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UM NOVO

ESOCIAL

DESAFIO

PARA AS EMPRESAS. VOCÊ ESTÁ PREPARADO?

ISADORA BRANCHI I MATEUS MANTOVANI WWW.MANTOVANIBRANCHI.COM.BR I

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SUMÁRIO 1. O QUE É ESOCIAL?

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2. OBJETIVOS

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3. CRONOGRAMA

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4. O QUE SERÁ SUBSTITUIDO?

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5. QUEM ESTÁ POR TRÁS DO ESOCIAL?

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6. DESAFIO MULTIDISCIPLINAR

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7. ERROS DE MAIOR INCIDÊNCIA E INDICADORES DE INCONSISTÊNCIA

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8. SUA EMPRESA ESTÁ REALMENTE PREPARADA?

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9. EXEMPLO DE PENALIDADES

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10. ADEQUAÇÃO

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11. ENCERRAMENTO

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CAP 1

O QUE É ESOCIAL?

É

um projeto em que o Governo Federal desenvolveu um sistema de coleta das informações das empresas, armazenando-os no Ambiente Nacional do e-Social, possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins Trabalhistas, Previdenciários, Fiscais e de apuração de Tributos e do FGTS. A previsão legal é o Decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014. Na prática, estabelece a forma com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias, e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e de produção rural. O E-social não muda a legislação, mas cria mecanismos mais eficientes para fiscalizar o seu cumprimento.

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CAP 2

OBJETIVOS

Os principais objetivos do programa são: 1.

Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas.

2.

Racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações.

3.

Eliminar a Redundância de informações prestadas por pessoas físicas de jurídicas.

4.

Aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias.

5.

Conferir tratamento diferenciado à microempresa e empresas de pequeno porte.

De forma simplificada – Fiscalização e Aplicação e Penalidades sem necessidade de aumento de pessoal – Auditores.

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CAP 3

CRONOGRAMA Confira o cronograma de implantação do eSocial:

Fonte: http://portal.esocial.gov.br

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CAP 4

O QUE SERÁ SUBSTITUIDO?

MANAD Manual Normativo de Arquivos Digitais

Cadastro geral de Empregados e desempregados CAGED

Relação Anual de Informações Sociais RAIS

CAT Comunicação de Acidente de Trabalho

Guia de Recolhimento do FGTS SEFIP

Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte DIRF

Livro de Registro GPS

Cerca de 80% das obrigações acessórias serão substituídas pelo eSocial.

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CAP 5 QUEM ESTÁ POR TRÁS DO ESOCIAL? As informações prestadas pelas empresas ao e-Social serão compartilhadas entre a Caixa Econômica Federal (gestão do FGTS), INSS (captar e compilar informações), Receita Federal (Fiscalização Tributária por meio do cruzamento de dados), Ministério da Previdência Social (Fiscalização Previdenciária, Segurança e Medicina do Trabalho) e Ministério do Trabalho e Emprego (Fiscalização Trabalhista).

Empresa

INSS

MPS

Instituto Nacional do Seguro Social - INSS

Ministério da Previdência Social - MPS

Caixa Econômica Federal

Secretaria de Receita Federal do Brasil - RFB

Ministério do Trabalho e Emprego - MTE

Após o período de implementação, que se encerra em janeiro de 2019 para empresas privadas e julho de 2019 para os órgãos públicos, as informações serão compartilhadas, também, com Justiça do Trabalho, Ministério Publico do Trabalho, Sindicatos, etc. Além disso, a base de dados poderá, no futuro, contar com o acesso das Receitas Estaduais e Municipais.

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CAP 6 DESAFIO MULTIDISCIPLINAR O eSocial não compete somente ao RH, o projeto contempla diversas áreas e operações da empresa. Neste desafio, é evidente que ajustes processuais são altamente impactantes, uma vez que envolvem “modus operandi”, cultura organizacional, diretrizes táticas e até estratégicas das corporações.

Departamento Pessoal

Jurídico

TI

Recursos Humanos

Financeiro

Fiscal

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Contábil


CAP 7 ERROS DE MAIOR INCIDÊNCIA E INDICADORES DE INCONSISTÊNCIA No universo de obrigações vinculadas ao contrato de trabalho, seja de empregado regular, temporário, ou mesmo autônomo, os erros mais comuns se referem às seguintes obrigações: Recolhimento de tributos (INSS/ FGTS/IRRF) Jornada de trabalho Autônomos Segurança e Saúde do Trabalhador Certidão Negativa de Débitos Atualização da base cadastral dos colaboradores Cota PCD e Aprendizes

A receita federal realizou, durante o ano de 2017, um teste prévio com as empresas que passaram a ter as obrigações vinculadas ao E-social a partir de janeiro de 2018, cerca de R$ 14.000 em todo o país. Após o prazo para ajustes e acesso ao sistema, com o acompanhamento da evolução e das diretrizes das obrigações, foram mensurados os indicadores de inconsistências verificados:

80% não cumprem prazo da Legislação

35% de erros cadastrais colaboradores

5% erros códigos de enquadramento das empresas

30% de erros de CBO

69% de empresas sem software de SESMT

6% de erros de enquadramento Rubricas de Folha

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CAP 8 SUA EMPRESA ESTÁ REALMENTE PREPARADA? 1.

Todas as áreas das empresas serão afetadas e os gestores dessas áreas têm ciência? Estão comprometidos com as mudanças e a adoção de novas tarefas?

