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ORGANIZING COMMITTEE REPORT


SUMÁRIO PRESIDENT | Priscila Bonnes | Página 04

DELEGATES | Jéssica Machado | Página 10 EXTERNAL RELATIONS | Amanda Valença | Página 14 FINANCES | Lucas Bosquesi | Página 19 GRAPHIC DESIGNER | Wellington Coelho | Página 27 SHOP | Fernanda Justus | Página 35 LOGISTICS | Eduardo Lira | Página 40 AGENDA | Luciana Ambrozi | Página 45 INFRASTRUCTURE | Isabela Zeraik | Página 53 LUDIC SPACES | Cecilia Koshiikene | Página 57 MATERIALS | Bruna Gonçalves | Página 61 STOCK | Luísa Martins | Página 64 INFORMATION SYSTEMS | Pedro Caputo Flosi | Página 68


PRESIDENT Priscila Bonnes

"Descobrir que você pode sonhar muito mais alto e ir muito mais longe quando tem as pessoas certas ao seu lado, isso foi ser OC CONAL para mim!�

priscila.bonnes@aiesec.net


CONAL 2013 Organizing Committee Report PRESIDENT | Priscila Bonnes Oláá, postulante a OCP/OC! Ou oláá e parabéns para você que já está selecionado para fazer parte do time que irá entregar a próxima conferência nacional! :) Me apresentando, eu sou a Pri e entrego esse report contando que possa te ajudar a fazer desta a sua experiência mais incrível dentro da AIESEC e também para falar um pouco de como foi a CONAL 2013. Para começar, a conferência aconteceu do dia 08.12.2013 até 15.12.2013, contando dois dias de pré meeting de NST+LCPs (08 e 09). Do dia 10 ao dia 15 tivemos cerca de 500 delegados no hotel, tendo uma pequena variação durante os dias. O evento foi realizado no Hotel Solar dos Girassóis em Mairiporã, São Paulo.

tabela para controle das entrevistas, para evitar de se perder com os horários. Marquei as entrevistas de hora em hora, sendo que a duração variava de 30 a 40 minutos, assim tinha tempo de me preparar para a próxima entrevista. Uma coisa importante é reler todos os pontos que colocou em relação aos candidatos e deixar já pronto no computador o documento que você vai usar para a entrevista de cada um, em especifico, para assim que terminar já salvar e poder consultar depois. Levei cerca de 3 dias para realizar todas as entrevistas.

Seleção

Quando finalizei a lista de aprovados e a alocação de cada um, eu liguei para dar a notícia da seleção, sempre pedindo segredo até o anúncio oficial. Para os não aprovados foi mandando um e-mail agradecendo a participação antes de soltar qualquer resultado. Depois disso, solte a news no my@ e se tiver algum vídeo apresentando seu OC, solte também no facebook. Nesse momento também é muito útil criar um grupo no facebook para vocês já começarem a ter uma boa comunicação. Já peça para disponibilizarem números de celulares e e-mails. Ah, crie também um e-mail para servir de meio de comunicação oficial entre o time!

As postulações para OCP e OC foram abertas juntas, com deadlines diferentes, sendo assim, eu fui eleita no dia 10 de outubro e a deadline para OC era 3 dias depois. Por isso, não tive muito poder de alterar perguntas na postulação e foquei mais na entrevista para tirar o que queria dos candidatos de cargos específicos. Após definir a estrutura do OC com a conference manager, foi só esperar as postulações chegarem e começar a analisar perfis e pensar nas entrevistas. O primeiro passo vai ser fazer uma pré-seleção, já que não será possível realizar entrevistas com todos os candidatos. Além de ler as postulações, peça ajuda ao MC, LCPs e também VPs dos CLs da onde são os postulantes. No processo de OC da CONAL 2013, eu também pedi uma carta de motivação, logo que acabou a DDL, mandei um e-mail dando 24 horas para que me mandassem a carta, e elas acabaram me ajudando bastante no processo também. A seleção da CONAL contou com dois rounds, sendo que o segundo foi aberto apenas para OC IS, todos os outros cargos já tinham sido preenchidos. Lembrando que, no caso de OC ER a eleição não é feita pelo OCP e sim pelo time de BD, já que essa pessoa vem do time de NST de conferências – cargo que tem duração de 6 meses. Logo depois da deadline eu li todas as postulações e fui anotando todos os pontos que considerava interessante em relação aos candidatos, como @XP, se já foi OC, perfil, motivação, etc. Precisei de uns 2 dias para fazer isso com atenção e tirar tudo o que achava necessário para o processo de entrevistas. Assim que terminei, mandei e-mail com um doodle para saber dos horários disponíveis de cada um e já fui agendando as entrevistas. É importante ter uma

Tenha sempre o celular do candidato fácil, pois problemas com a internet podem acontecer. Durante o processo da CONAL tive problemas de internet em 3 entrevistas, então, ter o telefone por perto pode ser muito útil!

Perfil dos OCs OC Agenda | Não tem muitas Jobs no pré-conferência, porém isso vai crescendo, e muito, conforme a conferência se aproxima e é durante a conferência que chega no pico de suas atividades. Tem de ser uma pessoa bastante pro ativa, com muita energia, resiliente, organizada e com muita inteligência emocional. É importante que tenha uma visão muito boa de toda a agenda do evento e dos detalhes logísticos de cada uma delas. OC VP Log | Vai gerenciar o time de logística do OC, então é muito recomendado que já tenha passado por um cargo de OC anteriormente e que seja bastante organizado e focado em soluções. Deve ser uma pessoa de boa comunicação, flexível e pro ativa. OC Delegates | Antes da conferência esse OC tem muitas demandas, pois precisa atender às dúvidas que surgem das delegações, assim como detalhes de bem-estar dos delegados. É muito importante que seja uma pessoa bastante carismática, atenciosa, organizada, paciente, com bom humor e que saiba

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CONAL 2013 Organizing Committee Report PRESIDENT | Priscila Bonnes como tratar as pessoas. Importante também que seja resiliente, fast responding e focada em soluções. Durante a conferência sua atenção é toda voltada para os delegados e suas necessidades. OC Stock | No pré conferencia também não tem muitas Jobs, sendo que seu foco deve ser organizar a garagem, para ter o controle exato dos materiais que tem disponível e do que será necessário comprar e ajudar o OC materials na missão de ir até a 25 de março fazer compras. Durante a conferência seu foco é manter o conference room arrumado e controlar todos os materiais, garantido que sejam suficientes até o final da conferência. Essa pessoa tem que ser muito organizada, diria que até um pouco metódica, muito paciente, visual, e muito responsável, afinal geralmente o conference room ficará sob sua responsabilidade. OC Materials | No pré conferencia tem basicamente as mesmas Jobs que o OC Stock, porém é o responsável direto por participar do planejamento das sessões. Durante a conferência, é também o responsável final por garantir que os materiais estejam separados e prontos para cada faci utilizar em suas sessões. Deve ser uma pessoa organizada, criativa – pra saber improvisar quando necessário, paciente e que tenha uma boa visão geral dos seus recursos. Tenho o costume de dizer que minhas OC materials&Stock eram uma só, pois se comunicavam muito bem e se ajudaram muito durante todo o trabalho, o que facilitou bastante para as duas, levando em consideração todas as responsabilidades que tiveram antes e depois da conferência. OC Infra | Antes da conferência tem como foco organizar transporte dos delegados do Tietê ou Guarulhos até o hotel e também centralizar todas as dúvidas em relação ao hotel para manter uma boa comunicação, além de cuidar de detalhes como aluguel de cadeiras, etc. Deve ser uma pessoa que saiba negociar, com inteligência emocional, de preferência que já tenha tido experiência com logística de eventos e que saiba delegar tarefas, pois muitas das coisas que organiza serão para outros OCs realizarem (buscar os delegados, por exemplo). OC COMM GD | É um dos primeiros OCs a começar a trabalhar...muito! No telefonema de eleição do OC COMM GD da CONAL eu já passei sua primeira job: montar o vídeo anunciando o OC! Tem que ser uma pessoa pro ativa, fast responding, resiliente e organizado. No pré conferência é responsável por toda a criação da identidade visual da conferência. Depois fica mais voltado para os

vídeos que serão utilizados durante a conferência, como opening, evenings, closing, etc. OC Ludic Space | É muito importante que antes da conferência alinhe com o MC e corra atrás de tudo o que será necessário para os espaços lúdicos. Durante a conferência sua job é mais no sentido de ver quais espaços estão funcionando e tentar engajar os delegados a participarem deles. Precisa ser uma pessoa criativa, muito resiliente, focada em resultado e solução e bastante pro ativa, já que vai acabar ajudando bastante os outros OCs durante a conferência. OC Finanças | Trabalho contínuo. Desde controlar os gastos iniciais do OC até finalizar com a TCS. Precisa ser uma pessoa muito organizada, focada, de fácil relacionamento e que tenha noção, e de preferência experiência, de planejamento financeiro. É uma pessoa que estará em contato constante com a conference manager, MC VPF e OCP. OC Shop | Como é de sua responsabilidade que os produtos sejam de qualidade e estejam na conferência para serem vendidos, sua job começa cedo e com uma alta demanda. Tem que ser uma pessoa fast responding, com habilidades de negociação, algum conhecimento de finanças e bastante organizada. Como a pessoa também será responsável pelas vendas durante a conferência tem que ser muito responsável e também carismática. OC Information System | É essencial que seja uma pessoa que tenha conhecimento técnico. Além disso, muito resiliente, pro ativo, organizado, focado, realista e fast responding. São os OCs que menos dormem durante toda a conferência, então inteligência emocional também é uma característica bem importante. Planejamento Logo após a eleição já marquei um horário com o OC para nossa primeira reunião. Esta foi extremamente importante para fazermos os alinhamentos iniciais sobre como seria nosso trabalho e nossa chegada em SP e também para iniciarmos nossa construção de time. Foi desse chat que saiu o nosso nome! Nesse momento o PO já havia sido apresentado a eles, e eles já tinham lido um ou mais relatórios de conferências anteriores. Então, estávamos prontos para começar a trabalhar!

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CONAL 2013 Organizing Committee Report PRESIDENT | Priscila Bonnes Concentre PO e documentos em uma pasta no drive, assim fica mais fácil de todos acompanharem o que está acontecendo e também para acharem todas as informações necessárias. Pré- Conferência Existe o período em que o trabalho acontece virtualmente e depois presencialmente (no escritório do MC, em São Paulo). Nem todos conseguirão chegar na data estipulada, porém insista para que cheguem o mais rápido dentro de suas possibilidades. Conforme forem chegando, alinhe com todos as regras do Office e faça uma tabela para organizar a limpeza do Office. No nosso OC quem ficou responsável por isso foi a OC stock e a Ludic Space, já que chegaram cedo no Office e não tinham tanta demanda de trabalho ainda. Elas incluíram na planilha o OC do Y2B, que também fica no Office no período de CONADE e CONAL. Tanto no período virtual como no Office é importante que você saiba dosar e aproveitar a carga de trabalho de cada OC, ou seja, incentive que aqueles que têm pouca job no momento a ajudar os que estão mais sobrecarregados, pois isso também deverá acontecer durante a conferência. Nós aproveitamos muito nosso tempo de trabalho virtual adiantando diversas tarefas ou pelo menos as deixando encaminhadas. Não pude esperar para fazer o team building em São Paulo, pois não teria tempo suficiente para criação de logo, etc, então começamos virtualmente, porém tivemos 2 momentos de time enquanto estávamos em SP. Em relação ao trabalho presencial, eu cheguei em SP no dia 18.11, junto com a OC Ludic Space, e a partir daí os OCs foram chegando pouco a pouco. Nós fomos para o hotel no dia 04.12, ou seja, foi cerca de duas semanas e meia para organizarmos tudo o que era necessário e nós conhecermos melhor como time. Nos dois momentos de times que tivemos choveu. No primeiro fomos para o Frans Café – perto do metrô consolação e no outro fomos para o Centro Cultural que fica perto da estação Vergueiro. Apesar da chuva e contra tempos, foram momentos essenciais onde pudemos nos conhecer melhor, nos aproximar e ter cada vez uma identidade de time!

Nessas semanas que passamos em SP o trabalho fluiu muito bem e conseguimos deixar as coisas bem organizadas para irmos para o hotel. Construa um PO gigante para colocar na sala do OC, tendo espaços separados para o nome de cada um e para os dias que ficarão no Office, assim fica mais fácil e mais visual todas as Jobs de cada membro do OC. Para que esse PO se torne mais efetivo, faça uma reunião de “abertura” às 9h (horário que o Office começa a funcionar) e uma de “fechamento” às 19h, horário que encerram as atividades do escritório, assim fica fácil de saber o que foi feito, o que não foi feito e o que é prioridade para o próximo dia. Regras e Vida no office Como já citei acima é de extrema importância que seja alinhado com cada um dos OCs as regras do Office, em relação à vestimenta, banhos, horários, etc. para que seja possível uma boa convivência, tendo em consideração que muito provavelmente o OC não será o único time a habitar o escritório. Primeiro ponto, tente evitar que eles se cansem trabalhando até tarde quando não há necessidade. Faça o máximo para manter o time focado durante o horário comercial para que depois eles tenham tempo livre para sair ou só para jogar conversa fora mesmo. É muito importante que vocês tenham momentos desse tipo, tanto para o time, para se conhecerem melhor e integrarem quanto para realmente relaxarem e não ficarem doidos só trabalhando, ou seja, se organizem para trabalhar muito, mas aproveitar muito também o seu tempo em SP com o seu time! No Office, só ficam pessoas convidadas ou permitidas pela AIESEC no Brasil. Outras pessoas, mesmo que façam parte da AIESEC não podem ficar lá! Coloque tag em tudo o que for seu, desde notebooks até bolachas. O que não tem identificação é considerado de uso geral e poderá sumir a qualquer momento, então tenha sempre uma fita crepe e um canetão por perto! No Office o OC tem a disposição: Leite, café, toddy e manteiga. É importante que fiquem atentos para avisar o MC responsável quando algum desses produtos estiver acabando.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report PRESIDENT | Priscila Bonnes Outro ponto de atenção é que cada um é responsável pela louça que suja! Cobre para que lavem na hora e não deixem para depois, pois isso pode dar problemas quando se pensa em uma casa com muitas pessoas morando. Depois do expediente todas as portas do Office devem ser trancadas. Apesar da boa localização do Office devemos pensar sempre na segurança de todos que estão ali. Conferência Foram 3 dias de pré meeting, só o conference team e mais dois dias com LCPs e NSTs. Durante os dias de pré meeting do CT irão acontecer os dry runs, que é importante que principalmente o time de logística esteja presente para saber exatamente o que vai acontecer e o que vai ser necessário pra isso. Além disso, as salas devem ser decoradas e arrumadas para as sessões que vão receber, os espaços lúdicos devem ser montados, preparar a plenária principalmente para a opening, tomando o cuidado de não deixar LCPs e NSTs irem para lá antes do previsto, sinalização do hotel, sugar cubes, agenda para o conference room, welcome packages, chegada dos delegados, logística de check in e verificação dos quartos e adaptação da alocação, se necessário. Tanto no pré meeting como durante a conferência é importante separar momentos para reunir o time, não só para acertar detalhes de trabalho, mas também para saberem como estão, como podemos nos ajudar e sempre pensando em pontos de melhoras para o próximo dia, tanto de coisas pessoais como da logística da conferência em si. No Pre meeting, eu junto com o OC VP Log e a OC agenda dividimos as funções do time, segundo opção e também levando em conta perfil, então separamos quem buscaria os ônibus, quem fecharia festa, faria wake up, buddies de sessão, etc. Claro que ao longo da conferência nós fomos nos ajeitando como ficava melhor, mas era importante para o time saber quais eram os responsáveis finais pelas tarefas. Usem os walk talk!! Eles facilitam demais a vida do OC! Na CONAL não conseguimos usar muito efetivamente e acabamos nos cansando mais fisicamente, e muitas coisas que poderiam ser agilizadas não foram...então usem, sério!

Alinhe muito bem com o seu time o comportamento que espera deles durante a conferência e seja também o exemplo, isso vai ajudar e muito na qualidade de experiência de vocês!Não é só o OC Delegates que deve ser simpático com os delegados, lembre que a memória que eles terão da conferência vai depender muito do tratamento que o OC der pra eles. Então, independente da situação seja simpático, solicito e mostre sempre um sorriso no rosto e vontade de ajudar! Mantenha SEMPRE o conference room trancado. Na CONAL a OC Stock foi responsável por isso. Coloque um OC como responsável e o faça realmente ter noção do tamanho da responsabilidade que é cuidar do conference room. Nesse sentido, fique próximo desse OC para qualquer ajuda necessária, mas o importante é que o conference room NUNCA fique sozinho. Outro comentário que cabe aqui é nunca deixar equipamentos eletrônicos em salas que não trancam. Estes devem ser recolhidos e levados ao conference room. Youth to Business Se você for OCP/OC da CONADE ou CONAL, provavelmente terá um Youth to Business durante a conferência. Para que tudo corra bem e os dois eventos sejam sucesso, é importante um alinhamento muito forte entre o OC Y2B e o OC da conferência. Alinhem horários de ônibus, refeições que serão (ou não) servidas. Na CONAL a maioria do OC CONAL permaneceu no hotel durante o Y2B, porém é importante que principalmente o time de logística fique para organizar o próximo dia, isso se for necessário que grande parte do OC vá ao Y2B. Pós conferencia Depois que acaba a conferência e todos os delegados vão embora, o OC tem um Day off no hotel. Nesse dia é importante organizar tudo para a hora que o ônibus chegar e também aproveitar o restinho de tempo que te sobra com seu time. No nosso caso, um membro já foi embora com os delegados e alguns outros na segunda a tarde mesmo, então logo ficamos incompletos, por isso aproveitei para fazer uma reunião de fechamento com eles logo depois da closing, foi bastante importante para vermos o que tínhamos entregado, rirmos bastante e nos conectarmos ainda mais enquanto time, mesmo cansados e com um membro faltando.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report PRESIDENT | Priscila Bonnes Mobilize o CT para colocar as coisas no ônibus e também para ajudar a empacotar, isso agiliza muito o processo e deixa mais tempo para todos descansarem! Chegando em SP os focos são dois: arrumar a garagem e deixar tudo bem organizado para o próximo OC e fazer os reports! Além disso, é importante garantir que o reembolso dos OCs seja feitos o mais rápido possível. Considerações finais Sendo você OCP ou OC aproveite c-a-d-a momento com seu time desde os mais estressantes até os mais engraçados. Aproveite da companhia deles, das risadas e dos choros juntos, dos abraços e dos tapas, das noites mal dormidas e dos momentos bobos que serão consequência disso...você não imagina a falta que isso vai te fazer depois e como vai te bater um vazio IMENSO quando lembrar que isso nunca mais vai voltar. E é por isso que aqui quero aproveitar para agradecer a minha família de alpacos! A família mais incrível, linda, princesa e sereia que já se viu! Eu não teria entregado nada sem vocês do meu lado. Vocês foram minha base, meu suporte e as escolhas mais certas que eu já fiz! Obrigada por terem me aguentado, até naquela noite de Global Village(...), obrigada por terem seguido firme até o final e por demonstrarem tanta vontade quanto eu de entregar essa CONAL com excelência, de terem sonhado junto comigo e lutado, com muita garra, para esse sonho ser realidade! Eu amo vocês e já sinto falta de cada um...todos os dias! Por fim, espero que esse report ajude na entrega das próximas conferências da @BAZI, e se ficar qualquer dúvida, não deixe de me procurar! :)

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DELEGATES Jéssica Machado

"Ser OC é uma das experiências mais incríveis e intensas que a AIESEC proporciona. Não importa quantas horas de sono você terá, quantas vezes o cansaço bater. Entregrar um conferência nacional é de fato sentir a AIESEC, sua grandiosidade, é sentir o poder da nossa rede, é criar coragem para tomar novas decisões e seguir fazendo a mudança que nossa organização e nosso país precisam."

jessica.machado@aiesec.net


CONAL 2013 Organizing Committee Report DELEGATES | Jéssica Machado Oiii meu futuro sucessor ou sucessor já, tudo bem? Escrevo esse report especialmente para você, para que ele possa te ajudar a ter uma das melhores experiências que a AIESEC pode proporcionar. Para mim esse é o cargo mais lindo do OC e espero que assim como eu, você tenha uma experiência de muito trabalho, mas também de muitos sorrisos, abraços, agradecimentos e principalmente de novos amigos. Sempre brinquei com uma frase, mas ela faz total sentido para mim: OC Delegates trabalha para a felicidade dos delegados. E ai não importa se você vai precisar fazer a alocação de quartos 300 vezes, se você vai precisar dar remédio para 200 delegados, a recompensa sempre vem e ela faz tudo valer muito a pena. Se alguma dúvida ficar, ou se você precisar de qualquer ajuda, eu estarei a sua disposição para conversar por email, facebook, skype, qualquer coisa, ok? Só prender o grito, que tô aqui! :D Vamos ao trabalho então? O report esta dividido em três etapas: pré-conferência, conferência e pós-conferência. PRÉ-CONFERÊNCIA A primeira atividade é ler reports de conferências anteriores e conversar com outros OCs, principalmente do mesmo cargo. Os reports são bem completos e te ajudam bastante em tudo que tange assuntos de trabalhos práticos e logísticos, logo, além de marcar uma conversa para tirar dúvidas, é bom você aproveitar o OC antigo para que ele possa compartilhar experiências com você, isso motiva demais, faz você querer fazer mais e melhor. EMAIL DA CONFERÊNCIA: Um email normal, pode ser no próprio gmail, vai ser utilizado basicamente para responder dúvidas gerais das delegações. Esse e-mail precisa ser criado logo após sua eleição e você deve estar super atento a ele assim que as inscrições da conferência forem lançadas. É importante que somente você e seu OCP tenham a senha desse email, para não acontecer problemas de comunicação e até mesmo de resposta para os delegados. Esse email serve para inscrições, ranqueamento, dúvida de delegados, fees. Para assuntos como por exemplo, shop, o ideal é que se tenha um email específico, já que tem alto volume de dúvidas também. CHEFES DE DELEGAÇÃO: a maior parte dos Chefes de Delegação serão os VPs Finanças, porém não é regra, de um prazo limite para que os LCPs lhe passem os dados dos CDs. Criei uma planilha no docs que continha informações como: facebook, celular, CL, nome e cargo. É importante além de compartilhar com o

seu OCP, compartilhar também com OC FIN, OC INFRA e OC SHOP, já que eles também têm algumas necessidades de contato com os mesmos. Os CDs serão sua ponte até os delegados, e por isso é estritamente necessários que todos estejam alinhados com os direcionamentos do OC e MC como também seja estabelecido um relacionamento positivo entre as duas partes (OC Delegates e Chefes de Delegação), logo utilize facebook, whats up e estratégias assim para estreitar esses laços, fazer pelo menos um chat antes da conferência ajudou bastante. BOOKLET: tem a função de passar todas as informações que os delegados necessitam antes da conferência. Na CONAL 2013, tivemos dois booklets, o primeiro com informações básicas de local e logística e um segundo bem completo, com check list, festas, produtos do shop, mensagens. O trabalho do OC Delegates é montar o esqueleto com as informações, o OC responsável pela arte e design que deixa tudo bonito. :D Olhar booklets de conferências anteriores ajuda muito e torna essa job bem prática e rápida de ser feita. REMÉDIOS: é essencial uma caixa de remédios na conferência, é importante ter medicamentos para sintomas gerais: dor de cabeça, dores gerais, dor de garganta, febre, indigestão, infecção, resfriado. É muito importante investir em medicamentos para náuseas e dor de estômago, visto que se pode ter problema com qualidade da água ou até mesmo da comida do hotel. É necessário que você já leve impressos vários termos de compromisso para todos os delegados que pegarem remédio se responsabilizarem pela automedicação. No caso de delegados tomarem remédio e os sintomas persistirem, não hesite em leva-los para o hospital mais próximo. Se várias pessoas passarem mal, o ideal é que outras pessoas do OC te ajudem com o transporte e até mesmo acompanhando os delegados no hospital, para você poder ficar no local da conferência dando suporte aos demais. WELCOME PACKAGE: ficou bonito e barato! Como o Y2B aconteceu no segundo dia da conferência, não vimos a necessidade de uma ecobag já que o evento teria, por isso compramos na 25 de Março uma sacola de presente, feita de um material diferente, parecido com um pano, ficou muito lindo e cada uma saiu cerca de R$ 0,20. Dentro vinha uma pulseira (azul ou amarela, para ajudar na logística das refeições), dois produtos da P&G (gilette e creme dental), uma colher (para comer os Danones), crachá, lápis, lapiseira, borracha, caneta e blocos personalizados com logo da AIESEC e da conferência. Dividir o WP por delegação e entregar tudo para o CD facilitou muito a logística.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report DELEGATES | Jéssica Machado Para definir os objetos do WP o mais importante é trabalhar muito bem com o OC ER, a Jade me ajudou muito a conseguir coisas que eu queria ter no welcome, de forma barata ou até mesmo doada por parceiros. SUGAR CUBES: eu decidi que queria fazer a disposição deles de acordo com a logo do OC, calculei os materiais que seriam necessários e os mesmos foram comprados pela OC Materials, super de boa até ai. O maior desafio foi fazer a arte na parede e de fato colar, por isso nesse momento é importante que parte do OC ajude numa espécie de task force, fica rápido de fazer e até mais divertido. Não esqueça de colar com a fita adequada, crepe que não tira a tinta, além disso, compre muita muita muita fita. Recomendo que você coloque envelopes a mais do que o número de delegados, se faltar algum, basta você dizer para a pessoa onde ela pode acrescentar o nome dela, ao invés de outra vez ter que ir pegar um envelope, fita e tal. ALOCAÇÃO: esse é um dos desafios mais interessantes. É importante você ter a listagem de delegados finais com informações básicas e necessárias para tal tarefa: nome, CL e cargo são suficientes. A primeira coisa que eu aconselho é você conversar direto com a pessoa do hotel e ter certeza de quantos lugares vão ser disponibilizados por quartos. Na CONAL a alocação estava ok, até o hotel dizer que não conseguiria colocar mais camas em determinado andar, por isso ter coisas assim alinhadas com antecedência por você mesmo, evitarão muito retrabalho. É sempre bom fazer a alocação com mais uma pessoa, parece algo simples, mas são mais de 500 delegados e essa pessoa pode te ajudar a perceber erros, ou até mesmo te sugerir formas mais fáceis de fazer, meu OC VP LOG foi muito importante na realização dessa job, principalmente por saber utilizar muito bem as ferramentas do excel. Na CONAL os delegados foram divididos por sexo e rede, é interessante para os delegados esse sistema, pois garante uma boa interação entre eles pelos assuntos em comum, além de poderem aproveitar a rede pós conferência. Depois de alocações feitas, colocamos frases de pessoas que marcaram gerações (tema da conferência) nas portas dos quartos, juntamente com o nome dos delegados que estariam alocados ali. Não sei se sua conferência vai ser no Solar dos Girassóis, de todas as formas, aqui segue os quartos, juntamente com número de lugares que o hotel disponibilizou para a CONAL 2013:

1° Andar

Ala 1: 100 ao 114 Ala 2 (vista para o lago): 115 ao 128 São quartos pequenos que cabem no máximo 5 pessoas cada, com exceção do quarto 100, que cabem até 8 pessoas. É o andar mais indicado para alocar LCPs. 2º Andar Ala única: 201 ao 214 São quartos duplos (com dois ambientes), com disponibilidade máxima de 10 pessoas. . Alojamento: Até 35 pessoas. 3° Andar

Ala 1: 301 a 313 Ala 2 (vista para o lago): 314 a 327 Cabem entre 4 e 5 pessoas por quarto. Com exceção dos quartos 327, 328 e 329, que cabem 12, 10 e 10 pessoas, respectivamente. É indicado deixar o conference team no terceiro andar, por questões de fácil acesso ao conference room, além do silêncio. É sempre bom solicitar ao hotel que pelo menos um dia antes de chegarem os delegados já não tenha nenhum evento ou hospede externos no local, isso dificulta muito a alocação e faz com que muitas mudanças tenham que ser feitas. CONFERÊNCIA \0/ Chegou a melhor parte de ser OC Delegates, a conferência em si, chegou a hora de conhecer cada delegado, aquele CD que te mandou 300 emails :D Aproveiteee demais isso, OC Delegates precisa ser sempre muito acessível, sorridente, com energia e carisma 100%.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report DELEGATES | Jéssica Machado CHECK IN: É ideal no pre meeting você alinhar com o seu OC FIN, sobre como vocês farão com essa logística. Na CONAL dividimos as listas de delegados, comprovantes de passagens e WP tudo por delegação, o CD era responsável por entregar/pegar tudo que era referente à sua delegação total. Na mesa de check in tivemos duas pessoas, o OC FIN que recebia o CD, confirmava a delegação, recebia os comprovantes e em em seguida passava para mim, para proceder com a entrega dos package, além de tirar dúvidas dos CDs. O check in aconteceu no horário do meio dia do primeiro dia oficial de conferência. É algo que se bem organizado acontece de forma simples e rápida, é importante também que você tenha uma terceira pessoa ajudando principalmente na questão de logística de busca-entrega de WP. É sempre bom ter alguns WPs a mais prontos, para no caso de faltar para alguma delegação. REFEIÇÕES: não se esqueça dos vegetarianos, veganos e intolerantes à lactose, confirme com o seu OC INFRA se o hotel esta avisado disso e preparado para oferecer uma variedade de comida diferente para essas pessoas. WAKE UP: fizemos uma escala de OCs para cada dia, alocamos sempre alguém com mais um IS, na verdade é uma job simples de ser executada por qualquer pessoa, então o interessante é garantir que todo mundo saiba onde conectar os aparelhos, porque cada dia um OC executando a tarefa, fica bem sossegado e é interessante que os IS possam dormir um pouco mais de manhã, já que eles praticamente sempre ajudam a fechar as festas. Em nenhum dos dias batemos nas portas ou utilizamos mega fone, somente preparei duas playlists, uma com músicas tranquilas e outras com músicas mais enérgicas. Nosso Wake up durava cerca de uma hora, os primeiros trinta minutos com músicas tranquilas e o restante com as enérgicas. A forma de fazer o Wake up, bem como as playlists foram muito elogiados.

com chave. POSTURA: sorriso, carisma, atenção e educação são a chave do sucesso de um OC Delegates. Antes da CONAL li algo que levei na minha cabeça durante toda a conferência e fez total diferença: “no mesmo momento que vem um delegado bravo fazer alguma reclamação sobre a alocação, pode ter outro do lado querendo te elogiar por algo que você nem imagina”. PÓS- CONFERÊNCIA Essa última etapa consiste em enviar os certificados de participação aos delegados que solicitarem, escrever seu relatório e responder algumas dúvidas que ainda chegarão no seu email, além de aceitar o convite de todos os seus novos amigos no facebook. :D Desejo a você, OC Delegates, uma experiência maravilhosa como a minha. Que seu time de OC seja fantástico, que os delegados sejam lindos e queridos, como os meus foram comigo. Se depois da conferência você tiver um sentimento de falta, se você tiver necessidade extrema de olhar fotos, ver vídeos e relembrar momentos, pode ter certeza, você viveu uma das melhores experiências da AIESEC e mais uma vez, ela te deu amigos e lembranças para toda a vida. O ESTILO DO OC DELEGATES: O nosso lema é ousadia e alegria A nossa cara é pagode todo dia Cheio de estilo na pressão eu vou com tudo Só espalhando ousadia pelo mundo

Eu fiquei o mês inteiro do office ouvindo a playlist, acrescentando e tirando músicas, além de pegar com todo o OC os arquivos que eles tinham, é muito bom saber que as pessoas estão curtindo aquilo que acorda elas, é algo simples de se fazer e que faz a diferença. SEGURANÇA: investimos em post na fan page, além de email e chat com CDs falando da segurança do hotel, já que pessoas já haviam sido roubadas em outras conferências. Indicamos não levarem coisas de valor, bem como sempre deixar os quartos trancados. Para as pessoas do alojamento, eu passava antes da festa lembrando eles de deixarem computadores e eletrônicos em lugares

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EXTERNAL RELATIONS Amanda Valença

"Ser oc conal foi um dos mergulhos mais intensos que eu poderia me permitir�

amanda.valenca@aiesec.net


CONAL 2013 Organizing Committee Report EXTERNAL RELATIONS | Amanda Valença Olá OC ER da próxima conferência da AIESEC no Brasil, eu sou a Amanda, mais conhecida como Jade, e vou falar um pouquinho de como foi ter vivido a experiência inesquecível de ter feito parte do time Amplifier como OC ER. Primeiramente, o OC ER de cada conferência é um NST de BD da área de Conference Sales, portanto, antes de OC ER eu já ocupava o cargo como NST de BD, mais especificamente como Conference Sales Manager – Ambient and Materials. O OC ER inicia o trabalho muito antes dos outros OCs, pois, já sabe quais conferências deve conseguir parceiros e em qual fará parte do OC, portanto, antes mesmo da pré-conferência, o OC ER já deve estar em negociação com algumas empresas e já estipular prioridades para cada conferência, lembrando que o nosso papel é garantir a sustentabilidade financeira e proporcionar uma experiência diferenciada aos delegados. PRÉ-CONFERÊNCIA “Olá, meu nome é Amanda e sou membro da AIESEC no Brasil...isso....A-I-E-S-E-C...iremos realizar uma conferência nacional e gostaríamos de negociar uma proposta de posicionamento de marca com a sua empresa” As jobs do OC ER na pré-conferência se resumem basicamente na prospecção de novos parceiros e na negociação por telefone. Todo o período que fiquei no office foi voltado à ligações. Como o OC ER é escolhido antes de todo o OC, ele já deve vir com uma planilha de empresas em potencial para abordar, empresas em negociação e algumas já fechadas, pois, no office as negociações acontecem muito mais rápido e sempre surgem novas demandas de última hora. Foram abordadas 120 empresas para a CONAL 2013. Desde o início da minha gestão como NST fiquei focado em conseguir todos os materiais que a conferência necessitava, pois, era um dos itens que mais afetava o budget; após conseguir as prioridades, fui negociando com empresas de outros segmentos que complementassem a experiência diferenciada que o delegado poderia ter.

É importante que todos os produtos de parceiros cheguem pelo menos dois dais antes no office, para que possamos organizar tudo para levar ao local da conferência. Além disso, assim que a parceria é fechada, já peça a logo vetorizada do parceiro para enviar para o OC COMM GD. Tive um relacionamento muito próximo com as OCs Delegates, Materials e Ludic Space, para saber quais materiais eram extremamente importantes e que poderíamos conseguir sem afetar no budget, além de pensar em maneiras diferenciadas para proporcionar a melhor experiência aos delegados. Apesar de ser NST apenas de Materials and Ambient, durante a pré-conferência abordei empresas de outros segmentos devido à necessidade que não foi suprida com os outros NSTs. Dois dias antes de irmos para a conferência, me atentei a elaborar ações com as marcas dos parceiros e a montar a quantidade de produtos para cada coffe-break, além de continuar com algumas ligações. Não se esqueça desse momento, vá para o hotel com tudo elaborado na sua cabeça. CONFERÊNCIA A conferência para o OC ER já começa no pré-meetings, que é quando apenas o OC, MC e Chair estão no local do evento. Este momento é muito importante, pois, é quando o OC ER deve conferir os cálculos de produtos para cada break e iniciar a execução das ações de parceiros, que muitas vezes envolve Ludic Space. Fora o período de preparação, esteja atento para que tudo esteja lacrado, para que nada seja alterado nas contas realizadas por você. O que deve ser alinhado com o MC e a OCP no primeiro dia em que você chega no office é se será pedido parceria de produtos, principalmente comida, apenas para os dias de conferência em que os delegados estarão ou contará com os dias do Conference Team presente também. Na Conal foi negociado apenas para os dias em que os delegados estavam presentes, por isso, durante os 4 dias antes de começar a conferência de fato, nenhum produto foi retirados das caixas. Break Durante todos os dias da conferência esteja seguro de que os produtos não estão à vista de ninguém a não ser você, e que sempre as caixas estejam

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CONAL 2013 Organizing Committee Report EXTERNAL RELATIONS | Amanda Valença lacradas, mesmo que haja poucos produtos dentro dela. Isso irá garantir que ninguém mexa e altere as suas contas. Comece a montar o break com no mínimo 1 hora de antecedência. No primeiro dia comecei a montar com 1h30 para garantir que ritmo o time teria em me ajudar. Após isso, calculei que apenas 1 hora antes já era necessário. É interessante que pelo menos 3 pessoas ajudem você a montar o break, alinhe com o OC todos os dias para garantir quem irá lhe ajudar a cada dia. Há sessões que são separadas e consequentemente há 2 breaks, portanto, esteja seguro de que você terá mais trabalho quando isto acontecer e deverá alocar mais pessoas para lhe ajudar. Algumas sessões poderão terminar mais cedo. Independente do break estar pronto, libere apenas quando todos os delegados estiverem no local. É interessante ter um OC em cada mesa para que haja um maior controle dos delegados. Além disso, alinhe com o OC que nós devemos começar a comer pelo menos 5 minutos depois dos delegados, afinal, o break é para eles. Não se esqueça de tirar foto das mesas com os produtos antes de liberar o break. Ao final, recolha tudo o que sobrou, guarde o que for de geladeira para não estragar e veja se, de acordo com suas contas, o resto não pode ser colocado no Conference Room para que o Conference Team possa comer durante o dia. Plenária - Morning Em toda morning colocamos Clube Social, água, café e bala para os delegados. Nenhum destes produtos foram parcerias, mas, achei necessário ter algo durante a morning que pudesse ficar até a evening, principalmente porque muitos delegados perdem o café da manhã. Parcerias Fidelizadas FOM: A FOM é parceira da AIESEC desde a CONAL 2012, portanto, já sabíamos os produtos que seriam doados para a CONAL 2013, que são sempre os mesmos: FOM de pescoço para sorteio e pufe para o ambiente. No entanto, a CONAL 2013 foi a primeira conferência onde a FOM não disponibilizou os puffs para os delegados sentarem, pois, preferiram colocar em eventos de shopping. Portanto, foram negociados apenas 15 FOM pescoço para sorteio. Ação da marca: fotos dos delegados com os FOM pescoço. Fora os desafios, os FOMs estavam também em etiquetas premiadas de produtos do shop e em fotos coladas pelo hotel.

Assist-Card: A Assist-Card também já é um parceiro antigo da AIESEC e é parceiro nacional e não apenas de conferência. Na Conal a empresa personalizadou blocos de anotações e canetas com a logo da Conal e da empresa, que foram colocados no welcome Package para os delegados. Ação da marca: sem ação P&G: A P&G disponibilizou de uma só vez produtos para a GM, NPM e Conal, que eram: amostras de pastas de dente, Gillete e porta-remédio Naturella. Os dois primeiros foram colocados no welcome package e as Naturellas nos quartos e banheiros femininos. Todos os produtos já estavam no office. Ação da marca: Desafio da barba mais estranha: quem fizesse a barba mais criativa e estranha com as Gillettes e apresentasse na plenária ganhava um prêmio. Danone: Os produtos chegaram logo no primeiro dia em que o conference team estava na conferência. Foi pedido uma quantidade média para 500 delegados durante todos os dias. O que deve ser feito é apenas conferir a quantidade de produtos da nota e entregues. Além disso, a Danone doou muita água Bonafont, que sobrou para as próximas conferências. Ação da marca: Foi construído um totem da Danone no qual em toda a evening a Chair ou o Fun team perguntava como foi o dia para os delegados: poderia ser bom, mais o menos ou Danone. A ideia foi brincar com a logo da Danone que é um sorriso. Foi uma ação muito importante, já que a Danone sempre está presente nas conferências da AIESEC e nunca é promocionada a não ser durante o break com os seus produtos. DAC: A DAC também é uma parceira de conferência antiga da AIESEC. Desta vez ela disponibilizou o dobro de kits para sorteio e financiou os crachás da conferência. Ação da marca: fotos dos delegados com os kits DAC e personalização de uma sala de sessão. Fora os desafios, os kits estavam também em etiquetas premiadas de produtos do shop e em fotos coladas pelo hotel. Haviam três salas com nomes de países, a da DAC era a Rússia. Colocamos em um espaço da sala uma caixa, uma figura de uma personalidade da Rússia e a logo da DAC com a pergunta “Quem sou eu?”, onde os delegados deveriam adivinhar. A ideia era associar a DAC com uma brincadeira que envolvia nomes, já que a DAC forneceu crachá para a conferência.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report EXTERNAL RELATIONS | Amanda Valença Novos parceiros: Stay Puff: Como o FOM pufe não foi disponibilizado tínhamos que correr atrás de uma segunda opção. Esta foi a Stay Puff que iria dar 10 pufes para a conferência sem termos que devolvê-los depois, como acontecia com a FOM. A parceria foi fechado e os pufes seriam entregues em Mairiporã, porém, até o final da conferência eles não chegaram. Quando ligava todos os dias alertando o parceiro de que sua marca estava na conferência e não tínhamos os produtos, ele respondia que eles iriam chegar no outro dia. Apesar de não ter sido usado na conferência, os pufes chegaram no office depois e ficaram para as próximas conferências. Por isso a importância de todos os produtos chegarem no office pelo menos 2 dias antes do conference team ir ao local do evento. Ação da marca: sem ação Dello: A Dello é uma empresa de materiais de escritório que disponibilizou 6 kits Dello Experimenta para sorteio e 500 porta-cartões para colocarmos no welcome package. A empresa gostou muito de nos ajudar e disse estar disposta a sempre negociar para as próximas conferências. Os kits da Dello eram os mais cobiçados pelos delegados. Ação da marca: fotos dos delegados com os kits Experimenta e porta-cartões no welcome package. Fora os desafios, os kits estavam também em etiquetas premiadas de produtos do shop e em fotos coladas pelo hotel. Frama: A Frama é uma empresa de materiais de escritório e linha escolar que nos disponibilizou 144 colas, 100 pastas, 40 cadernos e 1000 caixas de grampo. Deixamos muita coisa para ser usada no office e, com os cadernos e pastas, pude montar dois kits da Frama para sortear durante a conferência. Ação da marca: fotos dos delegados com os kits Frama. Os kits estavam em etiquetas premiadas de produtos do shop. Maped: A Maped também é uma empresa de materiais de escritório e linha escolar que ajudou muito na sustentabilidade financeira da conferência. Foram negociados 600 lápis e 612 borrachas que foram colocados no welcome package, 1200 canetinhas, 96 tubos de tinta das cores da conferência, 10 grampeadores, 12 perfuradores e 1000 clipes. A Maped é uma empresa que também se mostrou muito aberta e disposta em ajudar, com certeza é uma parceria que deve ser fidelizada. Ação da marca: lápis e borracha no welcome package e espaço personalizado na sala Índia de sessões. Colocamos um cartaz com a pergunta “O que a Índia

representa para você – só vale desenhar? Ao lado haviam canetinhas Maped para o delegados colorirem os desenhos. O melhor desenho ganhava um prêmio. Juxx: A Juxx foi uma parceria fechada pela NST de BD responsável por Food and Bavarages. Foram fechadas 192 latas de suco. Como a quantidade era muito pouca, optamos por disponibilizar os produtos apenas para o primeiro dia de conferência, que continha apenas os LCPs, uma média de 100 delegados. As latas que sobraram foram disponibilizadas para o conference team. Ação da marca: servido apenas no break. Santa Helena: Esta parceria também foi fechada pela NST de BD de Food and Materials. Foram negociadas paçoquitas e dois tipos de amendoim da marca suficiente para todos os dias de break. Ação da marca: Desafio “Quantas paçoquitas há no pote?”. Os delegados tinham que adivinhar durante o break o número de paçoquitas dentro de um pote, quem ganhasse levava um prêmio. Tira-Teima: A Milho de Ouro, empresa responsável pelo Tira-Teima, se interessou muito em fechar a parceria. Estávamos sem alimento salgado suficiente para a nossa conferência e estávamos crentes em comprar clube-social, quando faltando 4 dias para irmos para o hotel, a empresa fechou e os produtos chegaram. Foram doados 1500 pacotes de Tira-Teima, que foram suficientes para todos os delegados em todos os breaks. Ação da marca: Momento “Tira-Teima” do Fun Team, onde eles colocavam fotos engraçadas do dia anterior para tirar prova de algo engraçado que um delegado ou MC havia feito. Brasil Cacau: A parceria com a Brasil Cacau foi pensada no office com a OC Delegates. Queríamos algo para quando os delegados chegassem no local da conferência. Pensamos em deixar um bombom em cada cama com um recado do OC. A parceria deu muito certo, conseguimos trufas para todos os delegados, conference team e pudemos ainda colocar em um break vip para um dia em que alguns parceiros nacionais de BD foram dar sessões nas conferências. Ação da marca: produtos nas camas dos delegados e break VIP de parceiros da AIESEC Brasil.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report EXTERNAL RELATIONS | Amanda Valença BIC: A BIC foi uma parceria extremamente estratégica, não só pelos produtos doados, mas pela quantidade desses produtos e confiança que a marca depositou na AIESEC. Ser parceira de uma empresa como a BIC é associar a AIESEC com uma marca de respeito e que é muito útil não só para as nossas conferências, mas para a AIESEC no Brasil como um todo, podendo até mesmo se tornar uma parceira nacional. Com a BIC foram negociadas 528 lapiseiras sortidas, que foram colocadas no welcome package, 528 lapiseiras simples, 576 canetas azul e preta e 275 marca textos amarelo e 275 verde, que puderam ser utilizados na festa glow. Ação da marca: “Espaço BIC Sugar Cubes” – o espaço de sugar cubes foi personalizado com os produtos e logo da BIC. Foi feita uma cortina de canetas BIC, onde os delegados podiam ter livre acesso para escrever seus recados. Também foram feitos mini mesas com a logo da BIC para que os delegados apoiassem. Além disso, foi criado um espaço personalizado na sala Argentina de sessões. Colocamos um cartaz com a pergunta “Quantos tangos existem na Argentina?” e várias canetas e lapiseiras BIC ao lado para que as pessoas escrevessem as resposta. A resposta certa ganhava um prêmio. Pimaco: A Pimaco é uma “sub” empresa da BIC que produz basicamente notas adesivas (“post-its”) e etiquetas adesivas. Esta parceria foi extramemente estratégica também, não só por reforçar a parceira com a BIC atrelando mais uma de suas marcas à AIESEC, como também à quantidade de produtos doados para a conferência. Foram doados mais de 50 etiquetas e 12 caixas de notas adesivas com mais de 50.000 unidades de notas adesivas. Ação da marca: foi elaborado um mural escrito “Starts Now” de notas adesivas Pimaco. Esta era a frase moto da conferência. O mural tinha o nome da marca ao lado, como “Pimaco Wall” e foi usado como fundo para muitos delegados tirarem fotos. Registre tudo! Alinhe com o OC COMM GD para que tudo seja fotografado e filmado. Isso fará a diferença na hora de escrever um relatório com excelência para os parceiros e consequentemente fidelizar a parceria. PÓS-CONFERÊNCIA Após terminar a conferência é preciso que o relatório de parceiros seja elaborado da forma mais impecável e completa possível, pois, é isso que fará que uma parceria seja fidelizada ou não. Agradeça por e-mail e mostre o quão

agregador aquele parceiro foi para a AIESEC. Em relação a materiais, não será preciso comprar tintas, canetinhas, colas, grampos e post-its por muitas conferências, portanto, deixo como dica para os próximos OCs ER: foque em parcerias de ambiente que proporcione diferentes interações com os delegados. O que quero deixar como dica do cargo é: - Tudo é possível! Não desista nunca! Quanto menos você esperar um parceiro irá fechar, seja faltando 10 ou 2 dias para a conferência. Mas, claro, tenha um planejamento, e deixe para depois apenas coisas que não necessariamente fará falta. - Seja proativo, guerreiro e open mind: abrace qualquer ideia do OC. Eu lembro que para tudo eu falava: “calma, acho que a gente pode conseguir uma parceria para isso”, e, todos os dias eu adicionava uma nova empresa na minha pipeline. Porém, reconheça o seu limite e o quanto você dará conta. - Tenha sempre uma segunda opção, se um parceiro não fechou é porque dois irão fechar mais pra frente. - Se atente à questão de exclusividade. Alguns parceiros de segmentos semelhantes foram fechados, como a FOM e Stay Puff, por exemplo. Porém, na negociação nenhuma das empresas exigiram exclusividade de posicionamento. - Seja criativo e profissional. Pense em tudo o que você pode criar com a logo da marca, brincar com o nome ou que ação poderá fazer com os produtos. Para tudo é possível inovar e inventar e isso fará a diferença para o parceiro e para os delegados, que a cada conferência verão ações diferentes. Se coloque no papel do parceiro e promova-o da maneira como ele gostaria de ser promovido. Na Conal 2013, diferente das outras conferências, tentei deixar os parceiros expostos a todo o momento, e não só no mural de parceiros e banner. Para cada empresa era uma ação diferente. Isso faz com que a rede conheça os parceiros da AIESEC no Brasil e que os parceiros vejam o quanto são importantes para nós. Ser OC ER da CONAL 2013 foi sensacional. Com certeza me fez crescer muito como pessoa e fez com que eu conhecesse pessoas incríveis que sempre estarão no meu coração. A sinergia do nosso time foi essencial. OC Amplifier: até a próxima alpacos!

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FINANCES Lucas Bosquesi

“Ser OC da CONAL 2013 se resume em duas coisas: desafio e pessoas. O desafio de aceitar entregar algo mágico, motivador para mais de 500 pessoas e vão multiplicar muito impacto e estar numa família, com muitas personalidades, paladar, sotaques, opiniões diferentes foi algo que me inspirou e me anima até hoje pensar na experiência de time fantástica e maravilhosa que eu tive ao lado desses 'alpacos'”

lucas.andrade@aiesec.net


CONAL 2013 Organizing Committee Report FINANCES | Lucas Bosquesi Olá! Se você está lendo esse report, com certeza tem algum interesse em se postular/conhecer a experiência de ser OC FIN de uma conferência nacional. É um desafio muito grande lidar com um budget bem grande, um OC de 15 pessoas para organizar reembolsos, gerenciar a conta conferência da AIESEC no Brasil, etc, mas com certeza vale muito a pena! Se você está se aplicando para OC FIN, você pode encontrar muitas informações úteis aqui quanto a planejamento e controle da conferência, e por outro lado, se você está interessado em conhecer um pouco mais de como foi a CONAL 2013, financeiramente falando, aproveite para saber como foi todo o fluxo que aconteceu para que essa conferência que ficou para a história da AIESEC no Brasil. Pré-Conferência Fui eleito OC Finanças no primeiro round das postulações, por volta do dia 20 de Outubro. A partir desse momento até o dia em que cheguei ao Office para o trabalho presencial, fiquei bem focado no planejamento financeiro da conferência, o que inclui a construção do Budget, leitura do Regimento Interno da AIESEC no Brasil sobre conferências, leitura de Reports anteriores, prévia da Travel Cost Share (TCS), recebimento e organização das passagens dos OCs, pontuando cada uma dessas jobs:

Além de ler esses reports, tenha acesso (veja a wiki/peça para os OCs FIN) as planilhas de controle e Budget das conferências, podem ajudar muito na construção do seu orçamento. Construção do Budget: Após ter acesso a todas as informações relevantes das conferências anteriores, é hora de por a mão na massa e construir o seu próprio. Consegui todas as despesas e receitas da CONAL 2012 e CONADE 2013, e aí levando em consideração que teríamos a capacidade máxima do hotel (já queeram ao todo 73 entidades entre CLs, Extensões e IEs, com números diversificados de delegados), e que a saúde financeira da AIESEC no Brasil havia melhorado até a CONAL, elaborei um budget que fosse ao mesmo tempo um pouco maior que o das conferências anteriores, mas também que fosse sustentável. Analisando tais informações cheguei a essa primeira previsão:

Leitura de Reports anteriores: Provavelmente seu/sua OCP passará essa primeira job para você assim que eleito. No meu caso, li os reports da CONAL 2012 e CONADE 2013, por serem as duas conferência que tinham durações e formatos semelhantes, e consequentemente Budgets parecidos. Esses reports são facilmente encontrados no myaiesec.net, na Wiki de Conferências Nacionais http://www.myaiesec.net/content/viewwiki.do?content id=10286660 Caso você tenha ficado com dúvidas, entre em contato como os OCs Finanças anteriores a você e agende chats para vocês conversarem, pode ser bem útil!

