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Políticas Corporativas (POCO2013) Conceptos Generales Objetivo

Presentar las Políticas Corporativas que reafirman y consolidan el ser y el deber ser de La Fundación. Su documentación consolida su vasta experiencia en el ramo y reafirma su cultura y actitud corporativa.

Alcance

Este Manual de Políticas Corporativas es aplicable a las áreas siguientes:  Los miembros de los Consejos Honorario y Directivo, y de los Comités de la Fundación  Los miembros de los Consejos de las Centrales de Desarrollo del Movimiento Fundación y de sus Comités  Todos los empleados tanto de la Fundación como de sus Centrales de Desarrollo

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Conceptos Generales, Continúa Contenido

Este Manual de Políticas Corporativas contiene los siguientes Capítulos: Capítulo

Página

Sumario Política Principal 1 Estructura de Políticas 2 Imagen e identidad corporativa 2.1 Uso de elementos 2.2 Presentación de publicaciones 3 Normas de conducta 3.1 Código de ética 3.2 Reglamento interior de trabajo 3.3 Catálogo de sanciones 4 Recursos financieros 4.1 Responsabilidades del Consejo Directivo 4.2 Asignación de recursos 4.3 Información y control

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Conceptos Generales, Continúa Contenido,

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5 Recursos Humanos 5.1 Responsabilidades 5.2 Clasificación de la organización 5.3 Reclutamiento y selección 5.4 Contratación de personal 5.5 Remuneraciones 5.6 Evaluaciones 5.7 Capacitación y desarrollo 5.8 Prestaciones y servicios adicionales 5.9 Relaciones laborales

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Conceptos Generales, Continúa Contenido,

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6 Recursos tecnológicos 6.1 Responsabilidades 6.2 Estructuración de Tecnologías de Información y Sistemas 6.3 Homogeneidad de los sistemas 6.4 Paquetería 6.5 Uso específico 6.6 Costo – beneficio 6.7 Investigación y desarrollo 6.8 Información en los equipos 7 Proyectos 8 Relaciones Institucionales 9 Educación 10 Administración y Finanzas

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11 Planeación 11.1 Responsabilidades del Consejo Directivo 11.2 Responsabilidades del Área de Administración y Finanzas 11.3 Definición del Proceso de Planeación 11.4 Control y Seguimiento 12 Organización 12.1 Responsabilidades 12.2 Nomenclatura 12.3 Creación y/o modificación de unidades organizacionales

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13 Administración de riesgos 13.1 Estructura 13.2 Principios 13.3 Identificación de riesgos 13.4 Clasificación de riesgos 13.5 Análisis de riesgos 13.6 Evaluación de riesgos 13.7 Manejo de riesgos 13.8 Control de riesgos 13.9 Comunicación

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14 Control 14.1 Responsabilidades 14.2 Existencia y mantenimiento de los elementos de negocio básicos para el control institucional 14.3 Características que deben conservar los controles que se definan 14.4 Inclusión del nivel de cumplimiento del control en evaluación de desempeño 15 Facultades 15.1 Otorgamiento y uso 15.2 Documentación 15.3 Características del otorgamiento 15.4 Ejercicio 15.5 Seguimiento 15.6 Suspensión o modificación 15.7 Prohibiciones 15.8 Poderes

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16 Seguridad 16.1 Responsabilidades 16.2 Clientela y personal 16.3 Productos y servicios 16.4 Información 16.5 Activos 16.6 Transferencia de riesgos 16.7 Investigación de ilícitos 16.8 Prohibiciones y sanciones 16.9 Planes de contingencia 17 Registro contable de las operaciones 17.1 Sistema de registro automatizado 17.2 Criterios contables 17.3 Proceso de información 17.4 Control de documentos

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18 Función de Auditoría 18.1 Independencia de acción 18.2 Facultades 18.3 Conducción de la auditoría 18.4 Selección y capacitación 18.5 Procedimientos 18.6 Manejo de la información 18.7 Seguimiento 19 Asuntos fiscales 19.1 Responsabilidades 20 Asuntos jurídicos 20.1 Responsabilidades

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21 Información 21.1 Responsabilidades 21.2 Propiedad de los datos e información 21.3 Clasificación de la información 22 Política de privacidad de la información 22.1 Información de los usuarios 22.2 Seguridad y confidencialidad de la información 22.3 Confidencialidad de la información 22.4 Aceptación de los términos 23 Operaciones con partes relacionadas 23.1 Características 24 Conflicto de intereses 24.1 Características

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25 Sistema Institucional de Normatividad 25.1 Comité de Normatividad Corporativa 25.2 Estructura del Comité 25.3 Responsabilidades del Comité 25.4 Características del Sistema 25.5 Medidas correctivas por incumplimiento 26 Programa de apoyo a la comunidad y al medio ambiente 26.1 Gobierno Corporativo 26.2 Premisas 26.3 Filosofía moral y ética 26.4 Contribuciones 26.4 Fortalecimiento 26.4 Órganos de Gobierno Corporativo 26.4 Sistema de administración de riesgos y Sistema de control interno 27 Contratos

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Sumario La Fundación Mexicana para el Desarrollo Rural, A. C. (en lo sucesivo (La Fundación), es una Asociación no asistencial y sin fines de lucro, de alto rendimiento e impacto que al procurar mejores condiciones de vida para las personas de bajos ingresos en el medio rural, participa activamente en la dinámica social de nuestro país, manifestando con ello su constante preocupación de desarrollar y mantener un compromiso leal, honesto y entusiasta con México. Esta preocupación la compromete a orientar su esfuerzo, quehacer y resultados a los aspectos centrales de su propia actividad, para alcanzar un impacto positivo en el cumplimiento de su propia misión y visión, con alta calidad, productividad y rentabilidad de su diaria operación. Sus directrices exigen una organización transparente con irrestricto apego a los lineamientos internos y externos afectos al negocio. Para facilitar el cumplimiento a dichos lineamientos, La Fundación se ha dado a la tarea de precisar y documentar su obra normativa, tomando como fundamentos sus experiencias y conocimientos acumulados en sus casi cincuenta años de ejercicio. Una organización que tiene por estrategia documentar su experiencia, su tecnología, sus lineamientos y directrices entre otros aspectos, es una entidad que cuenta con un factor clave de éxito. Su futuro podrá verlo desde luego, con una mayor confianza y transparencia. La entidad que cuenta con un Manual de Políticas Corporativas es una organización que muestra una gran fortaleza de estrategias corporativas y directivas, transmite la enorme capacidad y experiencia de su gente y sobre todo refleja un enorme potencial ante sus clientes, proveedores y competidores. Una mejor

entidad es aquella que cumple cabalmente y al pie de la letra con las exigencias y

necesidades de su quehacer diario, así como con las disposiciones y lineamientos gubernamentales. Este Manual de Políticas Corporativas

que está presentando La Fundación

es parte de su obra

normativa.

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Sumario, Continúa Este Manual tiene como objetivo presentar las Políticas Corporativas que reafirman y consolidan el ser y el deber ser de La Fundación. Su documentación consolida su vasta experiencia en el ramo y reafirma su cultura y actitud de servicio. El documento que aquí se presenta, deberá leerse y aplicarse de manera inmediata, su contenido en el transcurrir del tiempo podrá estar sujeto a modificaciones y/o actualizaciones, mismas que se irán incorporando conforme a las necesidades y lineamientos corporativos y de su propio personal. Su actualización y vigencia dependen en gran medida de su esmerado interés por ofrecer alternativas, producto de su reconocida experiencia.

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Política Principal La Fundación debe contar con un marco de referencia bajo el cual todos sus empleados deben regirse al momento de ejercer sus funciones, responsabilidades y facultades. Este marco debe estar representado por su obra normativa (políticas, normas y procedimientos) El apego a las disposiciones de su obra normativa deberá permitir que sus procesos de planeación, organización, dirección y control sean transparentes, organizados, regulados, estandarizados y controlados bajo altos niveles de seguridad en su operación diaria. Los diferentes lineamientos normativos de La Fundación deben ser aplicables a todos los centros de trabajo que formen parte de su estructura organizacional. Es obligación de todos los Empleados de La Fundación; apegarse estrictamente a sus políticas, normas y procedimientos, asegurando un adecuado desempeño y correcta realización de sus funciones. Los Empleados de La Fundación deben recurrir a sus diferentes políticas (corporativas, de operación y candado), en caso de surgir dudas durante el desarrollo de sus actividades. En los casos de la creación, modificación o actualización de una política y/o procedimiento, es obligación apegarse a los lineamientos establecidos para la emisión de obra normativa. La Fundación deberá contar con un Sistema de Control Interno actualizado, que le permita identificar el nivel de apego y desapego a la obra normativa. La Fundación debe realizar a través del área de Auditoría Interna, ciclos de Auditoría Operativa y Financiera,

para constatar la suficiencia, actualización y correcta aplicación de las políticas, normas y

procedimientos. La Fundación está de acuerdo en sancionar con una acción disciplinaria (con la posibilidad de llegar a la rescisión de la relación laboral) según la gravedad de la falta, a aquel empleado que no cumpla o se desvíe de sus lineamientos Normativos (Normas, Políticas y Procedimientos).

