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Arbeitsplan für die Organisation eines Schulballs I

Allgemeine Aufgabenstellung

5-6 Monate vorher

4-5 Monate vorher

3-4 Monate vorher

2-3 Monate vorher

1-2 Monate vorher

Leitung Kontaktperson, Organisation der Ballkomitees, Besprechungen mit Steakholdern, Management von Verträgen und Amtswegen, Schnittstelle aller Beteiligen, Kontrolle aller Vorgänge Ballkomitee zusammensuchen, 1. BK organisieren, Treffen mit Location (Wünsche besprechen), mit EV Besprechung wegen Wünsche, Kontaktdatenliste erstellen, Emailadresse einrichten und täglich abrufen 2. BK organisieren, Termin bekannt machen bei Schulgemeinschaft Verträge abschließen (Location, Discobetreiber), 3. BK abhalten Fotografen suchen und Verträge abschließen, 4. BK abhalten, Besprechung mit EV 5. und 6. BK abhalten, Besprechung mit EV und

Sponsoring Sponsoren finden und betreuen

Marketing Marketing erarbeiten und Bekanntheitsgrad dadurch intern und extern steigern

Verkauf Kartenverkauf managen und ankurbeln

Sponsoringpakete erstellen, E-Mail an Sponsoren des der Vorjahre schreiben u. kontaktieren, Elternbrief herausgeben bzgl. Aufruf, an weitere Interessenten schreiben (Inserenten JB)

Ballkalender im Internet suchen und sich eintragen, im Elternbrief aufmerksam machen

Preise beschließen, mit FiRef reden, wieviele verkauft werden müssen/werden

Bei potenziellen Interessenten nachfragen

Auf Facebook Veranstaltung erstellen und einladen, Mundpropaganda In Schule Plakate aufhängen

Eintrittskarten designen und drucken, bei MA 4 stanzen lassen Beginn Verkauf interne Veranstaltungen

an Bezirkszeitung schreiben wegen Einschaltung, weitere Mails schreiben und bewerben Beginn überall zu präsentieren (FB,…)

Karten Buchhandlung bringen, Verkauf beginnen in Sekretariat und durch BK-Mitglieder Liste für reservierte Karten machen, Bilanz erstellen

Bei Bezirksvertretung um Unterstützung anfragen Rechnungen schreiben und aussenden, FiRef Liste geben Produktsponsoren suchen und fixieren (besonders Red


Arbeitsplan für die Organisation eines Schulballs I Location

4-5 Wochen vor Ball

Arbeits- und Aufgabenplan für Ball machen (Abendkassa, Moderation,..)

3 Wochen vor Ball

7. BK abhalten

2 Wochen vor Ball

Vertragspartner checken

1 Woche vor Ball

Besprechung Location

1 Tag vor Ball

Alles durchgehen und checken, Handy aufladen, Leute motivieren Besprechung zu Mittag, alles durchgehen Feedback einholen

Tag des Balls Nach dem Ball

Bull per Mail, Buffetbetreiber wegen Gebäck) Product Placements (Plakate, Ständer,…) einholen

Plakate in diversen Schulen und Einrichtungen aufhängen, Einladungen verteilen bzw. Ehrengästen samt Freikarte zusenden Überall Werbung und Stimmung machen!!!

Pushen, Pushen, Pushen!!!, Personen für AK suchen und einteilen. Ev. Reservekarten kaufen (Abrissbons) AK vorbereiten.

Verträge kontrollieren

Rechnungen schreiben, Liste an Finanzreferenten

Pushen!, Telefonische und elektronische Anfragen managen (Liste machen); Tischplan mit Tischplatzreservierungen machen Pushen!!!!

Bericht schreiben für Homepage

Arbeitsplan für die Organisation eines Schulballs I  

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