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Metodología de Peter Checkland

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E t e p a s d e l a Me t o d o l o g í a d e S i s t e m a s S ua v e s

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Límites de la MSS

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A p l i c a c i ó n P r á c t i c a d e l a MS S


Metodología de Peter Checkland Una herramienta para ayudar a definr problemas situacionales en los cuales hay una actividad con un alto componente social, político y humano.

L

a Metodología de sistemas blandos (SSM por sus siglas en inglés) de Peter Checkland es una técnica cualitativa que se puede utilizar para aplicar los sistemas estructurados a las situaciones asistémicas. Es una manera de ocuparse de problemas situacionales en los cuales hay una actividad con un alto componente social, político y humano. Esto distingue el SSM de otras metodologías que se ocupan de los problemas DUROS que están a menudo más orientados a la tecnología. El SSM aplica los sistemas estructurados al mundoactual de las organizaciones humanas. Pero crucialmente sin asumir que el tema de

la investigación es en sí mismo es un sistema simple. El SSM por lo tanto es una manera útil de acercarse a situaciones complejas y a las preguntas desordenadas correspondientes. Esta metodologia se originó de la comprensión que los sistemas “duros” estructurados y fue desarrollada por Peter Checkland con el propósito expreso de ocuparse de problemas grandes y complejos. Él concibe su “Soft Systems Methodology (Metodología de sistemas blandos)” a través del desarrollo de un número de proyectos de investigación en la industria y logró su aplicación y refinamiento luego de un número de años.

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El desarrollo de MSS para Checkland(1993), "No tiene como resultado el establecimiento de un método que en cualquier situación particular se tiene que reducir a un método adecuado únicamente a esa situación particular", este aspecto de suma importancia porque considera la complejidad del mundo real en continuo cambio, no pudiendo establecerse dos casos problemáticos iguales a los cuales se podría abordar de igual modo. Además, asume que la Metodología de Sistemas Blandos es un intermedio en estatus, entre una Filosofía y una Técnica o un método.

Problemas duros Son problemas determinados previamente caracterizados por el hecho en la metodologia. de que están bien definidos. Se asume, en ellos, que hay una solución definida. Por lo cual, se puede definir qué tipo de resultado se logrará antes de pones en ejecución la solución. Los “QUE” y los “COMO” de un problema duro pueden estar

(amplia) para la acción, dejando la suficiente libertad en su accionar y por otra parte tiene de técnica porque es un programa de acción específico y preciso, en donde la Filosofía le indica el "Que" y una técnica le indica el "como", determinándose tanto el "Que" y el "Como" de la Metodología de Sistemas Blando.

Considerándola como Como resultado del filosofía porque es una proceso de desarrollo de pauta no especifica s.

la MSB, se pudo establecer como característica. 1) Debía de poder usarse en situaciones de problemas verdaderos. 2) No debía ser vaga en el sentido de que tenía que ser un acicate más grande para la acción, más que ser una filosofía general de todos los días. 3) No debía ser precisa, como es la técnica, pero debía permitir discernimientos que la precisión pudiera excluir.

Problemas Suaves

Son difíciles de definir. Cuando pensamos en problemas suaves, no pensamos en problemas sino en situaciones

problemas. Se parte del hecho de que las cosas no éstan trabajando de la manera en que lo deseamos y queremos

averiguar porqué y vemos si hay aalguna cosa que podamos hacer para aliviar la situación.


E T A P A S D E L A ME T O D O L O G Í A D E S I S T E MA S SU A V E S 7. Acción para m ej o r ar l a s i t uac i ó n

1. Si t uac i ó n problema n o es t r uc t ur ad a

6. D e fi n i c i ó n d e l o s c a m b i o s fa c t i b l e s d es eab l es

2. Situación-problema expresada

3. D e fi n i c i o n e s r ai z

L

5. Comparación de los m o d el o s c o n el m un d o

m un d o ab s t r ac t o

Mu n d o r e a l

4. Mo d e l o s conceptuales de l o s s i s t em as

a metodología de checkland contempla dos tipos de actividades: la primera que contiene la identificación de la situación problemática, el diseño de cambios deseado y la implantación de estos cambios, estas son actividades del Mundo Real que necesariamente involucran personas en la situación problema. La segunda está conformada por el diseño de sistemas de la actividad humana que son actividades propias del pensamiento de sistemas, que quizás puedan o no involucrar personas en la situación problemática (Mundo Abstracto).


