Page 1

พื้นฐานการใช้โปรแกรม Microsoft Excel 2010

จัดทำาโดย นายวรพล สลาตัน


คำำนำำ โปรแกรม Microsoft Excel เป็ นโปรแกรมหนึ่ง ที่จดั อยูใ่ นชุด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel มีชื่อเสี ยงในด้าน การคำานวณเกี่ยวกับตัวเลข และการทำาบัญชี การทำางานของโปรแกรม Excel ใช้ตารางตามแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) เป็ น หลัก ซึ่งเราเรี ยกโปรแกรมในลักษณะนี้ วา่ เป็ น Spread Sheet บางคนใช้โปรแกรม MS Excel สาหรับการพิมพ์ตาราง การพิมพ์รายการสิ่ งของ ต่าง ๆ ที่มีการรวมเงิน หรื อตัวเลข หรื อมีการคำานวณอย่างง่าย บางคนใช้โปรแกรมนี้ เพื่อ วิเคราะห์แบบสอบถาม หาค่าเฉลี่ย และค่าสถิติต่าง ๆ เป็ นต้น โปรแกรม Excel มีความสามารถหลัก 3 ด้านด้วยกัน คือ การคำานวณ การสร้างแผนภูมิ และ ด้านฐานข้อมูล

นายวรพล สลาตัน ผูจ้ ดั ทำา

สำรบัญ


หน้ ำ

เรื่อง หลักการของโปรแกรม Excel การสร้างสมุดงาน การเปิ ดสมุดงาน การบันทึกข้อมูล การปิ ดโปรแกรม

1 2 3 11 14


หลักการของโปรแกรม Excel ไฟล์ของ Excel เปรี ยบเสมือนหนังสื อ 1 เล่ม ที่ประกอบไปด้วยหน้า หลาย ๆ หน้า ไฟล์ของ Excel เรี ยกว่าเป็ นสมุดงาน (Workbook) และในแต่ละหน้า เรี ยกว่า เป็ น แผ่นงาน (Worksheet) ในแต่ละแผ่นงาน จะแบ่งออกเป็ นตาราง ซึ่งประกอบไปด้วย ช่องตาราง จำานวนมาก ซึ่งเรี ยกว่า เซลล์ (Cell) เซลล์คือส่ วนตัดกันของแถวและคอลัมน์ ใน แผ่นงาน หนึ่ง ๆ ของ Excel 2010 จะมีแถวทั้งหมด 1,048,576 แถว และ จะมี คอลัมน์ท้ งั หมด จำานวน 16,384 คอลัมน์ โดยเรี ยงชื่อตามตัวอักษร ภาษาอังกฤษ ตั้งแต่ A จนถึง Z และ ต่อ ด้วย AA จนถึง AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD และในสมุดงานหนึ่ง ๆ จะมีแผ่นงานได้ จำานวนมาก ขึ้นอยูก่ บั หน่วยความจำาที่มีอยูใ่ นเครื่ องคอมพิวเตอร์เครื่ องนั้น ๆ ในแต่ละช่องตาราง หรื อ Cell จะบรรจุขอ้ มูลต่าง ๆ เราพิมพ์ขอ้ มูลลงในช่องตาราง แต่ละ ช่อง เช่นพิมพ์ขอ้ ความ พิมพ์ตวั เลข เป็ นต้น เมื่อเวลาจะอ้างอิงถึงข้อมูล เราก็อา้ งอิงถึง ช่อง ตาราง โดยการระบุ คอลัมน์และแถว เช่น B4 หมายถึงช่องตารางที่ตรงกับ คอลัมน์ B และ แถวที่ 4 ดังภาพ

รู ปแบบของช่องตาราง (Cell) จะเป็ นตัวกำาหนด รู ปแบบ ของข้อมูลที่อยูใ่ น Cell นั้น ๆ เช่น ถ้าเราต้องการเปลี่ยนขนาดตัวอักษร เปลี่ยนสี ตวั อักษร เปลี่ยน font ตัวอักษรของ


