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...das Upgrade mit MarketingTools fürs web 2.0

®

Mehr Erfolg mit WinHotel

WinHotel® bietet seit 1980, mit seinem einzigartigen, innovativen Bausteinsystem zusätzliche Flexibilität in der Hotelverwaltung und kann genau auf die Ansprüche und Bedürfnisse des Benutzers eingerichtet werden. ®

WinHotel wird schnell akzeptiert und ist sofort bedienbar – nicht zuletzt durch die Orientierung am Quasi-Standard MS Windows. Auch der Gast spürt die Vorteile durch eine merkliche Serviceverbesserung entlang der gesamten Gästekette – vom Erstkontakt über die Ankunft, den Urlaubsaufenthalt, die Abreise und das Kontakthalten. Neben absoluter Funktionalität und ® Bedienerkomfort kann WinHotel vor allem durch verlässlichen Support und die Sicherheit einer Firma punkten, die seit über 20 Jahren Software für das Gastgewerbe programmiert. Herzliche Grüße,

m

Themenschwerpunkt: MARKETING | ZIMMERPLAN | SCHNITTSTELLEN + PRAXISBEISPIEL "Email-Anfragenbeantwortung"

Mag. Otto Atzwanger mit seinem Team ATZWANGER GesmbH

Die Vorteile auf einen Blick: Ÿ Funktionalität und Schnelligkeit Ÿ Verwaltungsaufwand wird zur

Nebensache Ÿ Marketingtools der Profiklasse Ÿ klarer Bildschirmaufbau Ÿ intuitive Bedienung Ÿ Windows-basiertes look&feel

produziert von

GesmbH

| Tel.: 04842 6341 Email: info@winhotel.at | www.winhotel.at

mehr Infos auf www.winhotel.at/hotelsoftware ®

WinHotel Hotelsoftware: WhWeb-Upgrade


INHALT: GÄSTEKARTEI Übersicht

SEITE 1

Marketinglisten

SEITE 2

Korrespondenz-Verwaltung

SEITE 3

Schnell-Zugriffe

SEITE 4

Volltextsuche

SEITE 5

ZIMMERPLAN Übersicht

SEITE 6

„nach Art des Hauses“

SEITE 7

Planlisten

SEITE 8

RECHNUNGSLEGUNG Übersicht

SEITE 9

mit gesammeltem Vorschau-Druck

SEITE 10

ONLINE-SCHNITTSTELLEN Übersicht

SEITE 11

Kontingentwartung

SEITE 12

Adressenimport

SEITE 13

MARKETING Übersicht

SEITE 14

CRM-Mails

SEITE 15

WinHotel® Hotelsoftware: WhWeb-Upgrade


Gästekartei | Zimmerplan | Rechnungslegung | Online-Schnittstellen | Marketing Die Gästekartei ist mehr als nur eine Adressensammlung. Sie ist das Herz der Hotelsoftware und die Zentrale für das Anfragenmanagement aller Kanäle. Mit Schnittstellen zu sämtlichen Buchungs- und Anfrageportalen im Internet lässt sich die tägliche Anfragenflut optimal bewältigen. ® Steigern Sie Ihre Hit-Rate mit WinHotel WhWeb und verändern Sie das Verhältnis von Buchungen zu Angeboten zu Ihren Gunsten.

m Datei

neu

Korrespondenz

Adressenstamm

ändern

löschen

Reportgenerator

Clipboard Emailimport markieren

Telefonbuch Buchungshistory

erweiterte Funktionen

Anzeige

Stamm

Listen

Marketinggruppe

Marketinggruppen

Volltextsuche

Marketinggruppe zeigen

alle mit Emai

1500

"High Value" Statistiken:

1000

Ÿ Anteil der Emailadressen an den Gesamtadressen

500

Ÿ Anteil der Gäste mit Buchungen am gesamten Adressenbestand

0 Adressen

Ein altes Wirtesprichwort sagt: „Eine Adresse ist dann gut, wenn daraus eine Buchung wird.“ ® Und dabei unterstützt Sie die WinHotel -Kartei. So kommen Sie durch höhere Auslastung zu mehr Umsatz.

