Page 1

                 

      Parent Manual  After School Program Office  965 N. Boones Ferry Rd. Road  Modular #104  Woodburn, OR 97071  (503) 982­4280  Updated 1/20/16 


Contact Information:  Elementary Site Supervisors are available from 2:00­6:00pm. Middle School Site  Supervisors are available from 3:00­6:15 pm.   Office Hours are from 8:00 am­6:00 pm.   Visit Our website ​http://www.woodburnsd.org/district/departments/after­school­club  Stay connected by visiting our Facebook page Woodburn After School Programs 

Program Coordinator  Karen Armstrong  (503) 981­2706  965 N. Boones Ferry Road  Modular #104  Woodburn, OR 97071   

Program Secretary  Wendi Wierstra  Maria Alvarado  (503) 982­4280   965 N. Boones Ferry Road  Modular #104  Woodburn, OR 97071 

Elementary Assistant Program Coordinator  Ayanna Zamora  (503) 981­2892  965 N. Boones Ferry Road  Modular #104  Woodburn, OR 97071   

Heritage Elementary  Site Supervisor­ Yvette Bravo  (503) 710­0226  440 Parr Road  Woodburn, OR 97071 

Nellie Muir Elementary  Site Supervisor­ Jessica Pichardo  (503) 710­0337  1800 Hayes Street  Woodburn, OR 97071   

Lincoln Elementary  Site Supervisor­ Maria (Ally) Mateos  (503) 951­0293  1041 N. Boones Ferry Road  Woodburn, OR 97071 

Washington Elementary  Site Supervisor­ Mary Marquez  (503) 951­0294  777 E. Lincoln St.  Woodburn, OR 97071   

French Prairie Middle School  Site Supervisor­ Roman Thompson  (503) 984­4874  1025 N. Boones Ferry Road  Woodburn, OR 97071 

Valor Middle School  Site Supervisor­ Diego Pichardo  (503) 710­0384  450 Parr Road  Woodburn, OR 97071   

Woodburn High School Campus  Krystal Berning  503­984­2447  1785 N. Front Street  Woodburn, OR 97071 

Success Assistant Coordinators  Krystal Berning/Ayanna Zamora  610 Young St.  Woodburn, OR 97071 

1


Table of Contents     Section 

Page

About Us 

3

Our Goals 

3

Activities

3­5

Meals

6

Staff and Supervision 

6

Parent and Guardian Expectations 

6­7

Fees

7

School and Program Emergency Closures 

7­8

Transportation

8

Daily Check out/ Bus Transportation 

8

Personal Items 

8

Cell phones 

8­9

Dress Code 

9

Confidentiality

9

Disciplinary Range of Consequences and Behavior  

9­10

Cultural Competencies 

11

Grievances or Concerns 

11     

        

          2 


About Us   Since 2004, we have been serving students in the Woodburn School District through  quality after school programming. We are focused on providing safe environments for  academic enrichment, recreational activities and expanded learning opportunities for  our students.     As part of the school district, our promise is to engage, inspire, and prepare all students  to learn and lead in a global society. We work in an outstanding multilingual school  district, which motivates and empowers all students to succeed.     Our Goals  ­ All of our students have the opportunity to graduate college and career ready  ­ We will build a culture of engagement  ­ We will be good stewards of public resources and community trust  ­ We will provide an environment which fosters academic enrichment  ­ We will promote the physical well­being of all student participants  ­ We will create connections with school­day learning through STEM, language arts, and  reading initiatives      

Activities We focus on academic enrichment for students including homework assistance,  tutoring, reading and STEM based activities, as well as career development  opportunities. Our staff receive targeted training in specific curricula and programs in  order to provide the best possible programs for our students. We also make every effort  to constantly improve our programming and our offerings. We also promote nutrition  and physical well­being including recreational activities.     STEM (Science, Technology, Engineering, Math)  TALE (Training for Afterschool Literacy Education)  CTE (Career and Technical Education)  SPARK: Fitness program  S.INQ (Science Inquiry in Afterschool­Elementary)  S.INQ Up (Science Inquiry in Afterschool­Middle School)    Daily activities at each of our sites include the following:  ● Elementary School: Structured 30 minute activities, daily physical activities  (SPARK), homework time, supper, free time and academic enrichment (may  include STEM, Wellness and Nutrition, SciKids,  Lego Robotics, Arts Attack,  TALE).  3 


