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ELEKTRONISCHE RECHNUNGSEINGANGSVERARBEITUNG


El. Rechnungseingangsverarbeitung

» Executive Summary

Dieses Whitepaper umschreibt und befasst sich im Wesentlichen mit folgenden Punkten: Die Optimierung von Geschäftsprozessen steht bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Prioritätenliste. Insbesondere werden Massendatenprozesse weiter vereinfacht und beschleunigt. Vielen Unternehmen sind dennoch die Einsparungspotentiale, die mit modernen Technologien möglich sind, nicht vollständig bewusst. So werden beispielsweise noch zahlreiche Eingangsrechnungen innerhalb der Unternehmen manuell weiterverarbeitet. Dieses Whitepaper beschreibt die organisatorischen und technischen Möglichkeiten zur Vereinfachung und Beschleunigung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses. Das Papier verdeutlicht das verfügbare Handlungspotential, die betriebswirtschaftlichen Nutzeffekte und mögliche Wege zur Umsetzung. Insbesondere wird der Einsatz von Workflow-Management-Systemen (WFMS) vertieft, da sie eine Schlüsselrolle zur Steuerung und Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung einnehmen.

Der Autor Prof. Dr. Andreas Gadatsch Prof. Dr. Andreas Gadatsch ist Inhaber der Professur für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Wirtschaftsinformatik im Fachbereich Wirtschaftswissenschaften der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg in Sankt Augustin. Er war zuvor lange Jahre als Berater, Projektleiter und ITManager in der Praxis tätig. Schwerpunkte in Forschung und Lehre sind Geschäftsprozess- und Workflow-Management, IT-Controlling und IT-Management sowie Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardsoftware (insb. ERP-Systeme). Er ist Mitherausgeber der wissenschaftlichen Zeitschrift WIRTSCHAFTSINFORMATIK und Autor von über 180 Publikationen, davon 14 Bücher, z.T. in mehreren Auflagen und Sprachen erschienen. E-Mail: andreas.gadatsch@hochschule-bonn-rhein-sieg.de


El. Rechnungseingangsverarbeitung Verlinktes PDF

INHALT

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Einstieg

4

1.1 1.2 1.3

Für wen ist dieses Whitepaper interessant? Was wird im Whitepaper behandelt? Formen der Rechnungseingangsverarbeitung

4 4 5

2

Optimierung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses

7

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Wie können Geschäftsprozesse grundsätzlich optimiert werden? Steuerung mit Workflow-Management-Systemen (WFMS) Manuelle Rechnungseingangsverarbeitung Optimierungspotentiale des manuellen Prozesses WFMS-gestützte elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

7 7 8 9 10

3

Zusammenfassende Bewertung

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Einführung des ECM Accounts Payable

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5

Fazit

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Literatur

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1 Einstieg

1 EINSTIEG 1.1 Für wen ist dieses Whitepaper interessant? Das Whitepaper ist für Mitarbeiter und Führungskräfte relevant, die mit Eingangsrechnungen in Berührung kommen, sei es als verantwortlicher Prozessmanager, Besteller, Buchhalter, IT-Spezialist, Fachmanager oder in einer anderen Funktion. Die Lektüre setzt keine technischen Kenntnisse voraus, sondern lediglich ein Interesse an der Vereinfachung der täglichen Arbeit und an kostensenkenden Ideen.

Eingangsrechnung

1.2 Was wird im Whitepaper behandelt? Obwohl viele Amerikaner (40%), Europäer (32%) und Asiaten (54%) der Meinung sind, dass klassische Rechnungen durch eine elektronische Übermittlung (z.B. E-Mail) ersetzt werden könnten (vgl. ROI Research, 2009), liegt der Anteil der papierbasierten Rechnungen („paper based invoices“) innerhalb Europas immer noch bei bis zu 95% (vgl. Deutsche Bank Research, 2010; vgl. Abbildung 1).

