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4 Info Flyer Aufzeichnungspflicht

Sprachaufzeichnung zur Erfüllung von Dokumentationspflichten gemäß neuem WpHG Änderung des Wertpapierhandelsgesetzes: = Ab 01.01.2010 müssen alle Wertpapierdienstleistungsunternehmen über jede Anlagenberatung, auch telefonisch, mit Privatkunden ein schriftliches Protokoll führen = Verstöße werden von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) mit Bußgeldern bis zu 50.000 Euro geahndet

Umsetzung der neuen Anforderung:

= Aufzeichnung von allen telefonischen Beratungsgesprächen = Einsatz moderner Systeme zur beweissicheren Erfassung und Archivierung von Telefongesprächen in der Beratung und im Handel = Umwandlung der aufgezeichneten Gespräche in Wav-Dateien und E-Mail-Versand an Kunden zur Bestätigung Vorteile von Sprachaufzeichnung: = Mitschnitte dienen als Grundlage zur Erstellung der Protokolle und als Beweis = Protokolle können von Drittpersonen erstellt werden. Das erhöht die Effizienz in der Kundenberatung = Zeitnaher Handel (Kursaktualität) durch unmittelbare E-Mail-Bestätigung der WavDatei mit dem aufgezeichneten telefonischen Auftrag

We record & analyze communications


4 Info Flyer Aufzeichnungspflicht

Communications Recorder von ASC zur Erfüllung von Dokumentationspflichten in Wertpapierdienstleistungsunternehmen Protokoll-Pflicht

Was ist zu tun

Die Änderung des Wertpapierhandelsgesetzes wurde im Juli 2009 vom Bundestag beschlossen und tritt ab 01.01.2010 in Kraft.

Zur Verwirklichung der ab Januar 2010 in Kraft tretenden Vorschrift benötigen Sie ein ausfallsicheres System zur beweissicheren, nicht manipulierbaren Aufzeichnung, das benutzerfreundlich sowie technologisch hoch entwickelt ist.

Alle Wertpapierdienstleistungsunternehmen müssen neu über jede Anlagenberatung mit Privatkunden ein schriftliches Protokoll führen. Eine Ausfertigung des Protokolls ist dem Kunden unverzüglich nach Abschluss der Anlagenberatung in Papierform oder auf einem anderen Datenträger vorzulegen, jedenfalls vor einem auf der Beratung beruhenden Geschäftsabschluss. Ein Vermittlungsgeschäft, das auf Beratung beruht, darf künftig erst nach Aushändigung des Protokolls stattfinden.

Zukünftige Vorgehensweise Kundengesprächen

Die Lösung von ASC Die ASC Communications Recording Lösungen erfassen, speichern und archivieren die Gespräche, Bildschirminhalte und die dazugehörigen Informationen nach vorgegebenen Sicherheitsstandards. Die VoIP Recording Software EVOip erfasst die IP-basierte Kommunikation und kann nahtlos in jede IT-Infrastruktur eingefügt werden, auch in virtuelle Umgebungen.

bei

1) Beratungsgespräch durchführen und aufzeichnen 2) Dem Kunden das Gespräch als WAVFile per Mail senden und die Richtigkeit per Mail bestätigen lassen. Das erlaubt die zeitnahe Umsetzung (Kursaktualität) des telefonischen Auftrages 2) Das Protokoll auf Grundlage der Aufzeichnung erstellen 3) Protokoll von demjenigen unterzeichnen lassen, der die Anlagenberatung durchgeführt hat 4) Ausfertigung dem Kunden unverzüglich zur Verfügung stellen 5) Gespräche archivieren

Im Streitfall kann das Protokoll als Beweismittel dienen.

Die

ASC

Communications

Recorder

MARATHON EVOLUTION, MARATHON EVOLUTION XXL und MARATHON EVOlite

Aufgaben des Protokolls

sind universelle Aufzeichnungssysteme für traditionelle Telefonie.

