Stilt, ik spreek

Page 1

boek ikspreek V3.indd 1

07-09-2009 21:06:16


boek ikspreek V3.indd 2

07-09-2009 21:06:20


boek ikspreek V3.indd 3

07-09-2009 21:06:20


Redactie: Hilde Smeesters, Borgerhout Vormgeving: Sophie Windels in samenwerking met Katrien Devos Druk: Vanoverbeke, Vichte Algemene coรถrdinatie: Laurence Verwee Uitgeverij Yin Books laurence@yinbooks.com www.yinbooks.com 0478/27 77 70

boek ikspreek V3.indd 4

07-09-2009 21:06:20


Sylvie Verleye

Stilte, ik spreek ! – Presentatie ervaringen van 30 vrouwen aan de top

boek ikspreek V3.indd 5

07-09-2009 21:06:20


boek ikspreek V3.indd 6

07-09-2009 21:06:20


Inhoudstafel Voorwoord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Klare taal! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 De krachtige mix van kennis en humor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 De noodzaak van een perfecte voorbereiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Presenteer met passie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 De (on)zin van PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Presenteren is limiteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Focus je spanning weg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 To the Point voor de Board . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Presentaties maken je zichtbaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Slot - De cirkel is rond . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Bijlage 1 - pitch van Inge Geerdens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Bijlage 2 - BiografieĂŤn

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Bijlage 3 - Aanbevolen literatuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

boek ikspreek V3.indd 7

07-09-2009 21:06:20


8

Stilte, ik spreek ! –

boek ikspreek V3.indd 8

07-09-2009 21:06:20


Voorwoord Springen! Voor veel vrouwen is spreken in het openbaar zoiets als parachutespringen. Waarom zou je het uit vrije wil doen, zolang het vliegtuig niet neerstort? Voor een publiek staan en het woord nemen voelt onnatuurlijk aan. Hoe vaak heb ik vrouwen al niet horen zuchten bij het idee om voor hun job een presentatie te moeten geven? Overigens, kunnen vrouwen speechen? Ik zie weinig rolmodellen en de vrouwen die het wel aandurven, spreken hun publiek vaak schoolser en dus saaier toe dan mannen. Of niet? Met _ Stilte, ik Spreek! _ haalt presentatiecoach Sylvie Verleye mijn clichématige denkbeelden onderuit. Ze stelt dertig vrouwen voor, allemaal van topniveau in hun vak, die met vallen en opstaan geleerd hebben te spreken voor een publiek, en die dat met passie doen. Hun inspirerende ervaringen zijn de rode draad doorheen dit presentatiehandboek. De kernboodschap van dit boek is hoopgevend: presenteren kan je leren. Het vraagt veel inzet en volharding, maar ook bekende historische redenaars werden niet op één dag een begenadigd spreker (of spreekster). Van Winston Churchill en John F. Kennedy is bekend dat ze al van jongs af aan vaak voor een publiek spraken. Margaret Thatcher huurde een bewegings- en een stemcoach in. Met dit boek ontneemt Sylvie Verleye vrouwen elk excuus om het spreekgestoelte te vermijden. De voorbeelden die ze geeft zijn aanstekelijk, de regels en adviezen efficiënt. Voor een publiek gaan staan en springen, is veel minder een hachelijk avontuur dan vrouwen veronderstellen. Trui Moerkerke