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Política Principal, Continúa El Área de Administración y Finanzas de La Fundación, deberá evaluar la gravedad de la falta tomando como base los lineamientos aplicables para determinar la sanción procedente, debiéndose apoyar con los asesores legales correspondientes. En La Fundación, en virtud del carácter confidencial de su obra normativa, queda totalmente prohibida la impresión, copia, sustracción o préstamos a elementos ajenos a ésta. Para efectos de la difusión y consulta de la obra normativa, La Fundación debe tenerla en medios electrónicos. Todo lineamiento que se encuentre en medios electrónicos implica su vigencia y sobre todo, que está autorizada por la autoridad facultada. Normatividad que no esté publicada en medio electrónico no está vigente y por lo tanto no es aplicable. En La Fundación debe existir toda una estructura de Recursos Materiales y Humanos para su desarrollo, actualización, autorización y publicación de su obra normativa. La Fundación considera que no deben existir excepciones a su Política Principal, ni a los demás lineamientos que conforman su obra normativa. Debe existir dentro de la estructura de La Fundación, una entidad responsable de su obra normativa. Dicha entidad debe garantizar que la misma sea eficiente, esté actualizada, sea válida, legítima, funcional y suficiente. Debe existir un Sistema de Información a los diferentes Órganos de Gobierno y Dirección General, en cuanto a emisión, actualización, modificación, autorización, publicación, eliminación, desapego de su obra normativa, con la finalidad de mantenerlos actualizados en materia normativa, cuya información les de la oportunidad de fundamentar la toma de decisiones de las Altas Esferas de Gobierno de La Fundación.

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1. Estructura de Políticas Dentro de La Fundación y respecto al tema de políticas, deberán existir además de las Políticas Corporativas, Políticas de Operación y Tablas de facultades con sus respectivas Políticas Candado.

NORMAS La estructura de diseño que prevalecerá en La Fundación, respecto a sus Políticas es la siguiente:

Políticas Corporativas.- Directriz principal y normas que la rigen

Políticas Operativas.- Objetivo, alcance y directrices principales

Tablas de Facultades y Políticas Candado.- Renglones facultados y directrices principales

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2. Imagen e Identidad corporativa Es política de La Fundación, contar con un conjunto de elementos gráficos, distintivos propios que avalen su filosofía y que faciliten su identificación ante la comunidad a la que sirve y en el entorno en el que se desempeña.

Normas 2.1

El conjunto de elementos seleccionados como soporte gráfico para proyectar la

Uso de

identidad corporativa de La Fundación, deberán estar contenidos precisamente en

elementos

un documento de Identidad Corporativa y Aplicaciones. Éste debe contener todos los elementos que estrictamente exigen respeto (forma, estilo, tamaño, color y proporciones, entre otros). En el caso de identificar la necesidad de generar nuevos diseños, colores, tamaños, entre otros, o nuevos productos y servicios, deberá tramitarse a través de un intercambio de ideas y sugerencias con el correspondiente Órgano de Gobierno, para evaluar la conveniencia de incorporarlos a ese documento y garantizar que su aplicación sea de carácter obligatorio.

2.2

Respecto a las presentaciones de publicaciones, se establece que las publicaciones

Presentación de

que emita La Fundación a través de los mecanismos y entidades autorizadas,

publicaciones

deberán estar reglamentadas y desde el punto de vista de su diseño ser aprobadas por el Consejo Directivo, debiendo respetar en su presentación los elementos de diseño, formato, colores, materiales, etc., que les fueron asignados con el fin de facilitar su identificación.

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3. Normas de conducta Es política de La Fundación, que los Asociados, Miembros de los Órganos de Gobierno, Directivos y Personal (en lo sucesivo Capital Humano) de La Fundación,

invariablemente actúen bajo las más

estrictas reglas de conducta profesional contempladas en sus diferentes instrumentos éticos como son: 

Código de Ética.

Reglamento Interior de Trabajo.

Catálogo de Sanciones.

Para que La Fundación asegure la excelencia ética de su Capital Humano, logre el cumplimiento e integración de su Visión y Misión y garantice el cumplimiento en tiempo y forma sus planes y objetivos, es necesario que dicho Capital Humano adopte y viva sus principios de: 

RESPETO A LA DIGNIDAD DE LA PERSONA.

SOLIDARIDAD.

SUBSIDIARIDAD.

EFICACIA Y EFICIENCIA.

RESPETO A LA NATURALEZA.

Estos valores constituyen una parte esencial de la cultura organizacional de La Fundación y son una pieza fundamental de su filosofía moral.

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3. Normas de conducta, Continúa Normas Por política y para efectos de cumplir con los mandatos de determinadas leyes Federales, Estatales y Locales en lo que se refiere a la conducta humana de la clase trabajadora, La Fundación

cuenta

con

los

instrumentos

éticos

y

morales

autorizados

por

los

correspondientes Órganos de Gobierno, cuyos lineamientos le van a permitir a su CAPITAL HUMANO, conocer las condiciones bajo las cuales debe dirigir su ser y su actuar en el desempeño de sus funciones y responsabilidades. 3.1

Para La Fundación, su Código de Ética le sirve de guía a la acción moral de su

Código de ética

Capital Humano, es el instrumento formal que define y establece la conducta y reglas éticas a observar por parte de su Capital Humano, con el propósito de promover el desarrollo integral de las familias campesinas pobres de México. Refleja la esencia ética de sus fundadores. El fin de dicho Código es unificar criterios de actuación, conforme a un marco de referencia que enaltezca los más altos principios del Ser Humano como individuo y como Ser Social.

3.2

En La Fundación, para efectos de cumplir con las disposiciones legales, se tiene un

Reglamento

Reglamento Interior de Trabajo, con el objeto de precisar y regular las normas a las

interior de

que obligadamente deben sujetarse el Capital Humano de La Fundación con motivo

trabajo

de la ejecución o prestación concreta del trabajo. Se considera que La Fundación podrá gestionar más y mejor al tener en orden la relación laboral con su Capital Humano. La Fundación considera que el trabajo debe realizarse siempre en un ambiente cordial que motive un mejor esfuerzo y una mayor voluntad de ambas partes.

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3. Normas de conducta, Continúa 3.3

Tiene por objeto establecer las sanciones que se aplicarán a quienes infrinjan las

Catálogo de

disposiciones contenidas en su Código de Ética, en su Reglamento Interior de

sanciones

Trabajo y en los demás lineamientos de La Fundación en vigor. Estos tres documentos cuyos lineamientos son de carácter obligatorio, moldean y controlan las relaciones éticas internas y externas de su personal, realzan la responsabilidad de cada individuo y mejoran las relaciones laborales entre La Fundación y su Capital Humano. Dentro del proceso disciplinario de La Fundación,

existen tres normas de gran

relevancia en el aspecto humano por lo que su cumplimiento es estrictamente obligatorio. Estas normas son las siguientes: Cumplir de manera puntual con los lineamientos operativos, de control y de seguridad, inherentes a sus funciones y responsabilidades. Evitar en todo momento y bajo cualquier circunstancia, toda relación afectiva y sentimental con alguno (a) compañero (a) de trabajo, sea cual fuere su nivel estructural dentro de La Fundación, que implique una relación de pareja. Entregar bajo los parámetros establecidos en tiempo y forma, la información y/o documentación que su tramo de operación y control definen y/o la solicitada por su jefe inmediato, su directivo correspondiente, órgano de gobierno y/o asociado, acatando en todo momento las instrucciones y disposiciones que sobre el particular se haya establecido. Su cumplimiento reafirma la fortaleza de su tradición de alto nivel de conducta ética que a través de los cincuenta años

de vida,

ha logrado La Fundación. Su

incumplimiento tendrá que ser sancionado conforme a los lineamientos establecidos, buscando en todo momento no deteriorar la imagen ganada en tantos y tantos años.

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3. Normas de conducta, Continúa 3.3

En La Fundación, se tiene establecido por política, un proceso disciplinario continuo.

Catálogo de

Dicho proceso implica una revisión y/o actualización por lo menos una vez al año, de

sanciones,

los lineamientos normativos establecidos en su Código de Ética, en su Reglamento

Continúa

Interior de Trabajo y en su Catálogo de Sanciones. Por Política, todos y cada uno de los lineamientos normativos establecidos en su Código de Ética, en su Reglamento Interior de Trabajo, en su Catálogo de Sanciones y en su propia Política Corporativa de Conducta, son revisados, actualizados y/o publicados conforme a las instrucciones de sus diferentes Órganos de Gobierno.

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4. Recursos financieros Es política de La Fundación generar, administrar y aplicar sus recursos financieros bajo esquemas que estén orientados a lograr el mayor incremento y aprovechamiento de valor posible, dentro de los parámetros, riesgo, tiempo y expectativas de negocio determinados por el Consejo Directivo.