95% Papier-Rechnungen

» Auf einen Blick Abb.1: Rechnungsversand in Europa zu 95% „paper based“

Durch die traditionelle, manuelle Bearbeitung (sogenannter „Papier-Workflow“) entstehen enorme vermeidbare Abwicklungskosten in den betroffenen Unternehmen. Hinzu kommen Folgekosten durch die verzögerte Bearbeitung in Form von Skonto-Verlusten wegen verspäteter Zahlung oder durch unnötige Mahnkosten. Aus strategischer Sicht handelt es sich um „verpasste Chancen“. Das ungenutzte Potential durch Prozessinnovationen zieht eine Verschlechterung der zukünftigen Wettbewerbsposition nach sich.

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Hohe Folgekosten durch Papier-Workflows

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1 Einstieg

Das Whitepaper beschäftigt sich mit einer typischen Situation aus dem Berufsalltag: Rechnungen von Lieferanten, Behörden und anderen Geschäftspartnern gelangen über die Hauspost auf den Schreibtisch (siehe Abbildung 2) und müssen zeitnah geprüft, weitergeleitet, gebucht und rechtzeitig bezahlt werden. Leider fehlt häufig eine ausreichende technische Unterstützung, so dass Zeitdruck und Überstunden an der Tagesordnung sind. Das Whitepaper informiert über Möglichkeiten moderner Informationssysteme zur Beseitigung dieser Problematik.

Stapelweise Rechnungen

» Auf einen Blick Abb. 2: Rechnungseingangsverarbeitung im Alltag

1.3 Formen der Rechnungseingangsverarbeitung Je nach dem Grad der technischen Vernetzung von Lieferanten und Kunden sind unterschiedliche Möglichkeiten der Rechnungseingangsverarbeitung denkbar (vgl. Abbildung 3).

» Auf einen Blick Abb. 3: Formen der Rechnungseingangsbearbeitung

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1 Einstieg

Die manuelle Bearbeitung ist der Standardfall in vielen Unternehmen. Die Rechnungen werden vom Lieferanten per Post an den Kunden versandt, der die Daten in seinen Informationssystemen erneut erfasst und manuell in Papierform weiterverarbeitet.

Manuelle Rechnungseingangsverarbeitung

Die elektronische Erstellung, Weiterleitung und Weiterverarbeitung einer Rechnung wird als „Elektronische Rechnung“ bezeichnet. Das damit verbundene Einsparpotential – alleine in Europa – wird von der Managementberatung Deloitte auf 238 Milliarden Euro geschätzt und damit als wettbewerbskritischer Faktor eingestuft (vgl. Eldridge (Deloitte), 2010). Die Nutzung dieses Verfahrens ist in vielen Ländern allerdings noch an aufwändige Bedingungen geknüpft, die einen flächendeckenden Einsatz bisher verhindert haben. Ein Hauptnachteil der elektronischen Rechnung ist, dass die Kosten beim Versender liegen, der Nutzen dagegen im Wesentlichen beim Empfänger realisiert wird.

Elektronische Rechnung

In der Praxis wird dieses Verfahren daher meist nur von größeren Unternehmen, speziell den Telekommunikationsdienstleistern oder Fluganbietern genutzt. Ein großer Vorteil dieser Variante ist besonders dann gegeben, wenn neben der durch den Menschen lesbaren PDF-formatierten Rechnung auch eine maschinenlesbare Datei mitgeliefert wird. So entfällt zudem die erneute Erfassung der Rechnungsdaten. Als Format solcher Dateien bietet sich zukünftig der UN-Standard UN/CEFACT an (Infos zum Standard UN/CEFACT unter http://de.wikipedia.org/wiki/CEFACT). Die dritte Alternative besteht darin, erhaltene Papier-Rechnungen einzuscannen und in digitaler Form durch Workflow-Management-Systeme elektronisch weiterzuverarbeiten. Nachfolgend wird dieses Verfahren vorgestellt, da es aufgrund der großen Mengen die höchsten Einsparungspotentiale verspricht.