WinHotel® Hotelsoftware WhWeb-Upgrade

S. 1


Gästekartei | Zimmerplan | Rechnungslegung | Online-Schnittstellen | Marketing ...mit den Marketinglisten

Marketinggruppen

Mit der WinHotel® WhWeb Edition besitzen Sie das Profiwerkzeug zur Bewältigung der Kette an Arbeitsprozessen, die auf eine Anfrage folgen. Ordnen Sie Ihre Gästeadressen im Drag & Drop System einer Marketingliste zu. Auf KLICK haben Sie z.B. alle Motorradgäste im Blickfeld – auch zum Versand von Werbebriefen oder Emails.

Die Vorteile auf einen Blick: Ÿ übersichtlich gruppierte Adressen (z.B.

"Wintergäste", "Biker", "Gourmet-Gäste", usw.) Ÿ unkomplizierte und einfache

Bearbeitung mit den Marketing-Tools (Newsletter, Serienbriefe,...) Ÿ erfolgreicher mit vorbildlicher

Gästebeziehungspflege

WinHotel® Hotelsoftware WhWeb-Upgrade

S. 2


Gästekartei | Zimmerplan | Rechnungslegung | Online-Schnittstellen | Marketing ...mit der Korrespondenzverwaltung

Datei

neu

Korrespondenz

Adressenstamm

ändern Stamm

löschen

Reportgenerator

Clipboard Emailimport markieren

Telefonbuch Buchungshistory

erweiterte Funktionen

Anzeige

Listen

Marketinggruppen

Der effizient gestaltete persönliche Verkauf baut in erster Linie auf schnelle Korrespondenz und ein wasserdichtes Dokumentenmanagement. WinHotel® verwahrt alle ein- und ausgehenden Nachrichten. So finden Sie die Buchungsbestätigung von Familie XY für den kommenden Winter spielend einfach. Schreiben Sie sich interne Erinnerungsemails, importieren Sie Emails, Fotos, WORD-Dokumente,... mit einem Mausklick, markieren Sie Punkte als erledigt und erleichtern Sie sich so den Management-Alltag.

Die Vorteile auf einen Blick: Ÿ Outlook-Emailimport: auf Knopfdruck ist

das Email beim Gast abgespeichert. Ÿ Zugriff auf Korrespondenz über

Gästekartei, Gästestammdaten, Rechnungsprogramm und Zimmerplan. Ÿ WhDMS-Control, Chronik Ihres

kompletten Schriftverkehrs.

WinHotel® Hotelsoftware WhWeb-Upgrade

S. 3


Gästekartei | Zimmerplan | Rechnungslegung | Online-Schnittstellen | Marketing ...mit erweiterten Funktionen in den Gästestammdaten

Landkarte

Orientierung: Wo ist Ihr Gast zu Hause?

Quick-Email

Automatisch: Email-Adresse wird ins Outlook übernommen

Korresp.-VW

Zugriff: Welchen Schriftverkehr gibt es mit dem Gast?

Quick-Import

Speichern: Emails, ... auf Knopfdruck beim Gast dazuheften.

Notizen im "Post-It" Stil Ereignisprotokoll auf Knopfdruck

WinHotel® Hotelsoftware WhWeb-Upgrade

S. 4


Gästekartei | Zimmerplan | Rechnungslegung | Online-Schnittstellen | Marketing ...mit erweiterten Funktionen in der Volltextsuche

Datei

neu

Korrespondenz

Adressenstamm

ändern Stamm

löschen

Reportgenerator

Clipboard Emailimport markieren

Telefonbuch Buchungshistory

erweiterte Funktionen

Anzeige

Marketinggruppen

VolltextSuche

In der "Volltextsuche" kann nach einem Wort oder einer Silbe gesucht werden. Alle Treffer werden im Suchmaschinen-Stil gelistet. Schnellfunktionen wie Datenimport (zum Importieren von Emails, PDFs, Excel-Files,...), Karteiblatt (öffnet die Gästeadresse in der Gästekartei), Email (öffnet eine neue Email mit der Email-Adresse des Gastes im Outlook) und DMS (öffnet die Korrespondenzverwaltung.

