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MANUAL DE UTILIZAÇÃO - BASE DE DADOS 7 MARAVILHAS DO MUNDO -

Microsoft Office Access | 2007


Índice do Manual

Noções Prévias .................................................................................................. 3 Programação ...................................................................................................... 6 Menu Inicial .............................................................................................. 6 Tabelas .................................................................................................... 7 Relações .................................................................................................. 7 Consultas ................................................................................................. 8 Formulários ............................................................................................ 13 Relatórios............................................................................................... 14 Macros ................................................................................................... 15

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Noções Prévias

Este manual de utilizador tem como principal objectivo ensinar o utilizador a criar uma base de dados no Microsoft Office Access. É importante referir que estas instruções apenas apoiam as noções básicas para o bom funcionamento de uma base de dados, pois este programa possui imensas ferramentas a explorar. Para suporte das explicações apresentamos exemplos específicos da nossa base de dados que teve como tema as 7 Maravilhas do Mundo e todo o processo de votação. Esperemos que este manual lhe seja útil para ferramenta de trabalho.

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Apresentação do Access

O Access é um Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD) pertencente à Microsoft. Este programa permite a criação rápida e prática de uma estrutura de dados e do interface utilizado por terceiros. Foi este, o programa que utilizamos para a criação e gestão da nossa base de dados. O que é uma base de dados? Base de dados é um conjunto de registos dispostos em estrutura regular que possibilita a reorganização dos mesmos e produção de informação. Uma base de dados normalmente agrupa registos utilizáveis para um mesmo fim.

Como aceder ao Microsoft Office Access?

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As 7 Maravilhas do Mundo: Base de dados

O ministério da Cultura solicitou a colaboração para a criação e gestão de uma base de dados que servirá de suporte à eleição das 7 Maravilhas do Mundo, com vista à promoção e divulgação dos monumentos nacionais e internacionais mais admirados pelos portugueses. Deste modo, a nossa base de dados promove belezas naturais nacionais e internacionais e belezas humanas nacionais e internacionais. Os monumentos seleccionados foram: Belezas humanas nacionais: Serra da Estrela, Parque Nacional da Peneda Gerês, Ria de Aveiro, Grutas de Mira de Aire, Lagoa das Sete Cidades, Portinho da Arrábida, Cascata de Fisgas de Ermelo. Belezas humanas nacionais: Mosteiro da Batalha, Torre dos Clérigos, Gravuras de Foz de Côa, Templo de Diana, Mosteiro dos Jerónimos, Mosteiro de Alcobaça, Castelo de Óbidos, Castelo de Guimarães, Palácio da Pena, Torre de Belém, Picoto. Belezas humanas internacionais: Cataratas do Niagara, Floresta Amazónica, Mar Morto, Deserto do Sahara, Monte Everest, Arquipélago das Galápagos, Grand Canyon. Belezas humanas internacionais: Torre Eiffel, Big Bem, Torre de Pisa, Cidade de Veneza, Cidade de Florença, Stonehenge, Sagrada Família, Ruina de Petra, Taj Mahal, Grande Muralha da China, Parténon, Esfinge de Guizé, Estátua da Liberdade, Cristo Redentor, Ilha da Páscoa. O regime de votação teve 3 vias (sms, internet ou telefone) e cada eleitor pode votar 3 vezes por dia. A data de votação é entre 1 de Março de 2011 e 31 de Março de 2011. E o concurso conta com o patrocinio da entidades que financiam o processo. Para além de conter informações compactadas sobre os monumentos tem também sobre a votação, os eleitores, os patrocinadores e outras informações pertinentes para uma base de dados completa.

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Programação Menu Inicial Para fazer um menu inicial clique no separador “Criar”, de seguida escolha a opção “Estrutura do Formulário”. Aparecerá uma área de trabalho, onde pode criar a apresentação que pretende que a base de dados tenha ao abrir. Pode adicionar botões para abrir consultas, formulários, relatórios ou macros. E ainda, adicionar imagens, cor de fundos, controlos de separadores, caixas de textos, entre outros. Apresentamos, o nosso menu inicial como exemplo.