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Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

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2 Optimierung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses

2 OPTIMIERUNG DES RECHNUNGSEINGANGSVERARBEITUNGSPROZESSES 2.1 Wie können Geschäftsprozesse grundsätzlich optimiert werden? Die Optimierung von Prozessen gilt seit langem als wettbewerbskritische Herausforderung (vgl. z.B. Zairi, 1997). Vor einem Einsatz von Technologien sollten daher zunächst alle organisatorischen Maßnahmen ausgeschöpft werden. Hierzu gehören z.B. die Eliminierung unnötiger Tätigkeiten (z.B. Wegfall von manuellen Genehmigungen), das Outsourcing von Prozessschritten an spezialisierte Dienstleister (z.B. externes Scannen von Dokumenten) oder die Zusammenlegung von Aktivitäten, (z.B. Kontieren und Buchen von Rechnungen durch eine Person). Der letzte, häufig jedoch entscheidende Schritt mit strategischer Wirkung liegt in einer Automatisierung und damit deutlichen Beschleunigung und Stabilisierung von Prozessen. Hierzu zählt insbesondere der Einsatz von Workflow-Management-Systemen, z.B. im Rahmen der elektronischen Verarbeitung von eingehenden Rechnungen

Workflow-ManagementSysteme (WFMS)

2.2 Steuerung mit Workflow-Management-Systemen (WFMS) In vielen Fällen werden für die unterschiedlichen Tätigkeiten in den Fachabteilungen (Vertrieb, Buchhaltung, Fertigung, Lager usw.) spezialisierte Software-Systeme eingesetzt. Daten werden entweder manuell in Papierform übermittelt oder über Schnittstellen zwischen den Systemen weitergegeben. Hierdurch entsteht ein enormer Koordinierungsbedarf, um den arbeitsteiligen Prozess über Abteilungs- und Software-Grenzen hinweg zu steuern. Bei großen Bearbeitungsmengen, wie z.B. bei der Auftragsbearbeitung und Rechnungsverarbeitung, kommt es immer wieder zu Störungen im Arbeitsablauf. So bleiben z.B. wichtige Aufträge liegen, Arbeiten werden nicht oder doppelt erledigt oder durch nicht ausreichende Mitarbeiter fehlerhaft ausgeführt.

Störungsanfällige arbeitsteilige Prozesse

Workflow-Management-Systeme (WFMS) wurden als Prozesssteuerungssysteme speziell dazu entwickelt, beliebige arbeitsteilige Massenprozesse in Unternehmen zu unterstützen. Das Funktionsprinzip eines WFMS ist in Abbildung 4 dargestellt.

Prozesssteuerung

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2 Optimierung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses

» Auf einen Blick Abb. 4: Funktionsweise eines Workflow-ManagementSystems (vgl. Gadatsch, 2010)

WFMS sorgen dafür, dass die Prozessschritte stets in der richtigen Reihenfolge, Qualität und Geschwindigkeit abgearbeitet werden. Die jeweils für den nächsten Bearbeitungsschritt „zuständigen“ Mitarbeiter werden über anstehende Arbeitsaufträge per E-Mail informiert und mit den notwendigen Informationen versorgt. Bildschirmmasken von Anwendungssystemen (z.B. SAP ERP® oder Microsoft Navision®) werden automatisch mit den bekannten Informationen ausgefüllt, so dass der Bearbeiter von Routinearbeiten entlastet wird. Darüber hinaus überwachen die Workflow-Management-Systeme die Einhaltung von Terminen, Fristen und Budgets und informieren ggf. bei Überschreitungen die verantwortlichen Führungskräfte.

