случае отсутствия обращения в конверте составляет акт о проверке наличия почтового вложения в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга. При доставке письменного обращения лично заявителем (его представителем) на втором экземпляре (копии) обращения проставляет штамп с указанием даты поступления обращения в Администрацию района и номером телефона для получения заявителем информации о прохождении процедур по рассмотрению обращения. Подраздел 2.2. Регистрация обращений и запросов 2.2.1. Все поступившие в Администрацию района обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления. 2.2.2. В отделе по работе с обращениями граждан регистрируются: обращения, адресованные должностным лицам, начальникам и специалистам структурных подразделений или поступившие в Администрацию района без указания конкретного должностного лица, в том числе обращения, направленные в Администрацию района из органов государственной власти, органов местного самоуправления, от должностных лиц для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов; запросы материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений, поступившие из органов государственной власти, местного самоуправления и от должностных лиц, за исключением судов. 2.2.3. Обращения, полученные по факсу, электронной почте регистрируются как письменные обращения. 2.2.4. Регистрация обращений в отделе по работе с обращениями граждан осуществляется специалистами отдела. При регистрации в правом нижнем углу обращения (если это место занято текстом – в любом свободном месте первого листа обращения) ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации обращения, регистрационный номер. Обращение прикладывается перед приложениями (копии ответов и иные материалы). Если обращение поступило с сопроводительным письмом, на сопроводительном письме также ставится регистрационный штамп. 2.2.5. Регистрация обращений в отделе по работе с обращениями граждан осуществляется специалистами отдела с использованием автоматизированной системы регистрации и контроля обращений граждан. При регистрации в электронную регистрационно-контрольную карточку вносится следующая


4

информация: дата регистрации обращения, регистрационный номер, фамилия и инициалы заявителя, адрес заявителя, вид поступления обращения (электронная почта, факс, лично и т.д.), вид обращения (предложение, заявление, жалоба), категория и краткое содержание вопроса, в случае если обращение поступило с сопроводительным письмом – данные о корреспонденте, направившем обращение, а также отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения. В случае если ответ на обращение необходимо дать за подписью главы Администрации города Екатеринбурга или его заместителей, в программе ставится соответствующая отметка. 2.2.6. Регистрационный номер состоит из следующих, отделенных друг от друга косой чертой, элементов: порядкового номера поступившего документа с начала календарного года; индекса дела по номенклатуре дел (в соответствии с местом хранения оригинала обращения); номера тома, представляющего совокупность документов, относящихся к обращениям одного и того же гражданина или группы граждан, присвоенного в отделе по работе с обращениями граждан в течение календарного года. Например: 255/22-08/120, где 225 - порядковый номер входящего документа, 22-08 - индекс дела по номенклатуре дел, 120 - номер тома. 2.2.7. При регистрации обращение проверяется на повторность. Повторным считается обращение от одного и того же гражданина или коллектива граждан по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение. В правом верхнем углу повторных обращений ставится отметка «П», при неоднократных повторных обращениях, отметке «П» присваивается цифровой индекс, обозначающий количество повторов. Данные заносятся в электронную регистрационно-ко��трольную карточку с указанием причины повтора (некачественное выполнение, уточняющий повтор и т.д.). 2.2.8. Обращение, поступившее от одного и того же гражданина или коллектива граждан в течение года, формируются в один том, номер которого является составной частью регистрационного номера обращения. Анонимным обращениям присваивается один номер тома в течение календарного года. 2.2.9. Запросы материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений, поступившие из органов государственной власти, местного самоуправления и от должностных лиц, за исключением судов регистрируются в отдельной электронной базе данных. Регистрационный номер состоит из порядкового номера поступившего документа с начала календарного года. 2.2.10. Зарегистрированные обращения, запросы материалов и документов дважды в день передаются на рассмотрение главе Администрации района.

