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Case Study AWD setzt auf NoSpamProxy: E-MailOptimierung für die Finanzoptimierer Spam-Abwehrlösung von Net at Work stoppt jeden Monat drei Millionen Spams, ehe sie das AWD-Netzwerk erreichen

Für die Finanzberater des AWD ist die E-Mail-Kommunikation beim Austausch mit Kunden, Kollegen, Partnern und Lieferanten erste Wahl. Um das Medium trotz eines SpamAnteils von über 90 Prozent produktiv nutzen zu können, setzt das Unternehmen auf die Anti-Spam-Lösung NoSpamProxy der Net at Work Netzwerksysteme GmbH.

Mit Erfolg: Die clevere Spam-Abwehrlösung weist unerwünschte E-Mails zuverlässig ab, bevor sie das Netzwerk erreichen. Das entlastet die Infrastrukturen, ermöglicht es den Mitarbeitern, produktiv zu arbeiten – und garantiert AWD ein hohes Maß an Rechtssicherheit.

Das Unternehmen Die AWD Gruppe gehört seit über 20 Jahren zu den führenden Finanzdienstleistern in Europa. Über 5.700 qualifizierte Finanzberater analysieren für die AWD Kunden deren Einnahmen und Ausgaben, decken Optimierungspotenziale, Versorgungs- und Absicherungslücken auf, erstellen Liquiditätsprognosen und Altersvorsorgechecks und prüfen die Absicherung bei Krankheit und Berufsunfähigkeit. Basierend auf diesen Analysen entwickeln die Consultants für die Kunden anschließend individuelle Vorsorgepläne und empfehlen ihnen aus einem breiten Best-of-Breed-Portfolio die sichersten rendite­ stärksten Finanzprodukte auf dem Markt.

trotz ihrer dezentralen Organisationsstruktur auf eine zentralisierte Messaging-Architektur, erklärt Jürgen Lalla, Abteilungsleiter Technologiemanagement: „An unserem Firmensitz Hannover betreiben wir einen zentralen Microsoft Exchange Server, auf dem aktuell etwa 4.000 Mitarbeiter-Accounts eingerichtet sind. Auf diese Weise können wir die Netzwerk-Administration und die IT-Security an einem zentralen Punkt bündeln und optimal kontrollieren – und benötigen nicht in jeder Repräsentanz ein eigenes IT-Team. Zudem lässt sich in einer zentralisierten MessagingArchitektur wesentlich besser Hochverfügbarkeit gewährleisten.“ „Neun von zehn E-Mails, die uns erreichen, sind Spam. Wenn wir die alle von Hand löschen müssten, kämen unsere Mitarbeiter gar nicht mehr zum produktiven Arbeiten.“ Jürgen Lalla, IT-Leiter beim AWD

Das Erfolgsrezept geht auf: Die AWD Gruppe betreut von rund 500 Repräsentanzen aus fast eine halbe Million Kunden in ganz Europa und erwirtschaftete im Jahr 2009 einen Umsatz von 528,7 Millionen Euro. Kundennähe ist für die Betreuer von AWD eine Selbstverständlichkeit: Die Berater stehen den Kunden jederzeit für eine persönliche und umfassende Beratung vor Ort zur Verfügung, und sind für sie jederzeit über eine breite Palette von Kommunika­tionskanälen erreichbar. Neben dem Telefon kommt dabei insbesondere der E-Mail-Kommunikation immer mehr eine Schlüsselrolle zu. Um einen reibungslosen E-Mail-Verkehr mit Kollegen, Kunden, Partnern und Lieferanten sicherzustellen, setzt die AWD Gruppe

Net at Work Netzwerksysteme GmbH

AWD Service-Zentrale Hannover

Am Hoppenhof 32

33104 Paderborn

www.netatwork.de/software


Case Study

Drei Millionen Spam-Nachrichten pro Monat Der Mail-Traffic auf den AWD-Accounts ist hoch: Pro Monat versenden die AWD-Mitarbeiter rund 200.000 Nachrichten. Dem stehen im Eingang jeden Monat etwa 300.000 erwünschte und rund drei Millionen unerwünschte E-Mails gegenüber. „Unser Spam-Aufkommen hat sich in den vergangenen Jahren bei etwas über 90 Prozent eingependelt“, berichtet Siegfried Kanthak, Security-Administrator in der AWD-Zentrale. „Wenn unsere Anwender diese Spam-Flut manuell aussortieren müssten, hätten sie keine Chance, produktiv zu arbeiten. Daher nutzen wir seit 2007 die Spam-Abwehrlösung NoSpamProxy, um unerwünschte Nachrichten schon vor unserem Netzwerk zu stoppen.“ Die von der Net at Work GmbH entwickelte Lösung NoSpamProxy überzeugte AWD mit einem einfachen, aber innovativen technologischen Konzept: Anders als herkömmliche Anti-Spam-Systeme, die unerwünschte E-Mails erst auf dem E-Mail-Gateway, dem E-Mail-Server oder dem E-Mail-Client aussortieren, überprüft NoSpamProxy die Nachrichten bereits während der Übertragung – und kappt, sobald eine Nachricht als Spam identifiziert wird, umgehend die Verbindung.

