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ARCHIVOS DIGITALES

LUZ NIDIA VALENCIA GALVIS MARÍA XIMENA CARDONA LONDOÑO SANDRA MILENA ARREDONDO LÓPEZ

YILBERTH ANDRÉS MARTÍNEZ CASTILLO DOCENTE

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA-QUINDÍO 2014


INTRODUCCIÓN

La presentación pretende dar a conocer los distintos conceptos básicos con respecto a temas como el documento digital y la importancia de esta digitalización; el archivo, la biblioteca y las diferencias que existen entre sí. Para el desarrollo del mismo fue necesario revisar diferentes fuentes de información en la Web y las lecturas que el docente publica en la plataforma.


OBJETIVOS

Conocer los términos relacionados con los archivos digitales con el fin de ampliar el concepto y la definición para afianzar los conocimientos en esta área.

Identificar los archivos y sus funciones, las bibliotecas y objetivos, documentos digitales y la conservación de la información digital.

Realizar un informe que permita definir y especificar las diferencias de los términos antes mencionados.


DEFINICION DE ARCHIVO

La palabra archivo generalmente tiene tres acepciones: como contenido documental, como institución y como continente o lugar de conservación. El Diccionario de Terminología Archivística nos presenta tres definiciones de archivo teniendo en cuenta cada uno de estos elementos conceptuales. “ARCHIVO: (1) Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas9. (2) La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la in- formación, la investigación y la cultura. (3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.” Creemos que es posible llegar a una unificación terminológica, teniendo presentes al mismo tiempo los conceptos de institución archivística, el conjunto orgánico de documentos y el depósito documental. A ellos añadimos, como novedad, el elemento personal, los profesionales archiveros que hacen posible la actividad científica y técnica, así como el servicio documental, también elementos imprescindibles en el concepto de archivo. El archivo como institución, los documentos como conjuntos orgánicos de una o de varias entidades productoras, la entidad o entidades productoras, el depósito o local del archivo, la gestión archivística acorde con los principios científicos de esta ciencia, el personal capacitado con formación científica y técnica, y el servicio o utilización documental. DEFINICION DE BIBLIOTECA Si el término biblioteca proviene del griego theke -caja- y biblion -libro-, sería biblioteca el lugar donde se guardan o custodian los libros. En el lenguaje cotidiano se ha entendido por biblioteca tanto el armario, mueble o estantería donde se guardan, el local o edificio, la institución o entidad de lectura pública, y la colección de obras análogas o semejantes entre sí que forman una serie determinada. Puede ser definida como cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos, u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales, disponibles para préstamo o consulta. Organismo, o parte de él, cuya principal función consiste en constituir bibliotecas, mantenerlas, actualizarlas, y facilitar el uso de los documentos que precisen los usuarios para satisfacer sus necesidades de información, de investigación, educativas o de esparcimiento, contando para ello con un personal especializado. Hay que tener en cuenta que éstos son los requisitos mínimos de una biblioteca, y no excluyen otros servicios y documentos, tanto de tipo clásico, o en soporte electrónico. Actualmente una biblioteca es un servicio que tiene como fin resolver problemas de información de sus usuarios, utilizando colecciones documentales y recursos electrónicos, que proporciona y ayuda a utilizar.


OBJETIVOS DE LAS BIBLIOTECAS

Identificar la variedad de tipos y formatos de los recursos informativos

Considerar los costos y beneficios de adquirir la información necesitada

Seleccionar y usar los métodos apropiados para recuperación y acceso

Extraer, registrar y manejar la información y sus fuentes

Evaluar la información y sus fuentes críticamente

Construir nuevos conceptos basados en la información consultada

Usar efectivamente la información, individualmente o en grupo

Respetar principios éticos y legales sobre el acceso y uso de la información

Comunicar sus productos intelectuales de acuerdo a normas bibliográficas


DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECA

El Archivo • • • •

-

La Biblioteca

 Los documentos son adquiridos, por Documentos cuyo origen se deriva de la compra, canje o donación gestión documental de la organización  la Biblioteca puede funcionar como Dependen de algún tipo de un ente independiente organización  Para el crecimiento de su acervo No se necesita de presupuesto parabibliográfico requieren de presupuesto que se formen, ni para crecer  El método bibliotecológico esta El método archivístico consiste en encaminado seleccionar, coleccionar, recoger, conservar, organizar los conservar, catalogar y clasificar y documentos de archivo difundir la información Soportes, documento en papel y  Soportes, digitales, revistas, libros, etc documentos digitalizados  Normatividad que le rige, En Colombia las leyes son impartidas por el Archivo General de la Nación internacional, nacional, normas leyes, IFLA, ALA, UNESCO


LOS DOCUMENTOS DIGITALES

Podemos decir que los documentos digitales son cualquier conjunto de información que conforme una unidad significativa independiente, registrada en un soporte electrónico, constituye también un documento. Cualquier unidad significativa independiente de información registrada en un diskette, en un CD Rom o en un disco duro, es un documento. Sólo que en este caso no es ya un documento impreso o un documento audiovisual sino un “Documento Digital”; un documento que no recibe su nombre de la forma mediática en que se presenta la información, sino directamente de la manera particular como que se registra.