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CONAL 2013 Organizing Committee Report FINANCES | Lucas Bosquesi Construi uma planilha padrão para trackear o Budget, que você pode conferir aqui: https://docs.google.com/a/aiesec.net/spreadsheet/ccc?key=0AiE2SinZb8vAdF 9TMS12SklscExYZ0J4TVJtUkhfc3c&usp=drive_web#gid=1 Nesse Budget, principalmente quanto ao Hotel, não estão incluídos os gastos do Conference Team, que são investidos pelo MC, que serão reportados a parte nos próximos tópicos. Após ter planejado as despesas, sempre calcule uma margem de segurança, para possíveis despesas não-planejadas (medicamentos, transportes extras, alimentação, etc). Sugiro 7%. Na CONAL 2013 essa margem resultou em um planejamento de despesas de R$ 250954,00 (que não chegou a atingir tal valor, ficando dentro do planejado sem margem de segurança). Leitura do Regimento Interno: O RI da AIESEC no Brasil traz muitas informações úteis a respeito de conferências, no que diz respeito, principalmente as timelines de preparação da TCS, inscrições, rankeamento, pagamento, etc, então leia toda a seção de conferências, sente com o OC Delegates e OCP e defina todas as timelines segundo o RI, para deixar tudo nos conformes. Você pode conferir o RI atualizado aqui: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10280514 Construção da Prévia da TCS: Essa talvez seja a job mais trabalhosa previamente a conferência. Nessa prévia da TCS, deve constar quantos delegados cada delegação tem, o teto do transporte do OC, e o teto das passagens de cada delegação, para que seja calculado o valor médio dos custos prévios, tendo assim a TCS. Na CONAL, o que fiz, e foi um diferencial comparando a outras conferências, foi colocar não somente as Entidades Oficiais (CLs e Extensões), mas também as UOs e IEs, com as vagas devidamente separadas, para ter um cálculo mais preciso do valor prévio da TCS. Na CONAL, foi seguido o seguinte padrão de vagas: Comitês Locais: 8 vagas; Extensões: 5 vagas; Iniciativas de Expansão Oficial: 3 vagas; Unidades Operacionais: 1 vaga; Entidades não-oficiais: 1 vaga;

Além disso, LCPs 2013 tinham vaga garantida. E salvo em alguns casos, esses foram os números adotados para cada delegação. Peguei a lista de todos os CLs, Extensões, IEs e Uos na Brazil Contact List: https://docs.google.com/a/aiesec.net/spreadsheet/ccc?key=0AuaZEAi1jaQxdF hMaUZIaE5uMDQzRTJwSnVYQUlSRVE&usp=drive_web Coloquei elas na planilha, com o devido número de vagas, e então dei início ao processo de buscar de valores de passagens. Utilizei dois sites para isso: 1. Para passagens de ônibus: http://www.buscaonibus.com.br/ 2. Para passagens de avião: http://www.decolar.com/ Bastava pesquisar o valor da passagem da localidade até São Paulo, com datas próximas a da conferência, e compilar o valor de cada uma. Sempre é considerado o valor mais barato, e no caso de passagens de avião, some cerca de R$ 40 de taxas de embarque que também contam para o cálculo da TCS. Feito isso, você concluiu a prévia da TCS, que pode ser conferida aqui: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10283402 Tire print e salve todas as passagens que você pesquisou. Delegados podem vir contestar o valor de suas delegações, e nesse caso, você tem o arquivo comprovando o valor. Alinhamentos Shop: Muitos dos alinhamentos referente ao Shop foram feitos antes da chegada do OC ao Office, devido a timeline que tinhamos. Desde o início, mantive contato com a OC Shop para verificar as cotações dos produtos, quais produtos seriam feito, qual seria o valor de cada produto, valor de combos, etc. Alinhamos também a minha expectativa de lucro de R$ 8000 no Shop, definindo também o teto de R$ 24 mil para custos com produção. Demais informações sobre o Shop, vocês podem conferir no Report da Fernanda Justus, OC Shop da CONAL 2013. Na hora de definir os preços de cada produto, lembre-se que o Shop tem como principal objetivo, a sustentabilidade financeira da conferência. Sempre pense em uma margem de lucro de cerca de 20-30%, que você terá um shop que trará uma saúde financeira muito boa.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report FINANCES | Lucas Bosquesi Tracking: Previamente a chegada no Office, mandei alguns emails cobrando orçamentos dos OCs, principalmente IS, Infra, Shop, que são os que necessitam de cotações mais urgentes. Dessa forma, eu tinha o controle do meu budget, zelando para que o teto proposto não fosse extrapolado. Chegando no Office, as responsabilidades financeiras aumentam bastante. Seus focos são efetuar os pagamentos de todos os fornecedores, sejam eles Shop, transporte, materiais, etc, garantir os reembolsos de cada OC no Office, garantir o pagamento das delegações após o rankeamento, pagamentos do Shop online, controle das compras de materiais, e principalemente dizer não a tudo o que você julgar ser prejudicial a saúde financeira da conferência (haha). Pagamento de Fornecedores: Durante o início de cada dia, eu conersava com meu OC para ver quais pagamentos deveriam ser feitos, pedia os dados bancários/boletos, e eu propriamente não efetuava os pagamentos, deixando a Naty (sua melhor amiga enquanto OC Finanças), secretária do Office responsável por efetuar transferências. Coletava os dados necessários (Nome, CPF/CNPJ, Banco, Agência, Conta, Valor) mandava o email para financas@aiesec.org.br com as orientações quanto ao agendamento/pagamento e só cobrava os comprovantes posteriormente. O trabalho dessa forma foi bem ágil e não tivemos problemas. Faça uma planilha de agendamentos de pagamento, compartilhe com seu OC, principalmente com Shop e Infra, e já se programe numa timeline a partir dela para mandar para a Naty transferir. Às vezes pode ocorrer que pagamentos de alto valor não possam ser feito pois o limite de transferências foi excedido, então mande com antecedência pagamentos como transporte, malharias, cadeiras, IS, entre outros de maior valor. Reembolsos OC: Durante os dias que cada OC ficar no Office, trabalhando para a CONAL, existe um valor de R$ 25 de auxílio diário para alimentação. Esse valor é repassada via reembolso, ou seja, via apresentação de Notas Fiscais e Recibos que comprovem o gasto. Se você gastou R$ 20 no dia, receberá R$ 20 de reembolso. Se você gastou R$ 25, recebe R$ 25. Se ultrapassou esse valor, o valor a ser ressarcido permanece em R$ 25. Durante meu termo como OC Finanças, me organizei para recolher as notinhas na 2ªfeira, para compilar o valor a ser reembolsado e repassar para a Naty na 3ªfeira, e novamente na 5ªfeira, para ser reembolsado na 6ªfeira (3ª e 6ªfeira são dias previamente acordados). Feito isso, tenha uma aba no seu Budget para controlar se os OCs

estão recebendo o valor corretamente no dia certo, e até por controle, para você ter noção do investimento que o MC está fazendo no Conference Team. Além das notinhas, você deve entregar (ou preencher a form com) os dados bancários para que o depósito seja efetuado. Além disso, passagens de ida e volta do OC são reembolsadas também. Link da form para reembolso: https://docs.google.com/a/aiesec.net/forms/d/1E8uzIZEeFXEmxsGDW90u5pt XgKx1w4KW5FW71uMHYrU/viewform Como o banco da AIESEC no Brasil é Santander, algo bem útil e ágil de ser feito é ver se alguém do OC tem conta nesse banco e todos os reembolsos cairem nessa conta, pois a garantir de cair no mesmo dia do reembolso é maior. Existem caixas do Santander próximo ao Office, além dos Bancos 24H. Rankeamento e Pagamento: Na CONAL 2013, o período de inscrições encerrou-se antes de boa parte do OC estar no Office, então, quando chegamos, em especial eu e a Jéssica, OC Delegates, tivemos que correr bastante com questões de rankeamento e pagamento. Trabalhamos com a seguinte timeline: Registration: 04/11 to 11/11 Ranking: 12/11 to 18/11 Last spots' redistribution: 18/11 Payment: 19/11 to 23/11 Conference: 08/12 to 15/12 O rankeamento assim como valor a pagamento foram controlados pela seguinte planilha, que foi compartilhada com Chefes de Delegação e LCPs 2014: https://docs.google.com/a/aiesec.net/spreadsheet/ccc?key=0AsvR_1YMocTRd HB4bUlWZU9lc2pvXzlPRWhSektSeXc&usp=drive_web Passado esse primeiro rankeamento, abrimos o 2nd round de inscrições, voltado para os NSTs eleitos. Os CLs que tiveram NSTs eleitos receberam nova cobrança para que o pagamento deles fosse efetuado também. Obs.: NSTs tinham a fee do pré-meeting paga pelo MC. Obs2.: Segund o RI, CLs que distam mais de 1500 km do local de realização de

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CONAL 2013 Organizing Committee Report FINANCES | Lucas Bosquesi conferência, terão a fee abatida da TCS. Então, não se assuste caso 9 ou 10 CLs do Norte/Nordeste não efetuarem o pagamento. Ele virá junto com a TCS. Shop: Similarmente ao rankeamento, abrimos o Shop online com um prazo de cerca de uma semana para compras, após isso, as delegações receberam o valor total comprado e tinham 2 dias úteis para efetuar o pagamento, sendo que as compras só seriam confirmadas perante o envio do comprovante de pagamento integral do Shop online. Foi também estipulado valores diferenciados para o Conference Team. Compras: Nos dias que antecedem a conferência, boa parte do OC estará nas ruas, 25 de março, Santa Ifigênia, ou então farmácia, mercado, etc, comprando tudo o que faltar para os últimos detalhes para a conferência ficar nos eixos. Como OC, temos acesso ao cartão de débito/crédito da conta conferência, porém aconselho que nesse últimos dias, como muitas pessoas estarão nas ruas, que saque cerca de R$ 2 mil para dividir entre as pessoas que ficarem sem cartão, que foi o que aconteceu em nosso OC. Na véspera de irmos para o hotel, uma equipe foi para a 25, com o cartão, outra foi para a Santa Ifigênia, outra buscar produtos do Shop, e outra comprar produtos farmacêuticos e de papelaria. Algumas dessas compras foram feitas com dinheiro pessoal, logo as pessos tem direito a reembolso, só solicitar.

e colocar tudo na sua planilha de fluxo de caixa. Check-in: É uma das suas principais entregáveis durante a conferência. Na CONAL 2013, o check-in foi feito na hora do almoço no primeiro dia oficial da conferência, e eu e a OC Delegates erámos os responsáveis finais por esse processo. Além de nós, sempre tinha um terceiro OC, responsável por encontrar e entregar o Welcome kit. Durante o check-in, os Chefes de Delegação verificavam a lista dos delegados, confirmando quais estavam ou não, datas, etc, para que pudessemos calcular o valor final a ser pago pelo hotel, além de pegarem os welcome kits e ingressos do ônibus do Y2B. Os Chefes de Delegação que não haviam enviado as passagens de suas delegações previamente via email, entregaram os comprovantes no check-in, e durante a conferência também poderiam ser entregues, facilitando e agilizando bastante o cálclo da TCS final, a ser solta até a primeira semana de janeiro. As entregas do Shop Online foram feitas em seguida, em um local separado. Controle do Hotel: Feito o Check-in, você terá em mãos a quantidade exata de quantos delegados estarão presentes em cada dia, o que possibilita o cálculo final do valor a ser pago ao hotel. Durante os dias de conferência, o fluxo de delegados e os valores de cada diária foi o seguinte:

Conferência Após toda a correria pré-conferência, é hora de ir pro hotel. Lá, você perceberá que sua jobs como OC Finanças são mais simples, e você ficará bem focado no suporte a outros OCs, principalmente com a OC Delegates durante o check-in, e OC Shop durante os momentos em que este abrir. Leve cerca de R$ 2500 em dinheiro para o hotel. Muitos pagamentos de taxis. Minhas principais jobs a partir do momento que cheguei no hotel foram: Finalização de Pagamentos: Alguns dos últimos pagamentos de fornecedores foram feitos já no hotel, então garanta que você tenha acesso a internet para entrar em contato com o Office e fornecedores, assim como um celular que tenha sinal para possíveis ligações. Controle: Conferir se todos os pagamentos e compras feias tem recibos/notas

Esse valor também não leva em consideração as fees do Conference Team, ou seja, em cada um desses dias havia 35 pessoas a mais em cada dia. Ao todo foram 510 delegados participando da conferência. O TOTAL não conta com o valor do pré-meeting, financiado pelo MC.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report FINANCES | Lucas Bosquesi Investimentos do MC: Foi finalizado durante a conferência o cálculo desse valor. Na CONAL, o MC investiu nos seguintes pontos: 1. Bolsa Auxílio OC – R$ 25/dia/OC; 2. Transporte ida e volta dos OCs; 3. Fees do Hotel durante todo o Pré-meeting, Conferência e Day-Off para Mce OC; 4. Fees do Pré-Meeting para 42 NSTs; Ficando o investimento do MC da seguinte forma:

Online e não apresentou o comprovante previamente, você pode entregar os produtos durante a conferência, deixando claro que talvez alguns dos produtos/tamanhos solicitados tenham esgotado em estoque. Pós-Conferência Acabada a conferência, os pontos principais de entregas e que tive que me certificar foram: - Pagamentos dos taxis: confirmar se todos foram devidamente pagos; - Boletos de longo prazo: confirmar se aqueles que vencem após a conferência foram pagos; - Passagens de ida e volta: Organizar delegações que entregaram tudo certo e cobrar para que as delegações que ainda não enviaram, enviem dentro de uma semana via email. • Investimentos do MC: Foi finalizado durante a conferência o cálculo desse valor.

Shop: Durante boa parte da conferência, fiquei no Shop (aberto nos momentos de almoço, jantar e alguns breaks), auxiliando nas vendas, controle de produtos e caixa. Não tem segredo. Algumas dicas úteis para trabalhar com o Shop, enquanto OC FIN: Trocos: Diariamente, pegue R$ 100 em fichas do hotel de R$ 0,50; 1,00; 2,00; 3,50 e ao invés de se preocupar em ter moedas para dar de troco aos delegados, dê as fichas e sugira a eles que utilizem para consumo ou então que troquem por dinheiro na recepção do hotel; Promoções: Sugira a OC Shop, promoções para vender produtos que estão em larga escala no estoque ainda, levando em consideração o preço de custo que você pagou e a atratividade do preço para o consumidor;

Na CONAL, o MC investiu nos seguintes pontos: 1. Bolsa Auxílio OC – R$ 25/dia/OC; 2. Transporte ida e volta dos OCs; 3. Fees do Hotel durante todo o Pré-meeting, Conferência e Day-Off para Mce OC; 4. Fees do Pré-Meeting para 42 NSTs; Ficando o investimento do MC da seguinte forma:

Comprovantes: Caso alguma delegação tenha feito o pagamento do Shop

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CONAL 2013 Organizing Committee Report FINANCES | Lucas Bosquesi Detalhando cada uma das contas, temos: 1. Hotel: No planejamento inicial havia calculado o valor de despesas do Hotel como sendo R$ 41,00 no dia do Pré-meeting de NSTs e LCPs, porém a fee negociada foi R$ 67,00 para tal dia, nesse caso, houve certa diferença no que foi Realizado, a ser visto a seguir.Porém, o pagamento das delegações foi suficiente para suprir isso. 2. Transporte: Além dos gastos previstos, que eram ônibus, tivemos gastos extras com reservas de vans para o caso de chuvas que prejudicassem os ônibus de chegarem até o hotel no dia 10/12 (Y2B). Além disso, houve cerca de R$ 1300 com gastos com taxis, que elevaram o valor gasto. 3. Materiais: Ficou dentro do orçamento, graças a sustentabilidade de muitos materiais de outras conferências, materiais de parceiros e a eficiência de cotação e compras das OC Materials e Stock. 4. Alimentação: Problemas aconteceram, haha. Como você deve saber, tivemos quase 200 pessoas indo para o hospital, e como medida de precaução enquanto não sabíamos o motivo, compramos café da manhã e almoço alternativo para quem não quisesse consumir a comida do hotel, o que utilizou quase todo o Budget para Alimentação, mas mesmo assim não estrapolando em mais de 10% o inicial.

Portanto, nosso Cash Flow ficou bem fiel ao planejado, tendo uma diferença de apenas R$ 440,67 referente ao planejado inicial. Pensando nas Receitas, nosso quadro foi o seguinte:

5. Infra: Tivemos grande economia graças a investimentos do MC com compras de materiais que ficariam no Office e utilizado em momentos futuros, principalmente pensando na aquisição de equipamento de som e impressoras, entre outros, que não tiveram necessidade de serem alugados. 6. Shop: Outro ponto forte de economia. Foram quase R$ 8 mil economizados, fizemos produtos de qualidade que sabíamos que seriam vendidos, sem nada que poderiamos correr o risco de prejuízos altos.

Levando em consideração todos os pontos mostrados acima, o comparativo planejado x realizado da CONAL 2013, em relação a despesas foi:

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CONAL 2013 Organizing Committee Report FINANCES | Lucas Bosquesi Logo nosso resultado final foi um lucro de: R$ 1036,83, sendo uma conferência Sustentável para a AIESEC no Brasil. Para maiores detalhamentos, acesse nosso Budget: https://docs.google.com/a/aiesec.net/spreadsheet/ccc?key=0AiE2SinZb8vAdF 9TMS12SklscExYZ0J4TVJtUkhfc3c&usp=drive_web#gid=1 TCS: Sua última job, e a mais trabalhosa delas. Antes, durante e depois da conferência, você deve ter recebido os comprovantes das passagens de todos os delegados, agora, levando em consideração, os gastos de ida e volta de cada um, a utilização ou não do transporte do OC, você terá o valor total que cada delegado gastou com transporte na CONAL. Feito isso, você terá que calcular a média de todos esses gastos, fazer a diferença desse valor com o valor de cada delegado, e você terá o valor que cada delegado terá que pagar/receber em relação a TCS.Esses valores vem via extrato do CL, descontadas ou acrescida neles. Você pode conferir a TCS da CONAL 2013 pelo link: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10292119 Considerações Finais E essa foi a CONAL 2013 pelo lado de um OC Finanças! O trabalho é pesado, mas nunca se esqueça que você tem um time que está li para te ajudar, te apoiar e dar suporte em todos os momentos! Sem a ajuda de cada um deles, seu trabalho não é possível, assim como você deve sempre ajudá-los no que for possível. Ser OC FIN da CONAL 2013 foi sim desafiador, foi estressante em alguns momentos, e que demandou muito de mim, mas olhando para trás, vi que tudo valeu a pena. Os amigos que fiz, o crescimento que tive, a maturidade que desenvolvi, a Inteligência Emocional, foi tudo muito intenso! Espero que você, que leu esse report até o fim e tem interesse em ser OC FIN de uma conferência tão intensa quanto essa, não tenha medo de enfrentar essa oportunidade! Vai vale a pena tanto quanto valeu pra mim! Até mais, Abraços.

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GRAPHIC DESIGNER Wellington Coelho

"Sem dúvidas a mais dificil, intensa e gratificante experiência da minha história AIESECa. Foi difícil, viu? Mas por causa de pessoas muito especiais, eu pude aproveitar cada segundo dessa experiência e torná-la inesquecível! Muito obrigado por tudo, Amplifiers! Seu lindos, princesos, sereiros, alpacos... <3”

wellington.coelho@aiesec.net


CONAL 2013 Organizing Committee Report GRAPHIC DESIGNER | Wellington Coelho HEY! Sou Wellington Coelho, mas todo mundo me conhece por Well e fui o OC COMM Graphic Designer da CONAL 2013. Primeiramente, gostaria de dizer que essa experiência de OC de uma conferência nacional foi uma das mais intensas e exigentes que eu já participei EVER. Então, se está lendo esse report porque foi selecionado para o cargo, parabéns pela seleção e esteja preparado para muito trabalho antes, durante e depois da conferência. E uma coisa eu posso garantir: será uma experiência de grande aprendizado pessoal e profissional ao mesmo tempo como você nunca viveu antes. FIGHTING! Na parte de Graphic Design, como temos trabalho intenso durante todo o processo de organização da conferência, é importante organizar as responsabilidades em três partes fundamentais: Antes (Virtual e Presencial), Durante e Depois da conferência. É indispensável um planejamento de tarefas inicial considerando esses três períodos para não se perder em Deadlines ou correr o risco de ficar sobrecarregado. É importante entender que o seu trabalho é extremamente importante para as outras áreas. Durante toda a experiência, eu pude notar contato direto e demandas de criação e design de todas as áreas. No decorrer do texto, vou explicitando os pontos relevantes para cada área. Dê atenção para todas elas: A demanda vai vir se você se demonstrar aberto a ajudar, sempre com organização, claro, e muitas vezes as pequenas coisas fazem toda a diferença. Vamos lá, então?

entrar em contato com você para passar todos os direcionamentos. Eu recebi os direcionamento mais ou menos com uma semana após o resultado e já comecei a trabalhar no conceito visual. Os direcionamentos passados foram girando em torno de Geração e DNA, em uma soma de ideias já passadas durante o ano como Break Through Limits (GM 2013.2), Like Never Before (NPM 2013.2) e, enfim, chegando ao motto da conferência “BIG AIESEC Generation: Starts Now”. Você deve se sentir pressionado pela cobrança. É normal, mas não se deixe abater por isso. Eu fiz vários (vááááários!) modelos até chegar ao primeiro que eu apresentei para a OCP e para MCVP. Depois foram mais algumas tentativas supervisionadas até chegar ao resultado final. Então, caso encontre alguma dificuldade ou bloqueio, relaxe e busque novas inspirações. Nesse logo, o que mais foi enfatizado foi o direcionamento de que deveria ser algo único, algo nunca feito antes. Então, deixar as formas geométricas de lado foi a primeira ideia, dando espaço para o que eu chamei de “splashes”. As cores usadas foram tiradas da bandeira do Brasil, verificando a brasilidade da conferência e do MC. Além disso, a digital foi acrescentada para ser a representação gráfica de geração, de DNA, de mostrar que essa galera de 2014 vai deixar a sua marca. Reforçando a ideia, temos uma tipografia com aparência indígena, presente na identidade visual do MC Echoes e que lembra pinturas rupestres, pinturas manuais. E então? O que achou?