Für AWD bietet die Spam-Ablehnung vor dem Erreichen des eigenen Netzwerks drei entscheidende Vorteile: Entlastung der Messaging-Infrastruktur: Die E-Mail-Übertragung beansprucht nur noch einen Bruchteil der bisherigen Bandbreite und der bisherigen Prozessor-Leistung, da die Übertragung der als Spam erkannten Mails frühzeitig gestoppt wird. Der Speicherbedarf auf dem ExchangeServer und den AWD-Clients konnte ebenfalls nachhaltig gemindert werden. Automatische Benachrichtigung der Absender über abgelehnte E-Mails: Jedes Mal, wenn NoSpamProxy eine Nachricht als Spam identifiziert und ablehnt, erhält der Absender von seinem E-MailProvider automatisch einen Non-Delivery Report. Handelt es sich um eine zu Unrecht abgelehnte E-Mail (False Positive) hat der Versender so die Möglichkeit, bei AWD zu reklamieren und sich auf eine White List setzen zu lassen. Im Falle einer zu Recht abgelehnten Spam-Nachricht muss der Spammer den Non-Delivery Report löschen – und wird aufgrund des Mehraufwands mit hoher Wahrscheinlichkeit auch den Adressaten aus seiner Verteilerliste nehmen. Rechtssicherheit für AWD: Da die Spam-Nachrichten niemals das AWD-Netzwerk erreichen, ist AWD weder verpflichtet, sie den Empfängern zur manuellen Nachbearbeitung zuzustellen, noch sie zu archivieren – zwei Prozesse, die Juristen bei klassischen Serveroder Client-basierten Spam-Filtern immer wieder einfordern, und die in der Praxis hohe Zusatzkosten verursachen. Für eine zuverlässige Spam-Erkennung nutzt AWD in seiner NoSpamProxy-Umgebung mehrere in Reihe geschaltete Filtertechnologien. Eine zentrale Rolle übernimmt dabei der so genannte Level-of-Trust-Wert. Dieser mathematische Wert, der sich stets zwischen „-100“ (nicht vertrauenswürdig) und 100 (vollkommen vertrauenswürdig) bewegt, wird von NoSpamProxy für jeden Absender beim ersten Mail-Kontakt angelegt und ab dann je nach User-Verhalten gepflegt und aktualisiert. Alternativ hat der Administrator außerdem die Möglichkeit, den Level-of-Trust-Wert für ausgewählte E-MailDomänen manuell einzustellen, damit Mails von dort stets oder nie geblockt werden.


„Der Level-of-Trust-Filter ist eine ausgezeichnete Idee“, lobt Jürgen Lalla. „Er stoppt sehr zuverlässig bekannte Spammer und stellt sicher, dass E-Mails unserer regelmäßigen Korrespondenzpartner garantiert zugestellt werden.“ In der Praxis bewährt hat sich der Filter insbesondere bei der Zustellung von E-Mail-Newslettern: Als HTML-Mails, die inhaltsgleich an viele hundert Empfänger geschickt werden, landen E-MailNewsletter bei vielen Anti-Spam-Lösungen versehentlich im Quarantäne-Ordner. Nicht so bei AWD: Dort bekommen alle Newsletter, welche die Berater regelmäßig beziehen, einfach einen Level-of-Trust-Wert von 100 – und schon ist die pünktliche Zustellung garantiert.