L a M S S c o n s t a d e s i e t e e s t a d i o s y s e d e fi n e n a s í :

Estadio 1: Situación problema no es t r uc t ur ad a En este estadio se reúne toda la información disponible, se identifica y se entrevista a los participantes en la situación problema, con la finalidad de obtener una profunda comprensión de la situación. En este proceso la observación de los sucesos se ve liberado de las interrelaciones existentes entre los elementos que participan en la porción de la realidad percibida dejando como función del investigador percibir elementos, expresiones en tornos y además hechos no relacionados pero que son relevantes de tal percepción.

Estadio 2: Situación problema e x pr e s a d a En este estadio se expresa la situación en estudio a través de graficas enriquecidas. Estas son los medios para capturar tanta información como sea posible referente a la situación problemática. Una grafica enriquecida puede mostrar

límites, la estructura, flujos de información, y los canales de comunicación. Pero particularmente muestra el sistema humano detrás de la actividad.


Estadio3: Definiciones raiz de los sistemas pertinentes En este estadio en base a la información reunida, se identifica los sistemas relevantes y se procede a elaborar las definiciones raíces correspondientes. Las definiciones raíces se escriben como oraciones que expresan los objetivos a lograr por un sistema. En la construcción de una definición raíz se debe considerar un conjunto de seis

factores representados por el nemónico CATWOE.

Estadio Es un momento, periodo o estado que forma parte del proceso de aplicación de la metodología.

Customer: Son aquellos individuos o entidades que se ven beneficiadas o perjudicadas por el funcionamiento del sistema.

Actor:Son los que hacen posible el proceso de transformación que se lleva a cabo en el sistema.

Transformation: Es el proceso realizado por el sistema, que consiste en sintetizar un conjunto de salidas a partir de un conjunto de entradas.

Weltanschauung:Es la perspectiva que da origen a la definición raíz.

Owner:Es aquel individuo, entidad o macrosistema que en algún momento puede decidir por la destrucción (o salida de funcionamiento) del sistema.

Environment:son aquellas limitaciones al funcionamiento del sistema que son impuestas por agentes externos a él y que conforma su ambiente.


E s t a d i o 4 : M o d e l o s c o n c e pt u a l e s d e l o s s i s t e m a s n o m b r a d o s e n l a s d e fi n i c i o n e s r a í c e s

Modelo conceptual

Partiendo de las definiciones raíz se elabora modelos conceptuales que represente idealmente las actividades que según la Es una idea global definición raíz se debe realizar en sobre los individuos, los el sistema. Un modelo conceptual grupos,la situaciones, y acontecimientos se elabora utilizando un modelo los general de sistema denominado que interesan a una disciplina. los modelos modelo Formal de sistemas.

los conceptos que son palabras que describen imágenes mentales de los fenomenos.

conceptuales se construyen a partir de

E s t a d i o 5 : C o m p a r a c i ó n d e l o s m o d e l o s c o n e l m u n d o r e a l.

En este estadio se procede a comparar las actividades realizadas en la situación actual (Estadio 2), con las descritas en los modelos conceptuales(Estadio 4), esta comparación tiene como propósito el permitir que afloren las diferencias que existen entre lo actual y lo ideal, posteriormente estas diferencias darán origen a los cambios que deberán realizarse sobre las actividades realizadas por el sistema humano.Esta etapa se debe hacer junto con los participantes interesados en la situación problema.


