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dbs | eingangsrechnungsverarbeitung

digital business solution

Eingangsrechnungsverarbeitung


dbs | eingangsrechnungsverarbeitung

„Diese spezielle Lösung digitalisiert und automatisiert die manuellen Abläufe in der Rechnungsverarbeitung. Das führt zu absoluter Transparenz in den Rechnungsprozessen und schnellerer Abwicklung von Routineaufgaben. So lassen sich Kosten senken, wertvolle Skontoerträge sichern und nebenbei lässt sich auch noch die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter erhöhen.“ Die digital business solution (dbs) | eingangsrechnungsverarbeitung ermöglicht die digitale Erkennung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen in Verbindung mit den führenden ERP-Systemen und ist dabei vollständig in das Bestellwesen und die Finanzbuchhaltung des ERP-Systems integriert.

Dies erhöht die Transparenz in den Rechnungsprozessen, verkürzt Durchlaufzeiten, eliminiert Transport- und Liegezeiten, sichert wert volle Skontoerträge und ermöglicht einen zeitnahen Monatsabschluss. So wird die Liquiditätsplanung jedes Unternehmens entscheidend unterstützt. Zeit ist Geld Ein wesentliches Potenzial der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung liegt in der ganzheitlichen Einbindung in die buchhalterischen Abläufe des jeweiligen Unternehmens. Angefangen beim Einscannen der Rechnung über das automatische Auslesen der relevanten Informationen wie z. B. Kopfdaten und die sachliche Prüfung direkt am Bildschirm bis hin zur Freigabe und schließlich zur Verbuchung: Die Lösung der d.v elop AG

begleitet die Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Dank der Integration in das jeweils führende System wie Microsoft Dynamics NAV und AX, Sage bäurer, SAP, Infor ERP COM und weitere werden die ermittelten Rechnungsdaten automatisch an das Buchhaltungs- bzw. ERP-System übertragen und können von dort aus wie gewohnt verbucht werden. Und sollte einmal ein zuständiger Sachbearbeiter verhindert oder im Urlaub sein, erfolgt eine automatische Weiterleitung der anstehenden Aufgaben an seine Vertretung. Liegezeiten werden somit praktisch eleminiert. Arbeiten wie auf Papier Prüfen, freigeben, kontieren – die Arbeit mit der Lösung funktioniert ganz genau

Die Bearbeitung der Daten erfolgt bequem direkt am Bildschirm – und das sogar von unterwegs über den sicheren Webzugriff. So sind schnelle Abwicklung und perfekter Überblick garantiert.


dbs | eingangsrechnungsverarbeitung

Vorteile der dbs | eingangsrechnungsverarbeitung Vorher: manuelle Rechnungsbearbeitung

Nachher: dbs | eingangsrechnungsverarbeitung

Umlauf von Rechnungskopien mit Notizen

Zentrale Datenhaltung ohne redundante Kopien

Wenig/kein Einfluss auf Durchlaufzeiten

��������������������������������������������������������������� Eliminierung von Transport- und Liegezeiten, zeitnaher Monatsabschluss

Mangelnde Transparenz in Rechnungsprozessen

Jederzeit perfekte Übersicht über den Status der Abwicklung

S chwierigkeiten bei standortübergreifender Freigabe

S tandortübergreifendes Arbeiten

K ein Zugriff auf relevante Unterlagen wie z. B. Lieferscheine

Direkte Verknüpfung mit abhängigen Dokumenten

Vollständigkeits- und Qualitätskontrolle nur schwer möglich

A utomatisierte Qualitätskontrolle

Medienbrüche (Papier- und digitale Information)

V  ermeidung von Medienbrüchen durch zentrale digitale Archivierung

Hohe Bearbeitungskosten

Reduzierung der Vorgangskosten um bis zu 75 %

so wie mit dem Buchungsstempel auf Ihren Papierdokumenten – nur viel intuitiver, mit weniger Fehlerquellen und wesentlich schneller und bequemer. Sämtliche Belege sind ab ihrem Eingang permanent auf Knopfdruck verfüg-

