Page 1

      

          

From the Editor Julianna Rhodes, STC UK & Ireland Newsletter Editor,  and 2nd Vice President  The crocuses are springing up and the daffodil  shoots are stretching upwards towards the sky in a  constant prayer to the Sun God. There are days of  patchy sunshine with blue sky and that earthy, fresh  smell in the air...ahhhh, spring is coming! That alone  is enough to put a smile on anyone’s face!  We have lots of events planned for the spring and  summer, so get your trusty diaries out and mark the  dates!  •

7th March 2009 – “Video and e‐learning” at the  Novotel Hotel in London, sponsored by the STC  UK & Ireland Chapter (see next article.)  13‐14th June 2009 – The STC UK & Ireland  chapter’s annual conference will take place at  the Møller Centre in Cambridge. This year’s  theme is “Accessibility” (see page 3.)  25th July 2009 – “Race Day” Social to celebrate  the Betfair races, located at the STC UK & 

STC UK & Ireland Chapter Newsletter – March 2009 

Ireland chapter President’s house (Ant Davey)  (see page 3.)  And let’s not forget the 56th Annual STC Summit  taking place 2‐6th May 2006 in Atlanta, Georgia. If  you are one of the lucky ones to go, keep an eye out  for me, as I will be there!   Happy Spring! ‐ Julianna 

“Video and e-learning” – An Introduction for technical communicators Saturday, 7 March 2009 in central London

Bridging the gap between user assistance and  training provides an opportunity for us to expand  our skills and job opportunities, but also presents  new challenges. What is e‐learning, what techniques  and skills are needed, what tools are available?  This one‐day conference will try to answer those  questions, and provide you with a critical overview  of the technologies and tools used. You will learn  about the design of content and structure of  tutorials and other training material and how to use  digital media resources to create engaging and  usable learning materials. 

"You can write, just put it online as training" 

The event will take place on Saturday, 7 March 2009  at the Novotel London Waterloo, just across the  Thames from Big Ben and Westminster. Close to rail,  tube and bus links, the Novotel London Waterloo  offers excellent facilities and we are delighted to  have secured the venue for our Video and E‐ Learning Conference. 

More and more companies are using e‐learning to  train staff, customers and suppliers, and often it is  the technical communicator who is asked to not  only write the content, but also design and develop  the e‐learning system.       

In these difficult times investing in ourselves as  professionals is more important than ever, and this  one‐day conference is an ideal opportunity to stay  abreast of new trends and technologies. As well as a  number of highly informative presentations, the day               

By Tina Hoffman, STC UK & Ireland Chapter  Secretary 

1


provides plenty of time for networking. Meet other  technical communicators, exchange ideas and pick  up technical authoring and job information, all for  the princely sum of £80 (early booking rate for  chapter members).   This event is open to STC members and guests,  please forward this information to anyone you think  would be interested in attending. All may be assured  of a warm welcome and (not unimportant in these  credit crunch days) discounted rates for STC, ISTC,  and other Intecom members.   [Editor’s Note – Some subsidized tickets are  available for STC UK & Ireland Members who are  currently unemployed. Please email  treasurer@stcuk.org for information.]  For more information, visit the chapter website on  http://www.stcuk.org/. To book your place now, go  to http://stcukandimarch2009.eventbrite.com/.   For questions relating to the event, please contact  the event organiser Tina Hoffman on  tinahoffman@planit.com  

STC UK & Ireland Chapter Newsletter – March 2009 

STC Extends Early Bird Period for Members STC is sensitive to the impact of a downward  economy on members’ ability to attend the 2009  Technical Communication Summit, 3–6 May in  Atlanta, GA. As part of its own economic stimulus  plan, the Society will extend the Early Bird discount  rate for members until 21 April.  “I am so proud of our Finance Committee for  approving this extension,” exclaimed STC Executive  Director Susan Burton, CAE. “This will keep the  registration rates affordable and, in effect, give a  $200 credit to every member who missed the  original deadline and wants to attend the  conference.” The Early Bird discounted rate is $200  less than the standard rate of $995 that was  originally effective 18 February. Member Early Bird  registration rate for the conference is $795; the  onsite registration rate for members is $1,095.  Conference room rates at the Hyatt Regency Atlanta  are also affordable at $174 for single or double  accommodations, 21 percent less than last year’s  room rates.   