9

boek ikspreek V3.indd 9

07-09-2009 21:06:21


Sylvie Verleye

boek ikspreek V3.indd 10

07-09-2009 21:06:28


Inleiding Ik had helemaal niet het idee een boek te schrijven, ik wou een artikel schrijven... In oktober 2007 – ik herinner me de datum omdat ik hoogzwanger was – kom ik al googlend terecht bij een onderzoek over vrouwen aan de top in de Verenigde Staten. In de studie wordt nagegaan of presentaties belangrijk zijn om die top te bereiken. Presentatievaardigheden zijn voor hen geen ‘nice to have’, maar een noodzakelijke vaardigheid om die top te bereiken. Als presentatiecoach staan mijn antennes meteen op scherp en al snel groeit het idee om een soortgelijk onderzoek uit te voeren bij Belgische vrouwen aan de top. Ik wil honderd vrouwen interviewen voor mijn artikel. In mijn zoektocht naar kandidaten ontdek ik dat vrouwen in top posities dun gezaaid zijn. Wanneer ik mijn zoekcriterium aanpas naar ‘vrouwen op directieniveau’, kom ik vaak terecht bij Human Resources functies en mis ik de noodzakelijke mix aan functies. Uiteindelijk wordt het ‘vrouwen aan de top (op directieniveau) in België, ongeacht hun nationaliteit.’ Het lukt me om een lijst van honderd namen op te stellen en in het voorjaar van 2008 maak ik de eerste afspraken voor interviews. De vragen baseer ik grotendeels op de Amerikaanse studie en in de eerste gesprekken hou ik me netjes aan die vragenlijst. Hoe meer interviewervaring ik verwerf, hoe meer vanzelfsprekend ik het vind om gewoon aandachtig te luisteren naar wat deze boeiende vrouwen over hun presentaties vertellen en me mee te laten voeren door hun verhaal. Dat geeft de interviews vaak een heel nieuwe wending. Ik ben geen journaliste en interviewen is voor mij een onbekende en fascinerende ervaring. Na mijn eerste interview, met Marcia De Wachter, voel ik meteen dat het gesprek zich voor veel meer leent dan zo maar een artikel. Het sluimerende idee om mijn presentatietips neer te schrijven in een boek, krijgen plots vastere vorm. De interviews vormen een perfecte invalshoek en ik heb geen excuus meer om het boek uit te stellen. Omdat honderd gesprekken wat veel zijn om te verwerken in een boek, herleid ik de lijst tot dertig namen waarvan er negenentwintig zijn opgenomen in dit boek. Het worden stuk voor stuk interessante ontmoetingen met enthousiaste vrouwen die me vaak fantastische verhalen vertellen. Avond na avond verwerk ik achter mijn computer de interviews in mijn persoonlijke presentatieverhalen en voor ik het weet heb ik een behoorlijk aantal bladzijden geschreven. Het uitgeven van het boek heb ik tot dan naar de achtergrond geschoven, maar hoe meer ik mijn ziel in dit project leg, hoe sterker ik besef dat ik een uitgever nodig heb die me kan bijstaan met raad en daad. Een collega-coach raadt me aan om met Laurence Verwee

11

boek ikspreek V3.indd 11

07-09-2009 21:06:28


van Yin Books te praten. Ze heeft het juist ingeschat, want van bij het eerste contact zitten we op dezelfde golflengte. Haar vragen zetten me aan het denken en wanneer ik op die oktoberdag door een gordijn van herfstbladeren naar huis rij, ben ik er vast van overtuigd dat mijn boek zal verschijnen. Eén van haar vragen – ‘wat wil je eigenlijk bereiken met dit boek’ – laat me niet los. In de dagen na ons gesprek formuleer ik een antwoord: ‘Dit boek is een praktische gids, boordevol tips om krachtige en memorabele presentaties te geven. Het is bestemd voor iedereen die zijn presentatietechnieken wil verbeteren, maar vrouwen zullen er net iets meer uithalen want er komen een aantal typisch ‘vrouwelijke tips’ en topics aan bod, zoals het al dan niet bestaan van het ‘glazen plafond’. En toch kan iedereen heel wat opsteken van dit boek, want op vlak van presentatietechnieken bestaat er volgens mij geen onderscheid tussen mannen en vrouwen. Er bestaan alleen schitterende sprekers.’ Langzaam maar zeker krijgt het boek vaste vorm. Ik puur de belangrijkste thema’s uit de interviews en gebruik ze om de hoofdstukken af te bakenen. Het belang van klare taal, manieren om de aandacht te krijgen en vast te houden, de noodzaak van een perfecte voorbereiding, het gebruik van humor, het maken van powerslides, de kracht van eenvoud, authenticiteit en passie, presenteren voor een directie comité, en omgaan met spanning. Elk hoofdstuk begint met een stukje uit een interview rond een bepaald thema, waarna andere geïnterviewde vrouwen aan het woord komen met hun standpunten over dat specifieke onderwerp. Ik eindig elk hoofdstuk met mijn ervaring en een concrete presentatietip. Het kind moest natuurlijk een naam hebben, maar de gedroomde titel laat wat op zich wachten. ‘Presenteer je naar de top’ – een titel die lang in de running zit – suggereert dat je genoeg hebt aan goede presentaties om aan de top te geraken, wat natuurlijk niet klopt. ‘Stilte, ik Spreek’ voelt meteen juist aan omdat tijdens de interviews zo vaak aangehaald wordt dat vrouwen meer moeten spreken. En hoe kun je duidelijker je standpunten verwoorden dan via een presentatie? Maar presenteren betekent daarom niet noodzakelijk aan één stuk door spreken. Stiltes zijn enorm krachtig in presentaties, een gegeven waar te weinig sprekers gebruik van durven maken. Over de coverfoto, een close up van mijn oog, moet ik minder lang nadenken. Presentaties zorgen nu eenmaal voor zichtbaarheid. Het is dé uitgelezen manier om gezien te worden, en je kennis en expertise te tonen.

