Issuu on Google+

BUSINESS INTELLIGENCE

Toshiba Electronics Europe optimiert Controlling

Excel ersetzt und Excel ergänzt Bei Toshiba Electronics Europe wurde im Controlling Excel abgelöst. Die Planungsdaten geben die Kostenstellenverantwortlichen aber weiterhin in einer Excel-Umgebung ein.

nommen und einmal als Excel-Datei an die 50 Kostenstellenverantwortlichen

geschickt“,

berichtet

Leib und fügt hinzu: „Da unsere Orlexibel genug, um komplexe, sich

F

europäischen Gesellschaften sowie

ganisation konsequent auf die Be-

schnell ändernde Strukturen im

der externe Bericht an die Konzern-

dürfnisse eines sich wandelnden

Rechnungswesen abzubilden, und

zentrale in Japan erstellt. Daneben

Marktes ausgerichtet ist und oft um-

intelligent genug, um die automati-

gehört auch die halbjährliche Bud-

strukturiert wird, ändern sich die

sche Verbuchung von Geschäftsvor-

getfestsetzung für die europäischen

Anforderungen an das Reporting

fällen nach mehreren verschiedenen

Gesellschaften zu den Hauptaufga-

häufig – in der Vergangenheit war

Umlageverfahren lückenlos zu doku-

ben der Toshiba Electronics Europe.

dies schon mehrere Male der Fall.“

mentieren – so sollte die Software

Auch die Anpassung der Budgets

Adjustments und Kosten-Alloka-

sein, mit der die Toshiba Electronics

während des Jahres nach Maßgabe

tionen ließen sich bei der Arbeit mit

Europe GmbH in Düsseldorf ihr Con-

der Toshiba Corporation, Japan,

Excel schlecht nachvollziehen. Auch

trolling schneller, effizienter und

wird von Düsseldorf aus durchge-

exakter machen wollte. „Nach einge-

führt. Ulrich Leibs Kollege Peter

henden Tests der Produkte am Markt

Jaeger, Senior Manager Accounting,

haben wir uns 2003 schließlich für

ist darüber hinaus für die halbjähr-

den summa • businesspilot von Luca-

liche Abschlusserstellung nach HGB

Net entschieden“, so Ulrich Leib, der

verantwortlich.

als Senior Manager Controlling seit 15 Jahren für die europäische Zentrale des High-Tech-Konzerns Toshi-

Excel-Tabellen als Zeitschlucker

ba arbeitet. Der 49-Jährige leitet das

„Vor Einführung des summa •

Controlling für die Landesgesell-

businesspilot haben wir mit einem

schaften in Deutschland, Frankreich,

dreiköpfigen Team alleine fünf bis

bei der Konsolidierung wurde man-

Großbritannien, Italien, Schweden

sechs Tage für das monatliche Re-

ches Mal unnötig Zeit mit der Suche

und Spanien. Monatlich wird bei der

porting gebraucht“, erklärt Ulrich

nach Formelfehlern in den Excel-

Toshiba Electronics Europe der Ab-

Leib. Grund für den großen Zeitbe-

Mappen verbracht: „Mein Kollege

schluss für das interne Reporting der

darf für das interne und externe Re-

musste jeden Monat sechs Einzelab-

porting war die ineffizien-

schlüsse zur Konzernrechnungsle-

te, manuelle Bearbeitung

gung überführen und zu Fuß zur Bi-

der Daten und deren Ver-

lanz zusammensetzen“, sagt Leib.

sand in Excel-Tabellen: „Wir haben die Zahlen aus dem

Mit der Software bleibt mehr Zeit für die qualitative Arbeit im Controlling: Das Überprüfen und Analysieren von Zahlen geht jederzeit auch auf einem Ausdruck. 28

Berichtsgenerator

Flexible Standardsoftware gesucht

des Finanzbuchhaltungs-

Um ein schnelles, effizientes und

systems in Excel-Dateien

zu 100 Prozent exaktes Rechnungs-

übernommen,

manuell

wesen zu gewährleisten – das war

nach verschiedenen Um-

den Verantwortlichen bei Toshiba

lageverfahren zu einzel-

Electronics Europe klar – musste ei-

nen

verdichtet

ne Software eingeführt werden, die

und diese dann einmal in

flexibel genug ist, um die komple-

Diva, dem System zur

xen, sich schnell ändernden Struk-

Übermittlung des Repor-

turen bei Toshiba im Rechnungswe-

tings nach Japan, über-

sen abzubilden. Außerdem sollte sie

Reports

www.oxygon.de

9. Jahrgang is report 4/2005


DER ANWENDER „Unsere Abschlusszeiten haben sich seit Einführung der Software erheblich verkürzt.“

intelligent genug sein, um die

anstatt fünf bis sechs.“ Leib lädt

Buchungsprozesse nach den

heute die Rohdaten zur Ab-

verschiedenen Umlageverfah-

schluss- und Budgeterstellung

ren lückenlos zu dokumentie-

nur noch per Knopfdruck aus

ren. Sie sollte Internet- bezie-

dem

hungsweise Intranet-fähig sein

stem beziehungsweise den Ex-

ware problemlos angepasst werden.