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Tabelas Para criação das tabelas clique no separador “criar”, “tabela”. E no separador “base” clique em vista e opte pela vista de estrutura. Nota: a vista de estrutura é utilizada para toda a construção da base de dados. Nas tabelas vai inserir os campos que pretende, e escolher o tipo de dados que corresponde, podendo ser texto, memo, número, data/horas, moeda, numeração automática, sim/não, objecto ole, hiperligação, assistente de pesquisa. Exemplo das tabelas e especificamente da tabela Monumento:

Relações Após a criação das tabelas e da escolha de todos os tipos de dados temos que proceder à realização das relações. Para tal, aceda ao separador “Ferramentas da Base de Dados” e clique em Relações. Inclua todas as tabelas existentes e arraste as chaves primárias para os seus respectivos pares. As relações terão que ter um aspecto semelhante ao seguinte:

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Consultas Consultas simples: Clicar no separador “criar”, de seguida escolher a opção “estrutura de consulta”. Seleccione as tabelas necessárias e arraste os atributos para a grelha. No fim, execute. Pode visualizar um exemplo deste tipo de consulta, através da consulta “Lista de monumentos por país” na nossa base de dados.

Consultas utilizando a “Média/Soma/Contar”: Clicar no separador “criar”, de seguida escolher a opção “estrutura de consulta”. Seleccione as tabelas necessárias e arraste os atributos para a grelha. Seleccionar a coluna que queremos e no menu de estrutura clicar em Totais. Automaticamente aparecerá a opção Total. Nessa opção, deverá escolher o cálculo que pretende. Por fim, execute. Na nossa base de dados, temos exemplo da Média a consulta “Média dos valores patrocinados”, como Soma a consulta: “Soma dos valores patrocinados” e como Contar a consulta: “Via de eleição mais utilizada”.

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Consultas utilizando critérios: Clicar no separador “criar”, de seguida escolher a opção “estrutura de consulta”. Seleccione as tabelas necessárias e arraste os atributos para a grelha. Na opção Critério, deverá escrever uma expressão de acordo com aquilo que pretende saber. Na nossa base de dados, temos como exemplo a consulta “Patrocinadores com critério <1000€”.

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Consultas parametrizadas: Clicar no separador “criar”, de seguida escolher a opção “estrutura de consulta”. Seleccione as tabelas necessárias e arraste os atributos para a grelha. Na opção Critério, deverá escrever a pergunta que pretende que apareça na abertura dessa consulta. Essa pergunta tem que estar dentro de parenteses rectos. Ao clicar na consulta é solicitado a resposta à pergunta, que foi estabelecida. Caso, haja informação respectiva desses critérios ela aparecerá. Na nossa base de dados, temos como exemplos a consulta “Dada a idade, o número de votos”.

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E também, “O monumento em primeiro lugar”.

Consultas cruzadas: Clicar no separador “criar”, de seguida escolher a opção “assistente de consultas”. Do menu apresentado, optar pelo Assistente de Consultas de Referência cruzada. Neste menu proceda à escolha da tabela que pretende fazer a consulta.

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Formulários Para a criação de Formulários, clique no separador “criar” de seguida clique na opção “Mais Formulários” e escolha “Assistente de Formulário”. O menu apresentará a lista de tabelas e consultas que a até o momento realizou.

Proceda, então, à escolha da tabela que pretende incorporar no formulário. De seguida, selecciona os campos e clique na seta, ele passará automaticamente. No mesmo formulário pode incorporar campos de várias tabelas o que depois criará um subformulário automaticamente. Como exemplo, apresentamos um dos nossos formulários “Patrocinador” e o respectivo subformulário.

Nota: A informação que se encontra assinalada é respectiva ao subformulário.

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Relatórios Outra ferramenta que este programa nos disponibiliza é o relatório. Documento que permite a vista organizada da informação que se pretende. Este é, essencialmente, dedicado aos utilizadores finais pois retrata, de uma forma geral, o resultado da base de dados. Para a criação de Relatórios, clique no separador “criar” de seguida clique na opção “Assistente de Relatórios”. O menu apresentará a lista de tabelas e consultas que a até o momento realizou. O processo de escolha de tabelas é o mesmo que na criação de formulários.

Como exemplo, apresentamos um dos nossos relatórios “Factura do Patrocinador”.

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Macros Por último, a ferramenta que este programa nos disponibiliza é a Macro. Este objecto é constituído por um conjunto de acções, para a execução de uma ou várias tarefas específicas. Pode criar macros para enviar uma mensagem para o ecrã, para abrir um formulário ou para fazer uma pesquisa de consultas. Para a realização de uma macro, clique no separador “criar” e de seguida, na opção “Macro”. Será apresentado uma tabela onde terá que escolher acção a acção e preencher os argumentos dessa mesma acção, que posteriormente pretende que a macro execute. Esta macro pode ser executada normalmente ou associada a um botão.

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