WFMS steuern Arbeitsabläufe

2.3 Manuelle Rechnungseingangsverarbeitung Der traditionelle manuelle Rechnungseingangsverarbeitungsprozess erfolgt in der Regel papiergestützt unter Einsatz der Hauspost mit entsprechend langen Durchlaufzeiten, umständlicher Weiterleitung von Dokumenten, geringer Flexibilität (vgl. Abbildung 5) und häufigem Verlust im Umlauf.

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2 Optimierung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses

» Auf einen Blick Abb. 5: Manuelle Rechnungseingangsverarbeitung

Nach Eingang der Rechnung in der Hauspost erfolgt zunächst eine formale Vorprüfung in der Buchhaltung. Häufig treten schon hier Rückfragen auf, die einen physischen Transport der Rechnung z.B. zum Einkauf oder Besteller erfordern. Typische Rückfragen sind z.B. der Abgleich der Rechnungsdaten mit den Bestellungen im Einkauf oder beim Anforderer. Der Besteller erhält im Regelfall die Papierrechnung zwecks inhaltlicher Prüfung und Freigabe, bevor sie endgültig in einem Buchhaltungssystem in elektronischer Form erfasst wird. Erst nach Vorlage aller Daten können die vollständige Buchung und der Zahlvorgang manuell eingeleitet werden. Nach Abschluss des Vorgangs erfolgt der physische Weitertransport des Rechnungsbeleges in das Unternehmensarchiv.

2.4 Optimierungspotentiale des manuellen Prozesses Die Schwachstellen des manuellen Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses liegen auf der Hand. Aus strategischer Sicht sind die geringe Zukunftsfähigkeit und übermäßig stark gebundene interne Ressourcen zu kritisieren. Im Informationszeitalter sind papiergestützte Prozesse in kaum einer Branche mehr zeitgemäß und wettbewerbsfähig.

Papiergestützte Prozesse nicht wettbewerbsfähig

Aus operativer Sicht ergeben sich bei der manuellen Rechnungseingangsverarbeitung zahlreiche Schwachstellen, die auf hohe Kosten und geringe Effizienz hinauslaufen:

Hohe Kosten, wenig Effizienz

++ Zeitaufwändiger, unübersichtlicher Prozess ++ Zeitraubender, interner Dokumententransport ++ Eingeschränkte Auskunftsmöglichkeit gegenüber internen und externen Personen, da das Papierdokument im Unternehmen von Bearbeiter zu Bearbeiter „wandert“

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2 Optimierung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses

++ Gefahr des Skontoverlustes, da bei „Problemfällen“ Fristen leicht überschritten werden können ++ Archivierung des Dokumentes erfolgt erst am Prozessende ++ Keine aussagefähige Archivierung der Historie (Wer hat was wann gemacht?) ohne Zusatzaufwand (z.B. Laufzettel auf Rechnung kleben) ++ Papierarchiv mit langsamen Reaktionszeiten bei Recherchen ++ Hoher Platzbedarf und damit hohe Raumkosten für Dokumentenlagerung ++ Hohe Kosten für die Erstellung von Sicherheitskopien der archivierten Daten (sofern überhaupt möglich) ++ Gefahr des Datenverlustes durch Zerstörung des Archivs oder fehlerhafte Einsortierung des Dokuments ++ Wenig attraktive Arbeitsplätze durch mit Papier „vollgestopfte“ Schreibtische ++ Umweltbelastung durch unnötige Kopien an mehrere Personen, wenn nicht direkt zuordenbar

2.5 WFMS-gestützte elektronische Rechnungseingangsverarbeitung Der WFMS-gestützte elektronische Rechnungseingangsverarbeitungsprozess (vgl. Abbildung 6) ist durch eine papierfreie elektronische Bearbeitung geprägt. Die Nachteile der manuellen Verarbeitung werden weitgehend vermieden.