= den Anlass der Anlageberatung

EVOip

= die Dauer des Beratungsgesprächs = die der Beratung zugrunde liegenden Informationen über die persönliche Situation des Kunden, einschließlich der Informationen über die Finanzinstrumente und Wertpapierdienstleistungen, die Gegenstand der Anlagenberatung sind

lässt sich auch mit den Communications Recording Systemen der MARATHON-Serie kombinieren. Somit unterstützt ASC sowohl reine IP-basierte Lösungen als auch hybride Architekturen, bei denen mit einem einzigen Recorder VoIP und traditionelle Telefonie aufgezeichnet werden können.

= die im Verlauf des Beratungsgesprächs erteilten Empfehlungen und die für diese Empfehlungen maßgeblichen Gründe

Vorteilhaft für Finanzinstitute, die auf mehrere Standorte verteilt sind: Die Kommunikationsaufzeichnung, Datensicherung und Archivierung kann zentralisiert werden - was nicht nur den Aufwand nachhaltig begrenzt, sondern auch hilft, den komplexen Dokumentations- und Archivierungsvorschriften besser gerecht zu werden.

= der ausdrückliche Wunsch des Kunden ist zu vermerken, einen Geschäftsabschluss auch vor Erhalt des Protokolls zu tätigen oder auf eine technische Aufzeichnung zu verzichten

ASC bietet integrierte Lösungen für alle wichtigen TK-Anbieter wie Avaya, BT, Cisco, IPC, IP-Trade, Mitel, Orange und Siemens an.

= die vom Kunden im Zusammenhang mit der Anlagenberatung geäußerten und wesentlichen Anliegen und deren Gewichtung

Über ASC Die ASC telecom AG ist ein weltweit führender Anbieter innovativer Lösungen zur Aufzeichnung, Analyse und Auswertung multimedialer Kommunikation. Lösungen von ASC fördern Informationen zutage, mit denen Unternehmen und Organisationen ihre Wertschöpfung erheblich verbessern können. Finanzdienstleister erfüllen Dokumentationspflichten, erreichen höhere Rechtssicherheit und senken ihre Kosten.

Technische Änderungen vorbehalten. Bitte beachten Sie, dass die maximale Kanalkapazität nur unter Standardbedingungen gültig ist. Abhängig von der Benutzung, der Komplexität der jeweiligen Konfiguration sowie der Anzahl und Art der installierten Software können bestimmte Einschränkungen auftreten. Bitte kontaktieren Sie ASC für weitere Informationen. Das Logo, das Emblem und der Name ASC sind gesetzlich geschützte Warenzeichen.

World Headquarters ASC telecom AG Seibelstrasse 2 - 4 63768 Hoesbach Germany Phone +49 6021 5001-0 Fax +49 6021 5001-310 hq@asctelecom.com

United Kingdom ASC telecom UK Ltd. 1 Stanhope Gate Stanhope Road Camberley Surrey GU15 3DW Phone +44 1276 676070 Fax +44 1276 685121 uk@asctelecom.com

France ASC telecom SAS 3 Rue Georges Besse Silic 10 92160 Antony Cdx. Phone +33 1 5559 6800 Fax +33 1 5559 6819 fr@asctelecom.com

Switzerland ASC telecom AG Gewerbestrasse 6 6330 Cham Phone +41 41 798 0040 Fax +41 41 798 0041 ch@asctelecom.com

Middle East ASC telecom AG Dubai Silicon Oasis Emirates Ring Road Wing F Office 107/2 Dubai, U.A.E. Phone +971 56 6923427 dubai@asctelecom.com

North America ASC telecom L.P. 1 International Blvd Suite 623 Mahwah, NJ 07495, USA Phone +1 201 252 3001 Fax +1 201 252 3002 us@asctelecom.com

Japan ASC Japan Inc. NCC Ningyocho Bldg. 3-7-3 Nihonbashi Ningyocho Chuo-ku, Tokyo 103-0013 Phone +81 3 5643 7220 Fax +81 3 5643 7221 japan@asctelecom.com

08/12

= Hinweis auf das Rücktrittsrecht

Singapore ASC telecom Singapore Pte. Ltd. 54 Serangoon North Avenue 4 #06-90 Cyberhub North Singapore 555854 Phone +65 6876 5890 Fax +65 6876 5990 singapore@asctelecom.com

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