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ECM nach MaรŸ Die Lรถsungen der d.velop AG


Die Lösungen der d.velop AG

Wir haben die Lösung(en)

Scannen und Klassifizieren

Elektronische Archivierung

Digitale Akten

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Digitale

Eingangspostverarbeitung

Eingangsrechnungsverarbeitung

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E-MailManagement

Vertragsmanagement

Mobiles ECM

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Workflow – BPM

ERP-Integration

MicrosoftIntegration

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Personalakte


Sie wollen schneller und effizienter arbeiten, Durchlaufzeiten optimieren und ganz nebenbei auch noch die Zufrie-

denheit der Mitarbeiter steigern? Dann sind Sie bei uns richtig, denn:

Wir haben die Lösung(en) Dieser Katalog zeigt Ihnen kurz und knapp ein gutes Dutzend Lösungen, mit denen Sie Ihre internen Prozesse verbessern können. Ob intelligentes Scannen von Belegen mit automatischer Erkennung, digitale Akten oder revisionssichere Archivierung im elektronischen Archiv – wir haben die Lösungen.

www.d-velop.de

Und das bereits im Standardportfolio. Buchstäblich tausendfach bewährt im produktiven Einsatz bei mehr als 3.100 Kunden in Bereichen wie Industrie, Handel, Logistik, Banken, Versicherungen, öffentliche Verwaltungen, Kirchen und soziale Einrichtungen, Healthcare oder regulierter Markt.


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digital business solution

Scannen und Klassifizieren


dbs | Scannen und Klassifizieren

Dürfen wir vorstellen? Ihr neuer Assistent für Routineaufgaben. Seine Aufgaben: Papierbelege digitalisieren, die Art des Dokuments (z. B. Rechnung oder Lieferschein) erkennen, relevante Daten zuverlässig auslesen,

automatisch dem richtigen Vorgang zuordnen und an den jeweils zuständigen Sachbearbeiter verteilen.

Anwenderfreundlichkeit

Technische Highlights

· Weniger Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten · Schnelleres Arbeiten mit vollständigen Dokumenten-informationen · Intelligentes Auslesen von Rechnungen über OCR, keine formularbasierte Lösung · Größere Prozesssicherheit durch automatische Zuordnung in die entsprechenden Geschäftsvorfälle

· Hohe Anwenderakzeptanz aufgrund automatisierter Verschlagwortung und Klassifizierung gescannter Dokumente nach Dokumentenart · Geringe Fehleranfälligkeit durch Validierung gegen vorhandene Stammdaten (z.  B. im ERP-System) · Flexibel im Einsatz dank Anbidungsmöglichkeit beliebiger Scanhardware · Möglichkeit der automatischen Klassifizierung auch bei E-Mails

Was haben Sie davon? Durch beschleunigte Geschäftsprozesse und verkürzte Durchlaufzeiten haben die Mitarbeiter mehr Zeit für die Bearbeitung ihrer eigentlichen

Aufgaben. Der Wegfall der manuellen Verschlagwortung sorgt für gesteigerte Motivation und Zufriedenheit. Das spart Platz, Zeit und somit bares Geld.

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digital business solution

Elektronische Archivierung


dbs | Elektronische Archivierung

Elektronische Archivierung mit d.3? Aber sicher! Immer auf der sicheren Seite stehen. Denn die sachgemäße Archivierung relevanter Dokumente in unveränderlichen Formaten wie TIFF oder PDF/A ist

ein Grundpfeiler des d.3-Systems. Sämtliche Daten werden revisionssicher und gesetzeskonform (GDPdU, GOB, SOX, …) an zentraler Stelle vorgehalten.

Anwenderfreundlichkeit

Technische Highlights

· Schnelle und bequeme Recherche beliebiger Dokumente · Vorgangsbezogener Zugriff auf Dokumente und Akten · Kein Drucken und manuelles Archivieren von Papierbelegen mehr nötig · Automatische Aktenbildung bei Archivierung neuer Dokumente · Intuitive, individuell anpassbare Benutzeroberfläche für bessere Übersicht

· Kosteneffizienz durch mögliche Nutzung vorhandener Storagesysteme · Einfache Einrichtung, da etablierte Standardlösung · Besserer Datenschutz durch individuelles Rechtekonzept für den Archivzugriff (ADS-/NDSIntegration) ·  Geringer Administrationsauwand · Erfüllung der geltenden Complianceanforderungen

Was haben Sie davon? Der nächsten Steuerprüfung können Sie entspannt entgegensehen, da d.3 zertifiziert ist und die gesetzlichen Bestimmungen einhält. Durch den Wegfall von

Papierdokumenten lassen sich zusätzlich Druck-, Papier- und Lagerkosten effektiv senken. Die bequeme Recherche spart darüber hinaus wert volle Zeit.