und es Management und Con-

cel-Dateien der Kostenstellen-

„Wenn die Manpower für solch

trolling erlauben, den Monats-

verantwortlichen in den summa

kurzfristige

und

online

• businesspilot hoch. Das Pro-

an das Rechnungswesen nicht aus-

einzusehen, ohne dass Excel-

dukt wurde auf die Anforderun-

reicht, haben wir zudem die Mög-

Dateien

gen der Toshiba-Gruppe abge-

lichkeit, auf das Consulting von Lu-

müssen. Außerdem sollten die

stimmt

caNet zurückzugreifen“, berichtet

50

Kostenstellenverantwort-

Strukturen im Rechnungswe-

lichen bei der halbjährlichen

sen exakt wider. Die verschie-

Nach der Software-Einführung

Budgetfestsetzung in den Pla-

denen Umlageverfahren sind

konnte ein dezentraler, weltweiter

nungsprozess

Jahresabschluss verschickt

werden

Ulrich Leib, Senior Manager Controlling bei Toshiba Electronics Europe

Finanzbuchhaltungssy-

und

spiegelt

deren

Extra-Anforderungen

Ulrich Leib.

miteinbezogen

im System so angelegt, dass

Zugriff auf die Daten über das Inter-

werden. Ziel der dezentralen

sich auch die Abschlüsse – so-

net und Intranet ermöglicht werden.

Planung war es, noch genauere

wohl in der Monats- als auch in

Das Verschicken von Excel-Dateien

der

auf

nach dem Monats- und Jahresab-

Knopfdruck automatisch erstel-

schluss oder der Budgetfestlegung

len lassen. „Wie die Kosten um-

wurde obsolet: Heute können Mitar-

gelegt werden, wird übersicht-

beiter

lich und lückenlos dokumen-

über die Web-Oberfläche Einsicht in

und zeitnahe Fi-

Jahresübersicht

mit

Zugriffsberechtigung

tiert“, sagt Leib und ergänzt:

die Zahlen nehmen. Die 50 Kosten-

„So bleibt mir viel mehr Zeit für

stellenverantwortlichen werden bei

die qualitative Arbeit mit den

der halbjährlichen Budgetfestset-

Zahlen – für Analyse und Auswer-

zung stärker in den Planungsprozess einbezogen. Historische Daten

tung.“

nanzinformatio-

stehen zur Planungsunterstützung

Berichtszugriff über das Web

online zur Verfügung. Für die Bud-

lung zu sparen, sollte die Budgeter-

Neben dem Einsatz im Control-

plates, die in der gewohnten Excel-

stellung der Kostenstellenverant-

ling wird der summa • businesspilot

Umgebung zur Verfügung gestellt

wortlichen aber weiterhin über Ex-

ebenfalls im externen Rechnungs-

werden. Die ausgefüllten Vorlagen

cel abgewickelt werden.

wesen genutzt. Auch für Kollege Pe-

schicken die Kostenstellenverant-

nen zu erlangen. Um Kosten bei den Softwarelizenzen und der Schu-

getierung gibt es vorgefertigte Tem-

Die Anforderungen an eine Soft-

ter Jaeger ist die Automatisierung

wortlichen an das Controlling, wo

ware zur Optimierung des Rech-

und Dokumentation der Buchungs-

die Daten über die Excel-Schnitt-

nungswesens waren damit festge-

prozesse durch die Software eine

stelle hochgeladen und verdichtet

legt. „Unser Wirtschaftsprüfer emp-

große Arbeitserleichterung.

werden – weitere Arbeitslizenzen

fahl uns den summa • businesspilot –

Bei Änderungen in der Organisa-

und Schulungen für den summa •

wir haben uns die Software von der

tionsstruktur wie der Gründung

businesspilot waren somit nicht not-

LucaNet AG vorführen lassen und

neuer Abteilungen kann die Soft-

wendig.

uns nach einem eingehenden Ver-

Der Anwender

gleich mit anderen Lösungen für sie entschieden“, sagt Ulrich Leib und fügt hinzu: „Unsere Abschlusszeiten haben sich seit Einführung der Software erheblich verkürzt – so brauchen wir für das monatliche Repor-

Katrin Protze

Die Toshiba Electronics Europe GmbH mit Sitz in Düsseldorf ist die europäische Zentrale für den Halbleiter-Bereich der Toshiba Corporation aus Tokio. Das Unternehmen beschäftigt in Europa 353 Mitarbeiter und verfügt über ein Sortiment von 3000 Artikeln, darunter die Hauptprodukte CMOS-Chips für Handy-Kameras, Smart- und Flashcards sowie großformatige Farb-LCDs.

ting jetzt nur noch ein bis zwei Tage,

9. Jahrgang is report 4/2005

www.oxygon.de

29


Excel ersetzt undExcel ergänzt