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TAREA No. 1

CONSULTA E INVESTIGACIÓN

Presentado por: YURY YASLEIDI GIRON GUALDRON

Trabajo presentado por Internet Docente LUZ MARIANA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES MODALIDAD VIRTUAL CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. GESTION DOCUMENTAL 1 OCTUBRE 13 DE 2011 YOPAL CASANARE


INTRODUCCION La gestión de documentos es el campo que más ha llamado la atención en los últimos tiempos, sobre todo en las entidades privadas. El crecimiento de la administración y el incremento complejo de las organizaciones, así como también la enorme cantidad de documentos producidos ha hecho posible la utilización de herramientas, tales como la GESTIÓN DE DOCUMENTOS Se destaca en este nuevo enfoque de los archivos la concepción que sobre la información debe tener la organización que pretenda desarrollar el sistema de información como instrumento que agilice y facilite la Gestión de documentos y la administración de los archivos; la cual la debe considerar como el recurso indispensable para el desarrollo de su gestión administrativa en entidades públicas y privadas La principal función del archivista es favorecer el acceso a los documentos, para obtener esto debe, tenerlos clasificados y ordenados, lo que le va a permitir diseñar instrumentos de recuperación que le permitan dicho acceso.


OBJETIVOS GENERAL: Conceptualizar gestión documental como herramienta importante para el desarrollo de las actividades administrativas, así como definir los objetivos a los que está encaminado el Programa de Gestión Documental, contribuyendo como el gran aprendizaje en Ciencia de la Información, la Documentación, Bibliotecología y Archivística

ESPECIFICOS:

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Conceptualizar: archivo, documento de archivo, documento. Indagar sobre los derechos de los ciudadanos en la información. Identificar los objetivos del programa de Gestión Documental. Definir la importancia del programa de Gestión Documental. Conocer la importancia de las Tablas de Retención Documental. Conocer las diferentes etapas de las Tablas de Retención Documental


TAREA INDIVIDUAL OCTUBRE 4 - OCTUBRE 13 Tomando como referencia el material dado en la primera unidad realice lo siguiente: 1. Construya su propio concepto de Archivo, Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da el AGN. ARCHIVO: desde el punto de vista documental se puede decir que el archivo es aquel conjunto de actividades de documentos, que sin importar fecha o soporte material, son acumulados en un proceso natural por una persona, entidad pública o privada en el trascurso de la gestión. Tendientes al eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar, conservar, servir y utilizarla como testimonio e información a las personas e instituciones o como fuente de historia para la humanidad. DOCUMENTO: es la Información registrada, y emitida por una entidad o persona en ejercicio de sus funciones sea cualquiera es decir sin importar su forma o el medio utilizado. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

2. .Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. "Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión". Artículo 19 - Declaración Universal de Derechos Humanos. Partiendo de este articulo general podemos percibir que los derechos de los ciudadanos son muchos los mecanismos que podemos utilizar en el caso que se nos viole por el ejemplo el derecho a la intimida donde se nos divulgue la historia clínica, es así como se cumple todo archivo es publico pero no todo ser publico, en el caso que se nos llegue a violar este derechos estaremos en la facultad de interponer peticiones a esta violación. Es el usuario el único dueño de esta información y el único que puede acceder a la misma


Por otra parte la Ley 47 de 1920, cuyo objeto es protección del patrimonio cultural y artístico, basándonos en este objeto al respecto podemos decir que los ciudadanos tiene derechos pero no todos de la misma forma, ya que los documentos de patrimonio cultural deben ser protegidos y conservados por mucho tiempo, por lo tanto el original será restringido con el fin de prevenir posibles deterioros en el documento. Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. 3. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. El reglamento general de Archivos: Acuerdo 7 de 1994 “Todas las personas tienen derecho a acceder a Los documentos de archivos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la Constitución Política. Los archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y la Ley, y a obtener copia de los mismos.” 1 Ley 4 de 1913: ARTÍCULO 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse y pague al amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la oficina y sin embarazar los trabajo de esta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tenga carácter de reservados, ni copia de cuales quiera otros documentos, sin orden del jefe de la oficina de quien dependa. Ley 57 de 1985 en el Artículo 13- La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición. Modificado por el art. 28, Ley 594 de 2000 Cumplidos éstos el documento adquiere carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo

4. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

1

Acuerdo 07 de 1994 Archivo General de la Nación


Es a través de la Ley 80 de 1989 por la cual se crea el Archivo General de la Nación y posterior en el año 2000 se crea la Ley 594 Ley General de Archivos, esta ley la sanciona el presidente Andrés Pastrana Arango. 5. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.? En este Titulo de V de la Ley General de Archivos y específicamente en el Articulo 21, lo que nos refiere es que los Programas de gestión documental, los deben crear las entidades públicas y deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos, es decir se podrá utilizar el documento digital, y electrónico siempre y cuando se creen políticas dentro de la misma institución, haciendo que estos nuevos medios de una u otra forma garanticen la autenticidad, y conservación de los mismos, dando el acceso a la información con oportunidad y veracidad, ya que al pensar en documentos electrónicos, digital y materiales de recursos de información en internet, nos estamos refiriendo a esa era que hoy día vivimos la era del documento electrónico y oficinas cero papel, para que todo esto se cumpla de acuerdo a la Ley presente, se tendrán en cuenta la evolución de la misma tecnología y a las políticas creadas para tal fin . 6. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación que propenden por facilitar la gestión y la administración del documento desde el mismo momento en que se produce o recibe y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas de carácter archivístico. Los programas de gestión documental también abarcan las nuevas tecnologías, por ello debemos tener claridad por cuanto se marca como proceso archivísticos sistemáticos que comprenden el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a logara el eficiente y eficaz manejo en la organización de la documentación producida y recibida por una entidad, con el objeto de facilitar su producción, tramite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final de los mismos documentos. 7. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