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digital business solution

Digitale Akten


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dbs | Digitale Akten

Die Akte von Morgen? Hat weder Staub noch Kaffeeflecken. Zeit verschwendung durch die Suche nach unleserlichen und verschollenen Dokumenten gehört der Vergangenheit an. Die digitale Akte macht ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Alle in d.3 archivier-

ten Dokumente werden automatisch in die richtigen digitalen Akten wie z. B. in Kundenakten, Vertragsakten oder Projektakten eingeordnet. Damit ist eine bequeme Recherche und somit schnellere Auskunftsfähigkeit sichergestellt.

Anwenderfreundlichkeit

Technische Highlights

· Reduzierter Suchaufwand · Intuitive Nutzung, angelehnt an „echte“ Papierakten · Möglichkeit der Verknüpfun von Dokumenten und Akten ·  Arbeiten auch standort übergreifend möglich · Größere Transparenz durch Verfügbarkeit aller Informationen in einer Akte

· Schnelle und einfache Anlage neuer digitaler Akten · Automatische Aktenbildung · Individuelles Rechtekonzept für sicheren Aktenzugriff (z. B. im Personalwesen) · Dokumente aus beliebigen Anwendungen wie Outlook, Word, ERP-Systemen etc. stehen direkt in digitalen Akten zur Verfügung

Was haben Sie davon? Durch den Einsatz digitaler Akten sparen Sie eine Menge Zeit und Kosten. Auf Knopfdruck erhalten Sie alle nötigen Informationen zu Ihren Kunden und Projekten auf einen Blick, und das von

überall. Darüber hinaus entfallen durch die zentrale Verwaltung der Akten unnötige Kopien. Dank des ausgeklügelten Rechtekonzepts ist für mehr (Daten-)Sicherheit im Unternehmen gesorgt.

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digital business solution

Digitale Personalakte


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dbs | Digitale Personalakte

Transparent und sicher: weil Personalfragen Vertrauenssache sind. Besonders sicher und rechtlich einwandfrei stehen sämtliche Dokumente der Personalabteilung unmittelbar zur Verfügung – vom Vertrag über eingescannte Krankmeldungen bis hin zu strukturierten Informationen aus Ihrem führenden HR-System. Die digitale

Personalakte bietet einen transparenten Überblick über alle Abläufe und bildet so die Basis für die workflowgestützte Automatisierung von Personalprozessen wie Bewerbermanagement, Weiterbildungen oder Reisekostenabrechnungen.

Anwenderfreundlichkeit

Technische Highlights

· Einfache Ablage von Dokumenten aus führenden Systemen heraus · Sichere Einhaltung von Aufbewahrungsfristen · Automatische Zuordnung neuer Dokumente in die bestehende Aktenstruktur · Geringer Nutzungsaufwand · Automatisierte Berücksichtigung von Löschfristen

· Einhaltung der vorgegebenen Datenschutzrichtlinien · Sichere 256-Bit-AESVerschlüsselung · Separates digitales Archiv pro Mandant möglich · Klare, sichere Berechtigungsstruktur · Temporäre Berechtigungsübe gabe per Mausklick · Volltext verschlagwortung

Was haben Sie davon? Die digitale Personalakte beschleunigt und automatisiert Personalprozesse, ohne dabei an Sicherheit zu verlieren.

Die Personalarbeit wird somit qualitativ verbessert: merkbar für (potenzielle) Mitarbeiter.

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digital business solution

Eingangspostverarbeitung


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dbs | Eingangspostverarbeitung

Hier kommt die digitale Post – schnell, einfach, effizient. Sämtliche eingehenden Dokumente lassen sich digital erfassen, bequem bearbeiten und revisions- wie auch rechtssicher archivieren. Papierdokumente werden z.  B. eingescannt, nach Art des Dokuments klassifiziert und inhaltlich ausgelesen. Anhand

der vergebenen Informationen werden die digitalen Dokumente automatisch regelbasiert an die zuständigen Bearbeiter verteilt und in den jeweiligen „Postkorb“direkt auf den Bildschirm zugestellt.