● Middle School: 30 minutes of homework time, supper, and choice of activities  that include physical activity, academic enrichment, and the arts.  ●  ​Woodburn High School: Tutoring and study hall, credit bearing and recovery  classes  ●  ​Success Alternative High School: CTE, homework time, and arts activities.    SAMPLE SCHEDULES  Time  2:30  3:00  3:30  4:00  4:30  5:00  Time  2:30  3:00  3:30  4:00  4:30  5:00  Time  2:30  3:00  3:30  4:00  4:30  5:00  Time  2:30  3:00  3:30  4:00  4:30  5:00  Time  2:30  3:00  3:30  4:00  4:30  5:00 

Nellie Muir After School Club Schedule  Monday  K/1  2nd/3rd  4th/5th  Sign In/ Dinner  Sign In/Dinner  Sign In/ Dinner  Homework  TALE  SPARK  TALE  SPARK  Homework  SPARK  Free Time  TALE  Free Time  Homework  Free Time  Reading, Board Games, Legos, Craft, myON, iPad, Choice, code.org self­pace  Tuesday  K/1  2nd/3rd  4th/5th  Sign In/ Dinner  Sign In/ Dinner  Sign In/ Dinner  Free Time  SPARK  Wellness/Nutrition  Homework  Wellness/Nurtiton  SPARK  SPARK  Homework  Free Time  Wellness/Nutrition  Free Time  Homework  Reading, Board Games, Legos, Craft, myON, iPad, Choice, code.org self­pace  Wednesday  K/1  2nd/3rd  4th/5th  Sign In/ Dinner  Sign In/Dinner  Sign In/Dinner  Free Time  S.INQ  SPARK  Homework  SPARK  S.INQ  S.INQ  Homework  Free Time  SPARK  Free Time  Homework  Reading, Board Games, Legos, Craft, myON, iPad, Choice, code.org self­pace  Thursday  K/1  2nd/3rd  4th/5th  Sign In/ Dinner  Sign In/ Dinner  Sign In/ Dinner  SPARK  Arts Attack  Homework  Arts Attack  Homework  SPARK  Homework  SPARK  Arts Attack  Free Time  Free Time  Free Time  Reading, Board Games, Legos, Craft, myON, iPad, Choice, code.org self­paced  Friday  K/1  2nd/3rd  4th/5th  Sign In/ Dinner  Sign In/ Dinner  Sign In/ Dinner  SPARK  SciKids  Homework  SciKids  SPARK  Free time  Homework  Free Time  SciKids  Free Time  Homework  SPARK  Reading, Board Games, Legos, Craft, myON, iPad, Choice, code.org self­paced Updated: 12/9/15 

  4 


French Prairie After School Club Schedule    

Monday

Tuesday

Wednesday

3:15­3:45

                                                                        Homework   

3:45­4:15

                                                                           Dinner 

   4:20­5:20 

5:20­6:00

6:00­6:15

Thursday

      ​Friday 

Tech Bridges  w/ Angie     TLG gets  Dinner 

Arts Attack w/ Vanessa 

Silly Science  w/ Angie 

Careers (Sinq Up)  w/ Vanessa 

Karaoke w/  Angie 

Jeopardy w/ Vanessa 

Sport Smarts or Debate  Club w/ Angie 

Cheer  

Lego Robotics w/  Angie 

Jeopardy w/  Vanessa 

Cheer

NASA w/Vanessa 

Rock Band w/  Mr. Robertson  4:15­6:00 pm 

Students Choice:             Sports Activities in gym/outside, Board/Computer Games, Crafts, XBox, IPADS  ­ Clean up  ­ Sign Out  ­ Busses are provided at 5:15pm & 6:15pm 

*Clubs run from about 4:20­6:00, the only requirement to participate in clubs is to complete​ 30  minutes of homework time from 3:15­3:45 pm. 