12

Stilte, ik spreek ! –

boek ikspreek V3.indd 12

07-09-2009 21:06:28


Daarnaast staat het oog voor het belang van oogcontact, een krachtig middel om een band te scheppen met je publiek, en een heel sterk wapen in je presentatie. De tips in dit boek helpen je om krachtige presentaties te geven waarbij je contact maakt met je publiek, waarbij je hun aandacht trekt en houdt, en waarbij de boodschap doordringt en onthouden wordt. Je zult af en toe verrast zijn door wat ik je vertel en misschien voel je zelfs weerstand tegenover een aantal technieken. Ik daag je uit om mijn tips toch uit te testen zodat je ziet wat werkt voor jou en je publiek. Ik ging met Yin Books in zee voor het uitgeven van dit boek en ik wil mijn uitgever Laurence Verwee van harte danken voor haar aanmoedigingen, tips en feedback tijdens het schrijven. Nog andere vrouwen hebben bijgedragen aan dit boek zoals schrijfsters Lois Frankl en Avivah Wittenberg die me bij een toevallige ontmoeting dat laatste duwtje in de rug gaven dat ik nodig had om te beginnen schrijven. Een heel speciaal dankwoord gaat naar fotograaf Kris Vandamme voor zijn schitterende portretten en de fijne, vlotte samenwerking. Hij voelde exact aan naar welke foto’s ik op zoek was. Hij zocht en vond het authentieke in elke vrouw wat een reeks heel verschillende en verrassende portretten opleverde. Dit boek is echter absoluut ook te danken aan mijn echtgenoot, Wim. Jaren geleden moedigde hij me op zijn unieke manier aan om de stap naar de opleidingswereld te zetten. Hij daagt me nog altijd uit, geeft me nieuwe ideeën en denkt in alles met me mee. Door zich over onze drie kleine zoontjes te ontfermen, gaf hij me de tijd en de ruimte om te interviewen, te schrijven en dit project te realiseren. Toen ik mijn eerste stappen zette als trainer had ik er geen flauw idee van dat ik uiteindelijk presentatiecoach zou worden en al helemaal niet dat deze baan veel meer zou worden dan zo maar een ‘job’. Het werd een passie, iets waar ik mijn hart en ziel in leg. Het resultaat daarvan lees je in dit boek Stilte, ik Spreek! _

13

boek ikspreek V3.indd 13

07-09-2009 21:06:28


“Schrijf zoals je voor een 14-jarige zou doen.”Marcia De Wachter

Marcia De Wachter

boek ikspreek V3.indd 14

07-09-2009 21:06:35


Klare taal! “A

loud voice cannot compete with a clear voice, even if it’s a whisper” - Barry Neil Kaufman

7 mei 2008. Ik heb een afspraak met Marcia De Wachter in Brussel en kijk ontzettend uit naar mijn ontmoeting met de Ere Vice Gouverneur van de Nationale Bank van België. De eerste keer dat ik haar ontmoet is ze één van de genodigden in een panelgesprek, en ik geraak sterk onder de indruk van de krachtige manier waarop ze haar ideeën verwoordt en de wijze waarop ze het publiek inspireert. Ik ben duidelijk niet de enige die onder de indruk is, want tijdens de receptie die volgt wordt ze omstuwd door mensen die haar willen ontmoeten. Het lukt me niet haar te spreken op dat moment, maar wanneer ik later het idee opvat om vrouwen aan de top te interviewen, staat zij bovenaan mijn lijst. De adrenaline giert door mijn lichaam wanneer ik door de imposante gang naar haar kantoor wandel over een rode loper waarlangs borstbeelden van vorige koningen me aanstaren...

