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Dernière mise à jour :

vendredi le 14

juin 2013

L’ABC de l’agent de facturation de Nuit -Facturer toutes les routes jusqu’à la dernière ! 

1- Sortir les bons de Colabor pour les manutentionnaires sur Dufferin et Moeller. Sélectionne la bonne imprimante pour l’impression. HP LASERJET 9050 PCL5e pour Moeller / HP LASERJET 9050n pour Dufferin. -

Login : alaber mot de passe : alaber – Tu as le raccourci sur le bureau.

2- Mettre à jour le logiciel Fleet Complete (GPS), d’après la liste des camions et des camionneurs des livraisons de demain. 3- Compléter les feuilles de consignations des camionneurs avec l’aide du fichier google doc de consigne des manutentionnaires secs et surgelé tout au long de la nuit. – Tu as le raccourci sur le bureau.

3,5- Mettre les pads quand complétés, plan de chargement du camion, feuille du camionneur avec consigne, les crédits insérés avec les factures sur le comptoir pour que le camionneur de nuit ramasse les pads pour qu’ils les mettent dans le camion correspondant.

4 – Seulement le dimanche soir, allez mettre dans les camions les pads qui te restent à la fin de ta facturation avant que les camionneurs arrivent le matin.

5- Important, à la fin de ta facturation, envoyez un courriel aux actionnaires pour leur indiquer que tu as terminé la facturation. Peu importe l’heure le matin quand tu finis la facturation. Dans le cas que tu termines avant 7h00am. Ex : Objet : Facturation et date et inscrire facturation terminée.

5,5- Si tu penses ne pas avoir fini la facturation pour 7h00 am. Envoyez un courriel aux actionnaires pour les prévenir. Voir liste de contacts dans Outlook 2007. Très rare que cela arrive. Par la suite, leur envoyer un courriel pour indiquer que tu as finis.

6- Compléter le fichier excel des entrées_diverses (version decembre 2012), si tu as fait des ajustements d’inventaire durant la nuit pour facturer les produits en KILO/CAISSE, KILO/MCX qui étaient en manque en inventaire. Envoyez ce fichier le matin par courriel à l’aide de la liste de contacts dans Outlook 2007. - Pour la procédure comment ajuster un produit en inventaire voir document de formation Manon Lafrance.


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6,5- Compléter le fichier excel (ajust inventaire dépense entrepôt), si les manutentionnaires ont fait des Dépenses d’entrepôt durant la nuit. Envoyez ce fichier le matin par courriel à l’aide de la liste de contacts dans Outlook 2007. La même liste que l’ajustement de l’inventaire.

7-Quand tu as fini la facturation, sortir le rapport de B/O de la nuit à l’écran pour pouvoir inscrire la quantité de produits à court dans le fichier stat 2013.xls à l’endroit indiqué. Total B/O Impression, impression, faire F12, et choisir le rapport zventperd après touche (TAB). Dans les bornes de date, entrer la date d’hier et comme valeur de fin, c’est la date d’aujourd’hui. Ensuite, entrer l’heure de début qui est 18h00 et entrer l’heure de fin qui est la fin de ta facturation (7h00). Laissez la destination du rapport à vue. Cliquer sur imprimé. Le total de B/O est inscrit à la fin du rapport, à droite.

8- Envoyer par courriel les fichiers de B/O (ajustement d’inventaire) de la nuit pris en note dans les 2 fichiers excel. Rapport_ajustement_inventaire_sec et rapport_ajustement_inventaire_frigo_cong. Voir liste de contacts dans Outlook 2007 pour envoyer le bon fichier à la bonne liste de personne le matin.

9- Scanner les feuilles de recap des routes dans le photocopieur. Le mettre en mode courriel. S’envoyer par courriel (à soimême) la liste complète des routes et par la suite, déposer dans le dossier s:\public\sac\06operations\statistique(Alain)\route_clients_jour, enregistrer sous, sous ce format : client 04-02-2011 et mettre la journée précédente dans le dossier archive. Ensuite et les mettent sur le bureau à André T.

10- Vérifier si les 2 fichiers stat_2013.xls et detail_cumul_mcx_(date de la semaine en cours).xls balancent. Avant d’envoyer par courriel.

11- Envoyer par courriel le fichier stat_2013.xls Voir liste de contacts dans Outlook 2007. (contact statistiques). 12- Envoyer par courriel le fichier detail_cumul_mcx_(date de la semaine en cours).xls Voir liste de contacts dans Outlook 2007. (contact détail_mcx)

13- Envoyer par fax la feuille de route de la nuit à la secrétaire-réceptionniste sur Dufferin 450.777.2246 après 1 copie à André T. et l’autre dans le pigeonnier à Denis F.

14- Dans X3, aller dans le menu à gauche - Gestion des routes. Cliquer et aller à la fin de toutes les données avec l’aide de la barre d’espacement à droite. Double cliquer dans le champ date et entrer la date de livraison ex : 20130521, ensuite entrer le


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# de la route et le numéro d’employé du camionneur qui se trouvent sur la feuille (liste) des routes du jour et faire enregistrer à la fin quand toutes les données sont entrées.

15- Vérifier s’il ne reste pas des bons non facturés dans le système X3. Visualisation de requêtes, livraison non facturée, critère, facturé non, validé non. Si tu n’entres pas de # de route, tu peux voir tous les bons de commande de la nuit en cours.

16- Envoyé dans une enveloppe, les clés de la Van FORD à David Massé sur la rue Dufferin. 17- Quand le camionneur de Daigle Transport vient porter la van, signer les documents et les laisser sur le bureau à Claude Perreault. Il doit y avoir 3 documents, sommaire d’expédition, feuille de palettes et feuille de livraison.

-(facultatif) Si tu veux vérifier s’il reste des commandes non imprimées dans le système X3. Ventes – Commandes – Commandes, draguer le volet du milieu de l’écran vers la droite pour avoir plus d’espace à l’écran. Dans le champ date exp, entré la date du jour. Cliquez sur l’onglet État liv pour trier votre liste pour visualiser (la catégorie non livrée). Vérifier l’onglet ligne. Si c’est des contremarques; produits commençants avec descriptif un = ou bien dans la colonne route avec les routes selon le jour qui n’est pas d’aujourd’hui. Ex : lundi(100-199). Ce ne sont pas des ajouts dans ce cas-là. Dans les autres cas, c’est des ajouts. Visualiser à droite si le bouton livraison est cliquable. Si oui, cette commande n’a pas été sortit/imprimer du système X3. Laissez un message à Richard Boulanger ou bien André Théoret pour lui en informer.


Abc facturation ver 2 2