РАЗДЕЛ 3


5

РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЕ ГРАЖДАН Подраздел 3.1. Обязательность принятия обращений к рассмотрению. Сроки рассмотрения обращений 3.1.1. Обращения, поступившие в Администрацию района и содержащие вопросы, решение которых относится к компетенции Администрации района, подлежат обязательному рассмотрению. В случае необходимости обеспечивается рассмотрение обращения с выездом на место. 3.1.2. Рассмотрение поступивших обращений в Администрацию района осуществляется главой Администрации района, либо лицом, официально его замещающим. Должностные лица Администрации района, начальники и специалисты структурных подразделений обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений. 3.1.3. Все поступившие обращения в адрес должностных лиц Администрации района, начальников и специалистов структурных подразделений либо в адрес Администрации района без указания конкретного должностного лица рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. 3.1.4. С целью своевременного рассмотрения письменных обращений устанавливаются: плановый срок исполнения поручения (указанный при вынесении резолюции главой Администрации района, либо лицом, официально его замещающим) и контрольный срок. Контрольный срок равен 30 календарным дням с момента регистрации обращения либо дате исполнения, указанной в сопроводительном письме. Плановый срок исполнения поручения устанавливается на 5 дней раньше контрольного. В случае поступления запросов и обращений, срок исполнения которых менее семи дней, плановый срок устанавливается на 1 – 2 дня раньше контрольного. Начальник отдела по работе с обращениями граждан еженедельно доводит до главы Администрации района информацию о нарушении сроков рассмотрения обращений в виде докладной записки. Нарушения плановых сроков являются внутренними нарушениями Администрации района и влекут за собой меры дисциплинарного взыскания к исполнителям. Нарушение контрольных сроков влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации. Подраздел 3.2. Предварительное рассмотрение обращений 3.2.1. В случае если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся конкретные сведения, оно направляется на рассмотрение главе Администрации района. После рассмотрения, обращение передается исполнителю в соответствии с резолюцией главы Администрации района для ознакомления и принятия мер в установленные сроки. По итогам исполнитель готовит информацию о принятых мерах в виде докладной


6

записки на имя главы Администрации района, после чего главой Администрации района оформляется резолюция о списании в дело. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в течение семи дней со дня регистрации в правоохранительные органы, копия обращения остается в деле. В других случаях на обращении, в котором не указана фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, главой Администрации района оформляется резолюция о списании обращения в дело на основании докладной записки, подготовленной отделом по работе с обращениями граждан. Обращение помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел. 3.2.2. В случаях если: обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи отделом по работе с обращениями граждан готовится ответ заявителю с обоснованием отказа в рассмотрении обращения по существу поставленных в нем вопросов за подписью главы Администрации района; текст обращения не поддается прочтению или содержание обращения не ясно, отделом по работе с обращениями граждан в течение семи дней готовится ответ за подписью главы Администрации района и направляется заявителю. Подраздел 3.3. Рассмотрение обращений главой Администрации района 3.3.1. Зарегистрированное обращение с приложениями направляется главе Администрации района для рассмотрения обращения и вынесения в течение двух дней поручений исполнителям в виде резолюций. 3.3.2. Глава Администрации района: рассматривает обращение и обеспечивает его исполнение; дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов; при необходимости уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другие государственные органы, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией. В целях объективного и всестороннего рассмотрения обращений глава Администрации района имеет право пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя. 3.3.3. В случае если обращение, направленное в Администрацию района в соответствии с резолюцией главы Администрации города Екатеринбурга и его заместителей, не может быть исполнено (вопросы, поставленные в обращении, не входят в компетенцию Администрации района), Администрация района в течение двух дней с момента получения обращения и не позднее семи дней со дня регистрации обращения в отделе по работе с обращениями граждан возвращает