Keine Papierverarbeitung

Die Zeit- und Kostenersparnis ist enorm. Der gesamte Prozess läuft von Beginn an unter der Kontrolle des WFMS ab. Dies bedeutet, dass sämtliche Arbeitsschritte vom System überwacht und protokolliert werden. Ungewollte Abweichungen vom gewünschten Prozessverlauf werden hierdurch verhindert. Zu Beginn des Prozesses werden die Rechnungen eingescannt und die Rechnungsdaten (Name und Anschrift des Lieferanten, Lieferantennummer, Rechnungsnummer und Datum, Rechnungsbeträge u.v.m) in das WFMS importiert.

Weniger Zeitverbrauch, geringe Kosten

Dieser Vorgang kann auch über externe Dienstleister übernommen werden, falls eine eigene Infrastruktur wirtschaftlich nicht sinnvoll erscheint. In diesem Fall übernimmt das WFMS die eingescannten Daten ohne Zeitverzug direkt vom Dienstleister.

Externe Dienstleister möglich

Die Datenfelder stehen ab dem Zeitpunkt der elektronischen Extraktion der Rechnungsdaten und des Datenimports in das WFMS für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Falls Bestelldaten zur Rechnung vorliegen, können diese elektronisch abgeglichen werden. Bearbeiter müssen nur in

Rechnung automatisch „lesen“

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2 Optimierung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses

Sonderfällen eingreifen. Die elektronische Rechnung wird per E-Mail in den Posteingangskorb des zuständigen Bearbeiters, d.h. meist des Buchhalters versandt. Sobald er die Rechnung zur Bearbeitung aktiviert, werden die Bildschirmmasken der erforderlichen Programme (z.B. FB60 in SAP ERP) mit den Rechnungsdaten vorbelegt, sodass der Mitarbeiter keine Daten erfassen muss. Der Buchhalter kann sich im weiteren Verlauf des Prozesses auf seine fachlichen Aufgaben beschränken und spart durch die Systemunterstützung viel Zeit. Rückfragen des Buchhalters, z.B. an den Einkauf, können ebenfalls elektronisch abgewickelt werden. Die Freigabe der Rechnung durch den zuständigen Besteller erfolgt über eine einfache Browser-Anwendung, ohne dass die Originalrechnung innerhalb des Hauses versendet werden muss.

Hohe Zeitersparnis, z.B. bei Rückfragen

» Auf einen Blick Abb. 6: Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

Ein weiterer zentraler Aspekt der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung ist die Integration eines Dokumenten-Management Systems (DMS) bzw. revisionssicheren Archivs. Hierdurch entfällt das Papierarchiv. Alle Rechnungen und zugehörigen Vorgangsdaten sind dauerhaft von jedem Bildschirmarbeitsplatz erreichbar. Die Zugriffszeiten sind im Vergleich zum konventionellen Archiv der manuellen Bearbeitung extrem kurz. Hinzu kommt der Sicherheitsaspekt. Ist ein Papierarchiv durch einen Brand o.ä. vernichtet, sind die Daten unwiderruflich verloren. Die Rechnungsdaten eines DMS-basierten Archivs können mit geringem Aufwand dupliziert und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.

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DMS-Integration löst Papierarchiv ab

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3 Zusammenfassende Bewertung

3 ZUSAMMENFASSENDE BEWERTUNG Die Nutzeffekte der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung sind in Abbildung 7 zusammengestellt. Die Vorteile lassen sich in mehreren Sichten betrachten: Strategie, Qualität, Ökologie und Volkswirtschaft. » Auf einen Blick Abb. 7: Nutzen der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung

Der strategische Mehrwert einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung resultiert aus der integrativen Vernetzung aller Bausteine der gesamten Prozesskette. Hieraus leiten sich weitere quantitative und qualitative Nutzenaspekte ab. Diese Situation ist vergleichbar mit der Einführung eines ERP-Systems mit einer integrierten Datenbasis, die eine Vielfalt an Nutzeffekten nach sich zieht. Von zentraler Bedeutung ist die höhere Qualität des Prozessdurchlaufs. Damit verbunden ist eine höhere Prognosegenauigkeit und Zuverlässigkeit der Liquiditätsplanung durch die bessere Planbarkeit der Skontoziehung.