WinHotel® Hotelsoftware WhWeb-Upgrade

S. 5


Zimmerplan | Rechnungslegung | Online-Schnittstellen | Marketing

Gästekartei |

Der Zimmerplan ist mehr als nur eine Buchungsübersicht. Er ist die Managementzentrale für den gesamten Online-Verkauf. Die Online-Kontingente all Ihrer Buchungsportale werden - basierend auf dem WinHotel® Zimmerplan - auf Knopfdruck aktualisiert und gewartet.

Graphischer Zimmerplan

m heute

Check-In automatisch

Gästekartei

MeldeMax

Online

Zimmer-RG

Zahlung

CRM-Mails

Aktualisieren

März 11 Mi Do Fr

3

4

5

Setup

April 11 Sa So Mo Di

6

7

8

Mi Do Fr

Sa So Mo Di

Mi Do Fr

Sa So Mo Di

Mi Do Fr

Sa So Mo Di

Mi Do Fr

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1

2

Sa So Mo Di

3

4

5

6

Mi Do Fr

7

8

Sa So Mo Di

101

Turnrer Tina

102

Bauer Kerstin

103

Ismenaldo Franco

101

Alp Ech Frederike

201

Brandt Ingr Silie Peter

202

Brown Alph Birn Helene

Skireisen Pulvers Hofer Markus

Reisebüro Urlaub

203

Eberlinger Klaus

Badinger Werner Rieser Anna

Reisebüro Urlaub

204

Becker Hans-Richard

301

Elton Jo Baur

302

Kranz Iris

303

Heigl Horst

304

Haase Hermann

401

Colling Phil

Skireisen Pulvers

Van Clyde Bon Reisebüro Urlaub Reisebüro Urlaub Risber Reisebüro Urlaub

Williams Robert

Skireisen Pulvers Hladiceck M Truger Margerita

Baur

Mi Do Fr

Sa So Mo Di

Mi Do Fr

Sa

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Ferner Louise

Ross Berthold Atzwanger Otto Ross Berthold

Reisebüro UrlaubÜlsn Senninger Bernd

Fenez Skireisen Pulvers Willnutz Ruth

Iciote Manfr Skireisen Pulvers Saum He Winnler Jörg

Seillianer Robby

Ross Berthold

Reisebüro Urlaub

Plausburger Man

Guano Anna Bablsburg Emanuel

Pfennig S Vogt Siegfried Fröhlcher Iris

Atzwanger Otto

Blume Maria Enimen Daniel

Vorherr Albin Specht Niklas Gescheidt Josef

Ballsieper Edg Funke Werner Pausner Laura Schwarz Wilhelm

402

Verlängern, verkürzen, einchecken, auschecken, umbuchen - Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bis ins kleinste Detail.

Die Vorteile auf einen Blick: Ÿ Flexibles Umbuchen mit DRAG &

DROP: Buchung mit der Maus (STRG + Klick) in ein anderes Zimmer heben Ÿ Buchungsverlängerung mit DRAG &

DROP: Buchung mit der Maus länger ziehen Ÿ Orientierungshilfe: betreffendes Datum

und Zimmer sind rot gekennzeichnet

WinHotel® Hotelsoftware WhWeb-Upgrade

S. 6


Gästekartei |

Zimmerplan | Rechnungslegung | Online-Schnittstellen | Marketing

...nach Art des Hauses

März 11 Mi Do Fr

3

4

5

Sa So Mo Di

6

7

8

Mi Do Fr

Sa So Mo Di

Mi Do Fr

Sa So Mo Di

Mi Do Fr

Sa So Mo Di

Mi Do

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1

101

Turnrer Tina

102

Bauer Kerstin

103

Ismenaldo Franco

101

Alp Ech Frederike

201

Brandt Ingr Silie Peter

202

Brown Alph Birn Helene

Skireisen Pulvers Hofer Markus

203

Eberlinger Klaus

Badinger Werner Rieser Anna

Skireisen Pulvers Williams Robert

Risber Skireisen Pulvers Hladiceck M

Truger Margerita

Baur

2

Fenez Skireisen Pulvers Willnutz Ruth

Die Darstellung des Zimmerplanes kann individualisiert und an die Erfordernisse des Betriebes angepasst werden. Ÿ Anzahl der angezeigten Zimmer Ÿ Schriftgröße zum Anzeigen der Plannamen Ÿ Planfarben zum Kennzeichen des Buchungsstatus (fix, vorläufig, Option,...)