  Tech Bridges ​­ curriculum covers Environmental Engineering, Mining, Structural, Electrical  Engineers  S.Inq Up​ (Science Inquiry After School) ­ curriculum covers Earth and Space, Energy Inventors ­  solar panel cars, ​Careers​­ STEM careers such as Engineering, manufacturing, agriculture, food,  natural resources.  NASA​ ­ lessons on stars, galaxies, black holes and more.  Arts Attack​ ­ different art lessons on artists, techniques, art movements, etc.  Scrapbooking​ ­ students design their own scrapbook, learn different design elements and  techniques  Clay club​ ­ students learn how to sculpt and learn different sculpting techniques with clay  Sport smarts​ ­ spelling words and solving math equations are intertwined with different sports  activities  Karaoke​ ­ students learn about different music eras, artists, lyrics and sing! 

    5 


Meals A meal will be provided daily to our participants. These meals are in accordance with  USDA and State of Oregon guidelines, with a focus on nutrition and quality. If you would  like to provide the group with a treat on your child's birthday or other occasion, please  notify the Site Supervisor ahead of time. All food brought in by parents must be  commercially prepared and packaged due to health regulations.    If you would like to view or print after school dinner calendar, please visit  http://www.woodburnsd.org/district/departments/nutrition­services/       Staff and Supervision  Each program site has a Site Supervisor who is in charge of overseeing the program  and is the general contact person should you have any questions or concerns about  your child or the program. Our staff are qualified individuals who receive training in  education, literacy, health, safety and nutrition, as well as child development, behavior  management, and recreation. We pride ourselves on the dedication and commitment of  our staff and seek to provide ongoing professional development activities for them. The  Woodburn ASP screening process is conducted by the Woodburn School District and  meets all School District requirements. We maintain a staff to student ratio of 1:15 for  Elementary sites and 1:20 for Middle School sites.     This also means that all staff have undergone background checks, identification  processes, and fingerprinting, as well as a variety of trainings to ensure that they follow  District regulations and safety procedures when dealing with any students or other staff  members.  These include trainings on sexual harassment and misconduct, appropriate  staff and student interactions, hazardous waste disposal and bloodborne pathogen  clean­up, amongst program specific procedures.       Parent and Guardian Expectations  Parents and guardians are responsible for: 

Picking up their child(ren) by the close of the program  ● Following the payment schedule of the program  ● Notifying the ASP if:  ○ Any information on the registration form changes (Telephone Numbers,  Addresses, Pick up information)  ○ There is a change in the daily departure routine or the person picking up  ●

6


Their child is being withdrawn from the after school program  Their child’s participation in the program is limited due to health or other  impairments  ○ Their child is on any medication which must be dispensed while their child  is at the after school program, or if their child has any allergies  ○ ○

  We reserve the right to dismiss any students from the program if their parent or  guardian fails to complete the above responsibilities.      Fees  We are funded primarily by a federal fund known as the 21​st​ Century Community  Learning Center Grant. This grant is only available for a five year period and gradually  decreases as time goes on. Therefore, in order to ensure program sustainability we  must charge fees for our participants.  Our elementary program current fees are: ​$95 ​per quarter or $350 for the full  year when paid in full. Registration begins July 1st for the 2015­2016 school  year. There is a $20 late registration fee if registering​ after t​he early registration  dates.   ● Our middle school program current fees are:  $20 per quarter or $50 for the year.   ● Our high school tutoring program is free, but if a student is taking a credit­bearing  class, the fee is $50 per class.  ●

Late Pick up Fees​:  Parents are expected to pick up their child by the end of the  program each day.  Students picked up late will be charged $1 per minute per child.    Scholarships​: Scholarships are available based on need. Applications are available on  our website, provided at the ASC office or with your ASC Site Supervisor.       School and Program Emergency Closures   In the event of snow or other inclement weather, the Woodburn School District will post  closure and delay updates on their website. Do not attempt to call the school or district  office because phone lines need to be open for emergency communications. Local  news channels will also display this information. We follow school district closures and  so our program will also be closed. The only exception to this is regularly scheduled  school holidays or breaks where we may offer full­day programs for our students at an  additional fee. Please check with us if you are interested in any of these.  7 