Strategische Sicht

Ein wesentlicher Mehrwert der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung gegenüber dem manuellen Prozess ist die vollständige Prozesskontrolle. Der gesamte Prozess ist jederzeit vollständig unter Kontrolle. Die Auskunftsfähigkeit im Vergleich zur Papierlösung ist um ein Vielfaches höher und wesentlich sicherer. Damit verbunden ist eine frühzeitige und permanente Archivierung aller Vorgangsdaten. Das Management und auch die beteiligten Sachbearbeiter sind sekundenaktuell über den Bearbeitungsstand informiert und jederzeit auskunftsfähig gegenüber dem Lieferant, der Bank und anderen Partnern. Jeder Vorgang wird in allen Einzelheiten protokolliert und ist dauerhaft revisionssicher in der Datenbank des Workflow-Management-Systems für spätere Analysen abgelegt. 12

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3 Zusammenfassende Bewertung

Quantitativ messbare Einsparungen ergeben sich im wesentlich aus der Zeitersparnis und damit einem geringen Ressourcenverbrauch sowie der größeren Ausschöpfung der Skontoziehung. Unproduktive Zeiten für die Doppelerfassung von Daten und Aktensuche entfallen, da die Bearbeiter stets online auf alle Vorgangsdaten zurückgreifen können. Insgesamt sind die Einsparpotentiale enorm hoch. Die Deutsche Bank hat beispielsweise in einer europaweiten Untersuchung ermittelt, dass bei voller Ausnutzung der verfügbaren Technologien (Elektronische Rechnung) bis zu 2% des EUBrutto-Sozialproduktes eingespart werden könnten. Das entspricht einer Summe von 260 Milliarden Euro pro Jahr (vgl. Deutsche Bank Research, 2010, S. 76).

Quantitative Sicht

Aufgrund der weitgehend papierfreien und platzsparenden Bearbeitung wird der rein betriebswirtschaftliche Nutzen durch ökologische Vorteile ergänzt. Der Wegfall von Rechnungskopien bzw. Fotokopien von Begleitpapieren spart wertvolle Rohstoffe. Der deutlich reduzierte Raum- und Platzbedarf führt zu erheblichen Einsparungen von Baumaterial und Energie, z.B. bei den Strom- und Heizkosten. Damit leistet die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung einen erheblichen Beitrag zu einer nachhaltigen Informations- und Kommunikationstechnik (Green IT).

Ökologische Sicht

Der Wechsel zu innovativen Technologien zur Rechnungseingangsverarbeitung bedeutet aus volkswirtschaftlicher Sicht eine Modernisierung des industriellen Sektors. Diese Modernisierung zieht weitere Impulse nach sich, z.B. durch Nachfragesteigerungen in anderen Industriezweigen. Für den Hochtechnologiestandort Deutschland sind derartige „Vorzeigetechnologien“ ein „Muss“ im Hinblick auf das internationale Renommee bei Kunden, Lieferanten, Banken und anderen Geschäftspartnern. Die WorkflowTechnologie erlaubt es, den Belangen der modernen Informationsgesellschaft nach flexiblen Arbeitszeitmodellen und Arbeitsformen nachzukommen. Eine Einbindung von Teilzeit- und Heimarbeitsplätzen ist im Vergleich zum konventionellen Ablauf problemlos möglich.