ANTES DA CONFERÊNCIA (VIRTUAL) Talvez o momento mais intenso de toda a experiência de OC para um Graphic Designer seja o período antes da conferência. Criação da Identidade Visual de toda a conferência, desenho dos produtos do Shop e os materiais para Virtual Engagement são os trabalhos mais intensos nesse período ainda mais quando você está trabalhando virtualmente e ainda tendo que lidar com suas responsabilidades rotineiras, como faculdade e trabalho. É um desafio que é muito importante par se ver a importância de uma organização de tarefas e trabalho duro. Uma prova de no excuse profile. IDENTIDADE VISUAL DA CONFERÊNCIA A criação da identidade visual da conferência é um trabalho super importante e deve ser tratado como prioridade logo após o resultado. Você deve esperar o MC realizar a reunião para o dreaming da conferência e, então, a MCVP MKT vai

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CONAL 2013 Organizing Committee Report GRAPHIC DESIGNER | Wellington Coelho Uma dica importante é, antes de começar a desenhar algo, revise os direcionamentos, pesquise imagens que representem o conceito passado e designs já feitos que você acredita ser o caminho que vai seguir, já pensando em estilo, cores e formas. Compile tudo e envie para a MCVP como resposta aos direcionamentos e verifique se está indo no caminho correto. Muitas vezes que eu refiz a proposta de identidade visual foi por caso de alinhamento de ideais. Então, esse passo ajuda a alinhar os pontos entre você e a MC responsável, evitando trabalhos extras e otimizando o tempo de produção. SHOP Quase no mesmo nível de prioridade, temos os produtos que serão vendidos durante a conferência. Essa parte merece muita atenção pela antecipação com a qual devem ser feitos os pedidos para evitar atrasos na entrega, garantir tempo para possíveis correções e assegurar um período para anunciar as vendas online já com os produtos confirmados. Logo após o resultado, já tive uma reunião com a OC Shop eleita, a Fernanda Justus. Nossa integração foi excelente, o que ajudou muito em todo o processo, deixando a produção mais divertida e com melhor qualidade. Enquanto eu me preocupava com a identidade visual, ela já estava fazendo pesquisa sobre os produtos que seriam mais interessantes para a venda. Quando tudo estava decidido, comecei a produção. Um ponto mega importante é pedir para a OC Shop perguntar todos os formatos de arquivos aceitos e dimensões para os fornecedores. A Fer me entregou todas as informações de modo completo e organizado (Arrasou, Fer!), o que otimizou muito o meu trabalho. Criei duas linhas de produtos com base no que foi decidido: A primeira, “BIG AIESEC Generation”, foi a linha baseada na conferência e a segunda, “Break Through All Brasil Limits”, foi a linha baseada na AIESEC no Brasil. Decidi ter dois direcionamentos porque os produtos da conferência servem de lembrança e por isso vendem bastante, porém possuem, de certo modo, um prazo de validade. Com isso, desenhar uma linha de produtos AIESECa é uma boa ideia para diversificar as ofertas e atingir um maior número de compradores.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report GRAPHIC DESIGNER | Wellington Coelho Antes de enviar para os fornecedores, revise TODAS AS PEÇAS com a maior atenção. Busque por erros de visibilidade, escrita, desenho, tamanhos, dimensões, formatos, etc. Depois peça para a OC Shop, a OCP e a MCVP MKT revisar todas as peças nesses mesmos quesitos com muita atenção. Alinhe com a OC Shop para enviar as peças para a produção SOMENTE após as quatro confirmações. Atenção aos prazos e certifique-se que elas saibam disso também. Durante a produção, uma super dica é usar o Google Drive para armazenar todas as suas produções. Além de dar maior segurança para os seus arquivos (e isso é extremamente importante!), você pode criar, no seu computador, uma pasta de sincronização automática – que facilita o processo de upload dos arquivos – e compartilhar com a OC Shop. Assim, ela pode acompanhar todo o processo de produção automaticamente e dar possíveis direcionamentos sobre alguma mudança ou até verificar algum erro de produção e comunicação. O maior destaque da ferramenta é que, ao visitar o Drive pelo Google Chrome, a OC Shop pode visualizar todos os arquivos nos formatos Adobe e Corel sem precisar ter os programas instalados no computador! Demais, não é? VIRTUAL ENGAGEMENT Se o seu OC Social Medias (ou Virtual Engagement) não dominar as ferramentas gráficas, você deve ajudá-lo com as peças que ele irá usar para conectar os delegados com a conferência no período que a antecede. É um trabalho relativamente tranquilo, porém, com as outras atividades, pode se tornar um grande desafio. Quando se trata de contato com delegados e lançamento de challenges, os prazos devem ser respeitados sempre. Desse modo, se torna uma atividade que não pode ser adiada, trocada ou adaptada. Por isso, atenção ao calendário e ao seu planejamento de atividades. Ao fazer uma autoavaliação, vejo que não consegui os resultados desejados justamente por causa dessa gestão de atividades. Em uma conferência nacional, o tempo é sempre corrido e planejamento e disciplina são palavras-chaves. Lembrando que você ainda estará trabalhando virtualmente e existem outras atividades paralelas as quais você deve dar atenção. Uma última consideração sobre esse trabalho é que você será um auxiliar do OC SM na produção gráfica e não uma espécie de vice OC SM. Isso é importante para que o seu trabalho seja o mais prático e objetivo possível e não afete suas outras produções prioritárias. O OC SM vem com as ideias e o planejamento e

você com a ilustração de tudo. O que, é claro, não impede que um dê dicas e sugestões para melhorar o trabalho do outro. ANTES DA CONFERÊNCIA (PRESENCIAL) FINALMENTE EM SÃO PAULO! Agora é dedicação total à conferência e ao trabalho em equipe. Durante esse período, você contará com a vantagem de estar lado a lado com seus colegas de trabalho, o que agiliza a comunicação e inspira novas ideias. Mas também um período que merece disciplina: com a facilidade de contato e proximidade, há uma tendência de surgir muitas demandas inesperadas e que, muitas vezes, poderiam ter sido adiantadas ou até mesmo dispensadas. Mas lembre-se que você está lá para fazer a melhor conferência sempre e que as pequenas coisas podem fazer toda a diferença. Nesse período, as chaves são resiliência e play hard, work harder. MATERIAIS DA CONFERÊNCIA Com a proximidade da conferência e com a agenda ficando pronta, começam as demandas para as sessões. Demandas do OC Delegates e OCs LOG também devem surgir nesse período. Você deve estar preparado para receber demandas três ou dois dias antes de vocês partirem para o hotel do evento, então não se surpreenda se isso acontecer. Isso aconteceu durante a organização da Conal 2013 e tudo se saiu bem. A produção dos materiais para sessões se torna uma atividade muito prática porque, uma vez com o outline da sessão, você sabe exatamente o que fazer. Os matérias produzidos durante esse período foram: O ppt padrão, banners para sessões, certificado-modelo (somente com o texto editável), crachás, posters para identificar quartos e bilhetes para o transporte do OC e para o Y2B. Para impressões, tenha sempre em mãos os contatos das gráficas que você usará para a produção. Sempre que possível, faça o contato por email para assegurar as informações e os arquivos. Caso esteja com o tempo apertado, entre em contato por telefone para verificar preços e prazos, mas depois envie um email com todos as informações acordadas. MATERIAIS DE PARCEIROS Outros materiais produzidos foram os focados em parceiros. Durante esse período presencial, o OC ER estará focado em confirmar todas as parcerias e

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CONAL 2013 Organizing Committee Report GRAPHIC DESIGNER | Wellington Coelho deverá te passar os logos dos patrocinadores do evento para fazer os banners e o mural. Durante essa etapa, eu e a OC ER fechamos um prazo limite de confirmação de parceiros para que os logos fossem colocadas no banner. Isso é necessário porque o banner tem um prazo um pouco maior para ser produzido e, dependendo do tamanho e preço, pode ter um prazo para ser aprovado pelo OC FIN. Os demais parceiros que confirmaram patrocínio depois desse prazo entraram no mural de parceiro, já uma tradição nas conferências nacionais. Nessa edição, usamos dois banners de grandes de 150cmX120cm. Eles tem o tamanho ideal para ficar em cima ou nas laterais do palco, dando boa visibilidade. Usamos um para a identidade visual da conferência e outro para os parceiros. O mural de parceiros foi composto por 10 cópias, em A4, dos logos de todos os parceiros além da logo do OC, do MC e da conferência. Um ponto de atenção: tive a ideia de colocar contact em todas folhas para evitar o desgaste durante a conferência. Mas devido à quantidade de folhas (mais de 150), o orçamento apertado, o grande trabalho para colar tudo e o verão, acabamos por deixar a ideia de lado. Porém, tivemos problemas com as folhas, que ficaram desgastadas, enrugadas por conta da umidade e caiam constantemente. Talvez até compense investir para emplastificar todas as folhas de modo que possam até ser reutilizadas, especialmente pela quantidade de parceiros fixos que a AIESEC no Brasil tem e pela sustentabilidade. CHECAGEM DE PRODUTOS DO SHOP Depois de desenhar todos os produtos do Shop, é chegada a hora de conferir os pedidos. ESSE É UM MOMENTO EXTREMAMENTE IMPORTANTE e você terá uma grande vantagem se tiver feito os pedidos com antecedência. Enquanto a OC Shop vai se encarregar de verificar as quantidades, modelos e demais especificações, você deve estar muito atento ao desenho das peças, a qualidade dos materiais e impressões. Ao trabalhar com consumidores, os vendedores devem ser os consumidores mais chatos ao receber os produtos dos fornecedores. Avalie tudo com muita atenção e sempre peça para, pelo menos, duas pessoas além de você e da OC Shop verificar os produtos com atenção. Como vocês, responsáveis pela produção, já sabem o que esperar, talvez algo passe despercebido.

Caso algo venha errado, verifique a origem do problema (se foi erro seu ou do fornecedor) para ajustar o discurso e entre em contato o mais urgente possível para verificar as possibilidades de correção. Não esqueça que erros podem acontecer e o que vai importar não é como o erro aconteceu, mas como ele será resolvido. OPENING Um trabalho extra que acabou se tornando O TRABALHO MAIS DIVERTIDO E GRATIFICANTE durante minha experiência de OC. Por causa da minha paixão em trabalhar com vídeos (que já era, de certo modo, uma das minhas responsabilidades como OC COMM GD), fui convidado pelas MCs responsáveis pela Opening para ajuda-las na organização dessa parte. Inicialmente, entrei para produzir os vídeos e depois fui o OC buddy da abertura. Foi muito legal trabalhar com a Mila (MCP) e com a Sara (BD Manager) porque elas acreditavam nas minhas ideias e confiaram muito no meu trabalho, me deixando bem livre nas produções audiovisuais e se empolgando com as minhas loucuras. Sendo buddy ou não da Opening, esteja preparado para produzir o vídeo de abertura. Na Conal, foram produzidos três vídeos e um vídeo-loop para a Opening. PLANEJAMENTO DE VÍDEOS Um ponto bem relevante durante minha experiência de OC Conal foi a dedicação para a produção de vídeos. Como é algo que eu realmente gosto de fazer, eu estive aberto para todas as demandas que surgiram, inclusive àquelas que surgiram durante a conferência. Apesar de não ser o mais indicado aceitar pedidos no calor da agenda corrida, eu estava empolgado com o que eu estava produzindo e tive que arcar com as consequências disso. Além do glamour, sono era outra coisa que não me pertencia mais durante o evento. Como eu estava dedicado a essa tarefa, eu fiz um planejamento detalhado de todas as produções, que vinham de demandas dos MCs e de ideias pessoais para deixar a conferência mais legal. Organizei essas produções por prazos e por prioridade, de modo que algumas ideias foram ficando para trás – infelizmente – para garantir a execução de coisas mais importantes. Mas eu só pude avaliar o que poderia ser descartado ou não por causa desse planejamento. Ao todo, foram mais de 30 vídeos planejados. Entre eles, estão os finalizados e lançados, finalizados e não lançados e não finalizados.

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Com o planejamento, também é possível verificar o que vai precisar para cada vídeo. Como muitos já sabem, a internet do hotel é ruim e você não deve, em nenhuma hipótese, confiar nela e deve baixar tudo o que for necessário (vídeos, músicas, etc) antes de partir para o pre-meeting. E não deixe para baixar tudo nos últimos dias. Apesar da internet do office ser boa, imprevistos podem acontecer: durante minha estadia, o office ficou sem internet durante alguns dias na última semana e poderia ter prejudicado o andamento das coisas. Um surpresa que surgiu durante esse período foi a demanda de um vídeo para uma sessão da Mila sobre promoters. Esse vídeo reunia depoimentos de membros, trainees, EPs e alumni da AIESEC e para colher esses materiais, lançamos um challenge nos grupos de delegados. O que aparentemente seria um trabalho prático de compilação de vídeos caseiros, se tornou algo um tanto trabalhoso depois de receber 179 vídeos por email. A resposta ao challenge foi muito boa e eu considero um sucesso de engajamento virtual. Ter tempo para baixar tudo foi muito importante e estar alinhado com o FACI sobre o vídeo foi um fator fundamental na hora de selecionar os materiais. CHEGADA AO HOTEL E PRE-MEETING O pre-meeting é o maior wake up call de que a conferência está chegando. Ao chegar no hotel, você vai sentir a pressão de que o tempo de planejamento e organização já passou e só há tempo para execução. Por isso, eu deixei todo o trabalho de edição de vídeo para esse período. Pode ser uma medida arriscada se você não tiver certeza do que quer fazer, mas optei por isso porque me sentiria mais confortável de terminar todas as demandas gráficas e demais trabalhos em corner com outros OCs no office e deixar as atividades que eu teria maior domínio e independência para quando eu fosse pro hotel. Como é uma etapa de trabalho intenso para todo mundo, quanto mais independente você for, melhor. Acabou que a edição de vídeo ocupou 70% do meu tempo (inclusive de sono) durante esse período.

durante as gravações e tudo vai parecer mais espontâneo. Serve como um momento de escape em meio à tensão de lançar uma conferência. A ideia do vídeo veio do verão: a Conal é a única conferência nacional em que podemos ter sol durante quase todos os dias em Mairiporã. Por isso, optamos por fazer um vídeo na piscina, em baixo d’agua. A ideia ganhou força quando conseguimos emprestada uma câmera à prova d’agua com um amigo do nosso OC IS. O nosso vídeo foi gravado em mais ou menos uma hora e editado em pouco mais de 40 minutos (e finalizado minutos antes da opening, uma adrenalina!). Uma atividade também muito importante para ser realizada durante o pre-meeting é testar todos os vídeos nos locais onde eles devem ser exibidos, na configuração de som e telões que será usada. Para os vídeos que foram feitos depois, faça os testes depois das reuniões de CT ou durante o café da manhã. Nos testes, verifique qualidade de som, volumes de fala e música, ruído e visibilidade da tela. Baseado nisso, faça alterações se necessário. Além do vídeo do CT, tivemos também a produção do banner do Awards. Apesar de muitos imprevistos e do tempo corrido, o banner conseguiu ser feito. Diferentemente de como faziam antes, não usamos mais um mural de parceiros feito de papel e sim um banner gigante de 290cm X 165cm, dimensões baseadas em uma estrutura que estava disponível no hotel.

Mas nem tudo poderá ser feito sozinho. O vídeo de apresentação do Conference Team foi todo gravado e editado durante o pre-meeting. O vídeo foi feito em conjunto com a MCVP MKT, a Raíssa, e otimizamos o tempo o máximo possível. Como é uma atividade que demanda a presença de todo mundo, quanto mais rápido for, melhor. A ideia deve ser prática e apresentada para todo o CT: tente convencer todos do quão divertido será todo o processo de produção e o quão legal ficará o resultado final. Desse modo, eles vão se divertir

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CONAL 2013 Organizing Committee Report GRAPHIC DESIGNER | Wellington Coelho O imprevisto maior foi que a estrutura na qual baseamos o tamanho do banner e formato (sem hastes de madeiras, mas com anéis metálicos nas laterais para suspensão) não era do hotel. Dias antes do evento, a empresa proprietária recolheu o material e ficamos sem a estrutura. Assim, tivemos que adaptar a suspensão do banner. Esse caso fica de dica para você, possível OC COMM GD, verificar a disponibilidade de todos os materiais e espaços que usará para expor suas produções. DURANTE A CONFERÊNCIA COMEÇOU! Os delegados finalmente chegaram e você deixa de ter somente responsabilidades prioritárias de OC COMM GD e passa a ser responsável também pela qualidade da experiência desses delegados na conferência. Lembre-se de que pode ser a primeira conferência de muitos deles. Ou quem sabe seja a última. O cansaço vai ser aparente durante esse período, mas tenha isso sempre em mente: você se candidatou para proporcionar uma conferência de qualidade, uma experiência inesquecível para todos eles, para escrever história. Como eu tinha que fazer registro da conferência e estar disponível para andar em muitos espaços, eu não podia ser buddy de sessão como os outros OCs. Desse modo, para compensar, eu fui buddy de refeições durante toda a conferência: tinha que abrir e fechar o café da manhã, almoço e jantar, o que incluía organizar os públicos que comiam antes e os que comiam depois. Foi desgastante, mas muito divertido porque eu tive tempo para conhecer as pessoas, conversar com elas enquanto estavam na fila, algo que foi muito bom para um OC que não era Buddy, não estava presente nas sessões e passava muito tempo no conference room. Valeu muito a pena! Durante esse período, as chaves são sentimento de ownership e care. Então, coloque um sorriso no rosto e mostre a todos o porquê de você estar ali. PRODUÇÃO DE VÍDEOS A conferência começou e nem por isso a produção de vídeos terminou. Novas demandas vão surgindo e se você tiver feito tudo com muita disciplina, elas não serão nenhum problema pra você. Durante a conferência, o foco de produção foram os vídeos para as premiações do Brasileirão, para o National Awards e para a divulgação de um projeto novo da AIESEC no Brasil. Enquanto a produção do vídeo para o Brasileirão foi bem tranquilo, já que consistia em textos com os resultados de toda a rede e imagens, os vídeos com

os indicados para National Awards deu mais trabalho do que eu esperava. Para essa produção, tivemos que gravar vídeos com todos os indicados dando depoimentos e depois editá-los em categorias. No total foram 6 categorias com número de indicados variando entre dois e cinco em cada uma. Como esses vídeos não foram testados antes, alguns problemas de som só foram vistos durante a cerimônia. Feito com fones de ouvido estéreo, ao passar para as caixas de som amplificadoras, o vídeo ficou com a música de fundo muito baixa e falas, bem alta. Por isso a importância de produzir com antecedência e testar tudo antes. O maior desafio de produção de vídeo durante a conferência foi, sem dúvidas, o vídeo teaser do novo projeto da @BAZI. A demanda surgiu nos últimos dias da conferência e sem internet para baixar novos materiais, eu aceitei o desafio para fazer o vídeo com materiais que eu já tinha. Foi muito difícil, mas foi feito e apresentado na última noite da conferência. REGISTRO EM FOTOS E VÍDEOS Em meio a correria de produções de vídeo, carregar águas com o OC e montar breaks, você deve fazer o registro da conferência. Você será o responsável por tirar fotos e fazer vídeos dos pontos mais legais de todo o evento. Isso é super importante e você deve contar com a ajuda da OC Agenda e da Conference Manager para que elas te adiantem todos os A-HÁ moments de todos os dias, para cada sessão. Assim você vai saber exatamente onde deve estar e quando deve estar. Então, você vai otimizar seu tempo, organizar melhor seu dia e não vai perder nenhum detalhe. Com todo esse material, você terá material suficiente para fazer um vídeo de encerramento super completo e emocionante, gerando comentário como “wow, ele ali também” ou “puxa, como você se dividiu para estar em dois lugares ao mesmo tempo?”. Mas sabe “falar é fácil, fazendo o bixo pega”? Então! Eu não estava preparado para tamanha demanda e esse tópico foi o ponto baixo de toda a minha experiência. Diante de outras atividades, essa foi um pouco negligenciada, o que não deve acontecer. Eu sei que são muitas responsabilidades e muita coisa acontecendo ao mesmo tempo, mas tudo volta para uma palavrinha que dá medo e que poucos conseguem dominar: disciplina. A disciplina é o que vai fazer a sua organização dar resultados. E talvez tenha sido o meu maior aprendizado.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report GRAPHIC DESIGNER | Wellington Coelho REGISTRO PARA PARCEIROS Coloquei esse tópico separado por causa da relevância dessa atividade. Como parceiro de grandes empresas que patrocinam o nosso evento, devemos mostrar retorno para que a parceria dure cada vez mais. Então sempre tire fotos das contribuições dessas empresas que podem ser servir para postagens, clipping, showcasing, etc, tanto delas quanto nossos. Fotos dos produtos, fotos dos breaks e fotos dos delegados com os produtos são super importantes. Vídeos também são bem-vindos e podem ser colocados no vídeo oficial da conferência. DEPOIS DA CONFERÊNCIA Quando a conferência acaba, só o que resta é saudade e a nostalgia, né? Não mesmo! O trabalho continua e você deve aproveitar o dayoff para descansar e também adiantar o que for possível, especialmente fazer o report. Com as ideias e os sentimentos ainda frescos, você pode escrever de modo mais completo e com maior fidelidade. Não deixe para a última hora! As chaves para esse momento nostálgico são reflexão e autoavaliação. DIVULGAÇÃO DE MATERIAIS Após o descanso e nostalgia, é hora de compartilhar esse momento com os delegados. Então hora de postar todas as fotos na fan page do MC e os vídeos produzidos para a conferência no canal oficial deles. Não esqueça de avisar no grupo dos delegados e no @BAZI Conferences. Isso não vai ser fácil de esquecer até porque antes mesmo de voltar pra casa, já vai ter postagens lá nos grupos com esses pedidos. Então agiliza: é costumer loyalty feelings! REPORT Se o trabalho de escrever páginas e páginas falando da sua experiência como OC pode ser trabalhoso para todos os OC, para você, meu caro ou minha cara OC, ele será triplicado. Mas nem por isso ela deixa de ser divertida. Como o report é algo do OC, você agora tem liberdade de produção e mostrar a cara do seu time no trabalho. Além disso, tenha sempre em mente que o report é a cara da experiência do seu time e também a prova maior do seu trabalho. Então escreva tudo de modo mais completo; desenhe tudo pensando no seu time; não há necessidade para ser muito complexo e lembre-se que a leitura é a parte

mais importante; pense sempre nas pessoas que podem ler esse material – pode ser alguém mega experiente ou até um MN que está lendo porque foi eleito OC local – e tenha uma escrita leve, porém objetiva. Eu não sou nada objetivo, então fica esse ponto pra eu desenvolver daqui pra frente. Hahaha. Em termos técnicos, eu usei o Adobe Illustrator para desenhar o material por opção pessoal, mas como se trata de um material digital, ele pode ser feito com outros programas como o Adobe InDesign, o Corel Draw e até o Microsoft PowerPoint. A maioria dos OCs GD eleitos já devem saber disso, mas quando eu fui eleito pela primeira vez OC eu não sabia. Então quis comentar para ajudar quem ainda não souber. Sei que vai parecer uma tarefa árdua compilar dezenas de páginas, mas quando você menos esperar, terminou! FIGHTING! Não esqueça de pedir para, pelo menos, duas outras pessoas lerem o material final e fazer correções, se necessário, antes de publicar e divulgar o material final no Myaiesec.net. CONSIDERAÇÕES FINAIS E então? O que acharam do trabalho de GD na Conal 2013? Foi uma experiência bem intensa, né? Durante esse trabalho de pouco mais de 45 dias, eu aprendi muito e fui cobrado like never before. Mas por isso eu já esperava: os brasileiros são os delegados mais exigentes. E foi isso que me motivou a aceitar esse desafio. Espero que eu tenha passado o máximo possível dos meus aprendizados porque foi assim que eu provei que posso break through all my limits e surpreender a todos, mostrar algo novo, fazer o que nunca foi feito antes. E no fim, é para isso que estamos todos aqui. Eu admito que muitas coisas que eu sonhava para essa conferência não aconteceram e muitos erros foram cometidos, mas no fim eu acredito que foi para servir de inspiração e motivação para eu ter outra experiência de OC no futuro. Afinal, eu posso ter terminado meu termo de VP em 2013, mas eu definitivamente faço parte dessa BIG AIESEC Generation. Até a próxima e boa sorte experiência!

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SHOP

Fernanda Justus “A experiência de ter sido OC CONAL 2013 pode ser resumida na palavra incrível. Incrivelmente maravilhosa, desafiante, empolgante e gostosa. Sim,como é gostoso fazer novas amizades, conhecer gente do Brasil inteiro e trabalhar pelo que você gosta e acredita mesmo que isso te custe horas de sono e lazer. Apesar de todos os problemas que inevitavelmente surgem pelo caminho, o objetivo de entregamos a melhor conferência de nossas vidas foi concretizado. Que satisfação imensa foi trabalhar com esse time. Não poderia haver pessoas melhores para dividir comigo todos os momentos que passamos juntos no office, no hotel ou pelas ruas e metrôs de SP. Obrigada a OCPrincesa e ao time de alpacos mais lindos desse mundo. Eu amo vocês!”

fernanda.justus@aiesec.net


CONAL 2013 Organizing Committee Report SHOP | Fernanda Justus Olá! Se você está aqui é porque está querendo ou irá viver uma das melhores experiências que a AIESEC pode oferecer. Ser OC de uma conferência nacional é como fazer um intercâmbio sem sair do Brasil. O tempo é curto, a responsabilidade é gigante e você terá a oportunidade de conviver num time multicultural de diversos lugares do Brasil, fazendo com que cada segundo seja importante para a entrega da conferência e da convivência com o seu OC. Bom, vou me apresentar rapidinho...sou a Fernanda, da AIESEC em Florianópolis e fui OC SHOP da CONAL 2013 no final da minha gestão de LCVP. Espero poder contribuir para sua experiência com esse report que contará um pouco de como é o trabalho do OC SHOP, algumas dicas, sugestões e previsão de possíveis problemas que poderão acontecer. Tentei organizar o flow para que ficasse na ordem dos acontecimentos. Qualquer dúvida, por favor, entre em contato que terei o maior prazer em ajudar. Pré-conferência Ser OC SHOP vai te exigir muito mais no pré-conferência, portanto esteja preparado(a) para dar o seu melhor e garantir o sucesso de vendas durante a conferência com todo o esforço realizado antes. Além disso, no pré-conferência já começamos as vendas online, o que demandará tempo e paciência para tratar desse assunto com os Chefes de Delegação (CDs). TIMELINE: Bom, você foi eleito...e agora? A primeira coisa a ser feita é saber a data exata da conferência para poder definir uma timeline com prazos para pedidos e entrega dos produtos. Você precisa saber exatamente quando o OC precisará estar no hotel para garantir que os produtos cheguem ao office em tempo de conferir todas as unidades e fazer possíveis alterações quando necessário.

arte pode prejudicar a fabricação de algum produto. Vale lembrar que ele também depende de direcionamentos do MC com relação às artes a serem utilizadas na conferência, portanto muitas vezes é necessário entrar em contato diretamente com o MCVP COMM (ou Marketing no seu caso) para agilizar a tomada de decisão. Quanto menor for o número de cores das artes, menor será o custo de produção. O único produto que não conseguimos fazer foram os chinelos, pois o prazo de produção era muito grande e não estávamos com a arte pronta a tempo. BUDGET: É bem importante fazer uma reunião com o OC Finanças para ter um alinhamento prévio do budget do SHOP (assim você fica seguro de quanto poderá ser investido na compra dos produtos) e também definir quantidades e quais serão os produtos. Isso também é feito em conjunto com o/a OCP e o/a MC responsável por ser Conference Manager. O OC Finanças e o OC COMM GD são seus principais corners, portanto, os grandes responsáveis pelo sucesso do seu trabalho como OC SHOP, não hesite em entrar em contato sempre que necessário e tirar todas as suas dúvidas com eles. PRODUTOS: Faça uma pesquisa de opinião para saber o que a rede está querendo comprar. Fiz um webform no PODIO com algumas sugestões baseadas em produtos das conferências anteriores, algumas ideias minhas e pedi também para que as pessoas dessem suas próprias sugestões.

Apenas os blocos de anotação vieram com defeito e precisamos solicitar alteração. Eles chegaram ao office após o OC ter ido para o hotel atrapalhando um pouco nossa logística.

É sempre bom enviar essa pesquisa para os chefes de delegação para que eles repassem para os membros do CL responderem. Lembre-se que os produtos poderão ser vendidos para todo mundo independente se vão ou não à conferência (ver mais detalhes no tópico do SHOP online), portanto quanto mais opiniões e pessoas sabendo dessa venda, melhor.