E s t a d i o 6 : D e fi n i c i ó n d e l o s c a m b i o s fa c t i b l e s d e s e a b l e s . En este estadio se definirán los posibles cambios que satisfagan dos criterios simultáneamente: a) que sean deseables sistemáticamente y b) factibles culturalmente. El primero serefiere a que los holones de propósito definido diseñados deben ser de verdad y de hecho pertinentes para la situación problema y el segundo a que la implementación de los cambios de llevara a cabo en una cultura humana, y esta modificara la cultura, por lo que dichos cambios se deben considerar como significativos dentro de la cultura. Se procede a comparar los modelos conceptuales con el mundo real, de esta etapa deben salir las diferencias de lo que se describe en el modelo y lo que existe en la realidad.

Estadio 7: Acción para mejorar la situación problema Este se basa en llevar a cabo las acciones partiendo del estadio 6 para mejorar la situación problema. Estos posibles cambios puede hacerse en diversos

planos; en la estructura, en procedimientos y en actitudes.

A veces varias iteraciones de estos siete pasos se requieren para proucir buenos resultados


Metodología de sistemas suaves

L i m i t ac i o n es Esta metodología requiere que los participantes se adapten al concepto completo.

Tenga cuidado de no angostar el alcance de la investigación demasiado pronto

Es difícil montar el gráfico enriquecido, sin la imposición de una estructura y de una solución particular ante la situación problemática.

La gente tiene dificultades para interpretar el mundo de una manera distendida. Ello a menudo muestra un deseo compulsivo para la acción.


Estudio de la situación problema del Área de Desarrollo S o c i a l d e l a U n i v e r s i d a d d e O r i e n t e N ú c l e o Mo n a g a s a t r a v é s d e l e Me t o d o l o g i a d e P e t e r C h e c k l a n d

Fase 1: Visión Ampliada del Área de El área de desarrollo social de la Universidad De Oriente núcleo Monagas, es un subsistema dentro de la universidad, el cual realiza sus funciones con un personal de 7 empleados con sus respectivos ayudantes, el equipo lleva a cabo sus labores en el segundo piso del Edificio Comunal ubicado en el Campus Los Guaritos.

vienen del rectorado, coordina y evalúa el conjunto de decisiones a tomarse dentro del área, asi como velar por el cumplimiento de las labores de sus subordinados. Delegado de Desarrollo Social: Ayuda al director en sus funciones y está autorizado para asumir las responsabilidades del director en su ausencia.

Director de Desarrollo Social: Se encarga de enviar los lineamientos que Jefe de Área de Desarrollo Social:


Estructra organizacional del área de desarrollo social de la Univesidad de Oriente Núcleo Monagas

se encarga de bajar líneas de acción a cada uno de los coordinadores de los diferentes programas de ayudantía. Coordinador de Ayudantía Ordinaria: se encarga de reunir, ordenar, relacionar y organizar todo lo referente al beneficio fijo mensual que se otorga a los estudiantes de bajos recursos económicos y que estos a su vez se encargan de desarrollar una labor dentro de las instalaciones universitarias. Coordinador de Ayudantía Técnica: se encarga de reunir, ordenar, relacionar y organizar todo lo referente al beneficio fijo mensual que se otorga a los estudiantes de bajos recursos económicos y que estos a su vez se encargan de desarrollar una labor dentro de las instalaciones universitarias mínima de 10 horas semanales. Coordinador de Becas de Residencia: se encarga de reunir, ordenar, relacionar y organizar todo lo

referente al beneficio fijo mensual que se otorga a los estudiantes de bajos recursos económicos y que no sean residenciados en la localidad, para el pago de su inquilinato. Secretaria de Jefatura: Realiza labores asignadas por el jefe de departamento: redacción, organización y procesamiento de documentos. Ayudantes: Estudiante Beneficiario de alguno de los programas de ayudas socioeconómicas, dependientes del Área de Desarrollo Social, encargados de prestar ayuda social y humana a los distintos coordinadores. El Área cuenta con recurso tecnológico de computación formado por cinco computadoras con sus respectivas impresoras. El personal labora de 8:00 am a 12:00 m y de 2:30 pm a 5:30 pm de lunes a viernes y manejan una matrícula de estudiantes de 538 beneficiarios; 173 ayudantes técnicos, 289 ayudantes ordinarios y 76 becarios residenciales.


