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FrontCollect® Posteingang Die Posteingangslösung für das gesamte Unternehmen Einfache und effiziente Erfassung der Dokumente

Sie möchten den täglichen Postsack einfach über dem Scanner ausschütten können und sich um elektronische Dokumente wie Fax, E-Mail, PDF, XML/EDI nicht mehr kümmern müssen? FrontCollect® bietet die automatische Erfassung und Integration der Dokumente in elektronische Bearbeitungsprozesse – unabhängig von Format, Medium und Sortierung. FrontCollect® ist die universelle, unternehmensweite Posteingangslösung zur Beherrschung der alltäglichen Informationsflut.

Flexible Anpassung an veränderte Geschäftsprozesse

Unternehmen müssen ihre Geschäftsprozesse immer schneller und flexibler an die sich ständig verändernden Marktanforderungen anpassen. Zu den Prozessen gehören elektronische und papierhafte Dokumente. Durch seinen flexiblen Aufbau ist FrontCollect® ein effizienter Baustein in der Prozessoptimierung.

Ihre Vorteile durch den Einsatz von FrontCollect® • Automatisierung der Dokumentenerfassung im Posteingang • Extraktion der relevanten Informationen • Verteilung der Dokumente bzw. Informationen an die entsprechenden Empfänger • Prozessoptimierung – unternehmensweit, kostensparend, zuverlässig, skalierbar


Automatisiertes Input Management

Highlights • Reduzierung der manuellen Tätigkeiten • Minimierung von Fehlerquellen, z.B. Irrläufer, verlorene Dokumente • Schnellere Auskunftsfähigkeit, weil Rüst- und Liegezeiten entfallen • Mehr Qualität im Kundenservice und schnellere, bessere Informationen (auch intern) • Ganzheitliche Lösung für das Unternehmen, für alle Geschäftsvorfälle und für alle Formate wie Papier, Fax, E-Mail, PDF, Web, XML/EDI u.a.

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Manuelle Posteingangsverarbeitung ist zeitaufwendig, kostenintensiv und unflexibel Unternehmen stehen tagtäglich vor dem Problem, die eingehende Post zu sortieren, zu verteilen, unterschiedlich zu verarbeiten, und wieder zusammen zu führen. Dies sind Arbeitsschritte, die aufwendig, kostenintensiv und zeitraubend sind. Dazu kommen, neben dem Papier, in immer größerer Menge andere Formate (Fax, E-Mail, Web, PDF, XML/EDI u.a.). Insellösungen – für zukünftige Anforderungen nicht geeignet In der Vergangenheit haben viele Unternehmen geringes Augenmerk auf die effiziente Verarbeitung der täglichen Post gelegt. Die personellen Aufwände wurden hingenommen. Für manche Papierdokumente (meist typische Formulare) wurde eine OCR-Lösung (Optical Character Recognition) eingeführt. Dadurch sind Insellösungen entstanden, die nicht integriert sind und sich nicht an den Bedürfnissen einer geschäftsvorfallsbezogenen Sachbearbeitung orientieren. Ebenso wenig können sie mit neuen Formaten wie E-Mail, PDF, etc. umgehen. FrontCollect® – automatisiertes und integriertes Input Management für den gesamten Posteingang Bei FrontCollect® erfolgt das gesamte Input Management an zentraler Stelle. Alle Informationsquellen werden zusammengeführt und gebündelt. Die weitere Verarbeitung erfolgt einheitlich und vollständig über eine Prozesskette.


FrontCollect® Posteingang

Vielfältige Moduloptionen FrontCollect® bietet Ihnen ein durchgängig modulares Konzept. Auf einer einheitlichen Plattform stehen Ihnen «Spezialisten» für die jeweiligen Verarbeitungsschritte zur Verfügung: •

Integration von über 300 Scannern, verschiedenen Mailsystemen, Dateiformaten etc. – Klassifikation z.B. über ein geometrisches Verfahren, welches auf das «Aussehen» von Dokumenten achtet, über ein statistisches, selbstlernendes Verfahren oder über eindeutige Merkmale wie Barcode, Formularnummern, etc.

Effizientes Lesen von Daten: Handschrift, Maschinenschrift, Formulare, strukturierte Dokumente (z.B. Rechnung) oder unstrukturierte Informationen (z.B. Kundenbrief, E-Mail).

Viele Archivanbindungen sind bereits vorhanden und müssen nur eingerichtet werden.

Ebenso vielfältig sind die Möglichkeiten der Integration von E-Mail-, Groupware-, Workflow-, ERP- und weiteren Systemen.

Vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten zur Anbindung Ihrer speziellen Anwendungen und Schnittstellen.

Optimierte Informationsverarbeitung 1. Zusammenführen aller Informationen aus allen Quellen z.B. Papier, Fax, E-Mail mit Anhängen in PDF- oder Office-Formaten, Web, XML/EDI. 2. Durch Klassifikation werden folgende Fragen beantwortet: - Welcher Geschäftsvorfall? - Welche Dokumententypen? - Wo beginnen oder enden Dokumente? 3. Lesen der relevanten Daten. 4. Vervollständigung der Daten durch Regeln, Datenabgleiche (z.B. Kundenstamm) und manuelle Nachbearbeitung. 5. Bereitstellen der Informationen bzw. Dokumente für die Archivierung. 6. Weitergeben und Verteilen an Systeme und Personen (in jedem Schritt möglich).

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FrontCollect® Posteingang

Stärken von FrontCollect® • Das modulare Systemkonzept und die ausgezeichnete Skalierbarkeit erlauben den Aufbau einer unternehmensweiten und universellen Posteingangslösung. • Die Vielzahl an spezialisierten Modulen und Verfahren ermöglicht die bestmögliche Lösung für jede Anforderung. • Umfassende Integrationsfähigkeit auf allen Verarbeitungsebenen wie z.B. Scanner, Mailsysteme, Archive, Workflow, ERP u.a. • Investitionssicherheit durch Flexibilität und Offenheit.

Universelle Lösung – klares Systemkonzept Die Posteingangslösung für das gesamte Unternehmen entsteht in konkreten, logischen Ausbaustufen. Sie bietet eine offene Plattform, die verschiedene Funktionsmodule intelligent und anpassbar aneinander reiht. Dadurch kann der optimale Ablauf für Ihre Geschäftsprozesse erreicht werden. Die Skalierbarkeit des Enterprise Server ermöglicht die Verarbeitung von großen Belegvolumen und den Einsatz von mehreren Rechnersystemen auch an verschiedenen Standorten. Neue Abteilungen, Geschäftsvorfälle, Dokumentenarten, etc. werden sukzessive dazugenommen und das System so immer weiter ausgebaut. Geräte und Funktionen können wiederverwendet werden. Bereits erprobte Verarbeitungsabläufe bleiben durch eine Erweiterung unberührt. Das Systemkonzept ermöglicht den gezielten und kontrollierten Ausbau zu einem Gesamtsystem und verhindert Insellösungen.

Nutzen Sie die Optimierungspotenziale

FrontCollect® erschließt für Sie die Optimierungspotenziale in der Verarbeitung eingehender Post. Das System minimiert die manuellen Tätigkeiten und gewährleistet geringere Fehlerraten. Auf diese Weise wird die Verarbeitung beschleunigt und die Informationsbereitstellung verbessert. FrontCollect® ist die konsequente Weiterführung von Bewährtem und die Entwicklung von neuen, zukunftsweisenden Techniken.

www.banctec.de BancTec ECM Solutions GmbH Hübnerstrasse 3 86150 Augsburg

Tel. +49 - (0) 821 7941 0  Fax +49 - (0) 821 7941 400

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