The Summit is comprised of more than 100  education sessions organized into six tracks:  Applying Research and Theory to Practice; Designing  and Assessing the User Experience; Designing and  Developing Content; Developing Your Skills and  Promoting Your Profession; Managing People,  Projects, and Business; and Producing, Managing,  and Delivering Content.  Top practitioners, academe, consultants, and  researchers in the field of technical communication  will present new material on cutting‐edge  technology, trends, and issues, mixed in with the  staples of solid communication techniques and topic  areas.  A Preliminary Program is available on the STC  website in PDF form, as well as a live database of  titles, speakers, and descriptions for all sessions  being presented. Members who wish to have their  company pay for their professional development  may find the document Help in Justifying Your  Attendance beneficial.  Complete details about the conference schedule,  registration rates, hotel information, and  registration can be found on the STC website.               

2


STC UK & Ireland Chapter Annual Conference is 13-14th June 2009 The theme for the upcoming conference on 13‐14th  June at the Møller Centre in Cambridge is  "Accessibility in Technical writing and the  workplace."   • •

How do we make our communications usable  by people with hearing and sight difficulties?  How do we work with colleagues and  customers who have hearing and sight  difficulties? 

These are the issues that will be addressed by  featured speakers from all over the UK. There will be  a Saturday night dinner and social activities to do  with other Technical Authors.  The programme is still getting its final touches. In  the meantime, mark your diaries and watch this  space!   

STC UK & Ireland Chapter Newsletter – March 2009 

STC UK & Ireland Summer Social - “Ascot Race Day” On 25th June, the Summer Social/BBQ will be held at  STC UK & Ireland chapter President Ant Davey’s  house/garden. The purpose of the social is to  celebrate the Betfair Weekend featuring the King  George VI and Queen Elizabeth Stakes. Cost is £15  per head to cover food, sweepstake, and prize for  the ‘Best Hat’. Guests will need to bring their own  drinks, but a glass of bubbly will be provided on  arrival. The event is open to members, non‐ members and their families. Watch this space for  more information or contact Ant Davey. 

Master of Arts – Technical Communication By James Windebank, STC UK & Ireland Chapter  Student Member  This time last year I could hardly  imagine that I would be  embarking on such a rewarding  career as a technical author, let  alone studying for a MA in   

Technical Communication at the University of  Portsmouth.  But it’s true!    Previous to my new venture, I had completed an  apprenticeship in electronic engineering and gained  four years experience as an electronic test  technician.   But I began to crave for a new challenge  and a more rewarding career.  I spotted a job  advertisement for a trainee technical author that  intrigued me. I had always worked with technical  publications but never considered writing them. On  second thoughts it did make sense as I could use my  prior engineering experience to make an exciting  new career change. Perfect.      In March of 2008, I was recruited by Eaton  Aerospace Limited as a trainee technical author and  I haven’t looked back since.  I am creating accurate  and ‘easy to read’ technical publications for  company products and updating any subsequent  revisions. I have had to get to grips with the range of  different company and customer procedures and  specifications that include S1000D. An aspect that I  have really enjoyed is learning and using different 

3


industry‐related software packages such as Adobe  FrameMaker + SGML and Itedo IsoDraw.      Once I had found my feet in my new environment, I  looked to find a qualification that could support my  growing experience as a technical author. I didn’t  have to look far, because right on my door step was  the University of Portsmouth that ran an MA in  Technical Communication.  The University offers a  part‐time study option, which was ideal for me.  My  employer was impressed to see that I was willing to  develop my technical author skills further and gave  me permission to apply for the course.     The University of  Portsmouth quote   “The course has been  designed for individuals  with a technical or  scientific background who  wish to take up technical authorship as a second  career.”  This seemed just right for me. But I was  unsure if I would obtain a place on the course as I  did not have a Bachelors degree, which is  traditionally required to advance on to a Master  STC UK & Ireland Chapter Newsletter – March 2009 