Marcia

15

boek ikspreek V3.indd 15

07-09-2009 21:06:35


Wat betekent presenteren voor u? ‘Presenteren is een continu leerproces, een ‘never ending story’. Het is een beetje als een opera die beter wordt naarmate hij vaker wordt opgevoerd. Ze vragen me bijvoorbeeld regelmatig om rond het thema ‘gelukkig zijn’ te praten, een dankbaar thema dat je vanuit verschillende invalshoeken kunt benaderen. Ook al geef ik deze lezing regelmatig, ik bereid ze altijd zorgvuldig voor. Zoals zoveel zaken in het leven zijn presentaties 90% transpiratie en 10% inspiratie. Neem bijvoorbeeld mijn recente lezing over de macro-economische aspecten van ICT. Ze duurde 45 minuten, maar ik besteedde twintig tot dertig uur aan de voorbereiding. Ik laat niets aan het toeval over en schrijf elke presentatie uit van A tot Z.’ Een presentatie is nochtans gesproken taal... ‘Het komt er op aan om op een heldere manier te schrijven en dan de geschreven taal om te zetten in gesproken taal. Klare taal is essentieel voor elke presentatie. Ik herinner me een opleiding communicatievaardigheden die ik vlak na mijn studies volgde. We kregen de opdracht een kort essay te schrijven over onze baan en ons verstaanbaar te maken zonder jargon te gebruiken. Dat blijft voor mij nog steeds dé uitdaging: mijn presentatie zo duidelijk mogelijk maken. Eén van de mooiste complimenten die ik ooit kreeg was toen iemand me na een presentatie vertelde dat ze het van A tot Z begrepen had. Vandaar mijn motto: ‘schrijf zoals je dat voor een veertienjarige zou doen’, dan weet je zeker dat iedereen mee is. Ik blijf sleutelen aan de tekst tot vlak voor de presentatie. Dat noem ik het ‘schaafwerk’ waarbij ik vooral nadenk over hoe ik de aandacht wil trekken en of de structuur van de presentatie duidelijk is voor het publiek. Het helpt om een presentatie in punten op te delen om ze helder en duidelijk te maken. Een thema opdelen in vijf vragen bijvoorbeeld, waarbij elke vraag over een ander aspect gaat.’ Eerder in dit interview sprak u over een beproefde presentatie rond ‘gelukkig zijn’. Hoe leidt u een dergelijk onderwerp in? ‘Het hangt af van de doelgroep, maar ik begin deze presentatie vaak met volgend verhaal: ‘Tijdens een seminarie in het Psychology Department van Harvard University krijgen twee groepen post-graduates een opdracht die een hele dag in beslag neemt. De leden van de eerste groep mogen de prettigste activiteiten ondernemen die ze kunnen bedenken en ze zo intensief mogelijk beleven: benjispringen, diepzeeduiken, een