Black-, White- und Grey-Listing Hat eine Nachricht den Levelof-Trust-Filter passiert, wird sie von NoSpamProxy mithilfe einer Reihe zusätzlicher Spam-Filter analysiert. Der AWD nutzt hierfür unter anderem Black-, Grey- und White-Lists, einen selbst­lernenden Bayes-Filter, einen Prüfsummenfilter sowie Textanalysewerkzeuge für den E-Mail-Betreff und den E-MailBody. Bei der Entscheidung, ob die E-Mail angenommen wird oder nicht, berücksichtigt NoSpamProxy die Ergebnisse aller Filter. Wie stark welcher Filter in die Gesamtbewertung einfließt, legt der Administrator der Lösung fest. Bei AWD etwa ist der Level-of-Trust-Filter besonders hoch gewichtet, um sicherzustellen, dass die Nachrichten langjähriger Geschäftspartner garantiert zugestellt werden. „Im Zusammenspiel erreichen diese Filter bei uns eine aus­ gezeichnete Erkennungsrate“, berichtet Siegfried Kanthak. „Hinzu kommt, dass die False Positive-Raten minimal sind, und mit NoSpamProxy bei Weitem nicht den Schaden anrichten können wie bei anderen Spam-Filtern. Die Absender werden ja automatisch über die Ablehnung ihrer Nachricht informiert, wir riskieren also nicht, einen wichtigen Auftrag zu verpassen oder einen Kunden zu verärgern.“ Um sicher­ zustellen, dass kein Kunde zweimal zu Unrecht geblockt wird, hat AWD für den Umgang mit False Positives einen sehr pragmatischen Prozess definiert: Wenn ein Kunde reklamiert, dass seine Nachricht abgewiesen wurde, erhält er von seinem persönlichen AWD-Berater eine kurze E-Mail, der sich für das Versehen entschuldigt und dieses mit den hohen Sicherheitsstandards des Unternehmens erklärt. Anhand dieser

E-Mail erkennt NoSpamProxy den Empfänger automatisch als legitimen und regelmäßigen Korrespondenzpartner von AWD, erhöht seinen Level-of-Trust-Wert und lässt seine künftigen E-Mails garantiert anstandslos passieren.

Nahtlose Antivirus-Integration Auch im Bereich Virenschutz profitiert AWD von NoSpamProxy: Die Spam-Abwehrlösung unterstützt standardmäßig den ZeroHour-Virenschutz von Commtouch – eine Antivirus-Lösung, die weltweite Virenausbrüche registriert und die infizierten Mails anschließend anhand ihrer Verbreitungswege filtert. AWD nutzt diesen Service seit 2010, und hat NoSpamProxy zusätzlich eng mit seinem vorhandenen Server-Virenschutz verzahnt: Eingehende Nachrichten werden vor der endgültigen Zustellung an die Mitarbeiter-Accounts auf dem ExchangeServer gespeichert – und dabei automatisch auf Viren geprüft. Auf diese Weise ist garantiert, dass nicht nur Spam, sondern auch Malware bereits vor dem Netzwerk gestoppt wird. Ebenfalls seit 2010 nutzt AWD die in NoSpamProxy integrierte TLS-Verschlüsselung. TLS ist ein offener Protokollstandard für die Verbindungsverschlüsselung. „Die TLS-Unterstützung in NoSpamProxy hat es uns ermöglicht, unternehmensweit eine leistungsstarke Verschlüsselung der Verbindungen unter den Mail-Servern einzuführen“, erklärt Siegfried Kanthak. In der Praxis funktioniert die TLS-Verschlüsselung denkbar einfach: Sobald das Feature über die Windows Management Console aktiviert wird, überprüft NoSpamProxy bei jeder Verbindung zu einem externen Mail-Gateway, ob dieses ebenfalls TLS unterstützt. Wenn ja, wird der gesamte Mail-Traffic bidirektional verschlüsselt. Wenn nicht, erfolgt die Kommunikation unverschlüsselt. Um eine schnelle und zuverlässige Nachrichtenübermittlung zu garantieren, erhalten Partner, die mit TLS arbeiten, außerdem automatisch einen Level-of-TrustWert von 100.


Case Study

Wartungsvertrag macht sich bezahlt „Auf die TLS-Unterstützung haben wir sehnlichst gewartet – Verschlüsselung ist aus unserer Sicht das A und O jedes tragfähigen Datenschutzkonzepts“, erklärt Jürgen Lalla, und zeigt sich mit der Spam-Abwehrlösung NoSpamProxy jetzt uneingeschränkt zufrieden: „Die Idee hinter dem Produkt ist einfach gut. Sehr gelohnt hat sich für uns auch der Service-Vertrag. Dadurch profitieren wir von allen neuen Features und Filtern, die im Lauf der Zeit entwickelt werden. Die Erkennungsrate ist über die Jahre kontinuierlich gestiegen, und auch die Speicher- und CPU-Auslastung werden mit jedem Update besser.“

Daten & Fakten zum Projekt Spam-Abwehrlösung für 4.000 Exchange-Accounts Integration mit der vorhandenen Antivirus-Lösung TLS-basierte Mail-Verschlüsselung Redundante Internet-Anbindung für lückenlose Verfügbarkeit

Weitere Informationen

Referenzkunde AWD Holding AG AWD Platz 1, 30659 Hannover Deutschland www.AWD-Gruppe.de

Partner Net at Work Netzwerksysteme GmbH Am Hoppenhof 32 33104 Paderborn

Weitere Kundenreferenzen unter: www.netatwork.de/referenzen.aspx

Net at Work Netzwerksysteme GmbH

Am Hoppenhof 32

33104 Paderborn

www.netatwork.de/software


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