degree.  Thankfully, the University encourages  entrants without formal degree level qualifications  to apply. Each application is examined on an  individual bases’, in which sub‐degree qualifications,  work experience, personal interest and motivation  are all taken into account. I believe my work  situation and past engineering experience enabled  me to be successfully accepted onto the course.     In October 2008, I arrived for registration at the  School of Languages and Area Studies (SLAS) of the  University.  The first thing I noticed was the real  international feel. Reason being, the SLAS attracts  students from all around the world. This has given  me the opportunity to network and learn with  people that   I otherwise may not have had the  chance to mix with, thus offering valuable and  differing opinions.    As a part‐time student, the course runs over two  years and each year is broken into three semesters.  The University have made real effort to  accommodate part‐time students on to this course.  They have taken into consideration possible work  and family commitments of students by ensuring   

the taught lessons are kept to one afternoon per  week.  But it has to be noted that a lot of reading  and research is required, but that is to be expected  from an MA degree.    So far I have thoroughly enjoyed the course and  have received extremely positive grades.  I believe  the mixture of practical‐based learning and  academic theory has been spot on for me. The  course is assignment‐based, which takes away the  pressure of exams.  The University also provide rich  resources and facilities from the latest industry‐ related computer software and hardware to a  brilliantly stocked library. It has to be said that the  lecturers are very professional and knowledgeable,  which makes the course for me. They engage you in  the subject and entice you to learn more.      The first semester has consisted of two units, which  cover the following aspects:    Technical Discourse: Theory and Practice   ‐ Defining technical communication.  ‐ Strategies for efficient and effective  technical communication.  ‐ Genre analysis.   

4


‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

Style 1: Punctuation and spelling.  Style 2: Active writing.  Document design.  Using graphics.  Oral communication.  Informative and persuasive writing.  Style guides and style sheets. 

Electronic Publishing  ‐ Produce an electronic publication based on  a brief.  ‐ Learn and use appropriate software  packages.  ‐ Plan development.  ‐ Address design and technical issues.  ‐ Critique and reflect on publication.  ‐ Consider economic, ethical and legal issues.     I’m sure professionals who have been in the  Technical Communication industry a while must look  at this course with fascination. Would an individual  with sound experience benefit from this course?  Quite likely, if they want to refresh their knowledge  or have a beneficial industry‐related qualification to  their name. But I believe this course does exactly  what it says on the tin. It introduces entrants to the  multiple disciplines that make up Technical  STC UK & Ireland Chapter Newsletter – March 2009 

Communication and prepares them to embark on a  stimulating career in technical authoring. 

providing the technical information we need for our  documentation.  While tech comms subjects featured prominently  we also found time to discuss various other topics,  such as the challenge of learning Hungarian, the all  important question whether grey is indeed the new  black, or the highly contested subject of the  superiority of Alt over Kölsch (that's the local beers  from the German cities of Dusseldorf and Cologne,  for the uninitiated).  

Annual Chapter Dinner -A square meal & a good evening all-round By Tina Hoffman, STC UK & Ireland Chapter  Secretary  On January 10, a dozen or so technical  communicators and friends braved the cold and  dark to gather at the STC UK & Ireland chapter's  annual dinner, a convivial evening of good  communication, fine wine and excellent Thai food  (at 'Thai Square' in London's Covent Garden).  The atmosphere was relaxed, the company was  charming and conversation lively. Over an  introductory glass of bubbly (and several more of  excellent wine) we discussed a wide variety of  technical communications topics, ranging from  outsourcing and working in tech pubs teams that are  scattered across the globe to the best (and I'm not  sure always legal) ways of 'bribing' SMEs into   

The evening once again reminded me how much I  enjoy meeting other technical communicators. I'm  sure you all know the feeling. You are at a party at a  friend's house and someone asks: "And what do you  do for a living?" You start to explain what it means  to be a technical author and their eyes begin to  glaze over. Unless, of course, the other person also  involved is in the field of technical communication.  And what an interesting and varied bunch of people  this is. We might all be in the same profession of  technical communication, but our skills, background  and knowledge vary as much as the products we  write about. I have yet to attend an STC meeting  where I do not come away having a)learnt   

5


something new, and b) met somebody with an  utterly fascinating story to tell.  All in all, the evening was a great success. A big  thank you to Karen Lewis for organising this outing! 