16

Stilte, ik spreek ! –

boek ikspreek V3.indd 16

07-09-2009 21:06:35


festival of concert bijwonen, naar de film gaan, een wellnesscenter bezoeken, vrijen... De deelnemers uit de tweede groep krijgen een filantropische opdracht. Ze moeten een hele dag een groep zwaar gehandicapte jongeren verzorgen, hen helpen bij de maaltijden, ontspanning bieden, troosten, koesteren en te slapen leggen en daar zo intensief mogelijk bij betrokken zijn. Beide groepen moeten de volgende dag het ‘geluksgevoel’ dat ze bij de opdracht kregen beschrijven en aan elkaar voorlezen. Hoe luidt hun relaas? En wat is ‘gelukkig zijn’?’ Waarom vertelt u een dergelijk verhaal in de inleiding? ‘Een inleiding is het moment bij uitstek om contact te maken met je publiek, iets wat ik ook wel ‘bonding’ noem. De onderliggende empathie die je voelt voor de groep moet duidelijk zijn. Beklemtoon jullie gemeenschappelijke doel of belangstelling, jullie afkomst of toekomst, jullie visie en verwantschap. Dat schept vertrouwen omdat een publiek graag luistert naar een visie, een overtuiging of een strategie die al sluimerend aanwezig is of waarvan ze voelen dat ze hen zal raken. Met je inleiding gooi je een lijn uit met een pijnloze haak. Als het publiek toehapt, leid je hen geleidelijk weg uit hun persoonlijke gedachten en bezigheden naar het onderwerp van de presentatie. Je hebt hun aandacht en moet er nu voor zorgen dat je een vloeiende overgang maakt naar het thema van de presentatie. Ik vertel hen dan wat meer over wat ik ga vertellen (het onderwerp), hoe ik dat ga doen (de structuur) en waar ik naar toe wil (de boodschap en de aanmoediging tot actie).’ Zijn er nog andere manieren om je publiek te binden? ‘De meest vanzelfsprekende of pakkende manier om je publiek mee te krijgen is een humoristische anekdote of uitspraak. Gebruik als het kan wat zelfrelativering, maar denk goed na over wat je vertelt.’ Zoals de presentatie waarbij u begon met de woorden: ‘ 25% onder jullie...’ ‘Oh ja’, onderbreekt ze lachend. ‘Dit is wat ik zei: 25% onder jullie weet wat ik zo dadelijk zal vertellen, 25% weet dat nog niet maar zal zeker geïnteresseerd zijn, en de andere helft van het publiek kan nu afdwalen naar hun seksuele fantasieën...’

17

boek ikspreek V3.indd 17

07-09-2009 21:06:35


“Ik vind niets zo verschrikkelijk als een prachtige indruk laten, en dan weggaan en niet weten wat de volgende stappen zijn.”

Michèle Dauwe

boek ikspreek V3.indd 18

07-09-2009 21:06:39


En wat met het slot van een presentatie? Is dat even belangrijk? ‘Het slot moet een apotheose zijn, het sluitstuk van een mentaal vuurwerk. Het is het moment om de toehoorders de finale boodschap mee te geven, datgene waarvan jij ze wou overtuigen met je presentatie. Elke aanwezige moet als het ware begeesterd naar buiten stappen, vol goesting om de positieve acties te ondernemen die jij in je betoog aanhaalde. Het slot moet ‘deugd doen’. Een geslaagde ‘uitsmijter’ is even essentieel voor een geslaagde voordracht als een goede inleiding. Ik adviseer sprekers trouwens om de inleiding en het slot van een presentatie grondig voor te bereiden en uit het hoofd te leren zodra de structuur en de boodschap van hun lezing vastligt. Dat maakt de hele presentatie sterker.’ ■

Niet alleen Marcia De Wachter besteedt veel aandacht aan het begin en einde van haar presentatie. Tijdens de gesprekken benadrukken heel wat vrouwen het belang van de eerste en de laatste woorden van een presentatie. Sabine Sagaert vindt de inleiding fundamenteel. ‘Ik vertel het publiek in de inleiding altijd waarom ik er ben. Als dat duidelijk is, gaat het meestal vlot verder.’ Michèle Dauwe vertelt meteen hoe lang haar presentatie zal duren en eindigt met een ‘call to action’ waarin ze duidelijk maakt wat de volgende stappen zijn en wat de rol van de toehoorders daarin is. ‘Ik vind niets zo verschrikkelijk als een prachtige indruk laten en dan weggaan en niet weten wat de volgende stappen zijn.’ Voor haar is klare taal niet alleen belangrijk aan het begin van een presentatie, maar ook aan het einde. Martine Verluyten heeft het over ‘een taal die iedereen begrijpt’ als definitie voor ‘klare taal’. ‘Heel wat mensen zijn bang voor IT-presentaties omdat niemand ze echt begrijpt. De uitdaging is de taal van IT-mensen om te zetten naar een taal die iedereen snapt. Als je woorden of begrippen gebruikt die niemand begrijpt, zullen ze niet meer luisteren. Je moet je presentatie op een niveau krijgen dat voor iedereen verstaanbaar is.’ Saskia Van Uffelen gebruikt bij voorkeur korte zinnen en denkt bewust na over haar eerste woorden. ‘Je eerste woorden zijn heel persoonlijk, iets waarover je zelf moet nadenken. Een inleiding voor een presentatie opstellen is geen teamwerk.’ In het interview haalt ze het voorbeeld van Carli Fiorini aan, ooit CEO van HP en in haar ogen een fantastische spreker. ‘Carli Fiorini wist perfect hoe ze de aandacht van haar toehoorders moest trekken. De manier waarop ze de eerste seconden een band smeedde met haar publiek – of dat nu groot of klein was – was tekenend voor de rest van de presentatie. Ze keek recht de zaal in – hoewel die toch heel

19

boek ikspreek V3.indd 19

07-09-2009 21:06:39


“Ik gebruik soms een persoonlijk verhaal in de inleiding.”

