Issuu on Google+

Portalen Praktijkonderzoek in de Nederlandse zorgorganisatie Hoort u ook steeds vaker de term ‘portaal’ binnen uw organisatie? Is informatiemanagement een belangrijk thema voor u? Of staat u zelfs al voor de keuze een portaal in te voeren? In dit artikel wordt een praktijkonderzoek naar portalen in een Nederlandse zorgorganisatie uitvoerig belicht. Informatieoverload De hoeveelheid informatie binnen organisaties groeit razendsnel en leidt steeds vaker tot problemen bij medewerkers. Concrete praktijkvoorbeelden hiervan zijn: • De informatie is bij organisaties verspreid opgeslagen in verschillende systemen • De informatie kent verschillende eigenaren • Het beheer van de informatie gebeurt op verschillende plaatsen • Er is vaak nauwelijks sprake van integratie tussen de informatiebronnen Hier komt bij dat medewerkers niet alleen te veel, maar ook vaak niet de juiste informatie aangeboden krijgen. De beschikbare informatie wordt hierdoor niet effectief gebruikt. Hierdoor besteden medewerkers veel tijd aan het zoeken naar informatie. De verspreide opslag van informatie bemoeilijkt daarnaast de samenwerking doordat de benodigde informatie niet toegankelijk is en er vaak verschillende versies van documenten rouleren. Intranet Om de beschikbare informatie bij elkaar te brengen ontwikkelen organisaties ‘intranetsites’. Medewerkers hebben echter maar een deel van deze informatie nodig, waardoor intranet al snel te veel informatie aanbiedt. Bovendien wordt de informatie uit de verschillende systemen niet geïntegreerd aangeboden en biedt intranet geen toegang tot ongestructureerde informatie, zoals informatie in de e-mail, de agenda en de persoonlijke netwerkmappen van de medewerkers. Intranet is voor medewerkers daarom geen geschikte oplossing voor het zoeken naar informatie. Portaal Een portaal is daarentegen wel een gedegen oplossing voor het structureren en zoeken naar de juiste informatie. De beschikbare informatie kan namelijk vastgelegd, gestructureerd, beheerd en gedeeld worden door de data, de systemen

en de processen samen te brengen in een portaal. Een portaal biedt medewerkers op basis van hun rol binnen de organisatie, via een webbased interface, toegang tot de informatie in de BackOffice systemen, zonder dat de medewerkers niet opnieuw hoeven in te loggen. Daarnaast levert een portaal toegevoegde waarde aan de organisatie en de gebruikers. Een portaal draagt bij aan een efficiëntere samenwerking en interactie, aan het kennismanagement en aan de optimalisatie van de bedrijfsprocessen. Deze voordelen leiden tot een hogere productiviteit van medewerkers en een verlaging van de operationele kosten. Is het legitiem om een portaal in te voeren? Dat moet bepaald worden aan de hand van de bedrijfsstrategie.

Een portaal biedt functionaliteiten op het gebied van: • Zoeken en navigeren • Informatie-integratie (in-en extern) • Personalisatie • Notificatie • Taakmanagement en workflow • Virtuele samenwerking • Applicatie-integratie • Business intelligence • Infrastructuur

Bedrijfsstrategie In de literatuur wordt de bedrijfsstrategie vaak geconcretiseerd met de waardedisciplines: customer intimacy (beste totale oplossing), operational excellence (laagste totale kosten) en product leadership (beste producten). De bedrijfsstrategie geeft aan welke combinatie door de organisatie nagestreefd wordt. Om te bepalen of het legitiem is om een portaal in te voeren moet de bedrijfsstrategie vertaald worden naar het interne perspectief. Bij customer intimacy bijvoorbeeld ligt de focus van de organisatie op identificatie, begrip en service aan de klant. Voor operational excellence is het uitgangspunt dat het proces leidend is en ligt de focus intern op de kosten en de kwaliteit.

