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ACTIVIDAD DE LA UNIDAD I

NEIFFY YURANI SALDAÑA PEÑA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA GESTIÓN DOCUMENTAL I SANTIAGO DE CALI 2012


ACTIVIDAD DE LA UNIDAD I

NEIFFY YURANI SALDAÑA PEÑA C160305_1

DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA.

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA GESTIÓN DOCUMENTAL I SANTIAGO DE CALI 2012


INTRODUCCIÓN

Hoy en día es de vital importancia el implementar un Programa de Gestión Documental, para ello es relevante conocer que es la Gestión Documental, que es un Programa de Gestión Documental y, en este caso, de forma general todo lo relacionado con el mismo (normatividad, importancia, ventajas, etc.). Por tal razones en este documento se encontrara lo básico sobre las temáticas anteriormente mencionadas.


OBJETIVOS

 Conocer y entender que es Gestión Documental.

Identificar que significa un Programa de Gestión Documental y todo lo relacionado con el mismo, de forma general.

 Conocer que es una Tabla de Retención Documental, su importancia y

las etapas para su conformación.  Identificar, de forma básica, la normatividad relacionada con las

temáticas de interés.


ACTIVIDAD DE LA UNIDAD I Tomando como referencia el material dado en la primera unidad realice lo siguiente: 1. Defina con sus propias

palabras Gestión Documental a partir del

concepto que emite el Archivo General de la Nación. 2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a

partir de la definición que da del mismo el AGN. 3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos? 4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de

Documentos, Artículo 21.? 5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión

Documental. 6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un

Programa de Gestión Documental. 7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental

(TRD) y cuáles etapas comprenden. 8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la

implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. 9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión

Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. 10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los

documentos.


DESARROLLO

1. La Gestión Documental es la aplicación, durante todo el ciclo vital de

los documentos, de una serie planificada y sucesiva de procesos que permite la organización, manipulación, el fácil acceso y conservación de los documentos que se generan dentro de una entidad.

2. Documento: Información que se genera en cualquier tipo de soporte, a

causa el desempeño de las actividades u obligaciones propias de una persona o institución; esta funciona como fundamento y prueba del desarrollo de las mimas. Documento de Archivo: Información que registra el desarrollo de las labores o funciones de un individuo o entidad y, que por tener algún tipo de valor (legal, social, cultural, etc.) para su ente productor o receptor, o para la humanidad, debe ser conservada.

3. La Ley 594 del 14 de julio de 2000, es el documento por medio del cual

se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

4.

La Ley General de Archivos en su Titulo V GESTIÓN DE DOCUMENTOS,

Articulo

21

PROGRAMAS

DE

GESTIÓN

DOCUMENTAL, establece que a todas las entidades públicas les corresponde desarrollar programas de gestión de documentos, para lo cual pueden implementar el uso de nuevas tecnologías y soportes, siempre respetando y siguiendo los principios y procesos archivísticos.


5.

Lo que se pretende alcanzar un programa de Gestiรณn Documental es: -

Los documentos de archivo como fundamento en la toma de decisiones para el beneficio colectivo.

-

Racionalizaciรณn y control de la producciรณn documental.

-

Conservaciรณn del medio ambiente.

-

Uso del sistema inteligente de correo y mensajerรญa.

-

Regulaciรณn y organizaciรณn del sistema de administraciรณn de documentos y archivos.

-

Implementaciรณn del desarrollo de procesos bรกsicos en la aplicaciรณn de las Tablas de Retenciรณn Documental.

-

Facilidad en la recuperaciรณn de la informaciรณn.

-

Los archivos como verdaderos centros de informaciรณn.

6. Los tres aspectos bรกsicos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestiรณn Documental son: - Administrativos: Comprende la transparencia, simplificaciรณn de los tramites y eficiencia en la administraciรณn dentro de la gestiรณn de documentos. - Econรณmicos: Reflejado en la racionalizaciรณn de los recursos destinados para la gestiรณn documental. - Archivรญsticos: Tomar como base del programa la normatividad vigente, sobre todo lo relacionado con los conceptos de: archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original.

7. La importancia de la aplicaciรณn de las Tablas de Retenciรณn Documental (TRD) y las etapas que comprenden serรกn explicadas en el siguiente mapa conceptual.


8.

La implementación de un Programa de Gestión Documental es

fundamental, pues este permite una óptima clasificación, organización, selección y conservación de los documentos que la entidad produce o recibe, constituyéndolos como información y prueba de las actividades que se desarrollan en esta.

Además de lo mencionado anteriormente, la

implementación de un Programa de Gestión Documental es importante debido a las ventajas que este produce, dentro de las cuales encontramos: •

Disminución del tiempo de consulta de los documentos, ya sea que se encuentren tanto en papel como en medios electrónicos.

Reducción de los costos de archivado.

Disminución del tiempo de recuperación de un documento.

Facilidad de acceso a los documentos.

Reducción sustancial del exceso de documentos que generalmente se conservan en las entidades y que no son de importancia para la misma.

9.

Mejoría en la atención hacía los clientes.

Disminución en los costos legales.

Incremento de la productividad de la entidad.

Reducción de los costos de acceso a la documentación.

Aumento en la satisfacción de los usuarios internos.

Algunas normas, que sirven para que el Programa de Gestión

Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, con su enunciado y su explicación. NORMA Ley 80 de 1989

ENUNCIADO Por la cual se crea el Archivo General de la Nación (AGN), se establece el Sistema Nacional de Archivos (SNA) y se dictan otras disposiciones.

EXPLICACIÓN Esta es muy importante ya que por medio de esta se instituye, no solo el AGN, sino también el SNA; los cuales son entes que establecen las directrices y fundamentos que rigen la archivística y la gestión de documentos.