ARTES: Depois de definida a timeline é hora de alinhar expectativas com o OC COMM GD. Ele será um dos grandes responsáveis pelo sucesso de vendas dos produtos, então fiquem bem próximos, agendem reuniões periódicas para discutir sobre as artes dos produtos e não tenha medo de sugerir alterações e exigir que as artes sejam entregues o quanto antes. A demora na entrega da

ORÇAMENTOS: Com os produtos pré-definidos comece a fazer os orçamentos para avaliar a viabilidade das encomendas. Você deve entrar em contato com os fornecedores, pedir orçamento e também um modelo virtual dos produtos. Quanto antes você tiver a arte em mãos melhor. Mesmo que não seja(m) a(s) definitiva(s), você já deve enviá-la(s) para o possível fornecedor realizar uma

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CONAL 2013 Organizing Committee Report SHOP | Fernanda Justus amostra virtual. Tem muitos fornecedores que demoram a responder e é importante ser bem insistente em alguns casos. Se não responderem por e-mail em até 36h o ideal é ligar e solicitar o envio do orçamento para seu e-mail. SEMPRE peça uma amostra virtual, além de conferir se a arte está de acordo com o esperado, essa será sua prova caso aconteça algo de errado na fabricação do produto. Todas as informações deverão ser documentadas por e-mail, pois assim você garantirá o que foi acordado inicialmente e também caso seja necessário fazer alguma reclamação (como foi meu caso com relação aos blocos de notas que vieram errados). Portanto, se vocês acertarem algo por telefone, envie um e-mail com as informações acordadas e peça a confirmação do destinatário. FOLLOW UP: Outra coisa fundamental para garantir a entrega dos produtos no prazo estipulado é fazer o follow up de produção e entrega dos produtos. Como geralmente vamos para o hotel numa quarta-feira à noite, sugiro solicitar a entrega dos produtos para até quinta-feira da semana anterior pra dar aquela margem de erro que sempre acontece. Mantenha contato com os fornecedores por e-mail, telefone, skype ou outro meio. Eu sempre falava para todos os fornecedores que o evento seria no final de semana após a quinta da DDL (antes de irmos para o hotel) para que de fato eles não atrasassem. O único produto que atrasou foi o bloco de anotações. A DDL foi alterada pelo fornecedor e ainda chegaram após o final de semana, na segunda-feira pré-conferência. chegaram apenas pois chegou em cima da hora de irmos para o hotel e veio com erro, precisamos mandar refazer e chegou na sexta-feira. CONFERIR: Assim que os produtos forem chegando ao office é MUITO importante conferir TODAS as caixas e se os produtos estão com a arte correta, número de peças e tamanhos certos. O único pequeno problema que tive com relação a isso foi em uma camiseta que era pra ser M feminina e veio M masculina e na hora não percebi isso.

deixe uma amostra pra fora. Dica: coloque a tag ‘Mostruário’ nos produtos. Isso irá identificá-los e servirão também de mostruário durante o SHOP da conferência para mostrar os produtos aos delegados. CAMISETAS: Você também ficará responsável pelas camisetas do Conference Team (OC, MC e Chair). Assim que as artes forem aprovadas pelo MC faça uma lista com os tamanhos (geralmente são duas camisetas para cada membro do MC e três para cada membro do OC). Talvez o MC queira mandar fazer camisetas exclusivas para o MC ou para LCPs, NSTs, etc. então esteja disponível para ajudá-los já que você tem contato direto com o(s) fornecedor(es). SHOP ONLINE ABERTURA: Essa é a hora de ficar muito próximo do OC IS responsável por desenvolver o site de compras online. O site deve ser bem prático e organizado com as informações de compra, pagamento e também conter fotos dos produtos (mesmo que seja apenas a arte), os tamanhos, os combos e os preços, que deverão ser definidos em conjunto com o OC Finanças, bem como as DDLs e forma(s) de pagamento. Escolham um site que gere o relatório de compras geral em uma tabela para facilitar seu trabalho na hora de compilar os dados por delegação. Uma das coisas que mais demorei pra fazer foi a compilação de todos os dados e depois separar por delegação. Coloquem uma capa no site com as informações dos pedidos, forma(s) de pagamento, DDLs, etc. Um feedback que recebemos foi para que explicássemos melhor e com antecedência como seria o fluxo de pagamento. Alguns acharam que seria feito durante a conferência e ficaram confusos com as informações, portanto é importante que essas informações sejam repassadas no momento da compra para os delegados e chefes de delegação. Muita atenção na hora de fazer os combos por causa dos tamanhos dos produtos de malharia. Defina uma quantidade ‘x’ de cada tamanho para colocar no combo e o restante deixe para as compras fora do combo.

MOSTRUÁRIO: É sempre bom pegar uma peça para deixar de mostruário já no office. Todos irão querer ver os produtos e para evitar ficar abrindo as caixas já

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CONAL 2013 Organizing Committee Report SHOP | Fernanda Justus Não interessa o número de dias que você deixará o SHOP no ar, todos deixarão para comprar no último minuto da DDL. Uma estratégia que utilizamos foi fechar o SHOP online na data prevista e abri-lo novamente dois dias depois por um período de 24h, gerando tanto resultado quanto os quatro dias que ficou aberto anteriormente.

Eu utilizei sacos de lixo para separar por tamanhos e caixas para separar por produtos, portanto na caixa de camisetas tinha oito sacos de camisetas com os 8 tamanhos diferentes. Todos os sacos eram identificados com o produto e seu respectivo tamanho para facilitar o acesso ao produto e controlar a quantidade em estoque.

PAGAMENTO: A opção de pagamento que optamos foi o Chefe de Delegação (CD) fazer o pagamento dos produtos comprados pelos membros do seu CL por transferência bancária ou depósito na conta conferência da AIESEC no Brasil. (Solicitar para mim o e-mail padrão que foi enviado com as instruções aos CDs).

COMPRAS ONLINE: Os produtos comprados no SHOP online deverão ser entregues no primeiro dia da conferência (após o pré-meeting) para os chefes de delegação no mesmo horário do check-in porém em local diferente para façam a retirada e confiram seus pedidos.

ENTREGA: Ver sessão COMPRAS ONLINE durante a conferência.

Organize os produtos das compras online por delegação.

DURANTE A CONFERÊNCIA

HORÁRIOS DE ABERTURA: Almoço: organizar logística para fazer no terraço (caso a conferência seja realizada em outro hotel que não o Solar dos Girassóis, pensar em um local estratégico entre a plenária e o restaurante). Durante o almoço os delegados tem mais tempo para buscar dinheiro no quarto e definir suas compras; Break: no foyer (ou espaço onde será montado o break) e próximo às janelas do CR para facilitar a logística. Esse é o horário para divulgar os produtos e garantir as vendas do horário do jantar, esse é o horário de menor pico de vendas mas é o mais importante para divulgação; Jantar: definir qual dos dois lugares anteriores é mais estratégico para realizar as vendas.

COMPORTAMENTO: Lembre-se que acima de tudo você é OC e que deverá assumir funções diversas durante a conferência, assim como outros OCs irão te ajudar na parte logística e de vendas do SHOP presencial. Esteja preparado para deixar de abrir o SHOP em algum dos horários sugeridos para atender às necessidades dos delegados e suprir eventuais GAPs dos demais OCs. Garantir o bem-estar e satisfação dos delegados deve ser sua principal prioridade. ESPAÇO: Certifique-se que você terá um espaço exclusivo para os produtos do SHOP no Conference Room (CR). O espaço não precisa ser muito grande, desde que tenha lugar suficiente para os produtos, uma passagem e um local de apoio (mesa de plástico). No Solar dos Girassóis a sala utilizada para o CR tinha janelas que davam para o foyer, portanto escolhi um espaço em que as janelas ficassem de fácil acesso para levar os produtos pra fora e também recolhê-los, poupando assim esforços em carregar as caixas dos produtos. SEPARAÇÃO: Assim que chegar ao hotel e tiver seu espaço definido está na hora de separar os produtos por tamanho. Todas as camisetas, moletons, cuecas e demais produtos que tem essa diferenciação deverão ser separados para facilitar a vida do OC SHOP e demais envolvidos na hora das vendas.

Lembre-se que você também precisa se alimentar, portanto deixe alguém responsável no seu lugar alguns minutos antes do término das refeições. CONTROLE: Todos os dias a noite, após as vendas do jantar, fazer o fechamento do dia. Na máquina é só seguir os seguintes passos: Menu (1) > Mastercard/Visa (1) > Suporte (2) > Fechamento (1). Eu achava o ‘Fechamento’ melhor, mas tem também a opção de ‘Resumo do Dia’ que poderá ser útil. Contabilize o dinheiro e entregar sempre para o OC Finanças ou MCVPF que deverão guardar o dinheiro em local seguro. Não esqueça de pegar a máquina de cartão de crédito e débito. Ela é responsável por grande parte das vendas do SHOP durante a conferência. Converse com o OC Finanças para estipular valores para parcelamento no crédito (na CONAL fizemos acima de 60,00 em até 2x e acima de 90,00 em até 3x sem juros).

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CONAL 2013 Organizing Committee Report SHOP | Fernanda Justus Sugestão de materiais - Máquina de cartão + carregador + 2 bobinas extras + chip da Claro (está dentro da máquina, só garantir que ninguém tirou). Tudo isso está em uma caixinha azul junto aos materiais de IS. - Listagem impressa das compras online por delegação. - Sacos de lixo: no mínimo uma unidade por delegação para colocar as compras do SHOP online. - Sacolas de supermercado: para os delegados que levam bastante coisa poderem carregar com tranquilidade suas compras. - 1 calculadora. - 2 canetas. - 2 canetões. - 1 Fita durex larga: para fechar as caixas e identificar as sacolas das delegações. - 1 Fita crepe: para identificar os produtos. - 1 caderno: para controle do fluxo de caixa e anotações. - 2 envelopes médios: um para guardar os comprovantes de pagamento gerados pela máquina de cartão e outro para guardar o dinheiro. - 2 pastas de elástico: uma para guardar documentos e outra para guardar os envelopes com comprovantes e dinheiro.

- Aceite pagamento em dinheiro, cartões de crédito, débito e também em fichas do hotel. Estas poderão ser utilizadas também como troco. No final você poderá trocá-las por dinheiro na recepção, dessa forma você não perde nem a venda nem o dinheiro. - Para ter acesso às planilhas de controle com todos os dados dos produtos, fornecedores, shop online, artes, etc., entre em contato comigo.

Dicas gerais - O tamanho que mais vende é M (tanto masculino quanto feminino). - Prefira produtos com artes mais gerais da AIESEC, pois caso sobre poderão ser vendidos em outras conferências. - Para conferências no inverno sugiro pedir moletons (recebi o feedback de ter duas cores diferentes) e caneca térmica. Para conferências no verão sugiro chinelo (que não conseguimos fazer pela demora na produção), agenda para CONAL e copo sustentável (www.meucopoeco.com.br) pois foi o maior sucesso de vendas. - Criar uma conta de e-mail no gmail para contato com os fornecedores e controle das compras online. Dessa forma fica menos pessoal seu contato com os fornecedores e concentra todos os detalhes numa só fonte, não sobrecarregando sua caixa pessoal ou da AIESEC com os assuntos relacionados ao SHOP. - Se possível, adicionar o contato do fornecedor no skype. Foi uma estratégia simples e que me rendeu bons frutos, agilizando os processos e facilitando a comunicação.

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LOGITICS Eduardo Lira

"Ser OC CONAL foi uma experiência inesquecível; fazer parte de um momento tão importante na história da AIESEC no Brasil, e ao mesmo tempo ter pessoas maravilhosas ao meu redor, foi indescritível. Obrigado a todos os delegados, MC Echoes, e principalmente à minha família Alpaca.”

eduardo.lira@aiesec.net


CONAL 2013 Organizing Committee Report LOGITICS | Eduardo Lira Olá, jovem líder! Se você está lendo esse relatório, muito provavelmente é porque você está pensando em se desafiar, e encarar uma nova experiência na sua jornada AIESECa! Então, parabéns por ter a coragem, vontade e determinação! Espero, durante este pequeno texto, dar algumas dicas para tornar seu trabalho mais tranquilo, ou pelo menos mais norteado. E qualquer dúvida que permanecer (ou surgir), não hesite em me contatar!

coisas básicas de time.

O primeiro passo você já está dando, que é ler os reports de conferências passadas. Pegue vários deles, não só esse. Cada OC tem uma visão diferente do cargo, e consegue abordar detalhes específicos, que podem ser muito úteis no seu trabalho. Faça anotações, pontos chave, comece uma “to do list”, com coisas importantes que você deve lembrar de fazer durante todo o processo. Finalmente, pegue os contatos de alguns OCs chave, incomode-os marcando chats, sobrecarregue-os com suas dúvidas! Depois disso, você está pronto para começar.

Um importante ponto a ser observado na pré-conferência é o trabalho do OC Infra. Acompanhe todo o processo de contratação da empresa que realizará os transportes dos delegados, desde os orçamentos, a negociação, alinhamento de datas, horários, condições dos transportes, até a assinatura do contrato. No relatório da OC Infra você poderá encontrar detalhes da empresa que contatamos, os pontos potivios e negativos, e também alternativas, como vans e taxis.

Pré-Conferência Quando eleito, você receberá um PO. Leia-o, e converse com o/a OCP para sanar qualquer dúvida que você tiver em relação às JOBs lá enumeradas. O PO é um ótimo guia, entendê-lo e seguí-lo (respeitando a timeline) é fundamental para o sucesso do seu trabalho. Como VP Logística, não basta você entender o seu plano operacional. É preciso que você entenda o que todo o time de logística precisa fazer, para conseguir dar suporte e fazer o tracking das atividades. O time de logística é composto pelos OCs Infra, Ludic Spaces, Agenda, Stock e Materials. Eu também trabalhei bem próximo à OC Delegates, então é legal também dar uma olhada neste PO. Reforço aqui que seu trabalho, nesta função, é ser o braço direito do OCP! Como o time formado será relativamente grande, o OC VP Log deve ser a conexão entre o OCP e o time de logística. É o responsável por garantir que as atividades de logística estão sendo corretamente executadas, dentro da timeline! O diálogo com seu time, e com o OCP é fundamental para garantir o entendimento e alinhamento necessários. Depois de sanar suas dúvidas com a OCP, e definir como vocês trabalharão em conjunto, para delinear as atividades de cada um, é legal marcar uma reunião com o time de logística, para se conhecerem, entenderem como cada um trabalha e qual sua JD, definirem next steps, forma de tracking, e todas essas

Cuide bem da sua saúde! Tome bastante água, coma frutas, tome vitamina, não exagere nas noites, e por ai vai, todos aqueles conselhos de mãe! Mas é sério, tente se manter saudável, o máximo possível. Você é uma peça fundamental para o time.

Façam também uma previsão de gastos com café! Verifique e nogocie com o hotel o valor da garrafa de café, e veja a quantidade que eles são capazes de produzir ao mesmo tempo. Tivemos um pequeno contratempo neste aspecto, pois o hotel só conseguia nos diponibilizar 3 garrafas por vez, o que não era o suficiente. Então, se este for o caso, já se preparem para levar garrafas a mais, ou algo do tipo. Em relação à água, tivemos uma parceria que nos forneceu toda a quantidade necessária. Uma coisa que poderia ser otimizada era a distribuição desta água nos sites do hotel, para facilitar sua reposição. Aconselho que organizem com o staff para deixarem alguns engradados/garrafões guardados próximos às regiões onde haverão sessões. Sempre lembre o time de garantir que os delegados tenham estes dois ítens disponíveis, pois é um ponto de bastante atenção na hora dos feedback, e é crucial na qualidade da conferência. Junto ao OC Agenda, construa uma planilha única para a centralização das informaçõe de todo o time de logística, como materiais utilizados em cada sessão, orçamento de materiais, contatos utilizados para locação de cadeiras, ônibus, taxis, informações sobre delegados (principalmente a quantidade de delegados por área, que é muito utilizado na alocação das salas durante a conferência), ideias de espaços lúdicos e materiais demandados para sua construção, e o que mais você julgar necessário. Alinhe todo o time para manter

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CONAL 2013 Organizing Committee Report LOGITICS | Eduardo Lira essa planilha sempre atualizada, assim, na auxência de alguém, os outros conseguirão suprir o trabalho sem grandes dificuldades. Participe de pelo menos um dryrun geral, para entender o flow das sessões, e prever possíveis pontos de atenção; anote questões como disposição de cadeiras, palco, ou qualquer outra que exija que o OC organize a sala antes da sessão, para saber quando será necessário demandar esforço para reorganizar a plenária, e "alocar" pessoas para isso previamente. Neste período auxilie também os OCs Stock e Materials na organização e catalogação de todo material que existe na garagem, e no tracking de compra dos materiais que faltarem para sessões, e demais OCs. Acompanhe com os OCs ER e COMM GD a criação dos banners! Essa é uma tarefa bem delicada, pois precisa ser feita na “última hora” (uma vez que o OC ER precisa de tempo para fechar todas as parcerias). Mas sempre esteja atento à realização de orçamentos, prazos necessários para produção e criação de um “esqueleto” do banner, assim, quando for a hora, basta finalizar tudo, enviar para a gráfica, e cobrar a entrega. Não se esqueçam de levar os suportes de banner para o hotel! Com a OC Delegates, eu auxiliei na criação das planilhas de alocação dos delegados, contagem de delegados por área, e também na criação do welcome kit. Foi bem bacana o trabalho, apesar de fugir um pouco da JD. Mas, é aquela coisa: quando você é OC, chega uma hora que você tem que ajudar, independente do nome do seu cargo. Esteja muito preparado para mudanças de última hora! Muitas vezes o OC fica desmotivado por ter um trabalho extremamente dependente da agenda, das sessões, e de outros fatores, e isto só será finalizado nos últimos dias antes da conferência, ou até mesmo durante ela! Esteja ciente que isso pode acontecer, e tranquilize o time. Nos momentos de “ócio”, procure atividades que não dependam tanto da agenda para serem realizadas, como por exemplo os espaços lúdicos (logos do OC, do MC e da conferência, decoração das salas, criar placas de sinalização do hotel). Junto com o OCP, organize a alocação de pessoas que terão “funções especiais” durante a conferência, por exemplo: fazer wakeups, fechar festas, buscar ônibus dos delegados (Infra), ser buddy de sessões (Agenda), ajudar no shop (Shop) e

ajudar nos breaks (ER). Neste aspecto, nós dividimos o hotel por regiões, e um OC ficava responsável pelas sessões daquela região. Tivemos também o cuidado de não sobrecarregar ninguém, assim, quem tinha alguma atividade que exigia mais tempo, ou esforço físico, ficava um certo período “livre” para descansar. Auxilie o OC Infra a fazer uma reunião de alinhamento com os OCs responsáveis pelo transporte dos delegados! É necessário alinhar onde os ônibus vão parar, que horas, onde os delegados vão esperar, qual o limite de horário para sair de cada lugar, quais as mensagens que devem ser passadas no transporte, qual o mood, e por ai vai! Se algum OC não souber exatamente onde são as paradas, os pontos de espera e tudo mais, façam uma visita prévia, para conhecerem bem tudo, e não ter nenhum problema no dia! Antes de irem para o hotel, lembre todo seu time de baixar todas planilhas que estiverem usando para o computador, e também todas imagens, vídeos, músicas, e tudo mais que forem usar! A possibilidade de a internet do hotel não ser suficiente é muito grande, e vocês não podem se dar o risco. O último momento de pré-conferência, é quando vamos para o hotel! Você precisa repassar todos os POs do seu time (eu fazia isso com eles semanalmente, em reunião), vendo o que foi feito, e quais as prioridades dentro daquilo que porventura ficou para trás. Crie uma grande “TO DO LIST” e cole na parede, elencando as atividades em ordem de atenção, mas listando todas, desde a mais crucial, até a mais simples. Faça um trabalho de conscientização e energização do time, deixe o humor sempre pra cima, e ninguém parado! Aqui finalizamos os espaços lúdicos, colamos logos, sinaliamos hotel, organizamos salas, colamos enfeites nas paredes, e tudo mais que “deixou o hotel com a cara da conferência”. Como você não terá uma “job específica”, ajude no máximo que conseguir! DURANTE A CONFERÊNCIA Agora tudo começou!

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CONAL 2013 Organizing Committee Report LOGITICS | Eduardo Lira Delegados chegando, muita animação e expectativas a mil! A primeira, e mais importante dica é: sorria, e seja sempre educado. Não importa o que acontecer, esteja sempre com uma cara boa, e solícito às necessidades dos delegados. Nosso OC infrentou uma barra, mas só tivemos feedbacks postivos, e eu acredito que este seja um dos principais motivos! Divida seu tempo e se organize da seguinte forma: fazer tracking de atividades do time de logística que precisam ser concluídas “on the go” (como atualização diária da agenda, organização do CT ROOM, material de sessões, alocação de salas, transportes especiais, transporte de saída dos delegados); e ajudar quem estiver precisando! O OC Infra vai precisar do seu apoio em dois momentos em especial: chegada e saída de delegados! Fique atento às combinações com a empresa de ônibus, à oganização da saída, ao esquema que vocês forem utilizar para otimizar o processo, e à mobilização dos delegados nas horas certas. Utilizamos um esquema de passagens, onde cada delegado tinha uma passagem com a data, e o número do seu ��nibus. A ideia é boa, mas precisa ser otimizada; tivemos um pouco de dificuldade em controlar tudo, acredito que principalmente pelo fato de as listas de delegações não estarem atualiadas. Assim, sugiro que mantenham sempre a informação em dia, e que utilizem, para o Y2B e para a saída do hotel, a lista do check-in, que vai ser a mais atual possível. O OC Agenda precisa do seu apoio para controlar todo o flow e alocação de salas e buddies. Algo que deu muito certo foi repassarmos diariamente a alocação de cada OC no dia seguinte, para ficar “fresco” na memória. Além disso, tenha acesso à planilha que o OC Agenda estiver usando com as informações de materiais e alocações de salas (que, idealmente, deve ser a mesma para todo o time de logística). Assim, caso algo dê errado, você tem a direção para agir. Os OCs Materials e Stock vão ser quase que um só, eles vão se ajudar na organização de todo material, e do CT Room. Pergunte sempre se eles precisam de algo, se você pode ajudar e tal. Talvez uma grande ajuda seja cobrir um deles no CT Room para que eles possam dar uma volta pelo hotel, ou participar de alguma sessão, pois na maior parte do tempo eles estarão confinados lá dentro. O OC Ludic Spaces tem seu trabalho mais concentrado na pré-conferência, não exigindo tanto de você durante os dias de correria! Na verdade, será uma mão na roda, para te ajudar em tudo que for preciso. Talvez, se houver algum espaço

interativo, ou coisas do tipo, seja necessário algum suporte, mas não foi o caso na CONAL. Finalmente, garanta que seu OCP esteja bem, feliz, não sobrecarregado, e pronto para o dia seguinte! Pós-Conferência Quando a conferência acabar, você vai sentir uma sensação estranha, entre “poxa, já?” e “uffa, acabou”. É muito gratificante ver o dever cumprido. Não se preocupe, não vai ter dado tudo certo, mas certamente vai ter sido incrível para cada delegado. As coisas que dão errado, são necessárias para a mágica do aprendizado. Seu OCP provavelmente vai ter uma reunião com o time, para ver o mood da galera, fazer um momento de sharing, uma coisa fluffy! Aproveite isso, chore, ria, pule, dance, se declare, seja feliz! Depois, é hora de voltar ao trabalho. Sabe aquela coisa de “day off”? Não é tão off assim. Precisa recolher todo o material que estiver espalhado pelo hotel, reorganizar as cadeiras que foram alugadas, para devolução, encaixotar tudo que sobrou de material (se possível, fazendo um inventário disso, para facilitar para o próximo OC), e finalmente, carregar tudo para o ônibus. De volta ao office, é preciso reorganizar a garagem, colocando cada coisa em seu lugar, e finalmente, escrever seu report! Agradecimentos e Considerações Finais Estou torcendo para que sua experiência seja tão engrandecedora quanto a minha, e que seu time seja tão incrível quanto o OC Amplifier. Eu tive a chance de conhecer pessoas maravilhosas, e extremamente competentes, com as quais eu aprendi muito! Aproveite sua experiência a fundo, conheça cada pessoa, arrisque, traga suas ideias, inove, não tenha medo de cair, pois certamente você terá um time para te ajudar a levantar. Finalmente, gostaria de agradecer primeiramente este time maravilhoso do qual fiz parte, vocês são excepcionais, sem igual. Vou sentir falta de cada

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CONAL 2013 Organizing Committee Report LOGITICS | Eduardo Lira segundo do nosso tempo juntos, com nossa alpaca, nosso jeito “carinhoso” de ser, da implicância de vocês comigo... Pri, parabéns pelo trabalho, você é um exemplo de líder para mim, e sim, você é fluffy! Finalmente, gostaria de agradecer ao MC Echoes, pelo carisma, receptividade, dedicação e preocupação com essa geração maravilhosa de líderes que a AIESEC no Brasil está formando! Beijos para todos sereios e sereias, príncipes e principesas, alpacos e alpacas do Brasil!