ข้อความ เราจะต้องคลิกเลือก Cell ที่ขอ้ ความนั้นอยู่ จากนั้นจึงกำาหนดลักษณะได้ ถ้าเป็ น ตัวเลข ก็ทาำ นองเดียวกัน คือ เราจะคลิก Cell นั้น ๆ ก่อน แล้วจึงกำาหนดคุณลักษณะ หรื อ property เช่น ให้มีทศนิยมกี่ตาำ แหน่ง เป็ นต้น หรื อแม้แต่การกำาหนดสี พื้น เส้นกรอบ ต่าง ๆ เหล่านี้ ก็ไปกำาหนดที่ คุณลักษณะของเซลล์ หรื อ Cell property ตัวอย่างข้างล่างนี้ เป็ นการเปลี่ยนขนาดและ ชนิดตัวอักษร (font) ของข้อความ ใน เซลล์ B2

การสร้ างสมุดงาน ไฟล์ Excel ประกอบด้วยแผ่นงานหลาย ๆ แผ่นงาน ไฟล์ 1 ไฟล์ เราเรี ยกว่าเป็ น สมุด งาน หรื อ Workbook ในสมุดงาน จะประกอบไปด้วยแผ่นงาน แต่ละแผ่นงาน เรี ยกว่า แผ่น งานหรื อ Worksheet


การสร้ างสมุดงาน โปรแกรม Excel มีแม่แบบไว้ให้เลือก เพื่อให้สะดวกในการทำางาน แม่แบบแต่ละ อย่าง จะมีรูปแบบ และมีฟังก์ชนั ที่เตรี ยมไว้ให้พร้อมใช้งาน สามารถปรับเปลี่ยนได้ แม่ แบบบางแม่แบบต้องดาวน์โหลดมาจากเว็บไซต์ของ Microsoft ดังนั้น เครื่ องคอมพิวเตอร์ที่ ใช้จาำ เป็ นต้องต่อเชื่อมเข้ากับอินเทอร์เน็ต จึงจะใช้แม่แบบดังกล่าวได้ ในตัวอย่างนี้ จะเป็ นการเปิ ดใช้งาน โดยไม่ใช้แม่แบบ ซึ่งมีวิธีการดังนี้

1.

เปิ ดโปรแกรม Microsoft Excel 2010

2.

ไปทีแ ่ ฟ้ ม

3.

จะเปิ ดหน ้าจอแรกของโปรแกรม เป็ นหน ้าจอว่างเปล่า โปรแกรม Excel จะ

> สร ้าง > สมุดงานเปล่า แล ้วคลิก สร ้าง

ื่ สมุดงานทีเ่ ปิ ดใชงานครั ้ ้ ตัง้ ชอ ง้ แรก ว่า สมุดงาน 1 ซงึ่ ผู ้ใชสามารถเปลี ย ่ น ื่ ได ้ภายหลัง ชอ


การเปิ ดสมุดงาน การเปิ ดสมุดงาน ในเครื่องคอมพิวเตอร์

ในกรณี ที่สร้างสมุดงานใหม่แล้ว และได้บนั ทึกเป็ นไฟล์เก็บไว้ เมื่อต้องการเปิ ดใช้งาน ให้ ทำาดังนี้ 1. 2.

เปิ ดสมุดงานใหม่ ไปที่ แฟ้ ม จะมีตัวเลือก สามารถเลือกได ้ดังนี้

2.1.

คลิกที่ เปิ ด โปรแกรมจะไปที่ ตำาแหน่งเริม ่ ต ้นของแฟ้ ม ซึง่ โดยปกติจะอยูใ่ น ห ้อง

2.2.