Farbliche Unterteilung zur Kennzeichnung von unterschiedlichen Bereichen (Haupthaus, Dependance,...) möglich.

WinHotel® Hotelsoftware WhWeb-Upgrade

S. 7


Gästekartei |

Zimmerplan | Rechnungslegung | Online-Schnittstellen | Marketing

...mit Planlisten Listen

m Rezeptionslisten

Planlisten

Chefzahlen

Statistiken

bye bye

Ankunftsliste

Zimmermädchenliste

Abreiseliste

Liste Ankünfte

Küchenliste

Vorschau

Gästestand

Auf Basis des Zimmerplans erstellt WinHotel Ihnen Listen der freien und der belegten Zimmer für beliebige Zeiträume, An- und Abreiselisten, Tageszimmerpläne, Zimmermädchenlisten, Nächtigungsstatistiken u.v.m.

WinHotel® Hotelsoftware WhWeb-Upgrade

S. 8


Gästekartei | Zimmerplan |

Rechnungslegung | Online-Schnittstellen | Marketing

Die Neuerungen im Bereich der Rechnungslegung sind nicht nur eine Reaktion auf das neue Betrugsbekämpfungsgesetz, sondern auch eine Umsetzung verrechnungstechnischer Arbeitserleichterungen für Sie und Ihre Mitarbeiter in der Rezeption.

auf Papier oder als PDF

Die Vorteile auf einen Blick: Ÿ Vorschau- bzw. Rechnungsdruck

wahlweise auf Papier oder als PDF Ÿ Umbuchen ganzer Zimmer oder Folios

bzw. einzelner Positionen Ÿ Anzahlungen auf mehrere Zimmer

verteilbar Ÿ Direktzugriff auf die

Korrespondenzverwaltung

WinHotel® Hotelsoftware WhWeb-Upgrade

S. 9


Gästekartei | Zimmerplan |

Rechnungslegung | Online-Schnittstellen | Marketing

...mit gesammeltem Vorschau-Druck

Die Rechnungsvorschau kann für mehrere Zimmer hintereinander mit nur einem Klick ausgedruckt werden. So werden lange Wartezeiten an der Rezeption vermieden. Die Vorschau kann für folgende Optionen gedruckt werden: Ÿ alle Zimmernummern mit einem bestimmten Abreisedatum Ÿ markierte Zimmernummern Ÿ Schnelldruck für aktives Zimmer

WinHotel® Hotelsoftware WhWeb-Upgrade

S. 10


Online-Schnittstellen: Mit den WinHotel® Schnittstellen sind Sie mit allen "Außenstellen" im Internet verbunden. D.h. elektronisches Meldewesen, Kontingentwartung, Buchungen über die eigene Hotelhomepage und Adressenimport, sowie Anfragenbeantwortung diverser Online-Portale laufen auf Knopfdruck und ® werden mit den Daten aus Ihrem WinHotel gespeist. Ihre Gästekartei füllt die elektronischen Meldezettel Ihrer Stammgäste, Ihr Zimmerplan dient als Informationsgrundlage für die Zimmerfreimeldungen im Internet und für Ihr WinHotel®Buchungsmodul auf der eigenen Hotelhomepage. Adressen von Online-Portalen werden mit nur 1 Klick ins WinHotel® importiert und können dort weiterbeworben werden.

