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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ESTUDIANTE: YAMILÈ HIDALGO URREA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA II SEMESTRE 2012 2


PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ESTUDIANTE: YAMILÈ HIDALGO URREA

TUTOR: LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

CURSO: GESTIÓN DOCUMENTAL I

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA II SEMESTRE 2012 3


CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVOS 3. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 4. CONCLUSIONES 5. WEB GRAFÌA

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INTRODUCCIÓN El estudio del programa de gestión documental para la aplicación en nuestra carrera, especialmente en el área de la archivística, es esencial, porque nos permite conocer

los procesos y procedimientos relacionados con el flujo

documental de una entidad. Teniendo en cuenta que el programa de gestión documental hace referencia a las

normas técnicas y prácticas usadas para administrar la documentación

desde su producción hasta su disposición final, permitiendo la fácil localización y recuperación de la información.

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OBJETIVOS

Definir y entender el concepto de gestión documental.

Identificar la importancia de la implementación del programa de gestión documental en una entidad.

Conocer los pasos metodológicos para la elaboración de la Tablas de Retención Documental.

Identificar la normatividad vigente sobre la privacidad de los documentos.

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. La Gestión Documental hace referencia al conjunto de actividades administrativas y técnicas destinadas a la planificación, manejo y organización de aquellos documentos que hayan sido producidos y recibidos en una entidad, teniendo en cuenta el ciclo vital (origen, trámite, destino), todos estos procesos de realizan con objeto de facilitar el manejo y conservación de los mismos. El programa de Gestión documental hace referencia a una serie de instrucciones en las que se define operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, los procesos son los siguientes: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. 2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. DOCUMENTO: Es toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que abarca todo lo que desea transmitir una persona ( papel, CD, discos magnético, película, cinta, fotografías, etc.) que sirve como prueba o testimonio de un hecho.

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DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada teniendo en cuenta sus actividades o funciones, este documento cuenta con características externas (el documento como toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma y soporte) y características internas (se define el tiempo de documento teniendo en cuenta su valor para la administración).

3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

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Ley 594 de julio 14 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. 4.

¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. Los objetivos del Programa de Gestión Documental: 9


Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente.

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistema eficiente de correo y mensajería.

Regular el manejo y organización de sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación, de la información y disposición final de los documentos.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

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6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental. Aspectos para elaborar un programa de gestión documental: 1. Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración. 2. Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. 3. Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original. 7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. La elaboración e implementación de las Tablas de Retención es muy importante para la administración de una entidad por los siguientes aspectos: •

Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

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Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque: •

Permiten el manejo integral de los documentos.

Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión. ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD

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1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Compilación de la información institucional - Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.) - Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. - Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones. Entrevista con los productores de los documentos de la institución. - Identificación y definición de unidades documentales. - Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. - Identificación de valores primarios de la documentación.

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2. ANÁLISIS E RECOLECTADA

INTERPRETACIÓN

DE

LA

INFORMACIÓN

- Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II, item 8) y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos. - Valoración y Selección Documental, basándose en los items 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, de la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II). 3. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental , teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. - Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad. - Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración. Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad está obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación. 4. APLICACIÓN Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando: - Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. - Instructivo para su aplicación - Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.

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Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000. 8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información, igualmente, permite conservar los documentos que realmente son importantes para la entidad. A continuación se describen algunas ventajas del la implementación de un PGD: - Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. - Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos. - Reducción de los costos de archivado - Reducción de la recuperación de un documento. - Acceso concurrente a un documento. - Mejora de atención a los clientes. - Reducción de costos legales. - Reducción de costos de acceso a la documentación. - Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos. - Incremento en la satisfacción de los usuarios internos. 9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como 15


las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. 10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

Constitución Política de Colombia Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. - En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la constitución. - La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

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Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad d expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación”. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”. Artículo 23: “Considera como derecho fundamental, el derecho de toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución” . Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”. Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”. Declaración Universal de Derechos Humanos (1948): Artículo 12. “Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.” Ley 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. Ley 31 de 1992. (Arts. 54 - 55) Publicidad, reserva y conservación documentos Banco de la República

Decreto Ley 2150 de 1995. Decreto Anti- trámites, el cual en el artículo 26 determina que las entidades de la Administración Pública “deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración”, lo

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cual no hace nada distinto a obligar a las entidades de la Administración Pública a su modernización. Ley 812 de 2003. al señalar que “se crearán sistemas de información para que los ciudadanos tengan acceso en tiempo real a la información sobre la administración pública, tales como la nómina de la administración, las cuentas fiscales, los procesos de contratación administrativa y la ejecución de la inversión pública”. Código Contencioso Administrativo: Artículo 5o. PETICIONES ESCRITAS Y VERBALES. Código derogado por el artículo 309 de la Ley 1437 de 2011. Rige a partir del dos (2) de julio del año 2012. El texto vigente hasta esta fecha es el siguiente:> Toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio.

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CONCLUSIONES Este trabajo me permitió adquirir conocimientos teóricos relacionados con la gestión documental y la importancia de su implementación en las entidades públicas y privadas, ya que permite la planificación, manejo y organización de los documentos de forma adecuada, facilitando su consulta y conservación.

BIBLIOGRAFÍA

http://www.icpcolombia.org/archivos/observatorio/boletin_113 http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental http://www.archivogeneral.gov.co/ http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo/codigo_conte ncioso_administrativo.html http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=8795 http://www.supersolidaria.gov.co/data/Decreto_1995_no.2150.pdf

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