 Importancia del papel de los documentos de archivos en las entidades públicas y privadas.  Apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública.  Garantía de los derechos individuales y colectivos.  Racionalización y control en la producción documental, en la atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales.  normalización de modelos y formatos para la producción documental.  Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente.


 Lograr los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistema eficiente de correo y mensajería.  Regular el manejo y organización de sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.  Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación, de la información y disposición final de los documentos.  Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.  Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, tiles para la administración e importantes para la cultura. 8. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

ADMINISTRATIVO S

ECONOMICOS

ARCHIVISTICOS

LA PLANEACIÓN Diagnóstico  Identificación de problemas oportunidades y objetivos  Análisis y determinación de requerimientos de información y la documentación del programa.  Elaborar un plan discriminado a corto, Mediano y largo plazo  Crear el Comité de Archivo Requisitos técnicos:  Contar con manuales de procesos y procedimientos  Manuales de funciones  Tablas de Retención Documental  Centralizar la recepción y envío de documentos Requisitos Administrativos:  Definir el sistema de archivos de la entidad (Centralizado o Descentralizado)  Contar con las diferentes áreas de la entidad especialmente con directivas, compras, tecnología, presupuesto.  Contar con talento humano exclusivo para la labor.  Contar con un programa de capacitación  Contar con espacios que cumplan las condiciones mínimas para el desarrollo de la labor. 9. Mencione por qué es importante y cuáles son las ventajas que produce la


implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. La importancia del Programa de Gestión Documental en cualquier entidad es que con este se contribuye al desarrollo de la organización de los archivos permitiendo el acceso eficaz a la información, porque: Sin Gestión Documental No es Posible

Gestión de Calidad, además a través de este programa también contribuye con la conservación de los documentos que van a servir para: la Administración, Gestión, Control, la ciencia, la investigación y la cultura

10. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. 10. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles son sus etapas. Las Tablas de Retención documental son un instrumento donde se ve reflejado un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. En las entidades se inicia como un proyecto en pro del desarrollo de la institución, donde se pueden apreciar la importancia asi:

Evitar la corrupción administrativa. Evitar la pérdida de recursos por carecer de documentos de soporte. Hacer más eficiente la toma de decisiones. Contribuir al fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos. Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de CICLO VITAL DEL DOCUMENTO retención en ella estipulados.  Garantizan la selección y ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO SI SI conservación de los GESTION HISTORICO CENTRAL documentos que NO NO tienen carácter permanente.        

ACTIVO

SEMIACTIVO

INACTIVO

VALOR SECUNDARIO

VALORES PRIMARIOS ADMINISTRATIVOS LEGALES FISCALES CONTABLES

FUNCIONALES

TODO

ELIMINACION

VALORES SECUNDARIOS HISTORICOS CIENTIFICOS CULTURALES MISIONALES


 Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.  Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.  Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:  Permiten el manejo integral de los documentos.  Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.  Ayudan a controlar la producción y trámite documental.  Identifican y reflejan las funciones institucionales.  Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.  Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.  Identifican y reflejan las funciones institucionales.  Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.  Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo  a la gestión administrativa y que por su carácter pueden  eliminarse en el archivo de gestión DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVISTICO

     

Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total. Ayudan a controlar la producción y trámite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.


INVESTIGACION INVESTIGACION PRELIMINAR PRELIMINAR SOBRE SOBRE FUENTES FUENTES DOCUMENTALES DOCUMENTALES

Compilación Compilación de de la la informaci��n información (orgánico –– (orgánico funcional). funcional). Entrevista Entrevista aa productores productores documentales documentales

ANALISIS ANALISIS DE DE LA LA INFORMACION INFORMACION

-- Conformación Conformación de de series series documentales. documentales. -- Valoracion Valoracion (primaria (primaria yy secundaria) secundaria)

DISEÑO DISEÑO YY ELABORACION ELABORACION TRD TRD

IMPLEMENTAC IMPLEMENTAC ION ION

Validación Validación yy ajustes ajustes con con los los productores productores documentales documentales

Sensibilización Sensibilización yy

-- Aprobación Aprobación Comité Comité de de Archivo Archivo

Seguimiento Seguimiento yy actualización actualización de de la la Tabla Tabla de de Retención Retención Documental Documental

Taller Taller de de Aplicación Aplicación


CONCLUSION

En conclusión podemos

decir, y tomando los conceptos

anteriores, que la

gestión Documental consiste, en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la producción del mismo, hasta su eliminación o conservación permanente, todo esto siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, y por supuesto respetando el principio de orden original y el principio de procedencia.

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