A Day in the Life By Mike Unwalla, STC UK & Ireland Chapter Member  I work for myself. In 1999, I established TechScribe  as a software documentation consultancy. This  article gives you an approximate idea of what I do to  operate the business.  Usually, each day starts similarly at approximately  7:30. With a strong coffee, I deal with incoming e‐ mail. Half of the e‐mail is spam, but that takes only  seconds to evaluate and to delete. Many e‐mail  messages contain useful information from  professional organisations. I spend up to an hour  reading the e‐mail messages, because training and  learning is important to the success of a freelancer.  Sometimes, existing clients stop being clients.  Possibly, they go out of business. Possibly, as with  previous client SDL, they get larger, and they employ  full‐time technical communicators. Therefore,  STC UK & Ireland Chapter Newsletter – March 2009 

getting new business is important. To put  TechScribe’s name in front of possible future  customers, I write articles for organisations such as  British Computer Society. To reach people who are  searching for a freelance technical communicator, I  spend much time making the TechScribe website  better. I write articles, news releases, case studies,  and at 10‐week intervals, a newsletter. 

company that was in my prime prospect list. We  started talking. They decided to employ someone  for a year, instead of outsourcing the work. The  process was successful. “The feedback is all positive.  You made us think and come to a decision,” they  told me.  Most administration such as VAT returns and  accounts are routine and boring. However,  sometimes, administration can be interesting. For  example, I had written an article that a professional  organisation had put on its website. A software  company copied the article to its website. Because  TechScribe owned the copyright, I dealt with the  copyright infringement. One short e‐mail message  to the directors was sufficient, and the company  quickly removed the article. 

To learn about each prospect, I review the  company’s website, and get information from  Companies House. For prime prospects, I contact  the company by telephone, send a letter, and then  make a telephone call. (In the past, I have sent data  to a cold‐calling company to confirm basic  information such as the company turnover and the  number of employees. Possibly, I will do that again,  but for now, I have sufficient data.)  Sometimes, an on‐site contractor is the best option  for a prospect. Sometimes, the expectations of  prospect do not match the budget. Sometimes,  documentation is not the best solution to a  prospect's problem. To help prospects to achieve a  successful result, TechScribe uses a structured  method of selling (for a discussion, see  http://ewh.ieee.org/soc/pcs/newsletter/archive/ma r2008/pcsnews_mar2008_proposals.php). For  example, Midland Valley Exploration is a software   

Continuously improving my skills is important. In  addition to technical skills, ‘soft’ skills are important.  Because my writing skills are much better than my  speaking skills, I invested two mornings at a  ‘storytelling for business’ workshop. I was surprised  at the results: I could speak with passion about the  benefits of technical communication!  When I work on a project, I usually spend a full day  on it, except for urgent and important business  administration. At the start of a project, I spend   

6


much time talking to the subject matter experts to  learn about the software and the people who use it.  During the project, I usually send my questions by e‐ mail instead of by asking questions on the  telephone. For one project, the project manager  gave me conflicting workflows. Because her  comments were documented, I could confidently  tell her that she could not have what she wanted.  Sometimes, I get feedback from readers. One client  produces complex software that is used in the oil  and gas industry. I attended a meeting of the user  group, spoke to users, and asked the users to  complete a questionnaire. Many people did not  know that a printable user guide was supplied as a  PDF file. Without the survey, we would never have  learnt this information. Now we know. Therefore,  we can correct the problem.  At the end of a project, I review the project. This  tells me where TechScribe needs to improve its  process, and sometimes, I get valuable testimonials  and case studies, which I can use in my marketing  and promotional activities.  Each day is different. I do not have a typical day. For  me, a large advantage of operating as a freelancer is  that I learn much more and I develop my skills to a  higher level than I did as an employee.  STC UK & Ireland Chapter Newsletter – March 2009 

Help Marketers Trim Waste Lines

We know that to sell technical products and services  successfully sales and marketing professionals  require a more‐or‐less fixed range of relatively  conventional online, paper and training documents  and that these have a similar core content and  structure. 

By Mike Meyers, STC UK & Ireland Chapter Member  Marketing teams in technical and industrial  businesses are serious offenders in the waste lines  league, often employing uncoordinated originators  to write stand‐alone promotional materials which  ought to share content and workflow.  As they ponder their 2009 budgets such  organisations should be more interested in reuse  and better processes that could cut their costs,  enhance their communications and protect their  brands.  Clearly, some fashion and beauty marketing is  design‐led and, apart from labelling and other  regulatory material, employs little text content in  either advertising or other promotion. In contrast,  there are many companies that sell industrial tools,  medical instruments, business consultancy, recycled  materials and other complex products or services  where content is vital and a sophisticated design  ‘template’ makes little contribution. 