Normas 4.1

Establecer el objetivo de captación de donativos y rentabilidad anual proyectada

Responsabilidades

de La Fundación.

del Consejo Aprobar el plan de ingresos por donativos para el ejercicio, por cada una de las

Directivo

áreas estructurales de La Fundación,

de acuerdo con la Política Corporativa

determinada para tales efectos. Definir políticas y normas para evaluar la estructura, rentabilidad, riesgo y viabilidad de los proyectos de La Fundación. Establecer políticas y normas para que La Fundación cuente con las reservas y provisiones necesarias para hacer frente a las contingencias que se presenten. 4.2

En la asignación de recursos, deberá vigilarse que no exista duplicidad de

Asignación de

esfuerzos o de entidades con un mismo fin, debiéndose eliminar aquello cuyo

recursos

valor agregado a La Fundación sea menor.

4.3

La Fundación contará con un proceso único de Información Institucional

Información y

Financiera que permita la toma de decisiones precisa y oportuna, el control y

control

seguimiento de su gestión operativa y del logro de sus objetivos, entre otros, de acuerdo con las propias políticas del Consejo Directivo.

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5. Recursos humanos En virtud de que La Fundación considera a su personal como uno de los recursos más valiosos con que cuenta para el cumplimiento de sus Objetivos Institucionales, es Política de éste, promover y reforzar normas de comportamiento entre el personal, que aseguren su actuación permanente, con apego a las reglas de aplicación inherentes. Preparar los relevos Directivos y de mandos medios, propiciando oportunamente las experiencias y capacitación necesaria al personal, para el logro de su desarrollo y carrera profesional, asegurando reemplazos oportunos y adecuados. Asegurar el equilibrio entre las aportaciones del personal a

La Fundación vía su desempeño y su

retribución, entendida la retribución en toda su amplitud y no sólo en términos económicos, sino en toda la jerarquía de necesidades humanas que se satisfacen con y en el trabajo.

Normas 5.1

Respecto a la planta de personal de La Fundación, su Consejo Directivo en

Responsabilidades

coordinación con su Comité de Prácticas Societaria y Compensaciones, son los únicos que pueden autorizar su estructura y sus posibles modificaciones. En La Fundación, deberá existir por cada área de trabajo, una estructura de organización definida, que precise una clara división del trabajo, que facilite la coordinación de labores y que permita a su personal, no sólo cumplir con sus responsabilidades de acuerdo a su puesto, sino que tenga clara su participación en el logro de sus objetivos,

siempre con criterios de eficiencia, productividad,

rentabilidad, calidad de servicio y desarrollo profesional. 5.2

Toda estructura de organización deberá tener puestos claramente definidos, a fin

Clasificación de la

de que cada empleado conozca donde empiezan y donde terminan sus funciones

organización

y responsabilidades, los objetivos que debe alcanzar y las actividades que debe realizar, contribuyendo en su medida, a la consecución de los objetivos de La Fundación.

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5. Recursos humanos, Continúa  Deberá mantenerse una cartera de candidatos, ya sea internos o externos, dentro

5.3 Reclutamiento y

de los cuales se pueda seleccionar, por sus características e intereses, a quienes

selección

puedan ocupar las vacantes que se originan, proporcionando a La Fundación, las mejores alternativas de selección, en los diferentes niveles estructurales.  En condiciones iguales, deberá darse preferencia a los empleados de La Fundación para llenar las vacantes existentes. La selección de personal deberá estar orientada a conseguir los recursos humanos que cubran con la precisión requerida, el perfil del puesto definido para tales efectos.  Deberá contratarse personal cuya ética y

5.4

valores sean concordantes con La

Contratación del

Fundación y cuyas características se ajusten a los perfiles que se requieren en los

personal

diferentes puestos de la estructura.  Asimismo, una vez que el candidato haya aprobado el proceso de selección y que éste cumpla con los lineamientos normativos establecidos, podrá formalizarse su ingreso a La Fundación, mediante la firma de un contrato, en el cual deberán precisarse los derechos y obligaciones de las dos partes

y la fecha en que éste

entrará en vigor. La contratación implica la existencia de una vacante; en su defecto, será la Dirección General la que proponga al Comité de Prácticas Societarias la creación de una nueva plaza.

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5. Recursos humanos, Continúa  Deberá mantenerse un sistema de remuneraciones competitivo, equitativo y justo

5.5 Remuneraciones

que contribuya a retener y atraer en La Fundación, los Recursos Humanos con las características requeridas, además de incentivar la pertenencia y el compromiso, de acuerdo a la misión y la visión de la empresa.  Las remuneraciones de los empleados, deben alinearse a la política propuesta por el Comité de Prácticas Societarias y Compensaciones y aprobada por el Consejo Directivo, siempre ejercida en función a los valores de mercado y en relación a los resultados individuales de desempeño.  La norma de remuneración de La Fundación, tendrá por objeto el reconocimiento económico del personal basado en el desempeño individual satisfactorio y mantenido a través del tiempo, lo que viene a constituir un sistema de pago por desempeño.  Componen el sistema de pago por desempeño: 

Estudios periódicos del mercado salarial a fin de lograr equidad externa.

Descripción y valuación de puestos a fin de lograr equidad interna.

Un tabulador que maneje valores mínimos y máximos por nivel.

Un proceso de asesoría y evaluación de desempeño para todos los niveles estructurales. Dicho proceso deberá fundamentarse en tres ejes principales que son: Asesoría y orientación continua; Evaluación Objetiva del desempeño y Definición y acuerdo de metas a lograr.

La Fundación podrá establecer sistemas de reconocimiento (bonos e incentivos entre otros), para promover incrementos de productividad y el logro de resultados específicos de alto impacto.

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5. Recursos humanos, Continúa 5.6

Deberá evaluarse obligatoriamente, por lo menos una vez al año, la actuación del

Evaluaciones

personal, tomando como base

los resultados alcanzados, de acuerdo con las

metas y objetivos negociados con el jefe inmediato, al inicio de cada periodo de evaluación.  Cada persona es responsable de su formación de manera que fortalezca y

5.7 Capacitación y

actualice

permanentemente los conocimientos, habilidades y actitudes, que le

desarrollo

permitan mejorar su desempeño y elevar su nivel de contribución a los objetivos del negocio; debiéndose preparar para asumir mayores responsabilidades. Para contribuir a dicho propósito, La Fundación

fomentará las condiciones y

proporcionará los recursos necesarios. 4.8

Se podrá proporcionar al personal compensaciones especiales, adicionales a los

Compensaciones

pagos por jornada laboral normal, como son subsidios y pagos con fines

especiales

específicos, para cumplir con las disposiciones legales al respecto, así como para apoyarlo a cubrir necesidades básicas. Esto deberá realizarse bajo estricto control y en ningún caso deberá considerarse como complemento del ingreso del empleado.

4.9

Las prestaciones son bienes y beneficios que la FUNDACIÓN proporciona a favor

Prestaciones y

de sus empleados, adicionales al salario, con el propósito de propiciar la elevación

servicios

de su nivel de vida.

adicionales En La Fundación, el conjunto de prestaciones se engloba bajo tres categorías: 1. Prestaciones económicas 2. Prestaciones de previsión social 3. Servicios adicionales

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4. Recursos humanos, Continúa 4.10

Deberán conducirse las relaciones laborales dentro del marco jurídico vigente,

Relaciones

contenido en la Ley Federal del Trabajo, en el Contrato Individual de Trabajo, en el

laborales

Código de Conducta, Reglamento Interior de Trabajo y en la Normatividad Interna de La Fundación. Deberá asegurarse que las relaciones laborales entre los empleados y La Fundación, en virtud de la celebración de contratos de trabajo, mantengan un clima de respeto, apoyo mutuo y armonía, cuidando que las partes observen las demandas y obligaciones que se estipulan en las disposiciones legales en el Contrato Individual de Trabajo y en el Reglamento Interior de Trabajo. Es responsabilidad de los Diferentes Órganos de Gobierno, Miembros de Dirección y del personal de La Fundación, conocer las disposiciones que rigen en materia laboral, a fin de proporcionar las mejores relaciones en su grupo de trabajo. Es responsabilidad del Comité Ejecutivo, vigilar que el Área de Recursos Humanos, difunda a todo el personal de La Fundación, toda aquella información (documental o electrónica) relacionada con la Ética y Reglas de Conducta, (Reglamento Interior de Trabajo), diseñada por la misma Fundación. Deberá existir dentro de La Fundación un sistema plenamente definido e implementado, que permita la recepción y solución de quejas y/o denuncias de cualquier comportamiento contrario a los lineamientos definidos, cometido por el personal de La Fundación, sea cual fuere su nivel jerárquico. Ningún elemento independientemente de su nivel jerárquico, que haya dejado de colaborar para La Fundación, podrá prestar sus servicios durante dos años posteriores a su separación, con Compañías en las que exista o pareciera que existe un potencial conflicto de intereses. Para tales efectos deberá firmar un documento que materialice tal compromiso.

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5. Recursos tecnológicos La Fundación deberá apoyar su propia competitividad, productividad y modernidad a través de su desarrollo tecnológico, vigilando qué ésta cumpla con las necesidades de una organización de clase mundial (altamente efectiva y rentable)

Normas Del Comité Ejecutivo

5.1 Responsabilidades

Establecer las prioridades en los sistemas y programas de Inversión y definir el rumbo estratégico del negocio en materia tecnológica.

