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AUDITORIA ADMINISTRATIVA POR AREAS Edici贸n Mayo, 2014 Edici贸n Especial (Auditoria).


Los cuestionarios: Son formatos que se emplean para obtener información de forma homogénea, y están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capítulos o temática especifica.

A continuación se presenta dichas áreas con sus respectivos formatos así como un modelo de formato que pueden ser aplicados a la gerencia y a la organización.


División del Trabajo La división del trabajo hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas. con el objetivo de mejorar la eficiencia. Aunque es consustancial a toda actividad humana. Posible Modelo que se puede aplicar sobre la división del trabajo

Cuestionario sobre La Organización Unidad Administrativa Auditor ____ Fecha de inicio _____Fecha de terminación Revisado por: ________ DIVISIÓN DEL TRABAJO ¿Cómo se realiza la separación y delimitación de las actividades? 2.¿El trabajo da lugar a una especialización y perfeccionamiento? 3. ¿Las actividades de cada puesto están claramente especificadas y relacionadas? 4. ¿Se forma la organización de acuerdo con los objetivos? 5.¿Se calculo el número de subordinados para cada área? ¿Cómo?


DEFNICION DE JERARQUIZACIÓN El grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada línea, determina los niveles jerárquicos, implica necesariamente , delegar responsabilidad y autoridad. Es el criterio que permite establecer un orden de superioridad o de subordinación entre personas, instituciones o conceptos. Organización o clasificación de categorías o poderes, siguiendo un orden de importancia. Posible Modelo que se puede aplicar sobre la jerarquización en una empresa

JERARQUIZACIÓN 6. ¿Existe una línea definida de autoridad y responsabilidad desde la dirección hasta el último de los subordinados? ¿Cómo? 7. ¿Existen más de tres niveles en la estructura orgánica establecida? ¿Se justifican? 8. ¿Existe delegación adecuada, en el grado y con las medidas necesarias para su eficaz cumplimiento? 9. ¿Responde y obedece cada subordinado ante un solo superior? 10. ¿Los jefes al tratar con los subordinados respetan las líneas de autoridad establecidas


DEFINICIÓN DE DEPARTAMENTALIZACIÓN La departamentalización es un proceso por el cual se agrupan, entre los órganos de una determinada organización, actividades o funciones similares y, lógicamente, relacionadas. En un primer momento se reparte el trabajo por tareas logrando una especialización que permite obtener ganancias de productividad.

DEPARTAMENTALIZACIÓN 11. ¿Se sigue un proceso para efectuar la departamentalización? Detállelo. 12. ¿Cómo se lleva a cabo la fijación de autoridad—responsabilidad y obligaciones? Detállelo. 13. ¿Se han explicado claramente las relaciones del departamento con los demás 14. ¿Qué tipo de departamentalización se ha llevado a cabo en la unidad y con base en qué se ha hecho? Explíquelo.

Posible Modelo que se puede aplicar sobre la departamentalización

15. ¿Alcanza la organización sus fines con el máximo de eficiencia y el mínimo de esfuerzo? ¿Cómo?


DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización. consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo.

Posible Modelo que se puede aplicar sobre la descripción de funciones.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 16. ¿Las actividades básicas de la empresa se dividen y agrupan de una manera orgánica, constituyendo funciones ? 17. ¿Cada función básica se realiza en una sola sección o departamento de la empresa? 18.¿La función principal controla las subsunciones auxiliares? 19. ¿Se utilizan cuadros de distribución del trabajo paro revisar las actividades del personal?, ¿desde cuándo se ocupan? 20.¿Se cuenta con un manual de organización, que especifique claramente la estructura funcional?, ¿está actualizado


COORDINACION DEL TRABAJO

COORDINACIÓN DEL TRABAJO

Con respecto a la coordinación en los equipos de trabajo es fundamental construir un espíritu de equipo, en donde se debe interesar a los miembros del mismo, ayudando en la resolución de problemas, buscando el consenso, fomentar el propósito del equipo, resolver las tensiones producidas entre los miembros, tratar de que todos tengan participación en el trabajo en equipo y atender a los aportes individuales de sus integrantes.

21. ¿Hay reuniones interdepartamentales, de personal ejecutivo? ¿Con qué periodicidad? 22. ¿Hay algún jefe que tenga más de 12 personas que dependan de él? y ¿alguno con menos de tres gentes que dependan de él? 23. ¿Son efectivas las formas actuales de comunicación interdepartamental? ¿Por qué? 24. ¿Son esenciales todos los departamentos y/o secciones? ¿Es importante su labor? 25. ¿se centraliza la información?

Posible Modelo que se puede aplicar sobre la coordinación del Trabajo.


Gerencia La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a través del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos establecidos. Significa cosas diferentes para personas diferentes. Algunos lo identifican con funciones realizadas por empresarios, gerentes o supervisores, otros lo refieren a un grupo particular de personas. Para los trabajadores; gerencia es sinónimo del ejercicio de autoridad sobre sus vidas de


Tipos de Gerencia En la gerencia existen cuatro tipos los cuales son: La Gerencia Patrimonial Este tipo de gerencia es aquella que en la propiedad, los puestos principales de formulación de principios de acción y una proporción significativa de otros cargos superiores de la jerarquía son retenidos por miembros de una familia extensa. La Gerencia Política La gerencia política es menos común y al igual que la dirección patrimonial, sus posibilidades de supervivencia son débiles en las sociedades industrializantes modernas, ella existe cuando la propiedad, en altos cargos decisivos y los puestos administrativos claves están asignados sobre la base. de la afiliación y de las lealtades políticas.