Such technical and industrial companies often use a  limited web content management. Truth is they use  the web content management system as a kind of  WYSIWYG text entry tool that offers a cost saving  over asking the web design agency to maintain the  content or learning some kind of mark up language.  This leads them to believe they already have a  content management system so they reject the  chance to learn about genuine company‐wide (or  enterprise) content management. As a generality,  the current approach to what is called ‘web content  management’ does not help to share content,  enhance consistency or to implement editing and  approval workflows.  Technical marketing specialists tell us that when  preparing for a launch or customer event they start  by simultaneously designing and writing a single  document, often a brochure, to be used at trade  shows and live events. This is produced jointly by an  engineer, who may not be a gifted writer, a  marketing person who perhaps never used the   

7


product or service, and often an external marketing  agency is involved too. The resulting document is  approved by someone, perhaps a marketing  director, who just joined from another industry.  Then someone down the corridor with a web  content management system edits it for online use.  Then an external PR agency writes a news release.  This PR agency probably uses a bit of cut and paste  on the intro and company contact details to cut its  own costs but will usually find a reason to reject  content written elsewhere to protect the mystique  value of its services. Later a case study or white  paper is commissioned from an external writer.  Then some derived copy is added to online and  paper data sheets. Then the sales team revises  snippets for sales proposals. In one really common  example, data sheets for almost identical products  with slightly different specifications have different  content structures that often also vary language by  language.  We haven’t even mentioned seminar programmes,  pay‐per‐click content or annual reports, yet before  you know it there are a dozen documents floating  around that should be seamless but are often  inconsistent.  

STC UK & Ireland Chapter Newsletter – March 2009 

Eventually, scores or even hundreds of documents  are in circulation, they may not all be correct or  recent, but since no one has a list of them  customers can please themselves about which they  believe. Far from being creative or efficient, this  individual document creation approach costs  money, ruins reputations and causes delays.  But it’s hard to get marketers to try genuine content  management and workflow. One reason is that they  usually work under self‐imposed stress, so that the  document they ignored until today and now need  for tomorrow must take priority over the longer  term solution. Secondly, some of the writing is  genuinely time‐sensitive. Perhaps the policy decision  behind the press release that needs to be  announced in Chicago tonight was only taken at the  end of the day in Edinburgh. Thirdly, perhaps it’s a  type of self preservation: By constantly having a  start‐from‐scratch writing job on the go, marketers  justify their existence. Whichever, the current  budget constraints must give content management  enthusiasts their best chance yet.  

STC UK in Berlin! By Nick Rosenthal, Past STC UK & Ireland Chapter  President   

In January, I was visiting clients in Berlin. I  mentioned to an STC friend who lives in Berlin that I  would be in town, and the next thing I knew he had  organised a meeting of the Berlin LIG of STC’s  Transalpine Chapter.  The potential for making friends around the world is  one of the very best things about STC. Looking  around the table at the Berlin LIG meeting, there  were 10 people present, and I realised that I knew  most of them from a Transalpine chapter  conference I spoke at in Munich a few years ago, or  from other technical documentation conferences  around Europe. It also gave me an opportunity to  make a couple of new friends. 

8


We chatted in a mixture of English and German  about STC matters, about tech writing challenges,  about what to include or not include on a tech  writer’s website, and it was a warm and fun  environment. I was surprised to learn that this was  the first time in 3 or 4 years that the Berlin LIG  members had actually got together, and I think they  all enjoyed it so much that they will be meeting  again soon.  

Berlin. I don’t often get to attend events at an  address bearing my family name! 

whatever stage on the DITA ladder ‐ from the  business case for DITA to applying DITA in specific  contexts and situations. 

DITA Europe 2008 Conference By David J. B. Hollis, STC UK & Ireland Chapter  member  Late last year, the DITA Europe conference was held  in Munich. Home to the famous 'HB' Hofbraeuhaus.  A fine selection of beers, and a good selection of  food, too. A traditional Bavarian 'oompah' band  playing in the background. 