m

MeldeMax elektronisches Gästemelden

Online Buchen für die eigene Hotelhomepage

Adressenhamster Import von Anfrageadressen per Mausklick

Autom. Kontingentwartung Buchungsportale auf Knopfdruck aktualisiert

Aktiv Cloud Berichte passwortgeschützt als Email

WinHotel® Hotelsoftware WhWeb-Upgrade

S. 11


K ntingent Wartung

Buchungsportale auf Knopfdruck aktualisiert

...sparen Sie Zeit und Geld. Die Schnittstelle zur automatischen Kontingentwartung auf allen gängigen Buchungsportalen hilft Ihnen beim Sparen wertvoller Arbeitsstunden. Per Mausklick bringen Sie Ihre Kontingente auf Feratel, Tiscover, booking.com, uvm. auf den aktuellen Stand.

Ein Mausklick genügt und die Kontingente sind aktualisiert. Schnittstellen zu allen gängigen Portalen Spezialanfertigungen möglich.

Graphischer Zimmerplan

m heute

Check-In automatisch

Gästekartei

MeldeMax

Online

Zimmer-RG

Zahlung

Mi Do Fr

3

4

5

Sa So Mo Di

6

7

8

Mi Do Fr

Sa So Mo Di

Mi Do Fr

Sa So Mo Di

Mi Do Fr

Sa So Mo

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

101

Turnrer Tina

102

Bauer Kerstin

103

Ismenaldo Franco

101

Alp Ech Frederike

201

Brandt Ingr Silie Peter

202

Brown Alph Birn Helene

203

Eberlinger Klaus

204

Becker Hans-Richard

301

Elton Jo Baur

302

Kranz Iris

303

Heigl Horst

304

Haase Hermann

401

Colling Phil

Softwarekosten (jährlich):

CRM-Mails

März 11

Skireisen Pulvers Williams Robert

Risber

Zeitaufwand Personalkosten Tage/Jahr: (täglich): (täglich):

M I T 190 € + 0h x 0€ x WinHotel®Kontingentwartung

€ 0 Tage = 190 pro Jahr

bwz.

Skireisen Pulvers Truger Margerita Fenez Skireisen Pulvers

OHNE 0 € + ½h x 10€ x 365 Tage = 1825 € pro Jahr

Schnittstelle

Skireisen Pulvers Badinger Werner Iciote Manfr Skireisen Pulvers Winnler Jörg Pfennig S Fröhlcher Iris Seillianer Robby Ballsieper Edg

402

Die Vorteile auf einen Blick: Ÿ Freie Kontingente werden auf Knopfdruck direkt aus dem WinHotel® Zimmerplan an alle angeschlossenen Buchungsportale übertragen

Basis ist der WinHotel Zimmerplan

Ÿ Keine unnötige Zeitvergeudung auf diversen Buchungsportalen, Reservierungsplattformen und Websites

Er bietet die Übersicht über die Buchungslage. Sie definieren selbst, welche und wieviele Zimmer auf welchem Buchungsportal online buchbar sein sollen und welche nicht.

Ÿ Mitarbeiter können sich mit gewinnbringenden Aufgaben beschäftigen

®

mehr Infos auf www.winhotel.at/kontingentwartung Online-Schnittstellen: Kontingentwartung | Adressenhamster | MeldeMax | OnlineBuchen

WinHotel® Hotelsoftware WhWeb-Upgrade

S. 12


Adressenimport aus dem Internet

Klick und die Adresse ist im WinHotel® Komplette Adressen aus Ihren Emailanfrage (eigene Homepage, Feratel, Tiscover,...) werden mit nur 3 Mausklicks in die WinHotel® Gästekartei eingefügt. Angebotslegung und Nachfassen ® können mit gewohntem WinHotel Komfort abgewickelt werden. STRG+A | STRG+C | STRG+S: Markieren, kopieren, einfügen - Das Programm erkennt automatisch, aus welchem Portal die Email importiert wird und weist die passende Kategorie zu. Eigene Homepage Feratel Alpenstadt

Tiscover

wandern.com

arlberg-info

Schneehöhen Europa-Wanderhotels ... saalbach.com Bergfex Kinderhotels

Kärnten-Werbung

Die Vorteile auf einen Blick: Ÿ Ein Klick (STRG+S) zum schnellen

Import aller Anfragenformate (Spezialanfertigungen möglich). Ÿ Zentrale Adressen- und

Angebot, Nachfassen, Buchung ®

Über WinHotel kann ein individuelles Angebot verschickt werden. Die Adressen der potentiellen Gäste können mit Impulsmails, sowie Nachfass® Aktionen direkt über die WinHotel Hotelsoftware bearbeitet werden.