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AGENDA Luciana Ambrozi

“Foi construir, em pouquíssimo tempo, uma verdadeira família (de alpacos), que, na saúde e na doença, nas tempestades e na bonança, se manteve firme, junta, fiel e verdadeiramente conectada com o propósito de entregar a melhor versão de um OC que a @BAZI já viu!”

luciana.ambrozi@aiesec.net


CONAL 2013 Organizing Committee Report AGENDA | Luciana Ambrozi Ser OC Agenda ĂŠ aceitar um compromisso de alta responsabilidade que vai te proporcionar um desenvolvimento sem precedĂŞncia dentro da AIESEC. Se vocĂŞ foi o escolhido para desempenhar esse cargo, fique muito feliz e satisfeito, pois todos confiam no seu potencial e acreditam na realização do seu trabalho! Meu nome ĂŠ Luciana Ambrozi e eu fui OC Agenda da CONAL 2013, uma conferĂŞncia que, dentro da minha visĂŁo, ĂŠ a mais importante e definidora para o ano dos EBs Incoming e que sem dĂşvidas foi bastante peculiar esse ano, nĂŁo somente pela conjuntura total da AIESEC enquanto organização, mas pelos desafios logĂ­sticos que surgiram ao longo da conferĂŞncia. Me coloco desde jĂĄ a disposição para tirar dĂşvidas e para conversar sobre essa experiĂŞncia que me marcou tanto dentro da AIESEC. Legenda PrĂŠ-conferĂŞncia â&#x20AC;&#x201C; momento que o OC ĂŠ eleito e começa a trabalhar atĂŠ a ida para o hotel Pre-meeting - working time â&#x20AC;&#x201C; quando o Conference Team (CT) chega ao hotel, 3 dias antes dos delegados, para montar os materiais, preparar as salas e finalizar as sessĂľes Pre-meeting â&#x20AC;&#x201C; inĂ­cio da chegada dos primeiros delegados, geralmente NSTs e LCPs ConferĂŞncia â&#x20AC;&#x201C; perĂ­odo da conferĂŞncia mesmo, quando todos delegados chegam Outline â&#x20AC;&#x201C; desenho da sessĂŁo realizado pelo FACI responsĂĄvel Handout â&#x20AC;&#x201C; qualquer conteĂşdo que necessite de impressĂŁo para ser entregue aos delegados Buddy de sessĂŁo â&#x20AC;&#x201C; uma pessoa do OC responsĂĄvel por ajudar o FACI na sessĂŁo e garantir sua logĂ­stica. PRĂ&#x2030;-CONFERĂ&#x160;NCIA Antes da conferĂŞncia começar, o trabalho do OC Agenda ĂŠ essencialmente virtual e particularmente tranquilo comparado ao dos outros OCs. Ler relatĂłrios das conferĂŞncias anteriores, conhecer seu time e seu corner dentro do OC, entender muito bem da sua job description e estar atento ao que se passa no time como um todo ĂŠ o bĂĄsico e mĂ­nimo que vocĂŞ pode fazer nesse perĂ­odo antes de chegar ao Office. Alguns pontos, todavia, sĂŁo fundamentais para vocĂŞ, que ĂŠ o responsĂĄvel final pela recepção da mensagem pelos delegados, se atentar e garantir no prĂŠ-conferĂŞncia.

O primeiro deles ĂŠ entender a mensagem final da conferĂŞncia. Para isso, vocĂŞ precisa conhecer e conversar bastante com o Agenda Manager do MC, que serĂĄ o responsĂĄvel final pela montagem da agenda, co-construção das mensagens juntamente com os FACIs das sessĂľes e aquela pessoa que de fato estarĂĄ cobrando o MC da preparação de tudo. Garantindo um bom relacionamento com o Agenda Manager, pode ficar tranquilo que seu trabalho serĂĄ facilitado. No meu caso, a Agenda Manager foi a Carla Silveira (Carlinha) e conseguimos trabalhar muito bem desde o inĂ­cio a nossa comunicação e nosso relacionamento para garantir a entrega de tudo. Ă&#x2030; importante que vocĂŞ tenha acesso ao dreaming da conferĂŞncia e aos primeiros drafts da Agenda, para ir tirando as dĂşvidas e esclarecendo as mensagens. Ă&#x2030; importante que vocĂŞ entenda tudo o que estĂĄ acontecendo, de mensagens a sentimentos que devem ser passados, pois como responsĂĄvel logĂ­stico pelas sessĂľes, vocĂŞ tambĂŠm ĂŠ responsĂĄvel pela entrega dessas mensagens. Outro ponto importante ĂŠ que vocĂŞ entenda que nem toda a organização e planejamento do mundo vĂŁo fazer as coisas acontecerem da forma que foram pensadas; por outro lado, o trabalho de agenda requer bastante organização e planejamento, pois sem isso nĂŁo ĂŠ possĂ­vel entregar uma conferĂŞncia de qualidade. Desse modo, conversar com o Agenda Manager e cobrar dos MCs os outlines das sessĂľes, os materiais que vĂŁo precisar, os vĂ­deos que querem montar, se vai haver necessidade de alguma logĂ­stica extraordinĂĄria ou mirabolante (que sĂŁo possĂ­veis e marcam a experiĂŞncia dos delegados  ) ĂŠ fundamental para que o OC tenha tempo de orçar, comprar e montar o mĂĄximo de coisas possĂ­veis antes de ir para o hotel. Chegando ao Office Eu cheguei no Office exatamente uma semana antes da conferĂŞncia e atĂŠ aquele momento eu nĂŁo tinha feito muita coisa a nĂŁo ser o bĂĄsico. AtĂŠ aquele momento, o MC sĂł tinha realizado um dry-run, e muita coisa nĂŁo estava pronta. O meu objetivo era conseguir o mĂĄximo de informaçþes possĂ­veis sobre o que aconteceria na conferĂŞncia, da openning Ă  closing, para garantir que terĂ­amos tempo de adiantar tudo antes de viajar. Por que isso ĂŠ importante? O trabalho do OC Materials, Stock, Ludic Space, IS e Infra, bem como o seu, dependem diretamente disso, e essas informaçþes sĂł podem ser fornecidas

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CONAL 2013 Organizing Committee Report AGENDA | Luciana Ambrozi quando a agenda está pronta e os MCs começam a preparar suas sessões. Lembrando que para montar as coisas, é preciso orçar, aprovar (o OC Fin é o encarregado disso) e comprar tudo, e o quanto antes isso acontecer, melhor. Você também precisa ter claro em sua mente que é o elo principal, em termos logísticos do conteúdo da conferência, entre o MC e o OC, e todos no OC estarão contando com isso para realizar o seu trabalho, e confiando nas informações que você vai passar para o time. Uma coisa que eu observei no pré-conferência e que acho importante passar ao próximo OC Agenda: me preparando para o trabalho, conversei com OCs Agendas de CONAL e CONADE. Existe uma diferença importante entre as duas que vão afetar o seu trabalho. Ao contrário da CONADE, na CONAL o MC está na metade da gestão, com muitas coisas para fazer e bastante ocupado. Eles já entregaram pelo menos 3 conferências e já têm o seu ritmo de trabalho definido. Como também o período da CONAL é um período de eleição de novos EBs e formação de rede, bem como de pico de operação, além da eleição de MCP, os MCs são muito requisitados e estão muito atarefados até o último momento antes da conferência. O que isso significa? Que por mais que haja cobrança, nada estará 100% pronto antes da véspera da conferência. Você, como OC Agenda, precisa estar ciente disso para: 1) não se desesperar com a pouca coisa que tem para fazer no Office em termos de Agenda, comparado com o muito que você vai ter que fazer quando chegar ao hotel; 2) não achar que as sessões, por isso, vão cair do céu (materiais ainda serão necessários para a entrega das mesmas, e se você não cobrar isso tanto do Agenda Manager quando do MC, o OC não terá tempo de comprar e preparar o que for preciso ainda em São Paulo); 3) os três dias antes do Pre-Meeting da Conferência serão fundamentais para o MC terminar de preparar e finalizar os conteúdos das suas sessões. Então, quando chegar ao Office, os principais pontos que você precisa para garantir o trabalho dos outros OCs é: 1 – ter uma versão final da agenda – assim você pode começar a alocar, junto com o VP Log e o OCP, as salas das sessões e os buddies; 2 – participar de todos os dry-runs, junto com o OC Materials, e anotar absolutamente tudo de materiais e tirar todas as suas dúvidas sobre conteúdo e logística; 3 – conversar com todos os MCs para checar se vão precisar de alguma material mais complicado ou diferente para suas sessões;

4 – conversar com o time da Openning, que é sempre extraordinária, para entender a logística e ver quais materiais serão necessários; 5 – conversar com o time do Awards, para ver se algo extraordinário será necessário, e com os MC VPs que vão entregar resultados de challenges, para montar os certificados e comprar os troféus. Como a conferência geralmente começa no domingo, o CT vai para o hotel na quarta-feira anterior, e o OC se organiza para comprar os materiais na segunda-feira (2 dias antes de ir para o hotel). É importante acontecer dessa maneira para que caso não dê tempo de comprar alguma coisa, tem-se mais um dia para resolver as pendências. Sabendo disso, é legal alinhar com o MC quando os materiais serão comprados, para que eles possam pedir tudo até pelo menos um dia antes da realização das compras. Outra coisa que sempre fica para última hora é a impressão de handouts. Quando a isso, não tive muitos problemas. Conversei com os MCs e aqueles que não tinham certeza se iriam precisar ou não de handouts, visto que ainda não tinham terminado de preparar suas sessões, se responsabilizaram de imprimir caso fossem precisar. Mas é importante lembrar sempre dessa dificuldade de imprimir materiais quando se chega ao hotel, porque a impressora que tem no office não é preparada para imprimir grandes quantidades em períodos curtos de tempo, bem como levamos a impressora para outras funcionalidades e emergências. Chegando ao hotel Quando o CT chega ao hotel a prioridade principal é: montar e ensaiar o que for preciso e deixar absolutamente TUDO pronto antes do Pre-meeting. Nesse momento, o OC foca na montagem física do espaço lúdico, das salas, dos espaços de interação com os parceiros, enquanto o MC vai utilizar esse tempo para fechar as sessões. No caso da CONAL, esse é o tempo que o MC vai realmente se dedicar na construção das sessões, ficando muita coisa pronta somente lá. É legal você, junto com o Agenda Manager, montar uma agenda para o Working Time, incluindo dry-runs, momento de alinhamento de mensagens e comportamentos para o Chair junto ao CT, momento de construção de time e o que mais for necessário. Isso é importante para o CT focar no trabalho e não ficar perdido achando que vai sobrar tempo, porque não, não vai! ;)

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CONAL 2013 Organizing Committee Report AGENDA | Luciana Ambrozi É legal colocar dry-runs individuais e um dry-run geral, e momentos para ensaiar a Openning, que é mais elaborada e extravagante, e todos participam, precisando estar alinhados e sabendo o que irá acontecer. O ponto de atenção é que muitas vezes as sessões não estão prontas para os dry-runs, fazendo com que não haja sentido fazê-los dessa forma. É importante conversar sobre isso com o Agenda Manager para vocês verem uma forma de alinhar com os MCs quantos % de sessão está pronta e o quanto de tempo eles acham que ainda vão precisar para concluir, para assim balancear os momentos de working time com dry-run. Vale notar que o OC não participa de todos os dry-runs, somente você e o OC Materials. A sua responsabilidade enquanto OC Agenda aqui é participar dos dry-runs e estar atento a toda e qualquer modificação que vá acontecer para comunicar ao OC. Esse momento também é importante para fechar a alocação das salas e dos buddies, e fazer um alinhamento geral com o OC sobre as responsabilidades de um buddy de sessão, já que todos terão essa tarefa, que incluem: levar os materiais referentes a sessão para a sala (o material é separado pelo OC Materials e Stock e deixado pronto e identificado no Conference Room); controlar o tempo da sessão; checar que na sala tem água e café disponível para os delegados; estar por perto para ajudar o FACI, caso ele necessite distribuir material ou falte alguma coisa, em que o buddy vai precisar buscar. Para facilitar o trabalho dos buddies, eu fiz um “Kit Buddy” - uma sacolinha de plástico de papel com barbantes nas laterais para os buddies utilizarem como bolsa tiracolo, que tinham plaquinhas de tempo, uma caneta, um canetão, se for possível, tesoura, e um crachá para o membro do OC prender sua mini cópia da agenda. Sobre a alocação das salas, é importante que você a pense, junto com o VP Log, de maneira estratégica. Leve em consideração, além da quantidade de delegados por sessão, a necessidade de mudar de sala, de levar cadeiras, se será necessário montar equipamento de som/proje��ão e a logística da própria sessão. O hotel que realizamos a CONAL 2013, bem como as últimas conferências, foi o Solar dos Girassóis, em Mairiporã, São Paulo. O hotel contava com 4 áreas diferentes: o foyer, com 5 salas próximas; a área do restaurante, com 2 áreas possíveis de se utilizar para fazer sessão; a churrasqueira; e o salão de jogos, com mais 3 salas próximas. Considere a alocação de buddies pelas áreas, para o caso de acontecer mais sessões do que OCs disponíveis para serem buddy.

Foyer* – 50 pessoas – é um bom local para alocar os menores times de NSTs no Pre-meeting. Durante a conferência, como o local é passagem, não é válido alocar sessões aqui. Sala Azaleia – 30 pessoas Sala Gerânio – 60 pessoas – utilizamos essa sala como Conference Room e foi ótimo. Geralmente a Azaleia, por ser menor, é utilizada, só que é uma sala muito pequena e apertada, não dá para organizar a quantidade de coisas que precisam ser montadas no Conference Room. Sala Girassol – 500 pessoas – Plenária Sala Margarida – 120 pessoas Sala Primavera – 300 pessoas – geralmente utilizada como plenária no Pre-meeting e ao longo da conferência fica sendo a sala dos LCPs, para as fairs e legislation. Na CONAL a sala não foi liberada a tempo do Pre-meeting e utilizamos a Margarida como plenária. Ficou um pouco apertado, mas deu certo. Salão de Jogos* – 80 pessoas. O único ponto de atenção é que é um local de passagem, e não recomendo utilizar se tiverem outras pessoas além da AIESEC utilizando o hotel. Sala de TV – 50 pessoas. Tem cadeiras e sofás, e a TV pode ser conectada ao PC. Sala Kids* – 30 pessoas. Brinquedos precisam ser retirados previamentes e há necessidade de levar cadeiras. Sala Fitness* – 30 pessoas. Aparelhos precisam ser retirados previamente e há necessidade de levar cadeiras. Churrasqueira* – 50 pessoas. Como não chove tanto nem faz frio no período da CONAL, é um bom lugar para realizar funcionais. Anexo do Restaurante* – 50 pessoas. Podendo não utilizar antes do almoço é melhor, pois é um local que fica próximo a cozinha e o cheiro da comida e a gordura impregnam o lugar, atrapalhando a sessão. Terraço* – 20 pessoas. Anexo da quadra de tênis e Pedalinho – 10 pessoas (podem ser utilizados para sessões pequenas, nos dias de NSTs por exemplo) *Precisam de tela de projeção. Enquanto OC Agenda, é sua responsabilidade que todos do CT estejam cientes do que vai acontecer cada dia de conferência. Para isso, é sua responsabilidade montar uma agenda gigante no Conference Room e a mantenha atualizada. Fiz uma diferente, com base na ideia do meu VP Log e da minha OC Materials, construindo uma agenda móvel colada na parede, em que os horários eram

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CONAL 2013 Organizing Committee Report AGENDA | Luciana Ambrozi fixos e eu ia realocando os papÊis referentes ao local da sessão, o buddy e os materiais necessårios. Dessa forma, precisei apenas montar um papel diferente por sessão, e as placas referentes aos locais, aos buddies, ao almoço, jantar, wake-up e break eram as mesmas, sendo apenas realocadas na parede conforme o horårio. Essa disposição tambÊm facilitou a visualização de sessþes que acontecem ao mesmo tempo. A parceria de post-it favoreceu a identificação de espaços importantes, como mudança de local ou a necessidade de levar cadeiras para alguma sessão, alÊm de deixar a agenda mais colorida e bonita! 

Da mesma forma que o CT precisa saber o que vai acontecer, os delegados tambĂŠm precisam. Ă&#x2030; importante que vocĂŞ disponha uma agenda, pode ser pequena mesmo, do tamanho de uma impressĂŁo A4, em cada sala, no foyer, na plenĂĄria e em lugares de muita movimentação de delegados, como escadas e o restaurante. Assim eles ficam por dentro do que vai acontecer e atentos aos horĂĄrios, o que ĂŠ bem importante e bem valorizado quando seguidos. Algo que tem bastante mobilidade ĂŠ o local das sessĂľes funcionais ao longo dos dias. Da mesma forma, fiz duas agendas grandes mĂłveis para deixar no foyer e na plenĂĄria com os locais das funcionais, que era possĂ­vel ser mudado todos os dias de maneira rĂĄpida e simples.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report AGENDA | Luciana Ambrozi Ainda nesse momento, vocĂŞ serĂĄ mĂŁo-de-obra, e quando terminar suas primeiras responsabilidades deve ajudar o resto do OC com o que tiver que ser feito. CONFERĂ&#x160;NCIA A ConferĂŞncia ĂŠ o grande momento para o qual todos trabalhamos e esperamos que chegue para vermos o resultado de toda a nossa preparação. E ĂŠ nesse momento que o seu trabalho começa para valer. Se prepare bem, em termos fĂ­sicos e psicolĂłgicos, porque serĂĄ intenso! Levar roupas leves, tennis confortĂĄvel e se alimentar de forma consciente ĂŠ pensar sustentavelmente na sua energia para garantir que vocĂŞ aguente os 8 dias com o mesmo pique do primeiro!  A sua principal tarefa, em termos de trabalho pesado, ĂŠ garantir a organicidade logĂ­stica da conferĂŞncia. Isso significa que ĂŠ de sua responsabilidade que os horĂĄrios sejam cumpridos, os materiais e equipamentos estejam no lugar certo, na hora certa, que haja suporte aos FACIs ao longo das sessĂľes, e que os delegados entendam e saibam do que estĂĄ acontecendo e estejam aproveitando o mĂĄximo possĂ­vel da conferĂŞncia. Ă&#x2030; tambĂŠm nesse momento que faz muita diferença ser parte de um bom time: vocĂŞ vai precisar muito do OC, da compreensĂŁo e disposição deles, e se vocĂŞ faz parte de um time bom em que pode confiar de olhos fechados em todos, como o meu foi, 50% do resultado do seu trabalho estarĂĄ garantido! O primeiro dia de conferĂŞncia foi bem particular, porque alĂŠm de ser a minha primeira experiĂŞncia de OC, metade do CT estava passando mal e sem condiçþes de trabalhar. Foi um dia excepcionalmente corrido para mim e para minha OC Infra, que foi meu eterno braço direito para questĂľes logĂ­sticas durante toda a conferĂŞncia, mas que foi tranquilo para o CT como um todo. O segredo do sucesso ĂŠ a mĂĄxima que todo mundo que foi OC conhece: â&#x20AC;&#x153;Be the (happy) duck!â&#x20AC;?. Ser o patinho ĂŠ garantir que independente do que aconteça, seu semblante e disposição nĂŁo serĂŁo afetados para passar sempre a sensação de tranquilidade e de que â&#x20AC;&#x153;estĂĄ tudo bem e sob controleâ&#x20AC;? para os delegados, pois isso ĂŠ algo que pode afetar a experiĂŞncia de conferĂŞncia deles. O primeiro dia foi fundamental para mim pois percebi vĂĄrios pontos que poderĂ­amos melhorar para os prĂłximos dias.

Os principais aprendizados foram: - Ă&#x2030; importante alinhar com o OC as responsabilidades de um buddy e garantir que todos estejam cientes disso; - Ă&#x2030; fundamental realizar um mini dry-run do dia seguinte na vĂŠspera com o OC para passar os desafios logĂ­sticos, e garantir que estejam todos alinhados do que vai acontecer; - Quando se trata de agenda, nĂŁo adianta definir tudo com muita antecedĂŞncia porque as coisas vĂŁo mudando ao longo da conferĂŞncia, especialmente logĂ­sticas. Nesse sentido, nĂŁo adianta colocar nas agendas disponibilizadas para os delegados o local da sessĂŁo, de modo que sĂł deixei a agenda de conteĂşdo e horĂĄrio nos outros dias. - Ă&#x2030; importante sinalizar o hotel, pois para muitos delegados ĂŠ a primeira conferĂŞncia e eles nĂŁo conhecem o local; - Como as coisas tambĂŠm podem mudar ao longo do dia, e para evitar informaçþes cruzadas, combinei com o time de que as informaçþes corretas estariam sempre na agenda da parede do Conference Room; - Parta do pressuposto de que estĂĄ sempre faltando ĂĄgua e cafĂŠ nas sessĂľes, para que sejam repostos constantemente; - A responsabilidade final da preparação das salas e dos materiais para as sessĂľes ĂŠ sua, portanto garanta que isso vai acontecer conferindo as mesmas. AlĂŠm disso, para os outros dias, ĂŠ necessĂĄrio imprimir as agendas diĂĄrias e entregar para o CT; atualizar a agenda grande do Conference Room; conferir com os IS as salas que precisam de equipamentos montados, todos os dias de manhĂŁ, para ver se estĂĄ tudo ok; conferir com o OC Materials e Stock se estĂĄ tudo certo para os materiais das sessĂľes do dia; passar para o Chair os avisos de deslocamento (com ou sem levar cadeiras) e os principais pontos de atenção de logĂ­stica para o dia. Um ponto legal para conversar com o Chair e com os FACIs ĂŠ para que peçam para os delegados que mantenham a plenĂĄria e as salas limpas, principalmente se for necessĂĄrio servir algum lanche ao longo da sessĂŁo. Na nossa organização, toda a comunicação com o hotel ficou centralizada na OC Infra, o que, na minha opiniĂŁo, ficou bem pesado para ela. Isso porque tudo o que eu precisava pedir (principalmente cafĂŠ e limpeza de sala) ou perguntar ao hotel precisava falar com ela antes, para que ela verificasse. Deu tudo certo, mas se for possĂ­vel conversar com a OCP ou Conference Manager da prĂłxima

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CONAL 2013 Organizing Committee Report AGENDA | Luciana Ambrozi conferência para verem se há uma forma mais simples de trabalhar essa comunicação com o hotel, pode ser bom e facilitar o trabalho. A partir da sexta-feira, quando as sessões vão diminuindo e a eleição de MCP vai começar de fato, a logística fica mais tranquila pois serão sempre as mesmas salas que vão ser usadas até o resultado da eleição. Para ajudar na logística, alocamos buddies específicos para os candidatos para orientá-los em relação às salas que tinham que estar. Para minha experiência, o definidor foi fazer parte do OC Amplifier. Trabalhamos numa sintonia incrível, mesmo com todos os desafios, e a comunicação e comportamento de todos estava alinhado para entregarmos a melhor conferência que pudéssemos. No quinto dia de conferência, eu passei mal e não pude estar desempenhando meu trabalho. Voltar ao Conference Room no final do dia e ver que tudo estava perfeito e que as coisas estavam acontecendo tranquilamente gerou em mim um enorme sentimento de gratidão, pois tive a certeza de que poderia confiar em todos ali para a entrega do que fosse necessário, de satisfação e orgulho, por fazer parte desse time incrível. Não melhorei até o final da conferência, mas com a ajuda de todos, deu tudo certo. A nossa organização favoreceu isso também, de modo que os maiores problemas que tivemos estavam fora do nosso controle, e tentamos resolver tudo da melhor maneira possível. Ao final da conferência dá aquela tristeza porque está acabando e a vida volta ao normal, e aquela satisfação de ter trabalhado muito para entregar algo que foi maravilhoso. Sua responsabilidade é ajudar o OC a organizar tudo para voltar ao Office. Ser OC da CONAL foi bastante intenso e engrandecedor para mim. Mesmo depois de 3 anos de AIESEC e com algumas experiências, ser OC me proporcionou um desenvolvimento e aprendizado que eu não imaginaria que a essa altura do campeonato pudesse acontecer. Mas aconteceu e eu sou extremamente feliz e grata por ter tido a oportunidade de participar dessa experiência. A minha mensagem final para você, próximo OC Agenda, é: se entregue, aproveite, participe de tudo e tente estar o mais próximo possível das pessoas que estão nessa com você. Passa muito rápido e o laço que vocês vão construir é a mensurável mais forte que vai perdurar depois que tudo termine!

