ATURAN UMUM
1. Font yang digunakan dalam penulisan setiap surat Spasi 1,15 2. Font yang digunakan dalam penulisan setiap MOM, Proposal, LPJ ataupun pengarsipan 3. 4.
5. 6. 7.
8. 9.
lainnya adalah TAHOMA size 11, Spasi 1,5 Setiap proposal wajib dilengkapi dengan surat rekomendasi yang tanda tangannya satu tingkat di bawah tanda tangan dalam proposal. Setiap proposal yang akan di majukan ke birokrasi juga wajib menyertakan surat peminjaman tempat pelaksanaan kegiatan dan surat permohonan dana (ikoma/ SPPDPP) Setiap undangan yang ditujukan kepada pembicara, usahakan menyertakan rundown acara. Terutama ketika mengundang sebagai pembuka acara Setiap sekdep wajib memeriksa semua surat, proposal, LPJ, ataupun sertifikat yang akan dikeluarkan departemennya dan menyesuaikannya dengan SOP. Setiap proposal, LPJ ataupun sertifikat yang sebelum dicetak, wajib melalui sekdep, lalu General Secretary atau Vice of General Secretary serta Finance Head untuk persetujuan anggaran dana Proposal dan LPJ tidak perlu dijilid jika belum mendapat tanda tangan lengkap. Dimasukkan ke dalam map bening. Untuk Proposal, surat dan LPJ yang tanda tangannya sudah lengkap, WAJIB di fotocopy dengan ketentuan sebagai berikut : a) Jika sumber dana berasal dari dana jurusan, maka di copy sebanyak 1x, lalu dijilid. Draft asli diserahkan ke Finence Head untuk mencairkan dana ke jurusan dan draft fotokopi diarsipkan (diserahkan ke SekDep masing-masing). b) Jika sumber dana berasal dari dana jurusan dan IKOMA, maka di copy sebanyak 3x, lalu dijilid. Draft fotokopi diserahkan ke BAAK (DISERTAI CD YANG BERISI SOFTFILE LPJ) dan 1 draft asli untuk mencairkan dana IKOMA, 1 draft fotokopi untuk di serahkan ke Finance Head dan 1 lagi diarsipkan. c) Jika sumber dana berasal dari dana jurusan, IKOMA, dan dana sponsor, maka di copy sebanyak 3x, lalu dijilid. Draft asli diserahkan untuk mencairkan dana ke ikoma, 1 draft fotokopi untuk mencairkan dana jurusan dan 1 draft fotokopi lagi diarsipkan. 1 draft fotokopi diserahkan ke BAAK (DISERTAI CD YANG BERISI SOFTFILE LPJ) Proposal dan LPJ di print ulang untuk keperluan pihak sponsor, tanda tangan di scan dengan ijin pihak-pihak terkait.