Transportation Most of our programs occur on site at the student's schools so they should not be  required to leave the premises to participate in our program. However, in several  instances, students may need to walk a short distance between buildings or schools.  When this is the case, we require parents to sign a permission form allowing students to  do so and indicating that students do so at their own risk.    Daily check out/ Bus transportation  ● Elementary School: If a program participant is leaving the program before the  end of the day, the parent, guardian, or other authorized person picking them up  must sign them out.Photo I.D. will be requested. For the safety of your child, we  strongly enforce this rule.   ● Middle School: Parents/guardians must designate if a child is walking, taking the  bus or being picked up at the end of the program. All students being picked up or  walking home must sign out. Busses are provided at 5:15pm & 6:15pm.     Personal Items  Any items from home should be labeled with your child's name. This includes  backpacks, books, clothing etc. Please encourage your child to keep expensive items at  home and to not bring any items that would not be allowed during the school day,  including toys and electronics. We will make every effort to ensure that all personal  items are returned home each day with your child but it is ultimately the responsibility of  the child and parents to ensure this happens. All lost and found items will be left at  school.       Cell Phones   

Elementary: ​At the Elementary level, cell phones are not permitted during program  hours, unless authorized by the Site Supervisor.  If you are attempting to contact your  child, please contact the Site Supervisor.    Middle School: ​At the Middle & High School level, cell phones are permitted during  supper and free time only.  During homework and clubs, cell phones need to be off and  away.   

8


If a student is found using a cell phone during restricted hours, the student will be given  a warning and asked to put it away.  If the student has it again, it will be taken away and  returned to the parent/guardian at pick up.       

Dress Code  Students are expected to adhere by the School District dress code for all ASP activities.      

Confidentiality All staff members are expected to maintain confidentiality in regards to after school  program participants, employees and other partners. It is also important that staff  members are aware of which students are on the ​Do Not Photograph list and that they  do not reveal sensitive information about program participants to anyone except the  child's legal guardian.      Disciplinary Range of Consequences and Behavior  Our staff are trained to support our participants through positive reinforcement and  behavior management practices. However, all participants are expected to follow  Woodburn ASP program rules and regulations and above all help us maintain a  respectful and safe environment. We reserve the right to suspend or dismiss a child if  staff feels they are a physical threat to themselves or other participants or if the child's  behavior consistently prevents the normal daily functions of the program from occurring.     The following is a list of disciplinary actions that may be taken for each infraction or  violation.   If a participant continually violates these expectations the matter may be referred to the  Program Coordinators.  In case of severe violation of the rules, disciplinary action may  extend beyond these guidelines to include criminal referral.                    

9


Infraction/violation

Minimum

Maximum

Alcohol or Drugs – Distribution  or attempted distribution 

Suspension / Expulsion  recommended 

  Expulsion 

Alcohol or Drugs – Possession,  use or under the influence of… 

  Suspension 

  Expulsion 

Any Aggressive Behavior  –harassment, teasing or  intimidation. 

  Warning 

  Suspension or Expulsion 

Defiance of Authority ­  Recreation Leader, Site  Supervisor. 

  Parent Notification 

  Suspension or Expulsion    

Disruptive Conduct 

Warning

Parental Notification 

Disruptive Appearance 

Warning

Parental Notification 

Fighting

Warning/Parental Notification  

Expulsion

Gang Activity 

Parental Notification 

Suspension

Profanity

Warning

Parental Notification /  Suspension 

Reckless/Dangerous Behavior 

Warning

Parental Notification /  Suspension 

Theft

Warning/Parental Notification 

Suspension

Vandalism

Suspension/Restitution

Expulsion

Inappropriate Physical Contact 

Warning

Parental Notification /  Report Abuse  /  Suspension or Expulsion 

 

10


​Cultural Competencies  The Woodburn ASP prides itself on maintaining a diverse and equitable program. Staff  are expected to be sensitive to the needs of all students and families. We will make  every effort to provide culturally responsive programming and materials in a variety of  languages. We are also a trilingual school district and so may provide enrichment  activities not only in English but in additional languages as well, especially in Spanish or  in Russian.      

Grievances or Concerns  ASP takes all concerns expressed by parents,  guardians, participants and community  members seriously. Should an individual have a grievance, the following procedure  should be followed:  ● ●

Any concerns regarding after school care should be brought to the attention of  the Site Supervisor at your program.  If, after discussing the matter with the Site Supervisor you are not satisfied with  their decision, please contact the Program Director.

11

After School Parent Handbook  
After School Parent Handbook  
Advertisement