Del área de Sistemas Proporcionar a La Fundación ventajas competitivas, con sistemas de alta calidad que respondan a la demanda de sus actuales y posibles clientes. Seleccionar,

contratar,

adquirir

informáticos

para

Fundación,

La

y

administrar garantizando

los que

recursos

tecnológicos

éstos

correspondan

ampliamente a las estrategias de actualización y vanguardia del servicio informático establecidos por el Comité Ejecutivo. Dar respuesta a los requerimientos y necesidades de los usuarios, con diseño de soluciones de sistemas que contemplen la arquitectura tecnológica, estándares, protocolos y una construcción accesible apegada a la fácil operación del usuario. Presentar al Comité Ejecutivo, los impactos de inversión que requieren las propuestas de solución de sistemas.

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5. Recursos tecnológicos, Continúa De los usuarios

5.2 Estructura de

Canalizar al Área de Sistemas los requerimientos y/o problemáticas operacionales

los sistemas

de sus áreas de responsabilidad, relacionados con la tecnología de la información. Realizar las pruebas de operación y funcionalidad del equipo o software solicitados a Sistemas, una vez entregados, y presentar por escrito su conformidad y certificación de los resultados de dichas pruebas. Las necesidades tecnológicas referentes a sistemas o comunicaciones, deberán ser satisfechas por las Entidades de Sistemas o de Comunicaciones, mediante alternativas de desarrollo interno, adquisición de software o desarrollo externo, las cuales se evaluarán de acuerdo con: prioridades, recursos disponibles, arquitectura de sistemas, planeación estratégica y objetivos de servicio y productividad de La Fundación. 5.3

Tanto los equipos tecnológicos (hardware), como la paquetería o programas

Homogeneidad

(software) utilizados en el desarrollo de La Fundación, deberán corresponder

de los sistemas

íntegramente a las marcas, modelos y versiones aprobados por el Comité Ejecutivo. En ningún caso estará permitido el uso o aplicación de equipo o paquetería distintos a los especificados. Los sistemas que desarrolle o adquiera el Área de Sistemas, deberán ser aprobados y validados previamente a su operación formal por el propio usuario y por el Comité de Auditoría y Gestión de Control, quienes generarán por escrito las observaciones pertinentes, para su atención inmediata. El uso de los equipos y facilidades de comunicación queda restringido a las actividades para las que fueron instalados.

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5. Recursos tecnológicos, Continúa 5.4

La Fundación deberá contar con los diversos derechos de uso de los diferentes

Paquetería

software autorizados por el Comité Ejecutivo, y será el Área de Sistemas el responsable de vigilar y eliminar todas aquellas aplicaciones que estén en uso y que no cuenten con la respectiva licencia o derecho de uso.

5.5

El uso de los equipos y facilidades de comunicación queda restringido a las

Uso específico

actividades para las que fueron instalados.

5.6

Toda inversión en materia tecnológica deberá estar respaldada por una evaluación

Costo-beneficio

previa, en la que se determine el costo – beneficio de los proyectos involucrados.

5.7

La Fundación deberá contar con un presupuesto específico para la investigación y

Investigación y

desarrollo, que le permita mantenerse a la vanguardia tecnológico-informática y

desarrollo

sobre todo que le permita una ventaja competitiva dentro de su mercado.

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6. Planeación La Fundación deberá contar con un proceso de planeación general que lo oriente respecto

a sus

estrategias, políticas y lineamientos para desarrollar sus funciones de gestión, conducción y ejecución de sus negocios. Este proceso único e integral, debe permitir el cumplimiento en tiempo y forma de sus metas y planes anuales y dirigir proactivamente a La Fundación para la consecución de sus objetivos.

Normas Del Consejo Directivo:

6.1 Responsabilidades

 Aprobar los objetivos, la metodología, las bases y calendario del proceso de planeación de La Fundación.  Asegurar que los recursos de La Fundación se dirijan a una mezcla de proyectos que asegure la rentabilidad objetivo de La Fundación.  Dirigir el proceso de Planeación de La Fundación.  Aprobar los planes de cada área, asegurando la integración y coordinación entre ellas para el logro de los objetivos de La Fundación.  Dar a conocer durante los primeros dos meses de cada año a los Directores de La Fundación, las metas de negocio para cada uno, basadas en el plan aprobado.  Dar seguimiento periódico al entorno nacional e internacional, así como a los resultados de la gestión de La Fundación, a fin de hacer las adecuaciones necesarias a las estrategias y planes definidos, para asegurar la consecución de los objetivos de La Fundación.  Solicitar al Comité Ejecutivo explicación sobre las variaciones de la gestión del negocio respecto al plan aprobado.

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6. Planeación, Continúa 6.1

 Aprobar las acciones preventivas y correctivas necesarias que el Comité

Responsabilidades,

Ejecutivo le presente para el logro de los objetivos de La Fundación.

Continúa

 Solicitar al Comité Ejecutivo le presente los pronósticos de resultados mensuales, trimestrales y/o cierre del ejercicio.  En caso de cambios importantes en el entorno nacional e internacional o en los objetivos y estrategias de La Fundación, proponer al Comité de Planeación y Finanzas, los cambios al plan de las entidades que conforman La Fundación, para obtener el Plan Institucional Consolidado.

Área de Administración y Finanzas:  Desarrollar la metodología para el proceso de planeación y someterla al Comité de Prácticas Societarias.  Coordinar y consolidar los procesos de planeación de cada área para obtener el plan de La Fundación.  Apoyar a las diversas áreas de La Fundación en el seguimiento de los resultados de su negocio, su comparación con el plan aprobado a través de un proceso de información a nivel organización.  Consolidar los pronósticos de resultados mensuales, trimestrales y/o cierre del ejercicio, a fin de obtener el pronóstico global de La Fundación.

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6. Planeación, Continúa 6.2

El esfuerzo de planeación deberá realizarse de acuerdo con la naturaleza de los

Definición del

objetivos y metas establecidos por el Consejo Directivo para La Fundación.

proceso de planeación

Las metas y objetivos de las distintas entidades organizacionales que conforman La Fundación, deberán estar interconectadas, apoyarse y complementarse entre sí, para evitar, y en su caso, eliminar traslapes y conflictos funcionales que pudieran presentarse. En el proceso de la planeación institucional de La Fundación, deberán definirse y considerarse los siguientes aspectos: 

Objetivos de crecimiento de La Fundación, penetración de mercado, activos totales, presencia geográfica, número de empleados, incrementos de capital, entre otros.

Segmento(s) de mercado a atenderse: actividad económica, región, mercado nacional o internacional y tipo de cliente.

Productos y servicios a proporcionar: ¿cuáles y a través de qué medios?

Imagen e identidad corporativa.

Posibles impactos de eventos externos e internos en la orientación de negocios de La Fundación y las correspondientes alternativas de acción.

Planear en función de un período concreto: 

Corto plazo: un año.

Largo plazo: más de un año.

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6. Planeación, Continúa 6.3

A través de un proceso de Información dirigido a los diversos Órganos de Gobierno,

Control y

a nivel de La Fundación, de acuerdo con la Política de Dirección, proporcionará la

seguimiento

información que permita permanentemente el control y seguimiento de la gestión del negocio comparada contra el plan aprobado por el Consejo Directivo.

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7. Organización Es política de La Fundación desarrollar y mantener actualizada una estructura de organización interna, cuyas características esenciales sean: favorecer la adaptación y dinámica de los requerimientos de los mercados, y propiciar la coordinación de esfuerzos para alcanzar los objetivos institucionales.

Normas 7.1

Es responsabilidad de las diferentes áreas de La Fundación que su organización

Responsabilidades

interna sea dinámica y eficiente. Debe tener la posibilidad de configurarse de acuerdo con sus objetivos,

responder a los requerimientos de demanda,

aprovechar las nuevas tecnologías y ajustarse a un entorno económico cambiante. 7.2

Las áreas que forman la estructura de organización de La Fundación deben tener,

Nomenclatura

por principio de orden, una nomenclatura uniforme, a fin de dar una idea precisa acerca de su índole funcional y de su nivel jerárquico, tanto a los integrantes de otras áreas en La Fundación, como a clientes, personas u organismos que tienen contacto con ésta.

7.3

La creación de nuevas unidades organizacionales y/o modificación a las

Creación y/o

existentes, dentro de una misma área, deberán ser aprobadas por el Consejo

modificación de

Directivo en coordinación con el Comité Ejecutivo y difundidas a través del

unidades

Sistema de Normatividad Corporativa.

organizacionales

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8. Control Es política de La Fundación instrumentar y administrar un Proceso Corporativo de Control, en el que se definan y den seguimiento a los elementos básicos que lo componen y se complementen e integren los esfuerzos de los distintos responsables de control, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de La Fundación.

Normas De todo el personal

8.1 Responsabilidades

Todo el personal de La Fundación debe cumplir con apego estricto las políticas, normas, guías y procedimientos de control establecidos para sus actividades, con el fin de lograr en forma eficiente los objetivos del negocio, con un mínimo de riesgo. Promover la incorporación de políticas, normas y procedimientos de control en los procesos de operación y administración de su incumbencia, participando activamente en la definición de procedimientos específicos de control en proyectos de nuevos sistemas y servicios, o en modificaciones a los mismos.