7

обращение должностному лицу, рассмотревшему обращение, для направления по компетенции. 3.3.4. После рассмотрения обращения главой Администрации района и до передачи исполнителям в электронную регистрационно-контрольную карточку специалистом отдела по работе с обращениями граждан в течение одного дня вносятся следующие данные: дата возврата обращений после рассмотрения главой Администрации района; содержание резолюции; фамилия и инициалы исполнителей, указанных в резолюции главы Администрации района плановый срок исполнения, указанный в резолюции. Подраздел 3.4. Рассмотрение обращений исполнителями 3.4.1. Для направления исполнителям обращения с приложениями (при их наличии) и резолюцией, специалистом отдела по работе с обращениями граждан распечатывается контрольно-учетная карточка, в которой при получении обращения, исполнители ставят дату и подпись. 3.4.2. Если решение вопросов, поставленных в обращении, не входит в сферу деятельности, закрепленную за исполнителем, которому направлено обращение, то оно возвращается главе Администрации района в течение одного дня с докладной запиской через отдел по работе с обращениями граждан для изменения резолюции. В случае изменения резолюции, специалист отдела по работе с обращениями граждан вносит ее содержание в электронно-регистрационную карточку и передает обращение исполнителю, в компетенцию которого входит данный вопрос. 3.4.3. Если в обращении содержатся вопросы, входящие в сферу деятельности нескольких исполнителей, и в резолюции дано поручение нескольким исполнителям, специалист отдела по работе с обращениями граждан вносит в электронную регистрационно-контрольную карточку содержание резолюции, после чего копирует обращение и направляет его каждому исполнителю для рассмотрения вопросов по компетенции. Ответственным за исполнение поручения является лицо, указанное в резолюции первым (ответственный исполнитель), остальные лица, указанные в резолюции, являются соисполнителями. Соисполнители, не позднее чем за три дня до наступления планового срока ответа на обращение, предоставляют ответственному исполнителю информацию и материалы для подготовки ответа на бланке служебной (докладной) записки, либо в устной форме. Служебная (докладная) записка регистрируется в отделе организационно – контрольной работы и передается ответственному исполнителю для подготовки проекта ответа. Заместители главы Администрации района рассматривают обращения и дают поручения исполнителям в виде резолюций. Все рассмотренные заместителями главы Администрации района о��ращения возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан в течение двух дней со дня рассмотрения. После рассмотрения обращения заместителями главы Администрации района и до передачи обращения исполнителям, подготавливающим проект ответа


8

специалист отдела по работе с обращениями граждан, в соответствии с поручениями, содержащимися в резолюциях заместителей, в течение одного дня вносит в электронную контрольно-учетную карточку следующие данные: содержание резолюции; фамилию и инициалы конечных исполнителей, указанных в резолюции; В распечатанную контрольно-учетную карточку вносится: дата возврата обращений после рассмотрения заместителями главы; дата передачи обращения исполнителю, подготавливающему проект ответа. Обращения граждан передаются исполнителям, подготавливающим проект ответа, только через отдел по работе с обращениями граждан и рассматриваются в установленный в резолюции срок. Подраздел 3.5. Подготовка и согласование проектов письменных ответов Поручения по обращениям граждан подлежат исполнению в соответствии с резолюцией главы Администрации района, либо лица, официально его замещающего, в следующие сроки: с конкретной датой исполнения – в срок, не превышающий установленную дату исполнения; без указания конкретной даты исполнения: имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-дневный срок; имеющие в тексте пометку «незамедлительно» – в 5-дневный срок; имеющие в тексте пометку «оперативно» – в 10-дневный срок; имеющие в тексте пометку «безотлагательно» – в 15-дневный срок, Установленный срок рассмотрения письменного обращения не должен превышать 30 дней с момента его регистрации. Исполнитель, которому поручена подготовка проекта ответа: обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; запрашивает в течение семи дней в установленном порядке необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия; принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя. Запрос документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц должен содержать данные об обращении, по которому запрашивается информация; вопрос обращения, для разрешения которого нужна информация; вид и содержание запрашиваемой информации; срок, в течение которого необходимо предоставить информацию по запросу, но не более 15 дней, с обязательной ссылкой направлять ответ предварительно факсимильной связью (при необходимости) с указанием исходящего номера запроса. Запрос подписывается главой Администрации района и регистрируется в отделе по работе с обращениями граждан. Исполнитель готовит ответ заявителю по существу поставленных в