Ley 527 de 1999

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras

Ley 951 de 2005

Por la cual se crea el Acta de Donde se establece la Informe de Gestión. rendición de cuentas en cuanto a la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano al finalizar la administración a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones. Esto es importante pues permite realizar un registro y control de las acciones realizadas, evitando la pérdida de información. Actual carta Magna de la Es la reglamentación República de Colombia. que cobija a todos y cada uno de las personas que se encuentran el territorio colombiano; en esta se especifica cada uno de los derechos y deberes de los colombianos y los estamentos del Estado en diversos temas. Por la cual se reglamenta el Es importante pues en ejercicio profesional de la ella se establece todo lo Archivística, se dicta el Código relacionado con el de Ética y otras disposiciones. ejercicio profesional de la archivística, dando los lineamientos para nuestro desempeño futuro.

Constitución Política de Colombia.

Ley 1409 de 2010

Es una Ley de gran importancia para aquellas instituciones que quieren modernizarse iniciando un comercio electrónico de manera segura, asegurada por la ley y la norma.

10. A continuación se presentara lo que se encontró al investigar los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.


 En la Constitución Política de 1991 encontramos:

En Colombia El principal derecho que ampara a los ciudadanos con respecto a la privacidad de los documentos, está contemplado en el ARTÍCULO 15. NOTA: El artículo 15 fue modificado por el Acto Legislativo 02 de 2003, el cual fue declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-816 de 2004, por el vicio de procedimiento ocurrido en el sexto debate de la segunda vuelta. El texto del Acto Legislativo 02 de 2003 era: Artículo 1. El artículo 15 de la Constitución Política quedará así: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada período de sesiones el Gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que se haya hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar. Para efectos tributarios judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado, podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la Ley 1266 de 2008.


 Según el Código Penal Colombiano.

Art. 192. El que ilícitamente sustraiga, oculte, extravíe , destruya , intercepte , controle o impida una comunicación privada dirigida a otra persona, o se entere indebidamente de su contenido, incurrirá en prisión de uno (1) a tres (3) años, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena mayor . Si el autor de la conducta revela el contenido de la comunicación, o la emplea en provecho propio o ajeno o con perjuicio de otro, la pena será prisión de dos (2) años a cuatro (4) años.  Según DECRETO 229 DE 1.995 (Febrero 1°) por el cual se reglamenta

el Servicio Postal. Artículo 8°. Libertad e inviolabilidad de los envíos de correspondencia. La libertad de inviolabilidad de los envíos de correspondencia constituyen las garantías fundamentales de los servicios postales, reconocidas por el artículo 15 de la Constitución Política. Artículo 9°. La libertad de la correspondencia del servicio postal implica que dentro del territorio nacional, ésta puede circular libremente sin que pueda ser interceptado o restringido su tránsito, salvo en los casos y con las formalidades que establezcan la Constitución y la ley. Artículo 10. Inviolabilidad de la correspondencia. La correspondencia del servicio postal y demás formas de comunicación privada son inviolables. No se podrá atentar contra el secreto que pudiera contener y sólo puede ser interceptada y registrada, mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezcan la Constitución y la ley, sin perjuicio de las sanciones penales establecidas por la violación ilícita de la correspondencia. Artículo 11. Excepciones al derecho fundamental. No constituye violación a las garantías del servicio postal, la interceptación originada por mandato de autoridad judicial y la intervención aduanera en los envíos postales, actuación que estará regida por la ley.  En la Ley 594 de 2000.

Artículo 27. Trata sobre el acceso y consulta de documentos.


 Resolución 1995 de 1999.

Confidencialidad de las historias clínicas.  Acuerdo 056 de 2000.

Acceso a los documentos de Archivo, del Reglamento General de Archivos.  En la Declaración Universal de los derechos Humanos se encuentra:

Artículo 12. Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.  En el Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos.

Artículo 17. 1. Nadie será objeto de injerencias arbitrarias o ilegales en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques ilegales a su honra y reputación. 2. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra esas injerencias o esos ataques.  LEY ESTATUTARIA 1266 DEL 31 DE DICIEMBRE DE 2008, la cual

dicta las disposiciones generales del Hábeas Data (protección de los datos personales), esta ley se aplica a todos los datos de información personal registrados en un Banco de Datos, sean estos administrados por entidades de naturaleza pública o privada. Esta ley se aplicará sin perjuicio de normas especiales que disponen la confidencialidad o reserva de ciertos datos o información registrada en Bancos de datos de naturaleza pública, para fines estadísticos, de investigación o sanción de delitos o para garantizar el orden público. Se exceptúan de esta ley las bases de datos que tienen por finalidad producir la Inteligencia de Estado por parte del Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, y de la Fuerza Pública para garantizar la seguridad nacional interna y externa.


CONCLUSIONES  La Gestión Documental es una temática de gran relevancia y auge hoy

en día, así mismo como lo es saber sobre la implementación de Programas de Gestión Documental y la realización de las Tablas de Retención Documental, ya que todo esto genera una gran cantidad de ventajas y beneficios para las entidades que quieran estar a la vanguardia y competir con calidad, entrando en un grupo selecto de empresas de innovación en la organización, uso y conservación de la información.  El tener conocimiento sobre las temáticas tratadas nos da más

herramientas para nuestro desempeño como futuros profesionales y nos abre el panorama de las áreas de acción de nuestro ejercicio profesional.


REFERENCIAS

http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf

http://www.buenastareas.com/ensayos/Ley-951-De-2005-PorLa/1025103.html

http://constitucion-politica-colombia.blogspot.com/2008/02/importanciade-la-constitucin.html

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?¡=15243

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En este documento se encontrara lo básico sobre las temáticas de gestión documental, programa de gestión documental, tabla de retención docu...

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