De los Directivos de La Fundación Dar seguimiento y asegurar el cumplimiento de las normas de control por el personal en su línea de reporte. Poner en práctica los mecanismos y herramientas de autocontrol que permitan asegurar un adecuado nivel de logro de los objetivos de negocio en su ámbito de responsabilidad.

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8. Control, Continúa Del área de Control

8.1 Responsabilidades, Continúa

Apoyar el cumplimiento de las políticas de control establecidas por el Conejo de Administración, mediante la asesoría y evaluación en materia de control a las diversas Áreas, Divisiones, Responsables de procesos, productos y/o servicios de La Fundación, promoviendo que su operación y administración se conserven en niveles aceptables de riesgo. Emitir criterios normativos específicos para la incorporación de elementos suficientes de control interno en las diversas funciones, sistemas, procesos, productos y servicios de La Fundación, asegurando siempre la separación de funciones incompatibles.

De los Responsables de cada Área, Proceso, Producto o Servicio Definir y desarrollar la normatividad y procedimientos del área, proceso, producto y/o servicio bajo su responsabilidad y asegurar su difusión. Definir y dar seguimiento a los indicadores de control que permitan evaluar la posición de control interno del Área, proceso, producto y/o servicio, los cuales deberán desarrollarse con base en Sistema Institucional de Control definido por el Comité Ejecutivo. Documentar y mantener conocimiento permanente sobre el inventario detallado de todas las problemáticas de control que se presenten en su ámbito de competencia, así como sobre el estatus de las acciones y metas de control necesarias para erradicar las problemáticas desde su origen.

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8. Control, Continúa 8.2

Es responsabilidad de todas las áreas de La Fundación contar con los elementos de

Existencia y

negocio básicos para el control institucional, así como mantenerlos vigentes y

mantenimiento

completos, aplicándolos con la oportunidad y amplitud que cada uno de ellos

de los

requiera.

elementos de negocio básicos

La Fundación y sus respectivas áreas que la conforman deberán contar al menos con los siguientes elementos de negocio:

para el control institucional

a) NIVEL ESTRATÉGICO Misión Expresa el fin hacia el cual se dirigen los esfuerzos y recursos de la entidad. Estrategia Presupone la identificación y selección de alternativas para la consecución de los objetivos de La Fundación, y ello se traduce en guías institucionales para la acción operativa. b) NIVEL TÁCTICO Estructura de Organización Implica la existencia de una clara distribución de responsabilidades y definición de los niveles de reporte y supervisión, formalizadas mediante cartas de organización aprobadas por el Consejo Directivo. Objetivos y Planes de Negocio Es la definición precisa de lo que se desea alcanzar, a través de planes específicos, para apoyar el cumplimiento de la misión y estrategias institucionales.

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8. Control, Continúa Metas

8.2 Existencia y mantenimiento

Consiste en la definición precisa de los resultados del negocio a alcanzar en un periodo determinado, incluyendo los parámetros de medición que serán utilizados.

de los elementos de

Presupuesto

negocio básicos para el control

Implica la existencia de una definición previa de los ingresos, costos y gastos que se

institucional,

esperan obtener o erogar en un periodo, plasmada en programas específicos

Continúa

sometidos a la evaluación y autorización del Consejo Directivo. Sistema Institucional de Control Es una herramienta de apoyo que define responsabilidades de control de los ejecutivos que tienen bajo su cargo procesos, productos y/o servicios, consistente en mecanismos para identificar riesgos e implantar, monitorear acciones que los eliminen o minimicen. Sistema de Asesoría y Evaluación del Desempeño Su propósito es garantizar que exista una asesoría constante hacia el personal a través de un proceso de comunicación jefe – colaborador, que se oriente al logro de los objetivos organizacionales e individuales. Ejecutivos Responsables de Procesos, Productos y/o Servicios Es la definición específica de responsabilidades a cargo de los Ejecutivos que desarrollan y administran procesos, productos y/o servicios. Auditorias y Revisiones Especiales Son revisiones por parte de entidades de La Fundación con la finalidad de opinar sobre el grado de suficiencia y ejercicio de control y la razonabilidad de la información de gestión.

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8. Control, Continúa c) NIVEL OPERATIVO

8.2 Existencia y mantenimiento

Normatividad

de los

Es la definición de políticas, normas y procedimientos generales y particulares

elementos de

aprobados por el Consejo Directivo, para regular la operación y administración de las

negocio básicos

funciones y/o procesos.

para el control institucional, Continúa

Firmas y Facultades Son los límites y conceptos de autorización formalizados en un documento, que se asignan a los Ejecutivos de La Fundación para cumplir con sus funciones y responsabilidades. Sistemas de Información Son los procesos generadores de información institucional a través de los que se da seguimiento a la gestión del negocio (resultados operacionales, satisfacción del cliente, cumplimiento de normas de control interno, entre otros). Agendas de rutinas de supervisión de Control Interno Es una herramienta de apoyo al autocontrol que permite a los responsables de las áreas, procesos, productos y/o servicios, valorar el grado de cumplimiento de sus responsabilidades de control interno, para apoyar la toma de acciones preventivas y correctivas.

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8. Control, Continúa 8.3

El establecimiento de los procedimientos de control dentro de un área o proceso,

Características

debe basarse en un análisis de riesgos. Los procedimientos en todos los casos

que deben

deben:

conservar los controles que se definan

Tener orientación preventiva.

Fomentar el autocontrol.

Ser prácticos y costeables.

Ser adaptables al cambio.

Reconocer y controlar los riesgos, no evadirlos.

8.4

El nivel de cumplimiento de las responsabilidades de control debe ser un elemento a

Inclusión del

incluir en la evaluación de desempeño del personal de La Fundación.

nivel del cumplimiento del control en evaluación de desempeño

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9. Facultades Es política de La Fundación otorgar facultades al personal de acuerdo con sus responsabilidades a fin de que pueda cumplir con las funciones asignadas.

Normas El Consejo Directivo es el Órgano que autoriza las facultades al personal.

9.1 Otorgamiento y

Nadie debe asignar facultades similares a las suyas.

uso

En la asignación de facultades, deberán respetarse los lineamientos de porcentajes o montos máximos que para cada caso se den a conocer por el Consejo Directivo. Las facultades no se transfieren, únicamente se delegan, lo que implica la corresponsabilidad de las partes en su cumplimiento a través de la supervisión adecuada. El ejercicio de facultades deberá en todos los casos, apegarse a lo dispuesto por la Normatividad de La Fundación y el Código de Conducta. 9.2

El otorgamiento de facultades debe formalizarse y mantenerse actualizado por

Documentación

escrito, de acuerdo con los procesos establecidos en La Fundación para las necesidades del puesto y función.

9.3

El otorgamiento de facultades deberá establecerse con base a las necesidades de

Características

la función, el tamaño del mercado que atienda y las características de la persona

del

que habrá de ejercerlas.

otorgamiento

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9. Facultades, Continúa 9.4

Las facultades se ejercerán en forma individual, por lo que los facultados deberán

Ejercicio

apegarse únicamente a las facultades que les sean asignadas. La mancomunidad podrá ejercerse cuando ésta sea un mecanismo expresamente autorizado y sólo bajo las condiciones y montos definidos en la normatividad. En ningún caso deberá fraccionarse el importe de las operaciones autorizadas con tendencia a evitar excesos de facultades, por ello las Escalas de Facultades son por evento, esto es, cada evento implica una negociación diferente. Las facultades que se asignen a los facultados, únicamente tendrán validez en el área de negocios y de responsabilidad a la cual pertenecen.

9.5

Cada facultado es responsable del sano cumplimiento de las facultades establecidas

Seguimiento

tanto personales como las de los facultados bajo su supervisión.

9.6

 La suspensión o modificación de facultades tomará efecto en los siguientes casos:

Suspensión o modificación

Cuando al facultado le sea modificada la naturaleza de sus funciones.

En el momento de existir un permiso provisional (licencia), se reasignarán o no las facultades de acuerdo con las circunstancias de sus funciones en el momento de su reincorporación.

De manera inmediata o anticipada al momento de su separación de La Fundación, o bien, por renuncia.

Por sanción interna o penal.

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9. Facultades, Continúa 9.7

Hacer uso de facultades en exceso a los límites asignados.

Hacer uso de facultades sin tenerlas.

Delegar facultades que no se tengan.

Autorizarse a sí mismo gastos, inversiones, créditos u otro tipo de

Prohibiciones

autorizaciones. Todo esto deberá ser autorizado por el colaborador de nivel superior previamente facultado y en apego a las políticas definidas. 9.8

El facultamiento, cuando así lo considere necesario el Consejo Directivo, podrá

Poderes

otorgarse, debiéndose oficializar a través de un poder notarial.

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10. Seguridad Es política de La Fundación considerar la seguridad de su personal y clientela, patrimonio, productos y servicios, sistemas, documentación, procesos e información, como aspecto fundamental en el desempeño de sus distintas actividades.