Gericht op oplossingen, gevoel voor mogelijkheden


Portalen Uit onderzoek komt naar voren dat de functionaliteiten taak- en workflow management van een portaal bijdragen aan het realiseren van operational excellence. Taakmanagement helpt medewerkers namelijk met de bijdrage aan het proces en bij het managen van bedrijfsprocessen. Workflow helpt juist om de processen te automatiseren en signaleert wanneer een medewerker een taak dient uit te voeren. Ten aanzien van de waardediscipline customer intimacy biedt een portaal hulpmiddelen, zoals: • Customer Relationship Management • Supply Chain Management • E-business • Web-services Medewerkers worden door een portaal dusdanig ondersteund dat hun productiviteit wordt verhoogd. Door online-formulieren en doordat informatie maar één keer ingevuld hoeft te worden, wordt handmatig administratief werk teruggedrongen. Het zoeken naar informatie over bijvoorbeeld de planning, klanten en projecten kost veel tijd en remt een optimaal werkproces. Zoekmachines en supply chain management helpen om het werkproces te verbeteren en de kosten te verlagen. Selfservice is de oplossing om snel en effectief te werken. Door de selfservicefaciliteiten van een portaal: • Houden medewerkers zelf hun administratieve gegevens bij • Hebben medewerkers beter inzicht in het budget • Regelen medewerkers zelf cursussen • Werken medewerkers op een interactieve manier samen Het bieden van de juiste hulpmiddelen aan elk individu binnen de organisatie is de sleutel tot verhoging van de medewerkertevredenheid en daarmee ook van de klanttevredenheid. Medewerkers helpen om informatie te gebruiken om het werk beter te doen, levert een waardevolle bijdrage aan hun tevredenheid, omdat er het signaal van uit gaat dat niet het informatiesysteem, maar juist ‘zij’ de sleutel naar het succes zijn.

Winvision richt zich op het ontwikkelen, integreren, bouwen en beheren van oplossingen met behulp van Microsoft producten. Dankzij deze oplossingen krijgen gebruikers de beschikking over professionele hulpmiddelen, waardoor ze niet alleen sneller bij de voor hen relevante informatie kunnen, maar deze ook beter kunnen analyseren, bewerken en verwerken en daardoor productiever zijn. De missie van Winvision is

De invoering van een portaal Een portaal biedt veel toegevoegde waarde en is een oplossing voor de problemen met de informatievoorziening, mits de medewerkers het gedachtegoed achter het portaal begrijpen, bereid zijn om samen te werken en bereid zijn om de informatie met collega’s via het portaal te delen. Een portaal brengt de mensen, de informatie en de applicaties bij elkaar. Het biedt de hulpmiddelen en de technologie, maar het zijn de medewerkers die het tot een succes moeten maken. Een portaal biedt hulpmiddelen die het delen van kennis in een organisatie kan ondersteunen. Of kennis gedeeld wordt, hangt af van de bedrijfscultuur en de aandacht in de organisatie voor kennismanagement. Om toegevoegde waarde te realiseren met een portaal dient een portaalplan opgesteld te worden waarin het project gerechtvaardigd wordt (businesscase). De rechtvaardiging van het portaal zelf zit in de bijdrage aan de bedrijfsstrategie in termen van de waardedisciplines. Een portaalproject kent doorgaans slechts een beginpunt, aangezien de invoering een langdurig en continu proces is van incrementele ontwikkeling van bedrijfsprocessen en de inzet van de functionaliteiten van een portaal. Het project vereist een specifiek besturingsconcept (programmamanagement), commitment van het management en het betrekken van verschillende stakeholders. Besluiten over het beschikbaar stellen van functionaliteiten van een portaal worden gemaakt op basis van datgene wat een functionaliteit oplost en wat de hiervoor te leveren inspanning is. Het proces van prioriteiten stellen en keuzes maken gaat tijdens de invoering van een portaal continu door en vereist programmamanagement vanuit de organisatie zelf en projectmanagement vanuit de ondersteunende leverancier.

Colofon De heer drs. R. van Brummelen MIM deed in het kader van zijn Masteropleiding Information Management bij de Markus Verbeek Business Academy onderzoek naar portalen. In het onderzoek is samengewerkt met Winvision. Hij is nu werkzaam als Hoofd Informatisering bij Livio te Enschede.

ervoor te zorgen dat onze klanten hun primaire bedrijfsdoelstellingen halen of overtreffen door inzet van ICT oplossingen die gebaseerd zijn op het Microsoft platform. Wij zijn hierbij van mening dat het voor klanten essentieel is om te komen tot een gestandaardiseerd platform. Dit is veel eenvoudiger te beheren en daarmee goedkoper. Tevens is hierdoor het implementeren van toekomstige oplossingen eenvou-

Gericht op oplossingen, gevoel voor mogelijkheden

diger. Ons uitgangspunt hierbij zijn de standaard bouwstenen die door Microsoft worden geleverd. In de meeste situaties bieden deze voor 80% de functionaliteit van de gewenste eindoplossing. Door de toevoeging van een klein stuk maatwerk wordt in korte tijd met een snelle ROI een rijke oplossing gecreëerd waarmee de bedrijfsdoelstellingen gerealiseerd kunnen worden.

Winvision levert oplossingen voor: • Portals • Enterprise Project Management • Customer Relationship Management • Business Intelligence • Unified Communications • Infrastructuur • Managed Services

Winvision bv Marconibaan 12 - 3439 MS Nieuwegein tel. +31 (0)30 658 01 58 info@winvision.nl - www.winvision.nl


Portalen in de zorg, praktijkonderzoek