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TAREA DE CONSULTA E INVESTIGACION

Programas de Gestión Documental (PGD)

WILSON RUBIEL SUAREZ HERNANDEZ

Profesora: Luz Marina Arias González Gestión Documental 1

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTA 2011


CONTENIDO

Pág. INTRODUCCION

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1. OBJETIVOS

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1.1 Objetivos General

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1.2 Objetivos Específicos

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2. TAREA DE CONSULTA E INVESTIGACION

Gestión Documental 5,6,7,8 3. CONCLUSIONES 9 BIBLIOGRAFIA

Programas

de

Gestión

Documental


INTRODUCCION

Esta investigación se ha realizado sobre la Gestión Documental y como desarrollar un Programa de Gestión Documental en las organizaciones ya sean de carácter oficial o privado. El informe pretende mostrar la importancia que tiene El Archivo General de la Nación y la creación de las diferentes leyes para su aplicación y protección del patrimonio histórico y cultural de las organizaciones. A nosotros los estudiantes nos motiva a tener un interés y adquirir un aprendizaje por la Gestión Documental.

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1. OBJETIVOS

1.1 Objetivo General

 El presente informe pretende mostrar la importancia que tienen los Programas de

Gestión Documental en las entidades públicas y privada para su desarrollo e implementación.

1.2 Objetivos Específicos

 Saber diferenciar de la Gestión Documental y un Programa de Gestión Documental.

 Cuando se realiza una investigación lograr adquirir conocimientos teóricos para

luego ser aplicados y dar una orientación correcta.

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2. TAREA DE CONSULTA E INVESTIGACION Gestión Documental – Programas de Gestión Documental Tomando como referencia el material dado en la primera unidad realice lo siguiente:


2. 1Construya su propio concepto de Archivo, Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da el AGN. R// Archivo: es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados por una persona o institución pública o privada en su proceso natural en el transcurso de su gestión. Documento: es toda Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Documento de Archivo: es el registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones que tienen un valor administrativo, fiscal, legal, valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

2.2 Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. R//

Artículo 15. De la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

2.3 ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? Ley 594 de julio 14 de 2000. Ley General de Archivos.

5 2.4 ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.? R// Dice: Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.


2.5 Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. R// Son las actividades administrativas y técnicas, para el manejo y planificación y organización de los documentos producidos y recibidos por las entidades, desde su origen hasta su destino final, facilitando su utilización y conservación del mismo.

2.6 Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. R// Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implementación. Definir el Programa de Gestión Documental, en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables. Estructurar el PGD, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución. Señalar la normatividad vigente, las orientaciones, metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.

2.7 ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? R// Administrativos, Económicos, Archivísticos

6 2.8 Mencione por qué es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. R// Un programa de gestión documental es importante porque contiene un conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la Gestión Documental al interior de cada organización. Las ventajas de un PGD permiten la producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y la disposición final de los documentos.


2.9 Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. R//

Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Decreto 1369/89 y Decreto 2145/85). Artículo 37. Factura electrónica.

Todos nosotros los ciudadanos tenemos derecho a conocer a través de documentos la gestión de nuestros gobernantes. Toda persona que utilice información escrita, música debe acogerse a la norma de pagar un impuesto por utilizar la información de dicho autor. Con el avance de la tecnología ya los documentos contables también pueden ser electrónicos y tienen la misma valides. Gracias a esta ley las entidades deben minimizar Ley 962 de 2005. Ley anti trámites los procesos en los tramites de documentos, logrando beneficiar a los usuarios. Es obligación de todas las organizaciones ya Decreto 4124 de 2004. Por el cual se sean de carácter privado o público llevar los reglamenta el Sistema Nacional de archivos teniendo en cuenta la normatividad y el Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los orden que exige el Archivo General de la Nación Archivos privados. 2.10 Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles son sus etapas. R// La importancia que tienen Tablas de Retención Documental para una institución de ámbito pública o privada es porque son unos listados de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Etapas: a. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales b. Análisis e interpretación de la información recolectada. c. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. d. Aplicación.


e. Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.

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5. CONCLUSIONES

 El estudio de esta unidad me ha permitido ver la importancia y lo hermosa que

es esta profesión enfocada a los Archivos, cada vez que avanzo aprendo más de la CIDBA.


 Me permitió hacer una comparación en las diferentes tipos de Archivos y el

servicio que estos prestan a sus usuarios dependiendo el tipo de información existente en el archivo.

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BIBLIOGRAFIA

• •

Material de la Unidad No.1 Archivo General de la Nación http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1211


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