Anwenderfreundlichkeit

Technische Highlights

· Einfache, schnelle Bearbeitung der Eingangspost direkt am PC-Arbeitsplatz · Minimaler manueller Aufwand durch automatische Verteilung gescannter Dokumente · Mehr Freiraum für die inhaltliche Bearbeitung · Alle Informationen sind permanent verfügbar

· Geringer Kosten- und Pflegeaufwand, da einfach selbst zu konfigurieren · Lösung schnell implementiert und einsatzbereit · Einfaches Monitoring der Prozesse über ein einziges Werkzeug · Digitale Post verteilung auch standortübergreifend möglich

Was haben Sie davon? Durch die digitale Bearbeitung und automatisierte Verteilung der Eingangspost lassen sich Liege- wie auch Transportzeiten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt und Ressourcen können effizienter geplant werden. Das führt zu flexiblerer Bearbeitung und

schließlich zu beachtlichen Kostensenkungen im Posteingang. Daraus resultieren eine verbesserte Servicequalität, eine Reduzierung des manuellen Aufwandes und letztlich eine zügige Amortisation.

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digital business solution

Eingangsrechnungsverarbeitung


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dbs | Eingangsrechnungsverarbeitung

Rechnungsprüfung – so schnell Sie wollen. Die Lösung digitalisiert und automatisiert die manuellen Abläufe in der Rechnungsverarbeitung, wie digitale Erkennung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen in Verbindung mit den

führenden ERP-Systemen und ist dabei vollständig ins Bestellwesen und in die Finanzbuchhaltung des ERP-Systems integriert.

Anwenderfreundlichkeit

Technische Highlights

· Effizientes Arbeiten ganz ohne Medienbrüche · Aufwendige Rückfragen werden überflüssig, da jedes Dokument unmittelbar zur Verfügung steht · Vollständige Transparenz in Rechnungsprozessen dank übersichtlicher Darstellung · Automatisierte Bereitstellung von Dokumenten zur Zahlungsfreigabe · Unterstützung automatisierter Buchungen (Workflows)

· Integration ins ERP-System über zertifizierte Schnittstellen · Nutzung des ERP-Systems als Bedienoberfläche für digitale Workflows · Nutzung vorhandener Werkzeuge ohne separate Lizenzierung · Standardmäßige Unterstützung praktisch aller gängigen ERP Systeme · Ready for SAP, Microsoft Dyn mics NAV und AX, Infor, Oracle und iSeries-basierte Lösungen

Was haben Sie davon? Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung von d.v elop erhöht die Transparenz in den Rechnungsprozessen, verkürzt Durchlaufzeiten, eliminiert Transport- und Liegezeiten, sichert wert volle Skontoerträge und ermöglicht

einen zeitnahen Monatsabschluss. Nebenbei lässt sich auch noch die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter erhöhen. So wird die Liquiditätsplanung jedes Unternehmens entscheidend unterstützt.

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digital business solution

E-Mail-Management


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dbs | E-Mail-Management

Behalten Sie ihre E-Mails im Griff – nicht umgekehrt. Der größte Teil der Unternehmenskommunikation geschieht per E-Mail. Deren Inhalt ist für Ihren Geschäftserfolg ausschlaggebend. E-Mail-Management ist daher weit mehr als nur die Archivierung elektronischer Post. Geschäftsrele vante Nachrichten und Anhänge werden inhaltlich ausgelesen und zen-

tral, sicher sowie rechtskonform aufbewahrt – vorgangsbezogen und übersichtlich in digitalen Akten. Dort stehen sie jedem Mitarbeiter immer und überall zur Verfügung und sorgen so für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit im E-Mail-Chaos.

Anwenderfreundlichkeit

Technische Highlights

· Keine doppelte Datenhaltung von E-Mails und Anhängen in verteilten Ordnern, sondern ein zentrales Archiv · Bequeme Suche nach beliebigen E-Mails oder Anhängen direkt in der gewohnten Outlook oder Lotus-Notes-Oberfläche · Übersichtliche E-Mail-Verwa tung in digitalen Akten · Blitzschnelle Recherche ein- und ausgehender E-Mails

· Dauerhafte Entlastung des Mailservers durch Auslagerung in digitales Archiv · Single-Instance-Speicherung (keine inhaltsgleichen Kopien) · Regelbasiertes Löschen archivierter E-Mails aus den Postfächern · Zuverlässige Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zur E-Mail-Archivierung

Was haben Sie davon? E-Mail-Management von d.v elop senkt die Kosten, spart Platz auf dem E-MailServer und vermeidet Datenverlust aufgrund versehentlichen Löschens von Nachrichten durch die Mitarbeiter.