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INFRASTRUCTURE Isabela Zeraik "Ter feito parte do OC CONAL foi muito além de desenvolvimento pessoal e desafios logísticos, foi entender a força que tem um time que está 100% conectado, de corpo e alma! Alpacos <3”

isabela.zeraik@aiesec.net


CONAL 2013 Organizing Committee Report INFRASTRUCTURE | Isabela Zeraik Ooi, postulante ou OC eleito! Eu sou a Isabela Zeraik e fui OC Infra na CONAL 2013. Entregar uma conferência na dimensão que foi a CONAL foi incrível. Com certeza é um trabalho que você desenvolve muito autoconhecimento, fast responding, planejamento e muito trabalho colaborativo! A experiência é intensa do começo ao fim e tudo será muito bem recompensado =) Nesse report vou tentar falar um pouco de como foi minha experiência e alguns pontos chaves da job como OC Infra. Boa sorte e espero ajudar! PS: no final haverá uma tabela com todos os nomes, contatos e valores, então não precisa ficar preocupado se não citei no meio do report! =) Pre-Conferência Valorize muito cada dia antes da conferência, planeje cada atividade que deverá ser realizada durante o evento, é isso que vai fazer a diferença na sua entrega. O trabalho nesse período é bem intenso, isso porque a infraestrutura do evento deve estar 100% pronta e pensada antes dele começar. Aproveite para ler todos os relatórios possíveis, falar com OCs anteriores e colocar todas as suas ideias em ações claras de como devem acontecer. Primeira job importante: o aluguel do transporte para os delegados. Fiz uma pesquisa bem grande de preços antes e quando já tinha mais ou menos confirmado o número de delegados que chegariam em cada dia e em cada lugar, comecei a negociação com as empresas. Aconselho fortemente que marca uma reunião para alinhar alguns pontos de atenção como horário, quantidade de veículos necessários, possível trecho de terra (isso é extremamente importante falar e ter muito claro no contrato), pagamentos e assinatura de um contrato. Pergunte sobre a capacidade dos ônibus e tamanho do maleiro, sim, isso é uma variável que fará muita diferença, garanta um padrão dos ônibus durante a negociação para não ter surpresas na conferência. A empresa que resolvemos fechar foi a JMS, como na CONAL também acontece o Y2B, conversei antes com a OC Log do Y2B e fizemos a reunião juntas, para fechar todo o transporte com a mesma empresa e reduzir gastos. Com o contrato fechado o trabalho é mais de follow up com a empresa, ligue no dia

anterior confirmando o lugar de saída dos ônibus, horário e peça sempre o nome e número dos motoristas (você vai precisar!). Deixe uma parte do pagamento para depois de ter todo o serviço feito, isso porque tivemos alguns problemas em relação à horários e condições dos ônibus. Em relação à transporte nós também tínhamos bolado uma logística para facilitar embarque de delegados nos ônibus tanto na ida para conferência, quanto para Y2B e volta para aeroporto/terminal. A ideia foi criarmos algumas “passagens” para facilitar contagem e manter mais organizado todo esse processo. A passagem tinha as seguintes informações: dia, local de saída (ex: tiête), destino (ex: hotel), número do ônibus. No pre conferencia o único trabalho vou pegar o número exato de pessoas que iriam chegar e voltar, cada dia e para cada destino e separar todo o número de passagens por delegação. Ou seja, se a AIESEC na USP tinha 9 delegados, tinham que ter ao todo 3 passagens por pessoa (1 de ida para o Y2B, uma de volta para o Y2B, uma de volta para a rodoviária ou aeroporto). As passagens de ida para o hotel eram separadas por número de delegados que estávamos esperando aquele dia em cada ponto (exemplo: no segundo dia chegariam 100 pessoas no terminal Tiete, então eu deveria ter separado as 46 fichas para o ônibus 1, 46 para o ônibus 2 e mais 8 para a van, o que facilitaria a organização para embarque dos delegados). Os taxis também serão algo bem requisitado, tenha muitos contatos de taxistas na região, de preferência de alguma empresa, para maior segurança dos delegados. Você precisará tanto para transporte de parceiros, do próprio chair, do OC quando for buscar a galera no aeroporto e de delegados que vão precisar. Por isso tente ter o máximo de contatos possíveis e agendar os horários que você já sabe que vai precisar. Segunda job importante: aluguel ou compra de equipamentos de IS e cadeiras. Antes de mais nada converse muito com o IS sobre a real necessidade de equipamentos e a partir disso busque o melhor valor. Quando comecei a fazer a pesquisa de preço, percebi junto com o IS que muitos equipamentos estavam sendo cobrados de nós o valor do próprio equipamento mas para compra, ou seja, a gente alugava mas podia comprar por aquele preço. Decidimos então comprar algumas coisas, como caixas de som, microfones, alguns cabos, mesa chaveadora. O que não compramos acabamos alugando com o seu Ditinho, que já fez várias conferências com a gente. Os projetores é

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CONAL 2013 Organizing Committee Report INFRASTRUCTURE | Isabela Zeraik conseguir emprestados dos CLs (São Carlos, Santa Maria, Porto Alegre, Rio de Janeiro emprestaram), faça um termo de compromisso para dar mais segurança à esses CLs e peça para o chefe de delegação te entregar e não esqueça de identificar tanto o projetor quanto os fios para devolver tudo intacto ao CL. É legal tentar comprar um moldem 3G para garantir internet para o conference team, assim não ficam completamente dependente do wifi do hotel, que muitas vezes costuma falhar. O OC Infra deve ser o ponto de comunicação entre o hotel e o conference team, tudo o que vocês precisarem de informações do hotel, ao invés de cada hora uma pessoa ligar, concentra as informações no OC Infra. Ai vale a pena criar um documento compartilhado para o OC todo colocar as informações que precisa e você ligar no hotel para confirmar tudo certinho. Sem segredo, mas bem importante. Logística do hotel: pergunte quantas garrafas de café o hotel pode fornecer para o evento, na CONAL tínhamos apenas 3 garrafas e não conseguíamos abastecer a plenária o tempo todo. Veja se o número de lixeiras seja o suficiente e se elas estão bem localizadas, sinalize as plenárias, banheiros, dormitórios, restaurante, todos os lugares que possam ser usados. Conferência Booa, começou! Como OC Infra você é o responsável final por levar os delegados até a conferência. No caso do hotel Solar dos Girassóis, em Mairiporã, nós demorávamos em média 60 minutos para chegar até o metro Tatuapé e de lá um OC vai para o aeroporto de Guarulhos e o outro vai para o terminal Tiete. Garanta que você e o OC que vai te ajudar, têm em mãos, telefone dos motoristas, lista com o nome de todos os delegados e de qual delegação são, telefone do chefe de delegação e qualquer outra informação que você julgar necessária. Em Guarulhos peça para o motorista esperar no Bolsão e assim que você estiver com os delegados na área de embarque em desembarque, peça para ele ir até esta área. No Tiete o melhor é pedir para parar na Av. Cruzeiro do Sul, é bem fácil de chegar lá também. Como nós tínhamos pensado no esquema de passagens para facilitar o

embarque, conforme os delegados chegavam eu conferia o nome na lista e entregava a passagem. Quando acabaram as passagens do ônibus 1, desci com os delegados e fiquei recolhendo as fichas conforme eles entravam no ônibus. Isso facilitou demais, pois eu sabia que tinha distribuído 46 passagens, então quando eu tinha essas 46 em mãos, liberei o ônibus. Caso tenha mais de um ônibus partindo do mesmo lugar e você é um único OC, converse com algum delegado que você já tem um contato maior ou mesmo apenas peça para algum delegado trocar o número de telefone com você, assim você vai recebendo as updates e sabe está tudo certinho ou se tem algum imprevisto, como pneu furado, perdidos, etc. Uma situação que, com certeza, você terá que lidar são com delegados atrasados. Acredite, eles vão arrumar seu telefone sabe lá como e tentar conversar para segurar um pouco o ônibus, muitas vezes vão falar que estão bem pertinho, 5 ou 10 minutos e você decide esperar. Isso tem 2 problemas principais, o primeiro é que normalmente a pessoa vai demorar 30 minutos para mais e o outro problema é que vira uma “bola de neve”. Se o horário previsto era 7 horas e você já esperou até 7h30, não custa nada esperar até 7h40 por uma delegação toda. E ai você nunca vai sair de lá, hehe. A melhor coisa é colocar um tempo máximo de espera, eu coloquei 20 minutos e sai de lá com os delegados que já estavam presentes. Ou seja, saiba gerir o tempo, se der para esperar ok, mas se não der, libere o ônibus com o número de delegados que tiver para não atrapalhar o andamento da conferência. Durante a conferência você vai ser um grande staff, o meu maior conselho é: dê prioridade às atividades que vão influenciar diretamente a agenda. Converse muito com o OC Agenda para saber como vai ser a logística de cada sessão e como você pode ajudar nisso, seja o braço direito desse OC! E se você for buddy de alguma sessão, fique 100% do tempo na sessão, garanta que suas outras jobs estão “ok” e que você poderá dar todo o suporte para o FACI. Água e café na plenária serão sempre muito requisitados, esteja atento para repor o mais rápido possível e dar uma limpadinha na mesa e no chão (que sempre derrubam). Preze pela limpeza das plenárias! Voltando ao assunto das passagens, nós distribuímos para os chefes de delegação no check in, pedíamos para eles conferirem se faltava alguma e fazíamos as alterações, caso necessário.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report INFRASTRUCTURE | Isabela Zeraik No dia do Y2B conforme os ônibus iam chegando nós pedíamos para as pessoas com as passagens daquele ônibus já se aproximarem e formarem fila, o que também facilitou o embarque. O café da manhã seria entregue no ônibus, por isso, converse com o hotel com bastante antecedência para prepararem os lanches em saquinhos e avise quantos devem ser vegetarianos, veganos e quais podem ter carne. Peça para separarem por tipo de lanche e por quantidade. Assim na hora do embarque o buddy do ônibus que normalmente é alguém do MC, vai levar uma caixa de papelão com o número de lanches que precisa. Isso aconteceria caso não tivéssemos atraso na chegada dos ônibus para o hotel, como tivemos um atraso de quase 40 minutos, acabamos por entregar os lanches enquanto os delegados esperavam mesmo. Na dia do evento choveu bastante durante a tarde próximo ao hotel, o que nos deixou bastante apreensivos em relação à volta dos ônibus pela estrada de terra, se tiver algum trecho de terra no trajeto, ligue para a empresa e tente prever se haverá algum problema, se não sentir segurança, tenha em mangas a opção B. Para nós, a opção B foi alugar algumas vans, de última hora, para fazer apenas o trajeto de terra (quem nos socorreu foi o Felix, contato dele será colocado no final do meu report, fica tranquilo). Por fim, todos os ônibus subiram sem problemas, mas de qualquer forma, estávamos preparados com as vans caso surgisse qualquer imprevisto. Último dia de conferência, e de novo, confirme com a empresa dos ônibus o horário, telefone dos motoristas e destino de cada um.

ter esse problema. Apenas um ônibus atrasou mais do que o esperado na volta, cerca de 1 hora e meia, nessa hora, converse com a delegação que está esperando, exponha o imprevisto e fique com eles, para perceberem que não foram esquecidos. Transparência é tudo nessa hora! Pós-Conferencia Acabooou a conferência, mas ainda tem trabalho! Recolher objetos esquecidos, juntar as cadeiras que estarão espalhadas pelo hotel (cheguei a encontrar no quarto), organizar os matérias que terão que ser levados de volta para o office. Se vocês tiveram que alugar as cadeiras, ligue para o lugar que contratou para garantir que vão retirá-las no horário combinado. E novamente, confirmar o ônibus da volta para o conference team com a empresa (você tá manjado nisso já, né? Haha). Por fim, o report, para que as próximas conferências sejam ainda mais sensacionais. Bom, novamente me coloco à disposição para conversar, tirar dúvidas e ajudar com o que puder. Jogue-se de cabeça nessa experiência e tenho certeza que valerá muito à pena! Boa sorte! =D

Nós precisamos de 8 ônibus e 1 van para fazer essa logística final, alguns pontos de atenção para esse momento: - são muitas pessoas cansadas querendo embarcar o mais cedo possível porque estão cansadas (procure saber com antecedência quais são as pessoas que tem passagem comprada e estão com horário apertado e dê preferência à elas); - os delegados não respeitaram o número do ônibus que estava na passagem começam a colocar as malas no bagageiro do ônibus, acabaram colocam mais malas do que a capacidade de pessoas; - São muitos ônibus chegando e saindo ao mesmo tempo, antes de liberar a saída de cada um, entre para ver se tem lugar vazio, se está tudo ok, confirme o destino com o motorista e ai sim, libere. - Certifique-se de que todos os delegados embarcaram, não esqueça ninguém. Quando for liberar o último ônibus da uma geralzinha no hotel antes para não

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LUDIC SPACES Cecilia Koshiikene "Mas o que eu posso dizer é que cada minuto acordado e de correria valem a pena e que não tem nada que substitui os momentos vividos dentro desse time incrível!”

cecilia.koshiikene@aiesec.net


CONAL 2013 Organizing Committee Report LUCID SPACES | Cecilia Koshiikene

Pré-Conferência

desorganização foi um grande aprendizado, pois é uma coisa que definitivamente não estou acostumada. Sendo assim, se você também é dos meus, sempre que ver uma louça suja, um lixo empilhado ou o banheiro inundado, respire fundo, tente se acalmar e faça o que estiver ao seu alcance. O que não estiver, peça para alguém te ajudar, afinal, todos são responsáveis pelo office.

Assim que soube que tinha sido eleita para o OC, procurei saber melhor quais eram as minhas funções e obrigações dentro do time, já que o cargo de Ludic Spaces não estava entre as opções na postulação, e o que encontrei na Job Description foi:

Bom, quando chegamos, a primeira coisa que teve que ser feita for organizar a garagem, que estava intransitável. É uma job que, a princípio, não era minha, mas o fato de eu ter ajudado a organizar a garagem me ajudou a decidir o que poderia ser feito com os materiais que já tínhamos.

- Ser responsável por decorar todas as plenárias, festas, salas e espaços da conferência; - Planejar, organizar e preparar os espaços lúdicos da conferência; - Responsável final pelos espaços lúdicos da conferência;

Também é interessante que você vá à 25 de Março junto com a OC Materials. Lá você verá muitos materiais que podem ser melhor utilizados do que os que pensou inicialmente e, até ter novas ideais para os espaços e festas. Mas vá com muita calma e disposição pois a 25 já é uma loucura normalmente, e perto do Natal é mais cheia ainda!

Fazer parte de um OC de conferência nacional é algo realmente inesquecível. Caso você aceite esse desafio, você irá viver os melhores (e piores) momentos da sua XP AIESECer, mas de maneira alguma irá se arrepender. E se tiver a sorte que eu tive, fará amizades para a vida inteira!

Como você pode ver, a JD é bem ampla, e como eu nunca tinha ido a uma conferência nacional, e nem mesmo conhecia o hotel, fiquei bem perdida no começo. O primeiro passo para decidir o que seria realmente feito foi fazer uma reunião com o Heron, MC responsável por Ludic Spaces. Nessa reunião ele me explicou o motto da conferência e toda a ideia por trás dele, e como tudo isso poderia se transformar em decoração e em espaços lúdicos. Foi nela, também, que já foram decididos vários espaços e interações da conferência, tais como o DNA gigante, a decoração temática por países nas plenárias, a decoração da plenária principal e a evening no lago, que, posteriormente, aconteceu na piscina. Essa conversa foi o ponto crucial para que eu começasse realmente a pensar na logística de tudo que seria feito. Chegada ao office Eu e a Priscila, OCP, fomos as primeiras a chegar no office que, para a minha surpresa, estava cheio! Além do OC do Youth to Business, estavam também no office VPs e LCPs que estavam participando de task force e summit. O dia a dia no escritório já é meio tumultuado por natureza, mas com tanta gente chegando e saindo, pode ficar bem estressante. Para mim, conviver com essa

Assim que a Bruninha, OC Materials, chegou, pude conversar com ela sobre o que tinha sido planejado para os espaços, e quanto de material eu precisaria para cada um deles. Essa lista, porém, mudou várias vezes, pois as ideias, tanto minhas quanto do próprio MC, mudavam muito. Nessa época, o fato de eu não conhecer o hotel ainda me deixava muito indecisa do que poderia ou não ser feito, o que acabou me tomando muito tempo. Eu só fui conhecer o hotel uma semana antes do pré-meeting, quando eu, a OCP, OC Infra e a OC Delegates tivemos que resolver assuntos pendentes com o hotel. E foi só aí que eu percebi o quanto algumas ideias que tinham surgido na conversa com o Heron eram meio malucas. A começar pelo TNT verde e amarelo no teto da plenária principal que tem sete metros de altura. Além disso, também tinha o DNA gigante que ficaria no foyer com várias fotos penduradas em volta dele, sem contar a tal da evening no lago. Esse foi o momento de levar o susto, mas de também começar a colocar a mão na massa pois ainda tinha muita coisa a ser feita! Festas Nessa CONAL decidimos fazer uma enquete entre os delegados para que

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CONAL 2013 Organizing Committee Report LUCID SPACES | Cecilia Koshiikene decidissem os temas das festas. Foi feito um brainstorm dentro do OC com ideias de temas para as festas e soltamos uma form para os delegados. Os temas decididos foram:

alguns MCs, colocou o TNT no teto da plenária principal. O teto era muito alto, por isso usamos um andaime (que era muito pesado) e precisou ser arrastado por toda a plenária.

- Baile de Máscaras - Festa do Pijama - Festa Glow - Micareta - Rei do Camarote

Outro espaço que tomou muito tempo e que só conseguir fazer graças a ajuda do resto do time foi o DNA. Ele foi feito com macarrão de piscina, bolinhas de plástico e arame, mas precisei de uma estrutura de metal para mantê-lo em pé. Mesmo assim ele foi montado e desmontado diversas vezes pois não estava exatamente como eu imaginava. Durante todo o tempo em que montei ele, acredito que cerca de dez pessoas me ajudaram, e, foi graças a elas, que eu consegui terminar a tempo.

Passe a lista das festas antes para o MC, pois algumas podem ser vetada por questões logísticas ou até mesmo de segurança dos delegados, como foi o caso da Pool Party que foi trocada pelo Rei do Camarote. A decoração das festas foi feita toda ainda no office. Foi tudo bem simples por causa do orçamento apertado, tínhamos 700 reais para todos os espaços lúdicos, porém, recortar cartolina e papel laminado pode ser bem trabalhoso e toma um certo tempo. Desta forma, peça ajuda aos OCs que estiverem tranquilos no office para te ajudarem nessa parte. Também decidimos soltar uma form para quem quisesse ser DJ das festas durante a conferência. Algumas pessoas se inscreveram, mas durante a conferência vários fuckups aconteceram, como delegados que ficaram doentes, por exemplo, o que atrapalhou o andamento dessa parte da festa.

A decoração das plenárias também deve estar pronta nessa etapa. Eu já tinha preparado ela no office, então só tive que colar o material na parede. Nesse momento, é importante alinhar com o OC ER o que também pode ser feito em relação a espaços interativos de parceiros dentro das salas. Eu e a Amanda, OC ER, decidimos, por exemplo, fazer perguntas sobre os países homenageados em cada sala. O delegado que acertasse a pergunta ganhava um brinde de uns dos parceiros da conferência. Foi a forma que encontramos para que os delegados interagissem mais com os espaços feitos nas plenárias. Da mesma forma, é legal pensar na cultura AIESECer e em coisas com as quais os delegados realmente irão interagir. Pensando nisso fiz uma Smash Wall no foyer e que foi bem recebida pelos delegados.

Se escolher usar delegados como DJ, alinhe muito bem e com uma certa antecedência como ocorrerá o trabalho dele: confirme se ele levou pendrive, se tem uma variada playlist e se realmente está disposto a ficar como DJ em boa parte da festa. Mesmo que esteja tudo alinhado, sempre tenha uma playlist no seu computador.

Muitas vezes os delegados não querem ser os primeiros a escrever em um espaço interativo. Então, já deixe algo escrito no espaço, como se algum delegado já tivesse interagido. Tentamos isso e deu muito certo!

Pre- Meeting

Assim que os primeiros delegados começam a chegar a loucura e o tumulto chegam juntos. O tempo voa e quando você se dá conta já está na hora de montar a primeira festa. Tente começar a organizá-la no fim da tarde, enquanto ainda estão acontecendo as sessões, pois geralmente na hora da janta você estará em reunião com o OC. Para arrumar a festa você, mais uma vez, vai precisar da ajuda de outro OC, afinal encher balões e colar papel laminado na parede pode tomar mais tempo do que você imagina! Quem me ajudou muito

Este é o trabalho mais pesado do OC Ludic Spaces. O pre-meeting é o momento de finalmente montar e preparar tudo aquilo que você planejou durante quase um mês. Muitas vezes você não dará conta de tudo sozinho, então é muito importante pedir ajuda com as coisas que demandam mais mão de obra. Uma das pessoas que me ajudou muito foi o Chester, OC IS, que, com a ajuda de

Conferência

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CONAL 2013 Organizing Committee Report LUCID SPACES | Cecilia Koshiikene nesses momentos foi a Luisa, OC Stock, que era praticamento a OC Ludic Spaces 2. Aproveite esses momentos também para dar risada junto com o seu time e desestressar um pouco... Nas festas em si você geralmente não terá trabalho. Fique na festa pelo menos um pouco, supervisione se tudo está acontecendo como o previsto: iluminação, som. DJ, etc... E, se possível, ajude o responsável da noite a fechar a festa. Nunca é uma tarefa fácil, mas você sempre tem que manter a paciência com os delegados. A única festa que exigiu uma logística maior durante a conferência foi a Micareta. Colocamos a caixa de som na carroceria do carro de um MC e fizemos uma concentração no estacionamento dos dormitórios. Nesse momento, foi muito importante a participação do Chester, OC IS, para ver a logística do som e de cabos. Assim que tínhamos um considerável número de delegados na concentração, descemos para o estacionamento do salão de festas. Durante o caminho tivemos que cuidar para que ninguém pisasse ou desligasse o cabo do som que estava ligado na tomada. O cabo também não era tão comprido como deveria, e algumas vezes tivemos que desligá-lo para conectar em uma tomada mais próxima, já que o carro estava se locomovendo. Mas assim que o carro chegou ao salão de festas tudo deu certo! Awards Geralmente há um time do MC responsável pelo Awards, mas ajude no que for necessários em relação à decoração, tanto da plenária quanto do restaurante. Dessa vez o MC achou legal fazer algo diferente na janta, porém o dia do Awards foi bem tumultuado para o OC e decidimos fazer algo rápido e prático: colocar velas em todas as mesas na hora da janta. Porém, por causa do horário de verão, ainda estava sol e as velas não apareciam tanto, além do vento dos ventiladores apagarem elas. Arrumar a plenária para o Awards geralmente é papel de todo o OC, pois temos pouco tempo e muitas coisas a serem feitas. Nessa conferência decidimos colocar tapetes vermelhos nas entradas, iluminação no chão em volta do palco e um letreiro do “Awards” em dourado na parede. Parece simples, mas você já vai levar um bom tempo só para organizar as cadeiras em fileiras!

Na noite do Awards leve mais cadeiras para a plenárias do que o número de delegados, pois chegam muitos parceiros e alumni, e é melhor sobrar cadeiras do que faltar você ter que sair correndo no meio do Awards atrás de mais cadeiras. Tirando isso, seu trabalho durante a conferência será mais para ajudar outros OCs, como por exemplo: montar e desmontar breaks, levar águas para as plenárias, ser buddy de sessões, ajudar delegados doentes. Durante a CONAL desse ano tivemos um grande número de delegados passando mal. Cerca de 200 pessoas ficaram doentes durante a conferência, incluindo alguns OCs e MCs, o que, algumas vezes, desfalcou o nosso time. Frente a isso, tivemos que priorizar o que deveria ser feito. Em vários momentos deixei de lado meu trabalho como OC Ludic Spaces para cuidar de delegados doentes, ou de sessões que estavam acontecendo. No terceiro dia de conferência, por exemplo, a empresa dona das armações de ferro que utilizamos para montar o DNA apareceu no hotel para buscá-las. Até aquele dia achávamos que as armações eram do próprio hotel, tendo em vista o fato de elas serem usadas em todas as conferências. Foi uma surpresa para mim quando encontrei o DNA desmontado. Queria remontá-lo em outro lugar, mas não tive tempo nem cabeça para isso com tantas outras coisas acontecendo. É importante que você tenha essa visão que a partir do momento que a conferência começa, você vai trabalhar no que for necessário para o time, seja organizando festas, orientando delegados em quais ônibus devem entrar ou separando materiais para as sessões. Pois no fim o que vale é a experiência de time e saber que você fez o seu melhor para o Conference Team e para os delegados. Durante esse mês em que eu trabalhei no OC, cheguei ao meu limite físico e mental algumas vezes, e em todas elas eu aprendi algo que vou levar para o resto da vida. Ouvi várias vezes a frase: “OC não dorme, OC não descansa” e gostaria de dizer que isso é mentira, mas não é. Mas o que eu posso dizer é que cada minuto acordado e de correria valem a pena e que não tem nada que substitui os momentos vividos dentro desse time incrível!

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MATERIALS Bruna Gonçalves "Ser OC CONAL foi a experiência mais intensa que tive dentro da AIESEC! Entregar a conferência que mudaria o rumo da AIESEC no Brasil e que daria início a gestão de novos EBs estava em nossas mãos! Jamais vou esquecer desse mês de dezembro/2013 e dos meus alpacos, sereios e princesos <3”

bruna.goncalves@aiesec.net


CONAL 2013 Organizing Committee Report MATERIALS | Bruna Gonçalves Oi OC/postulante! Quero começar dizendo que a experiência de ser OC CONAL foi a mais intensa que eu tive dentro da AIESEC. Você, junto com o resto do time, precisa fazer acontecer a conferência mais importante para a gestão daqueles delegados em um pouco mais de um mês. E por mais que o trabalho seja duro, aproveite o seu time, tenho certeza que você vai levar cada um deles para o resto da vida, assim como eu vou levar cada um do OC Amplifier. PRÉ CONFERÊNCIA Como cheguei no office cedo, não tive muita job online, apenas ler os reports das conferências passadas e conversar com os outros OCs Materials. Cheguei no office duas semanas e meia antes do dia de ir para o hotel e, por coincidência, foi no mesmo dia em que chegou a Lu (OC Stock). Assim, nos nossos dois primeiros dias arrumamos os materiais da garagem. A garagem é sempre uma surpresa, nunca se sabe que tipo de material se pode encontrar e muito menos a quantidade dele, lá tem muito de tudo! É muita caneta, canetinha, canetão, papel etc. Se prepare para ter um pouco de paciência para organizar e catalogar tudo. É importante fazer isso com atenção porque pode poupar a compra de alguns materiais. Depois de tudo organizado, comecei a fazer a lista de compras, me baseando nos materiaia básicos como caneta, canetão, giz de cera, lápis de cor, canetinha, papel kraft, papel sulfite, tinta etc e a levantar a quantidade de cada material que íamos precisar. Na semana seguinte que cheguei, separei um dia só pra fazer orçamento na 25 de março e na Kalunga (lugares que você vai se familiarizar bem durante o OC). Foi muito bom ter feito isso, porque pude conhecer as lojas que compraria mais, localização e fazer alguns achados para os materiais de ludic spaces que a Ciça (OC LS) já tinha me pedido. É sempre bom ir mais de uma pessoa pra te ajudar a encontrar os materiais e, no meu caso, a OC LS foi junto, então ela também podia ter algumas ideias de espaços para a conferência.