Anfragenverwaltung - kein stressiges Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Speicherorten Ÿ Angebote & Nachfassen mit dem

gewohnten WinHotel®-Komfort. Ÿ Korrespondenz im

Dokumentenmanagement gespeichert und jederzeit abrufbar.

mehr Infos auf www.winhotel.at/adressenhamster Online-Schnittstellen: Kontingentwartung | Adressenhamster | MeldeMax | OnlineBuchen

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S. 13


Gästekartei | Zimmerplan | Rechnungslegung | Online-Schnittstellen |

Marketing

Der Einzug des Internet in den beruflichen Alltag der Hotellerie hat das Tätigkeitsfeld der Hoteliers und Gastwirte komplett verändert. Den klassischen Briefverkehr gibt es kaum noch. Eine Auswirkung des web2.0-Zeitalters ist die tägliche Emailflut. Was zählt sind Schnelligkeit und Individualität - schon bei der Angebotslegung.

EMAIL-Briefe in NEWSLETTER-Qualität: Die Gästekorrespondenz wird im WORD erstellt und von dort aus direkt per Email versendet. Die Vorlagen können mit allen grafischen Finessen versehen werden (Direktverlinkung auf Homepage, ...). Wählen Sie aus Ihren WinHotel® Briefvorlagen... ...und verschicken Sie das Angebot in Newsletter-Qualität über die automatische WORD-OUTLOOK-Verbindung.

Die Vorteile auf einen Blick: Ÿ Email-Briefe in Newsletter-Qualität Ÿ automatische WORD-OUTLOOK-

Verbindung Ÿ direkte Speicherung in der

Korrespondenzverwaltung

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S. 14


CRM

ails

3 Mails zur Kundenbeziehungspflege

Nachfassen Über die WinHotel® CRM-Mails ist es möglich, all jene Adressen herauszufiltern, die z.B. vor 3 Tagen ein Angebot erhalten, aber noch keine Buchung getätigt haben. Diese potentiellen Gäste können mit der Nachfassen-Funktion nachbearbeitet werden.

Gute Reise Mit nur 2 Klicks können Gäste, die in z.B. 2 Tagen bei Ihnen im Haus anreisen, aus dem ® WinHotel Zimmerplan gefiltert werden. Mit einem ansprechenden Email - z.B. mit Bildern und Anreiseplan - kann den Gästen eine „Gute Reise“ gewünscht werden.

Danke ®

Ebenso können die abgereisten Gäste aus dem WinHotel Zimmerplan herausgefiltert und mit einem „Dankes“Email oder -Brief noch einmal zu Hause kontaktiert werden. Sie können sich nach dem Verlauf der Heimreise erkundigen, um eine Weiterempfehlung Ihres Betriebs bitten, oder um eine Bewertung auf diversen Internetplattformen. Ihren Ideen sind keine Grenzen gesetzt.

Die Vorteile auf einen Blick: Ÿ Ein Klick (STRG+S) zum schnellen

Import aller Anfragenformate (Spezialanfertigungen möglich). Ÿ Zentrale Adressen- und

Anfragenverwaltung - kein stressiges Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Speicherorten Ÿ Angebote & Nachfassen mit dem

gewohnten WinHotel®-Komfort. Ÿ Korrespondenz im

Dokumentenmanagement gespeichert und jederzeit abrufbar.

mehr Infos auf www.winhotel.at/crm_mails Interne Module: Quoter | CRM-Mails | Wellness

WinHotel® Hotelsoftware WhWeb-Upgrade

S. 15


WinHotel Hotelsoftware