Sie haben durch die vorgangs- bzw. kontextbezogene Ablage der E-Mails immer einen vollständigen Überblick über die aktuellen Vorgänge.

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Vertragsmanagement


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dbs | Vertragsmanagement

Mit uns haben Sie Ihre Verträge im Blick – Hand drauf! Digitales Vertragsmanagement ermöglicht den transparenten Überblick über alle Verträge. Die Lösung für die sichere und effiziente Verwaltung der Vertrags-

dokumente erfüllt die gesetzlichen Anforderungen ebenso wie die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

Anwenderfreundlichkeit

Technische Highlights

· Automatisierung der Prozesse über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg · Schnelle, inhaltsbezogene Recherche im gesamten Text oder in einzelnen Textpassagen · Erhöhte Auskunftsfähigkeit gegenüber Vertragspartnern und Management durch vollständige und zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente · Automatische Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung

· Flexible Auswertungsmöglichkeiten über definierbare Reports · Rechtssichere Speicherung in sicheren Formaten (TIFF, PDF/A) · Versionierung und Check-out/-in · Freigabeprozess per Workflow bei Individualverträgen · Integrationsfähigkeit in besthende Anwendungen wie Outlook, Microsoft SharePoint oder Office · Besonders hohe Sicherheit bei vertraulichen Dokumenten

Was haben Sie davon? Durch Einsatz des Vertragsmanagements erhalten Sie einen besseren Überblick über den Status aller laufenden Verträge wie z. B. deren Laufzeiten,

Konditionen und Pflichten. Ohne in verstaubten Archiven zu suchen, erfüllen Sie ganz nebenbei die rechtlichen Vorgaben.

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digital business solution

Mobiles ECM


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dbs | Mobiles ECM

Einfacher Zugriff von überall: das Büro für die Hosentasche. Geht es Ihnen auch so, dass Sie immer häufiger Aufgaben von unterwegs erledigen? Mit den mobilen ECM-Komponenten von d.3 werden Ihr Smartphone, Tablet PC oder Internet Browser zu einem vollwertigen Büro! Betriebliche Entscheidungen geraten nicht länger ins Stocken, nur weil Sie

gerade nicht am Arbeitsplatz sitzen. Egal ob Angebote, Schriftwechsel, E-Mails, Memos, Tabellen, Zeichnungen oder auch Ein- und Ausgangsrechnungen: Mobiles ECM verschafft Ihnen den Zugang zu diesen Informationen. Jederzeit, egal wo Sie sind, einfach und sicher.

Anwenderfreundlichkeit

Technische Highlights

· Prüfung von Dokumenten, Anträgen oder Rechnunge vom mobilen Endgerät · Unternehmensweite Suche im gesamten ECM-System · Schnelle, intuitive Dokumentbetrachtung · Workflowteilnahme und Benachrichtigungsfunktion · Ideal für Führungskräfte, Vertriebsmitarbeiter, Projektmanager, Dienstleister, Kundenbetreuer …

· Optimiert für mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablet PCs • Einfacher Zugriff auf das digitale Archiv • Erhältlich für iOS und Android • Sie bleiben auch mobil immer auskunftsfähig • Alle Daten und Dokumente stehen zur Verfügung

Was haben Sie davon? Arbeitsabläufe sind nicht länger auf Ihre Anwesenheit im Büro angewiesen. Mit dem Mobilen ECM nehmen Sie vollständig am Büroalltag teil: egal wann

und wo. Durch den Zugriff auf alle Dokumente haben Sie Ihr Büro immer zur Hand.

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digital business solution

Workflow – BPM


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dbs | Workflow – BPM

Mit einem Klick im Blick – digitale Abläufe transparent und für alle verfügbar. Egal ob Rechnungseingang, Urlaubsoder Investitionsantrag: Ihr Geschäftsalltag gliedert sich in die verschiedensten Prozesse. Nachteile dieser papierbasierten Arbeitsabläufe sind oft lange Durchlaufzeiten, fehlende

Transparenz und Auskunftsfähigkeit sowie mangelnde Flexibilität. Lösungen für digitale Workflows oder Business Process Management (BPM) gestalten diese Abläufe für alle Beteiligten schlank und transparent.