PORQUE CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL La información digital se debe conservar por su valor administrativo, informativo, legal, cultural, y por su facilidad de difusión

COMO CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL

Digitalización y revisión

Cuyo objetivo es digitalizar los archivos nativos que pueden ser de uso a largo plazo, para tal fin las instituciones deben estructurar programas de preservación de sus datos. 

La Autenticidad

¿Qué preservar? Es otro reto al que se enfrentan las instituciones. ¿Quién decide lo que se ha de salvar, y podemos predecir ahora lo que puede ser necesitado en el futuro? Aquí es donde los procesos de gerencia de expedientes pueden ayudar. Los métodos eficaces de valoración para la información digital permiten que ocurra la eliminación estratégica de datos obsoleto. Esto facilita la carga en un momento en que la creación de la información digital amenaza constantemente dejar atrás los medios con seguridad de almacenarla y de hacerla accesible. 

La autenticidad (si los datos se han corrompido o no durante su ciclo vital) y las características significativas de los datos también se deben tener presentes. A veces el contenido de un archivo dado pudo ser importante (quizás las palabras directas que fueron habladas). En este caso, los datos se pueden migrar a tecnologías más nuevas para su preservación. En otros casos, el contexto pudo ser supremo. Si es este el caso, la manera en la cual los datos originales fueron creados y presentados se debe preservar para que el objeto digital siga siendo accesible y significativo.


DERECHOS RESERVADOS INTERNACIONALES

Algunos de los desafíos principales de DP serán abordados con el mayor éxito posible a través de la colaboración nacional e internacional porque muchos de sus problemas son comunes a las instituciones, a las disciplinas y a las regiones geográficas. Que exista una legislación que permita la protección y preservación de materiales digitales. Esto es con objeto de reformar, de modo que la ley de Derechos de Autor pueda estar acorde con la era digital.


CONCLUSIONES

Conocer cada uno de los conceptos con respecto a la información digital y la importancia que tiene para su preservación y conservación la digitalización de los documentos

Tener muy claro los conceptos de biblioteca y archivo y las diferencias que existen entre estas.

Identificar la variedad de tipos y formatos de los recursos informativos

Considerar los costos y beneficios de adquirir la información necesitada

Seleccionar y usar los métodos apropiados para recuperación y acceso

Extraer, registrar y manejar la información y sus fuentes

Evaluar la información y sus fuentes críticamente

Construir nuevos conceptos basados en la información consultada

Usar efectivamente la información, individualmente o en grupo

Respetar principios éticos y legales sobre el acceso y uso de la información

Comunicar sus productos intelectuales de acuerdo a normas bibliográficas


BIBLIOGRAFÍA

Digitalización del patrimonio : archivos, bibliotecas y museos en la red. Barcelona : Editorial UOC, 2009

http://www.slideshare.net/noviro/analogas-y-diferencias-entre-archivos-bibliotecas-ycentros-de-informacin

ANALES DE DOCUMENTACIÓN, 2, 1999, PÁGS. 103-120. ARCHIVÍSTICA, ARCHIVO, DOCUMENTO DE ARCHIVO...NECESIDAD DE CLARIFICAR LOS CONCEPTOS. Francisco Fuster Ruiz.- Facultad de Ciencias de la Documentación. Universidad de Murcia.

Gestión de bibliotecas. Texto-Guía de las asignaturas de "Biblioteconomía General" y "Biblioteconomía Especializada". JOSÉ A. GÓMEZ HERNÁNDEZ. Universidad de Murcia.

APRENDIZAJE Y CALIDAD EDUCATIVA: PAPEL DE LA BIBLIOTECA Conferencia Seminario "Bibliotecas y calidad de la educación" Sistema de Bibliotecas, Universidad de Antioquia, Medellín, Colombia, miércoles, 9:15-10:00, mayo 2, 2001 por JESÚS LAU, Ph.D. Director General de Información y Acreditación (DIA) UACJ - Universidad Autónoma de Ciudad Juárez Heroico Colegio Militar 3775 32310 Juárez, Chih., MÉXICO Tel. (1)688 3870, Fax (1)688 3871 Página personal: http://lyris.uacj.mx/lau Correl: jlau@uacj.mx


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