9

обращении вопросов. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина. В случае если обращение поступило в Администрацию района для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов из органов государственной власти, органов местного самоуправления с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения, готовится также ответ для направления в организацию (организации) или должностному лицу, приславшим обращение. В ответе, направляемом в государственные органы, органы местного самоуправления, должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. Проект ответа готовится исполнителем в двух экземплярах: для направления заявителю; для хранения в деле (контрольный экземпляр). В случае если обращение необходимо отправить по адресу электронной почты, проект ответа готовится исполнителем в одном экземпляре. В случае если обращение поступило из Администрации города Екатеринбурга, в резолюции которого содержится поручение: подготовить ответ за подписью главы Администрации города Екатеринбурга или его заместителя, готовится проект ответа за подписью указанного лица; рассмотреть обращение, дать ответ заявителю и в отдел по работе с обращениями граждан Администрации города Екатеринбурга, ответ готовится за подписью главы Администрации района, либо лица, официально его замещающего. Проект ответа распечатывается исполнителем в соответствии с количеством адресатов, учитывая контрольный экземпляр ответа. После рассмотрения по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятия необходимых мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод или законных интересов заявителей, исполнитель в соответствии с резолюцией готовит проект ответа и ставит свою подпись на контрольном экземпляре. Проекты ответов с подлинниками документов, приложенных заявителем к письму, передаются в отдел по работе с обращениями граждан для проверки соответствия требованиям, установленным Инструкцией по делопроизводству. На контрольном проверенном экземпляре ставится виза специалиста, ответственного за проверку документов, и штамп отдела. После этого проект ответа возвращается исполнителю для визирования: начальником структурного подразделения; при необходимости, заведующим сектором юридической работы; заместителем главы Администрации района, в компетенции которого находится данный вопрос. Завизированные проекты ответов возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан, после чего передаются на подпись главе Администрации района, либо лицу официально его замещающему. В случае если ответ готовится за подписью главы Администрации города Екатеринбурга или его заместителя, контрольный экземпляр ответа согласовывается главой Администрации района, либо лицом, официально его замещающим.


10

Подраздел 3.6. Регистрация ответов на обращения граждан и запросы из органов государственной власти, местного самоуправления и от должностных лиц Ответ на обращение, подписанный главой Администрации района, либо лицом, официально его замещающим передается в отдел по работе с обращениями граждан. Регистрация ответов осуществляется в электронной базе данных входящих и исходящих документов по обращениям граждан. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания. Регистрационный номер и дата регистрации проставляется на подлиннике ответа на обращение, который направляется заявителю по почтовому адресу и (или) по адресу электронной почты, и на контрольном экземпляре, остающемся в деле. Регистрационный номер ответов на обращения граждан состоит из следующих элементов, отделенных друг от друга косой чертой: номера дела по номенклатуре дел; номера тома, представляющего совокупность документов, относящихся к обращениям одного и того же гражданина или группы граждан, присвоенного в отделе по работе с обращениями граждан; порядкового номера исходящего документа с начала календарного года. Например: 22-08/1080/320, где, 22-08 номер дела по номенклатуре дел, 1080номер тома, 320 - порядковый номер исходящего документа. В случае если обращение поступило в Администрацию района через отдел по работе с обращениями граждан Администрации города Екатеринбурга, экземпляр ответа направляется в отдел по работе с обращениями граждан вместе с оригиналом обращения и приложениями. Ответы на обращения, поступившие по электронной почте, направляются заявителям в письменной форме по почтовым адресам, указанным в обращении или в форме электронных документов по адресам электронной почты, указанным в обращении. Ответы на коллективные обращения граждан направляются на имя первого лица, подписавшего обращение (если в обращении не указано конкретное лицо, которому следует направить ответ) или на адрес лица, указанного на конверте. В электронную регистрационно-контрольную карточку заносятся сведения об исполнении обращений: дата; регистрационный номер; результат рассмотрения; краткое содержание ответа; информация об отправке. Ответы на запросы из органов государственной власти, местного самоуправления и от должностных лиц, подлежат регистрации в отделе по работе с обращениями граждан. Регистрация ответов осуществляется в электронной базе данных входящих и исходящих запросов (переписка с органами власти, должностными лицами по


11

вопросам обращений). Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания. Регистрационный номер и дата регистрации проставляется на подлиннике ответа на запрос, который направляется в орган государственной власти, местного самоуправления или должностному лицу по почте (при необходимости возможна отправка по факсу или курьером), и на контрольном экземпляре, остающемся в деле. Регистрационный номер ответов на запросы состоит из следующих элементов, отделенных друг от друга косой чертой: номера дела по номенклатуре дел; порядкового номера исходящего документа с начала календарного года. Например: 22-10/325, где, 22-10 номер дела по номенклатуре дел, 325 порядковый номер исходящего документа. Подраздел 3.7. Регистрация исходящих запросов по обращениям и ответов на них Для подготовки ответов на обращения граждан, Администрацией района могут быть направлены запросы в государственные и муниципальные органы. Запросы с целью получения материалов и документов, необходимых для подготовки ответа на обращение, должны быть направлены исполнителями, подготавливающими проект ответа, в течение семи дней со дня регистрации в отделе по работе с обращениями граждан. Регистрация исходящих запросов осуществляется в электронной базе данных входящих и исходящих документов по обращениям. Регистрационный номер исходящих запросов состоит из следующих элементов, отделенных друг от друга косой чертой: номера дела по номенклатуре дел; номера тома, представляющего совокупность документов, относящихся к обращениям одного и того же гражданина или группы граждан, присвоенного в отделе по работе с обращениями граждан; порядкового номера исходящего документа с начала календарного года. Например: 22-08/1080/321, где, 22-08 номер дела по номенклатуре дел, 1080номер тома, 321 - порядковый номер исходящего документа. Регистрация полученных ответов на исходящие запросы по обращениям осуществляется в течение двух дней с момента получения. Регистрационный номер формируется автоматически в электронной базе данных входящих и исходящих документов по обращениям граждан и состоит из: порядкового номера ответа на запрос с начала календарного года; номера дела по номенклатуре дел; номера тома, представляющего совокупность документов, относящихся к обращениям одного гражданина или группы граждан, присвоенного в отделе по работе с обращениями граждан; порядкового номера исходящего запроса. На подлиннике ответа на запрос проставляется штамп с указанием регистрационного номера и даты поступления документа, после чего ответ