Bénédicte Ciscato

boek ikspreek V3.indd 20

07-09-2009 21:06:46


donker was – en gaf in de eerste seconden een heel persoonlijke boodschap mee die uitging van Carli als persoon en niet van HP als bedrijf.’ Net zoals veel andere sprekers leert Marianne Amssoms het begin en het einde van haar presentatie uit het hoofd. ‘Een presentatie staat of valt met een goede start. Een goed begin verzekert een goed vervolg. Met een aarzelende start kan je er bijna zeker van zijn dat je presentatie om zeep is. Je krijgt geen aandacht meer en je verliest je zelfvertrouwen. Jaren geleden raadde iedereen aan om een grapje te gebruiken in je inleiding, maar daar ben ik het niet mee eens. Probeer niet de grapjas uit te hangen als dat niet comfortabel voelt want dan kom je geforceerd over. Zorg er wel voor dat je de aandacht trekt, dat je iéts achter de hand hebt, maar niet noodzakelijk een grap. Zorg ervoor dat niet alleen de inleiding maar ook het einde in je hoofd zit. Je kunt namelijk alles verpesten door eindeloos verder te praten. Een mooie afronding is cruciaal. Sluit af op een high!’ Als je humor in je inleiding kunt steken en je voelt je er goed bij, laat het dan zeker niet na! Bénédicte Ciscato vertelt me hoe je een persoonlijk verhaal in je inleiding op een humoristische manier kan gebruiken. Ze had het over één van haar eerste presentaties als HR Director bij Bemis. Toen ze er werd aangeworven, kende het bedrijf zo goed als geen HR cultuur. Benedicte was de eerste HR Director en dus was het niet verwonderlijk dat de baas haar al snel vroeg om een presentatie te geven over een HR-topic. Zo kon ze de verschillende divisies meteen duidelijk maken wat haar functie inhield. Benedicte had duidelijke en harde standpunten over de car policy die ze niet onder stoelen of banken stak. Toch koos ze net deze policy als onderwerp voor haar eerste presentatie al wist ze dat het een gevoelig onderwerp was. ‘Ik wou geen cijferpresentatie geven en het publiek had er geen flauw idee van waarover mijn presentatie zou gaan. Ik begon als volgt: ‘Toen ik een paar maanden geleden in het bedrijf kwam als HR Director vroegen veel mensen me wat ik precies ging doen, wat mijn job was. Ik hoop dat mijn missie in dit bedrijf ondertussen duidelijk is voor jullie. Eén van mijn favoriete onderwerpen – en dat zul je ongetwijfeld al gemerkt hebben – heeft te maken met auto’s...’ Iedereen begon te lachen waardoor het ijs gebroken was. ■

21

boek ikspreek V3.indd 21

07-09-2009 21:06:47


-, TIP 1 Memoriseer

de eerste en laatste zin(nen)