My Document ของผู ้ใช ้ปั จจุบัน ตำาแหน่งนีส้ ามารถเปลีย่ นแปลงได ้

คลิกที่ ล่าสุด โปรแกรมจะนำ าแฟ้ มทีใ่ ช ้งานล่าสุดมาแสดง ให ้เลือกแฟ้ มทีต ่ ้องการ


3. ในทัง้ สองกรณี โปรแกรม Excel จะเปิ ดไฟล์งานขึน้ พร ้อมใช ้งาน การเปิ ดสมุดงานที่สร้ างจาก Excel รุ่ นก่อน 2007

ไฟล์ Excel รุ่ นก่อน 2007 เช่น Excel 2003/2000/97 เป็ นต้น มีรูปแบบโครงสร้าง ภายในของไฟล์ต่างจาก Excel 2010 โปรแกรม Excel 2010 สามารถเปิ ดใช้ไฟล์รุ่นเก่าได้ แต่ จะเปิ ดในลักษณะ โหมดความเข้ากันได้ หรื อ Compatible Mode และยังคงนามสกุลเดิม คือ xls เอาไว้

ถ้าต้องการใช้คุณลักษณะใหม่ของ Excel 2010 ให้บนั ทึกข้อมูลเป็ นไฟล์ของ Excel 2010 ซึ่ง มีวิธีการ ดังนี้ 1. 2.

ไปที่ แฟ้ ม

> บันทึกเป็ น

จะเปิ ดหน ้าจอการบันทึกเป็ น ให ้กำาหนดตำาแหน่งทีต ่ ้องการบันทึก และเปลีย ่ นชนิด ของแฟ้ ม เป็ น

3.

บันทึกไฟล์

Excel Workbook (xlsx) ดังภาพ


4.

ปิ ด และเปิ ดไฟล์ทไี่ ด ้เปลีย ่ นแปลงชนิดแล ้ว จะเห็นว่าเป็ นไฟล์ของ ภาพ

Excel 2010 ดัง

การเปิ ดไฟล์ งาน Excel ทีด่ าวน์ โหลดมาจากอินเทอร์ เน็ต ปัจจุบนั มีการนำาไฟล์ Excel ขึ้นเผยแพร่ บนอินเทอร์เน็ต โดยไม่บีบอัดใด ๆ ผุใ้ ช้ อินเทอร์เน็ต สามารถดาวน์โหลดไฟล์ดงั กล่าวจากอินเทอร์เน็ตและเปิ ดใช้งานได้ทนั ที ซึ่ง ช่วยอำานวยความสะดวกให้แก่ผใู ้ ช้ แต่ในทางกลับกันอาจจะเกิดปัญหาขึ้นได้ โดยเฉพาะใน กรณี ที่ไฟล์น้ นั มีการใช้ Macro หรื อโค้ด เพื่อการกระทำาบางอย่าง ที่อาจจะก่อให้เกิดความ เสี ยหายต่อข้อมูล หรื อ อื่น ๆ ได้ เพื่อป้ องกันความเสี ยหายที่อาจจะเกิดขึ้นจากการดาวน์โหลดไฟล์จากอินเทอร์เน็ต Microsoft จึงกำาหนดให้ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาจากอินเทอร์เน็ต เป็ นไฟล์อ่านอย่างเดียว อยูใ่ นมุมมอง ที่ ได้รับการป้ องกัน ไม่สามารถเข้าไปแก้ไขได้

อย่างไรก็ตาม ถ้ามัน่ ใจว่าไฟล์ที่ดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ต เป็ นไฟล์ที่มาจากแหล่งที่เชื่อถือ ได้ และไม่มีโค้ดซ่อนมาเพื่อทำาอันตราย ผูใ้ ช้สามารถยกเลิก การอ่านอย่างเดียว และใช้งาน ได้ ตามปกติ ซึ่ง โดยคลิกปุ่ ม เปิ ดใช้งานการแก้ไข ก็จะสามารถใช้งานได้ และแก้ไขได้ ตาม ปกติ


การบันทึกข้ อมูล การบันทึกสมุดงานใหม่

เมื่อเปิ ดสมุดงานครั้งแรก โปรแกรมจะตั้งชื่อให้เป็ น สมุดงาน...และตามด้วย เลขลำาดับ เมื่อต้องการบันทึก โปรแกรม Excel จะใช้หน้าจอ บันทึกเป็ น เพื่อให้ระบุตาำ แหน่ง ของสมุดงาน และเปลี่ยนชื่อสมุดงานตามต้องการ วิธีการบันทึก มีดงั นี้ 1.

ไปที่ แฟ้ ม

2.

โปรแกรมจะเปิ ดหน ้าจอ บันทึกเป็ น ให ้คลิกระบุตำาแหน่งของสมุดงานทีต ่ ้องการ

3.