12

направляется исполнителю, подготовившему данный запрос для формирования ответа заявителю. Подраздел 3.8. Продление срока рассмотрения обращений В исключительных случаях (в случае необходимости проведения проверки, направления исполнителем запроса с целью получения материалов и документов или принятия других мер) срок рассмотрения обращений может быть продлен, но не более чем на 30 дней. Срок рассмотрения обращения может быть продлен главой Администрации, либо лицом, официально его замещающим. Объективные причины для продления срока излагаются исполнителем в докладной записке не позднее, чем за пять дней до истечения планового срока. Аргументированная докладная записка с просьбой о продлении срока рассмотрения обращения регистрируется в отделе организационно-контрольной работы, передается с обращением гражданина и приложениями в отдел по работе с обращениями граждан для направления главе Администрации района, либо лицу, официально его замещающему. В случае продления срока исполнитель уведомляет гражданина о продлении срока рассмотрения обращения. Оригинал докладной записки хранится в соответствии со сроками хранения согласно номенклатуре дел в отделе организационно-контрольной работы. В отделе по работе с обращениями граждан остается копия докладной записки с резолюцией и контрольный экземпляр уведомления гражданину. Измененный срок рассмотрения обращения вносится в электронную регистрационно-контрольную карточку. В случае если обращение поступило из Администрации города Екатеринбурга, готовится аргументированная докладная записка должностному лицу, рассмотревшему данное обращение, за подписью главы Администрации района, с просьбой о продлении срока рассмотрения обращения. Подраздел 3.9. Предоставление справочной информации о рассмотрении обращений 3.9.1. Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает прав, свобод и законных интересов других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Для ознакомления с указанными материалами гражданин подает заявление в отдел по работе с обращениями граждан Администрации района. Данное заявление регистрируется как письменное обращение. Срок рассмотрения данных заявлений составляет три дня. После ознакомления гражданина с документами он расписывается на заявлении и проставляет дату ознакомления. 3.9.2. Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведут специалисты отдела по работе с обращениями граждан Администрации района.


13

3.9.3. По устному запросу гражданина ему предоставляется информация по следующим вопросам: о получении обращения и направлении его на рассмотрение; об отказе в рассмотрении обращения; о продлении срока рассмотрения обращения; о сроках рассмотрения обращения. РАЗДЕЛ 4 ОСОБЕННОСТИ РАССМОТРЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГЛАВОЙ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА Подраздел 4.1. Прекращение переписки с гражданином В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава Администрации района, либо лицо, официально его замещающее, принимает решение о безосновательности очередного обращения и о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу (при условии, что указанное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в Администрацию района). В этом случае гражданину дается ответ, уведомляющий о прекращении с ним переписки по данному вопросу за подписью главы Администрации района, либо лица, официально его замещающего. Проект ответа готовит исполнитель, по поручению руководителя, рассмотревшего обращение. Подраздел 4.2. Направление обращения в орган или должностному лицу, в компетенцию которых входят поставленные в обращении вопросы Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации района, данное обращение направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с сопроводительным письмом, подписанным главой Администрации района, либо лицом, официально его замещающим. Одновременно гражданин, направивший обращение, уведомляется о переадресации обращения. К уведомлению прилагается копия сопроводительного письма о направлении обращения по компетенции. Подраздел 4.3. Запрет на рассмотрение жалобы органом или лицом, решение или действие (бездействие) которых обжалуется В случае если в обращении, поступившем в адрес должностных лиц, начальников и специалистов структурных подразделений, либо в адрес Администрации района без указания конкретного должностного лица, обжалуется судебное решение, обращение направляется в сектор юридической работы Администрации района с резолюцией главы Администрации района. Заявителю