Área de Desarrollo Social, su ambiente y sistemas ampliados.

Las funciones del sistema se efectúan siguiendo listados que vienen de dirección, cada coordinador posee su base de datos donde administra a sus beneficiarios, las nominas del pago vienen del administrador de la delegación (Miroslaba). La nomina se lleva a la sede de Juanico al departamento de finanzas (Fidel) y ellos distribuyen el dinero a los beneficiarios. Las principales funciones que realiza el sistema son: Brindar al estudiante atención socio económica en base a su realidad social y académica. Suministrar información al estudiante acerca de los beneficios económicos que le brinda la delegación de desarrollo de bienestar estudiantil.

• Recepción de solicitudes por los estudiantes cada inicio de semestre. • Seleccionar estudiantes universitarios. • Realizar procesos de renovación de ayudantías y becas de residencia. • Controlar la asistencia del ayudante en su sitio de trabajo mediante la planilla de relación mensual de trabajo. • Elaboración de nominas. • Remisión al área de orientación a estudiantes que lo ameriten según su situación socio-económica y académica. 2) Aspectos Críticos describe con mayor detalle aquellos aspectos que fueron percibidos como los focos problemáticos, es decir, que podrían ser el origen de las situaciones problemáticas, basándose en


Gráfico de intercconexión de focos problemáticos

las opiniones y puntos de vista de los oficinas no es el adecuado para un actores involucrados en ésta. buen rendimiento humano; se posee un solo aire acondicionado y se encuentra En el sistema objeto de estudio se en mal estado. presentan los siguientes aspectos El principal equipo de trabajo críticos: (ordenador) del coordinador de becas La infraestructura o espacios de residencia (David Rodón) es muy físicos donde se labora son muy antigua (Pentium 3). reducidos. Falta de recurso humano. El mobiliario es escaso y/o defectuoso. El acondicionamiento de las

F as e I I : D i s eñ o d e Si s t em as d e l a ac t i v i d ad h um an a pertenecientes al sistema en cuestión. 3. Definiciones Raíces: Comprenden la expresión diversas nociones acerca del sistema en estudio, según los distintos puntos de vista obtenidos de los actores u observadores en la fase anterior, que puedan conducir a algunos cambios que permitan mejorar la situación problemática actual.

Definiciones Raíces: Lcda. Anel Hernández (Coordinadora de ayudantía ordinaria): esta área se encarga de atender las necesidades socioeconómicas, de suministrar información acerca de los beneficios económicos que les brinda la


delegación de desarrollo estudiantil y de controlar el cumplimiento de las labores aginadas al beneficiario. Lcda. Lisbeth Areas (Jefa de Área y Coordinara de Ayudantía Técnica): lo defino como un área que tiene mayor influencia en lo que respecta a la presencia de estudiantes en busca de información sobre las ayudad económicas. Hilda Nieto (Ayudante): es un departamento que brinda apoya y ayuda económica a los estudiantes que no

cuentan con recursos, útil para continuar sus estudios. 4. modelo conceptual: 4.1) concepción: a partir de la definición raíz seleccionada, se relacionan los verbos que explícita o implícitamente aparezcan en ella, con la finalidad de establecer un informe con las actividades mínimas necesarias que le permitirán al sistema actual convertirse en el contemplado en la definición raíz. > Desarrollar las actividades mínimas que contempla el modelo conceptual.

En este caso la definición raíz seleccionada es la expresada por la Lcda. anel Hernández, esta selección se llevo a cabo por la técnica del CATWOE la cual se fundamenta en 6 factores que aparecen explícitos en todas ellas, esto se agrupa bajo el nemónico (consumidor, actores, proceso de transformación, weltanschauung, poseedor y restricción del ambiente). Los verbos que aparecen de momera explícita o implícita en la definición son: planificar, controlar, ayudar e informar.