บันทึก ดังภาพ

่ สมุดงาน ชือ ่ ของสุมดงานควรสอดคล ้องกับข ้อมูลในสมุดงาน ถ ้าไม่ใส่ เปลีย ่ นชือ นามสกุล

4.

> บันทึก

(File extension) โปรแกรม Excel 2010 จะเพิม่ ให ้เอง เป็ นนามสกุล xlsx

้ การบันทึกสมุดงานใหม่ จะสังเกตที่ กดปุ่ ม บันทึก เป็ นอันเสร็จสิน ื่ สมุดงานทีบ ่ สมุดงาน เดิม มีชอ ่ ันทึกแล ้ว แทนชือ

Title bar ด ้านบน จะ


การบันทึกข้อมูลตามปกติ การบันทึกข้อมูลตามปกติ เป็ นการบันทึกข้อมูลหลังจากการบันทึกข้อมูลครั้ งแรก หรื อ เป็ นการบันทึกข้อมูลจากไฟล์งานที่เปิ ดใช้งานจากไฟล์เก่า การบันทึกสมุดงานที่เคยใช้งานแล้วหรื อสมุดงานเก่าที่เปิ ดมาใช้งาน โปรแกรมจะบันทึก ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง เป็ นปัจจุบนั ณ ขณะใช้งานขณะนั้น ๆ โดยไม่เปิ ดกล่อง โต้ตอบ (Dialog box) ใด ๆ ทั้งสิ้ น การบันทึกข้อมูลมีวิธีการบันทึกได้ หลายวิธี ดังนี้ 1.

ใช ้แถบเมนูดว่ น ซึง่ ตามปกติ จะอยูด ่ ้านบนสุด โดยคลิกทีร่ ป ู แผ่นข ้อมูล ดังภาพ

2. 3.

ใช ้

Keyboard shortcut โดยกดปุ่ ม Ctrl + S ไปที่ แฟ้ ม > บันทึก ดังภาพ

การบันทึกข้อมูลเพือ่ เปลีย่ นชื่อ หรือตำาแหน่ งของไฟล์ เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อสมุดงาน หรื อเปลี่ยนตำาแหน่งของสมุดงานในขณะทำางาน ให้ทาำ ดังนี้


1.

ไปที่ แฟ้ ม

> บันทึกเป็ น

2. 3.

่ สมุดงาน จะเปิ ดหน ้าจอ บันทึกเป็ น ให ้ระบุตำาแหน่งของสมุดงาน และชือ คลิกปุ่ ม บันทึก

การปิ ดโปรแกรม การปิ ดโปรแกรม เป็ นการปิ ดสมุดงาน สามารถทำาได้หลายวิธี ดังนี้ 1.

คลิกปุ่ ม

Close ของโปรแกรม Excel เพือ่ ปิ ดแผ่นงานทีก่ ำาลังทำางาน ดังภาพ

2.

คลิกปุ่ ม ปิ ดหน ้าต่าง ของสมุดงานนัน ้ ๆ ซึง่ อยูม ่ ม ุ ขวาด ้านบน ดังภาพ

3.

ในกรณีทแ ี่ ผ่นงานนัน ้ ๆ มีการเปลีย ่ นแปลงข ้อมูล โปรแกรมจะถามว่า จะบันทึกหรือ ไม่ ให ้คลิกปุ่ มตามต ้องการ ถ ้าคลิกปุ่ ม ยกเลิกโปรแกรมจะยกเลิกการปิ ดโปรแกรม


4.

ถ ้าแผ่นงานนั น ้ ๆ มีข ้อมูลเหมือนเดิม ไม่มก ี ารเปลีย ่ นแปลข ้อมูลตัง้ แต่การบันทึกครัง้ ล่าสุด หรือ เปิ ดโปรแกรมใหม่ และยังไม่มก ี ารเปลีย ่ นแปลงใด ๆ โปรแกรมจะปิ ดแผ่น งานนัน ้ ทันที โดยไม่แสดงหน ้าจอใด ๆ

โปรแกรม  
Advertisement