14

готовится ответ с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения за подписью главы Администрации района. Вместе с подготовленным ответом обращение возвращается направившему его лицу в течение семи дней со дня регистрации обращения в отделе по работе с обращениями граждан. Копия обращения и второй (контрольный) экземпляр ответа остаются в отделе по работе с обращениями граждан. Подраздел 4.4. Разглашение сведений, составляющих государственную тайну или иную охраняемую федеральным законом тайну Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, по решению главы Администрации района, в соответствии с резолюцией, исполнитель готовит сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу подписывается главой Администрации района и направляется гражданину. Подраздел 4.5. Рассмотрение обращений и запросов, поступивших в Администрацию района из органов государственной и муниципальной власти, от должностных лиц с целью проинформировать о результатах рассмотрения либо представить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения 4.5.1. Если обращение поступило в Администрацию района на имя главы Администрации района, его заместителя или в Администрацию района без указания конкретного должностного лица для рассмотрения по существу поставленных в обращении вопросов из органов государственной власти, органов местного самоуправления с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения: обращение рассматривается главой Администрации района, либо лицом, официально его замещающим в обычном порядке и направляется с поручением исполнителю для подготовки проекта ответа за подписью главы Администрации района, либо лица, официально его замещающего; глава Администрации района, либо лицо, официально его замещающее, устанавливает срок исполнения, к которому исполнитель должен подготовить проект ответа; срок исполнения не должен превышать срок, установленный для ответа органами государственной власти, местного самоуправления или должностным лицом, направившим обращение; проект ответа готовится исполнителем в сроки, указанные в резолюции, и направляется на подпись главе Администрации района, либо лицу, официально его замещающему. 4.5.2. Если в адрес должностного лица поступил запрос о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, должностное лицо обязано в течение 15 дней предоставить запрашиваемые документы и материалы, за исключением содержащих сведения, составляющие


15

государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления. РАЗДЕЛ 5 ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА Подраздел 5.1. Организация личного приема главы Администрации района 5.1.1. Личный прием граждан (далее – прием граждан) в Администрации района проводится должностными лицами Администрации района, начальниками и специалистами структурных подразделений. 5.1.2. Организацию приема граждан главой Администрации района обеспечивает отдел по работе с обращениями граждан. 5.1.3. Прием граждан главой Администрации района проводится в кабинете главы Администрации района или на территории одного из муниципальных учреждений Железнодорожного района (в случаях проведения выездного приема). 5.1.4. Информация о месте и времени проведения приема граждан размещается на стенде отдела по работе с обращениями граждан и на официальном сайте Администрации Железнодорожного района. Личный прием граждан главой Администрации района осуществляется по предварительной записи, которая ведется в отделе по работе с обращениями граждан. Во время записи на прием специалистом отдела по работе с обращениями граждан заполняются журнал и учетная карточка личного приема граждан (приложение 1, 2). Учетные карточки личного приема граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан как письменные обращения. 5.1.5. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан осуществляют подборку всех имеющихся в отделе материалов, касающихся вопросов данного заявителя, запрашивают информацию в структурных подразделениях Администрации района. Подготовленные материалы обобщаются и предоставляются главе Администрации района. 5.1.6. В приемах, проводимых главой Администрации района, участвуют заместители главы Администрации района и начальники структурных подразделений. По усмотрению главы Администрации района на прием могут быть приглашены представители сторонних организаций. 5.1.7. Прием граждан осуществляется в порядке очередности с предъявлением документа, удостоверяющего личность гражданина. 5.1.8. Глава Администрации района в ходе приема граждан по результатам рассмотрения обращения гражданина доводит до его сведения свое решение о том, кому будет поручено рассмотрение обращения, либо разъясняет, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу поставленных в нем вопросов в случае, если рассмотрение поставленных в обращении вопросов не входит в компетенцию Администрации района, принимает решение о постановке обращения на контроль.