Scanplatz

bar und werden rechtskonform elektronisch im digitalen Archiv der d.v elop AG archiviert. Da jeder einzelne Bearbeitungsschritt protokolliert wird, sind alle berechtigten

Klassifizieren

FiBu/ERP Prüfen

Eingangsrechnung

Einscannen (einzeln oder als Stapel)

Rechnungsdaten auslesen

Buchen Workflow/ Archivierung

Freigeben

Validieren gegen ERP-Daten

Perfekter Überblick und Recherche jedes einzelnen Prozessschritts Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung von d.velop automatisiert und beschleunigt alle Stationen, die eine Rechnung durchläuft.

Mitarbeiter und natürlich auch Kostenstellenverantwortlichen oder Projektleiter jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert. Das führt zu schnellerer Auskunftsfähigkeit, Einhaltung aller Verfahrensvorschriften und zu perfekter Übersicht im gesamten Vorgang. Im Zusammenspiel mit weiteren Lösungen wie z. B. dem E-Mail-Management der d.v elop AG lässt sich der Funktionsumfang modular erweitern und jederzeit individuell Ihrem Unternehmen anpassen. Für eine individuelle und professionelle Beratung stehen Ihnen die Experten der d.v elop AG gerne mit ihrem Know-how zur Verfügung.


dbs | eingangsrechnungsverarbeitung

Technisch up to date • Integration ins ERP-System über zertifizierte Schnittstellen • Nutzung des ERP-Systems als Bedienoberfläche für digitale Workflows • Standardmäßige Unterstützung praktisch aller gängigen ERP-Systeme

• Ready for SAP, Microsoft Dynamics NAV und AX, Infor, Oracle und iSeries-basierte Lösungen • Hoher ROI, schnelle Amortisation

Einfach in der Anwendung • Effizientes Arbeiten ganz ohne Medienbrüche • Aufwendige Rückfragen werden überflüssig, da jedes Dokument unmittelbar zur Verfügung steht • Vollständige Transparenz in Rechnungsprozessen dank übersichtlicher Darstellung • Automatisches Auslesen von Rechnungsdaten • Automatisierte Bereitstellung von Dokumenten zur Zahlungsfreigabe • Unterstützung automatisierter Buchungen

Die d.v elop AG mit Sitz im nordrheinwestfälischen Gescher ist ein innovatives und dynamisches IT-Dienstleistungsunternehmen, das sich auf die Themen Enterprise Content Management (ECM), digitale Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management sowie Knowledge-Management konzentriert. Seit 1992 steht der Name

• Hohe Vorgangsautomatisierung durch Workflows • Automatische Dokumententrennung, dadurch Wegfall von Trennblättern • Verarbeitung begleitender Dokumente (Anhänge, Dokumentationen, Nachweise, Lieferscheine …) • Direkte Verbuchung in der FiBu • Zugriff auch auf Rechnungen außerhalb der FiBu • Umfassendes Reporting

d.v elop für Effizienz, Kreativität und Erfolg. Als führender Anbieter im ECMMarkt entwickeln wir Lösungen für Industrie, Handel, Logistik, Banken, Versicherungen, öffentliche Verwaltungen, Healthcare und weitere Branchen. Mit kompetenten Mitarbeitern und Partnern schaffen wir gemeinsam kundenorientierte Lösungen, die Unternehmen aller

Größen und Branchen helfen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und sich so erfolgreich im Markt zu etablieren. Solides kaufmännisches Handeln sowie partnerschaftliche Zusammenarbeit sind die Grundlagen unserer Arbeit. Die dbs | eingangsrechnungsverarbeitung ist eine von zwölf etablierten Standardlösungen der d.v elop AG.

AG Ein Unternehmen der d.velop-Gruppe Schildarpstraße 6–8 48712 Gescher Fon +49 2542 9307-0 Fax +49 2542 9307-20 www.d-velop.de info@d-velop.de

Stand: November 2010. Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen.

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