Normas Del Comité Ejecutivo

10.1 Responsabilidades

Establecer directrices sobre seguridad y administración de riesgos. Determinar las políticas, normas, medidas, dispositivos y procedimientos de prevención, seguridad y aseguramiento que La Fundación requiera para cubrir las políticas anteriores.

Del Personal Reconocer que la seguridad es una responsabilidad compartida entre todo el personal que labora en La Fundación. 10.2

Garantizar la seguridad del personal y su clientela contra toda eventualidad, dentro

Clientela y

de sus instalaciones y durante el desempeño de sus actividades.

personal 10.3

Minimizar los riesgos de quebrantos fraudulentos, estableciendo las normas,

Productos y

medidas y procedimientos preventivos y de seguridad en los productos, servicios y

servicios

procesos que los soportan.

10.4

Proteger la información de acuerdo con su importancia y valor, así como

Información

resguardar los activos informativos en donde se procesa.

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10. Seguridad, Continúa 10.5

Asegurar los activos patrimoniales de La Fundación contra eventualidades

Activos

delictivas y/o de la naturaleza que puedan generar una afectación trascendente.

10.6

Utilizar esquemas de transferencias de riesgos, vía el aseguramiento o

Transferencia de

afianzamiento, cuando este medio resulte conveniente en relación a su costo

riesgos

beneficio.

10.7

Investigar administrativamente hechos dolosos que por su trascendencia o

Investigación de

impacto económico afecten los intereses de La Fundación.

Ilícitos Denunciar y seguir juicio de carácter penal a toda tercera persona que intente o haya cometido delito contra los intereses de La Fundación. Queda prohibida la negociación de la reparación del daño derivado de actividades.

10.8 Prohibiciones y sanciones

Sancionar conforme a la normatividad interna y al marco jurídico en vigor, las acciones dolosas y negligentes del personal que tiendan o afecten el patrimonio de La Fundación.

10.9

Contar con planes de contingencia que permitan garantizar la continuidad

Planes de

operativa de la Fundación.

contingencia

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11. Registro contable de las operaciones Es política de La Fundación contar con un sistema de registro de sus operaciones financieras, que le permita cumplir con las necesidades internas y externas de información, con estricto apego a las normas establecidas.

Normas 11.1

La Fundación deberá contar con un sistema de registro automatizado, que le brinde

Sistema de

los mecanismos de seguridad y control adecuados.

registro automatizado 11.2

El Consejo Directivo será quien autorice los criterios contables bajo los cuales deba

Criterios

llevarse a cabo el proceso de registro de la operación diaria.

contables 11.3

El sistema de registro contable permitirá la emisión de información financiera y

Proceso de

contable en el momento que se requiera.

información La estructura de la información deberá estar definida con apego irrestricto a los lineamientos

internos

definidos

por

La

Fundación

(políticas,

normas

y

procedimientos de registro) y externos (leyes gubernamentales). Deberá generarse un proceso de análisis e interpretación de estados financieros que facilite el entendimiento de la información contable. 11.4

El manejo y control de documentación fuente, deberá contar con los mecanismos de

Control de

seguridad y control que le permita tanto a directivos como a autoridades su consulta

documentos

en el momento que se requiera.

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12. Función de auditoría Es política de La Fundación contar con una función de auditoría que le permita al Comité de Auditoría y Gestión de Control, conocer con oportunidad si las estrategias, la normatividad y el marco regulatorio, se cumplen y responden adecuadamente a los intereses de La Fundación, enfatizando lo relacionado a la suficiencia de control interno, el cuidado de los activos propios y de terceros, así como los resultados y el control directivo; coadyuvando con todo ello a un marco de seguridad y bajo un nivel de riesgo que facilite la permanencia y crecimiento de La Fundación.

Normas 12.1

Con la finalidad de permitir el adecuado funcionamiento de Auditoría Interna, se

Independencia

establece como línea de reporte: funcionalmente al Comité de Auditoría y Gestión de

de acción

Control, administrativamente al Consejo Directivo.

12.2

Es facultad de Auditoría el libre acceso a las diferentes áreas de La Fundación,

Facultades

previa identificación y de acuerdo a las normas. Es facultad de Auditoría revisar en cualquier tiempo y con entera libertad, registros, archivos, documentos, expedientes y en general, cualquier elemento o bien de La Fundación que contenga información de las operaciones, o relacionada con ellas, o cuya custodia o tenencia signifique una responsabilidad para La Fundación.

12.3

En apego irrestricto al Código de Ética de La Fundación, toda intervención de

Conducción de

Auditoría se conducirá siempre con verdad, respeto y absoluta discreción sobre sus

la auditoría

programas, actuaciones y hallazgos, informando de estos últimos, en primer lugar, al responsable del área auditada, con la finalidad de que éste pueda aportar información adicional o formular las aclaraciones que procedan, a fin de evitar distorsiones en la información. Como excepción a esta política, se encuentra el caso donde se presuma o se establezca con certidumbre, alguna responsabilidad dolosa del Directivo o Funcionario a cargo del área auditada, en cuyo caso se recurrirá al primer nivel inmediato superior que se encuentre libre de colusión.

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12. Función de auditoría, Continúa 12.4

La selección del personal para el área de auditoría deberá realizarse cuidando todos

Selección y

los aspectos señalados por La Fundación, a través de un perfil previamente definido.

capacitación 12.5

El establecimiento y desarrollo de procedimientos generalmente aceptados para esta

Procedimientos

disciplina, deben tener plena aplicabilidad en un ambiente financiero y automatizado, cuidando su economía, eficiencia, eficacia, oportunidad y confidencialidad.

12.6

Se participará con la amplitud necesaria de los resultados al Comité de Auditoría, al

Manejo de la

Comité Ejecutivo, a los Directivos afectados y específicamente al Comité Ejecutivo.

información Bajo autorización del Comité de Auditoría y Gestión de Control, podrá proporcionarse información a los diferentes Comités, Auditores y Revisores externos. 12.7

El área de Auditoría deberá mantenerse en contacto con las áreas auditadas, a fin

Seguimiento

de dar seguimiento a los informes de auditoría, cuidando que las medidas tomadas respeten el marco normativo y estén orientadas a solucionar las causas de los problemas y prevenir su ocurrencia inmediata o futura. Reconociendo que existen otros procesos de control en La Fundación, éstos deberán ser auditados incluyendo en dicho examen, su propio proceso de seguimiento.

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13. Asuntos fiscales Es política de La Fundación asegurar que sus compromisos fiscales sean cubiertos correcta y oportunamente (en tiempo y forma), ante las respectivas autoridades, y que su registro contable sea acorde a los lineamientos oficiales establecidos.

Normas Del Área Fiscal

13.1 Responsabilidades

Asegurar que La Fundación cumpla sus responsabilidades fiscales de manera oportuna y correcta, a través del seguimiento y análisis de los actos y operaciones que tengan una repercusión fiscal. Emitir la normatividad correspondiente para el cumplimiento de las obligaciones fiscales emanadas de la operación. Optimizar la carga fiscal con la aplicación del conocimiento profundo de las propias leyes fiscales. Atender los requerimientos y las disposiciones de las autoridades fiscales. Entregar al Comité Ejecutivo y al Consejo Directivo, información confiable y oportuna para el control y toma de decisiones en la materia.

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13. Asuntos fiscales, Continúa 13.1

De los Directivos respecto del cumplimiento de las obligaciones fiscales en La

Responsabilidades,

Fundación

Continúa

Cumplir con la normatividad establecida por el Área Fiscal, en todos los actos o actividades que realicen, para con ello lograr la optimización de la carga fiscal y el cumplimiento de las normas fiscales establecidas. Todo asunto fiscal que emane de, o afecte a las diferentes áreas de la FUNDACIÓN, deberá ser canalizado de inmediato al área fiscal para su análisis y resolución. En ningún caso, el Directivo ni el personal asumirán por su cuenta tal responsabilidad. Todo proceso relacionado con la actividad fiscal de la FUNDACIÓN deberá estar documentado de manera suficiente y de conformidad con las Políticas Corporativas aprobadas. Efectuar los cálculos de las obligaciones fiscales, apegándose a la normatividad establecida por el Área Fiscal.

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14. Asuntos jurídicos Es política de La Fundación mantener una constante seguridad jurídica en todos los ámbitos en que opera, tanto a nivel interno como externo, nacional e internacional, a fin de garantizar su desarrollo dentro de los marcos legales correspondientes y la defensa de sus intereses.

Normas Área Jurídica

14.1 Responsabilidades

Es la responsable en forma exclusiva, de recibir y atender oficios, requerimientos y toda clase de comunicaciones y eventualidades de carácter jurídico de las autoridades judiciales, administrativas locales, estatales o federales. Igualmente es responsable de la contestación de demandas y de la atención y cuidado de todos los asuntos y procedimientos de índole jurídica. Además,

podrá fungir como Oficialía de Partes Receptora y Emisora de

documentos de la FUNDACIÓN, donde deberá canalizarse, desde el primer momento, toda correspondencia que requiera atención de tipo jurídico. Previa autorización del Comité Ejecutivo, podrá contratar, coordinar, supervisar y controlar los servicios jurídicos necesarios en el País y en el extranjero y regular su retribución conforme a las facultades establecidas. Seleccionar, contratar y coordinar todo lo referente a los Notarios y Corredores Públicos que intervengan en asuntos de la FUNDACIÓN, así como a los Gestores de la FUNDACIÓN que participen en trámites de inscripción en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio. Validar textos y documentos con incidencia jurídica para fines de su uso y publicación a nivel de su Obra Normativa.