One specific point that I learned is that STC’s  Transalpine chapter is planning to organise a two‐ day conference in Vienna, Austria, in early June,  which promises to be a good conference (and  Vienna is a lovely city to visit).   My special thanks to Jeff Iezzi for kindly organising  the meeting at a café on Rosenthaler Strasse in  STC UK & Ireland Chapter Newsletter – March 2009 

Oh, sorry! You want to know about the conference?  Well there were around 140 attendees, from all  across Europe. One striking feature was the number  of vendors and speakers who are involved with the  various OASIS DITA committees and sub‐ committees. Most of the various DITA activities  were represented: the DITA and DITA Adoption  committees, as well as the Enterprise Business  Documents, Learning and Training, Machine  Industry, Semiconductor and Translation sub‐ committees. So, there was something for everyone,   

The talks ranged widely from specific aspects of the  DITA Language Spec. to case studies about how DITA  solved different technical content problems  including a proposal generator, and database driven  content and included more esoteric aspects such as  including mathematic formulae in DITA. There were  also practical talks about creating training material  from DITA, as well as business documentation.  The vendors also demonstrated the breadth of DITA  interest. DocZone announced their partnership with  JustSystems to bring together document  management with the popular XMetal Author  Enterprise content creation software. Other vendors  included SyncRO Soft with their oXygen XML  creation software, Antenna House with their PDF  formatting engine and Data Conversion Laboratories  with their software and services for migrating legacy  content.  The Translation sub‐committee demonstrated how  DITA is reaching out to other XML technologies, to  produce a combined solution which can significantly               

9


drive down the costs of translation and localisation.  The climax of the conference was a webinar which  involved a panel of six speakers, two of whom were  not actually present at the conference. Between the  speakers they demonstrated the combined XML  technologies involved in localisation, the massive  business benefits, and what it's like to actually use  the technologies on a day to day basis.  Since the conference, the work of the OASIS  committees has continued apace. There is a great  deal of interest and activity surrounding the  forthcoming 1.2 release of the DITA Specification. A  lot of this activity is in reviewing the current  standard, and writing Best Practice notes about how  the exciting new features can be used. For instance,  the new KeyRef and ConKeyRef elements will be  invaluable for managing variables across a family of  documents, as is typical with many hardware  products.     

STC UK & Ireland Chapter Newsletter – March 2009 

Health Communication course now available by online learning

online learning, the course makes use of a variety of  highly interactive audio‐visual learning methods to  make studying online both engaging and  challenging. It uses a range of teaching methods  including online lectures, course notes, discussions,  collaborative work and case study examples, and  there is particular emphasis on practical  communication projects.  

Coventry University’s new MA in Health  Communication Design is now available for part‐ time study via distance learning.  This course is designed to support professionals who  are seeking to augment their knowledge and skills in  this important field: students can choose to do the  full MA or an intermediate award of a Postgraduate  Diploma or Postgraduate Certificate, or they can  select one individual module and study a specific  aspect of health communication. 

A flexible approach to study  The course team recognises the challenges of  combining study with the demands of work and  family, and has built flexibility into the programme  in several ways, including:  • • •

Developed by the University’s new Health Design  and Technology Institute in conjunction with  Coventry School of Art and Design, the MA Health  Communication Design has a professional focus and  is the first in the UK to draw together the knowledge  and the practical skills that students need in order to  be effective health communicators and managers of  health communication.   From September 2009 the course will be delivered  online, together with optional days of activities on  campus. Drawing on the University’s experience of   

Intermediate awards  Three start points per year  The option to enrol for one module only, either  for continuing professional development or as a  taster to help students decide whether to  undertake the full MA programme.  The possibility of tailoring some assignments so  that they are directly relevant to an individual  student’s current or intended employment. 

For more information about the course and how to  apply, click here or contact Dr Sandra Harrison.   

10


Tips By Nick Rosenthal, Past STC UK & Ireland Chapter  President 

Font resizer  I have added a font resizer to the STC UK an Ireland  website. It’s located in the top left corner, just  above the main navigation bar (see below.)

The "Image resizer" utility is located two‐thirds of  the way down the page in the blue highlighted bar  at the right of the page.   

Implementing DITA – What's actually involved in  moving to a DITA authoring workflow? Afternoon  workshop, Thursday 26th March 2009, £75 ex VAT 

Upcoming Workshops / Events

Both workshops   Getting started with DITA – for managers, decision  makers, and technical authors 

STC UK & Ireland Chapter aims to keep our  members informed of additional workshops,  trainings, and events happening outside the  chapter.  