La Gerencia por Objetivos La gerencia por objetivos se define como el punto final (o meta) hacia el cual la gerencia dirige sus esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es en efecto, la determinación de un propósito, y cuando se aplica a una organización empresaria, se convierte en el establecimiento de la razón de su existencia.


Auditoria de Ventas No entendemos o no nos conviene entender, que la auditoria de ventas, en todas sus formas, puede ser una ayuda de mucha importancia; como dice santayana “no recordar el pasado permite repetirlo”, y si en el pasado hemos cometido errores, es casi seguro que se repetirán; así que en ese sentido, la auditoria de ventas puede ser una ayuda magnífica a favor de nuestro bolsillo y desarrollo profesional. De manera tal, que ésta herramienta, al controlar y analizar nuestro desempeño, detecta los problemas que tenemos y los proyecta hacia el futuro, lo mismo que las oportunidades.

Objetivos de una Auditoria de Ventas El propósito de una auditoria administrativa de ventas es el de analizar e identificar la función de ventas dentro de las estructura orgánica de la empresa,

Alcance de la Auditoria de Ventas La revisión de la estructura orgánica, sus objetivos, planes, y normas de ejecución, proporcionara un indicativo anticipado del alcance de esta operación dentro de una empresa.

Plan de Auditoria de Ventas El plan para examinar y evaluar esta área funcional se puede estructurar mediante dos amplios aspectos de las actividades de ventas: la distribución y la comercialización


Auditoria de Compras Podemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el suministro de materias primas, abastecimientos y servicios necesarios para producir para producir y vender un producto; por tanto las compras son de vital importancia para las ganancias.

Objetivo de la Auditoria de Compras Alcance de la Auditoria de Compras La justificación principal para formalizar las actividades de compras es económica. Por lo tanto, el alcance de esta auditoria es la verificación de los costos y el tiempo implicados en las compras, El alcance en la organización consiste en determinar que departamento o puestos serán afectados en nuestra revisión.

La auditoria de compras tiene como propósito examinar y evaluar si la función de compras se realiza en la cantidad, calidad, tiempo y precios adecuados para determinar su eficiencia y eficacia.


Plan de Auditoria de Compras Para llevar a cabo la auditoria de compras y abastecimiento se requiere de un plan para revisar esta área funcional y se puede estructurar en: organización y abastecimiento

ORGANIZACIÓN

Posibles Preguntas que se pueden aplicar en una organización sobre la Auditoria de Compras.

1. ¿Existe un departamento o una sola unidad orgánica encargada de las compras? 2. ¿Están definidas las funciones del departamento de compras? ¿En dónde? 3. ¿Parece justificado el grado actual de centralización o descentralización de as compras? 4. ¿Además del departamento de compras, existen otras áreas o personas que efectúan compras? ¿Quiénes y por qué?


Auditoria de Recursos Humanos La auditoria de recursos humanos es un examen objetivo, minucioso y lógico de los objetivos, políticas, sistemas, controles aplicación de recursos y la estructura de la organización que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursos humanos.

Objetivo de la Auditoria de Recursos Humanos La auditoria de recursos humanos es un instrumento para examinar y evaluar aspectos de personal con fines de administración, información y control.

Alcance de la Auditoria de Recursos Humanos El alcance es muy amplio, por ejemplo, áreas como: objetivos, políticas, funciones, reclutamiento, capacitación, relaciones con el sindicato, rotación, y movimiento del personal entre otros.


Plan de Auditoria de Recursos Humanos Planear una auditoria es decir como va a practicarse el examen, cuales serán los procedimientos a seguir, con que limitaciones, el tiempo oportuno de su aplicación y el personal que debe asignarse al trabajo.

Posibles Preguntas que pueden aplicarse en Posición y Funciones en una Organización

POSICIÓN Y FUNCIONES 1. ¿Es adecuada la estructura orgánica del departamento? ¿Está de acuerdo con los objetivos fijados? 2. ¿Se delegan adecuadamente y se definen con claridad los deberes y responsabilidades? 3. ¿Se pueden efectuar cambios en la disposición orgánica para coordinar mejor las actividades?


Auditoria de Crédito y Cobranza El crédito es la confianza dada o recibida a cambio de un valor. El crédito coloca una obligación a pagar por el comprador y da el derecho de cobro al vendedor. El crédito se utiliza como un medio de cambio y un agente de producción, La cobranza oportuna es necesaria para capacitar a una empresa para reinvertir su capital, mantener el volumen de ventas y desarrollar hábitos de pago puntual en lo clientes.

Objetivo de la Auditoria de Crédito y Cobranza

Alcance de la Auditoria de Crédito y Cobranza

El área de crédito y cobranza ofrece una oportunidad para examinar los controles financieros, los procedimientos y la información en general.

El auditor examina el departamento de crédito y cobranza para determinar la eficiencia y la eficacia con que esta operando tal departamento. Por tanto, este examen y evaluación varía de acuerdo con la magnitud del negocio y con los requerimientos de análisis.


Posibles Preguntas aplicadas en la Auditoria de Crédito SISTEMA DE CRÉDITO 1. Describa el sistema de crédito adoptado, por lo empresa. 2. ¿Se cuenta con procedimientos claramente definidos? ¿En dónde? 3. ¿Se cuenta con expedientes de crédito para todos los clientes? 4. ¿Son congruentes los objetivos del departamento de crédito y cobranza con los objetivos de la empresa?

OPERACION DE COBRO 1. ¿Existe registro de clientes? ¿Se incluyen porcentajes? 2. ¿Están al corriente los registros de clientes? 3. ¿Están clasificados los registros en: fechas de revisión, fechas de pago? Indicar. 4. ¿Están clasificados los vencimientos?


Revista  
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