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14. Asuntos jurídicos, Continúa 14.1

Defender los intereses de la FUNDACIÓN ante los tribunales, en los juicios o

Responsabilidades,

instancias que directamente tramite o se sigan a través de los servicios jurídicos

Continúa

que controle para el efecto. Elaborar, validar y actualizar los convenios, contratos, otros textos y toda la documentación relacionada con las operaciones de la clientela. Estudiar y asesorar desde el punto de vista jurídico, sobre los nuevos productos y servicios que se pretenden incorporar al Grupo. Gestionar y asesorar en todo lo concerniente al registro de patentes y marcas que interesen al Grupo. Prestar toda la asesoría y control jurídico que se requiera para poner a salvo los intereses de la FUNDACIÓN. Crear un proceso de información que le permita comunicar al Comité Ejecutivo, al Consejo Directivo y a los Directivos involucrados, el estatus de los diferentes asuntos jurídicos de la FUNDACIÓN y las estrategias a seguir. Diseñar e implementar un proceso de guarda y custodia de los expedientes de cada caso, vigilando que éste cumpla con altos estándares de seguridad y control de la documentación correspondiente.

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15. Mercadotecnia Es política de La Fundación contar con una estrategia de mercadotecnia que le permita acercarse al cliente de productos y servicios para propiciar una actitud favorable y acrecentar la que ya existe entre su clientela.

Normas 15.1

El Comité Ejecutivo es quien debe tener asignada en forma exclusiva la

Responsabilidades

realización de planes y estrategias de mercadotecnia y publicidad, de acuerdo con las prioridades de La Fundación y los presupuestos correspondientes, llevando a cabo desde su planeación, la ejecución y control en forma estricta.

15.2

Los gastos de publicidad y promoción a las cuentas de resultados deberán ser

Aplicación de

manejados y controlados exclusivamente por el Comité Ejecutivo.

gastos de mercadotecnia 15.3

Con el fin de apoyar y facilitar la comercialización de los productos y servicios

Campañas

definidos, así como la introducción de nuevos proyectos, el Comité Ejecutivo

publicitarias

desarrollará las campañas publicitarias con los recursos asignados para tal fin.

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16. Relaciones públicas Es política de La Fundación mantener una relación óptima con la sociedad en general, basada en sus principios éticos y profesionales y manteniendo siempre en alto la imagen e identidad corporativa.

Normas 16.1

Durante los actos y hechos de relevancia de La Fundación, el Comité Ejecutivo es

Actividades de

el responsable de cuidar la imagen e identidad de La Fundación en todos los actos y

relaciones

la calidad uniforme de los servicios de apoyo requeridos de acuerdo con el tipo de

públicas

evento. Toda persona que visite las oficinas deberá ser plenamente identificada, debiendo verificarse la cita correspondiente antes de conducir a la persona al espacio respectivo. El Comité Ejecutivo será el responsable de coordinar los servicios de representación, consultoría, apoyo y gestoría ante dependencias gubernamentales y privadas, así como con personas físicas.

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17. Prensa e información al público Es política de La Fundación ofrecer a la opinión pública información oportuna y adecuada respecto a su desempeño, y sobre los hechos y acontecimientos relevantes en los que participa.

Normas 17.1

Es responsabilidad del Comité Ejecutivo mantener una estrecha relación con los

Relaciones con

representantes de los medios de difusión masivos nacionales y con los

los

corresponsales extranjeros acreditados en México, a fin de obtener de ellos el

representantes

máximo apoyo para informar de forma oportuna, clara y objetiva al público.

de los medios 17.2

Los Directivos que requieran utilizar los medios de difusión para dar a conocer

Aprovechamiento

anticipadamente el inicio autorizado de nuevos proyectos o para difundir cualquier

de los medios de

asunto relacionado con La Fundación, deberán coordinarse con el Comité Ejecutivo,

difusión

para que por este conducto se envíe la información correspondiente para su validación.

17.3

Las carpetas y síntesis informativas de prensa, deberán ser elaboradas

Elaboración de

exclusivamente por el área responsable de información y prensa. La carpeta será

carpetas y

objeto de una distribución selectiva.

síntesis informativa de prensa 17.4

La persona que reciba de los medios de difusión una invitación para entrevista en

Entrevistas al

su carácter de miembro de La Fundación, deberá recabar previamente la

personal

autorización por parte del área responsable de Información y Prensa.

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17. Prensa e información al público, Continúa 17.5

La emisión de opiniones a nombre de La Fundación, relacionadas con ésta o sus

Emisión de

actividades, ya sea en la prensa o en cualquier otro medio de difusión,

opiniones o

únicamente deberá hacerse a través del área responsable de Información y Prensa.

comunicados en los medios de difusión

La emisión de opiniones en otros foros públicos como conferencias y pláticas entre otros, deberán ser aprobadas por el Comité Ejecutivo, con el conocimiento del área responsable de Información y Prensa, invariablemente. La comunicación al extranjero, deberá ser previamente valorada y autorizada por el Comité Ejecutivo.

17.6

El personal que participe como expositor en cursos, seminarios, conferencias y

No utilización del

congresos entre otros, no organizados por La Fundación, o se dedique de manera

nombre de La

alterna a la docencia en alguna Institución educativa o entidad no lucrativa, deberá

Fundación

asegurarse de no utilizar el nombre de La Fundación sin la previa autorización del Comité Ejecutivo.

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18. Información Es política de La Fundación contar con información confiable y oportuna, que ésta provenga de fuentes aprobadas y que además se encuentre disponible bajo altos estándares de oportunidad, seguridad y control, con el fin de agregar valor a las decisiones del negocio. Esta política es aplicable al proceso de información en sus componentes de creación, operación y explotación. Del mismo modo, regula la generación y administración de los datos

en cuanto a su

oportunidad, exactitud, accesibilidad, flexibilidad, integridad, seguridad y redundancia.

Normas Del Comité Ejecutivo

18.1 Responsabilidades

Establecer directrices y definir normas para: 

Usos generales de datos e información.

Desarrollo, implantación y/o modificación del proceso de información

Definición de conceptos y agregaciones (incluye criterios de distribución, ingresos, costos y gastos)

La administración de datos e información.

Seguridad y Facultades de uso y acceso a la información.

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18. Información, Continúa De Sistemas

18.1 Responsabilidades, Continúa

Instrumentar los procesos de acopio, administración y entrega de datos e información. Atender los requerimientos de información de las áreas usuarias con apego a la normatividad de datos e información. Administrar el registro de datos y definiciones de las bases de datos institucionales. Implantar procesos, sistemas y herramientas que permitan asegurar la oportunidad, exactitud, accesibilidad, flexibilidad, integridad y redundancia de los datos, así como el apego a las políticas y normas de Seguridad Informática. Apoyar a la Dirección en lo indicado anteriormente y ser el soporte técnico especializado.

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18. Información, Continúa 18.1

De los Responsables de procesos, productos, servicios y/o modelos de

Responsabilidades,

información

Continúa

Diseñar sus procesos, productos, servicios y/o modelos de información, para satisfacer sus necesidades y las de los diversos usuarios, en apego a la política establecida. Usar como fuente de datos y definiciones la que se establezca en la normatividad de datos e información. Diseñar nuevos datos y definiciones en apoyo a su proceso, producto, servicio y/o modelo de información, agregándolos al diccionario de datos de La Fundación y otras fuentes de información según indique la normatividad al respecto. Establecer métricas que aseguren la confiabilidad y oportunidad de los datos e información en su proceso, producto y/o servicio, y darle seguimiento. Asegurar que la información generada por su proceso, producto, servicio y/o modelo de información, sea aprovechada en cualquier área de La Fundación, para su beneficio.

De los Usuarios Utilizar para su operación y toma de decisiones, información que cumpla con las normas y políticas sobre datos e información aprobadas por el Comité Ejecutivo, siempre que exista y, de no ser así, solicitar que el responsable del proceso, producto, servicio y/o modelo de información lo registre dentro del diccionario de datos de La Fundación.

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18. Información, Continúa 18.2

Los datos e información producidos en cualquier área, son propiedad de La

Propiedad de

Fundación y deberán estar disponibles para su uso de acuerdo con las normas y

los datos e

facultades aprobadas por el Comité Ejecutivo.

información La creación de datos estará basada en la normatividad definida, y la explotación de los mismos se hará de acuerdo con los modelos de información específicos, fundamentados sobre dicha normatividad. Los datos e información deberán clasificarse en:

18.3 Clasificación de la información

Datos de La Fundación Deberán estar siempre centralizados y sólo por razones de eficiencia, éstos podrán ser replicados con extrema cautela, vigilando su sincronía con los datos fuente, así como su integridad y resguardo. Datos Locales Están limitados a la cobertura funcional y física de un área. Están asociados con el negocio y no modifican ni tienen implicaciones con los datos institucionales.