2.

As informações e sistemas ligados ao RH, como: Jurídico, Financeiro, Fiscal, dentre outros, estão integrados? Se não, já existe um estudo? Os atuais fornecedores de TI já apresentaram um plano?

3.

Como ficarão os processos de RH que devem cumprir o prazo não só de legislação, mas do eSocial? Como a empresa terá agilidade para realizar o procedimento interno e isso ser automaticamente enviado?

4.

Quais são os procedimentos de auditoria que garantirão que todos realizaram suas tarefas e que os arquivos da receita podem ser enviados?

5.

Como serão tratados os processos terceirizados de RH, como por exemplo, medicina do trabalho? Como garantir que as informações serão enviadas em tempo e estão corretas?

6.

Os dados atuais estão ajustados? Sabemos que a receita valida dados e se eles não estiverem consistentes, os arquivos não serão entregues.

7.

8.

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A empresa contratante de serviços está ciente de que deverá obter informações da prestação de serviços realizadas diretamente pela empresa contratada, para evitar que seja responsável pelo recolhimento de encargos sobre a folha de pagamento deste prestador, caso este não o faça em época própria?

As informações sobre as condições ambientais do local de prestação de serviços estão sendo avaliadas pelas empresas, para evitar o risco de exposição do empregado a ambientes nocivos à sua saúde sem o devido pagamento dos adicionais e fornecimentos dos EPI’s necessários?

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CAP 9 EXEMPLO DE PENALIDADES Situação Hipotética

Fundamentação

Ausência de Registro de Empregado.

Artigo 47 da CLT

Penalidade

Multa de R$ 3.000,00 por empregado, dobrando na reincidência.

Multa de R$ 22.840,21

Deixar a empresa de manter laudo técnico atualizado com referência aos agentes nocivos (PCMSO Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional) existentes no ambiente de trabalho de seus colaboradores ou emitir documento de comprovação de efetiva exposição em desacordo com o respectivo laudo; e (Redação dada pelo Decreto n˚ 6.722 de 2008.

Multa de R$ 22.840,21

Decreto 3.298/99, artigo 36 c/c Portaria MTE N ˚ 1.119.

Ausência de Laudo de PPRA (Progama de Prevenção de Riscos ambientais).

Descumprimento de Normas de Medicina e Segurança do Trabalho.

Até R$ 3.872,00 dependendo do grau do risco e número de funcionários.

Toda e qualquer informação prestada de forma incorreta será verificada pelo próprio sistema, dispensando a necessidade de verificação in loco. Ou seja, a empresa será autuada em decorrência das informações que prestar, sem a necessidade de verificação por um auditor fiscal na sede da empresa.

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O próprio sistema irá fazer a verificação das informações e aplicar as penalidades e enviar as notificações, todas eletronicamente. As penalidades são em geral a aplicação de multas e seus valores variam de acordo com a natureza da infração. As multas em decorrência de infrações trabalhistas variam de R$ 3.000,00 até R$ 132.000,00, por infração, por empregado, podendo dobrar na reincidência. As multas em decorrência de infrações relativas à obrigações junto ao INSS podem variar de R$ 300,00 até R$ 150.000,00. E as multas que possuem caráter fiscal/tributário, podem variar de R$ 500,00 até R$ 5.000.000,00 (cinco milhões), podendo dobrar na reincidência.

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CAP 10

ADEQUAÇÃO SENSIBILIDADE E LIDERANÇA – Converse com os Diretores e Gestores e explique os impactos do E-Social; FAÇA UM DIAGNÓSTICO – Entenda quais as incongruências apresentadas por seus processos organizacionais trabalhistas, tributários, tecnológicos e de medicina e segurança do trabalho. Uma auditoria nestas áreas evitará diversas despesas com multas e infrações no futuro próximo. ANÁLISE DE NÃO-CONFORMIDADES – Quantificar os impactos do E-social em comparação com o resultado do diagnóstico, comparando riscos e probabilidades. VERIFIQUE OS DADOS CADASTRAIS – Analise as informações constantes de seus registros e as confronte com os documentos do prontuário do funcionário. Verifique se as Rubricas de folha de pagamento e os parâmetros tributários e Cargos com CBO e MTE. FAÇA UM PLANO DE AÇÃO – para cada inconformidade apresentada você deve ter um plano de ação, voltado para o gerenciamento da execução, envolvendo as áreas responsáveis. DEFINA AS ESTRATÉGIAS – você deve definir as estratégias para cada inconformidades: eliminar, reduzir, transferir, modificar, melhorar, etc. REVOGUE ACORDOS INFORMAIS – Pagamentos “por fora”, férias ilegais, benefícios não declaradas, trabalhador sem registro ou qualquer processo não realizado de acordo com a lei. AJUSTE A TECNOLOGIA – Além de preparar os sistemas para a transmissão dos Eventos do E-social, o fluxo de informações (internos e externo) precisam ser informatizados para garantir a segurança e qualidade. VERIFIQUE AS NORMAS REGULAMENTADORAS – Procure sempre consultar a Legislação para a correta procedência com assuntos trabalhistas e de medicina e segurança do trabalho.

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Mantovani & Branchi (51) 3428.4384 Av. Dr. Sezefredo Azambuja Vieira, 3000 – Mal. Rondon, Canoas – RS CONTATO@MANTOVANIBRANCHI.COM.BR

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