Anwenderfreundlichkeit

Technische Highlights

· Automatische Verteilung digitaler Dokumente an den jeweils verantwortlichen Mitarbeiter · Permanente Kontrolle über den Status eines Dokuments · Automatische Eskalationsüberwachung bei zeitkritischen Vorgängen · Einfache Anwendung durch individuelles firmenspezifisches Formulardesign

· Abbildung von Geschäftsprozessen im grafischen Designer · Unterstützung der gängigen Workflownotationen (EPK, BPMN) · Zertifizierte Schnittstellen zur einfachen Anbindung an bereit eingesetzte Software (z. B. ERP-Systeme, Microsoft Office oder Outlook) · Einfache Erstellung von Workflowformularen

Was haben Sie davon? Durch die Steuerung sämtlicher Prozesse über digitale Workflows halten Sie Ihr Unternehmen konkurrenzfähig. Sie sparen Zeit, können Ressourcen sowie Zuständigkeiten besser planen und so

das gesamte Unternehmen kosteneffizient organisieren. Da alle Prozessinformationen protokolliert werden können, bleiben die Abläufe auch im Nachhinein vollständig nachvollziehbar.

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digital business solution

ERP-Integration


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dbs | ERP-Integration

Ihr ERP – unser System: gesucht und gefunden. d.3 stellt Ihnen alle relevanten Dokumente unmittelbar in Ihrer führenden ERP-Anwendung zur Verfügung. Dadurch ist es Ihnen möglich, Ihre

Informationen direkt in die Arbeitsabläufe einfließen zu lassen, ohne Ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.

Anwenderfreundlichkeit

Technische Highlights

· Bequemes Arbeiten in der gewohnten ERP-Oberfläche · Einfache Recherche und ganzheitliche Sicht auf Akten und abhängige Dokumente · Zugriff auch auf Nicht-ERPDokumente wie z. B. E-Mails · Aufruf aller Archivinformationen inklusive Stammdaten direkt aus dem ERP-System heraus · Reduzierung von Kosten und Risiken durch zentrale Datenhaltung

· Anbindung an das ERP-System über Standardschnittstellen · Geringer Einführungsaufwand und transparente Kostenplanung, da etablierte Standardlösung · Geringer Schulungsaufwand, da die Lösung in die gewohnte Anwenderoberfläche integriert wird · Einfache Integration in alle führenden ERP-Systeme (z. B. SAP oder Microsoft Dynamics NAV)

Was haben Sie davon? Bringen Sie mehr Transparenz in Ihren Wertschöpfungsprozess! Dank der Integration in führende ERP-Systeme stehen digital archivierte Belege direkt in der bekannten ERP-Oberfläche zur

Verfügung – mitsamt allen Stammdaten. Das vereinfacht die Recherche, beschleunigt die Prozesse und ermöglicht die problemlose Einhaltung geltender Compliance-Anforderungen.

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digital business solution

Microsoft-Integration


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dbs | Microsoft-Integration

Sie setzen auf Microsoft? Wir auch. Die Office-Integration ermöglicht die digitale Archivierung und Recherche von Dokumenten direkt aus Microsoft Office heraus. So werden auch automatisierte

Workflows und die prozessorientierte, revisionssichere Ablage von Daten zum Kinderspiel.

Anwenderfreundlichkeit

Technische Highlights

· Universeller Zugriff auf sämtliche Unternehmensinformationen · Bequemes Arbeiten in bekannter Umgebung · Keine doppelte Datenhaltung an verteilten Orten · Umfassende Bearbeitungsmöglichkeiten mit Annotationen · Optionale Teilnahme an digitalen Workflowprozessen zur Beschleunigung der Dokumentenbearbeitung · Integration in Outlook, SharePoint, Dynamics NAV, AX und CRM

· Konsequente Nutzung vorhandener Hard- und Software · Einfache Implementierung über zertifizierte Schnittstellen · Geringer Schulungsaufwand durch Nutzung der bekannten Microsoft-Standards · Hohe Anwenderakzeptanz durch Einsatz etablierter Benutzeroberflächen als DMS-Clients · Einhaltung gesetzlicher Vorgaben an digitale Datenhaltung wie GDPdU, GoB oder SOX

Was haben Sie davon? Die Integration in die gewohnte Arbeitsoberfläche fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Die besonders

schnelle bidirektionale Anbindung an das ECM-System führt konsequent zu einer Beschleunigung Ihrer Prozesse.

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AG Ein Unternehmen der Schildarpstraße 6–8 48712 Gescher Fon +49 2542 9307-0 Fax +49 2542 9307-20 www.d-velop.de info@d-velop.de

-Gruppe

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