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19. Franquicias La Fundación debe precisar las características y condiciones bajo las cuales se otorgarán las franquicias.

Normas Es necesario documentar todas y cada una de las Franquicias negociadas.

19.1 Características

La aceptación de las características y condiciones que regirán los derechos de las Franquicias otorgadas, estará amparada con la firma autógrafa de las partes involucradas. (Franquiciante y Franquiciatario). El desapego a las características y condiciones de las Franquicias, implicará el término de ésta, cuando la irregularidad corresponde al Franquiciatario (al que se le otorgaron los derechos), siempre y cuando el Franquiciante (La Fundación que otorgó los derechos) así lo decida. A través de un proceso de supervisión, se detectará el desapego a las características y condiciones definidas. Cuando el dueño de la Franquicia desee dar por terminada la relación, La Fundación será quien decida el momento y bajo las condiciones que se dará.

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20. Operaciones con partes relacionadas Deberán considerarse operaciones con partes relacionadas, aquellas que lleve a cabo La Fundación, mediante una transacción con una persona física y/o moral que se encuentre en cualquiera de los siguientes supuestos: 

Sea una persona que controle o tenga influencia significativa en una persona moral que forme parte de La Fundación.

Que tengan poder de mando en una persona moral que forme parte de La Fundación.

El cónyuge, la concubina o el concubinario y las personas que tengan parentesco por consanguinidad o civil hasta el cuarto grado o por afinidad hasta el cuarto grado, con personas físicas que controlen, tengan poder de mando o influencia significativa en una persona moral que forme parte de La Fundación.

Normas 20.1

Trimestralmente el Director General le informará al Comité de Auditoría y Gestión de

Características

Control, sobre las transacciones realizadas con partes relacionadas, debiendo aclarar las dudas que pudiesen existir. Cualquier operación con partes relacionadas, tendrá que ser presentada para su revisión al Comité de Planeación y turnada para su aprobación al Consejo Directivo. El Comité de Planeación mantendrá un registro de operaciones con partes relacionadas autorizadas y de las condiciones bajo las cuales se autoriza realizar transacciones con las mismas. Este registro se actualizará con base en los informes que presente el Director General de La Fundación. Toda transacción con partes relacionadas se realizará a precios o cotizaciones de mercado. Cualquier transacción que no cumpla con esto, será remitida al Comité Ejecutivo para determinar las sanciones correspondientes.

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20. Operaciones con partes relacionadas, Continúa 20.1

Para definir los precios o cotizaciones de mercado, se obtendrán al menos dos

Características,

cotizaciones adicionales que describan bienes o servicios de características iguales

Continúa

o similares en costo, calidad, entrega y demás criterios considerados para la adquisición. Se reconocerá la posibilidad de realizar transacciones con partes relacionadas con organizaciones del mismo giro, siempre y cuando éstas le representen beneficios económicos respecto al precio, disponibilidad y calidad en comparación con otros. En ningún caso podrán los facultados aprobar una operación en la cual tengan conflicto de interés o una relación personal con la parte relacionada. En ese caso tendrá que ser aprobado por el nivel jerárquico inmediato superior. Anualmente,

Los Consejeros, Directivos y Empleados,

presentarán una

“Declaración de Operaciones con Partes Relacionadas” donde se confirme si es que se tiene conocimiento sobre alguna transacción con partes relacionadas. Dichas declaraciones deberán ser remitidas al Comité de Auditoría y Gestión de Control a través de auditoría interna, quien será responsable de su resguardo.

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21. Conflicto de intereses Debe evitarse cualquier posible conflicto de interés que fuere factible con motivo de su participación en los diversos Órganos de Gobierno o derivado del puesto o posición que ocupen dentro de La Fundación. Un conflicto de intereses puede existir cuando un Consejero, Director y/o Empleado de La Fundación y/o sus subsidiarias o familiar consanguíneo hasta el cuarto grado, por afinidad o civiles o de su cónyuge o concubino(a), tiene un beneficio directo o indirecto, debido a la influencia en la toma de decisiones para la realización de operaciones.

Normas Toda operación que pueda presentar algún conflicto de interés, deberá ser revelada

21.1 Características

y aprobada de forma escrita, por el Consejo Directivo. Todo conflicto de interés debe ser informado al Comité de Planeación a la brevedad posible, siempre que dicha situación involucre a los Consejeros, Directivos, Funcionarios y/o Empleados de La Fundación, familiares consanguíneos hasta el cuarto grado, por afinidad o civiles o de su cónyuge o concubino(a). Para efectos de evitar un conflicto de interés, Consejeros, Directivos, Funcionarios y/o Empleados, no negociarán o especularán con productos y /o servicios de La Fundación. Al personal de La Fundación no se le permitirá aceptar regalos, entretenimientos, viajes o favores que vayan más allá de las cortesías comunes, asociadas generalmente con las prácticas comerciales o cualquier comisión, honorarios o pago de cualquier tipo, por entidad ajena a La Fundación. El Comité de Auditoría y Control de Gestión presentará anualmente, para aprobación del Consejo Directivo, la definición y descripción de lo que se entenderá por cortesías comunes. En caso de duda sobre la interpretación del contenido y alcance de lo dispuesto en la presente sección, se deberá formular consulta escrita al Comité de Planeación.

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22. Sistema Institucional de Normatividad La Fundación deberá contar con un Sistema Institucional de Normatividad, en donde se integren de manera ordenada y actualizada todas sus políticas, normas, procedimientos y facultades, asegurando una adecuada distribución, en función a los contenidos y necesidades específicas, con un alto nivel de seguridad y control. El sistema debe contemplar los procesos que interactúan dentro de La Fundación para emitir, documentar, difundir y mantener actualizada su normatividad. El sistema deberá estar integrado bajo el siguiente esquema:

Normas 22.1

Es el órgano de acción y decisión multidisciplinaria concebido para garantizar la

Comité de

validez, legitimidad, funcionalidad y conservación del Sistema Institucional de

Normatividad

Normatividad. Actúa como un foro de información, seguimiento y retroalimentación sobre la actividad normativa.

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22. Sistema Institucional de Normatividad, Continúa 22.2

Podrá estar conformado por las Direcciones de las Áreas de Capital Humano,

Estructura del

Auditoría, Finanzas y Jurídico.

Comité Este Comité será coordinado por el Comité Ejecutivo. 22.3

Asesorar, integrar y distribuir la normatividad, asegurando la congruencia de

Responsabilidades

mensajes y dando seguimiento a faltantes y desactualizaciones. Validar que la obra normativa se apegue a los estándares corporativos establecidos. Asegurar congruencia entre los diferentes lineamientos existentes. Vigilar el mantenimiento de la obra normativa. Normatividad

22.4 Características del Comité

Es un conjunto de criterios, disposiciones e instrucciones específicos, definidos y documentados de manera clara y precisa para guiar la toma de decisiones y las acciones consistentemente con la visión, misión,

metas y objetivos de La

Fundación. Obligatoriedad Debe cumplirse expresamente por el personal, en virtud de las necesidades de operación, administración, control, imagen e identidad corporativa, con apego irrestricto a la orientación de negocios de la Asamblea de Accionistas y al marco jurídico en vigor. Sanciones Su incumplimiento está sancionado por la propia normatividad de La Fundación, contrato colectivo de trabajo, Reglamento Interior de Trabajo y demás ordenamientos emitidos.

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22. Sistema Institucional de Normatividad, Continúa 22.4

Fundamentos

Características

Con base en estrategias y objetivos corporativos establecidos por el Comité

del Comité,

Ejecutivo, el Sistema Institucional de Normatividad se fundamenta en los

Continúa

lineamientos siguientes: a) Dirección La existencia y difusión oportuna de las directrices que orienten y soporten la acción y las decisiones que se adopten para el logro de los objetivos de La Fundación. b) Control La importancia de contar con información suficiente, clara y oportuna, que evite exponer innecesariamente a La Fundación a riesgos no previstos, referentes a la operación y administración. c) Organización La necesidad de una organización dinámica y funcional con procedimientos bien definidos que permitan la continuidad de La Fundación, ante la ausencia y/o rotación del personal. d) Imagen e identidad corporativa La uniformidad y consistencia en la aplicación de criterios normativos de tal manera que se facilite un alto nivel de servicio, es decir, que en cada oficina de La Fundación se estandarice la manera de proyectar su imagen e identidad, tanto en los elementos tangibles como en los intangibles. e) Marco Jurídico La obligación de asegurar que las actividades de La Fundación se realicen con apego irrestricto al marco jurídico de operación permitido.

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22. Sistema Institucional de Normatividad, Continúa 22.5

Para evitar cualquier desviación o incumplimiento potencial de las obligaciones y/o

Medidas

deberes conferidos por las Autoridades, El Consejo Directivo establecerá medidas

correctivas por

preventivas y correctivas, las cuales deberán ser observadas sin excepción, por

incumplimiento

todos los miembros de La Fundación.

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