16

Ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно, в случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки. Гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Принятое решение фиксируется в учетной карточке личного приема граждан. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, передается в отдел по работе с обращениями граждан и подлежит обязательной регистрации в день приема. 5.1.9. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. 5.1.10. После личного приема в электронную регистрационно-контрольную карточку вносится следующая информация: отметка о личном приеме главы Администрации района; краткий результат рассмотрения (в случае если ответ дан устно, отказано в рассмотрении, либо разъяснено где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено обращение гражданина по существу поставленных в нем вопросов в случае, если рассмотрение поставленных в обращении вопросов не входит в компетенцию Администрации района); содержание резолюции; фамилия и инициалы исполнителей, указанных в резолюции; плановый срок исполнения в случае, если необходимо дать ответ на обращение гражданина. Обращение передается исполнителю для подготовки проекта ответа. Подраздел 5.2. Прием граждан заместителями главы Администрации, района, начальниками и специалистами структурных подразделений (далее уполномоченными лицами) 5.2.1. Глава Администрации района ежегодно издает приказ о проведении личного приема граждан, определяющий время и место проведения приема уполномоченными лицами Администрации района. Информация о времени и месте проведения приема размещается на стенде отдела по работе с обращениями граждан и на сайте Администрации Железнодорожного района. 5.2.2. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан ведут личный прием ежедневно без предварительной записи и осуществляют консультации, предназначенные для оказания гражданам оперативной и квалифицированной помощи информационного характера. 5.2.3. Прием граждан уполномоченными лицами Администрации района осуществляется по предварительной записи в соответствующем структурном подразделении, либо в порядке живой очереди, согласно утвержденному графику приема граждан. Во время записи или во время приема заполняется журнал личного приема граждан уполномоченными лицами или лицами, в должностных инструкциях которых прописано исполнение данной функции (приложение 3).


17

Письменные обращения, принятые в ходе приема граждан, передаются в отдел по работе с обращениями граждан для регистрации. Обращения подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением (приложение 4). Ежемесячно, до 01 числа месяца следующего за отчетным месяцем, уполномоченные лица предоставляют журнал личного приема в отдел по работе с обращениями граждан для внесения информации в электронную базу данных личного приема граждан (приложение 5), подготовки информационных и аналитических материалов. РАЗДЕЛ 6 КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ Подраздел 6.1. Осуществление контроля за рассмотрением обращений граждан 6.1.1. На контроль ставятся все обращения, требующие ответа. Контроль за объективным всесторонним и своевременным рассмотрением обращений в Администрации района возлагается на должностных лиц Администрации района, начальников и специалистов структурных подразделений. Должностные лица Администрации района, начальники и специалисты структурных подразделений обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан. Контроль за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений граждан осуществляют специалисты отдела по работе с обращениями граждан. 6.1.2. Обращения граждан и запросы государственных органов и органов местного самоуправления считаются исполненными и могут быть сняты с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы. После регистрации ответа на обращение или запрос в отделе по работе с обращениями граждан, специалисты отдела вносят информацию об исполнении обращения в электронную и распечатанную регистрационно-контрольную карточку. Затем ответ и обращение с приложениями представляется заместителю главы Администрации района по компетенции для ознакомления и принятия решения о снятии обращения с контроля. Заместитель главы Администрации района принимает решение о снятии обращения с контроля. В распечатанной регистрационно-контрольной карточке, прилагаемой к обращению, должностное лицо в графе «Списание в дело» ставит подпись и дату. Затем обращение с приложениями и ответом возвращается в отдел по работе с обращениями граждан и направляется в дело в соответствии с номенклатурой дел. 6.1.3. Для обеспечения контроля за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений специалисты отдела по работе с обращениями граждан


