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Charlas para la gesti贸n del mantenimiento Fernando Espinosa Fuentes


Es importante hacer claridad que la información oportuna no implica tener la última reparación efectuada o el último repuesto registrado en este sistema. La información gerencial se produce con base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones. 

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La información transaccional no es suficiente. Se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la función, como la tasa de producción, o el nivel de emisiones, e información que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operación.


La definición de un SIG se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestión, números que permitan medir cómo avanza la función hacia las metas establecidas. Se espera que la información transaccional que se procesa en los ERP (Enterprise Resource Planning) produzca la información requerida de estas transacciones en el sistema de información gerencial. Una definición equívoca de estas codificaciones, puede definir la imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla con el objetivo de presentar la información requerida para tomar decisiones.

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La definición de los requisitos de información está estrechamente ligada con la concepción del mantenimiento que se ha definido para satisfacer los objetivos fijados para la función mantenimiento. La concepción da las bases para: ◦ jerarquizar los equipos, ◦ calificar el tipo de recursos humanos que se necesitan, ◦ establecer nexos y canales de comunicación, ◦ definir los factores críticos de éxito y los indicadores de eficiencia que entregaran la retroalimentación, ◦ el detalle de la información que se necesita, ◦ el nivel de inversiones para atender los equipos, reemplazos y sus actualizaciones, ◦ conocimientos y tecnología necesaria, ◦ estructura administrativa, entre otros aspectos.

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Si el administrador conoce el objetivo perseguido para la función mantenimiento podrá dimensionar adecuadamente el esfuerzo requerido de su parte y de todo su equipo de colaboradores para diseñar su sistema y por consiguiente la herramienta computacional que se precisa. Con el conocimiento acabado de la concepción y de la forma como se gestionará la función mantenimiento, se definen: ◦ Las principales funciones globales internas ◦ Las funciones externas al departamento de mantenimiento ◦ Cómo será el proceso de atención de los clientes del mantenimiento

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Función (sistema) global Entradas Función 1

Función relacionada

Función 2

Función 4

Función 3

Flujos de información intermedios

Proceso A

Salidas

Proceso B

Destino

Origen Mat. Prima Dinero, bienes de capital, personas Preparado por Fernando Espinosa

Productos y bienes semi elaborados

Productos finales

Función relacionada


Desarrollo de S.I.G

Def. y análisis del problema

Percepción de necesidades

Estudio de factibilidad

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Diseño e implementación

Diseño lógico

Diseño físico

Construcción

Operación y mantenimiento

Prueba e implementación

Operación

Mantención


Diseño Lógico

Diseño Lógico Global

Estudio análisis situac. actual

Generación de alternativas

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Análisis grados de macanización

Diseño Lógico Detallado

Evaluación

Selección de alternativa

Diseño de procedimientos

Especificación de requerimientos

Modelo de datos conceptual


Diseño Físico

Diseño Físico Global

Anál. situación actual computacional

Def. función objetivo del diseño

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Deter. estruct. de proceso y datos

Diseño Físico Detallado

Generación diseños factibles

Evaluación selección mejor diseño

Especificación diseño elegido

Especificación hardware y hardsoftware


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Lo que se debe reflejar en el análisis de las funciones y la información que las soportará es pensar en el ideal que al grupo de gestión le gustaría tener. El ideal no es una gran cantidad de información, que muchas veces no se usará, sino todo lo contrario, es la cantidad precisa, relevante, en el momento adecuado, validada y actualizada.

La primera representación es la forma más amplia de expresar las funciones, lo cual aún no el insumo adecuado para identificar los grupos de información y su estructura. Hay que desglosar más cada función en sus componentes en detalle, ya que así será más simple identificar los grupos de datos que cada sub-función necesita o emite, y en una etapa siguiente crear la malla de información y definir los grupos de datos intercambiados entre las funciones.

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Lo que se identifica en esta etapa son los flujos de información y el detalle de estos debe ser especificado en un documento complementario. Formalizar el layout de la pantalla o del documento que servirá como portador de la información, lo cual tiene la ventaja de reflejar el proceso de toma de decisiones ya que se ordena de una forma coherente el conjunto de datos con los pasos de análisis de los datos o bien de ejecución de la decisión.

Un ejemplo que se muestra es la “Orden de Trabajo” que es un documento que va desde “Planificación de las tareas de mantenimiento” al “Proceso de Mantenimiento”

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Es un análisis importante en el diseño del sistema de información de manera de fijar responsabilidades por el manejo de la información en cada etapa de su procesamiento, además de indicar cómo se debe procesar en cada sección del departamento de mantenimiento. El modelo recomendado es una tabla gráfico-narrativa en donde se especifica el documento y las secciones que están involucradas directamente con el procedimiento. La parte gráfica es para explicar cómo se traslada el documento y la parte narrativa para dar mayores antecedentes de cómo completar y tratarlo


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Ningún sistema soluciona problemas en procesos de gestión mal definidos. Esta es tarea del grupo de trabajo que estará a cabo de seleccionar el software y será su responsabilidad asesorarse por personas idóneas en el área de la gestión del mantenimiento. Es conveniente invitar personas externas a la organización, ya que es la mejor forma de detectar errores o tener otros puntos de vista para discutir y sacar nuevos aprendizajes.


Los requerimientos de negocio deben ser establecidos antes de partir. Si no se define la estrategia para atender la meta de negocios de la empresa pronto se verán las consecuencias negativas al no acompañar eficientemente el proceso productivo. Además si no existe un lazo de retroalimentación, con indicadores adecuados, el sistema de gestión con seguridad va a colapsar. La alta gerencia y el resto de la organización deben estar comprometidos con el proyecto, este no es un proyecto restringido al área informática. El compromiso se debe demostrar con actos y actitudes.

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SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL  

Pautas para diseñar un buen sistema de informacion gerencial

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