Implementing DITA – What's actually involved in  moving to a DITA authoring workflow?Morning &  Afternoon workshop, Thursday 26th March 2009 

STC France’s Annual Conference 

£135 ex VAT 

20‐21 March 2009 ‐ STC France Annual Conference:  Connecting Communities  

For more info, go to:  http://www.cherryleaf.com/dita2009workshop.htm 

______________________________________

Or contact Ellis Pratt at Cherryleaf.  

Cherryleaf DITA workshop 

______________________________________

Getting started with DITA – for managers, decision  makers, and technical authors ‐ Thursday 26th  March 2009, £75 ex VAT 

MadCap Flare Training 

Photo resizing  Often, you need to reduce a photo’s size for  emailing. I recommend the following tool to reduce  images (if using Windows XP.) This utility is part of  the Microsoft PowerToys toolset, accessible at:  http://www.microsoft.com/windowsxp/Downloads/ powertoys/Xppowertoys.mspx    STC UK & Ireland Chapter Newsletter – March 2009 

For folks that are unemployed or looking to add on  to their skill set and because they don’t have a  company behind them paying $900+ for a license,  Madcap is offering: Flare + Free Jumpstart training +  Free certification for $499US.  This is a way to give               

11


folks a chance to add Flare and some training to  their “tool box” and hopefully make them more  marketable.  The only restriction is that it is personal  credit card only. For more information, contact  Jennifer Morse. 

British Association for Applied Linguistics‐ Cambridge University Press Seminar 2009 

For more granular training, Matthew Ellison will be  teaching the Flare v4 training course March 16‐18th  in London.  STC members get 10% off the  registration (which is normally $1299US, about  £900GBP) For course details, visit Madcap. 

DATE: 15 ‐ 16 May 2009 

Membership Report

LOCATION: Centre for Applied Linguistics, University  of Warwick 

By Karen Lewis, STC UK & Ireland Membership  Manager & Competition Manager 

For more information, go here or contact CK Jung 

The number of members in the UK & Ireland  Chapter is now 160. 

______________________________________ 2‐3 April – The 2009 Information Design 

Conference being held in Greenwich (London). See  here for details.  ______________________________________

STC 56th Annual Summit 

Cambridge ISTC Meeting – every month in  Cambridge. Contact Richard Truscott  (VP1@stcuk.org) or  cambridge_techcomms@yahoogroups.com. 

Connecting Discourses: Academic and Professional  Worlds 

______________________________________ New Transfers since December 1, 2008 

TransAlpine Chapter Workshop and  Conference 

• • • • • • • • • • • •

8‐10 June 2009, in Vienna, Italy  For more information, please email  vienna2009@stc‐transalpine.org 

3‐6 May 2009 – in Atlanta, GA  ______________________________________ http://conference.stc.org/    ______________________________________

STC UK & Ireland Chapter Newsletter – March 2009 

Mrs. Karina Buuri  Ms. Carol Egan  Ms. Maria Finnegan  Mr. David W. Green  Mr. Andy Gural  Miss Carol Houlihan  Mr. Colin Ian Latham  Ms. Mary E. Nasi  Mr. Kieran O'Leary  Ms. Jennifer L. Phillips  Ms. Deborah Pletsch‐Smith  Ms. Shari G. Smith   

12


Mr. Michael Trice 

New Members since December 1, 08  • • • • •

Mr. David Barber  Ms. Mary Forde  Ms. Sinead Higgins  Mr. Arthur McArthur  Mr. James Adam Windebank 

Note ‐ As always, I apologise if your name is spelt  incorrectly. It's either my fault entirely (otherwise  known as a typing error) or the information sent  from STC Head Office was incorrect. Due to the  different phone number and postcode formats here  in the UK, sometimes the details sent from the office  in the USA get corrupted.   You can reach Karen at membership@stcuk.org. 

UK & Eire Events Calendar The STC UK and Ireland Chapter holds a number of  educational events at different locations around the  country throughout the year. In addition we hold  informal social events where technical  communicators can meet and chat and socialise  over a drink or a coffee. There is no charge for these  STC UK & Ireland Chapter Newsletter – March 2009 

events, though you pay for your own refreshments.  If you live in the area listed below, we encourage  you to meet up with other Technical Authors and  start a regular monthly or bi‐monthly meeting.  These social events are a great opportunity for  networking, and are always enjoyable. All meetings  start at 18.30, and it’s OK to arrive a bit late due to  responsibilities, traffic, etc. Watch this space (and  our website), as it will be updated regularly. 