Een advocaat vertelde me ooit dat hij de eerste en de laatste zinnen van zijn pleidooi uit het hoofd leert en dat de meeste goede advocaten dat doen. Ik heb geen ervaring als advocaat, maar ook als spreker memoriseer ik de inleiding en het slot van mijn presentatie. Ik wil vooral vermijden om in clichés te vervallen want net zoals er banale openingszinnen bestaan zoals ‘ik ga jullie vandaag iets vertellen over’ of de vrouwelijke variant ‘ik ga jullie een beetje vertellen over’ heb je ook versleten afsluiters. Denk maar aan ‘Dank u voor uw aandacht’, ‘Ik denk dat ik daarmee zowat alles verteld heb’ of ‘Dat was het dan’. In de inleiding geef je antwoord op een aantal vragen. Wat is de doelstelling van de presentatie? Waarom is het belangrijk voor het publiek om te luisteren? Wat is de structuur van jouw presentatie? Dit is een vast stramien dat ik gebruik voor elke presentatie. In mijn lezingen ‘(On)Zin van PowerPoint presentaties’ klinkt dat dan als volgt : ‘De bedoeling van deze lezing is concrete tips te geven over wat een presentatie tot een krachtige presentatie maakt zodat jullie kunnen experimenteren met die tips in een volgende presentatie om te zien wat werkt voor jou en jouw publiek. Het volgende half uur heb ik drie belangrijke boodschappen....’ Hoe groter het publiek echter, hoe meer aandacht je best besteedt aan de eerste woorden. Wanneer je onmiddellijk met de deur in huis valt en zegt wat het doel is van jouw presentatie dan heeft de helft van het publiek dat niet gehoord. Ze zijn nog in hun tas aan het rommelen of denken aan een telefoongesprek dat ze net hadden of het werk dat nog op hen ligt te wachten. Je hebt dus iets extra nodig om de aandacht te trekken. En dat hoeft helemaal geen humoristische anekdote of openingszin te zijn zoals Al Gore doet in zijn film ‘An inconvenient truth’. Hij stapt het podium op, kijkt het publiek aan en zegt: ‘Good evening. My name is Al Gore and I used to be the next president of the United States’. De openingszin hangt af van je persoonlijke presenteerstijl. Het is leuk als je met humor kunt beginnen, maar niet elke inleiding moet zo nodig humoristisch zijn. Je moet al sterk uit de hoek komen om op een geslaagde manier met humor te openen. Een andere opener die vaak gebruikt wordt door de allerbeste sprekers – en eentje die ik zelf ook altijd gebruik – is de anekdote. Dat kan een persoonlijk verhaal zijn, want hoe persoonlijker iets is, hoe gemakkelijker je het kunt vertellen en hoe beter het scoort, maar je kan net zo goed een quote kiezen. In mijn ogen is een goed gekozen anekdote de krachtigste manier om de aandacht te trekken en het publiek nieuwsgierig te maken.

22

Stilte, ik spreek ! –

boek ikspreek V3.indd 22

07-09-2009 21:06:47


Wat bedoel ik precies met een ‘anekdote’? Ik definieer het als een inleidend verhaal dat een brug slaat naar het onderwerp van je presentatie. Vaak hoef je dat verhaal niet ver te zoeken. Een tijdje geleden coachte ik bijvoorbeeld een dame die een presentatie moest geven over een nieuwe strategie van het bedrijf. Het was haar taak om de werking en de structuur van die nieuwe aanpak voor te stellen. Ik stelde haar voor na te denken over een inleidend verhaal maar de inspiratie was ver zoek. Ik vroeg haar waarom er nood was aan een nieuwe strategie, hoe de situatie vroeger was en of zij de nieuwe strategie had uitgewerkt. Ze kon gemakkelijk antwoorden op deze vragen en had meteen het perfecte verhaal voor haar inleiding. Bovendien kon ze hiermee ook de link naar het eigenlijke onderwerp leggen – de nood aan een nieuwe strategie. Omdat voorbeelden alles duidelijker maken, geef ik je een stukje uit een presentatie van Steve Jobs, de CEO van Apple die bekend staat als een fantastisch spreker. Hij opende zijn iPod keynote op de volgende manier: ‘Dit is een dag waar ik al 2,5 jaar naar uitkijk. Af en toe komt er een revolutionair product op de markt dat een groot verschil maakt. Apple heeft ontzettend veel geluk gehad om niet één dergelijk product op de markt te brengen maar een aantal revolutionaire producten in de wereld te introduceren. In 1984 introduceerden we de McIntosh. Dit heeft niet alleen Apple veranderd, het veranderde de hele computerindustrie. In 2001 stelden we de eerste iPod voor. Dit veranderde niet alleen de manier waarop we naar muziek luisteren, het veranderde de hele muziekindustrie. Vandaag introduceren we drie revolutionaire producten...’ – en dan stelt hij de drie nieuwe producten voor. Surf een keertje naar de website www.TEDtalks.com. Daar kun je verschillende presentaties bekijken en vooral goede sprekers aan het werk zien. Een verrassend voorbeeld is dat van muzikant Peter Gabriël die vertelt over zijn motivatie om mensenrechtenactivist te worden. Zijn inleiding toont dat je onmiddellijk met een verhaal kunt beginnen, zonder dat eerst aan te kondigen: ‘Ik hou van bomen en ik heb geluk want we wonen aan de rand van een fantastisch bos. ’s Zondags ga ik er vaak wandelen met mijn echtgenote en mijn vierjarig zoontje en dan klimmen we in de bomen en spelen we verstoppertje. Vlakbij mijn vroegere school stonden ook grote bomen. Er stond een geweldige ‘tulip tree’, misschien wel de grootste van het land. Er waren ook veel struiken en bosjes rondom. Op een dag werd ik gegrepen door een paar klasgenoten en werd ik in het struikgewas gesleurd. Ik werd aangevallen, aangerand... en dat kwam zomaar uit het niets. Waarom vertel ik dat verhaal?...’