Las funciones que representan estos verbos se cumplen en las siguientes Actividades: actividades formuladas a continuación 1.Distribuir las tareas entre los (modelo conceptual) empleados. 2.Llevar registros permanentes de los •Planificar: el sistema debe poseer la datos pertenecientes a los beneficiarios. capacidad de realizar la planificación 3.Supervisar el cumplimiento de las de todas sus funciones para lograr la actividades por parte del estudiantado. optimización de todas las actividades concernientes a dicho sistema. •Informar: la información a arrojar a los estudiantes deberá ser precisa veraz Actividades: y confiable, manteniendo estrategias 1. planificar todas las funciones del efectivas dependiendo del tipo de sistema. información a comunicar. 2. crear estrategias que optimecen todas las actividades que realice el Actividades: sistema. •Controlar, coordinar y evaluar: el 1.Publicar los programas que maneja el sistema deberá organizar utilizando la área de desarrollo social a través de trípticos, charlas, previa planificación mediante las carteleras, estrategias que se plantearon, todas la conferencias, entre otros. reuniones de manera actividades que se realizan dentro de el. 2.Realizar

F ac e I I I : d i s eñ o d e c i er t o s c am b i o s . 5) comparación en el modelo conceptual y el sistema actual: a través de la participación de los actores involucrados en la situación problemática, se procede a la comparación formal, minuciosa, coherente y sustentable entre las actividades del sistema existente y las actividades del sistema planteado en el modelo conceptual. Para ello se puede utilizar alguno de los siguientes métodos: generación de preguntas, reconstrucción histórica, discusión general, superposición del modelo. > Si se diseña mas de un modelo, se elige el que se considera mas adecuado para solventar el problema, según los actores involucrados en este. > Se detalla el modelo elegido predefiniendo cada actividad en otras mas especificas.

Para realizar tal comparación fue realizado el siguiente cuadro.


6) definición de cambios A través de la comparación surgen cambios que deberían ser discutidos y acordados para determinar aquellos que se podrían llevar a cabo; estos cambios deben ser deseados por los actores afectados por la problemática,

además de factibles y acorde con las restricciones ambientales que dominan el sistema. Descritos y desarrollados bajo un origen muy natural, los posibles cambios que surgen del estudio son los siguientes:


Es necesario que el director o jefe de esta área este presente constantemente en el departamento para tomar las decisiones que lleven a una mejor organización y que permita un fácil y cómodo acceso a las informaciones que allí se manejan. Otra propuesta importante seria contar con todos los equipos necesarios para laborar con más eficacia y estar al día con la comunidad estudiantil. Se debería tomar en cuenta la opinión de los estudiantes al momento de tomar alguna decisión que los involucre a ellos directamente.

F a s e I V : i m pl a n t a c i ó n d e c a m b i o s 7) implantación de cambios Al discutir los cambios con los sectores que podrían ser afectados y al especificar todos los detalles de dichos cambios, unido a una participación activa del encargado del estudio, la implantación de los cambios va a verse fortalecida y por ende con mayores

posibilidades de ejecución. La motivación como investigadores permitirá que hagamos llegar estas propuestas hasta el jefe de este departamento con esperanzas de que por o menos algunos de los cambios propuestos lleguen a ser puestos en práctica.

C o n c l us i o n es y r ec o m en d ac i o n es . •La metodología de checkland es eficaz en el estudio de los sistemas, permitiendo saber aquellos aspectos que puedan estar fallando y poder generar un conjunto de soluciones que al ser aplicadas mejoren las condiciones y el funcionamiento del sistema. •No todos los sistemas que existen pueden ser estudiados bajo esta metodología sin embargo, suele incidir sobre los beneficios y efectos que se deseen tomar. •Debido a las herramientas que maneja esta metodología se hace necesario el estudio y planificación de una estructura organizativa de manera mas exhaustiva, no solo se debe conocer parte de un sistema, sino que también, debe tener la capacidad de autocorrección, es decir, ser capaz de evaluar sus fallas y poder corregirlas para su mejoramiento.


Metodología de Peter Checkland  

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