13‐14 June 2009 AGM will be at the Møller Centre in  Cambridge. The theme will be on Accessibility  (charge.)  25 July 2009 – STC UK & Ireland Summer Social ‐  “Ascot Race Day” (£15 and BYOB.) 

Member Interview – Caroline Jarrett

7 March 2009 – 1 day event sponsored by the UK &  Ireland Chapter on 'Videos and E‐Learning' in central  London (charge.).  

Caroline Jarrett is a member of STC UK & Ireland  chapter 

STC Body of Knowledge  26 March 2009 – Reading, Location TBD. The  Southern LIG (Local Interest Group) of the STC UK &  Ireland chapter is hosting its next meeting on 26th  March in Reading. If you would like to join us, please  email Tina on tinahoffman@planit.com for further  information.  April 2009 – Portsmouth, Location TDB. Keep an eye  on your email and our website!  25 June 2009 – 6.30 PM Coventry, at Browns (Earl  Street, Coventry, CV1 5RU. For more information,  contact Julianna.   

What is the project?  One of the most important things to define a  profession is its Body of Knowledge (BoK): the things  that you might need to know in order to be an  effective member of the profession.   In late 2007, a team of senior STC people assembled  to start to work on an STC BoK. They quickly decided  that there are lots of sources of technical  communication knowledge out there, not least in  our own publications “Technical Communication”   

13


and “Intercom”, the other journals in our field,  conference proceedings, libraries, and online  collections such as the Eserver Technical  Communication Library (http://tc.eserver.org/)   Our problem is: how to get at all that material? And  which of it is the really important stuff?  So the project was redefined as the STC Body of  Knowledge Portal. We’re aiming to produce a portal  that will help guide you to the appropriate  materials, the information you really need.  Why is it important to technical communicators?  As a technical communication professional, you  need to be able to get to the right materials at the  right time in your career: as a beginner, a student,  maybe when moving from one professional area  (maybe marketing communications) to another  (processes and procedures), maybe when looking to  mentor more junior people, perhaps as an academic  designing a curriculum. We see the BoK as an  important resource for a wide range of different  needs.  What stage are you at?  STC UK & Ireland Chapter Newsletter – March 2009 

We’ve defined personas (pen‐portraits of different  technical communicators) to help us think through  what information might be most useful to different  types of people. We also created a first draft of a  site map for the portal and gathered comments on it  from STC members during last autumn.  

That said, we’re always looking for enthusiastic  people who want to help.  

We’re in the run up to the STC Summit in May right  now, preparing version 2 of the site map. And we’re  also experimenting with a few different tools for  populating the site map, both with links to other  content and original content.  

http://www.stc.org/stcmembers/bok‐index.asp (you’ll need to log in as an STC member) 

I think we’ll be needing people who would help us  to populate and test the portal: looking out for  suitable content, maybe writing articles.  

What’s your role in the project? And who else is  involved?  I’m ‘project manager’, which really means that I  write the notes from our meetings and I keep an eye  on the milestones. Hillary Hart and Mark Hanigan  are the co‐leaders: they set the direction and decide  what we should be doing and when. Then we have  ‘domain leaders’: they look after the intellectual  content of different parts of the site map, and they   

have each recruited helpers. I’m in awe of the skills,  knowledge and experience of the people in the  team. 

Really? What would they be doing? 

The consultation is closed now. (Don’t worry if you  missed it: there will be lots more opportunities to  comment and help with this project in the future).  You can still see the first phase of the site map and  the personas for technical communicators who  might use the portal here: 

Go here for more information about Caroline Jarrett  or you can email her.  The STC UK & Ireland Newsletter is published quarterly. If  you are interested in writing any articles for the  newsletter, please contact Julianna via email.   Articles for the June 2009 Newsletter are due 25th May  2009. Copyright ©2009 STC UK & Ireland Chapter 

14

STC UK and Ireland March 2009 newsletter  

Welcome to the March issue of our newsletter in the usual pdf format!