23

boek ikspreek V3.indd 23

07-09-2009 21:06:47


Dan gaat Gabriël verder met de doelstelling van zijn presentatie. Het is een mooi voorbeeld omdat de opener op het eerste zicht niets met het onderwerp te maken heeft. Zijn verhaal wekt meteen de aandacht omdat je benieuwd bent waar hij naar toe wil. De inleiding is choquerend maar ze illustreert perfect hoe je met een persoonlijk verhaal kunt beginnen. Natuurlijk moet je op een bepaald moment duidelijk maken waarom je een dergelijk verhaal vertelt en waar de link ligt met je onderwerp. Het hoeft niet altijd persoonlijk te zijn. Bekijk even de variant die een manager in zijn inleiding gebruikte. Hij begon zijn presentatie met een vraag, gevolgd door een kort verhaal: ‘Wie van jullie zag de film ‘Back to the Future? In die film keert Michael J.Fox terug naar de jaren ’50 omdat hij op die manier zijn toekomst kan beïnvloeden. In deze presentatie keer ik niet zo ver terug als de jaren ’50, maar wel naar vorig jaar, 2007. Want door terug te blikken op 2007 kunnen we een aantal lessen trekken en een impact hebben op het komende jaar.’ Om het even welke openingszinnen je kiest, je moet er vooral voor zorgen dat het goed voelt want anders zal het nooit goed overkomen. En dat geldt evenzeer voor het einde van de presentatie. Als je sterk begint kun je maar beter sterk eindigen. Het slot bestaat ideaal uit 3 delen. Om te beginnen heb je een samenvatting of conclusie. Een samenvatting is een bundeling van jouw belangrijkste boodschappen. Je kiest er voor of je die al dan niet op slide zet. Het is wel makkelijker om te presenteren als je dat wel doet want anders moet je terug memoriseren wat extra druk kan betekenen. Een conclusie gebruik je eerder wanneer je het publiek wil overtuigen van iets en hen tot actie wil aanzetten. Persoonlijk vind ik dit sterker als je geen slide gebruikt maar je hebt uiteraard de keuze als spreker. Het tweede deel van het slot(*) is de Q&A (vragen en antwoorden). Vermijd absoluut de gebruikelijke Q&A slide waarop een vragend mannetje staat of een vraagteken. Het is de verantwoordelijkheid van de spreker om het publiek uit te nodigen tot vragen, niet de verantwoordelijkheid van het scherm! Maar hou, als derde deel, ook nog een sterke uitsmijter achter de hand (niet meer dan één zin) NA de vragenronde. Dat is voor mij ‘de cirkel rond maken’. Ik raad aan om de cirkel rond te maken door te verwijzen naar je allereerste zin, je ijsbreker. Dat is niet altijd even voor de hand liggend, maar het proberen waard. Lukt dat niet, zorg dan voor een sterke, afsluitende zin die de kernboodschap uit jouw presentatie nog eens verwoordt. Bij mijn lezingen sluit ik meestal af als volgt: ‘Als er één iets is dat ik graag wil dat jullie onthouden dan is het wel dat een presentatie draait rond eenvoud!’ En ik eindig in stilte... (*) Een ‘slot’ is de spreektijd die je krijgt toegewezen.

24

Stilte, ik spreek ! –

boek ikspreek V3.indd 24

07-09-2009 21:06:47


25

boek ikspreek V3.indd 25

07-09-2009 21:06:47


Millions discover their favorite reads on issuu every month.

Give your content the digital home it deserves. Get it to any device in seconds.