18

еженедельно направляют исполнителям напоминания о сроках исполнения обращений. Подраздел 6.2. Дополнительный контроль 6.2.1. После направления ответа заявителю в сроки, предусмотренные законодательством, в целях повышения эффективности работы с обращениями граждан, обращение ставится на дополнительный контроль начальником отдела по работе с обращениями граждан, если в ответе указывается, что вопрос будет решен в течение определенного периода времени. 6.2.2. В электронной регистрационно-контрольной и контрольно-учетной карточке делается отметка о постановке на дополнительный контроль. 6.2.3. Исполн��телю еженедельно направляются напоминания по обращениям, поставленным на дополнительный контроль. 6.2.4. Исполнитель в установленный срок готовит проект ответа об окончательном решении вопроса. 6.2.5. Проект ответа через отдел по работе с обращениями граждан направляется главе Администрации района, либо лицу, официально его замещающему для подписания и принятия решения о снятии обращения с дополнительного контроля и списании его в дело. 6.2.6. Специалистами отдела по работе с обращениями граждан в электронную регистрационно-контрольную карточку заносится дата исполнения и краткое содержание ответа, в учетно-контрольной карточке проставляется дата исполнения документа. 6.2.7. Дополнительный ответ направляется заявителю по почтовому адресу и (или) по адресу электронной почты Подраздел 6.3. Ответственность за решения и действия (бездействия), принимаемые (осуществляемые) в ходе рассмотрения обращений 6.3.1. Глава Администрации района несет персональную ответственность за принятие решения по обращению, в том числе решения оставить обращение без ответа или прекратить переписку, соблюдение сроков рассмотрения обращений, своевременность продления сроков рассмотрения обращения, содержание подписываемых ответов. Исполнители несут персональную ответственность за качественное и своевременное исполнение поручения по обращению, своевременность извещения главы Администрации района о необходимости продления сроков исполнения поручений по обращениям, содержание и оформление подготовленных ответов. Заместители главы Администрации района несут персональную ответственность за принятие решения о снятии обращения с контроля. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан несут персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, оформление подготовленных ответов, обеспечение контроля за соблюдением установленных законом сроков рассмотрения обращений.


19

Данные о состоянии исполнительской дисциплины еженедельно на аппаратном совещании Администрации района доводятся начальником отдела по работе с обращениями граждан до сведения главы Администрации района. 6.3.2. Ежемесячно проводится анализ поступивших в Администрацию района обращений и представляется отчет главе Администрации района, а также направляется в информационно-аналитический Департамент Администрации города Екатеринбурга и в сектор по информационно-аналитическому обеспечению Администрации района для размещения на сайте Администрации района, в котором отражено: количество поступивших обращений; основная тематика обращений; количество обращений, поступивших через отдел по работе с обращениями граждан Администрации города Екатеринбурга; количество исполненных обращений; количество обращений, поставленных на дополнительный контроль; количество обращений, исполненных с нарушением установленных законодательством сроков; результаты рассмотрения обращений (ответ дан устно в ходе личного приема, разъяснено в ходе личного приема, отказано, перенаправлено, принято к сведению, решено положительно, разъяснено, приняты меры в пределах компетенции); количество обращений, оставшихся на исполнении; количество граждан, принятых на личном приеме главы Администрации района. 6.3.3. При нарушении исполнения установленных сроков (планового и контрольного) либо систематических нарушениях в оформлении отправляемых документов начальник отдела по работе с обращениями граждан направляет докладную записку на имя главы Администрации района о принятии мер дисциплинарного взыскания. 6.3.4. Начальник отдела по работе с обращениями граждан, ежемесячно, до 03 числа месяца следующего за отчетным месяцем, готовит сведения о состоянии исполнительской дисциплины по рассмотрению обращений и представляет их руководителю аппарата Администрации района. При этом учитываются следующие показатели: количество поступивших обращений; количество и характер повторных обращений; количество возвратов проектов ответов на доработку в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству; количество обращений, рассмотренных с нарушением сроков; результаты рассмотрения обращений; правильность и своевременность заполнения журнала личного приема граждан; поступившие отзывы граждан о работе сотрудников Администрации района.


20

6.3.5. Начальник отдела по работе с обращениями граждан проводит плановые проверки по утвержденному графику ведения личного приема граждан у заместителей главы Администрации района, начальников и специалистов структурных подразделений Администрации района. По результатам проведенных проверок готовит докладную записку на имя главы Администрации района о выявленных нарушениях, либо их отсутствии. Подраздел 6.4 Формирование и хранение дел по обращениям граждан 6.4.1. Обращения, зарегистрированные в отделе по работе с обращениями граждан, после их исполнения со всеми относящимися к ним документами хранятся согласно номенклатуре дел Администрации Железнодорожного района города Екатеринбурга. 6.4.2. Дела подлежат хранению в течение двух лет в отделе по работе с обращениями граждан, затем передаются в архив Администрации района, где хранятся в течение трех лет.


/%D0%9F%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B6%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5%20%D0