Volkswirtschaftliche Sicht

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4 Einführung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung

4 EINFÜHRUNG DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSEINGANGSVERARBEITUNG Der elektronische Rechnungseingangsbearbeitungsprozess bietet deutliche Vorteile hinsichtlich Flexibilität und Geschwindigkeit sowie Wirtschaftlichkeit und Nutzen. Die genannten Vorteile sind allerdings nur zu erreichen, wenn der Einsatz eines Workflow-Management-Systems in Betracht gezogen wird (vgl. Abbildung 8). » Auf einen Blick Abb. 8: Nutzengenerierung durch WFMS

Die Einführung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung in Verbindung mit einem WFMS erfolgt in mehreren, überschaubaren Schritten. Nach der Erarbeitung einer neuen Prozessstrategie, in der die grundlegende strategische Zielrichtung festgelegt wird, beginnt das eigentliche Einführungsprojekt (vgl. Abbildung 9). Es startet mit einer fachlichen Prozessanalyse und der Neugestaltung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses. In dieser Projektphase sind die Belange der Endanwender, des Managements, die technischen Rahmen-bedingungen, das Mengengerüst und andere Aspekte zu berücksichtigen.

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4 Einführung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung

» Auf einen Blick

Erarbeitung Prozessstrategie

Fachliche Prozessanalyse und Gestaltung

Technische Prozessimplementierung

Schulung und Einführung

Abb. 9: Einführung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung

Operative Nutzung

Einführungsprojekt Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

Nach der Installation des WFMS erfolgt auf Basis eines fertigen Templates die technische Implementierung des zuvor aus fachlicher Sicht optimierten Rechungseingangsprozesses. Danach kann mit der Schulung der Endanwender und der Einführung des Prozesses begonnen werden. Hierbei kann man in Form eines Roll-Outs stufenweise vorgehen. Dies kann z.B. mit überschaubaren Pilotanwendungen erfolgen, die später zu unternehmensweiten Lösungen ausgebaut werden können. Nach der Einführung kann das System im operativen Betrieb genutzt werden.

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5 Fazit

5 FAZIT Die hier dargestellten Potentiale durch die elektronische Verarbeitung der Eingangsrechnungen gelten natürlich auch für den vollständig elektronischen Austausch. Gerade der Empfänger der elektronischen Rechnungen zusammen mit maschinenlesbaren Daten spart nochmals durch das Entfallen der manuellen Erfassung vom eingescannten Dokument. Was bei der Übermittlung von elektronischen Dokumenten seitens des Absenders und Empfängers zusätzlich beachtet werden muss, kann im Whitepaper Elektronische Signaturen nachgelesen werden. Abschließend sei noch der Hinweis auf das Whitepaper von SAPERION zur Digitalen Poststelle erlaubt, worin dargestellt wird, wie anstelle des manuellen Verfahrens der Erfassung auch eine automatisierte Extraktion inklusive Abgleich mit Bestelldaten realisiert werden kann.

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Literatur

LITERATUR Deutsche Bank Research, E-invoicing, Final step of an efficient invoicing process, Heft 3, 2010, http://www.dbresearch.com (Stand vom 04.05.2010) Eldridge, Jon (Deloitte): Electronic invoicing: 238 billion reasons to move on, 2010, http://www.deloitte.com/view/en_HU/hu/services/tax/17f7773b 93912210VgnVCM100000ba42f00aRCRD.htm (Stand vom 11.05.2010) Gadatsch, Andreas: Grundkurs Geschäftsprozessmanagement, 6. Aufl., Wiesbaden 2010 ROI Research: Emails als Ersatz für Rechnungen und Kontoauszüge – Einschätzung, 2009, http://de.statista.com/statistik/daten/studie/39297/ umfrage/emails-als-ersatz-fuer-rechnungen-und-kontoauszuege-einschaetzung/ (Stand vom 11.05.2010) SAPERION (Hrsg.) Whitepaper SAPERION Inbound Suite. Unternehmenskritische Kundenschnittstelle „Posteingang“: Die manuellen Irrwege in der Postverteilung im Zeitalter des Informationsüberflusses, http://www.saperion.com (Stand vom 07.05.2010) Zairi, Mohamed: Business process management: a boundaryless approach to modern competitiveness, in: Business Process Management Journal, Vol. 3 No. 1, 1997, pp. 64-80, © MCB University Press, 1355-2503

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