Algumas lojas que com certeza você vai comprar: Armarinhos Fernando para papelaria no geral, Nifon para tecidos e TNT, Festa Já para coisas das festas e Kalunga para papel kraft e materiais de papelaria de última hora. Estipule uma DDL para os FACIs te pedirem os materiais desde o dia em que você chegar lá, principalmente se for algo extraordinário. Eles costumam enrolar, mas fique firme na DDL, se não, você fará as compras somente no dia de ir pro hotel, e, por experiência própria, isso é muito estressante. Eu precisei ir duas vezes na 25 para comprar os materiais e como é muita coisa chame mais duas ou três pessoas para te ajudarem. No primeiro dia eu voltei de carro e no segundo, de táxi. Dependendo do que for sendo comprado, compensa pegar o táxi para não precisar enfrentar o metrô, principalmente se for entre às 17h e 19h. Eu não pude acompanhar os dryruns individuais, mas a OC Agenda acompanhou e anotou tudo o que era referente a materiais, logística, IS etc. Tem que ter alguém do OC nos dryruns para pegar essas infos, se o Agenda não puder, é bom dividir entre o resto do time. CONFERÊNCIA Bom, chegamos no hotel na quarta de noite e apenas descarregamos o ônibus. No dia seguinte, eu e a Lu (OC Stock) arrumamos o conference room. É bem importante deixar todos os materiais separados, o que é de sessão, o que é de ER e o que é do Shop e colocar para o CT que apenas os responsáveis por cada área podem entrar naquele espaço. Na CONAL, deixamos bem separado o espaço de Materials e fechamos com uma bancada, apenas eu e a Stock podíamos entrar lá para pegar material e sempre tinha uma das duas lá. Isso ajuda no controle da quantidade de material que está indo, se vai precisar comprar alguma coisa de emergência e a ninguém pegar um material que já estava separado para alguma sessão. Sempre deixava todos os materiais do próximo dia já pronto em saquinhos e uma boa quantidade de flipchart cortado.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report MATERIALS | Bruna Gonçalves Durante todo o tempo de OC, eu e a Stock trabalhávamos muito juntas! A gente brincava que nós éramos uma única pessoa e isso me ajudou muito para organizar e separar os materiais. Vai ter FACI pedindo material de última hora? Vai. E a única solução é ter calma e ver o que você pode fazer. Mas, o mais importante a se falar nessa parte, é que você é OC. Ou seja, se as suas jobs estão mais tranquilas, com certeza tem gente precisando de ajuda, então não fique preocupado apenas na sua JD e saiba que a entrega da conferência inteira também é responsabilidade tua, independente do cargo =) Conheça os remédios que vocês vão levar! No começo eu apanhei um pouco para saber o que podia dar em cada situação. Também é importante deixar o conference room limpo e organizado. Como você vai passar boa parte do tempo lá, é saudável para você mesmo. PÓS CONFERÊNCIA Bom, agora chegou a hora de organizar a garagem de novo. Eu tentei separar os materiais de parceiros que não chegamos a usar nos armários de cima para guardar para as próximas conferências. Por sorte, todo o OC que ainda estava em SP me ajudou, daí conseguimos terminar de organizar tudo na metade de um dia. Assim, você terá tempo para curtir os últimos dias com o seu time, turistar em SP e, claro, escrever o seu report tranquilamente. Espero que você tenha uma experiência tão incrível e um time tão maravilhoso como eu tive! Com certeza jamais vou esquecer desse mês que passei como OC. Queria também agradecer ao OC Amplifier por dividirem esse momento comigo. Vocês são incríveis! Amo vocês! OBS: Se quiser a lista dos materiais comprados, é só pedir =)

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STOCK Luisa Martins

"Ser OC da conal não foi fácil. Foi desafiador e me deu muito medo no inicio. Por isso mesmo foi a melhor experiência que eu já pude ter na @, na qual superei meus limites, enxerguei minha real capacidade e conheci pessoas muoto incriveis! Depois de todo o trabalho, você percebe que cada segundo valeu a pena e que você criou laços para a vida toda, e se desenvolveu sem ao menos ver!! É a experiência mais enriquecedoura que já tive, marcando minha vida e me levando sempre mais longe,além do que eu poderia imaginar para mim!”

luisa.martins@aiesec.net


CONAL 2013 Organizing Committee Report STOCK | Luisa Martins Olá! Parabéns por ter sido escolhido para o cargo de OC Stock, ou parabéns por estar tentando se postular =) Bem vindo a melhor experiência de time que a AIESEC pode te proporcionar! Se prepare! Ainda na sua casa, se organize. Para viajar pra São Paulo, para fazer tudo que você tem que fazer antes de se dedicar totalmente ao OC, para que você realmente possa chegar cedo ao office para fazer suas jobs e ajudar os demais. É possível fazer coisas paralelas no office, mas se dedicar ao OC e as suas jobs vão tomar muito do seu tempo, e ele é muito precioso, acredite! Sua primeira job na verdade será em casa, você precisará ler os reports de conferências passadas para ter uma ideia melhor do que você vai fazer. Também entre em contato com OCs antigos, eles são atenciosos e vão te ajudar bastante! E isso é só um aquecimento pro tanto de trabalho, e diversão que você terá. Em relação aos seus pertences, coloque tag em tudo que você achar necessário! Fique esperto, muita coisa pode sumir por lá, são muitas pessoas vivendo no mesmo lugar, e o que não tem tag é de todo mundo! Tente evitar que a sala do OC vire uma bagunça, o OC Stock é um grande responsável por controlar a organização do Office também. A escala de limpeza é sua responsabilidade, uma das primeiras coisas que fiz foi elaborar essa escala, com o nome de todos que estavam vivendo lá, inclusive o pessoal do OC do Y2B. Essa é uma responsabilidade sua, mas eu sempre gosto de ter a opinião de outras pessoas no que faço então a Bruninha, OC Materials, também me ajudou bastante nessa parte. Organizamos todo mundo por duplinhas e pensamos nas tarefas básicas que teríamos que fazer para podermos viver lá, coisas como pegar o lixo dos banheiros e varrer os cômodos. Colamos a escala na cozinha e foi sucesso! A casa permaneceu habitável durante o tempo que estávamos lá e o pessoal normalmente fazia suas tarefas :) Chegando no Office, sua primeira job de verdade (importantíssima) é organizar a garagem. É importante tirar tudo que há lá dentro, contar e devolver tudo da forma mais organizada possível, você é a pessoa chave que sempre vai saber onde estão as coisas! Fiz essa job com a OC Materials, logo no nosso primeiro dia, deu muito trabalho, mas de fato isto é muito importante. O armário está separado em escritório, papelaria, ludic space e IS, e você precisa organizar um por um, gaveta por gaveta. Parece chato, mas se você foi eleito para OC Stock, então seu OCP sabe que você vai gostar do que tiver que fazer! A parte de IS, na verdade, fica mais sob a responsabilidade do OC IS, pois eu pelo menos não

entendia nada de cabos ou projetores, então eu não conseguia taguear todas aquelas coisas! Mas tente acompanhar a organização dessa parte de qualquer maneira, ofereça ajuda ao IS e sempre cheque se ele ou ela estão tagueando tudo e tem todo o material necessário. Durante seu tempo no Office, você não terá tantas jobs específicas do seu cargo, mas sempre dá pra ajudar alguém que está mais atarefado. Eu estava sempre tentando ajudar mais a Bruninha, OC Materials, pois nossas jobs estavam MUITO ligadas. O OC Stock vai precisar ter um relacionamento muito bom com o materials, pois um trabalho complementa o outro, e muitas vezes vocês precisam fazer coisas juntos, a maioria das coisas na verdade. Eu, por exemplo, acompanhei a Bruninha nas compras de materiais, fui na 25 de março 2 ou 3 vezes, passamos a tarde por lá e compramos todo o material que era necessário. A Bruninha participava dos dry-runs e anotava tudo que era necessário, daí checávamos se tínhamos aquele material ou não, e depois saímos para as compras para pegar o que estava faltando. Sobre as compras a Bruninha realmente vai saber falar melhor, eu apenas a acompanhava para ajudar a carregar as coisas, e também para ter o controle do material que estava entrando. Quanto às compras, não é exatamente sua job, mas pra mim foi bem legal. Conheci a 25 de março e a Kalunga que fica perto do Office. É uma coisa bem cansativa, se você for sair para as compras esteja preparado para enfrentar gente, bagunça e, dependendo da época, muito calor. Deixe tudo que for comprado separado, não coloque nada em uso porque com certeza na parte de escritório ainda tem muita coisa para ser usada. Colocamos caixas e sacolas de produtos todos separados na salinha ao lado do dormitório, em cima da “mureta” que existe ali. Colocamos avisos pedindo para ninguém mexesse, e escrevemos nas caixas o que elas continham, assim como nas sacolas. Os produtos do shop e o que recebemos de parceiros também ficaram separados ali. É muita coisa pra fazer e parece que você vai ficar um tempo infinito no Office antes de ir para o hotel, mas isso não é verdade! Como eu disse, tempo é precioso, quando você menos esperar você precisa encaixotar tudo que está naquele lugar para levar para a conferência! Tente juntar bastantes caixas para levar tudo, na CONAL tínhamos muitas caixas e ainda levamos algumas desmontadas porque elas sempre acabam sendo úteis.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report STOCK | Luisa Martins Antes de ir para o hotel, tenha a certeza de que comprou todo o material que era necessĂĄrio, o OC Materials com certeza terĂĄ essa lista em mĂŁos, e vocĂŞ terĂĄ o controle de que aquele material realmente dĂĄ para o nĂşmero de dias e delegados que vocĂŞs precisarĂŁo contemplar. Encaixote absolutamente TUDO que estiver no Office, tente fazer isso com calma e equilĂ­brio, pois quando eu fui fazer isso eu tinha acabado de voltar da 25 de março, estava toda atordoada e acabei esquecendo de colocar algumas coisas nas caixas que depois fizeram falta na conferĂŞncia, ou tivemos que pedir para outras pessoas que estavam em SĂŁo Paulo para que elas levassem o que havia sido esquecido. Lembre-se de encaixotar tambĂŠm coisas uteis que vocĂŞ possa encontrar no escritĂłrio na parte em que o MC trabalha, coisas como extensĂľes, adaptadores, e que estejam taggeadas! Pense que no fim dĂĄ tudo certo, mas tenha responsabilidade! Enquanto toda essa loucura de materiais estiver rolando, lembre-se de descansar, pois Ă s vezes o horĂĄrio comercial pode ser cruel com alguns, e todos precisam se manter descansados atĂŠ o final da conferĂŞncia! Aproveite seu OC! Essa ĂŠ sua chance de conhecer pessoas Ăşnicas com as quais vocĂŞ vai criar laços que vocĂŞ nunca imaginou! O trabalho vale a pena exatamente por conta das pessoas com as quais vocĂŞ vai conviver :D E se controle na hora de gastar, vocĂŞ sempre vai querer sair pra comer com a galera, SĂŁo Paulo ĂŠ uma cidade realmente maravilhosa para se fazer isso, mas ela tambĂŠm pode engolir todo o seu dinheiro rapidamente! Economize quando der, e se divirta sempre que puder, aproveite! Chegando no hotel, sua maior responsabilidade ĂŠ organizar o conference room. VocĂŞ vai ter MUITA coisa para organizar, mas com certeza vocĂŞ levou vĂĄrias caixas e sabe onde tudo estĂĄ, entĂŁo isso facilitarĂĄ seu trabalho. Mais uma vez, essa ĂŠ uma job que pode ser dividida com o OC Materials, ele tambĂŠm precisa ter o controle de onde estĂŁo as coisas, e vocĂŞs vĂŁo trabalhar muito juntos na conferĂŞncia tambĂŠm organize tudo no prĂŠ meeting e crie as regras e espaços do conference room. Na CONAL fechamos um espaço para o shop, um para ER e um para materials, e neste espaço sĂł poderiam entrar os determinados OCs (shop, ER, materials e stock). Existia tambĂŠm o canto de IS, para guardar as coisas eletrĂ´nicas, o canto das mochilas, pois se vocĂŞ nĂŁo determinar onde elas devem estar o CR fica uma bagunça maior ainda, e o resto era workspace, onde o pessoal do MC e OC podiam trabalhar ou descansar :) Ă&#x2030; importante tambĂŠm que o CR esteja bem sinalizado, com plaquinhas para

cada canto que vocês determinarem, assim como com avisos claros de que aquele Ê um espaço apenas para o OC e o MC, então deve ser evitado a presença de delegados no lugar, ou de quaisquer outras pessoas. A chave do CR tambÊm Ê responsabilidade sua, o cômodo vai ficar cheio de coisas de valor, como notebooks e mochilas, e a sala precisa sempre ter alguÊm nela ou estar trancada quando ninguÊm estiver lå. Isso Ê muito importante, logo que chegar jå ache uma maneira de pendurar a chave no seu pescoço ou sempre saber com quem ela estå. Você vai passar boa parte da conferência lå dentro, então você pode vigiar e arrumar tudo sempre, mas quando não estiver lå, lembre-se do detalhe da chave. Por mais que você seja organizado, a sala vai ficar uma bagunça no final do dia, acredite. Não se sinta mal e nem se mate tentando arrumå-la o tempo todo, espere os horårios nos quais tem menos gente na sala, o que normalmente vai ocorrer pela manhã, e aproveite para organizar o que você puder, varrer a sala, pegar materiais jogados, etc. Quanto aos materiais de sessão, eu e a Bruninha tentåvamos sempre organizå-los um dia antes, então no final da segunda-feira, jå tínhamos o material da terça-feira todo separado. Tentamos manter esse ritmo, mas Ê claro que os imprevistos surgem e às vezes não då tempo de deixar tudo pronto, então sempre tenha as coisas mais båsicas na mão, coisas como canetão, canetas, flipchart (se prepare para cortar muuuitos flipcharts), post it, folha sulfite...deixe todas essas coisas separadas porque eventualmente alguÊm vai aparecer e fazer esses pedidos de materiais na última hora, e às vezes o OC Materials não estå na sala e você precisa atender o pessoal. Os canetþes, canetas, fita crepe e rascunhos você pode deixar na mesa para o pessoal pegar, para que você não precise ficar pegando estas coisas toda hora. Deixe que eles peguem mas deixe sempre avisado para eles devolverem tudo! Quanto mais material voltar, melhor! O que nós fizemos e que funcionou bem foi a caixa de devolução, colocada logo ao lado das demais caixas de caneta, canetão e fita crepe. Desse modo, o pessoal não vai deixando tudo espalhado e pelo menos a maioria dos materiais volta para o CR, e ai Ê só você arrumar tudo no seu devido lugar as caixinhas de devolução tambÊm funcionaram bem nas salas em que as colocamos, Ê só montar algumas caixas e encapå-las bonitinho, e indicar que elas são caixa de devolução. Muitas vezes os delegados não sabem para quem devolver as coisas no final da sessão, e as caixinhas dessa vez

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CONAL 2013 Organizing Committee Report STOCK | Luisa Martins ajudaram bastante. Depois é só passar nas salas e recolher o que eles devolveram, essa ideia genial foi da Bruninha :) Acima de OC Stock, você é OC, então esteja em sintonia com todo o seu time, saiba de tudo que está acontecendo e esteja preparado para atender delegados também, porque eles vão bater na porta do CR e pode ser que você esteja lá sozinho algumas vezes. Ajude em tudo que você puder, dentro e fora do CR. Muitas vezes o OC Materials vai estar com você lá no CR, então você pode sair para ver se pode ajudar em outras coisas, carregar coisas, levar coisas, enfim, vão surgir muitas coisas para fazer e você não está apenas limitado ao CR. AWARDS – Como eu disse antes, minhas jobs não eram muitas, então a Pri acabou me encarregando do awards. O que eu tinha que fazer era bem simples, estar em contato com os responsáveis pelo awards no MC (na CONAL era a Day e o Dimi), e eu devia checar com eles o que eles queriam, quantidade de troféus, certificados, o tapete vermelho, o papel picado, ou qualquer outro material ou coisa que eles precisassem na noite do awards. Cobre isso deles, pois quanto mais rápido você souber o que eles querem, mais rápido você pode mandar fazer o que é preciso. Assim que eles te mandarem o que querem na inscrição do certificado, peça para alguém fazer a arte e já mande isso para impressão. Na CONAL imprimimos muitas coisas na gráfica Delite, a Danielle era quem me atendia, respondia emails bem rápido, e entregavam tudo lá no Office. A Fer (OC shop) foi quem mais trabalhou com a gráfica, mas ela acabou fazendo vários serviços para a gente em geral.

eles oferecem um budget mais flexível, o importante é realmente consegui-los a tempo. Eles chegaram apenas na terça-feira e a moça conseguiu com que eles fossem entregues lá no hotel mesmo! Deu tudo certo, mas pense com carinho nessa job, pois foi bem emocionante pra mim, depois de toda a luta que eu tive pra conseguir esses troféus, ver o pessoal sendo premiado na noite do awards e algumas pessoas até chorando por ter recebido aquilo! O tapete vermelho foi TNT mesmo, que compramos na 25 de março, mas ficou bem bonito pois compramos 40 metros e ele ficou em duas camadas no chão. Esse pano vermelho provavelmente foi embora pro Office, então é bom conferir antes de comprar mais porque ele ainda deve existir! Lembre-se de comprar papel para a máquina de papel! Ele precisa ser do mais fininho, daquele de presente, e tente comprar ele já picado pois passamos o dia picando papel e ele não rende! Infelizmente tive que ir embora ao dia seguinte da conferência e não pude ajudar na arrumação do Office depois, então a Bruninha vai saber melhor onde as coisas estão localizadas lá agora =) Por enquanto é isso que eu gostaria de passar para você! E queria te desejar muita sorte e felicidade nesses dias tão intensos da sua vida! Dúvidas, problemas ou qualquer coisa que quiser me perguntar é só me procurar, estou a disposição!

Os troféus também são muito importantes, eu demorei para conseguir pedi-los, então a minha dica é que você veja quantos troféus eles precisam, como cada um deve ser e que você faça uma arte bonitinha para cada um, ou arrume alguém que saiba fazer a arte! O Vilson, OC IS, me salvou na parte de design dos adesivos e troféus! Para os troféus do brasileirão eu comprei 7 tacinhas na 25 de março, no mercadão dos esportes. Não eram gravadas, mas encomendei adesivos para essas taças, também na gráfica delite. Fizemos uma arte bonitinha para os adesivos e depois colamos nas taças. Os troféus foram encomendados na Ponto troféus, e eu estava em contato com a Thaís, sempre atenciosa e respondia os emails rápido. Como disse, precisei da ajuda do Vilson para fazer essa arte dos troféus, e os preços sempre eram passados antes pelo OC Fin Vampeta ou pelo Saulo, mas na questão dos troféus

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INFORMATION SYSTEMS Pedro Flosi

"Não existem palavras para descrever a experiência de OC CONAL. Eu corri, subi, desci, carreguei peso, me cansei, chorei e sorri. Mas o que ficou foi a família, a experiência, o carinho e a realização. Depois disso, e não mais que de repente, tudo se tornou saudade..."

pedro.flosi@aiesec.net


CONAL 2013 Organizing Committee Report IINFORMATION SYSTEMS | Pedro Flosi Olá caro aspirante, postulante, postulado ou eleito. Se você tomou a decisão de se candidatar a uma vaga em um time de OC nacional, parabéns! Você está prestes a vivenciar uma das que pode vir a ser a melhor experiência da sua vida (so far)! Para o cargo de OC IS existem alguns pequenos requisitos que devem ser considerados pelo postulante. Algum conhecimento técnico de cabeamento básico, manipulação de mesa de som e edição de som são esperados. Em minha opinião, esses requisitos são importantes, mas facilmente aprendidos por alguém que esteja entusiasmado e motivado a fazer as coisas darem certo. Se você não entende nada de cabeamento, iluminação, som, projetores e etc. Eu sugiro que tire um tempinho para estudar isso antes de assumir o cargo, vá para o office com antecedência necessária para testar os equipamentos, conhecer o funcionamento e buscar prever as situações que você será exposto durante o evento. O importante é não ter medo de tecnologia e se aventurar em algo novo! E converse com quem já assumiu o cargo (como eu)! Isso diminui em muito a curva de aprendizado e pode te salvar de muitos fuck-ups. Pré-Conferência Na CONAL 2013, os cargos de IS foram divididos em IS Equipamentos e IS TI. Neste Report, vou falar sobre o cargo de OC IS Equipamentos. O responsável pelos equipamentos deve ser capaz de montar, manipular e gerir todos os insumos eletroeletrônicos da conferência. Garantir que tudo estará funcionando apropriadamente para as sessões e resolver quaisquer imprevistos que venham a ocorrer. No momento pré-conferência o nível de trabalho é baixo. O OC IS deve testar todos os equipamentos do Office, taggeá-los para manter o controle do que se tem e não tem na garagem e se certificar que tudo que é necessário para o funcionamento das sessões esteja em ordem. Nesse momento é imprescindível o trabalho conjunto com o OC Agenda e OC Ludic Spaces (se houver), para dimensionar os requisitos técnicos das sessões, das festas e quaisquer outros momentos mirabolantes que o MC resolva praticar.

Além disso, certifique-se de consolidar um banco robusto de músicas de todos os tipos e principalmente Roll Calls. Você será cobrado e MUITO disso durante a conferência. Peça aos seus amigos de time, seu CL de origem, ao MC etc. Quanto mais Roll Calls e músicas diversas você tiver no seu computador, melhor! Um ponto de atenção importante pré-conferência são os aluguéis de equipamentos. Na CONAL 2013, eu realizei uma compra grande de equipamentos de multimídia capazes de suprir praticamente todas as necessidades das conferências do mesmo porte da CONAL 2013. Uma exceção é feita para os projetores. Dependendo da quantidade de seções simultâneas que ocorrem na conferência, você TERÁ QUE ALUGAR projetores. Você terá que pesquisar novos fornecedores desses equipamentos, pois nosso fornecedor atual não trabalha somente com projetores, pois o valor pago não compensaria o custo do frete. Outro ponto importante é que a compra realizada NÃO CONTEMPLA O CABEAMENTO NECESSÁRIO PARA REALIZAR TODAS AS LIGAÇÕES, ou seja, você terá que dimensionar um cabeamento para compra a fim de ligar todas as caixas de som, microfones e afins. (Em caso de dúvidas nesse sentido, entrar em contato comigo). Nos tempos livres, aproveite para ajudar outros OCs a estruturar planilhas, carregar coisas, organizar o office e qualquer outra tarefa que esteja a seu alcance. É importante lembrar que independente do cargo, você faz parte de um time! Aproveite a experiência completa. Na Conferência Durante a conferência é hora de colocar tudo em prática e garantir que tudo funcionará. Neste momento o nível de trabalho é altíssimo. O OC IS é o primeiro a acordar e o último a ir dormir. Toda integridade técnica da conferência está em suas mãos (no pressure). É importante se manter sempre calmo, paciente e alerta. Divida as tarefas com o outro OC IS (Se houver), defina os responsáveis pela plenária principal nos diferentes dias e quem cuidará das sessões funcionais.

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CONAL 2013 Organizing Committee Report IINFORMATION SYSTEMS | Pedro Flosi Na CONAL 2013, eu fiquei responsável durante toda a conferência pela plenária principal. As responsabilidades são: Controlar as apresentações ppt das sessões, disparar as músicas, vídeos e efeitos sonoros nos momentos acordados das sessões e claro, resolver qualquer fuck-up eventual. Vou repetir que é importante se manter sempre paciente e procurar resolver os problemas com calma. O cargo de IS é o cargo que se tudo corre bem, ninguém dá importância, mas o menor dos problemas pode comprometer uma sessão inteira. O melhor que você pode fazer é procurar prever e evitar qualquer eventualidade que possa vir a ocorrer e se manter alerta. Alinhe muito bem as sessões com os facis antes de elas começarem e pegue todos os vídeos e apresentações que serão utilizadas, timing é imprescindível. O ideal é que isso esteja alinhado e ensaiado dias antes da conferência, mas infelizmente isso é uma utopia distante, esteja preparado para conhecer uma sessão minutos antes de ela começar! Mais uma vez, tenha muitos Roll Calls e músicas preparadas na sua máquina, a qualquer momento podem lhe requisitar. Lembre-se de manter os microfones com pilhas carregadas e um de reserva na mesa caso haja necessidade.

• Mantenha-se sempre calmo e resolva os problemas com sorriso no rosto; •Certifique-se PRÉ-CONFERÊNCIA que você possui todo o cabeamento necessário para ligação dos aparelhos de som e iluminação. (Teste tudo antes de ir para a conferência e compre o que faltar) • Converse CONSTANTEMENTE com o(a) OC Agenda para alinhar tudo que será necessário para as sessões, quem são os facis e etc. Não espere que venham falar contigo, você deve ser o “entendido” da parte técnica e algumas coisas que para os outros é trivial e será possível, na verdade é bastante complicado e necessita de plano B (C, D, etc.) caso não seja, otimize seu tempo para conseguir tentar atender aos pedidos malucos do MC; •Esteja preparado para TUDO! Orgulhe-se e aproveite!! O cargo de IS, apesar de pouco valorizado pela maioria, é ridiculamente importante para a conferência e exige mais qualidades comportamentais, psicológicas e físicas do que técnicas. E só quem viveu o cargo sabe. A sensação de dever cumprido e a experiência sensacional que você viverá com o time vale todo o esforço! Não hesite em me contatar no caso de qualquer dúvida! Será um tremendo prazer ajudar! =)

Mais importante, divirta-se! O cargo de IS é sempre uma experiência emocionante! Conselhos Gerais • Encha seu computador de todas as músicas e roll calls que puder de todos os tipos! Você será requisitado e possivelmente será o DJ das festas; • Compre fusíveis (filtros de linha queimarão e você irá precisar); • Compre infinitas pilhas para os microfones! (Não confie muito em pilhas recarregáveis, a autonomia delas é menor e se esquecemos de carrega-las, já era), na CONAL 2013 utilizamos mais ou menos 1 ou 2 pares de pilhas AA por dia. • Esteja preparado para alinhar as sessões de última hora; • Nos tempos livres e pré-conferência, estude os aparelhos que terá que manipular nas sessões, teclas de atalho para o teclado na manipulação de apresentações de ppt e projetores;

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JHENNIFFER ALPACA mascote do OC Amplifier

Conheรงa o Conference Team da Conal 2013!

http://goo.gl/NBeI9L

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AIESEC IN BRAZIL, 2014


Report CONAL 2013 - Versão FInal